備件管理制度

1、備件管理備件管理是售后服務的一項重要工作，對于專營店和客戶來講，需要的是合理準確的庫存結構和庫存零件，能夠及時滿足客戶的需求，為客戶排憂解難。第一節(jié)備件訂貨管理第一條：常用訂貨備件備件部常用備件庫存訂貨由備件計劃員按照訂貨日歷，依據備件銷售出庫情況、第二條:非常用訂貨備件SA寫完整，否則，備件部有權拒絕訂貨。簽字管理：1、備件出庫金額小于 500 元的由維修班組長簽字；25002000字后，上報車間主管或者技術主管簽字；32000（技術主管）簽字后，上報服務經理簽字；4、索賠件訂貨需要索賠員和技術主管簽字確認。備注：1、英菲尼迪、凱迪拉克、三菱、克萊斯勒等進口車型備件大于元的由維修班組長、車間

2、主管（含技術主管）簽字后，上報服務經理簽字；210000元以下由事故主管簽字確認。第三條:定金收取1、冷件、疑難件的訂購，收取客戶備件銷售價格 80%以上的定金。冷件、疑難件定義：總成件、電器類元件、非常用庫存件。2、金額大于 500 元的其它備件，收取客戶 80%以上的定金。第四條:訂貨責任1、如果是備件部人員錯訂的備件，三個月以內銷售不出去，由備件部訂貨責任人承擔備件成本。2、如果是廠家發(fā)錯貨，要及時和廠家溝通，辦理相關退換貨手續(xù)。3SA備件成本沖減定金后的差額部分。4、如果是維修人員判斷錯誤，三個月以內銷售不出去的備件，由維修人員承擔該備件成本。5SASASA以上由相關責任人承擔后的零件

3、，如果在三個月后實現了銷售，扣款再期限兩年。第二節(jié)備件入庫第一條驗貨流程各品牌按廠家要求的驗貨流程執(zhí)行，通常驗貨流程如下：備件驗收標準1、按廠家的索賠要求，先拍卸車前的照片，以備索賠用。2、卸車，按備件的形狀、大小、輕重進行分類擺放在驗貨區(qū)，以便清點件數。3、與運單核對，備件的總件數是否相符，按運單的明細，進行分項核對。如有差異立即與廠家物流聯(lián)系確認，并做好記錄。4、檢查外包裝是否完好，包裝有沒有破損，木架有沒有開，如有進行拍照，已備索賠用。5、根據廠家隨箱的出庫清單，進行清點備件，所有備件的編號、數量是否正確。6、進行驗貨，特別是易損件、外觀件等檢查是否有損壞。對于有損壞的備件單獨存放，做索

4、賠處理。如需做運輸索賠，對駕駛員的駕駛證及行車證進行拍照。7、對于易損件及金額較大的備件在運輸人員離開之前驗清。8、正常備件入庫管理。第二條:入庫流程1一律交計劃員處保管。2、當天到貨或當天采購回來的備件當天必須及時驗收和入庫完畢，不允許有貨存放多時未辦入庫手續(xù)的現象。3、所有入庫退貨需有倉庫管理員在入庫退貨單上簽字,并注明退貨原因。4、本市退貨時需要向供應商索要簽字退貨單；非本市退貨需要做好退貨登記表并保存好發(fā)貨單以備查。第三節(jié)備件庫存管理第一條:備件存放注意事項1、原則上，大件、高流速備件存放在易于存取的位置。2、在同一貨架上，重物放在最底層、常用件放在貨架中部不常用件放在貨架上層。3、根

5、據季節(jié)、備件使用特性的改變（備件的使用頻率變化）而隨時調整倉位。4、容易混淆的備件（如左右、前后等）應該分開一段距離存放。按照樓層、區(qū)域、架列、段、行等各種編號來設定倉位編號。5、所有備件必須上貨架，且擺放整齊。6、所有入庫物資（備件、精品、輔料）必須如實登帳，保證帳實相符。7、庫存?zhèn)浼嵭卸ㄖ霉芾恚瑐浼磦浼悇e、備件體積、銷量的大小進行分類擺放，以提高備貨效率。8、對于索賠備件必須建帳、建卡、單獨存放。第二條:備件上架前的管理流程備件入庫單備件登帳倉位進行調整、安排沒有倉位的，設置倉位碼根據備件的形狀大小、流速、輕重進行分類 第三條:備件盤點制度備件管理是售后服務的一項重要工作，對于專營店

