文秘商務(wù)辦公完整課件100

1、文秘商務(wù)辦公完整課件會(huì)務(wù)工作：制定流程表，并提前落實(shí)文秘商務(wù)辦公完整課件會(huì)務(wù)工作：制定流程表，并提前落實(shí)第1章會(huì)務(wù)工作：制定流程表，并提前落實(shí)第1章會(huì)務(wù)工作：制定流程表，并提前落實(shí)1.1 會(huì)議規(guī)劃1.2 會(huì)議文件起草1.3 會(huì)議執(zhí)行1.4會(huì)議紀(jì)要與總結(jié)1.1 會(huì)議規(guī)劃1.2 會(huì)議文件起草1.3 會(huì)議執(zhí)行1.4會(huì)1.1 會(huì)議規(guī)劃會(huì)議分為四個(gè)流程，即會(huì)議目標(biāo)、會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議跟蹤，如下圖1-1所示。1.1 會(huì)議規(guī)劃會(huì)議分為四個(gè)流程，即會(huì)議目標(biāo)、會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議1.1.1確定總體預(yù)算秘書在做會(huì)議預(yù)算方案的時(shí)候，要盡可能地將支出細(xì)化、量化，以使預(yù)算最大限度地接近實(shí)際開支，并設(shè)置一定額度的意外開支

2、。秘書之所以要考慮這么詳細(xì)，因?yàn)槊貢缲?fù)著三大使命與責(zé)任，如圖1.1.1確定總體預(yù)算秘書在做會(huì)議預(yù)算方案的時(shí)候，要盡可能地1.1.2確定會(huì)議議程那么完整的會(huì)議議程應(yīng)該包括哪些環(huán)節(jié)呢？1.開幕式2.領(lǐng)導(dǎo)、來(lái)賓各自致辭3.領(lǐng)導(dǎo)作精簡(jiǎn)報(bào)告4.自由討論，各代表發(fā)言5.參觀集團(tuán)項(xiàng)目和成果6.宴會(huì)、舞會(huì)等文娛活動(dòng)7.會(huì)議總結(jié)8.領(lǐng)導(dǎo)宣讀決議9.閉幕式一般大中型的會(huì)議議程都是這樣的程序，秘書同樣要根據(jù)具體情況酌情增減。1.1.2確定會(huì)議議程那么完整的會(huì)議議程應(yīng)該包括哪些環(huán)節(jié)呢？1.1.3確定會(huì)議日程其實(shí)，編制會(huì)議日程是有一套方法的：1.在編制會(huì)議日程表時(shí)，要特別注意議題的習(xí)慣性順序以及公司對(duì)日程的相關(guān)規(guī)定。

3、2.在編制會(huì)議日程表時(shí)，要確定好與會(huì)人員、地點(diǎn)和餐飲安排，特別要注意協(xié)調(diào)好作息時(shí)間和會(huì)議議題的日期安排。3.盡量把性質(zhì)相同的議題安排在同一日期或者連續(xù)的日期，這樣方便與會(huì)者討論和協(xié)調(diào)日常工作。像案例中的特殊情況，需要自己的行業(yè)進(jìn)行調(diào)整。4.保密性較強(qiáng)的議題盡量放在日程的后面。所以，秘書在編制會(huì)議日程的時(shí)候，要特別注意細(xì)節(jié)和方法。1.1.3確定會(huì)議日程其實(shí)，編制會(huì)議日程是有一套方法的：1.1.4發(fā)布通知 現(xiàn)實(shí)工作中，為了避免類似的錯(cuò)誤，秘書在撰寫和發(fā)布通知的時(shí)候要注意哪些問題呢？1.通知標(biāo)題要明示會(huì)議的主題。2.抬頭要明確主送單位。3.第一段概括主辦單位、時(shí)間、地點(diǎn)、主題。4.分條列出會(huì)議內(nèi)容、

4、與會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系人及方式、提示。5.落款，蓋章。6.發(fā)布時(shí)間要留有余地，注意附上回執(zhí)。除了通過(guò)文件的方式發(fā)布信息外，還有通過(guò)電話溝通的方式。1.1.4發(fā)布通知 現(xiàn)實(shí)工作中，為了避免類似的錯(cuò)誤，秘書在撰1.1 會(huì)議規(guī)劃會(huì)議分為四個(gè)流程，即會(huì)議目標(biāo)、會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議跟蹤，如下圖1-1所示。1.1 會(huì)議規(guī)劃會(huì)議分為四個(gè)流程，即會(huì)議目標(biāo)、會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議1.2 會(huì)議文件起草會(huì)議文件的起草也是秘書會(huì)務(wù)工作的一部分，包括協(xié)助審核文件、發(fā)放會(huì)議文件。另外，秘書還要注意會(huì)議用品準(zhǔn)備。1.2.1起草會(huì)議文件1.2.2協(xié)助審核文件1.2.3發(fā)放會(huì)議文件1.2.4會(huì)議用品準(zhǔn)備1.2 會(huì)議文件起草會(huì)議

5、文件的起草也是秘書會(huì)務(wù)工作的一部分，1.2.1起草會(huì)議文件1.會(huì)前文件（1）邀請(qǐng)書：內(nèi)容要包括會(huì)議名稱、主題、地點(diǎn)、時(shí)間、與會(huì)人員的范圍、層次及人數(shù)等。（2）與會(huì)須知：內(nèi)容要包括會(huì)議舉辦地點(diǎn)的基本情況，會(huì)場(chǎng)的服務(wù)項(xiàng)目和設(shè)施，當(dāng)?shù)貧夂?、交通、生活公共設(shè)施、會(huì)場(chǎng)平面示意圖等。（3）議程草案：內(nèi)容要包括議程項(xiàng)目和審議順序。（4）議題注解：客觀地介紹每一個(gè)議題的主要內(nèi)容和中心環(huán)節(jié)。（5）背景材料：內(nèi)容要包括議題的起源、發(fā)展、現(xiàn)狀、趨勢(shì)、各方立場(chǎng)、爭(zhēng)議點(diǎn)等。（6）會(huì)議日程：內(nèi)容要包括會(huì)議活動(dòng)的日期安排。（7）與會(huì)者名單：內(nèi)容可以包括與會(huì)者姓名、職務(wù)單位等。1.2.1起草會(huì)議文件1.會(huì)前文件2.會(huì)間文件（

6、1）領(lǐng)導(dǎo)的開幕詞和閉幕詞：開幕詞要體現(xiàn)禮賓性質(zhì)，同時(shí)還要體現(xiàn)會(huì)議的指導(dǎo)思想、宗旨、意義以及與會(huì)者的任務(wù)；閉幕詞要體現(xiàn)總結(jié)性質(zhì)。（2）代表發(fā)言稿：內(nèi)容要體現(xiàn)與會(huì)代表關(guān)心的焦點(diǎn)問題，事態(tài)的發(fā)展趨勢(shì)。（3）工作報(bào)告：內(nèi)容要包括過(guò)去一段時(shí)期的形勢(shì)和成就、不足和問題，接下來(lái)的工作計(jì)劃，對(duì)與會(huì)代表的要求。（4）決議草案和修正案：內(nèi)容要反映與會(huì)者對(duì)一系列議題的共同意志和要求。2.會(huì)間文件3.會(huì)后文件會(huì)后文件主要包括會(huì)議記錄以及致謝信。 秘書在起草過(guò)程中，要特別注意各項(xiàng)文件應(yīng)該包含的內(nèi)容，盡量使內(nèi)容詳實(shí)。小提示：起草會(huì)議文件有一個(gè)比較實(shí)用的方法，就是多參考同行業(yè)的文件的寫作手法、寫作要點(diǎn)。3.會(huì)后文件1.2.

