會議排座和會議禮儀

1、【精品文檔】會議排座和會議禮儀會議，通常是指將特定范圍的人員召集在一起，對某些專 門問題進(jìn)行研究、討論，有時還需作出決定的一種社會活動的形 式。在處理日常性行政事務(wù)時，各級政府部門往往召開各種會議。不論是召集、組織會議，還是參加會議，為會議服務(wù)，基 層公務(wù)員都有一些基本守則、規(guī)矩必須遵守。此類與會議相關(guān)的守 則、規(guī)矩，就包括會議禮儀。會議禮儀的關(guān)鍵性內(nèi)容有會務(wù)性工 作、會場的排座、會風(fēng)的端正等三項(xiàng)。一、會務(wù)性工作但凡正規(guī)的會議，均須進(jìn)行縝密而細(xì)致的組織工作。具體 而言，會議的組織工作，在其進(jìn)行前、進(jìn)行時與進(jìn)行后又各有不同 的要求。凡此種種，均可稱為會務(wù)工作。負(fù)責(zé)會務(wù)工作的基層公務(wù) 員，在其具體

2、工作之中，一定要遵守常規(guī)，講究禮儀，細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)， 作好準(zhǔn)備。（一）會議之前在會議的種種組織工作中，以會前的組織工作最為關(guān)鍵。 它在大體上包括以下四個不同的方面。.會議的籌備。舉行任何會議，皆須先行確定其主題（包 括會議名稱）。這是會前有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體已經(jīng)確定了的。負(fù)責(zé)籌備會【精品文檔】 議的工作人員，則應(yīng)圍繞會議主題，將領(lǐng)導(dǎo)議定的會議的規(guī)模、時 間、議程等組織落實(shí)。通常要組成專門班子，明確分工，責(zé)任到 人。.通知的擬發(fā)。按常規(guī)，舉行正式會議均應(yīng)提前向與會者 下發(fā)會議通知。它是指由會議的主辦單位發(fā)給所有與會單位或全體 與會者的書面文件，同時還包括向有關(guān)單位或嘉賓發(fā)的邀請函件。 基層公務(wù)員在這方面主要應(yīng)

3、做好兩件事。其一，擬好通知。會議通知一般應(yīng)由標(biāo)題、主題、會期、 出席對象、報(bào)到時間、報(bào)到地點(diǎn)以及與會要求等七項(xiàng)要點(diǎn)組成。擬 寫通知時，應(yīng)保證其完整而規(guī)范。其二，及時送達(dá)。下發(fā)會議通知，應(yīng)設(shè)法保證其及時送 達(dá)，不得耽擱延誤。.文件的起草。會議上所用的各種文件材料，一般應(yīng)在會 前準(zhǔn)備妥當(dāng)。需要認(rèn)真準(zhǔn)備的會議文件，主要有會議的議程、開幕 詞、閉幕詞、主題報(bào)告、大會決議、典型材料、背景介紹等。有的 文件應(yīng)在與會者報(bào)到時就要下發(fā)。.常規(guī)性準(zhǔn)備。負(fù)責(zé)會務(wù)工作時，往往有必要對一些會議 所涉及的具體細(xì)節(jié)問題，做好充分的準(zhǔn)備工作。其一，做好會場的布置。對于會議舉行的場地要有所選 擇，對于會場的桌椅要根據(jù)需要作好

4、安排，對于開會時所需的各種2【精品文檔】 音響、照明、投影、攝像、攝影、錄音、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備和多媒體 設(shè)備等，應(yīng)提前進(jìn)行調(diào)試檢查。其二，根據(jù)會議的規(guī)定，與外界搞好溝通。比如向有關(guān)新 聞部門、公安保衛(wèi)部門進(jìn)行通報(bào)。其三，會議用品的采辦。有時，一些會議用品，如紙張、 本冊、筆具、文件夾、姓名卡、座位簽以及飲料、聲像用具，還需 要補(bǔ)充、采購。（二）會議期間負(fù)責(zé)會議具體工作的基層公務(wù)員，一絲不茍地做好下列工 作。.例行服務(wù)。會議舉行期間，一般應(yīng)安排專人在會場內(nèi)外 負(fù)責(zé)迎送、引導(dǎo)、陪同與會人員。對與會的貴賓以及老、弱、病、 殘、孕者，少數(shù)民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和 外國人，往往還須進(jìn)行

5、重點(diǎn)照顧。對于與會者的正當(dāng)要求，應(yīng)有求 必應(yīng)。.會議簽到。為掌握到會人數(shù)，嚴(yán)肅會議紀(jì)律，凡大型會 議或重要會議，通常要求與會者在入場時簽名報(bào)到。會議簽到的通 行方式有三：一是簽名報(bào)到，二是交券報(bào)到，三是刷卡報(bào)到。負(fù)責(zé) 此項(xiàng)工作的人員，應(yīng)及時向會議的負(fù)責(zé)人進(jìn)行通報(bào)。【精品文檔】.餐飲安排。舉行較長時間的會議，一般會為與會者安排 會間的工作餐。與此同時，還應(yīng)為與會者提供衛(wèi)生可口的飲料。會 上所提供的飲料，最好便于與會者自助飲用，不提倡為其頻頻斟茶 續(xù)水。那樣做往往既不衛(wèi)生、安全，又有可能妨礙對方。如果必 要，還應(yīng)為外來的與會者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規(guī) 定的方便條件。.現(xiàn)場記錄。凡重要的

