項(xiàng)目管理工具介紹

1、暨項(xiàng)目管理軟件介紹演示 PROJECT INTELLIGENCE2002年11月 1摘要工程項(xiàng)目管理的難點(diǎn) 項(xiàng)目智能的目標(biāo) 建立項(xiàng)目智能的基本條件項(xiàng)目智能的總體結(jié)構(gòu)項(xiàng)目智能的核心軟件項(xiàng)目智能的實(shí)施21. 工程項(xiàng)目管理的難點(diǎn) 3工程項(xiàng)目管理的難點(diǎn)1.溝通由于工程管理涉及的單位和部門眾多，傳統(tǒng)的方法如開(kāi)會(huì)、發(fā)文等方式，信息傳遞的效率很低，應(yīng)該說(shuō)大部份的問(wèn)題，首先出在溝通方面。2.數(shù)據(jù)工程項(xiàng)目的有關(guān)進(jìn)度、投資、質(zhì)量、合同等數(shù)據(jù)，量大而且不停地在變化，項(xiàng)目管理人員往往感覺(jué)難于把握，能夠隨時(shí)掌握動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)并進(jìn)行匯總，更顯得十分困難。文檔工程的圖紙、文件、資料等文檔，量大而且一般以紙面的形式保存，查找和保

2、存起來(lái)非常困難。往往隨著工程的進(jìn)展，很多寶貴的資料就不知丟到了那里，后人要做大量的重復(fù)工作，資源的浪費(fèi)十分嚴(yán)重。4ABPaper-based Project Management53. 項(xiàng)目智能的目標(biāo)6什么是項(xiàng)目智能?數(shù)據(jù)是未經(jīng)加工和修飾的原料。信息是經(jīng)過(guò)提煉、加工和集成的數(shù)據(jù)，含有一定量商務(wù)信息和意義。智能是把信息提高到一個(gè)更高的層次，數(shù)據(jù)和信息是無(wú)生命的東西，而智能是有機(jī)的。項(xiàng)目智能就是讓工程項(xiàng)目經(jīng)理能完整看到項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)，反應(yīng)更精明快捷，能夠更快地做出好的決策，務(wù)求能做到成本受控制和風(fēng)險(xiǎn)減至最低，準(zhǔn)時(shí)和按質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)完成項(xiàng)目。7項(xiàng)目智能目標(biāo)為項(xiàng)目各參與單位提供完整、準(zhǔn)確的信息，為預(yù)測(cè)未來(lái)和

3、正確決策提供依據(jù)，還能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、綜合應(yīng)用，提高管理水平，優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理現(xiàn)代化。是一個(gè)功能完善、性能優(yōu)良、活用性強(qiáng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，它必須具有數(shù)據(jù)處理、預(yù)測(cè)、計(jì)劃、控制及輔助決策等功能。能夠?yàn)轫?xiàng)目管理人員進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、成本控制、合同管理、現(xiàn)場(chǎng)管理、安全控制、人力/機(jī)械/材料管理、組織協(xié)調(diào)、竣工驗(yàn)收等等提供可靠的信息支持。84. 建立項(xiàng)目智能的基本條件9建立項(xiàng)目智能的基本條件具有一定的科學(xué)管理基礎(chǔ)只有在合理的管理體制、完善的規(guī)章制度、穩(wěn)定的生產(chǎn)秩序、科學(xué)的管理方法和規(guī)程，以及完整、準(zhǔn)確的原始數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，才能建成有效的信息系統(tǒng)。必須逐步實(shí)現(xiàn)管理工作的程序化，

