企業(yè)文件控制與管理

1、精心整理企業(yè)文件控制與管理一、概述企業(yè)管理思想及過(guò)程很多時(shí)候是通過(guò)文件形式來(lái)進(jìn)行及表現(xiàn)的。文件是企業(yè)信息資源的重要組成部分，管理好企業(yè)文件，確保信息 的有效利用，無(wú)疑是企業(yè)管理不可忽視的重要環(huán)節(jié)。目前，企業(yè)在文件管理中主要存在以下問(wèn)題：休閑居編輯文件缺乏統(tǒng)一管理，主次不分，內(nèi)容重復(fù)或沖突，格式千奇百怪，浪費(fèi)紙張。文件發(fā)送不及時(shí)，部門(mén)業(yè)務(wù)受阻，企業(yè)錯(cuò)失良機(jī)。文件發(fā)送對(duì)象混亂，浪費(fèi)文件無(wú)關(guān)人員之閱讀時(shí)間，眈誤文件有關(guān)人員之工作。文件轉(zhuǎn)發(fā)傳遞過(guò)程中，信息內(nèi)容發(fā)生改變，導(dǎo)致信息誤傳、錯(cuò)傳。文件簽發(fā)常因資格人外出而延誤，影響工作。文件分類(lèi)不當(dāng)，管理困難，導(dǎo)致查找不便。仔細(xì)分析，不難發(fā)現(xiàn)，許多管理上的問(wèn)題

2、均與文件（信息）管理有著直接或間接的關(guān)系。而且，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，這種關(guān) 系將越來(lái)越密切。本篇將從文件、信息、計(jì)算機(jī)技術(shù)的角度出發(fā)，探討企業(yè)文件流程化、自動(dòng)化管理技術(shù)，以圖達(dá)到節(jié)省企業(yè)行政管理費(fèi)用，提高辦 公效率的目的。企業(yè)文件種類(lèi)對(duì)文件進(jìn)行合理分類(lèi)，是管理文件的第一步。層次分明、綱主目張的分類(lèi)，對(duì)文件查找和保存極有意義。對(duì)于企業(yè)文件分類(lèi)，一般沒(méi)有特殊的規(guī)定，企業(yè)可根據(jù)自身的實(shí)際情況，研究分類(lèi)標(biāo)）隹和規(guī)則。按企業(yè)管理要素分類(lèi)經(jīng)營(yíng)決策文件行政管理文件財(cái)務(wù)管理文件生產(chǎn)管理文件 外部往來(lái)文件精心整理為了進(jìn)一步具體化，可將此五大類(lèi)文件再進(jìn)行細(xì)分。比如生產(chǎn)管理文件又可分為：生產(chǎn)計(jì)劃文件物料管理文件

3、技術(shù)管理文件質(zhì)量管理文件企業(yè)要盡可能細(xì)地劃分出文件種類(lèi)，并將每一種類(lèi)別有可能產(chǎn)生的文件列1出，規(guī)定其保存期、存放位置、保管人，而后將有關(guān)信息 加以匯總，制成文件清單。文件清單是企業(yè)文件的目錄明細(xì)，對(duì)企業(yè)文件管理意義重大。若企業(yè)利用計(jì)算機(jī)管理文件，則此份清單由計(jì)算機(jī)自動(dòng)產(chǎn)生。按職能部門(mén)分類(lèi)董事會(huì)文件行政辦文件生產(chǎn)處文件技術(shù)處文件財(cái)務(wù)部文件按職能部門(mén)劃分文件，便于查找文件出處，但會(huì)導(dǎo)致同部門(mén)文件混雜，子類(lèi)繁多根據(jù)文件功能分類(lèi)通用類(lèi)文件經(jīng)濟(jì)類(lèi)文件技術(shù)類(lèi)文件 溝通類(lèi)文件通用類(lèi)文件包括通知、公告、請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、管理辦法等。經(jīng)濟(jì)類(lèi)文件記載生產(chǎn)、管理、流通、分配、消費(fèi)等方面內(nèi)容。

