佳和房地產(chǎn)開發(fā)公司行政事務(wù)管理制度

1、行政事務(wù)管理制度51 門衛(wèi)接待制度11 為加強(qiáng)出入公司的人員、物品的管理，特制定本制度。12 凡人員及物品出入公司大門應(yīng)遵守本制度，由保安人員負(fù)責(zé)管理。13 本公司人員出入管理131 本公司員工出入公司，應(yīng)穿著規(guī)定服裝，配掛胸卡于胸處，以便識別，并嚴(yán)禁赤足或穿著拖鞋。132 員工出入公司，如果攜有物品，應(yīng)接受保安人員的檢查和登記。133 員工上下班時，應(yīng)排隊(duì)打卡，并不得代替他人打卡，如發(fā)現(xiàn)依考勤管理規(guī)定處分。134 凡進(jìn)出公司及在公司范圍以內(nèi)，無論上下班時間一律佩掛胸卡，未按規(guī)定佩掛者，依有關(guān)規(guī)定處分。135 工作時間內(nèi)因公外出（1）從業(yè)人員臨時因公外出時，應(yīng)經(jīng)直接上級批準(zhǔn)，保安人員記錄出入公

2、司時間。如遇異常情況應(yīng)即聯(lián)絡(luò)其所屬部門的主管處理。（2）工程部、銷售部人員外出，應(yīng)填寫出工單，說明去施工、銷售現(xiàn)場或其他場所，保安人員要做詳細(xì)登記。（3）因故請假出公司者,應(yīng)按規(guī)定辦理請假手續(xù)后打卡出公司。（4）下班時間除加班外,禁止逗留。14 公司外人員出入管理141 工程承包人及雇用人員須入公司工作，先由工程承包人填具“出入公司申請書”一式兩份，經(jīng)工程部經(jīng)理及負(fù)責(zé)安衛(wèi)的主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，一份送辦公室審核，一份送門衛(wèi)存查，并憑此換發(fā)“工程承包人入公司憑證”。如入公司工作時間在一日以內(nèi)，可免送辦公室審核。（1）入公司：憑身份證明文件及“工程承包人入公司證”交門衛(wèi)核對無誤后換發(fā)“工程承包人入公司證

3、”佩掛入公司。（2）出公司：當(dāng)日工作完畢出公司時，應(yīng)交還“工程承包人入公司證”，換回身份證明文件及“工程承包人入公司憑證”。午間出公司用餐及工作中出入公司時亦同。142 凡公司外人員來訪者，應(yīng)先填簽“來賓登記表”，保安人員負(fù)責(zé)引領(lǐng)前臺接待。143 離開公司時，應(yīng)攜 “貴賓證”交還“保安室”，并由保安人員簽注離開公司時間。144 禁止來賓未經(jīng)準(zhǔn)許進(jìn)入公司，發(fā)現(xiàn)或接獲他人舉報，應(yīng)由辦公室查明責(zé)任歸屬，如因保安人員管理不嚴(yán)，公司給予當(dāng)值人員20元處罰。 52 前臺接待制度11 總臺或各樓層值班人員，統(tǒng)稱前臺接待。12 前臺接待上班須著工作裝、化淡妝。13 前臺接待要按以下程序工作：8：15到公司，穿

4、工作服，檢查打卡機(jī)，開空調(diào)機(jī)（夏天）；8：20，站立迎候員工上班；8：30收卡。由公司派車接送上班的員工，因堵車或其他非主觀原因不能準(zhǔn)時上班的，不以遲到論，但要注明原因。工程部常駐工地人員，應(yīng)有工程部經(jīng)理說明原因，前臺進(jìn)行登記。14前臺接待對待員工或其他客人，要禮貌大方，熱情周到，對來訪客高層領(lǐng)導(dǎo)的客人，要問清事先有無預(yù)約，并主動通知被找領(lǐng)導(dǎo)；客人到領(lǐng)導(dǎo)辦公室后，應(yīng)主動遞送茶水；客人離開后，應(yīng)及時收拾茶杯。15 各樓層的文員，應(yīng)視本樓層的具體情況，參照總臺的工作程序做好工作。前臺接待要保持會議室的整潔，早晚各檢查一次。會議結(jié)束后，立即清理會議室。16 前臺接待應(yīng)推遲10分鐘下班，各樓層接待下班

