行政部工作職責及管理辦法

1、行政部工作職責及管理方法目的加強公司總部辦公管理，提高辦公效率，降低辦公成本原則辦公管理貫徹 規(guī)范、效率、效益”的理念規(guī)范以制度規(guī)范辦公管理效率有助于提高整體工作效率效益減少資源耗費，降低成本基本行為規(guī)范1.1部門各員工要發(fā)揚團體精神，加強理解和溝通，在工作和生活中相互支持和合作，對同事的合理請求，在力所能及的范圍里，應盡可能提供幫助；1.2公司內(nèi)和同事相遇應點頭行禮表示致意1.3上班時間不得隨意閑逛，串崗,聊天，不得討論和公司業(yè)務無關的其他事情；1.4不得在辦公室大聲喧嘩，兩個員工互相討論時，可放低聲音；三個或三個以上員工討論問題時，須到會議室進行討論，以免影響其他員工的工作；1.5在日常工

2、作中，做到對事不對人,而非對人不對事“1.6走通道、走廊時要放輕腳步，不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上 司或客戶要禮讓，不能搶行。1.7辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙，吸煙須到指定地點。辦公環(huán)境管理2.1行政部衛(wèi)生管理的范圍為公司辦公大廳、會議室、及走廊、門窗等處的衛(wèi)生。2.2行政人員看到大廳地上有污漬應立即指示保潔員處理干凈，當保潔員不在時，應親自處理。確保公司的衛(wèi) 生、整潔。2.3每天的值日生在下班后應將辦公大廳的桌面擦拭干凈，處理干凈煙灰缸和垃圾桶內(nèi)垃圾；并最后將抹布洗 凈掛好，掃把、拖把放置妥當。2.4注意安全用電：電線、電器殘舊不符合規(guī)范的，應及時更換；嚴禁擅自

3、私接電源和使用額外電器，不準在 辦公場所使用電爐。2.5下班后要關好公司所有門窗，關閉電源。2.6空調(diào)管理：2.6.1每天早上來公司后應立即打開辦公區(qū)域空調(diào)，下班后離開公司前應檢查關閉所有空調(diào)。2.6.2會議室、接待室等無人處應將空調(diào)關閉。2.6.3中午午休，大部分員工離開公司時，可關閉部分空調(diào)，然后打開窗戶透氣。下午上班后將窗戶關閉。2.7注重辦公場所的清潔，使用過的紙張，廢物不得隨意亂扔.每位員工負責清理并保持個人辦公區(qū)域的干凈整潔 井然有序；顧客接待管理公司來客由前臺接待負責。接待人員應熱情大方，遵守員工文明禮儀規(guī)范，維護公司形象和利益；并根據(jù)來訪 意圖正確及時引導來客和領導會見。3.1

4、接待人員必須儀表端莊、整潔。具體要求是：3.1.1頭發(fā)：職員頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔，男性職員頭發(fā)不宜太長3.1.2指甲：指甲不能太長，應經(jīng)常注意修剪。涂指甲油要盡量用淡色?？谇唬罕３智鍧?，上班前不能喝酒或吃有異味食品。3.1.4化妝：應給人清潔健康的印象，不能濃妝艷抹，不宜用香味濃烈的香水3.2接待環(huán)境應該清潔、整齊、明亮、美觀，無異味。3.2.1接待環(huán)境包括前臺、沙發(fā)區(qū)、走廊等處。3.2.2辦公桌上的文件、文具、電話等物品應擺放整齊。不常用的東西和私人用品，應放置在抽屜中。3.2.3茶葉、杯具要準備齊全?？腿俗吆螅瑧皶r清洗茶具和煙灰缸，并重新擺放好。3.2.4接待區(qū)的報紙應定期更新。3.

