(01)文件控制程序

1、一體化管理體系程序文件 修改狀態(tài)：0PAGE PAGE 7無錫市工業(yè)設(shè)備安裝管理體系程序文件文 件 控 制 程 序D/1分發(fā)號：蓋 章 受 控版本：D版 2004年5月18日 實(shí)施1. 目的實(shí)施與本程序要求有關(guān)的文件和資料的控制包括標(biāo)準(zhǔn)和顧客提供的圖樣，確保與一體化管理體系有關(guān)的場所能及時(shí)獲得和使用有效版本，保證管理體系正常而有效地運(yùn)行。2. 適用范圍公司各部室、工程部。3. 職責(zé)3.1 主管部門：公司辦公室3.1.1 負(fù)責(zé)編制?文件控制程序?，并主控管理。3.1.2 負(fù)責(zé)建立公司有效文件總清單，實(shí)施對相關(guān)部門文件資料控制的檢查、匯總、評審和信息反響，建立文件資料控制總臺賬。3.1.3 負(fù)責(zé)公

2、司收、發(fā)文的管理和效勞。3.1.4 負(fù)責(zé)文件、資料的歸檔、管理和效勞。3.1.5 辦公室：控制?管理手冊?、?程序文件?和有關(guān)管理體系運(yùn)行文件的發(fā)放、標(biāo)識、更改出具文件修訂清單、回收，并建立相應(yīng)的臺賬和有效文件清單，便于查找。3.2 相關(guān)部室3.2.1 公司經(jīng)營部、工程部：負(fù)責(zé)對本業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同文件進(jìn)行標(biāo)識和控制，并建立相應(yīng)的臺賬和有效文件清單。3.2.2 公司工程管理部、工程部：負(fù)責(zé)對各自管理工程所形成的工程文件進(jìn)行標(biāo)識和控制，并建立相應(yīng)的臺賬和有效文件清單。3.2.3 公司各部室、工程部：分別控制各自收到的文件，按登記要求進(jìn)行傳遞、上報(bào)。3.2.4 公司各部室、工程部：按?記錄控制程序?

3、對質(zhì)量記錄進(jìn)行控制和管理。4. 工作程序4.1 文件管理工作流程圖4.2 受控文件分類公司體系文件一般分為受控文件和非受控文件兩類：4.2.1 受控文件4.2.1.1 一體化管理體系文件 管理手冊 程序文件 支持性文件4.2.1.2 合同文件 工程合同 采購合同 分包合同4.2.1.3 工程文件 施工組織設(shè)計(jì) 施工方案 作業(yè)指導(dǎo)書4.2.1.4 外來文件按原文件編號 施工圖紙文件 設(shè)計(jì)變更通知 法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程4.2.1.5 記錄參見記錄分類表4.2.2 非受控文件提供給相關(guān)方作為評價(jià)、宣傳的相關(guān)資料。4.3 文件的批準(zhǔn)發(fā)布文件和資料在發(fā)布前，須經(jīng)授權(quán)的人員審批其適用性、充分性4.

4、3.1 文件批準(zhǔn)發(fā)布4.3.1.1 管理手冊由公司辦公司擬稿，管理者代表審核，公司最高管理者批準(zhǔn)發(fā)布。4.3.1.2 程序文件由公司各主管部門擬稿，相關(guān)部門會簽，主管部門經(jīng)理審核，管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布。4.3.1.3 支持性文件由各職能部門擬稿、主管領(lǐng)導(dǎo)審批、發(fā)布。4.3.1.4 施工組織設(shè)計(jì)、施工方案施工組織設(shè)計(jì)、施工方案的編制、審核、批準(zhǔn)執(zhí)行?質(zhì)量籌劃控制程序?。4.3.1.5 合同文件 工程合同執(zhí)行?與顧客及相關(guān)方有關(guān)的過程控制程序?。 物資采購合同執(zhí)行?采購控制程序?。4.3.2 文件編號、發(fā)放、登記、簽收、標(biāo)識、拷貝4.3.2.1 文件編號 管理手冊編號為：WXAZ/ Q E O H2

