公文處理實施細則

1、公文處理實施細則第一章 總 則第一條 為了切實做好1股份有限公司（以下簡稱“公司” ）的公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化、科學化，根據西安市人民政府2003年1月24日發(fā)布的西安市行政單位公文處理實施細則，結合公司實際，制定本細則。 第二條 公司公文是公司各部室在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策、下發(fā)各項規(guī)章制度、施行管理措施、請示和匯報問題、布置工作、保障公司經營管理工作健康有序運行的重要工具。 第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。 第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安

2、全。 第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，貫徹執(zhí)行公司保密制度，確保國家和企業(yè)秘密的安全。 第六條 公司各部室的負責人應當高度重視公文處理工作，規(guī)范遵守本細則并加強對本單位公文處理工作的領導和檢查。 第七條 公司總裁辦公室是公文處理工作的管理機構，主管公司的公文處理工作并負責指導和檢查各相關單位的公文處理工作。第二章 公文種類第八條 公司的公文種類主要有：（一）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關部室及人員。（二）通知 適用于轉發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文；傳達要求各部室辦理、周知或者執(zhí)行的事項；任免人員。（三）報告 適用于向上級單位匯報工作，反映情況

3、，答復上級單位的詢問。（四）請示 適用于向上級單位請求指示、批準。（五）批復適用于答復下級單位的請示事項。（六）函 適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。（七）會議紀要適用于公司記載、傳達會議情況和議定事項。第三章 公文格式第九條 公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線以上的秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下的標題、主送單位、正文、成文日期、印章、附注、附件等要素統(tǒng)稱主體；主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期等要素統(tǒng)稱版記。公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37

4、mm,公文用紙訂口（左白邊）為28mm。版心尺寸為156mm225mm(不含頁碼)。（一）涉及公司商業(yè)秘密的公文必須嚴格遵守1股份有限公司保密信息制度（試行）（1司字200315號），按照保密信息制度確定并分別標明保密等級為“絕密”、“機密”、“秘密”。（二）發(fā)文單位標識是由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”二字組成；對一些特定的公文可只標識發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。下行公文發(fā)文單位標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。上行公文 ,發(fā)文單位標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文單位標識使用宋體字,用紅色標識。字號由發(fā)文單位以醒目美觀為原則酌定,但一般應小于22mm15mm (高寬)。（三）發(fā)文字

5、號由發(fā)文單位代字、年份、序號組成。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份為四位數(shù)，用六角括號“ ”括入；序號不編虛位（即1不編001），不加“第”字。發(fā)文字號用3號仿宋體字，標于發(fā)文單位標識之下空2行。上行文發(fā)文字號居左空1字，下行文發(fā)文字號居中排布。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。（四）上行文需標識簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側，居右空1字。“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。（五）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文單位。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章加書名號外，一般不用標點符號。公文標題用2號宋體

6、字，標于紅色反線下空2行。可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整、排列對稱、間距恰當。（六）主送單位是公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。用3號仿宋體字，左側頂格標于標題下空1行，最后一個主送單位名稱后標全角冒號。（七）正文指公文所表述的內容。位于主送單位下1行， 每自然段開始左空2字，回行頂格?；匦袝r，要保證數(shù)字、年份的完整。正文用3號仿宋字體，一般每頁排22行，每行28個字。正文中如有小標題可用3號加粗仿宋體字或黑體字。（八）公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和附件名稱。附件如有序號，使用阿拉伯數(shù)碼（如：附件：1.）；附件

7、名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。（九）成文日期以簽發(fā)日期為準。成文日期使用漢字，將年、月、日標全；“零”寫為“”。（十）公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。1.公文在落款處不署發(fā)文單位名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；印章應端正、居中下壓成文日期，印章上弧線距正文1行之內，印章用紅色。 當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。 當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。 2.特殊情況說明 當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的方