7、2協(xié)助審核文件那么，秘書在協(xié)助審核文件的時(shí)候，要掌握的范圍和方法是怎樣的呢？1.審核范圍：（1）立項(xiàng)文件：召開會(huì)議的請(qǐng)示和批復(fù)（2）籌備文件：會(huì)議預(yù)案和策劃書（3）會(huì)議內(nèi)容文件：議程、議案、決議、會(huì)議記錄（4）宣傳文件：宣傳提綱、簡(jiǎn)報(bào)、新聞稿（5）服務(wù)文件：會(huì)議總結(jié)、報(bào)告（6）現(xiàn)代信息載體文件：軟盤、光盤、磁盤（7）會(huì)議主題文件：開幕詞、講話稿、主題報(bào)告（8）會(huì)議程序文件：會(huì)議議程表、日程表（9）參考文件：部門統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表（10）管理文件：會(huì)議須知、會(huì)議規(guī)則、作息時(shí)間、食宿安排（11）成果文件：會(huì)議記錄、紀(jì)要1.2.2協(xié)助審核文件那么，秘書在協(xié)助審核文件的時(shí)候，要掌握2.審核內(nèi)容（1）文

8、件的準(zhǔn)確性和完整性（2）文件的具體內(nèi)容3.審核方法（1）對(duì)校法：如果定稿需要改動(dòng)的地方比較多，就要采用對(duì)校法，逐字逐句校對(duì)。（2）折校法：審核改動(dòng)不多的定稿，運(yùn)用折校法（3）讀校法：審核內(nèi)容淺顯易懂，專業(yè)術(shù)語(yǔ)少的定稿運(yùn)用讀校法。一人讀定稿一人看樣稿。4.審核程序（1）文件起草秘書從起草過(guò)程中自審文件內(nèi)容。（2）主管秘書初審。（3）文件內(nèi)容涉及多部門，要進(jìn)行會(huì)審。（4）審核修改完成的文件，呈領(lǐng)導(dǎo)終審。2.審核內(nèi)容1.2.3發(fā)放會(huì)議文件為了避免實(shí)際工作中犯類似的錯(cuò)誤，秘書可以記住以下幾點(diǎn)要求：1.會(huì)前沒有發(fā)放的文件在會(huì)間要及時(shí)發(fā)放。2.會(huì)間產(chǎn)生并使用的文件要及時(shí)發(fā)放。3.會(huì)間發(fā)放的文件要編號(hào)、登記

9、、分裝。4.會(huì)議期間臨時(shí)產(chǎn)生的系列文件也要及時(shí)發(fā)放。5.發(fā)放文件要準(zhǔn)確、登記、注意保密。小提示：發(fā)放文件有兩個(gè)“第一”：第一時(shí)間發(fā)給所有人；第一時(shí)間檢查可能漏發(fā)的人，然后補(bǔ)發(fā)。1.2.3發(fā)放會(huì)議文件為了避免實(shí)際工作中犯類似的錯(cuò)誤，秘書可1.2.4會(huì)議用品準(zhǔn)備為了確保會(huì)議的效果，秘書要把會(huì)議必備用品和特殊用品一應(yīng)備齊。1.必備用品（1）文具。紙、筆、本。（2）桌椅、臺(tái)布、盆栽。（3）飲品茶具。（4）擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)等。2.特殊用品（1）選舉性會(huì)議要準(zhǔn)備投票箱、選票等。（2）表彰會(huì)議準(zhǔn)備好獎(jiǎng)品和背景音樂。（3）專業(yè)會(huì)議準(zhǔn)備好投影儀、幻燈機(jī)等。（4）談判會(huì)議要準(zhǔn)備好合同文件、簽字筆等。另外，

10、秘書在準(zhǔn)備會(huì)議用品時(shí)，還要遵守一定的要求。（1）制定準(zhǔn)備方案。（2）準(zhǔn)備工作要嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)心。（3）會(huì)議用品要盡量經(jīng)濟(jì)適用。1.2.4會(huì)議用品準(zhǔn)備為了確保會(huì)議的效果，秘書要把會(huì)議必備用1.3 會(huì)議執(zhí)行秘書會(huì)議執(zhí)行工作包括三個(gè)方面：會(huì)場(chǎng)布置風(fēng)格確認(rèn)、會(huì)場(chǎng)布置人員安排、會(huì)場(chǎng)突發(fā)事件預(yù)案1.3.1會(huì)場(chǎng)布置風(fēng)格確認(rèn)1.3.2會(huì)場(chǎng)布置人員安排1.3.3會(huì)場(chǎng)突發(fā)事件預(yù)案1.3 會(huì)議執(zhí)行秘書會(huì)議執(zhí)行工作包括三個(gè)方面：會(huì)場(chǎng)布置風(fēng)格確1.3.1會(huì)場(chǎng)布置風(fēng)格確認(rèn)供秘書選擇的會(huì)場(chǎng)布置風(fēng)格有哪些呢？1.禮堂式，也可叫劇院式。主席臺(tái)的前方擺放一排排座椅，講話者可以站在較高的主席臺(tái)上講話。如果與會(huì)者較多，可以采用這種風(fēng)格。2

11、.教室式，這種風(fēng)格比較靈活，對(duì)于會(huì)場(chǎng)面積和與會(huì)人數(shù)的調(diào)整比較方便。3.弦月式，與會(huì)人員全部分布于圓形或橢圓形桌子一側(cè)，以便平等充分交流。適用于與會(huì)者比較少的會(huì)議。4.方形、圓形、橢圓形中空式，與會(huì)者圍坐在桌子外側(cè)，同樣方便充分平等的交流。與會(huì)者人數(shù)適中為宜。5.“U”形式，這樣的風(fēng)格同樣益于平等充分交流。與會(huì)者人數(shù)要適中。6.宴會(huì)型，這樣的風(fēng)格適用于公司內(nèi)部的年會(huì)和培訓(xùn)會(huì)，益于同桌的交流和互動(dòng)。7.雞尾酒式，如果與會(huì)人數(shù)比較多，可以選用這種會(huì)場(chǎng)風(fēng)格。這種風(fēng)格分為比較輕松，設(shè)坐較少，與會(huì)者可以隨意走動(dòng)交流。小提示：除了“U”形式外，還有“T”形式、“E”形式、疊層“U”型式、混合式，秘書可以根據(jù)

12、會(huì)議性質(zhì)和人數(shù)選擇合適的會(huì)場(chǎng)風(fēng)格。1.3.1會(huì)場(chǎng)布置風(fēng)格確認(rèn)供秘書選擇的會(huì)場(chǎng)布置風(fēng)格有哪些呢？1.3.2會(huì)場(chǎng)布置人員安排一場(chǎng)禮儀韻味十足的會(huì)議，都需要安排哪些會(huì)場(chǎng)工作人員呢？1.物料1人2.背景音樂1人3.燈光1人4.主持1人5.PPT放映1人6.獻(xiàn)花1人7.遞麥人員1人8.簽到處1人9.停車場(chǎng)接待員2人10.大廳接待人員2人11.樓下電梯口接待1人、樓上電梯口接待1人12.會(huì)場(chǎng)入口禮儀2人12.引座1人除此之外，秘書可以結(jié)合實(shí)際情況酌情調(diào)整。1.3.2會(huì)場(chǎng)布置人員安排一場(chǎng)禮儀韻味十足的會(huì)議，都需要安排1.3.3會(huì)場(chǎng)突發(fā)事件預(yù)案1.3.3會(huì)場(chǎng)突發(fā)事件預(yù)案1.3 會(huì)議執(zhí)行秘書會(huì)議執(zhí)行工作包括三個(gè)

13、方面：會(huì)場(chǎng)布置風(fēng)格確認(rèn)、會(huì)場(chǎng)布置人員安排、會(huì)場(chǎng)突發(fā)事件預(yù)案1.3.1會(huì)場(chǎng)布置風(fēng)格確認(rèn)1.3.2會(huì)場(chǎng)布置人員安排1.3.3會(huì)場(chǎng)突發(fā)事件預(yù)案1.3 會(huì)議執(zhí)行秘書會(huì)議執(zhí)行工作包括三個(gè)方面：會(huì)場(chǎng)布置風(fēng)格確1.4會(huì)議紀(jì)要與總結(jié)會(huì)議紀(jì)要與總結(jié)是秘書保證會(huì)議成果的系統(tǒng)性工作，也是會(huì)務(wù)工作中非常重要的一部分。這一小節(jié)將要介紹到的知識(shí)點(diǎn)包括：會(huì)議紀(jì)要格式、會(huì)議紀(jì)要范文一、會(huì)議紀(jì)要范文二、會(huì)議要點(diǎn)總結(jié)、會(huì)議要點(diǎn)范文。1.4.1會(huì)議紀(jì)要格式1.4.2會(huì)議紀(jì)要范文一1.4.3會(huì)議紀(jì)要范文二1.4.5會(huì)議要點(diǎn)范文1.4會(huì)議紀(jì)要與總結(jié)會(huì)議紀(jì)要與總結(jié)是秘書保證會(huì)議成果的系統(tǒng)性1.4.1會(huì)議紀(jì)要格式會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)格式通常包括標(biāo)

