借鏡：成功者的信息整理術(shù)

1、借鏡：成功者的信息整理術(shù)借鏡：成功者的信息整理術(shù)不必翻找，立即取用的高效空間收納術(shù)！整理不是把環(huán)境變成樣品屋，而是要做到一目了然、立即取用。讓人容易使用東西。把辦公桌收拾干凈，但是要找東西時(shí)卻找不到、也想不起來(lái)放在哪里，無(wú)法稱(chēng)之為有效的收納！辦公室里放眼望去，有人桌面雜亂、深不見(jiàn)底；有人則總能像剛報(bào)到的員工般，保持干凈整潔。仔細(xì)想想，你的辦公桌有以下的狀況嗎？桌上書(shū)本堆積如山，不小心還會(huì)垮下來(lái)！交換了一大堆名片，卻不知道要怎么處理！想用便條紙幫同事留言，便條紙就上演失蹤記！打開(kāi)計(jì)算機(jī)要找某個(gè)廠商的e-mail 和企畫(huà)書(shū)， 但卻怎么找都找不到！抽屜老是拉不開(kāi)，拉開(kāi)后里頭的東西還會(huì)掉出來(lái)！老板問(wèn)你

2、公文跑得如何，你卻根本搞不清楚處理過(guò)了沒(méi)！如果是的話，那你的工作效率可能就有很大的問(wèn)題了。曾有研究指出，多數(shù)上班族在辦公室里每天平均要花45 分鐘的時(shí)間在找東西。這樣下來(lái)，一年浪費(fèi)的時(shí)間就將近 180 個(gè)小時(shí)！可見(jiàn)凌亂的辦公環(huán)境，是工作效率的頭號(hào)殺手。 大整理術(shù)作者坂戶健司認(rèn)為， 無(wú)論是桌面紊亂或日程管理不善，根本原因都是出在個(gè)人心理問(wèn)題：思緒雜亂的人，自然無(wú)法妥善地規(guī)畫(huà)、 分類(lèi)身邊的事物、 時(shí)間，甚至是接收到的信息。養(yǎng)成收拾習(xí)慣，提升工作專(zhuān)注力要解決這個(gè)問(wèn)題，就要從打造有效率的辦公桌開(kāi)始做起。究竟，整理能力和職場(chǎng)表現(xiàn)有什么關(guān)聯(lián)？學(xué)會(huì)整理又能為工作帶來(lái)什么好處？日本著名整理師小松易直言，養(yǎng)成收

3、拾習(xí)慣，能讓人受惠一生；反之，則可能禍延十年。如果辦公桌整整齊齊、有條不紊，文件資料井然有序、一目了然，不僅能夠有更充裕的時(shí)間來(lái)處理工作，工作的專(zhuān)注度和愉悅感也會(huì)大大提升。小松曾在日本雜志 The 21 中，詳述整理力帶來(lái)的 5 大好處：避免失誤：把重要、不重要的東西混雜在一起，容易讓人忽略截止期限等標(biāo)示，或搞錯(cuò)文件，增加失誤機(jī)會(huì)。提高效率：辦公桌是用來(lái)工作的地方， 不是用來(lái)放東西的， UNIQLO 創(chuàng)意總監(jiān)佐藤可士和指出，要求最高效率，桌上除了現(xiàn)在工作的所需物品外，必須一概凈空，因?yàn)槠渌麞|西都是不必要的。減少壓力：雜亂的畫(huà)面，連帶也會(huì)使人心情紊亂。所以小松易認(rèn)為，辦公桌上視野所及的范圍，愈清

4、爽整潔，愈能保持心情愉快。孕育靈感：從客戶龐雜的要求中整理出一個(gè)清晰脈絡(luò)，是佐藤可士和找尋靈感的必經(jīng)過(guò)程。可以想見(jiàn)，擁有整理力，靈感自然更容易浮現(xiàn)。留下好印象：在職場(chǎng)上，所有人都必須和他人協(xié)力合作。因此，考量到他人的視覺(jué)感受，保持桌面整潔，也可能間接提高你的個(gè)人評(píng)價(jià)。要用的東西，想到馬上就能拿到那么，該怎么整理，才能達(dá)到有效收納的最高境界呢？坂戶健司認(rèn)為，桌面整理優(yōu)劣的取決標(biāo)準(zhǔn)，其實(shí)不在于桌面物品的多寡 ，而是桌上是否依照工作內(nèi)容的不同，放置了需要的東西。因此，桌面應(yīng)如同大廚的砧板 ，只留下與料理中食物相關(guān)的食材與物品，例如重要文件或頻繁使用的文具。為求整潔而使桌面空無(wú)一物，或是堆棧過(guò)多無(wú)用物