4、技術(shù)類(lèi)文件如技術(shù)圖紙、設(shè)計(jì)方案、施工方案等。精心整理溝通類(lèi)文件如客戶郵件往來(lái)、政府部門(mén)參觀、檢查、新聞媒體來(lái)訪等。對(duì)于企業(yè)而言，選擇何種分類(lèi)方法，這里沒(méi)有特別的建議，關(guān)鍵要適用。以適合企業(yè)實(shí)際運(yùn)作，提高文件處理效率為原則。2.企業(yè)文件特點(diǎn)企業(yè)文件同政府公文及文藝作品有共同點(diǎn)。當(dāng)然，也有很多不同的地方。共同點(diǎn)都為一定的對(duì)象服務(wù)；都有運(yùn)詞造句、布局謀篇、使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等；都要求具備鮮明性、）隹確性和生動(dòng)性。不同點(diǎn)企業(yè)文件是企業(yè)管理的再現(xiàn)，因此，有經(jīng)濟(jì)效益的問(wèn)題。故企業(yè)文件在撰寫(xiě)時(shí)，要注意言簡(jiǎn)意賅、用詞隹確、樸實(shí)，力求以最少的 字?jǐn)?shù)最清楚地表達(dá)意思，以節(jié)省紙張和員工閱讀時(shí)間。企業(yè)文件具有政策性、實(shí)用性

5、、廣泛性。這一點(diǎn)十分類(lèi)似政府公文。企業(yè)文件以說(shuō)明文為主，具有較強(qiáng)的邏輯性和條理性，要對(duì)工作有指導(dǎo)意義，能帶來(lái)管理的改善，提高經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)文件雖不必具有政府公文之法律性，但也要注意嚴(yán)肅性。不可在企業(yè)文件中使用不莊重的詞語(yǔ)。企業(yè)文件格式企業(yè)文件格式可參考相似之公文格式和應(yīng)用文格式。同時(shí)，企業(yè)也可自行設(shè)計(jì)具有自己特色的文件格式。如：將公司名稱、地址、主頁(yè)、電話、傳真、標(biāo)志等信息置于文件頭或尾，起到傳播企業(yè)文化的作用。將公司經(jīng)營(yíng)理念、企業(yè)精神、戰(zhàn)略目標(biāo)置于文件頭或尾，起到鼓舞激勵(lì)員工奮發(fā)向上的作用。文件格式力求嚴(yán)謹(jǐn)實(shí)用，美觀簡(jiǎn)潔，不要過(guò)于花哨。一般可在公文格式基礎(chǔ)上作少量的變動(dòng)即可。企業(yè)應(yīng)科學(xué)規(guī)劃文

6、件字號(hào)及編號(hào)系統(tǒng)，以便于文件管理。.文件編號(hào) 文件編號(hào)應(yīng)具有唯一性，即一個(gè)文件只有一個(gè)編號(hào)，一個(gè)編號(hào)只對(duì)應(yīng)一個(gè)文件。文件編號(hào)建議格式為：文件類(lèi)別+流水號(hào)精心整理.文件字號(hào)文件字號(hào)包括文件類(lèi)別及文件日期方面信息，目前廣泛應(yīng)用于政府公文管理中。文件字號(hào)構(gòu)成為：企業(yè)名稱第一個(gè)字+文件類(lèi)別簡(jiǎn) 寫(xiě)+年份+流水號(hào)。如ABC公司2002年1月1日發(fā)第一份行政文件，其文件字號(hào)可編成：“A行字2002001”。文件格式的其余部 分，請(qǐng)參考有關(guān)公文寫(xiě)作及應(yīng)用文寫(xiě)作書(shū)籍，這里不作過(guò)多論述。二、文件控制和管理流程目前，已有越來(lái)越多的企業(yè)都在用ISO9000標(biāo)）隹管理企業(yè)。在ISO9000的要素中，文件和記錄的控制與管