14、題、正文、主送、抄送單位幾個(gè)部分。標(biāo)題的構(gòu)成有兩種情況：1.會(huì)議名稱加紀(jì)要。2.會(huì)議召開單位加內(nèi)容再加紀(jì)要。正文通常分為兩個(gè)部分：1.會(huì)議概況。包括會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議基本議程、與會(huì)人員、會(huì)議主持人。2.會(huì)議精神和決議事項(xiàng)。小提示：不同的公司會(huì)議紀(jì)要也不盡相同。有些秘書為了省事，從網(wǎng)上下載了一些模板，稍加修改就使用。其實(shí)這種做法并不完全正確。下載模板之后，最關(guān)鍵的不要有多余的格式項(xiàng)，也不要有漏掉的項(xiàng)。1.4.1會(huì)議紀(jì)要格式會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)格式通常包括標(biāo)題、正文、主1.4.2會(huì)議紀(jì)要范文會(huì)議紀(jì)要框架時(shí)間：地點(diǎn)：主持人：參會(huì)人員：1.出席人員：2.列席人員：3.會(huì)議記錄：議題要點(diǎn)：一、宣

15、示集團(tuán)人事制度改革方案，經(jīng)與會(huì)人員討論后確定。（一）（二）二、各部門總經(jīng)理報(bào)本部門現(xiàn)行人事制度，經(jīng)討論確定了集團(tuán)各部門人事編制制度。（一）（二）（三）三、會(huì)議討論了人事薪酬改革方案，確定：（一）各職位薪酬區(qū)間：1.經(jīng)理職位：2.副經(jīng)理職位：3.專員職位：（二）各職級(jí)薪酬標(biāo)準(zhǔn)：四、董事長(zhǎng)就集團(tuán)人事制度改革、日后人事部招聘、員工績(jī)效考核提出要求：（一）（二）（三）X年X月X日主 送：XXX抄 送：XXX1.4.2會(huì)議紀(jì)要范文會(huì)議紀(jì)要框架時(shí)間：議題要點(diǎn)：一、宣示集1.4.5會(huì)議要點(diǎn)范文研究一下格式要求。范文：XX培訓(xùn)機(jī)構(gòu)二零一六年度工作總結(jié)2016年已經(jīng)匆匆而逝，現(xiàn)已邁入新的一年，我謹(jǐn)代表公司對(duì)過(guò)去

16、一年的工作進(jìn)行總結(jié)?？傮w上2016年機(jī)構(gòu)的師生工作相當(dāng)?shù)轿唬绕鋵W(xué)生們，不僅養(yǎng)成了良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣，更是取得了優(yōu)異的成績(jī)。因此機(jī)構(gòu)進(jìn)一步贏得了家長(zhǎng)們的口碑與支持。一：加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)1.2.3.二：鞏固擴(kuò)建學(xué)生隊(duì)伍1.23.三：加強(qiáng)促進(jìn)教育資源均衡制度建設(shè)1.2.3.四：加強(qiáng)教育民生的關(guān)注度1.2.3.五：總結(jié)1.2.3.2017年1月1日1.4.5會(huì)議要點(diǎn)范文研究一下格式要求。三：加強(qiáng)促進(jìn)教育資源第2章文書寫作：格式、標(biāo)準(zhǔn)、示范第2章文書寫作：格式、標(biāo)準(zhǔn)、示范2.1文書寫作的邏輯2.2規(guī)則型文書格式2.3 決議型文書格式2.4個(gè)人類文書格式2.1文書寫作的邏輯2.2規(guī)則型文書格式2.3 決議型

17、文書格2.1文書寫作的邏輯文書寫作需要按圖索驥，要遵循寫作的邏輯。秘書需要掌握：受眾對(duì)象決定寫作格式、報(bào)告用途決定陳述要點(diǎn)、平行結(jié)構(gòu)安排銜接語(yǔ)、遞進(jìn)結(jié)構(gòu)安排總述詞。2.1.1受眾對(duì)象決定寫作格式2.1.2報(bào)告用途決定陳述要點(diǎn)2.1.3平行結(jié)構(gòu)安排銜接語(yǔ)2.1.4遞進(jìn)結(jié)構(gòu)安排總述詞2.1文書寫作的邏輯文書寫作需要按圖索驥，要遵循寫作的邏輯。2.1.1受眾對(duì)象決定寫作格式從受眾對(duì)象來(lái)看，文書分為上行、平行、下行發(fā)文。所以受眾不同，發(fā)文方向不同，文書的寫作格式自然不同。比如上行文請(qǐng)示的格式是：1.標(biāo)題。請(qǐng)示一般有兩個(gè)標(biāo)題，被發(fā)文字號(hào)和簽發(fā)人隔開。第一個(gè)標(biāo)題通常是“XX公司文件”，第二個(gè)標(biāo)題通常是“公

18、司名稱+請(qǐng)示內(nèi)容+文種”。2.發(fā)文字號(hào)和簽發(fā)人。處于兩個(gè)標(biāo)題之間，比如XX字【2016】XX號(hào) 簽發(fā)人XX3.正文。正文包括主送單位、主體、結(jié)尾、附件標(biāo)題。（1）主送單位：XXX公司/機(jī)關(guān)（2）主體。主體一般由問題和建議構(gòu)成。（3）結(jié)尾。結(jié)尾一般都是“特此請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”。4.落款。落款要寫明發(fā)文時(shí)間、聯(lián)系人、聯(lián)系電話并加蓋公章。5.主題詞。主題詞寫在落款的下方，并與正文對(duì)齊。秘書在寫作公文的時(shí)候，首先要考慮的問題就是受眾對(duì)象。這是秘書選擇行文格式的依據(jù)。2.1.1受眾對(duì)象決定寫作格式從受眾對(duì)象來(lái)看，文書分為上行、2.1.2報(bào)告用途決定陳述要點(diǎn)秘書在公文寫作中，不但要考慮受眾對(duì)象，更要考慮公文的

19、用途，因?yàn)檫@是指導(dǎo)陳述要點(diǎn)的依據(jù)。2.1.2報(bào)告用途決定陳述要點(diǎn)秘書在公文寫作中，不但要考慮受2.1.3平行結(jié)構(gòu)安排銜接語(yǔ)平行結(jié)構(gòu)是文書寫作中經(jīng)常運(yùn)用的一種寫作手法，這種結(jié)構(gòu)和寫作手法可以使整個(gè)文書行文邏輯清晰，結(jié)構(gòu)自然。但是，秘書如果采用這種寫作手法，要注意各個(gè)部分之間的銜接語(yǔ)。恰當(dāng)?shù)你暯诱Z(yǔ)會(huì)使行文流暢嚴(yán)謹(jǐn)。比較常用的平行結(jié)構(gòu)銜接語(yǔ)就是“小標(biāo)題”。公文除了開頭和結(jié)尾，用幾個(gè)大的段落作為主體部分，而每個(gè)段落都是由一個(gè)小標(biāo)題來(lái)引領(lǐng)。2.1.3平行結(jié)構(gòu)安排銜接語(yǔ)平行結(jié)構(gòu)是文書寫作中經(jīng)常運(yùn)用的一2.1.4遞進(jìn)結(jié)構(gòu)安排總述詞遞進(jìn)結(jié)構(gòu)也是公文寫作中經(jīng)常運(yùn)用的一種寫作手法，這種寫作手法可以使行文對(duì)某一個(gè)問

20、題從不同的側(cè)面和角度進(jìn)行層層深入的剖析與解讀，使行文的思想深度得到提升。但是，秘書如果采用這種寫作手法，要注意行文結(jié)尾的總述詞。恰當(dāng)?shù)目偸鲈~可以升華公文主體部分探究問題的思想，也可以保證行文的完整性。2.1.4遞進(jìn)結(jié)構(gòu)安排總述詞遞進(jìn)結(jié)構(gòu)也是公文寫作中經(jīng)常運(yùn)用的2.2規(guī)則型文書格式明確了公文寫作的邏輯，接下來(lái)就需要秘書掌握相應(yīng)類型公文的寫作格式了。這一小節(jié)主要講解規(guī)則型文書格式。所涉及到的文書類型包括公司制度類、管理辦法類、工作細(xì)則類、管理?xiàng)l例類以及公司規(guī)定類。2.2.1公司制度類文書格式2.2.2管理辦法類文書格式2.2.3工作細(xì)則類文書格式2.2.4管理?xiàng)l例類文書格式2.2.5公司規(guī)定類文書

