企業(yè)行政事務(wù)管理制度

1、總則1. 為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本制度。2. 本規(guī)定所指行政事務(wù)包括部門內(nèi)部事物處理流程、會(huì)議制度、文件收發(fā)管理、檔案管理、印鑒管理、 HYPERLINK xx4oax/office 辦公用品管理、電話管理、報(bào)刊、信件及郵件管理、保密制度、工作匯報(bào)規(guī)定、物資管理制度、倉(cāng)儲(chǔ)管理、集體宿舍管理等。部門內(nèi)部事物處理流程1、堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理的原則。上下級(jí)關(guān)系清晰化，下級(jí)應(yīng)定期向上級(jí)匯報(bào)工作并逐級(jí)向上。部門主管以下職員向其直接主管上級(jí)匯報(bào)工作，部門主管人員向直接領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。職員經(jīng)直接主管同意或緊急情況時(shí)可越級(jí)匯報(bào)，職員與直接主管有

2、不同意見不能統(tǒng)一時(shí)可越級(jí)匯報(bào)。2、同級(jí)部門之間任務(wù)交接應(yīng)通過其部門主管人員進(jìn)行工作分配。3、員工上班時(shí)間不得接待與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的人員，遇有特殊情況（如外地親友來訪），應(yīng)盡量縮短會(huì)客時(shí)間。4、員工上班時(shí)間不得將無關(guān)人員帶入 HYPERLINK xx4oax/office 辦公區(qū)，會(huì)客應(yīng)安排在會(huì)客室。5、不得在工作期間從事與工作內(nèi)容無關(guān)的內(nèi)容，如：看與工作無關(guān)的INTERNET或BBS網(wǎng)站；網(wǎng)上聊天（OICQ）、玩游戲等；看非專業(yè)且與工作無關(guān)的書籍和報(bào)刊。6、為了保證公司行政電話的暢通，上班時(shí)間禁止通過電話撥號(hào)上網(wǎng)。會(huì)議制度會(huì)議分類公司會(huì)議分為定期會(huì)議（例會(huì)）和臨時(shí)會(huì)議兩類。會(huì)議安排會(huì)議準(zhǔn)備工作由

3、行政人事部負(fù)責(zé)組織，會(huì)議議題及與會(huì)人員根據(jù)具體情況而定，會(huì)議前由行政人事部提前通知，包括把會(huì)議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會(huì)人員。臨時(shí)會(huì)議視具體情況而定。會(huì)議禁忌如下：1)發(fā)言不得冗長(zhǎng)，喋喋不休（原則上以八分鐘為限）。2)不可以從頭到尾沉默到底。3)不可采用不正確的資料。4)不可盡談些期待性的預(yù)測(cè)。5)不可做人身攻擊。6)不可不懂裝懂，胡言亂語。7)不要談到抽象論或觀念論。8)不可對(duì)發(fā)言者吹毛求疵。9)不可打斷他人的發(fā)言。10)不可中途離席（遇緊急情況除外）。l會(huì)議要求如下：1）與會(huì)人員不得遲到、不得缺席。2)會(huì)前要認(rèn)真收集資料，準(zhǔn)備發(fā)言提綱。3)會(huì)上做好筆記，積極參與討論發(fā)表自己的意

4、見。4)在必須延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長(zhǎng)的時(shí)間。5)應(yīng)當(dāng)把整理出來的結(jié)論交給全體與會(huì)人員表決確認(rèn)。6)會(huì)后要及時(shí)傳達(dá)會(huì)議精神，認(rèn)真貫徹和落實(shí)會(huì)議決議。文件收發(fā)管理公司的文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，屬董事會(huì)的由董事長(zhǎng)簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)；公司各部門所發(fā)文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政人事部審核，總經(jīng)理簽發(fā)；經(jīng)簽發(fā)的文件和原稿，由行政人事部分類歸檔、保存?zhèn)洳?；屬于秘密文件，核稿人?yīng)注明“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按公司保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送；文件統(tǒng)一由行政人事部發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件由

