一種有效的編制月度項(xiàng)目報(bào)告的方法

1、 一種有效效的編制制月度項(xiàng)項(xiàng)目報(bào)告告的方法法1 引引言1.1 項(xiàng)目報(bào)報(bào)告在項(xiàng)目的的實(shí)施過過程中，隨著工工作流、物流、資金流流有效的的運(yùn)動(dòng)，推動(dòng)著著項(xiàng)目進(jìn)進(jìn)程螺旋旋地前進(jìn)進(jìn)，直至至項(xiàng)目實(shí)實(shí)施完成成。在這這個(gè)過程程中同時(shí)時(shí)伴隨著著信息流流的產(chǎn)生生和運(yùn)動(dòng)動(dòng)。信息息流將項(xiàng)項(xiàng)目的工工作流、物流、資金流流與項(xiàng)目目的組織織、管理理職能、環(huán)境等等因素緊緊密地結(jié)結(jié)合在一一起，它它不僅反反映了項(xiàng)項(xiàng)目實(shí)施施過程中中的各種種情況，而且還還控制和和指揮著著工作流流、物流流、資金金流的運(yùn)運(yùn)動(dòng)22。所所以項(xiàng)目目信息對(duì)對(duì)項(xiàng)目的的管理起起著重要要的作用用。任何何一個(gè)項(xiàng)項(xiàng)目管理理者的期期望就是是使項(xiàng)目目在一個(gè)個(gè)施工高高度安全全、

2、品質(zhì)質(zhì)卓越、工期提提前、成成本低于于預(yù)算并并且能令令內(nèi)部外外部客戶戶都滿意意的團(tuán)隊(duì)隊(duì)環(huán)境下下進(jìn)行，而項(xiàng)目目報(bào)告則則是有效效地表達(dá)達(dá)和傳遞遞項(xiàng)目執(zhí)執(zhí)行狀態(tài)態(tài)信息的的主要表表現(xiàn)形式式之一，是人們們溝通信信息的重重要工具具。所謂“項(xiàng)項(xiàng)目報(bào)告告”，就就是依據(jù)據(jù)項(xiàng)目目目標(biāo)、項(xiàng)項(xiàng)目各種種計(jì)劃、合同、組織資資源供應(yīng)應(yīng)等資料料，收集集項(xiàng)目實(shí)實(shí)施過程程中產(chǎn)生生的大量量信息，用特定定的表達(dá)達(dá)方式反反映項(xiàng)目目實(shí)施進(jìn)進(jìn)度、費(fèi)費(fèi)用、質(zhì)質(zhì)量等狀狀態(tài)的一一種報(bào)告告形式，以此來來下達(dá)各各種指令令，協(xié)調(diào)調(diào)、決策策、控制制和指揮揮項(xiàng)目實(shí)實(shí)施過程程。1.2 項(xiàng)目報(bào)報(bào)告的分分類項(xiàng)目報(bào)告告的種類類很多，例如：按時(shí)間間可分為為日?qǐng)?bào)、周報(bào)

3、、月報(bào)、年報(bào)；按項(xiàng)目目?jī)?nèi)容可可分為工工作報(bào)、單位工工程、單單項(xiàng)工程程、整體體工程；按內(nèi)容容可分為為質(zhì)量報(bào)報(bào)告、成成本報(bào)告告、工期期進(jìn)展報(bào)報(bào)告；按按專題內(nèi)內(nèi)容可分分為風(fēng)險(xiǎn)險(xiǎn)分析報(bào)報(bào)告、總總結(jié)報(bào)告告、特別別事件報(bào)報(bào)告；按按管理層層次可分分為分包包商單位位工程報(bào)報(bào)告、項(xiàng)項(xiàng)目管理理層單一一項(xiàng)目的的進(jìn)展報(bào)報(bào)告、組組織領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)層整體體項(xiàng)目或或多項(xiàng)目目狀態(tài)報(bào)報(bào)告。項(xiàng)目報(bào)告告不僅要要完整真真實(shí)地反反映項(xiàng)目目已經(jīng)實(shí)實(shí)施情況況，評(píng)價(jià)價(jià)過去的的情況及及階段性性成果，而且要要總結(jié)經(jīng)經(jīng)驗(yàn)，分分析問題題，提出出解決問問題方法法，為項(xiàng)項(xiàng)目決策策提供依依據(jù)，并并為預(yù)測(cè)測(cè)項(xiàng)目將將來發(fā)展展趨勢(shì)提提供預(yù)警警信息。為了避避免項(xiàng)目目報(bào)告