5、品等，都是過(guò)猶不及的做法。在于分類(lèi)上，則要做到一目了然、立即取用 。他認(rèn)為，把辦公桌收拾干凈，但是要找東西時(shí)卻找不到、也想不起來(lái)放在哪里，并非有效的收納。因此，必須同步設(shè)想到，若是日后需要某樣?xùn)|西時(shí)，能否在最短時(shí)間內(nèi)利落地取出 。只要會(huì)有時(shí)間上的浪費(fèi)，就不是理想的整理方式。有效整理的最高境界，就是做到要用的東西，想用時(shí)馬上就能拿到，日本收納咨詢(xún)顧問(wèn)網(wǎng)站 Yutori 工房創(chuàng)辦人飯?zhí)锞没?，也?Associ 雜志中指出，整理不是把環(huán)境變成樣品屋， 而是讓人容易使用東西。 為達(dá)到最速取得的效果，飯?zhí)锾岢隽艘粋€(gè)物品整理公式收納指數(shù)步數(shù)動(dòng)作數(shù)，指數(shù)愈小，就表示愈方便取用。收納指數(shù)指的是東西取出與放入的

6、容易程度；步數(shù)是指拿到物件必須經(jīng)過(guò)的步驟數(shù)；動(dòng)作數(shù)是指取出物件必須經(jīng)過(guò)的步驟數(shù)； 則是其他壓力要因 。以從櫥柜中拿出打掃用具為例，如果打開(kāi)櫥柜即可拿到，則步數(shù)等于 1，其余為 0，所以收納指數(shù)是1；若用具收納在籃子內(nèi)，打開(kāi)櫥柜后還必須拉出籃子，所以動(dòng)作數(shù)等于 1，整體收納指數(shù)變成 2；若用具是收在籃子深處，由于必須特別翻找，造成壓力上升，所以還得加上 ，總收納指數(shù)提高為3。由此可見(jiàn)，要提高收納效率，愈常用到的東西，收納指數(shù)就要愈低（例如，將最常用的文具擺桌上， 使收納指數(shù)等于 0），生活也會(huì)更便利順手。只要能夠下點(diǎn)功夫整頓，你也能成為眾人眼中的整理達(dá)人！凌亂的辦公環(huán)境，是工作效率的頭號(hào)殺手?；?/p>

7、用信息搜集與整理術(shù)，工作永遠(yuǎn)快別人一步！漫無(wú)目的地搜尋資料，或是固定只使用某些資料來(lái)源，形同局限自己的視野；徒有大筆資料卻未經(jīng)整理吸收，可以說(shuō)根本完全派不上用場(chǎng)。何不試著養(yǎng)成信息搜集與整理的好習(xí)慣，讓自己變成最有效率的工作達(dá)人。信息洪流，究竟有多驚人？去年，臺(tái)灣就有6 千多家立案的雜志社及 2 千多家報(bào)社，另有1 萬(wàn)多家出版社，共出版了4萬(wàn)多本書(shū)。這，還不包括近十年才興起的網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)信息在這個(gè)無(wú)遠(yuǎn)弗屆的平臺(tái)上，隨意鍵入一個(gè)關(guān)鍵字，動(dòng)輒就能搜出上百萬(wàn)筆結(jié)果。情報(bào)力數(shù)位檔案管理分析達(dá)人引述紐約時(shí)報(bào)（TheNew York Times）， 2008 年時(shí)，全球一周所產(chǎn)出的信息量，比 18 世紀(jì)一個(gè)人一