6、會議，均應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場記錄，其具體 方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等?？蓡斡媚骋环N，也可交 叉使用。負(fù)責(zé)手寫筆記會議記錄時，對會議名稱、出席人數(shù)、時間 地點(diǎn)、發(fā)言內(nèi)容、討論事項(xiàng)、臨時動議、表決選舉等基本內(nèi)容要力 求做到完整、準(zhǔn)確、清晰。.編寫簡報(bào)。有些重要會議，往往在會議期間要編寫會議 簡報(bào)。編寫會議簡報(bào)的基本要求是快、準(zhǔn)、簡?？?，是要求其講究 時效；準(zhǔn)，是要求其準(zhǔn)確無誤；簡，則是要求文字精煉。（三）會議之后會議結(jié)束，應(yīng)做好必要的后續(xù)性工作，以便使之有始有 終。后續(xù)性工作大致包括三項(xiàng)：.形成文件。這些文件包括會議決議、會議紀(jì)要等。一般要求盡快形成，會議一結(jié)束就要下發(fā)或公布?！揪肺臋n】.處理材

7、料。根據(jù)工作需要與有關(guān)保密制度的規(guī)定，在會 議結(jié)束后應(yīng)對與其有關(guān)的一切圖文、聲像材料進(jìn)行細(xì)致的收集、整 理工作。收集、整理會議的材料時，應(yīng)遵守規(guī)定與慣例，應(yīng)該匯總 的材料，一定要認(rèn)真匯總；應(yīng)該存檔的材料，要一律歸檔；應(yīng)該回 收的材料，一定要如數(shù)收回；應(yīng)該銷毀的材料，則一定要仔細(xì)銷 毀。.協(xié)助返程。大型會議結(jié)束后，其主辦單位一般應(yīng)為外來 的與會者提供一切返程的便利。若有必要，應(yīng)主動為對方聯(lián)絡(luò)、提 供交通工具，或是替對方訂購、確認(rèn)返程的機(jī)票、船票、車票。當(dāng) 團(tuán)隊(duì)與會者或與會的特殊人士離開本地時，還可安排專人為其送 行，并幫助其托運(yùn)行李。二、會場的排座舉行正式會議時，通常應(yīng)事先排定與會者，尤其是其中

8、重 要身份者的具體座次。越是重要的會議，它的座次排定往往就越受 到社會各界的關(guān)注。對有關(guān)會場排座的禮儀規(guī)范，基層公務(wù)員不但 需要有所了解，而且必須認(rèn)真遵守。在實(shí)際操辦會議時，由于會議 的具體規(guī)模多有不同，因此其具體的座次排定便存在一定的差異。（一）小型會議【精品文檔】小型會議，一般指參加者較少、規(guī)模不大的會議。它的主 要特征，是全體與會者均應(yīng)排座，不設(shè)立專用的主席臺。小型會議 的排座，目前主要有以下三種具體形式。.自由擇座。它的基本做法，是不排定固定的具體座次， 而由全體與會者完全自由地選擇座位就座。.面門設(shè)座。它一般以面對會議室正門之位為會議主席之 座。其他的與會者可在其兩側(cè)自左而右地依次就

9、座。.依景設(shè)座。所謂依景設(shè)座，是指會議主席的具體位置， 不必面對會議室正門，而是應(yīng)當(dāng)背依會議室之內(nèi)的主要景致之所 在，如字畫、講臺等。其他與會者的排座，則略同于前者。（二）大型會議大型會議，一般是指與會者眾多、規(guī)模較大的會議。它的 最大特點(diǎn)，是會場上應(yīng)分設(shè)主席臺與群眾席。前者必須認(rèn)真排座， 后者的座次則可排可不排。.主席臺排座。大型會場的主席臺，一般應(yīng)面對會場主入 口。在主席臺上的就座之人，通常應(yīng)當(dāng)與在群眾席上的就座之人呈 面對面之勢。在其每一名成員面前的桌上，均應(yīng)放置雙向的桌簽。主席臺排座，具體又可分作主席團(tuán)排座、主持人座席、發(fā) 言者席位等三個不同方面的問題?！揪肺臋n】其一，主席團(tuán)排座。主