4、的的閱讀者者，特別別是項(xiàng)目目領(lǐng)導(dǎo)層層的決策策者，要要得到一一兩個(gè)項(xiàng)項(xiàng)目必要要的信息息不得不不從大堆堆的項(xiàng)目目報(bào)告中中進(jìn)行繁繁瑣的分分析和篩篩選的現(xiàn)現(xiàn)象，所所以，針針對(duì)不同同類型的的項(xiàng)目和和不同層層次的管管理者，編制具具有針對(duì)對(duì)性的項(xiàng)項(xiàng)目報(bào)告告尤為重重要，一一份好的的項(xiàng)目報(bào)報(bào)告能使使項(xiàng)目管管理者迅迅速了解解項(xiàng)目進(jìn)進(jìn)展情況況，快速速做出決決策。1.3 本文中中項(xiàng)目報(bào)報(bào)告編寫寫的定位位本文中所所要論述述的項(xiàng)目目報(bào)告是是以本人人負(fù)責(zé)的的生產(chǎn)線線技術(shù)改改造工程程項(xiàng)目為為例（項(xiàng)項(xiàng)目投資資45000萬元元；工期期19999年66月220000年122月；工工程主要要內(nèi)容包包括廠房房建筑改改造、設(shè)設(shè)備采購(gòu)購(gòu)安

5、裝試試運(yùn)行、公用系系統(tǒng)管道道安裝、電氣安安裝等；工程各各部分內(nèi)內(nèi)容施工工均由不不同的承承建商承承建44），重點(diǎn)表表達(dá)工程程項(xiàng)目在在實(shí)施過過程中，針對(duì)項(xiàng)項(xiàng)目管理理層收集集來源于于項(xiàng)目作作業(yè)執(zhí)行行層記錄錄的工程程活動(dòng)的的數(shù)據(jù)和和資料，向項(xiàng)目目組織領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)層上上報(bào)月度度報(bào)告時(shí)時(shí)，如何何分析對(duì)對(duì)比，編編寫出單單一項(xiàng)目目的項(xiàng)目目執(zhí)行報(bào)報(bào)告或多多項(xiàng)目的的項(xiàng)目狀狀態(tài)報(bào)告告。2 項(xiàng)項(xiàng)目報(bào)告告的構(gòu)成成2.1 項(xiàng)目報(bào)報(bào)告的目目標(biāo) 項(xiàng)項(xiàng)目組織織領(lǐng)導(dǎo)層層主要為為高級(jí)項(xiàng)項(xiàng)目經(jīng)理理或企業(yè)業(yè)總裁、副總裁裁，他們們與項(xiàng)目目有著深深切的利利益關(guān)系系，在繁繁忙的事事務(wù)中，及時(shí)而而又準(zhǔn)確確了解項(xiàng)項(xiàng)目的關(guān)關(guān)鍵問題題，迅速速地做出出決策

6、是是非常必必要的。因而項(xiàng)項(xiàng)目管理理層所提提供的月月度項(xiàng)目目報(bào)告必必須具備備一下特特征：（1）使使閱讀者者迅速地地了解項(xiàng)項(xiàng)目關(guān)鍵鍵問題。（2）針針對(duì)問題題和目的的，及時(shí)時(shí)確定出出某項(xiàng)行行動(dòng)計(jì)劃劃。（3）用用少于110分鐘鐘的時(shí)間間能閱讀讀完該項(xiàng)項(xiàng)目報(bào)告告。2.2 編寫項(xiàng)項(xiàng)目報(bào)告告必要的的條件一份要具具備以上上目標(biāo)而而且要有有意義，并能為為領(lǐng)導(dǎo)者者帶來價(jià)價(jià)值的項(xiàng)項(xiàng)目報(bào)告告，在編編制前必必須滿足足一下必必要條件件：（1）了了解組織織領(lǐng)導(dǎo)者者的需要要和期望望。（2）確確定項(xiàng)目目報(bào)告采采用的報(bào)報(bào)告形式式、內(nèi)容容以及圖圖表。（3）協(xié)協(xié)商一致致的報(bào)告告截止日日期。（4）作作業(yè)執(zhí)行行層上報(bào)報(bào)基礎(chǔ)資資料的提提供