5、前應(yīng)先關(guān)好空調(diào)整機(jī)并檢查各辦公室，發(fā)現(xiàn)里面沒有人時，應(yīng)鎖門關(guān)燈，做到人離燈滅。如有員工確因工作需要須加班時，要告知其離開時的注意事項(xiàng)。17 前臺接待違反本制度或其他與其本職工作相關(guān)的工作制度的，視情節(jié)給予其批評，或處于50元以上、100元以下罰款，屢教不改的，扣除當(dāng)月獎金直至給予辭退處理。53 考勤管理制度10 為加強(qiáng)公司職工考勤管理，特制定本規(guī)定。20 本規(guī)定適用于公司總部。各下屬全資或控股企業(yè)、項(xiàng)目部、銷售處或參照執(zhí)行或另行規(guī)定，各企業(yè)自定的考勤管理規(guī)定須由公司常務(wù)副總經(jīng)理審核簽發(fā)。30 員工正常工作時間為上午8時30分至12時，下午1時30分至5時。員工應(yīng)提前15分鐘到達(dá)，上班時間一到，

6、準(zhǔn)時投入工作狀態(tài)。每周六、日不上班，因季節(jié)變化需調(diào)整工作時間由辦公室另行通知。40 公司職工一律實(shí)行上下班打卡登記制度。50 所有員工上下班均需親自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理打卡，違犯此條規(guī)定者，代理人和被代理人均給予記過一次和罰款50元的處分。60 公司前臺接待監(jiān)督員工上下班打卡，并負(fù)責(zé)將員工出勤情況告辦公室主任，由辦公室主任報至人力資源部，人力資源部據(jù)此核發(fā)全勤及填報員工考核表。70 所有人員須先到公司打卡后，方能外出辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)。特殊情況需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽卡批準(zhǔn)，不辦理批準(zhǔn)手續(xù)者，按遲到或曠工處理。80 上班時間開始后5分鐘至30分鐘到班者，按遲到論處，超過30分鐘以上者，按曠工半

7、日論處。提前30分鐘以內(nèi)下班者按早退論處，超過30分鐘者按曠工半天論處。90 員工外出辦理業(yè)務(wù)前須向本部門負(fù)責(zé)人（或其授權(quán)人）申明外出原因及返回公司時間，否則按外出辦私事處理。100 上班時間外出辦私事者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，即扣除當(dāng)月全勤獎，并給予警告1次的處分。110 員工1個月內(nèi)遲到、早退累計達(dá)3次者扣發(fā)全勤獎50%，達(dá)5次者扣發(fā)100%全勤獎，并給予1次警告處分。120 員工無故曠工半日者，扣發(fā)當(dāng)月全勤獎，并給予1次警告處分。每月累計3天曠工者，扣除當(dāng)月工資，并給予記過1次處分；無故曠工達(dá)1星期以上者，給予除名處理。130 職工因公出差，須事先填寫出差登記表，副經(jīng)理以下人員由部門經(jīng)理批準(zhǔn)；各部門

8、經(jīng)理出差由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；高層管理人員出差須報經(jīng)常務(wù)副總總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。到達(dá)出差后應(yīng)及時與公司取得聯(lián)系。出差人員應(yīng)于出差前先辦理出差登記手續(xù)并交至辦公室備案。凡過期或未填寫出差登記表者不再補(bǔ)發(fā)全勤獎，不予報銷出差費(fèi)用，特殊情況須報總經(jīng)理審批。考勤管理流程圖上班打卡上班打卡檢 查下班打卡上班人員檢 查缺勤人員未打卡登記外出登記表1分析分析下班人員未下班人員辦理請假人員未辦理請假人員遲到人員按時上班人員按時下班人員早退人員請假提前下班人員加班人員其他原因人員匯總登錄表2表1員工外出登記表 年 月 日姓 名外 出 時 間外 出 原 因回 來 時 間備 注表2員工出勤日報表 年 月 日部門在編實(shí)到遲

9、到早退病假事假公假曠工其他備注54 工作服管理制度10 職員統(tǒng)一工作服的使用與管理，均以本規(guī)定為準(zhǔn)。保安等特殊工種所用制服的管理規(guī)定另行制訂。20 本規(guī)定中的制服，是指在公司業(yè)務(wù)中穿著的由公司統(tǒng)一制作的服裝。30 制服分夏裝和冬裝兩種： 其穿用時間分別為：夏裝，5月1日至10月15日；冬裝，10月16日至4月30日。40 除特殊場合外，職工上班時必須穿工作服。主管上級有指導(dǎo)與監(jiān)督職工穿用制服的責(zé)任。50 遵守事項(xiàng)：51 不得擅自改變制服樣式。52 不得典賣、讓渡、轉(zhuǎn)借制服。53 制服應(yīng)保持整潔。如有污損，應(yīng)自費(fèi)清洗或修補(bǔ)。54 制服如丟失或破損不能穿用時，應(yīng)直接報告主管上級。60 制服配發(fā)一人