5、00 生效年號 職業(yè)健康平安 環(huán)境質(zhì)量公司代碼 程序文件編號為：WXAZ / P XXX XX 順序號 手冊章節(jié) 程序文件代碼 公司代碼 合同文件編號工程承包合同編號：錫安2 0 01，2，3其中2 0 0為年份，“內(nèi)為簽注合同單位代號，“后面為順序號。代號：經(jīng)營部JY經(jīng)營 注：括號內(nèi)“JY可省略 辦公室BG辦公 材料設(shè)備管理部CS材設(shè) 財(cái)會部CK財(cái)會 人力資源部RL人力資源 工程管理部GC工程例：材料設(shè)備管理部2004年16號合同：錫安2004CS-16。 支持性文件，按公司發(fā)文規(guī)定執(zhí)行。 與管理體系有關(guān)的文件須在公司發(fā)文登記備注欄加以標(biāo)識。4.3.3 文件發(fā)放、登記、簽收4.3.3.1 文

6、件的發(fā)放 為確保產(chǎn)品質(zhì)量和預(yù)防污染、降低風(fēng)險(xiǎn)，用于辦公場所和施工現(xiàn)場有關(guān)的文件，尤其是圖紙和環(huán)境、職業(yè)健康平安法律、法規(guī)及其它要求等文件應(yīng)使用有效文件。應(yīng)由相關(guān)部室決定發(fā)放范圍，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行發(fā)放，并做好文件的發(fā)放登記、簽收。 程序文件的發(fā)放，須經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)； 每個(gè)文件有唯一的發(fā)放編號； 每個(gè)文件發(fā)放后必須有記錄。 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)由工程管理部根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)書目等信息，確定書目和發(fā)放范圍，由辦公室統(tǒng)一辦理征訂、發(fā)放和管理。辦公室，文件使用部門應(yīng)通過各種渠道，關(guān)注外來標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的動(dòng)態(tài)變化，確保其是最新版本，并控制發(fā)放。 文件破損不能繼續(xù)使用時(shí)應(yīng)有補(bǔ)發(fā)手續(xù)，補(bǔ)發(fā)文件須經(jīng)原審批者審

7、批后，由原發(fā)文部門發(fā)文，并用原發(fā)文號進(jìn)行登記，破損文件收回銷毀。 文件喪失后應(yīng)聲明作廢，其補(bǔ)發(fā)文件應(yīng)使用新的分發(fā)號。4.3.3.2 文件的登記、簽收 收、發(fā)文件登記分別在“收文登記簿和“發(fā)文登記薄進(jìn)行記載。 公司各有關(guān)部室、工程部的文件傳遞應(yīng)有“文件傳閱單。公司各部室向工程部傳遞有關(guān)體系文件應(yīng)在“文件傳閱單上記錄文件名稱和編號、收件人、日期等，對顧客和設(shè)計(jì)院提供的文件應(yīng)注明標(biāo)記。 工程部的重要文件要掛號郵寄或手送簽收，寄送保密文件要通過保密郵寄。4.3.4 文件標(biāo)識4.3.4.1 所有文件都標(biāo)注文件編號或版本號，記錄以名稱作為唯一性標(biāo)識。4.3.4.2 體系類受控文件封面要有“蓋章受控字樣，并

8、在此位置上加蓋行政公章。4.3.4.3 工程類、合同類、外來文件的受控，由主管部門進(jìn)行標(biāo)識。4.3.4.4 所有被替代或作廢的文件、圖紙及標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)蓋“被替代、“作廢字樣標(biāo)記。4.3.4.5 對有法定要求或積累知識作用的已作廢文件仍需保存的，應(yīng)在“文件登記簿備注中注明“備用二字，并在文件和登記簿目錄上加蓋“作廢章。4.3.5 文件拷貝4.3.5.1 文秘人員要按本部門負(fù)責(zé)人的有效批準(zhǔn)通知書辦理文件拷貝手續(xù)，管理手冊和程序文件不允許拷貝。4.3.5.2 如因工作需要拷貝管理文件作為執(zhí)行文件時(shí)，須經(jīng)文件主管部門批準(zhǔn)后，辦理復(fù)印手續(xù)，所有拷貝文件的發(fā)放，參照“發(fā)文登記簿登記。4.3.5.3 所有作