8、生接觸到的信息量還要多。國(guó)際數(shù)據(jù)信息中心（ IDC ）則指出，自 2009 2020 年間，信息量還要再爆增 44 倍。但日本工作術(shù)女神勝間和代觀察，其中真正對(duì)我們有幫助的信息，頂多只有百分之一左右。因此，在洪流中淘金，將百分之一真正的信息堆砌成寶山，也成為工作者的必備能力。在這個(gè)時(shí)代，時(shí)間就是金錢(qián)可能要被改寫(xiě)成信息就是金錢(qián)，甚至是信息帶來(lái)金錢(qián)勝間和代在新 ?知識(shí)生產(chǎn)術(shù)中解釋?zhuān)?高明地取得信息、自己加工、產(chǎn)出，再連結(jié)到賺錢(qián)之上就是提升知識(shí)生產(chǎn)力的過(guò)程。這種利用信息賺錢(qián)、再把錢(qián)拿去購(gòu)買(mǎi)信息的正向循環(huán)，將使信息擁有者和信息缺乏者之間的距離，愈拉愈大。舉例來(lái)說(shuō)，為提出新企畫(huà)案，你費(fèi)心搜集、整理許多信

9、息，得到組織的認(rèn)同，贏得獎(jiǎng)金和進(jìn)修機(jī)會(huì)。接著，你從中獲得更豐富的知識(shí)與人脈，累積更多獨(dú)家信息，進(jìn)而能夠提出更創(chuàng)新的構(gòu)想。 這就是信息知識(shí)金錢(qián)信息的正向循環(huán)。依據(jù)知識(shí)架構(gòu)，有效率地搜集、整理然而，淘金技術(shù)的熟練與否，將直接影響搜集與整理信息的效率。新 ?知識(shí)生產(chǎn)術(shù)中提到，有效率地搜集、整理信息的關(guān)鍵，就是能解構(gòu)信息，創(chuàng)造出新的知識(shí)架構(gòu) ，這是搜集信息的骨架。比如說(shuō)，如果一個(gè)業(yè)務(wù)員將工作所需的信息匯整成 3C 架構(gòu)，就可以將把信息分成公司產(chǎn)品信息corporate ）顧客信息 (customer) 競(jìng)爭(zhēng)者信息(competitor) 來(lái)管理。曾在日本麥肯錫（Mckinsey & Company）工

10、作的勝間和代強(qiáng)調(diào)，依據(jù)知識(shí)架構(gòu)來(lái)搜集資料，正是世界一流的管理顧問(wèn)和普通人的差別。這種定向化的信息搜集方式，不只工作方式能大幅增加信息搜集能力，無(wú)論是看書(shū)、 閱報(bào)、讀雜志或用網(wǎng)絡(luò)搜尋引擎，甚至連參加活動(dòng)、拓展人脈，也能夠更有效益。養(yǎng)成搜整習(xí)慣，變身工作達(dá)人在本刊中，我們以多數(shù)工作者在工作上最常碰到、也最常使用的信息媒介網(wǎng)絡(luò)、紙本為切入點(diǎn)。報(bào)章雜志書(shū)籍，固然仍是許多專(zhuān)業(yè)資料的重要來(lái)源；但隨著網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)的興起，多數(shù)人對(duì)搜集信息的第一個(gè)聯(lián)想，已經(jīng)從去圖書(shū)館影印舊報(bào)紙，轉(zhuǎn)向在搜尋引擎上鍵入關(guān)鍵字 。而隨著行動(dòng)手持裝置愈來(lái)愈普遍， 與云端技術(shù)的興起， 信息更可以到達(dá) 無(wú)時(shí)不搜、無(wú)處不存的境界。無(wú)論你是紙本類(lèi)

11、比派或網(wǎng)絡(luò)數(shù)位派 ，兩者間的信息搜集整理方式，仍有許多共同的原則。我們整理了數(shù)十本書(shū)籍，并采訪了十多位優(yōu)秀的工作達(dá)人，暢談他們?nèi)绾谓换ダ脭?shù)位與類(lèi)比工具，來(lái)使工作與生活更有效率。其實(shí)，沒(méi)有哪一種做法是最完美的，一切都要視你的習(xí)慣而定。但本書(shū)搜羅的方法當(dāng)中，一定有一種適合你！最后，我們相信對(duì)經(jīng)理人而言，除了被動(dòng)地接收信息，更可以主動(dòng)創(chuàng)造、接近信息來(lái)源因?yàn)?，最?dú)家、最珍貴的信息，往往不在網(wǎng)絡(luò)或書(shū)本里，而是在人的身上。因此，我們也介紹了專(zhuān)業(yè)人脈的創(chuàng)造與維系秘訣，藉由標(biāo)竿學(xué)習(xí)來(lái)提升信息搜集能力。從今天起，養(yǎng)成信息搜集與整理的好習(xí)慣，你將不只是最靈通的情報(bào)達(dá)人 ，也將會(huì)是最有效率的工作達(dá)人！工作術(shù)女神教

