【管理制度】辦公物資采購及發(fā)放規(guī)定

1、第5頁 共5頁 辦公物資采購及發(fā)放規(guī)定 為使公司辦辦公物資資采購及及發(fā)放工工作規(guī)范范化，依依據(jù)公司司預(yù)算算計劃制制度和和倉儲儲管理制制度特特制訂本本規(guī)定。辦公物資的的采購及及發(fā)放須須遵從“保證供供應(yīng)、方方便工作作、節(jié)省省開支”的原則則。采購購要從實實際需要要出發(fā)，嚴(yán)嚴(yán)格按預(yù)預(yù)算執(zhí)行行。員工工使用辦辦公用品品和設(shè)備備時要珍珍惜愛護(hù)護(hù)，杜絕絕破壞和和浪費(fèi)。本規(guī)定所指指辦公物物資是指指文具、紙紙張等文文案用品品，辦公公桌椅、檔檔案柜等等家俱器器具，電電話機(jī)、傳傳真機(jī)、計計算機(jī)、打打印機(jī)等等辦公機(jī)機(jī)具設(shè)備備，電扇扇、空調(diào)調(diào)等家電電設(shè)備。各部門所需需的辦公公物資要要統(tǒng)籌計計劃，納納入年度度預(yù)算計計劃當(dāng)中

2、中，經(jīng)批批準(zhǔn)后，按按月制訂訂具體計計劃。辦公物資的的采購及及發(fā)放實實行集中中管理，由由總務(wù)部部負(fù)責(zé)，具具體細(xì)則則如下：辦公物資的的月度采采購。各部門負(fù)責(zé)責(zé)人根據(jù)據(jù)批準(zhǔn)的的月度費(fèi)費(fèi)用預(yù)算算，結(jié)合合本部門門的實際際需要，填填寫“月度采采購申請請單”，將本本部門下下月需用用的辦公公物資分分類填寫寫清楚，并并于每月月30日日報至管管理會計計部，管理會會計部審審查是否否在預(yù)算算之內(nèi)。如在預(yù)算外，管理會計部要求各部門重新填單，如在預(yù)算內(nèi)，管理會計部簽署意見后轉(zhuǎn)總務(wù)部后勤組，后勤組根據(jù)庫存情況和各部門的緩急需要編制“月度采購計劃”，報總務(wù)部經(jīng)理審核和行政總監(jiān)審批后，由采購員實施采購，同時“月度采購計劃”報財

3、務(wù)會計部一份，由財務(wù)會計部負(fù)責(zé)采購資金的準(zhǔn)備。辦公物資的的臨時采采購。各部門因臨臨時或預(yù)算外需要而而申請采采購時，應(yīng)應(yīng)填寫“采購申申請單”（本單單一式四四聯(lián)，一一聯(lián)本部部門留存存，一聯(lián)聯(lián)報財務(wù)務(wù)會計部部，一聯(lián)聯(lián)交采購購員，一一聯(lián)交物物資管理理員。），經(jīng)經(jīng)本部門門負(fù)責(zé)人人簽準(zhǔn)，然然后視采采購所需需金額報報相應(yīng)批批準(zhǔn)人批批準(zhǔn)。財財務(wù)會計計部負(fù)責(zé)責(zé)采購資資金的準(zhǔn)準(zhǔn)備及對對某些物物品的比比價工作作。申請采購的的審批權(quán)權(quán)限。預(yù)算內(nèi)單項項資金使使用審批批權(quán)限：10000元（含含）以內(nèi)內(nèi)由部門門經(jīng)理批批準(zhǔn)；110000元以上上20000元（含含）以內(nèi)內(nèi)由系統(tǒng)統(tǒng)總監(jiān)批批準(zhǔn)；220000元以上上由總經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)準(zhǔn)

4、。預(yù)算外單項項資金使使用審批批權(quán)限：20000元（含含）以內(nèi)內(nèi)由總經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)準(zhǔn)；20000元元以上由由董事長長批準(zhǔn)。動用10000元（含含）以下下資金由由財務(wù)會會計部經(jīng)經(jīng)理核準(zhǔn)準(zhǔn)；10000元元以上由由財務(wù)總總監(jiān)核準(zhǔn)準(zhǔn)。采購工作細(xì)細(xì)則。采購物資單單價在1100元元（含）以以下的，由由采購員員直接采采買。采采購物資資單價超超過1000元的的，采購購員須事事先進(jìn)行行市場尋尋價，填填寫“尋價單單”。單價價在2000元以以下的尋尋價結(jié)果果由后勤勤組組長長確認(rèn)；單價在在2000元（含含）以上上尋價結(jié)結(jié)果由總總務(wù)部經(jīng)經(jīng)理確認(rèn)認(rèn)。采購購員根據(jù)據(jù)確認(rèn)的的尋價結(jié)結(jié)果，辦辦理具體體的采購購業(yè)務(wù)。采購員在實實施采購

5、購業(yè)務(wù)時時，應(yīng)充充分了解解所購物物資的品品名、規(guī)規(guī)格、質(zhì)質(zhì)量要求求及其他他特別要要求，要要做到貨貨比三家家，保證證物美價價廉。采采購后要要及時辦辦理入庫庫手續(xù)并并登記采采購臺帳帳。物資管理員員負(fù)責(zé)辦辦理采購購物資的的驗收入入庫手續(xù)續(xù)，并搞搞好庫房房管理。采購員在辦辦理入庫庫手續(xù)時時，物資資管理員員應(yīng)根據(jù)據(jù)“采購申申請單”進(jìn)行認(rèn)認(rèn)真核對對，仔細(xì)細(xì)檢查品品名、規(guī)規(guī)格、數(shù)數(shù)量和質(zhì)質(zhì)量是否否符合要要求，如如不符合合要求，有有權(quán)拒絕絕入庫并并督辦采采購員辦辦理退貨貨。如果果符合要要求，應(yīng)應(yīng)填寫“入庫單單”（本單單一式兩兩聯(lián)，一一聯(lián)物資資管理員員留存，一一聯(lián)交采采購員辦辦理請款款或報銷銷手續(xù)并并留存于于會