4、日常業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，報(bào)表文件的統(tǒng)一化，數(shù)據(jù)資料的完整化和代碼化。 要有使用網(wǎng)絡(luò)的設(shè)施無(wú)論那一類工程，那一行專業(yè)，項(xiàng)目智能的運(yùn)用和實(shí)施，都離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)。利用網(wǎng)絡(luò)的手段可分兩大類型：第一類手段是通過(guò)內(nèi)聯(lián)網(wǎng) (Intranet) ，第二類手段是通過(guò)外聯(lián)網(wǎng) (Extranet)。10建立項(xiàng)目智能的基本條件3.領(lǐng)導(dǎo)要重視，項(xiàng)目管理人員積級(jí)性要高 只有領(lǐng)導(dǎo)的真正重視和參加，才能保證系統(tǒng)建立工作的順利進(jìn)行。領(lǐng)導(dǎo)的參 加還有利于對(duì)系統(tǒng)實(shí)施的監(jiān)督和審查，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)計(jì)中不能滿足要求，甚至與組織系統(tǒng)目標(biāo)相抵的地方。 項(xiàng)目管理人員的積極性也非常重要。因?yàn)?，在系統(tǒng)實(shí)施階段需要他們積極配 合，介紹管理項(xiàng)目，提供有關(guān)數(shù)

5、據(jù)。而在系統(tǒng)建成以后，他們又是系統(tǒng)的主要操作者和使用者。他們的業(yè)務(wù)水平，工作習(xí)慣以及對(duì)系統(tǒng)實(shí)施的積極性，將直接影響建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的使用效果和生命力。11注意三：高層人士不投入12135. 項(xiàng)目智能的總體結(jié)構(gòu)示意圖14硬件 網(wǎng)絡(luò) 電信 電郵 信息化基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)設(shè)施桌面 幫助桌支綬 業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn) 移動(dòng) 內(nèi)聯(lián)網(wǎng)/外聯(lián)網(wǎng)/互聯(lián)網(wǎng)訪問(wèn)財(cái)務(wù)報(bào)表流動(dòng)資金管理 固定資金管理 應(yīng)付賬總賬企業(yè)資源管理(ERP)中樞 估算 采購(gòu) 應(yīng)收賬 人力資源及發(fā)薪 健康、安全和環(huán)境管理項(xiàng)目管理(進(jìn)度、成本、質(zhì)量) 變更管理 CAD/施工標(biāo)準(zhǔn) 計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì) 項(xiàng)目控制分包商管理供貨商管理 租賃商管理 合同管理 協(xié)同式作業(yè) 財(cái)務(wù)分析

6、 報(bào)表 項(xiàng)目包分析 項(xiàng)目智能 供貨商網(wǎng)絡(luò)重要的策略 項(xiàng)目智能系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)示意圖知識(shí)管理提高戰(zhàn)略性的優(yōu)勢(shì)提高市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力提高操作及營(yíng)運(yùn)的效率采購(gòu)預(yù)算投標(biāo) 15建立網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)1.內(nèi)聯(lián)網(wǎng) (Intranet)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)以簡(jiǎn)單的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)，將企業(yè)內(nèi)部分散的員工組織起來(lái)使組織成為一個(gè)完整的實(shí)體和團(tuán)隊(duì)。它是在軟硬件技術(shù)集合的同時(shí)，將企業(yè)原有的信息系統(tǒng)進(jìn)行一體化的最簡(jiǎn)單、最有效、也是成本最底的一種手段。員工通過(guò)使用內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，可以在同一個(gè)窗口或同一個(gè)瀏覽器內(nèi)訪問(wèn)所有的信息、應(yīng)用、數(shù)據(jù)、知識(shí)、過(guò)程等，而不需要轉(zhuǎn)換格式或修改程序。它是搭建項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的最簡(jiǎn)單、最有效的手段。16建立網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)2.外聯(lián)網(wǎng) (Extr