8、式加以解決，務必使印章與正文同處一面，不得采用標識“此頁無正文”的方法解決。（十一）附注（需要說明的事項），應當加圓括號標注。用3號仿宋體字標于成文日期下一行，居左空2字。請示件應標明聯(lián)系人的姓名和電話。 （十二）公文應當標注主題詞。主題詞位于抄送欄橫線之上?！爸黝}詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號宋體字，詞目之間空一字。 （十三）抄送單位指除主送單位外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送單位位于主題詞下一行，左右各空一字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送單位間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送單位對齊，在最后一個抄送單位后標句

9、號。（十四）印發(fā)單位和印發(fā)日期指公文印制單位與送印日期。位于抄送單位之下（無抄送單位在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)單位左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。 （十五）版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。版記應置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。（十六）頁碼指公文各頁的聯(lián)接順序。用4號半角白體或宋體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下1行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm 。單面印刷的公文頁碼距右空1字。雙面印刷的公文單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摬粯俗R頁碼。（十七）公文的特定格式1.信函式格式

10、發(fā)文單位名稱上邊緣距上頁的距離為37mm ,推薦用宋體字，字號由發(fā)文單位酌定；發(fā)文單位全稱下4 mm處為一條武文線（上粗下細）；距下頁邊30 mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為156 mm 。每行居中排28個字。發(fā)文字號置于武文線下1行、版心右邊緣頂格標識，發(fā)文字號下空1行標識公文標題。發(fā)文單位名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明。2. 會議紀要格式會議紀要標識由“會議紀要”組成。其標識位置同本條（一），用紅色宋體字，字號由發(fā)文單位酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素說明。（十八）公文文字應用簡體漢字，從左至右橫寫、橫排。第十條 公文用紙一般

11、采用國際標準4型（ = 210 * Arabic 210mm = 297 * Arabic 297 mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。第四章 行文規(guī)則第十一條 行文應當確有必要，注重實效。第十二條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，應逐級行文，不得越級行文；上行文如確需越級，要抄送越過的上級單位。第十三條 公司各部室之間工作協(xié)調應當面議，不相互行文。公司各部室向集團或外單位報送正式文件，向相關部室下發(fā)正式文件須由總裁辦公室以公司名義報送或下發(fā)。第十四條 向外單位報送或向各部室下發(fā)的重要行文，應當同時抄送公司領導。第十五條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要

12、同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送各部室。 “報告”不得夾帶請示事項。 第五章 發(fā)文辦理第十六條 發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、登記、繕印、用印、分發(fā)等程序。第十七條 草擬公文應當做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。（三）公文的文種應當根據行文目的、發(fā)文單位的職權和主送單位的行文關系確定。（四）人名、地名、數(shù)字、引文要準確。引用公文，應先引用公文的標題（加書名號），后引發(fā)文字號（加括號），引用原文應加引號。引用外文應當注明中文含義。日期應當

13、寫明具體的年、月、日。（五）結構層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。（六）使用國家法定計量單位。（七）文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。（八）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。（九）根據公文內容涉及的范圍和行文規(guī)則，確定公文的主送單位和抄送單位。第十八條 擬制公文時，對涉及其他部室職權范圍內的請示性事項，主辦部室應當主動與有關部室協(xié)商，取得一致意見會簽后方可行文

14、。各部室之間征求意見或會簽文件時，協(xié)辦部室必須在3個工作日內予以辦理，否則視為失職。第十九條 公文發(fā)文要堅持精簡、效能的原則（一）認真壓縮公文數(shù)量，提高公文質量，可發(fā)可不發(fā)的公文堅決不發(fā)。（二）上級單位在報刊上已公布的重要文件和已發(fā)至各部室的公文，本單位無新的要求時，不再原文轉發(fā)。（三）凡能通過當面商定、電話聯(lián)系、開會協(xié)商和領導面示等方式解決或答復的問題，或將領導批示已抄送、復印有關部室執(zhí)行的，上級單位一般不再印發(fā)批復、復函。（四）公司領導在有關部室召開的業(yè)務會議上的講話，一般不印發(fā)。確有必要時，由公司總裁辦公室統(tǒng)一印發(fā)。（五）公司各部室召開會議的通知由各部室自行印發(fā)。必要時，經請示公司領導同