7、理是一個(gè)重要模塊，也 是令企業(yè)頭疼的環(huán)節(jié)，因?yàn)镮SO9000嚴(yán)格的文件和記錄控制與管理需要企業(yè)投入大量的紙張。而一個(gè)設(shè)計(jì)欠佳的文件控制和管理流 程勢(shì)必加大紙張的投入和浪費(fèi)。企業(yè)文件控制和管理較為常見(jiàn)的流程圖如下：（略）關(guān)于此流程的各環(huán)節(jié)具體內(nèi)容，將在下面的章節(jié)中逐步說(shuō)明。.文件處理人員素質(zhì)和能力要求由于文件書(shū)寫(xiě)及處理有其特殊性，因此它要求從事此方面工作之員工必須具有以下能力。.善于合作的能力文件上傳下達(dá)，很自然地和公司所有部門(mén)發(fā)生了聯(lián)系，這種聯(lián)系要求工作人員有較強(qiáng)之人際關(guān)系技巧和協(xié)調(diào)溝通能力一方面，作為 文件書(shū)寫(xiě)人員，在接受書(shū)寫(xiě)任務(wù)時(shí)，既要尊重領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)決貫徹領(lǐng)導(dǎo)的意圖，又不能一味迎合，要敢于發(fā)

8、表自己的意見(jiàn)，善于向領(lǐng)導(dǎo) 提建議、出主意。寫(xiě)作能力一定的寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)（如語(yǔ)法、修辭、邏輯等）是文件處理工作人員必須的。文思敏捷、行文迅速、言簡(jiǎn)意賅、格式規(guī)范、切合實(shí) 際、標(biāo)新立異的文風(fēng)是衡量一個(gè)文件處理工作人員的重要標(biāo)隹。口頭表達(dá)能力口頭表達(dá)能力（口齒清楚、表達(dá)隹確、條理分明、說(shuō)話得體）是一個(gè)文件處理工作人員的基本功。使用現(xiàn)代辦公設(shè)備由于辦公自動(dòng)化越來(lái)越廣泛地在企業(yè)中加以應(yīng)用，因此，作為新時(shí)代之文件處理工作人員，必須學(xué)會(huì)使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，包括：計(jì)算機(jī)及OA系統(tǒng)復(fù)印機(jī)傳真機(jī)電話 投影機(jī)精心整理攝相機(jī)照相機(jī)錄音機(jī)保守機(jī)密的品德由于文件處理涉及公司的許多機(jī)密資料，因此，作為其中的工作人員，必須具備保

9、守機(jī)密的品德。.企業(yè)文件管理組織企業(yè)應(yīng)視其規(guī)模成立一個(gè)“文件控制與管理部門(mén)”，可命名為“文控中心”，也可稱為“文件管理辦公室”。此部門(mén)負(fù)責(zé)公司所有文件書(shū) 寫(xiě)、打字、印制、審核、收發(fā)及管理工作。文件書(shū)寫(xiě)文件書(shū)寫(xiě)是文件控制與管理過(guò)程中工作量最大，難度最大的一個(gè)環(huán)節(jié)，它涉及到的技術(shù)問(wèn)題很大，對(duì)工作人員也提出很高的要求。為了防止無(wú)實(shí)用價(jià)值的文件產(chǎn)生，浪費(fèi)資源，甚至對(duì)企業(yè)管理產(chǎn)生負(fù)面影響。企業(yè)必須建立文件申請(qǐng)制度”，即在文件正式書(shū)寫(xiě)之 前，提出申請(qǐng)，經(jīng)科學(xué)驗(yàn)證、審核之后，方可進(jìn)入書(shū)寫(xiě)階段。文件申請(qǐng)由文件書(shū)寫(xiě)需求之單位或個(gè)人提出，由文件管理辦公室負(fù)責(zé)審核，審核項(xiàng)目：文件是否與公司業(yè)務(wù)有關(guān)，是公司文件，又是

10、私人文件；文件是否與公司經(jīng)營(yíng)理念、目標(biāo)、規(guī)章制度及其他現(xiàn)行文件相沖突；文件發(fā)放時(shí)機(jī)、時(shí)間是否恰當(dāng)；文件是否有實(shí)用價(jià)值，能否帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。文件書(shū)寫(xiě)申請(qǐng)獲得批）隹后，方可進(jìn)入文件書(shū)寫(xiě)階段。文件書(shū)寫(xiě)管理辦法文件書(shū)寫(xiě)可由申請(qǐng)部門(mén)提供題材及資料，文件管理辦公室專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)完成，也可由文件申請(qǐng)部門(mén)自行書(shū)寫(xiě)，文件管理辦公室修改 潤(rùn)色，并加以審核。審核內(nèi)容包括： 文件內(nèi)容與申請(qǐng)內(nèi)容是否一致？精心整理文件中是否有攻擊他人之言語(yǔ)？文件格式與公司文件格式是否一致？文件發(fā)送范圍是否正確，有無(wú)不必要之人接收此文件？文件書(shū)寫(xiě)基礎(chǔ)知識(shí)（略）企業(yè)常用應(yīng)用文寫(xiě)作方法及技巧（略）企業(yè)文件發(fā)送一般包括送審、簽發(fā)、編號(hào)、登記、復(fù)印、