21、格式2.2規(guī)則型文書格式明確了公文寫作的邏輯，接下來(lái)就需要秘書掌2.2.1公司制度類文書格式總結(jié)制度類文書的格式。1.標(biāo)題。標(biāo)題一般是發(fā)文單位+內(nèi)容+文種。2.正文。正文格式一般有兩種：（1）章條式。這種格式就是把正文內(nèi)容分成若干章節(jié)，每一章里又分若干條。（2）條款式。這種格式的正文只列條，不設(shè)章，就像范文里那樣逐條闡述規(guī)定。3.落款。發(fā)文單位、日期。2.2.1公司制度類文書格式總結(jié)制度類文書的格式。2.2.2管理辦法類文書格式管理辦法類文書也是經(jīng)常需要秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)草擬的。值得秘書注意的是，管理辦法類文書格式分為封面格式和正文格式。文件正文格式有頁(yè)眉和正文兩個(gè)要素。其中頁(yè)眉是由編碼、標(biāo)題、頁(yè)碼

22、構(gòu)成，頁(yè)眉內(nèi)容的字體字號(hào)要求根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行設(shè)置。正文是由標(biāo)題和內(nèi)容構(gòu)成。正文內(nèi)容一般包括目的、適用范圍、管理辦法等要素，具體要根據(jù)實(shí)際工作需要擬寫。2.2.2管理辦法類文書格式管理辦法類文書也是經(jīng)常需要秘書協(xié)2.2.3工作細(xì)則類文書格式細(xì)則類文書的格式也是包括標(biāo)題、正文和落款三個(gè)要素。1.標(biāo)題。發(fā)文單位+細(xì)則內(nèi)容+文種2.正文。正文包括三個(gè)部分：細(xì)則的依據(jù)、內(nèi)容、實(shí)施說(shuō)明。3.落款。落款包括發(fā)文單位和發(fā)文時(shí)間。2.2.3工作細(xì)則類文書格式細(xì)則類文書的格式也是包括標(biāo)題、正2.2.4管理?xiàng)l例類文書格式管理?xiàng)l例類文書的格式同樣包含標(biāo)題、正文和落款三個(gè)要素小提示：我們總結(jié)一下上述范文的格式：1.

23、標(biāo)題。發(fā)文單位+內(nèi)容+文種2.正文。正文原則上有兩種形式：一是分章列條式，一是直接列條式。范文就是采用的后一種。正文的開端要寫上總則，包括目的、依據(jù)；最后兩條寫明頒布實(shí)施說(shuō)明；中間寫明具體內(nèi)容。3.落款。發(fā)文單位+發(fā)文日期。2.2.4管理?xiàng)l例類文書格式管理?xiàng)l例類文書的格式同樣包含標(biāo)題2.2.5公司規(guī)定類文書格式公司規(guī)定類文書格式同條例格式大同小異，也包括標(biāo)題、正文、落款三部分。1.標(biāo)題：發(fā)文單位+內(nèi)容+文種。2.正文：分條開列，開頭寫明依據(jù)和目的；主體部分寫明規(guī)定具體內(nèi)容；結(jié)尾寫明規(guī)定實(shí)施說(shuō)明。3.落款：發(fā)文單位+發(fā)文時(shí)間。2.2.5公司規(guī)定類文書格式公司規(guī)定類文書格式同條例格式大同2.3 決

24、議型文書格式2.3.1公函類文書格式2.3.2通報(bào)類文書格式2.3.3通告類文書格式2.3.4決議類文書格式2.3.5意見類文書格式2.3.6決定類文書格式2.3.7公告類文書格式2.3.8指示類文書格式2.3.9批復(fù)類文書格式2.3.10通知類文書格式?jīng)Q議型文書包括的文書類別比廣泛：公函類、通報(bào)類、通告類、決議類、意見類、決定類、公告類、指示類、批復(fù)類、通知類等。2.3 決議型文書格式2.3.1公函類文書格式2.3.6決定2.3.1公函類文書格式秘書在寫作的過(guò)程中，要充分注意公函的格式。公函格式包括：標(biāo)題、正文、落款。1.標(biāo)題。發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種，如圖所示 2.正文。正文開頭頂格寫明主送單

25、位，主體另起段落寫明具體的原因和事項(xiàng)，最后由“望復(fù)函”等敬語(yǔ)結(jié)束。3.落款。寫明發(fā)文單位和日期。2.3.1公函類文書格式秘書在寫作的過(guò)程中，要充分注意公函的2.3.2通報(bào)類文書格式通報(bào)類文書的格式同樣是由標(biāo)題、正文、落款三部分構(gòu)成。1.標(biāo)題。（發(fā)文單位+）通報(bào)對(duì)象+文種2.正文。開頭頂格寫明主送單位，主體寫明事實(shí)、分析處理，結(jié)尾寫明號(hào)召。3.落款。寫明發(fā)文單位和日期。2.3.2通報(bào)類文書格式通報(bào)類文書的格式同樣是由標(biāo)題、正文、2.3.3通告類文書格式秘書要注意，通告的格式與通報(bào)格式特別類似，同樣包括標(biāo)題、正文、落款三部分。1.標(biāo)題。（發(fā)文單位+）通告內(nèi)容+文種2.正文。開頭頂格寫明主送單位，主

26、體寫明原因和通告事項(xiàng)，最后以“特此公告”收尾。3.落款。發(fā)文單位+日期。2.3.3通告類文書格式秘書要注意，通告的格式與通報(bào)格式特別2.3.4決議類文書格式?jīng)Q議是由標(biāo)題、通過(guò)日期、正文三部分構(gòu)成。1.標(biāo)題。（發(fā)文單位+）事由+文種2.通過(guò)日期。通常用小括號(hào)標(biāo)注在標(biāo)題下。3.正文。事實(shí)+分析+號(hào)召2.3.4決議類文書格式?jīng)Q議是由標(biāo)題、通過(guò)日期、正文三部分構(gòu)2.3.5意見類文書格式意見類文書一般由標(biāo)題、正文、落款三部分構(gòu)成。1.標(biāo)題。發(fā)文單位+內(nèi)容+文種2.正文。開頭寫明意見緣由，主體寫明對(duì)某一問題的認(rèn)識(shí)和解決意見，最后以“望批轉(zhuǎn)”作結(jié)。3.落款。（發(fā)文單位和）時(shí)間。2.3.5意見類文書格式意見類

27、文書一般由標(biāo)題、正文、落款三部2.3.6決定類文書格式?jīng)Q定類文書是由標(biāo)題、時(shí)間、正文、結(jié)尾四部分構(gòu)成。1.標(biāo)題。發(fā)文單位+決定事宜+文種2.時(shí)間。用括號(hào)標(biāo)注在標(biāo)題下。3.正文。4.結(jié)尾。通常以“本決定即日起施行”。2.3.6決定類文書格式?jīng)Q定類文書是由標(biāo)題、時(shí)間、正文、結(jié)尾2.3.7公告類文書格式公告的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、正文、落款三部分。秘書在著手寫作的時(shí)候應(yīng)注意：1.標(biāo)題。（發(fā)文單位+內(nèi)容+）文種。2.正文。正文包括公告的原因、事項(xiàng)、結(jié)尾。3.落款。（發(fā)文單位+）時(shí)間。2.3.7公告類文書格式公告的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、正文、落款三部分2.3.8指示類文書格式指示的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、發(fā)文時(shí)間、正文、落款四個(gè)

28、部分。四部分格式要求大體與以上各文種要求相同。正文一般包含主送單位、前言、主體、結(jié)尾四部分。秘書要特別注意主體是指示的主要內(nèi)容，包含任務(wù)、措施、要求三要素。2.3.8指示類文書格式指示的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、發(fā)文時(shí)間、正文、2.3.9批復(fù)類文書格式批復(fù)的結(jié)構(gòu)包含標(biāo)題、正文、落款三部分，三部分格式要求大體與以上各文種要求相同。正文包含主送單位、引據(jù)、主體、結(jié)語(yǔ)四部分。注意引據(jù)是對(duì)下級(jí)行文標(biāo)題的引述2.3.9批復(fù)類文書格式批復(fù)的結(jié)構(gòu)包含標(biāo)題、正文、落款三部分2.3.10通知類文書格式通知的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、稱呼、正文、落款四個(gè)部分，其格式要求大體與以上各文種要求相同。秘書要注意正文的內(nèi)容要根據(jù)通知的類別確定。

29、比如開會(huì)通知與工作布置通知的內(nèi)容就不一樣。2.3.10通知類文書格式通知的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、稱呼、正文、落2.4個(gè)人類文書格式2.4.1賀信類文書格式2.4.2嘉獎(jiǎng)?lì)愇臅袷?.4.3批評(píng)類文書格式2.4.4建議書類文書格式2.4.5感謝信類文書格式2.4.6申請(qǐng)書類文書格式2.4.7總結(jié)類文書格式2.4.8慰問信類文書格式2.4.9表?yè)P(yáng)信類文書格式2.4.10歡迎詞類文書格式2.4.11答謝詞類文書格式2.4.12開幕詞類文書格式個(gè)人類文書也是秘書經(jīng)常要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)擬寫的文書類型。這一小節(jié)主要講解這一類文書的寫作格式，包括的具體文書類別有：賀信類、嘉獎(jiǎng)?lì)?、批評(píng)類、建議書類、感謝信類、申請(qǐng)書類、總結(jié)類