10、席團(tuán)，在此是指在主席臺上正式就 座的全體人員。國內(nèi)目前排定主席團(tuán)位次的基本規(guī)則有三：一是前 排高于后排，二是中央高于兩側(cè)，三是左側(cè)高于右側(cè)。具體來講， 主席團(tuán)的排座又有單數(shù)與雙數(shù)的區(qū)分。其二，主持人座席。會議主持人，又稱大會主席。其具體 位置之所在有三種方式可供選擇：一是居于前排正中央；二是居于 前排的兩側(cè)；三是按其具體身份排座，但不宜令其就座于后排。其三，發(fā)言者席位。發(fā)言者席位，又叫做發(fā)言席。在正式 會議上，發(fā)言者發(fā)言時不宜就座于原處發(fā)言。發(fā)言席的常規(guī)位置有 二：一是主席團(tuán)的正前方，二是主席臺的右前方。.群眾席排座。在大型會議上，主席臺之下的一切座席均 稱為群眾席。群眾席的具體排座方式有二。

11、其一，自由式擇座。即不進(jìn)行統(tǒng)一安排，而由大家各自擇 位而坐。其二，按單位就座。它指的是與會者在群眾席上按單位、 部門或者地位、行業(yè)就座。它的具體依據(jù)，既可以是與會單位、部 門的漢字筆劃的多少、漢語拼音字母的前后，也可以是其平時約定 俗成序列。按單位就座時，若分為前排后排，一般以前排為高，以 后排為低；若分為不同樓層，則樓層越高，排序便越低?！揪肺臋n】在同一樓層排座時，又有兩種普遍通行的方式：一是以面 對主席臺為基準(zhǔn)，自前往后進(jìn)行橫排，二是以面對主席臺為基準(zhǔn)， 自左而右進(jìn)行豎排。三、會風(fēng)的端正端正會風(fēng)，基層公務(wù)員也應(yīng)盡到自己的責(zé)任。（一）改進(jìn)會風(fēng)端正會風(fēng)，一般應(yīng)從改進(jìn)會風(fēng)做起。.反對形式主義。

12、開會絕不能搞形式主義，不能將會議的 大小、次數(shù)的多少等同于自己的政績。要提倡少開會、開小會，不 開可有可無的會。.嚴(yán)格控制會議。從根本上來講，應(yīng)在總體上改進(jìn)會議形 式、提高會議質(zhì)量的同時，從總量上對會議加以嚴(yán)格而具體的控 制。標(biāo)準(zhǔn)要清，執(zhí)行要嚴(yán)，檢查要細(xì)，處罰要重，重在形成制度。.禁止鋪張浪費(fèi)。對于開會講排場、鋪張浪費(fèi)、假公濟(jì)私 者，尤其是借開會之機(jī)大吃大喝、濫發(fā)禮品、公費(fèi)旅游者，則應(yīng)依 照黨紀(jì)、政紀(jì)乃至法律，從嚴(yán)查處。（二）提高效率【精品文檔】提高會議效率，意即召開會議時，應(yīng)努力節(jié)省時間、人 力、物力和財(cái)力，并力爭取得較為圓滿的成果。一般認(rèn)為，提高會 議效率的行之有效的辦法有四條：.集中主題

13、。一次會議，最好選定一個單一而明確的主 題。萬一有必要同時安排多項(xiàng)重要內(nèi)容，也應(yīng)力求有主有次，主題 鮮明。.改進(jìn)形式。允許開會的具體形式靈活多樣，重在看其有 無收效，能否解決問題。提倡利用電視、電話、廣播、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn) 代化媒體舉行會議。.壓縮內(nèi)容。應(yīng)刪除一切可有可無的會議內(nèi)容。一般性質(zhì) 的內(nèi)容，可采用書面材料。盡量避免領(lǐng)導(dǎo)人“陪會”。.限定時間。對于會議的起止時間、休息時間、發(fā)言時 間、討論時間，應(yīng)有明確規(guī)定，并嚴(yán)格執(zhí)行。力戒拖沓。（三）嚴(yán)守會紀(jì)出席會議時，每一位基層公務(wù)員均應(yīng)嚴(yán)守會議紀(jì)律，以 “從我做起”來切實(shí)端正會風(fēng)。.遵守時間。參加會議時，一定要嚴(yán)格地、自覺地遵守有 關(guān)會議時間的具體規(guī)定。【精品文檔】其一，準(zhǔn)時到會，不得無故遲到、缺席。其二，正點(diǎn)開 會。規(guī)定的開會時間一到，即應(yīng)準(zhǔn)點(diǎn)開會。其三，限時發(fā)言。不僅 要限定發(fā)言人數(shù)，還應(yīng)規(guī)定其所用時間的長短。其四，到點(diǎn)散會。 規(guī)定的會議結(jié)束時間一到，如沒有特殊原因，即應(yīng)宣布散會。.維持秩序。在會議舉行期間，基層公務(wù)員應(yīng)自覺地維護(hù) 會場的正常秩序，確保其順利進(jìn)行。其一，各就各位。出席正式會議時，應(yīng)在指定之處就座。 未獲許可時，不要自由擇座，爭座搶座；不得東游西逛，中途退 場。其二，保持安靜。會場的安靜，是會議順