11、蓋章、發(fā)送幾個(gè)環(huán)節(jié)。.文件送審文件經(jīng)過(guò)電腦打字排版后，應(yīng)送擬搞人修改，當(dāng)擬稿人多次修改、確定無(wú)誤后，簽名放行。至此，該文件可送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批了。若文件較長(zhǎng)，一般應(yīng)附上提綱和疑難問(wèn)題、重點(diǎn)問(wèn)題說(shuō)明，以幫助領(lǐng)導(dǎo)在較短時(shí)間內(nèi)作出決定文稿送出后，要隨時(shí)掌握其批轉(zhuǎn)方向， 適時(shí)催詢審批結(jié)果，以免貽誤工作。要做到這一點(diǎn)，就需要文件管理工作人員作好送審登記。.文件簽發(fā)文件只有經(jīng)過(guò)具有相當(dāng)資格之領(lǐng)導(dǎo)人簽字后，方可生效。企業(yè)應(yīng)制訂一份詳細(xì)清單，規(guī)定每一類(lèi)文件之資格簽發(fā)人。審批權(quán)限的一般原則為：涉及全面性及重大事件文件，由企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，或通過(guò)會(huì)議討論后通過(guò)，再由主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；涉 及某一方面問(wèn)題的文件，由主管領(lǐng)

12、導(dǎo)人簽發(fā)；對(duì)于一般事務(wù)性文（函）件，由中層管理干部簽發(fā)即可。文件簽發(fā)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：及時(shí)性。相關(guān)資格人收到待簽之文件后，應(yīng)及時(shí)審核、修改、簽發(fā)，若有意見(jiàn)或不明之處，應(yīng)詢問(wèn)并處理，不可隨意拖延，以免影 響其他部門(mén)/人員工作。嚴(yán)肅性。簽發(fā)文件使用習(xí)慣簽名，以防他人仿造。簽名要具有個(gè)性，要具有一定仿偽功能。.文件編號(hào)文件編號(hào)對(duì)文件管理意義重大，各企業(yè)要制訂適合本企業(yè)的編號(hào)原則。關(guān)于企業(yè)編號(hào)基本原則和方法，在第一章也作了概述。文件 管理人員在進(jìn)行文件編號(hào)時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：根據(jù)文件類(lèi)別編制文號(hào)，不可張冠李戴。文件編號(hào)要根據(jù)文件登記順序依次排列，不可有空號(hào)或重號(hào)。編號(hào)要在登記的同時(shí)進(jìn)行，除特殊情況外，不

13、要給擬發(fā)的文件留號(hào)，以免由于該文件不發(fā)而造成空號(hào)。不太重要的文件只需編文號(hào)，不編“文件字號(hào)”。精心整理.文件登記無(wú)論是編有文件字號(hào)的重要文件，還是不編文件字號(hào)之不太重要之文件，都需要進(jìn)行登記。文件登記常用的方法有一文一帳式”和 “一帳多文式”。由于企業(yè)文件相對(duì)政府部門(mén)要少得多，發(fā)文范圍也沒(méi)有那么廣，因此多用“一帳多文式”登記簿進(jìn)行文件登記?！耙?帳多文式”登記簿樣式如下：“文件號(hào)”：文件的登記編號(hào)。，文件字號(hào)，：包含發(fā)文單位、發(fā)文時(shí)間、發(fā)文順序、文件種類(lèi)等信息的文件正式編號(hào)，一般用于重要文件?！拔募?biāo)題”：文件若有標(biāo)題，直接填入；無(wú)標(biāo)題之文件，要一簡(jiǎn)短的摘要填入?！皵M稿部門(mén)”：文件起草部門(mén)。“