7、anet)外聯(lián)網(wǎng)可以用這樣一個(gè)公式來(lái)表示：外聯(lián)網(wǎng) = 內(nèi)聯(lián)網(wǎng) + 企業(yè)外部擴(kuò)展。外聯(lián)網(wǎng)是內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的擴(kuò)展，就是因?yàn)橥饴?lián)網(wǎng)不儀局限于一個(gè)企業(yè)內(nèi)部，而是把相互合作的企業(yè)網(wǎng)絡(luò)連在了一起。在外聯(lián)網(wǎng)內(nèi)部，各企業(yè)可以自由地加入到www中去，方便地查詢其它企業(yè)與本企業(yè)相關(guān)的數(shù)據(jù)。同時(shí)，外聯(lián)網(wǎng)又隔絕了外部的非法訪問(wèn)，從而保護(hù)了Extranet內(nèi)部各企業(yè)數(shù)據(jù)的安全性。有了外聯(lián)網(wǎng), 就可以大大提升企業(yè)之間在項(xiàng)目管理上的協(xié)同工作，例如發(fā)展商、承建商、咨詢工程師、供貨商、分包商等等之間信息的交流和共享，減低信息發(fā)布和處理成本，提高協(xié)作效率。 17No Web-based Project CollaborationLand

8、 Owner / DeveloperArchitect/ ConsultantsProject ManagerQuantity SurveyorSite OfficeSub-contractorsMain Contractor18Project ExtranetContractorsClient / OwnerQuantity SurveyorNamed Sub-contractorsArchitectEngineers19206. 項(xiàng)目智能的核心軟件21項(xiàng)目智能的核心軟件 項(xiàng)目智能系統(tǒng)的核心就是項(xiàng)目過(guò)程控制。要正確把握系統(tǒng)的總體建立，必須按照先實(shí)施核心軟件的前提下逐漸補(bǔ)充完善軟件，并與企業(yè)其

9、它相關(guān)軟件整合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和避免重復(fù)輸入工作。22項(xiàng)目智能系統(tǒng)的核心軟件要求項(xiàng)目智能核心軟件的選擇必須具備以下條件: 功能全面且實(shí)用 (詳見(jiàn)附錄二之功能矩陣表) 功能擴(kuò)展性大 (除提供預(yù)設(shè)的系統(tǒng)功能外，還具有強(qiáng)大的用戶可以擴(kuò)展的功 能，以滿足不同項(xiàng)目的特殊需要。) 優(yōu)良軟件供貨商 (必須具有長(zhǎng)時(shí)間針對(duì)建設(shè)行業(yè)的項(xiàng)目管理軟件開(kāi)發(fā)歷史，并且在國(guó)際上有良好信譽(yù)的公認(rèn)的項(xiàng)目管理解決方案供貨商。) 眾多成功案例 (在國(guó)際上有大量滿意客戶，來(lái)自各領(lǐng)域，包括業(yè)主、發(fā)展商、政府部門、總承包、工程顧問(wèn)、分包商等等。當(dāng)中大部份客戶能真正將軟件主要功能用起來(lái)。)經(jīng)深入研究和詳細(xì)比較，美國(guó)MPS公司的 Prol

10、og 軟件系列最能附合上述要求。237.項(xiàng)目智能的實(shí)施概要24實(shí)施概要分期實(shí)施以減低系統(tǒng)建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)。先從較容易的功能入手和盡快使部份功能全面運(yùn)用。首先專注于文檔管理過(guò)程，因?yàn)槟茌^快體現(xiàn)出主要的好處。盡量采用應(yīng)用軟件的標(biāo)準(zhǔn)功能，從而減低客戶化所需的費(fèi)用，亦可簡(jiǎn)化將來(lái)軟件維護(hù)和升級(jí)所需的工作量。必須適當(dāng)?shù)剡x出一些資深用戶作為代表，負(fù)責(zé)學(xué)習(xí)和掌握熟練的軟件操作。這些代表在參與實(shí)施過(guò)程中擔(dān)當(dāng)十分重要的角色，因?yàn)樗麄儗⒋_保這系統(tǒng)能滿足客戶的需要。這亦是知識(shí)轉(zhuǎn)移，由專家顧問(wèn)傳到客戶的最佳方法。25實(shí)施概要用戶的掌舵人需擁有權(quán)力和能力，對(duì)系統(tǒng)實(shí)施作出及時(shí)的決定。為減輕對(duì)實(shí)施進(jìn)度的影響，掌舵人和資深用戶代表需騰

