人事檔案數(shù)字化在人事管理中作用

1、第 頁人事檔案數(shù)字化在人事管理中作用 人事檔案由人力資源管理活動組成，是人力資源運作的核心。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，網(wǎng)絡(luò)信息化為各個領(lǐng)域提供了先進的技術(shù)支持，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也對人事檔案管理產(chǎn)生了積極的影響。人事檔案數(shù)字化是對傳統(tǒng)人事檔案管理的有效創(chuàng)新，采用先進的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案資料收集、分類、統(tǒng)計等日常工作的數(shù)字化管理。有效提高人事檔案管理工作效率，提升檔案管理水平，解決了現(xiàn)有人事檔案管理中的一些不一致問題。本文分析了人事檔案管理數(shù)字化在人力資源管理中的重要性，分析了人事檔案管理的存在的問題，提出了人力資源檔案數(shù)字化建設(shè)的方案。人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，可以主動有效地記

2、錄公司員工的日常工作表現(xiàn)，是企業(yè)開展人才選拔的重要指標(biāo)。同時，人事檔案管理作為貫穿整個管理過程的一項重要工作，記錄員工工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在員工管理中發(fā)揮著不可替代的作用?；谝陨显颍嚓P(guān)檔案管理人員必須不斷提高工作能力，積極學(xué)習(xí)各種先進的檔案管理方法，才能大大提高檔案管理的效率和效果。 一、人事檔案管理簡述 人事檔案管理作為企業(yè)人才選拔的重要根底，是人事管理工作的重要組成部分。不僅詳細(xì)記錄了員工過去的技能、能力、性格和在企業(yè)所有運營中的表現(xiàn)，還可以跟蹤現(xiàn)實并總結(jié)當(dāng)前企業(yè)員工的表現(xiàn)。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式依賴紙質(zhì)的載體開展記錄，人工集成和工作量容易導(dǎo)致管理不及時和延誤，很多環(huán)節(jié)達不到預(yù)期要求。

3、數(shù)字化人力資源管理新模式是基于信息技術(shù)的進步，對人事檔案操作的全過程開展動態(tài)監(jiān)測、記錄和控制，真正實現(xiàn)流程的精簡，促進人事檔案管理不斷發(fā)展和完善。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒體到今天的數(shù)字系統(tǒng)，這是人事檔案管理的一次革命。人事管理的數(shù)字化簡化了收集、分類、傳輸、保存和共享文件的任務(wù)，在告別傳統(tǒng)紙質(zhì)訪問的復(fù)雜性，通過網(wǎng)絡(luò)的便利性，在提高人事檔案管理效率方面發(fā)揮了重要作用。人事檔案數(shù)字化管理需要在國家層面推廣，目的是糾正錯誤行為，打擊違法犯罪，保障人事檔案管理的公平正義，解決管理過程中存在的缺陷，改變管理理念。 二、實施人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢 （一）科學(xué)規(guī)范人事管理制度建設(shè)，不斷強化檔案根底支撐服務(wù)效果 一旦

4、公司的人力資源文件被數(shù)字化管理，就可以部署冗余的人力資源。人事檔案管理的數(shù)字化可以使公司人事檔案中的所有信息更加完整，更易于查閱，有效地提升人力資源的利用率。這種方式在一定程度上提高了公司的人才招聘效率，也有助于人力資源的配置。 （二）科學(xué)規(guī)范人事檔案管理過程，為人事檔案數(shù)字化管理提供條件 通過在人事檔案管理過程中采用數(shù)字化方法，可以在一定程度上減少人事調(diào)動過程中對各種信息的隨意操縱。在當(dāng)前形勢下，“年齡與學(xué)歷”的修訂已成為普遍現(xiàn)象。但是，數(shù)字化操作提供了對操作的良好控制，并確保了個人文件信息的準(zhǔn)確性。這符合中央的意見，大大提高了人事檔案的真實性和可信度。在檔案數(shù)字化過程中，相關(guān)人員建立了一套