12、你抱持問(wèn)題意識(shí)，鎖定最有用的信息勝間和代有日本工作術(shù)女神之稱(chēng)，曾是日本最年輕的會(huì)計(jì)師，身為經(jīng)濟(jì)評(píng)論家、暢銷(xiāo)作家，著作總銷(xiāo)量近200 萬(wàn)冊(cè)， 2005年被華爾街日?qǐng)?bào)選為全球最受矚目的50 位女性之一。如何鎖定最有用的信息？看到信息搜集整理這6 個(gè)字，我們很容易聯(lián)想到一個(gè)人淹沒(méi)在大量信息中、不得不使用 Google 來(lái)搜集資料，再依靠各種功能強(qiáng)大的科技產(chǎn)品協(xié)助整理的影像。不過(guò)日本知名顧問(wèn)勝間和代卻認(rèn)為，這個(gè)影像恰好是信息 搜集整理的三大迷思。所謂信息的迷思，勝間表示，其實(shí)大部分人所接觸到的信息量，都沒(méi)有到洪水的地步。我們透過(guò)五感所獲取的信息，例如一分鐘能讀幾個(gè)字、 每天能和幾個(gè)人見(jiàn)面談話等，都相當(dāng)

13、有限，因此，必須盡可能增加獲取信息的機(jī)會(huì)。而最方便的技巧就是時(shí)常抱持問(wèn)題意識(shí)。問(wèn)題意識(shí)等于在腦中制作收納箱，勝間說(shuō)明，就像把文件整理到檔案夾里，必須在大腦里開(kāi)啟各種收納箱，才會(huì)將獲取的信息按照標(biāo)簽放進(jìn)去，一旦腦中的箱子愈充實(shí)，信息之間彼此結(jié)合，或者箱子里的信息多到要滿出來(lái)的時(shí)候，我們就會(huì)察覺(jué)應(yīng)該是有什么新事情發(fā)生了。勝間建議每個(gè)人可以設(shè)定5 個(gè)主題，一旦有略感在意的事情發(fā)生，就可以用 Google 搜尋，例如她就是以提升生產(chǎn)力工作生活平衡有效活用信息科技 改正生活習(xí)慣 有效運(yùn)作組織的方式為本身的問(wèn)題意識(shí)，不斷地獲得信息、成為專(zhuān)家。第二，有關(guān)搜集的迷思則是，雖然我們最常用 Google 在網(wǎng)絡(luò)上

14、找資料，然而，真正有價(jià)值的信息常常是網(wǎng)絡(luò)上找不到的。勝間和代非常善用科技產(chǎn)品、甚至提倡將個(gè)人Google 化的工作方式 （例如她用 Google Map 導(dǎo)航，騎自行車(chē)移動(dòng)到客戶處，用 Google Calendar 管理行程、所有信件用 Gmail 備份、在計(jì)算機(jī)以 Google Desktop 搜尋等），但她清楚知道，數(shù)字化的好處是便于集中管理、易于搜尋與復(fù)制備份。然而真正值得搜集的核心信息，通常屬于類(lèi)比式。例如經(jīng)過(guò)親身體驗(yàn)、整理與思考而得的信息，或者與直接與專(zhuān)業(yè)人士面對(duì)面請(qǐng)教、學(xué)習(xí)，甚至讀書(shū)獲得的知識(shí)，無(wú)論可信度或質(zhì)量，都比網(wǎng)絡(luò)上的免費(fèi)信息更高。因此，應(yīng)增加類(lèi)比式的信息搜集，降低數(shù)位信息的比例，例如與學(xué)有專(zhuān)精的同事安排午餐約會(huì)交換信息；購(gòu)物時(shí)觀察哪些賣(mài)場(chǎng)生意比較好以掌握趨勢(shì)等；甚至參加付費(fèi)研討會(huì)，都比瀏覽免費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)資料更有時(shí)間效率。最后，有關(guān)整理的迷思則是，我們常常陷入搜集、整理信息的漩渦，結(jié)果不自覺(jué)地忘了要產(chǎn)出 。勝間非常建議每個(gè)人