7、人，必須采采用統(tǒng)一一的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)、規(guī)范范的格式式。2.3 項(xiàng)目報(bào)報(bào)告的形形式和內(nèi)內(nèi)容在項(xiàng)目的的整個(gè)進(jìn)進(jìn)程中，組織領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)層的的管理者者都應(yīng)當(dāng)當(dāng)清楚地地了解項(xiàng)項(xiàng)目的狀狀況，月月度報(bào)告告是非常常重要的的交流項(xiàng)項(xiàng)目信息息的工具具。讓繁繁忙的高高級(jí)項(xiàng)目目管理者者閱讀過過多的數(shù)數(shù)據(jù)或很很厚的項(xiàng)項(xiàng)目報(bào)告告實(shí)際是是一種資資源的浪浪費(fèi)。所所以，本本文推薦薦的月度度項(xiàng)目報(bào)報(bào)告編制制方法，將項(xiàng)目目報(bào)告內(nèi)內(nèi)容用“必讀”部分和和“推薦薦閱讀”部分形形式表達(dá)達(dá)。這樣樣就使管管理者在在有限的的時(shí)間內(nèi)內(nèi)，從每每個(gè)月的的月度項(xiàng)項(xiàng)目報(bào)告告中了解解最有效效的項(xiàng)目目信息。報(bào)告中“必讀”部分是是項(xiàng)目執(zhí)執(zhí)行的基基本信息息，主要要用兩至至三段

8、文文字闡述述項(xiàng)目執(zhí)執(zhí)行的概概要、項(xiàng)項(xiàng)目的關(guān)關(guān)鍵問題題和項(xiàng)目目正常的的狀態(tài)。對(duì)項(xiàng)目目總體上上是否安安全有效效地按照照計(jì)劃執(zhí)執(zhí)行發(fā)表表評(píng)論，并對(duì)關(guān)關(guān)鍵問題題做出鑒鑒別，提提出建議議性行動(dòng)動(dòng)計(jì)劃。這部分分的信息息主要是是用來回回答了“項(xiàng)目進(jìn)進(jìn)展是否否順利”的問題題?！巴扑]閱閱讀”部部分首先先提供項(xiàng)項(xiàng)目報(bào)告告的分解解結(jié)構(gòu)，標(biāo)明本本報(bào)告信信息的提提供者和和內(nèi)容，其次是是從項(xiàng)目目執(zhí)行層層中工程程師、各各單項(xiàng)工工程承建建商、供供應(yīng)商提提供的詳詳細(xì)的報(bào)報(bào)告中摘摘取最恰恰當(dāng)?shù)男判畔?，利利用恰?dāng)當(dāng)?shù)摹⒑?jiǎn)簡(jiǎn)單的、容易讓讓人理解解的圖形形和表格格，充分分地表現(xiàn)現(xiàn)了上一一個(gè)月項(xiàng)項(xiàng)目各部部分執(zhí)行行狀況和和取得的的項(xiàng)目績(jī)績(jī)

9、效，項(xiàng)項(xiàng)目的成成本、進(jìn)進(jìn)度與計(jì)計(jì)劃相比比發(fā)生的的變動(dòng)，以及項(xiàng)項(xiàng)目發(fā)展展的趨勢(shì)勢(shì)。應(yīng)用用這種表表示方法法目的就就是通過過這種月月度項(xiàng)目目報(bào)告的的表達(dá)形形式讓高高級(jí)項(xiàng)目目經(jīng)理或或企業(yè)組組織層的的領(lǐng)導(dǎo)者者在有限限的時(shí)間間內(nèi)，迅迅速獲得得有效的的項(xiàng)目信信息，為為制定下下一個(gè)月月關(guān)鍵的的活動(dòng)計(jì)計(jì)劃提供供依據(jù)，使領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)者快速速做出決決策。由于本文文中介紹紹的項(xiàng)目目報(bào)告“必讀”部分目目前在工工程中是是一種常常見的、傳統(tǒng)的的表示方方法，本本文不做做過多論論述，主主要介紹紹“推薦薦閱讀”部分項(xiàng)項(xiàng)目報(bào)告告內(nèi)容的的表達(dá)方方法。3 單單一項(xiàng)目目報(bào)告和和多項(xiàng)目目報(bào)告的的表示方方法3.1 單一項(xiàng)項(xiàng)目的項(xiàng)項(xiàng)目報(bào)告告單一項(xiàng)目