14、密級(jí)”：指所發(fā)文件的程度，沒(méi)有則不填?！胺职l(fā)情況”：文件的發(fā)放范圍及份數(shù)。“歸檔”：文件歸檔人及份數(shù)?！鞍l(fā)出日期”：文件發(fā)出日期或時(shí)間段?！胺馓滋?hào)”：所發(fā)文件裝封后，封皮上編的號(hào)。一般用于遠(yuǎn)程分發(fā)文件。.文件復(fù)印企業(yè)文件發(fā)行量不是很大，一般無(wú)須采取膠印、油印、鉛印，只需復(fù)印即可。復(fù)印文件之前，要檢查文件之頁(yè)數(shù)及附件，防止缺頁(yè)。 同時(shí)也要注意是否經(jīng)過(guò)合法審批及簽字。企業(yè)文件復(fù)印，要充分考慮經(jīng)濟(jì)效益問(wèn)題。以最大限度減少紙張和碳粉為原則。為此，必 須注意以下幾點(diǎn)。盡量采取縮印之方法；若為不太重要之文件，可采用單面廢紙復(fù)印；沒(méi)有特殊情況，可采用雙面復(fù)印。以上均為節(jié)約復(fù)印成本的方法，企業(yè)也可根據(jù)自己情況

15、，找出更有效的管理方法，形成制度，以節(jié)約成本。當(dāng)出現(xiàn)復(fù)印失誤，造成 文件報(bào)廢時(shí)，要注意及時(shí)銷(xiāo)毀報(bào)廢文件，防止失密泄密。復(fù)印文件時(shí)要注意保護(hù)好原稿，不得涂抹污損，更不得丟失。多頁(yè)裝訂文 件時(shí)，須注意檢查缺頁(yè)、倒置頁(yè)等，并盡量采用脫粘法，避免使用書(shū)釘裝釘，以免日后立卷歸檔時(shí)拆卸金屬釘?shù)穆闊┖蛽p壞文件。 采用書(shū)釘裝釘時(shí)，應(yīng)注意頁(yè)邊對(duì)齊，上下兩顆書(shū)釘應(yīng)在同一直線上，既要裝訂牢固，又要方便閱讀。.文件蓋印正式文件須加蓋印章，否則視為無(wú)效文件。當(dāng)然，企業(yè)也可能考慮本身的實(shí)際情況，以提高辦事效率，減免此手續(xù)。但一般來(lái)說(shuō)， 蓋印表明了文件的嚴(yán)肅性。用印時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：精心整理檢查有無(wú)資格人簽字，根據(jù)資格人和

16、文件類(lèi)型、性質(zhì)選擇相應(yīng)權(quán)限之印章。蓋印份數(shù)與原稿標(biāo)）隹印刷份數(shù)相同，多余份數(shù)不蓋章。用印位置應(yīng)在落款正中央，上不壓正文，下不壓日期，印章下沿要稍稍壓蓋在落款年月之上，稱之謂“騎年蓋月”。印章必須端正、清晰。蓋印時(shí)要穩(wěn)當(dāng)，對(duì)好方位，切勿歪斜或顛倒。.文件發(fā)送 文件發(fā)送工作由“文控中心”完成。發(fā)送范圍根據(jù)文件標(biāo)注之范圍。文件發(fā)送方法有：人工發(fā)送。主要適用短距離發(fā)送，一般企業(yè)常用此方法。郵寄發(fā)送。利用郵局發(fā)送。電子郵件或軟件系統(tǒng)發(fā)送。用于非重大事件?，F(xiàn)代企業(yè)多用此方法。傳真發(fā)送。用于緊急之文件。為了確保文件發(fā)送隹確到位，在發(fā)文的同時(shí)，應(yīng)配送一張“發(fā)文通知單”，收文單位收到文件后，立即填寫(xiě)該單，回傳，