30、、慰問信類、表?yè)P(yáng)信類、歡迎詞類、答謝詞類、開幕詞類等。2.4個(gè)人類文書格式2.4.1賀信類文書格式2.4.7總結(jié)類2.4.1賀信類文書格式賀信的格式由標(biāo)題、稱呼、正文、結(jié)尾、落款五個(gè)要素構(gòu)成。1.標(biāo)題?？芍粚懳姆N名。2.稱呼。區(qū)別單位名和個(gè)人職稱、姓名。3.正文。（1）說(shuō)明成就的背景。（2）分析成就的主客觀原因。（3）表示熱烈祝賀。4.結(jié)尾。一般都用“此致，敬禮”作結(jié)。5.落款。發(fā)文單位或個(gè)人+時(shí)間2.4.1賀信類文書格式賀信的格式由標(biāo)題、稱呼、正文、結(jié)尾、2.4.2嘉獎(jiǎng)?lì)愇臅袷阶⒁?，嘉?jiǎng)的格式由標(biāo)題、稱謂、正文、落款四要素構(gòu)成。正文一般包括嘉獎(jiǎng)原因、嘉獎(jiǎng)方式、獎(jiǎng)項(xiàng)、號(hào)召四項(xiàng)內(nèi)容。2.4.2

31、嘉獎(jiǎng)?lì)愇臅袷阶⒁猓为?jiǎng)的格式由標(biāo)題、稱謂、正文、2.4.3批評(píng)類文書格式批評(píng)類文書的格式包括標(biāo)題、正文、結(jié)尾、落款四個(gè)要素。注意，公司批評(píng)文書的標(biāo)題可從簡(jiǎn)，只寫文種名；正文包含事件、公司制度、事件性質(zhì)、處置措施、號(hào)召要求等；結(jié)尾通常是“特此通報(bào)批評(píng)”。2.4.3批評(píng)類文書格式批評(píng)類文書的格式包括標(biāo)題、正文、結(jié)尾2.4.4建議書類文書格式建議書的格式包括標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)尾、落款五個(gè)要素，其格式要求與以上各文種大同小異。需要注意的是正文一般包括建議的原因及目的，建議的內(nèi)容，建議被采納的希望。2.4.4建議書類文書格式建議書的格式包括標(biāo)題、稱謂、正文、2.4.5感謝信類文書格式感謝信同樣包含標(biāo)

32、題、稱謂、正文、結(jié)尾、落款五項(xiàng)要素。要注意正文往往概括對(duì)方給予的幫助，并對(duì)其作出正面評(píng)價(jià)和表示衷心感謝。2.4.5感謝信類文書格式感謝信同樣包含標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)2.4.6申請(qǐng)書類文書格式申請(qǐng)書格式要素也包括標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)尾、落款。要注意正文應(yīng)寫明申請(qǐng)的具體要求和原因。2.4.6申請(qǐng)書類文書格式申請(qǐng)書格式要素也包括標(biāo)題、稱謂、正2.4.7總結(jié)類文書格式總結(jié)類文書結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、正文、落款三個(gè)要素組成，各要素的格式要求大體上與以上各文種要求相同。2.4.7總結(jié)類文書格式總結(jié)類文書結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、正文、落款三個(gè)2.4.8慰問信類文書格式慰問信的格式包含的要素有標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)尾、落款。2.4.

33、8慰問信類文書格式慰問信的格式包含的要素有標(biāo)題、稱謂2.4.9表?yè)P(yáng)信類文書格式表?yè)P(yáng)信格式要素包括標(biāo)題、稱呼、正文、結(jié)尾、落款。2.4.9表?yè)P(yáng)信類文書格式表?yè)P(yáng)信格式要素包括標(biāo)題、稱呼、正文2.4.10歡迎詞類文書格式歡迎詞的格式要素包括標(biāo)題、稱呼、正文、落款。要注意正文的布局結(jié)構(gòu)一般是開頭表示歡迎、主體表示聚會(huì)意義、結(jié)尾表示祝愿。2.4.10歡迎詞類文書格式歡迎詞的格式要素包括標(biāo)題、稱呼、2.4.11答謝詞類文書格式答謝詞的格式要素包括標(biāo)題、稱呼、正文。注意正文分為開頭、主體、結(jié)語(yǔ)。開頭表示對(duì)主人款待的感謝，主體概述到訪的目的和收獲，結(jié)語(yǔ)一般表示祝愿或再次感謝。2.4.11答謝詞類文書格式答謝詞

34、的格式要素包括標(biāo)題、稱呼、2.4.12開幕詞類文書格式開幕詞的格式要素一般包含標(biāo)題和正文。注意，正文包含稱呼、開頭、主體、結(jié)束語(yǔ)四個(gè)要素。2.4.12開幕詞類文書格式開幕詞的格式要素一般包含標(biāo)題和正第3章檔案工作：類別分好，管理流程化第3章檔案工作：類別分好，管理流程化3.1 檔案的不同分類方法3.2 檔案的收集與鑒定3.3檔案的整理和檢索3.4文件的編制和修改需求3.5檔案的管理3.1 檔案的不同分類方法3.2 檔案的收集與鑒定3.3檔案3.1 檔案的不同分類方法檔案的分類，通常是根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)、載體形式、記錄信息方式和檔案所有權(quán)形式進(jìn)行分類的。3.1.1根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)分3.1.2根據(jù)檔案的

35、載體形式分3.1.3按照記錄信息方式分3.1.4根據(jù)檔案所有權(quán)形式分3.1 檔案的不同分類方法檔案的分類，通常是根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)、載3.1.1根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)分其實(shí)公司的文書都屬于普通檔案，只需要按照時(shí)間，事由和輕重緩急來(lái)排序就好，也沒有必要把附件單獨(dú)成冊(cè)，最后統(tǒng)一歸類到普通檔案里就可以。那么作為秘書應(yīng)該怎樣根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)進(jìn)行劃分呢？有兩種劃分方法：1.先把檔案劃分為普通檔案和專門檔案兩大類，然后再針對(duì)這兩大類進(jìn)行細(xì)分。普通檔案又分為：黨務(wù)檔案、政務(wù)檔案等；專門檔案又分為：公安檔案、訴訟檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、人事檔案、社會(huì)保險(xiǎn)檔案等。2.直接分為文書檔案、公安檔案、訴訟檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、

36、人事檔案、審計(jì)檔案、社會(huì)保險(xiǎn)檔案等。3.1.1根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)分其實(shí)公司的文書都屬于普通檔案，只3.1.2根據(jù)檔案的載體形式分檔案載體形式常見的有紙質(zhì)檔案、電子檔案、光盤檔案。3.1.2根據(jù)檔案的載體形式分檔案載體形式常見的有紙質(zhì)檔案、3.1.3按照記錄信息方式分按照記錄信息的方式，秘書可以把企業(yè)檔案分為文字檔案、圖形檔案、聲像檔案、電子檔案。文字檔案一般還可以細(xì)分為：1.產(chǎn)品文字材料，包括各種任務(wù)書、建議書、協(xié)議書、說(shuō)明書、鑒定書、試驗(yàn)大綱、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、分析報(bào)告、審查報(bào)告、運(yùn)行報(bào)告、總結(jié)、產(chǎn)品圖樣等。2.科研文字材料，包括各種合同、協(xié)議書、任務(wù)書、科研報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、開題報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、鑒定證

37、書、發(fā)明申請(qǐng)書等。3.設(shè)備文字材料，包括各種申請(qǐng)書、說(shuō)明書、技術(shù)規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程、設(shè)備圖樣等。圖形檔案一般包括產(chǎn)品圖樣、設(shè)備圖樣和施工圖樣等。聲像檔案又可以細(xì)分為照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、影片檔案。電子檔案可以分為計(jì)算機(jī)磁帶、磁盤和光盤等。3.1.3按照記錄信息方式分按照記錄信息的方式，秘書可以把企3.1.4根據(jù)檔案所有權(quán)形式分除了上面提到的按照內(nèi)容性質(zhì)、載體形式、記錄信息方式對(duì)檔案進(jìn)行分類外，還可以根據(jù)檔案的所有權(quán)形式進(jìn)行分類。在企業(yè)的實(shí)際工作中，檔案常常被區(qū)分為公共檔案和私有檔案。公共檔案在國(guó)有企業(yè)比較常見。公共檔案一般是具有社會(huì)意義故而所有權(quán)屬于國(guó)家的檔案。通常這類檔案所記載的信息