9、為執(zhí)行文件的拷貝均有部門的章印，以區(qū)別普通拷貝文件。4.4 文件更改4.4.1 為確保體系文件的持續(xù)適宜性，辦公室應(yīng)組織使用部門對文件進(jìn)行定期評審，文件內(nèi)容如有局部不能正確指導(dǎo)管理、施工，必須進(jìn)行更改，更改前應(yīng)由原發(fā)文主管部門出具更改清單，提出更改申請，并經(jīng)原批準(zhǔn)者批準(zhǔn)后進(jìn)行修改。4.4.2 文件的更改由原發(fā)文部門提出修改意見，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。文件更改必須制訂文件修改通知清單，保證使用有效版本。4.4.3 管理手冊由公司辦公室更改，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4.4 程序文件由主管部門更改，部門主管經(jīng)理審核，管理者代表批準(zhǔn)。4.4.5 體系文件更改時(shí)，必須同時(shí)更改與其相關(guān)的其它文件，并在相應(yīng)

10、的附件下標(biāo)明更改日期、更改概要內(nèi)容等，以保證相關(guān)文件的有效性。4.4.6 所有有效文件的發(fā)放和更改應(yīng)予以登記，以保證相關(guān)的場所已有相應(yīng)文件的有效版本，并防止使用作廢文件。4.4.7 管理體系文件的更改采用手改和換頁更改兩種方式，由發(fā)放者或保管者根據(jù)修改清單進(jìn)行修改。更改內(nèi)容及此后的發(fā)放都應(yīng)有記錄。受控文件修改，應(yīng)填寫修改情況記錄，以供使用人參照。4.4.8 管理體系文件經(jīng)屢次修改或大幅度修改后，應(yīng)重新?lián)Q版印發(fā)，舊版須回收作廢。4.5 文件的管理4.5.1 文件的保管4.5.1.1 日常性文件一般存于使用者或負(fù)責(zé)保管者處。4.5.1.2 保密性文件由部門負(fù)責(zé)人審定并存于部門負(fù)責(zé)人處。4.5.1.

11、3 所有文件均須字跡去除，注明日期包括修訂日期，標(biāo)識明確，妥善保管，并在規(guī)定期間內(nèi)予以留存。4.5.2 文件貯存與處理4.5.2.1 收發(fā)文件均按發(fā)生的日期順序排列保存在相應(yīng)的檔案內(nèi)。4.5.2.2 文件要保存在封套內(nèi)，每個(gè)封套均需編號，以便于尋找，封套外要有索引及文件銷毀日期。4.5.2.3 文件貯存及貯存時(shí)間要視文件性質(zhì)和要求而定。4.5.2.4 須歸檔的體系文件由辦公室負(fù)責(zé)人審核后，指派專人控制、整理和歸檔，不須歸檔和保存的文件資料要銷毀，銷毀前要填寫銷毀清單。4.5.3 文件借閱文件借閱按?記錄控制程序?執(zhí)行，歸檔文件的借閱按“檔案管理制度有關(guān)規(guī)定辦理。4.5.4 文件的保存和歸檔4.