5、3接待來訪者的工作程序：3.3.1要時刻注意公司大門，發(fā)現(xiàn)有客人朝門口走來，應站立面帶微笑迎接來訪者，為公司樹立良好的形象。3.3.2 了解客人的來訪緣由，并及時聯(lián)系被訪人。如果被訪人臨時不在或有事，應立即請其入座，款待茶水， 遞送報紙以派遣時間，或者輕松的和之交談，使之感到不被冷淡。如果實在無法接待客人，應立即向?qū)Ψ秸f明 情況，應主動請對方留言并盡快將留言傳達給被訪人。3.3.3客人離開時，應禮貌送客。3.4接待人員要留一份公司內(nèi)部電話簿；并按一定規(guī)律分類歸檔訪客名片。應記住常來的客人，看到對方應及 時喊岀姓氏。3.5向客人遞交物件時，如遞文件等，要把正面、文字對著對方的方向遞上去，如是鋼筆

6、，要把筆尖向自己， 使對方容易接著；至于刀子或剪刀等利器，應把刀尖向著自己。電話管理4.1電話來時，聽到鈴響，至少在第二聲鈴響前取下話筒。如果耽擱了一小會，拿起電話后，要先向?qū)Ψ秸嬲\ 致歉。說話應稍慢而清晰，同時面帶微笑。4.2通話時先問候，并自報公司、部門。對方講述時要留心聽，并記下要點。未聽清時，及時告訴對方，結束 時禮貌道別，待對方切斷電話，自己再放話筒。4.2對不指名的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上將電話交給能夠處理的人。在轉(zhuǎn)交前， 應先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接聽人。4.3暫時離座時，同部門或鄰座同事請主動接聽來電并作好電話記錄。4.4打電話時簡明扼要，抓住關鍵，

7、并盡可能降低音量。4.5行政人員應訓練自己的聽辨能力，當老客戶打來電話時，應能立即使用合適的稱謂問候?qū)Ψ健?.6若無特殊理由，上班時間內(nèi)盡量避免拔打私人電話，禁止長時間拔打私人電話.4.7和工作無關的來電應盡快結束通話，或告知對方另約時間通電話。4.8如果此時不便談話，應直言相告，或者稍后再回電話，并說明回電話的準確時間。4.9正在和客人交談時接來電，應先向客人致歉并盡快結束通話。4.10接聽客戶的投訴和抱怨電話切忌不可爭辯和隨意承諾，而應先致歉意然后再通過相關手續(xù)解決問題。辦公用品及設備管理所有辦公用具、用品的購置統(tǒng)一由行政部制訂計劃、報經(jīng)總經(jīng)理批準后方可購置。辦公設備由行政部負責管理 和維

8、護。v辦公用品管理5.1在每月的25日前，各部門必須把本部門下月所需的辦公用品預算清單報送行政部文員處，辦公室根據(jù)各部門所報預算按需購買；5.2加強領用登記制度，所有辦公用品及辦公耗材的領用，須按實際領用數(shù)量作岀登記并簽字確認；V領用辦公用品注意事項5.3合理發(fā)放個人辦公用品數(shù)量,不得囤積和浪費；5.4部分文具領用需以舊換新，如各種筆類；5.5員工在調(diào)動或離職時，須交還計算器，直尺，訂書機等耐用物品；5.6如有遺失，需賠償遺失物購置價格的50%后方可辦理調(diào)動或離職手續(xù)；5.7采用固定時間領用辦公用品：每月1日為辦公用品領用日；5.8對于新入職員工，辦公室人員會在員工入職的第一日準備好相關辦公用

9、品后通知其前來領取5.9對于墨盒打印紙等辦公耗材，需預先準備適量備用，避免由于耗材的不足而影響正常運作5.10辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。5.11所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。V、打印機、傳真機管理5.12堅持勤儉節(jié)約，對于還未完全定稿仍需打印岀來的文稿，可利用已用過一面的打印紙。也可把打印過的 紙張裝訂起來在公司內(nèi)部用作便簽紙。5.13嚴禁擅自為私人打印、復印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。5.14指定專人使用傳真機，做登記并保留所有發(fā)送記錄。5.15文件、傳真等應及時發(fā)送給有關人員，不可拖延。日常事務管理6.1行政部人員應盡量堅持既工作日記，詳細記