38、資源都是涉及到社會(huì)最核心的信息，所以這類檔案的掌握和控制權(quán)也都集中在政府的手里。私有檔案一般是指所有權(quán)歸屬于個(gè)人或者私有組織的檔案，比如民營(yíng)企業(yè)的檔案、家族企業(yè)的檔案以及個(gè)體商戶的檔案等。所以，私有檔案一般被區(qū)分為兩種：1.集體所有制單位產(chǎn)生和形成的檔案。2.個(gè)人、家庭、家族產(chǎn)生和形成的檔案。3.1.4根據(jù)檔案所有權(quán)形式分除了上面提到的按照內(nèi)容性質(zhì)、載3.2 檔案的收集與鑒定3.2.1檔案的收集方法3.2.2檔案的鑒定方法3.2 檔案的收集與鑒定3.2.1檔案的收集方法3.2.1檔案的收集方法那么關(guān)于檔案收集，秘書應(yīng)該明確哪些要求以及方法呢？1.做到依法收集檔案秘書應(yīng)該依據(jù)檔案法的規(guī)定，把整理

39、分類好的檔案及時(shí)移交檔案館。屬于公共檔案的及時(shí)移交國(guó)家檔案館；屬于私有檔案的，及時(shí)移交單位檔案館。而檔案館必須要依法接收檔案，并履行對(duì)檔案進(jìn)行保管的義務(wù)。2.做到協(xié)商協(xié)議接收與移交相關(guān)檔案館秘書與相關(guān)單位就法定接收權(quán)利與義務(wù)范圍以外的，可以共同的社會(huì)責(zé)任感為基礎(chǔ)，或者以達(dá)到雙贏為目的，進(jìn)行檔案的移交與接收的協(xié)商，做到協(xié)議接收與移交；而對(duì)于法定移交與接收范圍內(nèi)的單位，雙方可以在移交與接收的時(shí)限上進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。3.主動(dòng)生成秘書可以協(xié)調(diào)相關(guān)部門將一些文字、聲像進(jìn)行收集。3.2.1檔案的收集方法那么關(guān)于檔案收集，秘書應(yīng)該明確哪些要3.2.2檔案的鑒定方法通常所說(shuō)的檔案鑒定，是指對(duì)檔案的真?zhèn)涡?/p>

40、和有用性的鑒定。而最主要的就是對(duì)檔案的有用性進(jìn)行鑒定。對(duì)檔案價(jià)值的評(píng)估鑒定方法，要取決于鑒定對(duì)象即目標(biāo)檔案的規(guī)模和范圍的大小，據(jù)此可以把檔案的鑒定方法分為宏觀鑒定、微觀鑒定。1.宏觀鑒定宏觀鑒定的鑒定對(duì)象是各個(gè)立檔單位的形成檔案。2.微觀鑒定微觀鑒定的鑒定對(duì)象是和宏觀鑒定相對(duì)而言的，微觀鑒定是針對(duì)具體的一個(gè)單位檔案或者只是其中某部分、某件檔案的鑒定。3.2.2檔案的鑒定方法通常所說(shuō)的檔案鑒定，是指對(duì)檔案的真?zhèn)?.3檔案的整理和檢索秘書在日常的檔案工作中，應(yīng)該掌握一些檔案的整理和檢索的知識(shí)，以便對(duì)檔案整理和檢索工作有一個(gè)系統(tǒng)的指導(dǎo)。3.3.1檔案的整理步驟3.3.2檔案的檢索方法3.3檔案的整理

41、和檢索秘書在日常的檔案工作中，應(yīng)該掌握一些檔3.3.1檔案的整理步驟一般情況下，歸檔文件整理大致可以分為收集文件、確定歸檔范圍、分年度、分類別、分級(jí)別、確定保管期限、修整文件、裝訂、排序、編號(hào)、電腦著錄、編制歸檔文件目錄、裝盒、編制檢索工具等步驟。1.收集文件。把分散在各個(gè)機(jī)關(guān)單位或者個(gè)人手中的文件資料通過(guò)一定的方法和手續(xù)進(jìn)行征集。2.確定歸檔范圍（1）明確歸檔文件材料的范圍。（2）明確不歸檔文件材料的范圍。（3）明確單位之間分工歸檔的范圍。3.分年度4.分類別5.分級(jí)別6.確定保管期限3.3.1檔案的整理步驟一般情況下，歸檔文件整理大致可以分為7.修整文件:（1）破損的文件要進(jìn)行修復(fù),（2）

42、如果文件的字跡很容易模糊，可以復(fù)制。（3）對(duì)于金屬物要進(jìn)行防銹處理，或者去除。（4）對(duì)于紙張過(guò)大的文件，可以折疊。8.裝訂9.排序10.編號(hào)11.電腦著錄12.編制歸檔文件目錄13.裝盒14.編制檢索工具:寫清楚歸檔說(shuō)明和檔案目錄。文秘商務(wù)辦公完整課件1003.3.2檔案的檢索方法檢索工作是檔案文件的調(diào)取和利用的準(zhǔn)備工作，掌握了檢索方法，就可以輕松地解決對(duì)每一個(gè)案卷或文件的查找問題，大幅度提高檔案的調(diào)取和利用效率。那么，常見的檢索工具有哪些呢？1.根據(jù)編制方式的不同，檢索工具可以分為目錄、索引和指南。2.根據(jù)載體形式的不同，檢索工具可以分為書本式、卡片式、機(jī)讀式檢索工具和縮微檢索工具。3.根據(jù)

43、檢索范圍的不同，檢索工具可以分為全宗范圍、檔案館范圍、專題范圍的檢索工具和館際檢索工具4.根據(jù)功能差異，檢索工具可以分為館藏性、查檢性和介紹性檢索工具。除此之外，秘書又應(yīng)該掌握哪些檔案的檢索方法呢？1.分類法 2.按作者檢索法 3.按文號(hào)檢索法 4.按字序檢索法 5.按地序檢索法 6.主題檢索法3.3.2檔案的檢索方法檢索工作是檔案文件的調(diào)取和利用的準(zhǔn)備3.4文件的編制和修改需求通常是從四個(gè)方面進(jìn)行著手的：第一，指定對(duì)應(yīng)部門的編寫人；第二，注意編寫的9大要素；第三，注意文件編號(hào)的5大層級(jí)；第四，文件評(píng)審與審批。3.4.1指定對(duì)應(yīng)部門的編寫人3.4.2編寫的9大要素3.4.3文件編號(hào)的5大層級(jí)3

44、.4.4文件評(píng)審與審批3.4文件的編制和修改需求通常是從四個(gè)方面進(jìn)行著手的：第一，3.4.1指定對(duì)應(yīng)部門的編寫人具體的工作就是要注意兩點(diǎn)：1.明確并制定企業(yè)中各個(gè)文件的編寫部門和編寫人。2.明確并規(guī)定各文件的編寫時(shí)間和各文件的完成時(shí)間的要求。3.4.1指定對(duì)應(yīng)部門的編寫人具體的工作就是要注意兩點(diǎn)：3.4.2編寫的9大要素所以，作為秘書，要把文件的編寫要素當(dāng)作常識(shí)記住。那么，秘書應(yīng)該明確和掌握的文件編寫的幾大要素到底有哪些呢？1.目的：2.范圍：3.定義：4.職責(zé)：5.程序或者規(guī)定內(nèi)容：6.修改記錄：7.文件概要或者流程：3.4.2編寫的9大要素所以，作為秘書，要把文件的編寫要素當(dāng)3.4.3文件

45、編號(hào)的5大層級(jí)一般情況下，文件的編號(hào)按照下面的層級(jí)要求進(jìn)行布局編寫公司代號(hào)JP文件順序號(hào)號(hào)記錄編號(hào)文件類別（AQ）文件層別號(hào)3.4.3文件編號(hào)的5大層級(jí)一般情況下，文件的編號(hào)按照下面的3.4.4文件評(píng)審與審批作為秘書首先應(yīng)該了解的文件評(píng)審及審批的原則有哪些呢？1.對(duì)于關(guān)系到企業(yè)戰(zhàn)略或命脈的重大事件的文件，必須要經(jīng)過(guò)企業(yè)總經(jīng)理或者老板的審批，才能按照文件的指示精神去貫徹執(zhí)行。如果沒有總經(jīng)理或者老板的審批簽字，系重大事件的文件是不可以被執(zhí)行的。2.凡是需要相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)審簽批的文件，一律不允許簽署人以外的其他人進(jìn)行代簽，如果本人由于某些特殊原因不能審批簽字的，那么必須由本人指定代簽人進(jìn)行簽批，否則