11、出時(shí)間參與不同的會(huì)議或工作坊。同樣概念，未能出席會(huì)議的用戶必需接受其它與會(huì)成員的決定。范圍管理是各參與者的必然責(zé)任，解決問(wèn)題也應(yīng)常常被放在優(yōu)先地位。26增值服務(wù)建基于美國(guó)項(xiàng)目管理學(xué)會(huì) (PMI) 的項(xiàng)目管理知識(shí)體系 PMBOK, ProjectAIMS 已發(fā)展了一套獨(dú)特的顧問(wèn)模式，使我們能夠很成功地實(shí)施網(wǎng)絡(luò)工程項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)。 我們深信一套完整的實(shí)施計(jì)劃，實(shí)施過(guò)程中頻密而公開(kāi)的溝通，和寫下來(lái)的詳細(xì)步驟都是成功實(shí)施項(xiàng)目管理軟件必不可少的原素。當(dāng)然還有很多因素會(huì)影響你實(shí)施項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)所能獲得的成果。 ProjectAIMS的復(fù)合型專業(yè)顧問(wèn)既懂計(jì)算機(jī)知識(shí)又熟悉建設(shè)項(xiàng)目管理，必能運(yùn)用下列證實(shí)成功

12、的五個(gè)步驟，協(xié)助你實(shí)現(xiàn)這些成果。27第一階段：盡職調(diào)查ProjectAIMS認(rèn)為成功實(shí)施建設(shè)項(xiàng)目智能系統(tǒng)的第一步是盡職調(diào)查，透過(guò)這前期工作，盡職調(diào)查是要了解你的業(yè)務(wù)目標(biāo)和需要，從而確保我們采取的實(shí)施模式和提供的項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)是最切合你目標(biāo)和需要。我們深知我們的成功是取決于你的成功。因此，我們會(huì)小心選擇客戶。通過(guò)盡職調(diào)查，我們會(huì)衡量這合約能否取得雙贏的結(jié)果。這種雙贏的承諾對(duì)發(fā)展長(zhǎng)期關(guān)系和提升你的業(yè)務(wù)是相當(dāng)重要。28第二階段：制定實(shí)施計(jì)劃要成功，所有建設(shè)項(xiàng)目管理信息化，必需先行在紙上執(zhí)行。我們會(huì)與你共同設(shè)計(jì)出詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，作為整個(gè)團(tuán)隊(duì)將來(lái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)和需要時(shí)所要專主的藍(lán)圖。計(jì)劃書清楚列出實(shí)施過(guò)

13、程的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)，并附上估計(jì)所需時(shí)段。通過(guò)運(yùn)用活動(dòng)清單，日歷和橫道圖(Gantt Charts)，資源能夠得到最佳安排和管理。實(shí)施計(jì)劃會(huì)列明客戶軟件應(yīng)用模塊，所需進(jìn)行的測(cè)試，并行發(fā)生的程序/活動(dòng)，及你的用戶培訓(xùn)計(jì)劃。只有運(yùn)用實(shí)施計(jì)劃編制才能實(shí)現(xiàn)成功的項(xiàng)目管理，我們的項(xiàng)目經(jīng)理聯(lián)同顧問(wèn)和你的隊(duì)員將監(jiān)控整個(gè)執(zhí)行過(guò)程。29第三階段： 環(huán)境準(zhǔn)備三層結(jié)構(gòu)C/S網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可帶來(lái)以往只有主機(jī)系統(tǒng)才能做到的力量和功能。更大的功能也代表了軟件和硬件間更大程度的互動(dòng)配合，造就今天的信息科技。應(yīng)用軟件流暢地運(yùn)作只是計(jì)算器信息系統(tǒng)管理得法的表面象征。C/S應(yīng)用軟件不單與網(wǎng)絡(luò)框架產(chǎn)生密切和互動(dòng)的關(guān)系，也同時(shí)和數(shù)據(jù)