10、目的項(xiàng)目目報(bào)告“推薦閱閱讀”部部分主要要表現(xiàn)一一個(gè)完整整的項(xiàng)目目進(jìn)展的的情況和和項(xiàng)目各各部分執(zhí)執(zhí)行的績(jī)績(jī)效，使使組織領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)層的的管理者者能充滿滿信心對(duì)對(duì)項(xiàng)目做做出有效效的決策策。所以以項(xiàng)目首首先要具具有完整整的計(jì)劃劃系統(tǒng)，建立必必要的掙掙值分析析體系，并且能能有效地地收集項(xiàng)項(xiàng)目實(shí)際際完成的的數(shù)據(jù)，通過分分析計(jì)算算項(xiàng)目的的進(jìn)度執(zhí)執(zhí)行指標(biāo)標(biāo)SPII和成本本效用指指標(biāo)CPPI，表表現(xiàn)在各各種圖形形和表格格來說明明項(xiàng)目的的績(jī)效和和發(fā)展趨趨勢(shì)。項(xiàng)目績(jī)效效狀況圖圖，主要要表現(xiàn)項(xiàng)項(xiàng)目實(shí)施施過程中中進(jìn)度和和成本發(fā)發(fā)展?fàn)顩r況和變動(dòng)動(dòng)的趨勢(shì)勢(shì)。本例例中項(xiàng)目目在3月至7月期間間，實(shí)際際績(jī)效由由滯后型型轉(zhuǎn)變?yōu)闉檫M(jìn)度超

11、超前型。項(xiàng)目各部部分成本本績(jī)效指指標(biāo)圖，主要表表現(xiàn)項(xiàng)目目實(shí)施過過程中各各部分成成本效果果。本例例中項(xiàng)目目各部分分實(shí)際成成本與預(yù)預(yù)算成本本之間的的偏差，反映了了各部分分實(shí)際成成本之間間的差距距。3.2 多個(gè)項(xiàng)項(xiàng)目的項(xiàng)項(xiàng)目報(bào)告告有時(shí)一個(gè)個(gè)組織領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)層的的高級(jí)項(xiàng)項(xiàng)目經(jīng)理理或企業(yè)業(yè)總裁同同時(shí)負(fù)責(zé)責(zé)幾個(gè)項(xiàng)項(xiàng)目，這這里提供供一個(gè)表表格，主主要匯總總了多個(gè)個(gè)項(xiàng)目報(bào)報(bào)告提供供的多個(gè)個(gè)項(xiàng)目的的項(xiàng)目執(zhí)執(zhí)行情況況，表格格中用不不同地符符號(hào)表達(dá)達(dá)項(xiàng)目的的進(jìn)展?fàn)顮顟B(tài)。如如表1所所示。意意味著項(xiàng)項(xiàng)目正處處于控制制之下，對(duì)計(jì)劃劃或成本本的影響響不到33。項(xiàng)項(xiàng)目的安安全和質(zhì)質(zhì)量執(zhí)行行過程都都得到保保障。項(xiàng)項(xiàng)目經(jīng)理理可以在在下

12、個(gè)月月之前修修正進(jìn)度度或成本本誤差。表表明項(xiàng)目目的安全全或質(zhì)量量正面臨臨著一些些困難。項(xiàng)目面面臨的問問題可能能會(huì)對(duì)計(jì)計(jì)劃或成成本產(chǎn)生生35的的影響。要想在在下個(gè)月月之前改改正這個(gè)個(gè)問題就就必須獲獲得額外外的資助助或上一一級(jí)管理理層的協(xié)協(xié)助。向向組織領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)的管管理人傳傳達(dá)的信信息是項(xiàng)項(xiàng)目的安安全和質(zhì)質(zhì)量正處處于岌岌岌可危的的狀態(tài)。項(xiàng)目遭遭遇的問問題可能能會(huì)對(duì)原原計(jì)劃的的進(jìn)度和和成本產(chǎn)產(chǎn)生5以上的的影響。信號(hào)，以及在在某些情情況下的的信號(hào)，要求得得到公司司最高管管理層的的注意，以便他他們能幫幫助解決決項(xiàng)目所所面臨的的問題。4 結(jié)論本文將項(xiàng)項(xiàng)目管理理層提供供給組織織領(lǐng)導(dǎo)層層的項(xiàng)目目月度報(bào)報(bào)告定義義和論述述了報(bào)告告的“必讀”部分和和“推薦閱閱讀”部分形形式和內(nèi)內(nèi)容，特特別是“推薦閱閱讀”部分用用進(jìn)度執(zhí)執(zhí)行指標(biāo)標(biāo)和成本本效用指指標(biāo)結(jié)合合起來展展現(xiàn)單一一項(xiàng)目的的狀態(tài)和和發(fā)展趨趨勢(shì)，在在同一個(gè)個(gè)表格中中用各種種符號(hào)