46、，任何其他人的簽批都是無(wú)效的，被簽批的文件也不可以被貫徹執(zhí)行。3.企業(yè)日常工作中的各類文件中會(huì)涉及到某些人員或部門的參與，如果文件中的內(nèi)容要求必須被涉及到的人員或者知曉，那么文件就必須要經(jīng)過(guò)涉及的人員和部門負(fù)責(zé)人的審批和簽字。4.企業(yè)日常工作中的文件往往是要經(jīng)過(guò)層層職級(jí)的評(píng)審與審批的，必須要等到最終的批準(zhǔn)人進(jìn)行審核與批準(zhǔn)之后，才能成為有效的文件，可以被貫徹執(zhí)行；如果沒有最終批準(zhǔn)人的簽字，文件就不能生效，任何人也不能私自執(zhí)行文件的指示與精神。3.4.4文件評(píng)審與審批作為秘書首先應(yīng)該了解的文件評(píng)審及審批那么，作為秘書，應(yīng)該了解的文件類型有哪些，相應(yīng)類型的文件審批程序又是怎樣的呢？1.制度規(guī)范類文件

47、制度規(guī)范類文件的審批流程相對(duì)而言是比較簡(jiǎn)單的。一般是由文件制定人到部門負(fù)責(zé)人再到部門直屬副總或總監(jiān)最后到總經(jīng)理的過(guò)程。2事務(wù)類文件事務(wù)類文件的審批流程是和制度規(guī)范類文件相同的，也是由文件制定人到部門負(fù)責(zé)人再到部門直屬副總或總監(jiān)最后到總經(jīng)理的過(guò)程。3.財(cái)務(wù)類文件財(cái)務(wù)類文件的審批流程就相對(duì)而言比較復(fù)雜了。先是要由文件制定人呈請(qǐng)直接上司進(jìn)行審批，然后轉(zhuǎn)請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，再到部門直屬副總或總監(jiān)進(jìn)行批復(fù)，然后再請(qǐng)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行批準(zhǔn)，再然后由總經(jīng)理進(jìn)行審批，最后再轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。4.采購(gòu)類文件同樣地，先由文件的制定人呈請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，然后在有采購(gòu)員進(jìn)行報(bào)價(jià)，接下來(lái)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)采購(gòu)員報(bào)價(jià)進(jìn)

48、行選擇，然后再由部門直屬副總和總監(jiān)進(jìn)行審批，之后由總經(jīng)理進(jìn)行審批，總經(jīng)理審批之后，由采購(gòu)員執(zhí)行文件，根據(jù)文件指示進(jìn)行采購(gòu)，再然后由領(lǐng)取人領(lǐng)取采購(gòu)回的東西并簽字，最后財(cái)務(wù)入賬。5.考勤類文件考勤類文件的評(píng)審與審批主要是針對(duì)出差而言的。而且這類文件的審批程序是根據(jù)出差天數(shù)的不同而產(chǎn)生差異的。那么，作為秘書，應(yīng)該了解的文件類型有哪些，相應(yīng)類型的文件審批3.5檔案的管理秘書在日常的檔案管理工作中，主要涉及的是紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理。需要秘書詳細(xì)了解的是一系列檔案管理制度，其中以紙質(zhì)檔案的管理制度為主。比如紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)制度、保管制度、借閱制度、保密制度、銷毀制度等。3.5.1紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)制度3.5

49、.2紙質(zhì)檔案的保管制度3.5.3紙質(zhì)檔案的借閱制度3.5.4紙質(zhì)檔案的保密制度3.5.5紙質(zhì)檔案的銷毀制度3.5.6電子檔案的管理制度3.5檔案的管理秘書在日常的檔案管理工作中，主要涉及的是紙質(zhì)3.5.1紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)制度關(guān)于紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)制度，具體來(lái)講，有哪些方法呢？第一，在存放紙質(zhì)檔案的庫(kù)房安設(shè)防盜門等系列防盜設(shè)施。第二，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)應(yīng)該注意避免陽(yáng)光的直射，最有效的辦法就是在檔案庫(kù)房的窗戶上安裝窗簾。第三，紙質(zhì)檔案最怕的就是空氣的潮濕，如果檔案庫(kù)房的濕度較大，并且長(zhǎng)時(shí)間沒有得到處理，那么檔案的紙張會(huì)受到潮氣的侵蝕而變壞。針對(duì)這樣的庫(kù)房，應(yīng)該配備去濕機(jī)并防止吸潮劑。第四，紙質(zhì)檔案室戒嚴(yán)明火

50、。第五，為了避免紙質(zhì)檔案遭到老鼠的破壞，應(yīng)該定期在檔案庫(kù)房放置滅鼠藥。第六，要保持檔案庫(kù)房處于恒溫狀態(tài)，盡量不要溫度過(guò)高，以免發(fā)生自燃現(xiàn)象。第七，平時(shí)也應(yīng)該注意灰塵對(duì)于紙張的損害，所以對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，還要防灰塵。可以通過(guò)在檔案庫(kù)房或檔案室的窗戶安裝防塵裝置，同時(shí)用吸塵器及時(shí)對(duì)檔案架進(jìn)行清理，保證紙質(zhì)檔案沒有灰塵。第八，紙質(zhì)檔案同樣也需要防蟲害，可以在檔案架上放一些去害蟲的藥劑，以達(dá)到對(duì)檔案的保護(hù)作用。3.5.1紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)制度關(guān)于紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)制度，具體來(lái)講3.5.2紙質(zhì)檔案的保管制度秘書在日常的工作中，應(yīng)該注意哪些紙質(zhì)檔案的保管制度呢？1.對(duì)于專門存放紙質(zhì)檔案的檔案室或者庫(kù)房，秘書應(yīng)該協(xié)

51、調(diào)各部門根據(jù)檔案的數(shù)量，安排相同數(shù)量的箱柜，以便檔案能及時(shí)入柜保管。同時(shí)應(yīng)該備齊防火，防潮，防蟲的相關(guān)應(yīng)急裝置。2.對(duì)于散亂的檔案要及時(shí)進(jìn)行整理登記，而且每歸檔一份檔案，都要進(jìn)行登記，同時(shí)要對(duì)歸檔的目錄進(jìn)行整理編制。3.秘書應(yīng)該對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)的分類，根據(jù)分類，編制目錄，完善檢索工具，以便檔案的調(diào)取和利用。4.對(duì)于紙質(zhì)檔案，最好分好類分好卷并裝訂成冊(cè)進(jìn)行保管。5.對(duì)于紙質(zhì)文件，如果配有圖片附件和賬務(wù)附件的，要保障圖物相符和賬物相符。6.秘書要對(duì)所管理的檔案資料非常熟悉，以便輕松調(diào)取滿足利用者的需要，并根據(jù)規(guī)定確定紙質(zhì)檔案的保存年限，年終對(duì)檔案進(jìn)行整理和剔除。7.對(duì)于需要銷毀的檔案，秘書應(yīng)該編

52、制好銷毀清單，并呈請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示，如果同意銷毀，則進(jìn)行統(tǒng)一銷毀，而銷毀清單秘書應(yīng)該永久保留。8.對(duì)于紙質(zhì)檔案的保管，要建立健全安全保密制度，避免檔案的流失。9.對(duì)于調(diào)離崗位的員工，其紙質(zhì)檔案要及時(shí)移交相關(guān)部門。3.5.2紙質(zhì)檔案的保管制度秘書在日常的工作中，應(yīng)該注意哪些3.5.3紙質(zhì)檔案的借閱制度那么，關(guān)于紙質(zhì)檔案的借閱制度，秘書應(yīng)該了解和掌握哪些呢？1.本單位的紙質(zhì)檔案文件可以供本單位各部門查閱利用，但是在借、查閱檔案文件資料之前，必須要辦理借、查閱登記手續(xù)，而且要填寫“借、查閱登記表”，這樣才能確保檔案資料安全的制度保障和責(zé)任追蹤的便利。2.如果單位相關(guān)部門借閱查閱單位黨組織會(huì)議記錄，不僅