6、和客戶來講，需要的是合倉庫賬務和實物相符，特制訂備件盤點制度如下：1、盤點周期及盤點方式記錄。110錄。20盤點，由備件管理人員與財務人員共同進行。2、盤點依據用出庫單代替實物。3、盤點表格式以系統(tǒng)導出的備件庫存表為基礎表格，在最后列插入實物數量、差異數量、成本金額差異列。第四條:盤盈、盤虧、殘次件（包括過保質期產品）處理1、對于每次盤點有差異的備件要查明原因，及時處理。在每次季度盤點后，由金額準確。2、盤盈處理：對于盤盈的備件按零成本入庫，特別情況盤盈備件可按成本價入庫并計入專營店當期利潤。3、盤虧處理：對于盤虧的備件，計入當期的專營店費用，并分清責任，由相關（4、殘次件處理：對于盤出的殘次

7、件，計入當期的專營店費用，并分清責任，由相關人員承擔一定損失。5、合計金額超過5000 元以上的盤盈、盤虧、殘次件處理結果，必須上報主管總監(jiān)批準。6、盤點資料：抽盤、月盤的記錄。要有相關責任人的簽字（保存期一年）；（要有財務和業(yè)務人員的共同簽字）；附：備件季度盤點記錄表、季度盤點報告模板、抽盤記錄表。第五條:備件借料制度間技師借用備件。但是借用備件要遵守以下規(guī)定：1、公司停電、電腦故障、應用程序出現問題等特殊情況下,無法正常出領料單, 允許車間技師憑手工派工單到備件部借料并簽字。（清銷借條的責任人是 SA） 2、外出救援時，救援人員需持由車間主管簽字的救援單，方可借用備件。3、車間需要比對備件

8、時，備件金額小于 2000 元的必須要有班組長、車間主管簽2000上報服務經理批準簽字方可借料。4、車間對于不確定維修出庫的零件，要保管包裝盒和包裝袋。5、夜間值班人員所借備件，次日必須接受備件部的清點，并及時辦理出庫或歸還手續(xù)。6、符合以上借用條件借用備件時，要嚴格例行借用手續(xù)，按規(guī)定的借條內容進行填寫清楚（借用日期、車牌號、備件編號、備件名稱、數量、借件人簽字、相關主管簽字、倉管員簽字、）。7、當事人在清還備件時：備件無包裝、有損傷的，備件部一律不給清退，借備件當事人按用戶價承擔全額費用。8、外購備件，一經維修班組試用，無法退回供應商的，該備件由維修班組承擔。9、外借所有備件必須在借件第二

9、天上午九點前清還，備件部人員要及時給予配合清銷借條。10內必須清還、銷借條，如有特殊原因必須上報總經理簽字。11件當事人、（簽字主管）承擔一切責任。第六條:備件呆件管理制度1、呆件定義6年沒有出庫視為呆件。外購非油水外的其它零件：入庫一個月沒有出庫視為呆件。特殊呆件：因為訂錯貨、發(fā)錯貨、到貨后客戶不愿再換的大總成件（發(fā)動機總成、中缸、變速箱）5001000匯入月度呆件明細。2整理要求：1（月度專營店呆件明細表）。6以刪除。其它品牌的數據格式：報表格式見附件 2：月度專營店呆件明細表（非東風日產店）5500件管控。3、呆件調拔費用問題所有呆件運輸費一律由調出方付費。上市四年以上車型呆件集團內部調

10、拔價格約定。方如果以低于網點價銷售，調出方以調入方銷售價九折開調拔單。3479是 4520 元， 威興收取客戶的價格高于 3479 元， 威佳的調拔價格就是3479*0.9=313130003000*0.9=2700。4、 呆件促銷每月各店要將本店的一些呆件明細在車間和前臺共享，注清車型。對于成功銷售呆件的人員給予不高于零件用戶價 10呆件明細及員工提成表。第四節(jié)備件出庫管理第一條:威佳集團備件調貨制度為了提升備件滿足率、加快備件周轉率，集團提倡在店與店之間， 4S 店與二網之間進行合理的備件調貨，為了規(guī)范備件調貨，特規(guī)定如下：1、調貨出庫（傳真也可以），一份本店備件部留存，一份本已收到貨。各

11、店每月底導出調出及調入明細單，由備件、財務、服務經理三方簽字。2、檢核要點本店財務和備件部是否保留有每次出庫單和入庫單，簽字是否完整。本店賬務和備件部是否保留有每次因調撥而發(fā)生的運輸發(fā)票的憑證（件傳真件都可）。準確。準確。每月財務是否按上月備件調撥進行應收應付的賬務結算。第二條：備件退庫規(guī)定為了完善集團各店的備件退庫流程，特制定如下規(guī)定：1、所有的備件退庫要打印備件退庫單并有退庫和備件接收人員簽字。2、備件退庫單要和原備件出庫單對應，不得出現一張出庫單對應幾張退庫單或幾張出庫單對應一張退庫單的情況。3、一千元（含）以下備件退庫單上要有班組長及備件倉庫管理員簽字。4、一千元以上備件退庫單上要加上