5、完善的信息采集模型，起到了不可替代的關(guān)鍵作用。這種方法使存儲和收集信息的步驟盡可能簡單和可實現(xiàn)，大大提高了人事檔案管理的效率和效果。 （三）優(yōu)化人事檔案管理機制，為人事檔案數(shù)字化管理提供保障 今天，通過將數(shù)字模型納入人事檔案管理流程，也可以實現(xiàn)一定程度的人事檔案通用管理和控制。例如，合理分類各級人事檔案，明確其職能。同時，通過這種方法可以實現(xiàn)高效的文件管理。從根本上優(yōu)化人力資源檔案管理機制，對人事檔案管理任務(wù)開展更加具體、分層、統(tǒng)一的劃分。通過各種有效手段，人事檔案管理的自動化已經(jīng)成為現(xiàn)實。在某種程度上，高層管理人員的管控機制需要不斷完善，以滿足對工作需求和期望。此外，利用信息技術(shù)處理多份檔案

6、，減少了不必要的步驟和條件，讓上級可以實時訪問下級資料，防止了傳統(tǒng)人事檔案管理過程中的許多復(fù)雜步驟和流程。大大提高了文件審核的效率，在提高和保證人事檔案管理水平方面也起到了很好的作用。（四）科學(xué)規(guī)范人事檔案數(shù)字化管理，不斷提高人事檔案管理運用效率科學(xué)規(guī)范的人事檔案管理流程，不僅節(jié)省了時間，還提高了效率。如何規(guī)范流程，從日常管理、檔案室管理和系統(tǒng)維護三個方面討論。日常管理的運行階段主要是收集、歸類、審查、驗收、糾正等。通過持續(xù)改良，這些日常工作流程將變得更加簡單和集成。在檔案室管理方面，數(shù)字化可以實現(xiàn)信息的自動采集和文件數(shù)量的自動統(tǒng)計。 三、人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀 （一）技術(shù)更新?lián)Q代較快 數(shù)字

7、人事檔案管理在很大程度上依賴于計算機系統(tǒng)、技術(shù)和軟件。在現(xiàn)實情況下，計算機系統(tǒng)更新非常快，計算機技術(shù)更新非?？?，導(dǎo)致計算機軟件和硬件系統(tǒng)不匹配，一些文件不能被有效讀取。需要調(diào)整時獲取相關(guān)信息不完整，無法獲取準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，影響人事檔案管理的有效性。 （二）檔案管理數(shù)字化專業(yè)素質(zhì)的缺乏 在實踐中，檔案管理往往被公司或部門邊緣化，這種情況在檔案管理中已經(jīng)較為普遍。任何需要使用檔案的人都認(rèn)為它很重要，但是使用它之后，就很快忘記。因此，許多部門的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作并不重視。人事檔案數(shù)據(jù)是人事檔案管理重要的信息資源，但專業(yè)人士因領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視而沒有關(guān)注自身數(shù)字化水平的提升，檔案管理人員也沒有很好地使用設(shè)備和數(shù)字化管

8、理軟件，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理的推廣過程難度極大，在沒有領(lǐng)導(dǎo)和員工不活躍的的情況下，我國的檔案管理數(shù)字化進程進展緩慢。因此，檔案管理相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)未來的發(fā)展，積極加強業(yè)務(wù)能力，充分適應(yīng)數(shù)字檔案管理的應(yīng)用。 （三）檔案信息管理安全問題 在信息時代，數(shù)字化管理方式提供了極大的管理便利，但文件信息管理也存在一定的安全問題。談到互聯(lián)網(wǎng)，無數(shù)的計算機病毒威脅著數(shù)據(jù)的安全。即使計算機上安裝了殺毒軟件，也不能完全阻止計算機病毒的入侵和傳播。此外，黑客的惡意攻擊會導(dǎo)致信息和數(shù)據(jù)的缺少和丟失，因此必須保障人事檔案中數(shù)字管理數(shù)據(jù)的安全性。 （四）數(shù)字化建設(shè)成本高，電子原件標(biāo)準(zhǔn)不一致 在管理過程中，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真識