5、專人按核定的范圍報(bào)送；外來的文件由行政人事部專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由行政人事部經(jīng)理提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤。屬急件的，應(yīng)在接件后1小時(shí)內(nèi)報(bào)送。檔案管理公司的財(cái)務(wù)檔案（銷售合同）由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，技術(shù)檔案由質(zhì)檢部負(fù)責(zé)；其余檔案由行政人事部負(fù)責(zé)。檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全；歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、技術(shù)資源、財(cái)務(wù)審計(jì)、員工薪資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有參考價(jià)值的文件材料。檔案的借閱與索取：1)董事長(zhǎng)，總經(jīng)理借閱非

6、密級(jí)檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔。2)公司其他人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理手續(xù)。3)借閱檔案必須愛護(hù)、保持整潔、嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制；一般內(nèi)部檔案由分管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。檔案的銷毀：1)任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。2)若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案須經(jīng)分管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。3)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案人員要認(rèn)真填寫，編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。印鑒管理公司印鑒由行政人事部負(fù)責(zé)管

7、理。印章的刻制、改刻與廢止，由行政人事部提出并承辦。其中：公司行政印鑒、具有法人資格的二級(jí)機(jī)構(gòu)印鑒、合同專用章、財(cái)務(wù)稅收及支票印鑒、公司主要負(fù)責(zé)人印章、出納個(gè)人專用印鑒等，在刻印前須報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理同意后方可刻制；其它印鑒經(jīng)行政人事部同意后即可刻制。如有需要更換或廢止的印章，各部門應(yīng)迅速將舊印章交還行政部。廢止印章由行政人事部保存三年，處理時(shí)須征得原使用者的意見后再行處理。公司印章受到散失、損毀、被盜時(shí)，各管理者應(yīng)迅速向行政部遞交說明原因的報(bào)告書，行政部根據(jù)情況及公司規(guī)定的手續(xù)辦理。印鑒的登記和管理分工：1)印章在行政人事部進(jìn)行登記。2)行政人事部應(yīng)將每個(gè)印章登入印章登記臺(tái)帳內(nèi)，并將此帳永久保存。3

8、)行政印章及公司主要負(fù)責(zé)人印章由同級(jí)行政負(fù)責(zé)人保管使用，財(cái)務(wù)、稅收、支票及出納員印鑒由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員保管使用。4)合同專用章由法人代表及委托代理人保管使用，非法人資格的二級(jí)機(jī)構(gòu)印鑒，由該機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人保管使用。5)公司印鑒的使用一律由總經(jīng)理簽字許可后，管理印鑒人方可蓋章，如違反此規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人負(fù)責(zé)。6)公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對(duì)外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以備查詢、存檔。7)公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理簽字批條方可開出。持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報(bào)其介紹信的用途，未使用的必須交回。8)蓋章出現(xiàn)的

9、意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。 HYPERLINK xx4oax/office 辦公用品管理公司 HYPERLINK xx4oax/office 辦公用品的購(gòu)置、保管、分配等管理工作由物資部負(fù)責(zé)；購(gòu)置日常 HYPERLINK xx4oax/office 辦公用品或報(bào)銷正常 HYPERLINK xx4oax/office 辦公費(fèi)用，由部門主管審批，購(gòu)置大宗、高級(jí) HYPERLINK xx4oax/office 辦公用品，必須按財(cái)務(wù)管理規(guī)定報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后始得購(gòu)置。各部門所領(lǐng) HYPERLINK xx4oax/office 辦公用品（含耗材）計(jì)入各部門費(fèi)用； HYPERLINK xx4oax/office