14、庫(kù)服務(wù)器及其它安裝了的程序有關(guān)聯(lián)。這些高層次的互動(dòng)關(guān)聯(lián)增加了在開(kāi)始實(shí)施前充份明白計(jì)算器環(huán)境配置的重要性。最好的方法是先對(duì)現(xiàn)行你的硬件，軟件和操作系統(tǒng)等作徹底的檢閱，并將結(jié)果記錄下來(lái)。在執(zhí)行項(xiàng)目前，先將不足之處填補(bǔ)或矯正。這樣便可將實(shí)施過(guò)程中和之后的問(wèn)題盡量減少。30第四階段： 實(shí)施和培訓(xùn)實(shí)施階段是由啟動(dòng)會(huì)議開(kāi)始，在啟動(dòng)會(huì)議中，實(shí)施小組會(huì)檢討和同意實(shí)施計(jì)劃方案和討論其它重要事情。在實(shí)施過(guò)程當(dāng)中，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)發(fā)布正式的進(jìn)度報(bào)告給有需要知會(huì)的人。若果項(xiàng)目范圍有更改會(huì)發(fā)出變更通知書和記錄同意變更條目。模塊計(jì)劃編制確立與每一組件實(shí)施策略，例如文件子目錄編排，預(yù)算代碼分解，有那些報(bào)表需每月輸出作審核，和那些

15、步驟必需先完成才可關(guān)閉等。ProjectAIMS 顧問(wèn)相信很多在模塊計(jì)劃和實(shí)施時(shí)所作的重要決定需要以文件記錄下來(lái)。可因應(yīng)你的需要提供詳細(xì)的客戶化用戶手冊(cè)，包括遂步的指示怎樣將資料輸入系統(tǒng)。這些用戶手冊(cè)再加上培訓(xùn)練習(xí)將在進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)應(yīng)用。 在掃尾會(huì)議中將檢討實(shí)施過(guò)程和確保所有重要的步驟已迎合你的需要。31第五階段： 持續(xù)的支持我們關(guān)注你長(zhǎng)期和持續(xù)的成功。項(xiàng)目實(shí)施階段時(shí)，我們會(huì)盡力了解有關(guān)你的業(yè)務(wù)流程和特質(zhì)。這些知識(shí)對(duì)你整個(gè)項(xiàng)目智能系統(tǒng)的發(fā)展十分關(guān)鍵。為了保證你的系統(tǒng)與時(shí)并進(jìn)，我們會(huì)推行每年一次的系統(tǒng)檢閱。這檢閱會(huì)細(xì)查系統(tǒng)的運(yùn)用和建議你怎樣可以透過(guò)新增或原有未使用的功能去改善操作過(guò)程。此外，對(duì)每位新客戶，我們都會(huì)提出一個(gè)主動(dòng)接觸跟進(jìn)計(jì)劃，即我們的高級(jí)顧問(wèn)被委派在預(yù)定時(shí)段接觸客戶。我們發(fā)現(xiàn)這方法可以非常有效地?fù)?dān)?？蛻衾^續(xù)對(duì)項(xiàng)目智能系統(tǒng)的滿意。32典型實(shí)施計(jì)劃?rùn)M道圖 33典型實(shí)施計(jì)劃?rùn)M道圖 (續(xù))34項(xiàng)目主管客戶程序員技術(shù)員網(wǎng)絡(luò)管理員項(xiàng)目掌舵組功能組技術(shù)組項(xiàng)目管理ProjectAIMS 項(xiàng)目經(jīng)理客戶項(xiàng)目經(jīng)理客戶系