12、5.4.1 外來文件：外來文件由部門人員做好來文件登記；私人郵件及投標(biāo)報(bào)價(jià)等保密文件那么應(yīng)原封交收件人，投標(biāo)報(bào)價(jià)文件由收件人作記錄；工程文件及郵件應(yīng)先登記后交部門負(fù)責(zé)人批示傳閱，指定拷貝范圍， 文件需作登記并將 文件送至收件人簽收。4.5.4.2 外發(fā)文件 所有外發(fā)文件應(yīng)注有發(fā)文編號投標(biāo)文件另作處理、發(fā)文日期、收件人姓名或公司名，并做好發(fā)文記載。 外發(fā)文件副本要?dú)w檔，投標(biāo)或投標(biāo)報(bào)價(jià)的外發(fā)文件那么按合約管理及投標(biāo)報(bào)價(jià)程序處理、存檔。4.5.4.3 合同文件、分包合同文件在工程交工后，由經(jīng)營部保存三年，交檔案室歸檔，分包合同文件在工程交工后，由工程管理部保存三年，交檔案室歸檔，采購合同由材料設(shè)備管

13、理部保存。4.5.4.4 一體化管理體系文件?管理手冊?、?程序文件?每版均須交辦公室，并隨文書檔案資料一并交檔案室歸檔。4.5.4.5 記錄文件記錄表式隨文件載體一并歸檔。4.5.5 電子文件和資料管理規(guī)定4.5.5.1 微機(jī)室建立公司局域網(wǎng)，由網(wǎng)絡(luò)維護(hù)員負(fù)責(zé)進(jìn)行管理，規(guī)定共享文件工作站和設(shè)置管理密碼。4.5.5.2 未能聯(lián)入公司局域網(wǎng)的工程部，由工程管理部負(fù)責(zé)將共享的相關(guān)文件資料以電子拷貝形式發(fā)放到使用現(xiàn)場，并保持發(fā)放記錄。4.5.5.3 當(dāng)有效文件發(fā)生變更、更改時(shí)，由網(wǎng)絡(luò)維護(hù)員以批準(zhǔn)的“文件更改申請表為依據(jù)，對電子文件進(jìn)行統(tǒng)一更改，工程管理部負(fù)責(zé)對發(fā)放的拷貝同時(shí)進(jìn)行更改，確?，F(xiàn)場及時(shí)得到

14、并使用有效版本。4.5.5.4 施工現(xiàn)場使用的電子文件應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，不得擅自拷貝或外傳，確保電子文件處于受控狀態(tài)。4.5.5.5 網(wǎng)絡(luò)管理員和工程管理部，對共享文件和資料的控制情況進(jìn)行不定期的檢查。4.5.5.6 所有電子文件，由歸口管理的部門刻制光盤備存，進(jìn)行歸檔。4.5.6 受控文件清單4.5.6.1 由辦公室負(fù)責(zé)編制公司有效文件總清單，并根據(jù)有效文件清單進(jìn)行檢查，保證執(zhí)行文件的有效性。4.5.6.2 公司各部室，負(fù)責(zé)編制各自控制的有效文件清單，且按照清單進(jìn)行檢查。4.5.6.3 有效文件清單為所有受控文件和正在執(zhí)行的文件，包括外來文件、管理體系文件、施工管理文件、施工標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)等。5

15、. 相關(guān)文件5.1 ?局域網(wǎng)管理制度?5.2 ?綜合檔案管理制度?5.3 ?文書管理制度?5.4 ?打印、復(fù)印管理制度?6. 記錄6.1 文件擬稿紙 6.2 收文登記簿 6.3 發(fā)文登記簿 6.4 文件傳閱單 6.5 文件借閱登記表 6.6 文件更改申請表 6.7 文件審批單6.8 有效文件清單PAGE PAGE 2無錫市工業(yè)設(shè)備安裝文件擬稿紙文稿名稱主送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)印 發(fā)編號 第 號 年 月 日 封發(fā)承辦單位核稿簽發(fā)擬稿收 文 登 記 簿日 期收 文順序號來文單位或 字 號密級文 件 標(biāo) 題份數(shù)份數(shù)號次留用份數(shù)備 注月日發(fā) 文 登 記 簿日 期擬 文 單 位發(fā)文編號文 件 標(biāo) 題文件份數(shù)發(fā)文范圍簽 發(fā)負(fù)責(zé)人備 注月日無錫市工業(yè)設(shè)備安裝文件傳閱單年 月 日 收錫安 第 號 領(lǐng)用批示傳閱記錄部門處理意見備注文 件 借 閱 登 記 表日 期文件號