10、辦公室用品只能用于 HYPERLINK xx4oax/office 辦公，不得移作他用或私用；所有員工對(duì) HYPERLINK xx4oax/office 辦公用品必須愛護(hù)，勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，禁止貪污，努力降低消耗、費(fèi)用； HYPERLINK xx4oax/office 辦公用品的領(lǐng)用時(shí)間為每周的星期五，本人直接到物資部辦理，其他時(shí)間不予辦理（新員工除外）；公司新員工的 HYPERLINK xx4oax/office 辦公用品，物資部根據(jù)部門主管提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新員工的正常工作；物資部要做到 HYPERLINK xx4oax/office 辦公用品齊全、品種對(duì)路、量足

11、質(zhì)優(yōu)、庫(kù)存合理、開支適當(dāng)、用品保管好； HYPERLINK xx4oax/office 辦公用品分配標(biāo)準(zhǔn)由物資部另行制定。電話管理公司電話（含傳真機(jī)，但不包括手機(jī)）管理工作由物資部負(fù)責(zé)，包括：電話的設(shè)置、更新、使用、拆修等。公司電話的設(shè)置應(yīng)根據(jù)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要而定，主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)之用；私事打市內(nèi)電話不得妨礙聯(lián)系業(yè)務(wù)。打電話時(shí)用語應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確，語言文明規(guī)范。不要在電話中交談與公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)無關(guān)的事情。聯(lián)系業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)盡量減少掛發(fā)長(zhǎng)途電話，降低費(fèi)用。禁止員工為私事掛發(fā)長(zhǎng)途電話。違者除補(bǔ)交長(zhǎng)途電話費(fèi)外，給予罰款處理。確有急事者，應(yīng)先請(qǐng)示部門主管同意，并按郵電部門規(guī)定交長(zhǎng)途電話

12、費(fèi)。公司的傳真機(jī)由物資部分管，其收發(fā)傳真業(yè)務(wù)原則上由物資部人員負(fù)責(zé)。傳真文件、報(bào)表、資料要直接送達(dá)給接收人，注意保密。接收重要電話時(shí)要作好記錄，并及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)給有關(guān)人員圈閱。公司的電話費(fèi)和個(gè)人手提費(fèi)用以及其他通訊費(fèi)等的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)參見財(cái)務(wù)制度。公司總機(jī)電話由前臺(tái)值班小姐負(fù)責(zé)，其他員工不得擅自亂動(dòng)，如因操作不當(dāng)，使總機(jī)出現(xiàn)故障，由當(dāng)事人負(fù)責(zé)，并按情況大小，處以罰款。報(bào)刊、信件、郵件管理公司公/私報(bào)刊、外來信件、外發(fā)公司信件，由物資部負(fù)責(zé)。報(bào)刊管理人員每半年按照公司的要求作出訂閱報(bào)刊計(jì)劃及預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。任何人不得隨意將報(bào)刊挪作他用，各部門在1-3個(gè)月內(nèi)，將舊報(bào)刊交回行政人力部勤務(wù)員統(tǒng)一保管，

13、存檔備查；任何人不得隨意將報(bào)刊挪作他用，若需處理，需報(bào)分管副總裁批準(zhǔn)。公司員工統(tǒng)一使用公司給予的E-MAIL地址，命名原則如下：“姓”的全拼（下劃線“-”）加姓名的第一個(gè)拼音的組合構(gòu)成用戶名，最后公司的域名物資部負(fù)責(zé)為各部門郵發(fā)信件、郵件。(一)私人信件，一律實(shí)行自費(fèi)，貼足郵票，交物資部或自己送往郵局。(二)所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負(fù)責(zé)寄發(fā)；(三) 控制各類掛號(hào)信凡因公需掛號(hào)者，須經(jīng)各部門主管批準(zhǔn)，總經(jīng)理登記后方可郵發(fā)保密制度保密范圍：公司秘密包括下列事項(xiàng)：公司未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)備、目標(biāo)、市場(chǎng)、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策。公司所持有的科技研究、開發(fā)成果、技術(shù)資源以及有關(guān)技