9、別和去除虛假檔案，保存真實檔案，確保人事檔案管理在日常工作中正常開展，所有檔案真實有效。但現(xiàn)階段，由于評審表、調(diào)資表、勞動合同、學(xué)籍檔案等管理工作較多，必須開展相應(yīng)的標(biāo)識，數(shù)量必須編號，這使工作復(fù)雜化，也大大增加了工作量。另外，在紙質(zhì)文件數(shù)字化過程中，電子原件部分標(biāo)準(zhǔn)不匹配，數(shù)字文件質(zhì)量難以保證，需要規(guī)范相關(guān)文件管理標(biāo)準(zhǔn)。 四、人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性 （一）依靠檔案數(shù)字化平臺，為管理工作開展提供支撐 推進人事檔案數(shù)字化，廣泛開展數(shù)據(jù)收集分析，多渠道收集信息，助力人事管理制度化。首先，通過人事檔案管理系統(tǒng)、采集終端等數(shù)據(jù)接口，自動收集員工薪酬、績效、職務(wù)職稱、勞動關(guān)系等可信信息。其次

10、，在現(xiàn)代人事管理的趨勢下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已不能滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。例如員工的紙質(zhì)文件基本信息和政治觀點，可以開展數(shù)字掃描和存檔。一方面收集員工在數(shù)字化管理系統(tǒng)中直接輸入的其他信息（如社會關(guān)系、履歷、獎勵等）。對于外部環(huán)境數(shù)據(jù)，也收集了人事檔案信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的所有數(shù)據(jù)接口。例如：社會行為、個人信用等。這些數(shù)據(jù)可以為人力資源的量化和科學(xué)管理提供堅實的數(shù)據(jù)庫，可以全面、立體地反映員工的工作能力和心理狀況。 （二）通過數(shù)字化工作方式，構(gòu)建可量化績效考核機制 在工作過程中，員工會形成大量的個人技能信息、職稱信息、工資調(diào)整表、職務(wù)變動、獎罰等數(shù)據(jù)。通過內(nèi)部管理人員日常工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計，綜合量化結(jié)

11、果，公平、客觀、準(zhǔn)確，充分表達該員工的綜合素質(zhì)水平。通過人事檔案數(shù)字化管理，還可以采取不同的激勵措施來激勵不同類型的員工，了解他們職業(yè)發(fā)展的不同階段和個人需求。需要自我實現(xiàn)的人，應(yīng)采用高度個性化的激勵措施，充分發(fā)揮人才激勵的作用，適當(dāng)考慮和激勵其工作對成就感的需求，讓數(shù)據(jù)幫助員工做好工作，提高績效考核的有效性。 （三）憑借數(shù)字化工作優(yōu)勢，實現(xiàn)人員、崗位精準(zhǔn)匹配 首先，根據(jù)各個崗位不同的工作內(nèi)容和職責(zé)，按照各個崗位的勝任素質(zhì)模型，選擇最符合崗位要求的員工。如：實現(xiàn)工作能力、個性特質(zhì)、團隊意識等的精準(zhǔn)結(jié)合，充分發(fā)揮個人潛力。其次，通過算法的應(yīng)用，會聚優(yōu)秀員工的多樣化信息和個性特征，構(gòu)建優(yōu)秀的崗位人

12、才模型。此外，在獲取應(yīng)聘者簡歷信息的根底上，可以利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)適合人才的3D信息，獲取應(yīng)聘者的生活狀況、學(xué)習(xí)能力等各種信息。為防止因信息不對稱影響面試官招聘，應(yīng)采用高質(zhì)量的職位模型和應(yīng)聘者匹配程度，實現(xiàn)人力資源與職位的精準(zhǔn)匹配。 （四）借助數(shù)字化工作便利，打造高素質(zhì)、專業(yè)化團隊 檔案管理部門可以對退休員工的信息開展分析，提出具體的對策和建議，在日常管理任務(wù)中發(fā)現(xiàn)影響退休的因素。同時，借助大數(shù)據(jù)保障人力資源管理的進展，盡可能防止管理缺陷和人力資源問題造成的人才流失。確保高層次人才和團隊的穩(wěn)定，爭取更多的工作經(jīng)費，促進創(chuàng)新和技術(shù)進步。通過數(shù)字化分析和管理數(shù)據(jù)的結(jié)合，從中長期來看，符合市場經(jīng)濟發(fā)展