10、錄工作時間和活動，合理安排時間。6.2協(xié)助需要印制名片的同時統(tǒng)一對外聯(lián)絡印制名片。收下名片樣張后。問清對方需要時間，聯(lián)系印刷單位， 同時負責校對和按時將成品遞交給需求者。時間管理7.1公司周一至周六為工作日，周日為休息日。具體作息時間如下：7:50之前打卡報到,7:50 8:00作好上班前的一切準備；8:00 12:00 上午上班時間，下班后打卡；12:00 13:00午飯休息時間,13:00 13:30公司午休時間，全部電腦休息，員工可在辦公桌上休息，或者看報紙，不可發(fā)岀聲響影響他人休息13:30前打卡,13 : 30前完成上班準備13:30 17:30下午上班時間印章管理8.1公司行政章、

11、合同專用章由行政主管保管。行政部負責公司印章的管理工作，應建立印章管理臺帳，對用 印情況進行督導。8.2印章保管人必須認真履行用印登記制度，注明用印人姓名、用印事由（內(nèi)容）、用印日期、領導簽字、借印歸還日期等主要事項。8.3凡以公司名義制發(fā)的文件，須有總經(jīng)理簽字確認，方予用印并填寫用印登記。文件用印后，文稿連同加蓋 印章的兩份正式文件存檔保管。8.4合同（協(xié)議）的用印應經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，方可加蓋我司合同專用章，并將公司領導的批示連同已蓋章的“ 合同（協(xié)議）的原件和復印件一起存檔；并要求合同內(nèi)容完整，經(jīng)辦人簽字。8.5公司原則上不岀具空白用印件。確需空白加印件時必須經(jīng)總經(jīng)理和副總經(jīng)理審批。8.6

12、借用公司印章外岀辦事必須經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，并按所規(guī)定的時限交還。8.7對于私自使用印章或借岀印章后使用超岀簽批范圍的，要根據(jù)情節(jié)輕重予以處理。8.8印章保管人所屬部門經(jīng)理對印章保管人運用印章負有監(jiān)督責任，并相應承擔領導責任。8.9其他部門如需使用印章，應向總經(jīng)理申請。行政部不得將印章帶岀辦公室，也不得委托他人代蓋印章，更 不得隨意交給他人拿走使用。鑰匙管理9.1公司所有鑰匙由行政主管統(tǒng)籌管理、復制，各部門鑰匙由部門負責人管理。9.2如因公需使用鑰匙，得向保管人說明使用目的，用畢后應立即歸還。9.3部門負責人負責管理鑰匙的使用，不得任意復制或允許同仁借予他人使用，否則負連帶賠償責任。9.4鑰匙保

13、管人應遵守下列條件，否則所受損失由保管人負擔責任，并視情節(jié)輕重論處或依法查辦。9.4.1離職時應將鑰匙繳交辦公室負責人。9.4.2鑰匙遺失時，應立即向行政部報備。9.4.3未經(jīng)行政部同意不得復制。9.4.4不能任意借予外人使用。用車制度10.1公司內(nèi)部用車應經(jīng)行政部統(tǒng)一調(diào)度。公司用車范圍：10.1.1提貨發(fā)貨時（當貨運公司較遠，貨物較多時使用）；10.1.2公司有重要會客任務，接送客戶時；10.1.3業(yè)務申請岀差時；10.1.4雨雪過大，無法騎車時；10.1.5攜帶貴重物品及大量現(xiàn)金出外或歸來時；10.1.6車輛有問題需要維修時或需要加油時；10.1.7有緊急公事，須盡快辦理時；10.1.8總