14、術(shù)決竅、資料。公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記錄。公司財(cái)務(wù)預(yù)、決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息。公司員工人事檔案、薪資收入及資料。公司重大決策中的其他保密事項(xiàng)以及公司確定應(yīng)當(dāng)保密的其他事項(xiàng)。密級(jí)確定公司秘密的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)絕密級(jí)是公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料及新科技智力成果。機(jī)密級(jí)是公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料，重要記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況。秘密級(jí)是公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工薪資收入、公司技術(shù)資源、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公司公開拓各類信息。公司秘密的文件、資料、磁盤

15、、光碟，應(yīng)標(biāo)明密級(jí)，并確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密。保密措施：公司的保密管理工作采用“分管負(fù)責(zé)制”，行政人事部協(xié)調(diào)有關(guān)部門做好保管工作。公司保密的文件、資料和其他物品應(yīng)放在可靠的保險(xiǎn)裝置中保存，專人保管。如需要制作、收發(fā)、使用、復(fù)印、保存和銷毀秘密文件，應(yīng)經(jīng)保管部門負(fù)責(zé)人 同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)，委托專人執(zhí)行。所有技術(shù)資源應(yīng)分門別類建檔、建卡，行政部專人負(fù)責(zé)管理，個(gè)人或部門因工作需要借用時(shí)，應(yīng)開出借條，經(jīng)總經(jīng)理或質(zhì)檢部批準(zhǔn)后，方可借出，并及時(shí)入帳。在對(duì)外交往與合作中需提供公司保密事項(xiàng)的，應(yīng)事先經(jīng)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。被聘從事技術(shù)產(chǎn)品研制、開發(fā)以及重要崗位的員工和咨詢顧問，公司人事部應(yīng)與他們簽定

16、保密協(xié)議。不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?，不能通過其他方式傳遞公司秘密。l歸還公司，否則財(cái)務(wù)部不予辦理結(jié)算手續(xù)。公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時(shí)，應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告行政人事部，行政人事部接到報(bào)告，應(yīng)立即作出處理。責(zé)任與處罰違反公司保密規(guī)定，未造成后果的，給予警告，并扣款100-500元。違反公司保密規(guī)定或過失泄露公司秘密，造成不良后果的給予記過，并降職、降級(jí)。為他人竊取、刺探、收賣或違章提供公司秘密的，予以辭退。公司還將追究其法律責(zé)任。工作匯報(bào)規(guī)定按公司經(jīng)營(yíng)組織結(jié)構(gòu)圖的上、下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系進(jìn)行報(bào)告；不同級(jí)別的下級(jí)管理人員每月定期向直接上級(jí)匯報(bào)本月的

17、工作總結(jié)、來月的工作計(jì)劃與費(fèi)用預(yù)算；部門內(nèi)部負(fù)責(zé)人每月定期將本月的工作總結(jié)、來月工作計(jì)劃與費(fèi)用預(yù)算報(bào)告給部門主管；部門內(nèi)的匯報(bào)時(shí)間是每月25號(hào)之前，部門主管的匯報(bào)是每月的28號(hào)之前；其他匯報(bào)：1)大事項(xiàng)完成以后或項(xiàng)目考察，重要學(xué)習(xí)歸來，應(yīng)按規(guī)定及時(shí)報(bào)告。2)重大情況、信息，應(yīng)按規(guī)定及時(shí)報(bào)告。物資管理制度總則本制度對(duì)物資（包括固定資產(chǎn)、材料、低值易耗品等）的計(jì)劃、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、使用等作了規(guī)定。本公司的物資管理工作由物資部負(fù)責(zé)。計(jì)劃申報(bào)1)物資計(jì)劃應(yīng)按規(guī)定的時(shí)限及程序如實(shí)申報(bào)、審批。審批后物資部將信息反饋給申報(bào)部門，并及時(shí)采購(gòu)。2)各部門購(gòu)置物資，必須填寫“請(qǐng)購(gòu)單”，填明物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量