17、以證實(shí)文件 已成功發(fā)送。作為現(xiàn)代化企業(yè)，目前正在越來(lái)越多地使用電子郵件或OA （辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)收發(fā)文件。這種發(fā)文方式有著節(jié)約成 本（人工和紙張等），提高辦事效率，便于管理和查詢等多方面的優(yōu)勢(shì)。但是，許多人感到美中不足的是電子郵件缺乏嚴(yán)肅性和真 實(shí)性。文件接收包括各類(lèi)來(lái)文的簽收、登記和閱讀等，是對(duì)文件的直接利用過(guò)程；文件管理包括文件的立卷、歸檔、修改和銷(xiāo)毀，是文件 處理過(guò)程中時(shí)間跨度最長(zhǎng)的一個(gè)環(huán)節(jié)。.文件簽收企業(yè)文件可能通過(guò)以下途徑傳遞過(guò)來(lái)：外部來(lái)文：一般通過(guò)郵寄、傳真、電子郵件，分別由大門(mén)招待室、文控中心接收。內(nèi)部來(lái)文：一般通過(guò)人工傳遞和OA系統(tǒng)。一般由公司文控中心負(fù)責(zé)接收。文件簽收根據(jù)來(lái)源

18、不同而有別。.外部來(lái)文外部來(lái)文有時(shí)夾帶“簽收回執(zhí)單”，要單位收到文件后，在此回執(zhí)單上簽名并回傳，但大多數(shù)情況下沒(méi)有此回執(zhí)單。外部來(lái)文若為一 般信件或不大重要之文件，可直接傳送相關(guān)部門(mén)相關(guān)人員，不作簽收標(biāo)志；若為重要之文件，則要作簽收標(biāo)志。公司可雕刻一枚“文 件簽收”印章，印章樣式如下圖： 簽收標(biāo)志一般蓋在文件右上角，便于立卷歸檔后翻閱。精心整理.內(nèi)部來(lái)文內(nèi)部文件傳送時(shí)，一般有“投遞單”或“傳送薄”，各部門(mén)文件管理員在收文時(shí)，需在“投遞單”或“傳送薄”上簽名。拆封拆開(kāi)文件包或信封，取出文件的過(guò)程稱為拆封。拆封要由封面指定人員執(zhí)行，若沒(méi)有特別注明，一律由“文控中心”工作人員負(fù)責(zé)拆 封。拆封注意事項(xiàng)

19、：注意保護(hù)封內(nèi)文件。建議用剪刀拆封。注意將封內(nèi)文件全部取出。取出的文件要單獨(dú)放置，不可與處理過(guò)之文件混放。檢查文件上的主送和封皮上的主送是否一致，若不一致，則應(yīng)將封皮附于文件后備查。注意將封皮保存一段時(shí)間，以備查。封內(nèi)裝有回執(zhí)單的，應(yīng)在回執(zhí)單上簽收并及時(shí)退回來(lái)件單位。收文編號(hào)文件收妥清單完后，要進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)原則同公司內(nèi)部文件編號(hào)制度。一般采取“分類(lèi)流水號(hào)”法，即在分類(lèi)基礎(chǔ)上進(jìn)行流水編號(hào)。收文登記文控中心只對(duì)收到之正式文件進(jìn)行登記，所有非正式，與公司業(yè)務(wù)關(guān)系不大之文件不予登記。具體界限公司可依據(jù)實(shí)際情況確定， 一般根據(jù)文件的秘密程度、文件的性質(zhì)、實(shí)際工作需要、文件數(shù)量多少情況決定。企業(yè)收支登記

20、一般采用“一文一表式，同文件批 辦”、“轉(zhuǎn)辦”、“傳閱”等文件管理工作結(jié)合在一起。登記表樣如下圖：文件閱讀各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)收到文件后，要進(jìn)行“批示”，批示內(nèi)容包括：閱讀范圍閱讀方式工作安排其他相關(guān)事宜 部門(mén)文件管理工作人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示，處理文件。精心整理傳閱傳閱是文件閱讀的常用方式，特別適合在非計(jì)算機(jī)化狀態(tài)下文件管理工作，它可起到節(jié)約紙張成本的作用。但其缺點(diǎn)也十分明顯， 那就是效率低，費(fèi)時(shí)較長(zhǎng)。這種劣勢(shì)可以用OA系統(tǒng)解決。部門(mén)傳閱文件如果量大，則應(yīng)注意選擇合適之傳閱方法，以避免混亂及 效率低等問(wèn)題，常用文件傳閱方法有：分送傳閱：由部門(mén)文件管理員根據(jù)閱讀者之重要程度，逐個(gè)遞送。程序?yàn)椋合人偷谝粦?yīng)閱人