14、經(jīng)理安排合理使用時；10.2上述用車范圍視情況可在長城車和中華車之間協(xié)調(diào)使用，奧德賽非特殊情況不予以使用；10.3岀差用車（深圳以外）用車人一般情況下提前半天通知行政部，行政部經(jīng)領導確認后指導用車人完整填 寫派車單，隨后下發(fā)車鑰匙及停車卡；需滿油交車；10.4收回派車單后，行政部負責記錄在車輛登記本上，確保派車單和登記本登記項目一一對應，以備核查；10.5準時交納車輛保險、營運、養(yǎng)路、年審以及相關稅費。會議管理v會議室管理11.1愛護會議室設備，未經(jīng)許可不得擅自將會議室內(nèi)一切設備，物品等移至它處使用.11.2會議結束后，將各自座椅歸位，擺放整齊，以便下個會議人員使用.11.3行政部人員應最后離

15、開，檢查會議室，關閉所有電源，包括使用的電腦，投影儀等.若發(fā)現(xiàn)會議室內(nèi)設備等物品 不能正常使用時，應及時記錄并聯(lián)系維修人員.v會議和接待11.4行政部負責公司總經(jīng)理及副總經(jīng)理主持召開的各種會議的組織和服務工作。11.5擬定會議議程、日程表。11.6準確了解領導的意圖，掌握會議主題、會議時間、會議地點、要求岀席人員、和會人員應準備的材料等，及時通知到位，必要時留下通知記錄。11.7會議期間，根據(jù)不同層次的會議要求，提供相應的會議服務：會場準備和布置、會議記錄、茶水供應、滿 足領導臨時需求等。11.8會后清理會場，打掃衛(wèi)生，編制會議記錄，做出會議總結等。檔案管理為對公司的文件檔案實行規(guī)范化管理，提

16、高存檔文件材料的質(zhì)量，方便查尋和參閱，特制訂本規(guī)定。本規(guī)定所指文件檔案，為公司在經(jīng)營活動中形成的以文件資料、傳真、書信、圖表、簿冊、像片、錄音帶、電腦盤 片等載體記載的各種有價值的記錄資料。v文件資料的歸檔12.1凡和公司項目經(jīng)營、業(yè)務拓展活動相關的，具有查考、利用價值的文件材料均應列入歸檔文件的范圍。 12.2對擬歸檔的文件資料，在歸檔之前，應根據(jù)該文件的時間、內(nèi)容、形式和簽發(fā)部門，進行準確分類。12.3為了方便查尋，對已經(jīng)分類好的文件要登記、立卷，并填寫詳盡的卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄。 機密文件另類歸檔。12.4對同一卷內(nèi)的文件的排列要遵循如下原則：12.4.1保持聯(lián)系，便于查找；12.4.

17、2按重要程度或形成時間排列；12.4.3批復、批示在前，請示、報告在后；12.4.4正件在前，附件在后；12.4.5正本在前，定稿在后；12.4.6轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；12.5歸檔的文件原則上要求為原件，并要求字跡清楚、無污損或殘缺，特殊情況只能存復制件或殘損件的，要在目錄的備注檔內(nèi)注明原由。為使入卷的文件整齊、美觀、方便查閱，文件的簽發(fā)件和印發(fā)件可分開存放。12.6歸檔資料應包括下列內(nèi)容：公文資料：重要會議紀要、公司經(jīng)營決策、人事任免、規(guī)章制度、重要外來文件、法律法規(guī)、合同等等； 人事檔案：履歷表、身份證、學歷證明、資格證明、業(yè)績證明、簡歷、擔保函、聘用合同書、考核記載、重大 活動記載、重大獎懲記載、照片、培訓記載等等； 辦公設備資料：電腦相關軟件，打印機、傳真機等驅(qū)動程序及說明書。其它：經(jīng)營許可證、房屋租賃合同等。v檔案資料的管理13.7公司的所有文書類檔案資料