18、、質(zhì)量要求、參考單價(jià)、到貨時(shí)間。3)對(duì)勞保用品和 HYPERLINK xx4oax/office 辦公用品分別按物資部制定的定額執(zhí)行，超定額部分由物資部主管批準(zhǔn)。計(jì)劃審批采購(gòu)物資采購(gòu)由物資部負(fù)責(zé)，特殊材料、技術(shù)設(shè)備，可由軟件公司派人參與，協(xié)同物資部一起采購(gòu)。采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)審批后計(jì)劃按時(shí)、保質(zhì)、保量提供所需物資，不得隨意變更計(jì)劃。特殊情況需變更的，應(yīng)及時(shí)與申報(bào)部門和審批人同意后，方可進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)人員應(yīng)比質(zhì)比價(jià)，擇優(yōu)采購(gòu)；認(rèn)真搞好提貨驗(yàn)收，嚴(yán)格核對(duì)物資的型號(hào)、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、合格證、說明書、裝籍單及包裝等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。采購(gòu)人員一般情況下用支票方式和匯款方式結(jié)算，超過現(xiàn)金支付范圍的貨款，一

19、律通過銀行轉(zhuǎn)達(dá)帳結(jié)算。采購(gòu)業(yè)務(wù)嚴(yán)格控制預(yù)付款的辦理。倉(cāng)儲(chǔ)管理入庫(kù)驗(yàn)收1)庫(kù)房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號(hào)分別建立帳卡。2)物資入庫(kù)必須認(rèn)真核對(duì)數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)廠家、質(zhì)量合格證、各種資料、說明書等附件。3)對(duì)于技術(shù)設(shè)備、備品備件及其它技術(shù)較強(qiáng)的物資，由物資部牽頭，會(huì)同質(zhì)檢部門共同驗(yàn)收。發(fā)現(xiàn)問題物資部負(fù)責(zé)組織處理。4)物資驗(yàn)收后保管員要及時(shí)填好入庫(kù)驗(yàn)收單，同時(shí)輸入電腦進(jìn)行管理，做到帳、卡、物相符。發(fā)放1)公司員工領(lǐng)用物資時(shí)，由領(lǐng)用人開具物資領(lǐng)用審批表，部門負(fù)責(zé)人簽字，管理人員方可發(fā)放，并開具出庫(kù)單。2)外單位來公司借用物資時(shí)，由借物人開具借條，公司有關(guān)人員擔(dān)保，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借用。3)物資發(fā)放后，物資保管員應(yīng)及時(shí)登帳平庫(kù)，做到帳、卡、物相符，日清月結(jié)。盤點(diǎn)清查1)物資倉(cāng)庫(kù)的清查盤點(diǎn)由倉(cāng)庫(kù)保管員與財(cái)務(wù)人員共同進(jìn)行。2)盤點(diǎn)時(shí)間為，每季底重點(diǎn)檢查一次；每年年底全面清查一次。3)盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)帳、卡、物一一核對(duì)，認(rèn)真填寫“材料盤點(diǎn)清單”，注明盤點(diǎn)日期并由有關(guān)人員簽章。對(duì)于盤盈或盤虧的材料，應(yīng)查明原因，并寫出書面報(bào)告，請(qǐng)有關(guān)人員研究。 清查中發(fā)現(xiàn)損壞、陳舊、失效等，應(yīng)在清冊(cè)單獨(dú)說明，并提出整改意見。保管保養(yǎng)1)庫(kù)存物資必須按規(guī)定要求擺設(shè)，按不同性質(zhì)確定保管、保養(yǎng)方法，需維修、維護(hù)時(shí)，需報(bào)物資管理人員及時(shí)聯(lián)系。2)搞好物資的消防、保衛(wèi)、清潔衛(wèi)生工作。3)物資管理人員必須加強(qiáng)