13、和產(chǎn)業(yè)構(gòu)造調(diào)整的規(guī)律，以預(yù)測人力發(fā)展的未來趨勢。在現(xiàn)有人才構(gòu)造的根底上，制定合理的人才引進計劃，用好人才，落實管理，培養(yǎng)更多人才，建立獎懲機制。根據(jù)企業(yè)文化戰(zhàn)略發(fā)展階段性目標(biāo)，完善人力資源管理體系。 五、人事檔案數(shù)字化工作期間的有效改良對策 （一）使用符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案管理軟件 具備軟件開發(fā)條件的單位可根據(jù)實際需要開展開發(fā)。選擇購買軟件的單位，在做出決定之前，文件管理員必須深入軟件公司開展了解和測試。經(jīng)過多次比較后，為設(shè)備選擇合適的軟件。有條件的公司還可以根據(jù)本單位的需要，開發(fā)適合本單位的管理軟件。 （二）創(chuàng)立電子人事檔案 隨著數(shù)字時代的到來，企業(yè)對人事檔案管理提出了嚴(yán)格的要求。為更好地適應(yīng)時

14、展的需要，企業(yè)建立電子人事檔案十分必要。首先，加強對有關(guān)人事資料的核查和分析，通過計算機技術(shù)將人事檔案中的信息傳送到計算機系統(tǒng)，可以減少打字錯誤，使人事檔案更加美觀。其次，在記錄個人檔案信息的過程中，由于需要檢索指定信息并通過打印機打印信息，耗時較短。第三，在傳統(tǒng)觀念中，文件管理的核心內(nèi)容是創(chuàng)立文件。建立電子信息檔案后，信息直接存儲在計算機系統(tǒng)中，有效節(jié)省空間，保證人事檔案的保密性。最后，通過輸入企業(yè)相應(yīng)的關(guān)鍵信息，定期更新個人檔案信息，并通過與本地網(wǎng)絡(luò)的連接，可以正確顯示關(guān)鍵人員的工作狀態(tài)，為有效工作提供了方便。 （三）加強人事檔案管理數(shù)字化的人才隊伍建設(shè) 加強人才隊伍儲備，既保證了人事檔案

15、管理的數(shù)字化運營根底，又保證了人事檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。在數(shù)字化人事檔案管理團隊建設(shè)上，一方面要加強人事檔案管理人員的培訓(xùn)，成為經(jīng)驗豐富、能力強、品德優(yōu)良的人才。另一方面，要快速提高人事檔案數(shù)字化管理水平，需要不斷培養(yǎng)不熟悉人事檔案數(shù)字化的人員和人事檔案管理人員。此外，要加強考核監(jiān)視，提高相關(guān)人員的積極性和主動性。 （四）對數(shù)字化人事檔案管理的載體加以合理挑選 載體在人事管理中起著尤為重要的作用，是人事檔案管理工作高效、順利開展的硬件根底和保障。因此，要讓文件管理更加高效，就需要數(shù)字文件管理運營商做出合理的決策，以確保管理效率。在構(gòu)建信息檔案數(shù)字化支撐的過程中，要保證數(shù)據(jù)信息的絕對安全和不被篡改，并充分考慮不同支撐的生命周期，必須充分保證載體的運行速度和性能。 （五）落實嚴(yán)格的人事檔案保密要求 人事檔案對內(nèi)容非常敏感，如果想要開展檔案數(shù)字化管理，應(yīng)該選擇有政治意識、有原則、一絲不茍的人。也可以外包給其他公司或機構(gòu)。數(shù)字化工作外包時，系統(tǒng)集成、系統(tǒng)咨詢、軟件開發(fā)、安全監(jiān)控、運維、數(shù)據(jù)恢復(fù)等業(yè)務(wù)應(yīng)選擇具有涉密信息系統(tǒng)資質(zhì)的單位。涉密檔案數(shù)字化處理分類業(yè)務(wù)要選擇符合國家秘密載體印刷條件的單位。為有效加強數(shù)字文件的安全保密管理，數(shù)字文件的安全級別應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件安全級別相同。