6、計室室。），辦辦理入庫庫手續(xù)，并并登記庫庫存數(shù)量量帳。物資管理員員應(yīng)確保保庫房及及庫存物物資的安安全完整整和庫容容整潔，要要做到“八防四四檢”：八防：防火火、防盜盜、防潮潮、防霉霉、防鼠鼠、防塵塵、防爆爆、防漏漏電。四檢： 上班班必須檢檢查倉庫庫門鎖有有無異常常，物品品有無丟丟失。下班檢查是是否已鎖鎖門、拉拉閘、斷斷電及是是否存在在其它不不安全隱隱患。經(jīng)常檢查庫庫內(nèi)溫度度、濕度度，保持持通風(fēng)。檢查易燃、易易爆物品品是否單單獨(dú)存儲儲、妥善善保管。物資管理員員應(yīng)合理理有效地地使用庫庫容，分分門別類類碼放物物品，保保證出入入方便、整整齊有序序。物資管理員員應(yīng)嚴(yán)格格遵守倉倉庫保管管工作紀(jì)紀(jì)律。倉倉庫保

7、管管工作紀(jì)紀(jì)律內(nèi)容容如下：嚴(yán)禁在倉庫庫內(nèi)吸煙煙、動用用明火。嚴(yán)禁無關(guān)人人員進(jìn)入入倉庫。嚴(yán)禁在倉庫庫堆放雜雜物。嚴(yán)禁在倉庫庫內(nèi)存放放私人物物品。嚴(yán)禁私領(lǐng)、私私分倉庫庫物品。嚴(yán)禁在倉庫庫內(nèi)談笑笑、打罵罵。嚴(yán)禁隨意挪挪動倉庫庫的消防防器材。嚴(yán)禁在倉庫庫內(nèi)私拉拉亂接電電源電線線。物資管理員員對庫存存物資要要經(jīng)常盤盤點(diǎn)，做做到日清清月結(jié)。發(fā)發(fā)現(xiàn)盈余余、短少少、殘損損必須查查明原因因，分清清責(zé)任，寫寫出書面面報告，呈呈報總務(wù)務(wù)部經(jīng)理理和財會會部門。辦公物資的的發(fā)放采采用集中中時間辦辦理：定定于每周周二、四四下午22時至55時。各部門要指指定專人人負(fù)責(zé)辦辦公物資資的領(lǐng)用用、內(nèi)部部發(fā)放及及統(tǒng)計工工作，需需要時

8、負(fù)負(fù)責(zé)同管管理會計計部核對對。 領(lǐng)領(lǐng)用時由由指定專專人填寫寫“物品領(lǐng)領(lǐng)用單”（本單單一式三三聯(lián)，一一聯(lián)領(lǐng)用用部門存存根，一一聯(lián)物資資管理員員留存，一一聯(lián)報會會計室。）如系以舊換新或?qū)兕A(yù)算內(nèi)或經(jīng)申購采買的物品，由部門經(jīng)理簽準(zhǔn)。如系預(yù)算外則視具體領(lǐng)用物品金額報相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)，領(lǐng)用批準(zhǔn)權(quán)限同申請采購時的規(guī)定。物資管理員員要認(rèn)真真核對“物品領(lǐng)領(lǐng)用單”所列項項目和審審批手續(xù)續(xù)，準(zhǔn)確確無誤辦辦理發(fā)放放，并登登記庫存存數(shù)量帳帳。每月最末一一日填寫寫“月度庫庫存報表表”（本表表一式三三份，一一份自存存，一份份報后勤勤組組長長，一份份報總務(wù)務(wù)部經(jīng)理理。），同同時按部部門別匯匯總統(tǒng)計計各部門門本月辦辦公物資資的領(lǐng)

9、用用情況，編編制“月度辦辦公物資資領(lǐng)用匯匯總表”（本表表一式兩兩份，一一份自存存，一份份報管理理會計部部）。管理會計部部根據(jù)物物資管理理員上報報的“月度辦辦公物資資領(lǐng)用匯匯總表”審核各各部門的的辦公物物資領(lǐng)用用是否超超出了預(yù)預(yù)算，視視情況采采取相應(yīng)應(yīng)的措施施。 對家俱器器具、辦辦公設(shè)備備和家電電設(shè)備的的登記與與管理，按按公司財財產(chǎn)管理理制度的的有關(guān)規(guī)規(guī)定執(zhí)行行。 凡純屬人人為原因因致使辦辦公用具具、設(shè)備備損壞的的，如責(zé)責(zé)任人清清楚，視視情況由由責(zé)任人人賠償修修理費(fèi)的的70%-1000%，造造成報廢廢或丟失失的視情情況由責(zé)責(zé)任人賠賠償原值值的700%-1100%。如責(zé)責(zé)任人不不清，由由該部門門負(fù)責(zé)人人承擔(dān)賠賠償額的的50%，保管管人承擔(dān)擔(dān)另500%。對有