15、意可由總裁辦公室印發(fā)。 第二十條 堅持先核后簽的原則，公文送公司領導簽發(fā)之前，應由辦公室主任認真進行審核。未經審核的公文，不得送公司領導簽發(fā)。審核的重點是：（一）是否確需行文。（二）行文內容是否符合國家和公司的有關規(guī)定，提出的措施和要求是否切實可行。（三）行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求。（四）公文格式是否符合本細則的規(guī)定。第二十一條 以公司名義制發(fā)的上行文，由總裁簽發(fā)（總裁不在時由主持日常工作的副總裁簽發(fā)并由總裁辦公室出具情況說明）；以公司名義制發(fā)的下行文或平行文，由總裁或總裁授權的其他副總裁簽發(fā)。審核過的公文，按公司領導的職權和分工分別簽發(fā)。（一）發(fā)布決定、重要規(guī)章制

16、度頒布，授予榮譽稱號，調整組織機構，任免各部室的負責人等，由總裁簽發(fā)。（二）以公司名義制發(fā)的下行文或平行文，經分管的副總裁審核后，由總裁或總裁授權的副總裁簽發(fā)。（三）向上級單位報送的請示、報告由總裁簽發(fā)?？偛貌辉跁r由主持日常工作的副總裁簽發(fā)，并由公司辦公室出具情況說明。 第二十二條 公司領導審批和簽發(fā)公文要認真負責，簽署自己的具體意見、姓名和日期。文字不要批寫在裝訂線左側。 第二十三條 公司領導審批和簽發(fā)的公文，應退辦公室統(tǒng)一辦理，不得直接轉給其他承辦部門。 第二十四條 公文正式印制前，辦公室應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經復核需要對文稿

17、進行實質性修改的，應按程序復審。 第二十五條 草擬的公文應用計算機打印初稿，修改、審批、簽發(fā)公文，應用鋼筆或毛筆等符合存檔要求的筆書寫。第二十六條 要應用計算機對公文的收發(fā)、傳遞、辦理、歸檔、整理和查詢調閱進行管理，逐步實現(xiàn)辦公手段的現(xiàn)代化。第六章 收文辦理第二十七條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十八條 收到上級單位或相關單位的公文，由總裁辦公室提出擬辦意見，送公司領導批示后辦理。需要兩個以上部室辦理的應當明確主辦部室。對不符合本辦法規(guī)定的公文，經辦公室主任批準后，可以退回來文單位并說明理由。第二十九條 承辦部室收到交辦的公文后應當及

18、時辦理，必須在一周內回復，不得延誤、推諉。對不屬于本部室職權范圍或者不宜由本部室辦理的，應當及時退回總裁辦公室并說明理由。凡沒有正當理由拖延不辦、貽誤時機，造成損失的，要追究部室負責人和經辦人的責任。第三十條 送公司領導批示或者交有關部室辦理的公文，總裁辦公室要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。第七章 公文存檔第三十一條 公文辦理完畢后，應當根據中華人民共和國檔案法和其他有關規(guī)定，及時整理、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。第三十二條 歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯(lián)系、特征和保存價值歸檔整理，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于

19、保管和利用。第三十三條 本單位負責人兼任其他單位職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職單位整理歸檔。第三十四條 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向檔案部室移交。第三十五條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。第八章 公文管理第三十六條 公文由總裁辦公室專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第三十七條 辦公室應當建立健全本單位公文處理的有關制度。第三十八條 公司的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，各部室經公司領導或總裁辦公室主任同意，可以翻印。但翻印時,應當注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。第三十九條 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印單位公章。第四十條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。第四十一條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經總裁辦公室主任批準，可以銷毀。第四十二條 銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊蓛扇艘?/p>