53、必須要在登記手續(xù)上注明借閱檔案的用途，還必須要經(jīng)過(guò)單位黨組織主要負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)同意，否則任何部門任何人都沒有權(quán)利借閱查閱檔案。3.如果是外單位的人員借閱查閱本單位的檔案資料時(shí)，借閱查閱人必須持有其所在單位的介紹信，并且呈請(qǐng)本單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批后，才能進(jìn)行借閱查閱。4.在借閱查閱人翻閱單位檔案時(shí)，不允許其翻閱或者摘抄其要求查閱的檔案之外的任何檔案，同時(shí)要求其對(duì)單位的檔案信息絕對(duì)保密。5.如果借閱查閱檔案的人需要復(fù)印一部分或者全部檔案材料，那么必須要求其在檔案利用途徑和效果登記表上進(jìn)行登記，并且要征得行政部門經(jīng)理的同意。6.要求借閱查閱檔案的人鄭重提出愛護(hù)檔案的聲明，令其保證不會(huì)隨意拆卷、折疊、撕

54、毀、污損、添字、涂改、勾畫等，如果出現(xiàn)上述行為，甘愿接受檔案法的相關(guān)處分。7.要及時(shí)協(xié)助單位建立健全檔案借閱登記制度，完善檔案借閱登記和檔案利用效果登記監(jiān)督登記表，令檔案查閱者及時(shí)把檔案的利用效果及時(shí)向綜合檔案室做出反饋工作。3.5.3紙質(zhì)檔案的借閱制度那么，關(guān)于紙質(zhì)檔案的借閱制度，秘3.5.4紙質(zhì)檔案的保密制度需要秘書掌握的紙質(zhì)檔案具體保密制度可以提煉為一下幾條：1.首先秘書應(yīng)該自覺遵守檔案法和保密法的相關(guān)規(guī)定，牢記其中的保密紀(jì)律，增強(qiáng)自己的檔案保密觀念，做到不泄露、不盜竊、不出賣檔案機(jī)密。2.規(guī)定列為機(jī)密級(jí)的文件和資料，必須讓專門的管理人員進(jìn)行登記和拆收，如果有對(duì)外寄發(fā)的需要，必須加印“機(jī)

55、密”字樣，以機(jī)密文件寄送。3.對(duì)于已經(jīng)歸檔保管的檔案文件，其使用權(quán)限只限于直接需要的部門和人員，其他部門確實(shí)有需要的，必須經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)之后才能查閱。4.對(duì)于各個(gè)部門和人員暫時(shí)保管的機(jī)密文件，應(yīng)該由持有部門和個(gè)人妥善保管，不準(zhǔn)非本單位的人員隨便翻閱，用完后應(yīng)該立即歸檔保管。5.對(duì)于已經(jīng)歸檔的機(jī)密檔案，沒有經(jīng)過(guò)機(jī)密審批單位的同意，一般不能隨意進(jìn)行復(fù)印和摘抄。對(duì)于調(diào)離工作崗位的職員，要收回其涉及機(jī)密文件和資料的工作筆記，必要時(shí)進(jìn)行銷毀。6.如果確實(shí)因?yàn)楣ぷ餍枰仨殧y帶機(jī)密文件外出的話，也必須要先經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的同意才能帶出單位。7.如果遇到?jīng)]有必要?dú)w檔保管，但是事實(shí)上卻涉及到了單位的機(jī)密，屬于內(nèi)部的

56、秘密文件和資料，都應(yīng)該整理成冊(cè)，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示并得到同意后統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。8.時(shí)刻注意自己的牙關(guān)，做到口頭保密，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，守口如瓶，在公開場(chǎng)合、通訊、投稿和電話中不得涉及單位機(jī)密信息，9.對(duì)于機(jī)密檔案管理人員，要定期組織保密思想與紀(jì)律教育，定期進(jìn)行保密工作檢查活動(dòng)，為保密工作的開展和保密制度的建設(shè)排除一切障礙。3.5.4紙質(zhì)檔案的保密制度需要秘書掌握的紙質(zhì)檔案具體保密制3.5.5紙質(zhì)檔案的銷毀制度這就需要秘書或者檔案管理人員掌握相應(yīng)的紙質(zhì)檔案的銷毀制度。1.一般公司都會(huì)有成文的或者約定俗成的規(guī)章制度，沒有經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，公司的任何部門和個(gè)人都不能私自銷毀公司檔案。2.一般情況下，單位

57、都會(huì)設(shè)置一份公司檔案資料銷毀審批表，這是用來(lái)做檔案銷毀申請(qǐng)和備案的工具，如果檔案的銷毀人是公司秘書，那么就需要秘書填寫這個(gè)表格，如果檔案的銷毀人是檔案管理人員，那么秘書可以協(xié)助指導(dǎo)檔案管理人員填寫這個(gè)表格，然后要把填好的表格轉(zhuǎn)交到總經(jīng)理辦公室。3.公司的檔案分為機(jī)密檔案和普通檔案，這兩種檔案的銷毀申請(qǐng)與批復(fù)程序也是有細(xì)微差別的。凡是公司的機(jī)密檔案資料，必須要經(jīng)過(guò)總經(jīng)理的批復(fù)，同意后可以執(zhí)行銷毀；對(duì)于普通檔案，只需要總經(jīng)理辦公室主任的批復(fù)，經(jīng)過(guò)允許可以執(zhí)行銷毀工作。4.有些公司會(huì)規(guī)定設(shè)置一份針對(duì)銷毀檔案的專門的登記表，這個(gè)登記表是區(qū)別于公司檔案資料銷毀審批表的，秘書或者檔案管理員在銷毀被批準(zhǔn)銷毀

58、的公司檔案資料之前，要仔細(xì)核對(duì)，并且在專門的登記表上做好批準(zhǔn)的審批表和將要銷毀的檔案的登記工作，登記后，對(duì)登記表進(jìn)行歸檔，并永久保留。5.按照正規(guī)的程序，公司的檔案銷毀工作要有專門的監(jiān)督人員監(jiān)督執(zhí)行，而監(jiān)督人一般情況下必須由總經(jīng)理或者副總經(jīng)理來(lái)指定，有時(shí)候也可以由總經(jīng)理辦公室主任來(lái)指定。不論是秘書，還是檔案管理人員，都要接受監(jiān)督人員的監(jiān)督進(jìn)行檔案銷毀3.5.5紙質(zhì)檔案的銷毀制度這就需要秘書或者檔案管理人員掌握3.5.6電子檔案的管理制度電子檔案的管理制度分為電子文件的收集與積累、電子文件的整理、電子文件的歸檔以及電子檔案的移交與保管這四大部分內(nèi)容。這些都是秘書應(yīng)該具備的基本認(rèn)知。一、電子文件的

59、收集與積累1.電子文件的收集范圍2.電子文件的積累要求3.電子文件的積累、收集方法二、電子文件的整理1.電子文件一般要根據(jù)形成的年度、所屬機(jī)構(gòu)、涉及的問題、保管期限和機(jī)密等級(jí)等相關(guān)的因素進(jìn)行分門別類整理。2.電子文件及時(shí)在電子文件登記表上進(jìn)行登記，并按照有關(guān)規(guī)定編制機(jī)讀目錄。3.對(duì)于歸檔的電子文件，在登記的時(shí)候注意填寫登記表首頁(yè)和續(xù)頁(yè)對(duì)文件單位的要求，一般情況下，首頁(yè)要求電子文件以盤為單位，續(xù)頁(yè)要求電子文件以份為單位。3.5.6電子檔案的管理制度電子檔案的管理制度分為電子文件的三、電子文件的歸檔1.電子文件的歸檔范圍2.電子文件的歸檔時(shí)間3.電子文件的檢測(cè)4.電子文件歸檔前的鑒定5.電子檔案的

60、歸檔要求四、電子檔案的移交和保管1.電子檔案的檢驗(yàn)2.電子檔案的移交手續(xù)3.電子檔案的保管要求4.電子檔案有效性的保障措施5.電子檔案的利用6.電子檔案的鑒定銷毀7.電子檔案的統(tǒng)計(jì)三、電子文件的歸檔第4章接待工作：規(guī)劃先行，禮儀并重第4章接待工作：規(guī)劃先行，禮儀并重4.1 接待規(guī)劃：?jiǎn)柷?、問?xì)4.2 接待禮儀4.1 接待規(guī)劃：?jiǎn)柷?、問?xì)4.2 接待禮儀4.1 接待規(guī)劃：?jiǎn)柷?、問?xì)問，是一項(xiàng)接待前的細(xì)節(jié)工作，詢問的內(nèi)容一般包括：來(lái)客到達(dá)時(shí)間、地點(diǎn)、人物，來(lái)客的意圖，來(lái)者身份，客人人數(shù)，滯留訪問時(shí)長(zhǎng)，問清這些細(xì)節(jié)問題之后要做出合理的預(yù)算。4.1.1TWH：時(shí)間、地點(diǎn)、人物4.1.2來(lái)意：談業(yè)務(wù)OR