12、服務經理、備件經理簽字。5、五千元以上備件退庫單要加上總經理簽字。第五節(jié)備件外購及回收管理第一條:備件外購管理制度4S（含快修連鎖）的備件外采。（及漆、輔料的采購只做報銷申請，不用做外購申請）。（此種比例較少一種是在修車輛的非常用件需求（此種比例較大）。常用件定義：常規(guī)保養(yǎng)用的機油及三濾、皮帶等。1、零件外購管理的目的：（1）不造成備件積壓；（2）有合理的備件利潤。2、原則：購買和報帳分離，購買時可以借款或墊資。對于正常儲備的常用零件：入庫后報帳3、外購申請和報銷流程外購申請：OA 上新增加外購申請模塊。外購一次采購超過 5000 元的，需要 0A 上上報外購申請。OA常用件外購。零件的外購申

13、請要有外購估價單做為附件名細，零件名細要以 EXCELL EXCELL數量、備件入庫成本單價（含稅）、備件入庫成本總價（含稅）的報價單在財務備案。對于在修車輛非常用件外購的估價單，以車輛為基本單位，一臺車一張表，附表中除了以上要素之外，還要有車輛信息如車牌號、VIN 碼。外購申請報批流程：專營店或二網備件部發(fā)起專營店服務經理或者二網店長處審批-集團外購負責人簽批-流程結束外購的報銷：單的基礎上加上入庫時間和入庫數量OA財務管控：外購報銷時進行把關，以及對借款的跟蹤管控。第二條:機油回收及入庫流程背景說明：在正常的維修過程中，很多車輛（1.6）1、可回收車型范圍：1.6 排量的車每車回收 1L(

14、1.6 逍客手動檔的除外，回收0.5L) ，部分 2.0 排量車型按實際回收2、回收對象：100%回收。有償保養(yǎng)的客戶交給專營店處理的剩余機油。SASA3、SA 對于帶走剩機油的客戶在前臺舊件處理記錄本上作登記。4、回收機油管控流程：各班組在保養(yǎng)完每輛車后將剩余機油及空桶交到備件部，車間人員在桶上注明班組及派工單號，如果 SA 需要展示或客戶索要，由 SA 到備件部領取。備件部按相同型號、不同班組編號積存，同時遵循誰回收誰領用的原則，防止不良現象的發(fā)生。備件部人員對空桶進行打孔處理。各品牌根據各車型情況制定本店的機油回收管控政策。4、機油回收入庫流程：在廠家零件號加專營店編碼。5、回收機油出庫

15、：沒有二網的店，可以將本店回收庫的機油按網點價調給其它專營店，調入油給調出方，實物不出庫不發(fā)貨。第六節(jié)備件部日常管理威佳集團服務部備件工作全景表備件工作全景表威佳集團服務部備件工作全景表序類職責指標報表流程或工具號別1業(yè)對廠家下達的備件精品、零件、月年度備件備件KPI 統(tǒng)計表績任務進行管控備件訂貨達成訂貨達成管管率控表理2訂根據維修需求訂購訂單波動率廠家訂貨流程貨所需備件索賠回款率備件索賠流程管理緊急訂貨管理備件調入流程維修車間的緊急需求處理流程缺件管理缺件跟蹤表缺件管理制度和統(tǒng)計表（每月缺件承諾到達時間與實際時間數據的統(tǒng)計）備件及時滿足備件KPI 統(tǒng)計備件及時滿足率表率統(tǒng)計說明備件 24 小

16、時備件KPI 統(tǒng)計備件 24 小時滿滿足率表足率統(tǒng)計說明3到按訂購的備件完整備件訂到貨備件到貨驗收貨準確入庫存管控表標準及 ETA(預管計到貨時間準理確率)4庫對庫存?zhèn)浼诸惐齑娑葌浼﨣PI 統(tǒng)計表存管理存，定期盤點和分析盤點準確性備件盤點記錄表威佳集團備件盤點制度威佳集團備件存放制度呆滯件庫存金備件庫存統(tǒng)備件庫存分析額或比例計表制度備件的有效性管理有效期備件管理規(guī)定（有效期備件要有標識）特殊件的管理特殊安全件管理制度報廢件的管理報廢件統(tǒng)計報廢件管理制表度5出按出庫單對出庫備重點零件的出出庫統(tǒng)計表備件出庫存分庫件進行管理及定期庫析制度管理分析單臺備件成本統(tǒng)計表備件調出管理制度65S備件倉庫及辦公室備件倉庫 5S備件倉庫 5S備件倉庫 5S 管管的現場管理檢查得分檢查表理制度(含領料理處工作時間牌要求)（含平面布置圖及作業(yè)流動路線、防滑防電標識、高空墜物標示