21、，接著送第二應(yīng)閱人集中傳閱：利用開(kāi)會(huì)和學(xué)習(xí)討論機(jī)會(huì)傳閱文件。設(shè)立傳閱室：重要文件可用此法，便于文件管理員監(jiān)督閱讀人之閱讀質(zhì)量?；貍鳎涸趥鏖嗊^(guò)程中，若有領(lǐng)導(dǎo)批示與其他人有關(guān)，則應(yīng)回過(guò)頭傳給相應(yīng)之人。專(zhuān)傳：用于機(jī)密文件的傳閱。文件立卷歸檔對(duì)于重要文件及有保存價(jià)值的文件，企業(yè)應(yīng)立卷歸檔，妥善保存，以備后查。確定立卷范圍企業(yè)應(yīng)制訂制度，明確哪些文件應(yīng)進(jìn)行立卷，哪些文件只需作一般性保存。確定文件立卷范圍總的原則：本部門(mén)工作活動(dòng)中形成的， 已經(jīng)辦理完畢，具有查考價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議文件、電話記錄；本部門(mén)圖表、有關(guān)活動(dòng)照片、錄音帶、錄相帶、光盤(pán)等。確定文件立卷范圍應(yīng)注意：要有全面、長(zhǎng)遠(yuǎn)的觀點(diǎn)。要以內(nèi)容

22、為主。不能片面強(qiáng)調(diào)“以本部門(mén)為主”。不需立卷的文件范圍包括：重份文件。未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿。事務(wù)性的，臨時(shí)性的沒(méi)有查考價(jià)值的文件材料。與本部門(mén)業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之文件。內(nèi)容被其他文件所包括了的文件。如日?qǐng)?bào)、周報(bào)等。一般往來(lái)文件之封皮、封套。精心整理.文件立卷的方法按內(nèi)容立卷按作者立卷按名稱立卷按時(shí)間立卷按發(fā)文單位立卷按制成材料立卷按重要程度立卷按文件編號(hào)立卷以上立卷方法無(wú)明顯之優(yōu)劣之分，企業(yè)可以根據(jù)自身情況，靈活選擇。.文件立卷的步驟第一步：確定立卷文件的范圍。第二步：根據(jù)立卷范圍。清理文件。第三步：確定立卷方法。第四步：根據(jù)立卷方法，對(duì)需立卷之文件進(jìn)行分類(lèi)，編制案卷類(lèi)目。第五步：擬寫(xiě)案

23、卷標(biāo)題。第六步：編寫(xiě)案卷內(nèi)文件目錄及頁(yè)碼。第七步：填寫(xiě)備考表，注明案卷存在的問(wèn)題及本卷內(nèi)需要說(shuō)明的情況。第八步：案卷的裝訂、裝盒。第九步：案卷的排列1與編號(hào)。第十步：填寫(xiě)案卷目錄。五、文件修改企業(yè)文件在使用過(guò)程中，由于公司戰(zhàn)略的改變，客戶需求的改變，企業(yè)發(fā)展規(guī)模的改變等多方面原因，可能會(huì)不斷修改、完善。因 此，就出現(xiàn)了文件修改的過(guò)程。根據(jù)ISO9000的要求：確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本。必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新，精心整理并再次批）隹。這對(duì)文件修改控制提出了較高的要求。常用文件修改流程為：文件起草部門(mén)提出修改申請(qǐng)，相關(guān)資格人審批后執(zhí)行修 改，修改完成后再經(jīng)過(guò)一次審批手續(xù)；交由“文控中心”發(fā)文文控中心”在發(fā)文過(guò)程中，要回收所有舊版文件，并蓋“作廢章”，集 中作廢。文件修改申請(qǐng)批隹后之處理工作，完全同第二章、第三章、第四章內(nèi)容，在此不作過(guò)多描述。六、文件銷(xiāo)毀文件銷(xiāo)毀指將與本部門(mén)業(yè)務(wù)關(guān)系不大、無(wú)保存價(jià)值、或保存期已過(guò)之文件，按規(guī)定集中銷(xiāo)毀的過(guò)程。.銷(xiāo)毀文件的范圍上級(jí)下發(fā)的文件