10、一套，分夏裝和冬裝兩式。70 制服的配發(fā)期間原則上為一年，自配發(fā)日算起。但未到換發(fā)期，制服破損不能穿用時，不在此例。反之，到換發(fā)期，制服尚可穿用時，應(yīng)繼續(xù)使用。80 新職工從正式上班起，配發(fā)制服。職工更換制服時，應(yīng)填寫制服申請表，與舊制服同時經(jīng)主管上級交辦公室。制服丟失或嚴(yán)重破損時，不再上交。90 下列情況下，職工須交還制服。91 辭職。92 辭退100 制服管理。101 職工對配發(fā)的制服有保管、補(bǔ)修的責(zé)任。102 盡量減少制服在非工作時間的損耗。103 制服清洗由個人負(fù)擔(dān)費(fèi)用。110 制服丟失，失盜或破損時，如系個人原因，應(yīng)由本人全部或部分賠償。120 食堂人員的制服配發(fā)，適用于以上規(guī)定。1

11、30 如有必要，對臨時工的制服配發(fā)，適用于以上規(guī)定。140 本規(guī)定自年月日起實(shí)施。公司制服管理流程圖制服統(tǒng)一設(shè)計制服統(tǒng)一設(shè)計訂立配發(fā)范圍規(guī)定使用注意事項(xiàng)制訂換舊與回收制度制服統(tǒng)一制作55 胸卡管理制度10 目的為配合人員管理及門衛(wèi)管理需要，維護(hù)公司辦公區(qū)之的安全秩序，特制定本制度。20 適用范圍凡本公司員工（總經(jīng)理除外）30 實(shí)施細(xì)則：31 員工進(jìn)出公司時及上班時段內(nèi)須佩戴胸卡，不得轉(zhuǎn)借他人。32 來賓訪客則于門衛(wèi)室申請來賓證后，方可進(jìn)入公司洽談業(yè)務(wù)。33 胸卡證之制發(fā)由人力資源部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。40 種類及樣式：41 胸卡分為三種：411 正式卡：指正式任用員工所戴；412 試用卡：指試用期間員工

12、所佩戴；42 正式卡及試用卡均須張?zhí)麊T工個人相片，無相片者，須于領(lǐng)用一周內(nèi)補(bǔ)貼。50 佩戴：胸卡一律佩戴于胸前明顯的地方，須正面朝前可供識別，以夾扣或別針掛在胸前即可。在施工、銷售現(xiàn)場，工程部、銷售部人員要佩戴胸卡。60 員工胸卡管理：61 胸卡損毀，應(yīng)向人力資源部辦理重發(fā)（須以舊證換新證），并繳交工本費(fèi)若干。62 胸卡證未依規(guī)定張貼相片者，視同未戴胸卡處理。63 胸卡遺失，應(yīng)向辦公室辦理重發(fā)，應(yīng)繳交罰款50元。64 員工調(diào)動不同部門時，應(yīng)向人力資源部辦理重發(fā)，并不需付工本費(fèi)。65 員工離職時，應(yīng)將胸卡繳回人力資源部。66 進(jìn)出公司：661 員工出公司時，應(yīng)將識別證交于門衛(wèi)保管，待回公司再依序

13、領(lǐng)??；因遺失，則由門衛(wèi)登記確認(rèn)后方可放行，門衛(wèi)并應(yīng)將名單交到辦公室。662 遺失胸卡的人員應(yīng)盡速到辦公室補(bǔ)辦。繳交罰款30元。70 來賓證管理：來賓訪客進(jìn)入公司應(yīng)于門衛(wèi)室申請來賓證,公務(wù)完畢離公司需繳回,不得將來賓證借給他人使用。80 實(shí)施與修改：本制度經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施,修改時亦同。胸卡管理程序圖統(tǒng)一設(shè)計制作統(tǒng)一設(shè)計制作分類區(qū)別配發(fā)規(guī)定配戴位置調(diào)離回繳規(guī)定嚴(yán)格檢查制度遺損處理方法制定使用規(guī)則56 衛(wèi)生制度10 本公司為維護(hù)員工健康及工作場所環(huán)境衛(wèi)生，特制訂本制度。20 凡本公司衛(wèi)生事宜，除另有規(guī)定外，皆依本制度實(shí)行。30 本公司衛(wèi)生事宜，全體人員須一律確實(shí)遵行。40 凡新進(jìn)入員工，必須了

14、解清潔衛(wèi)生的重要性與必要的衛(wèi)生知識。50 各工作場所內(nèi)，均須保持整潔，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。60 各工作場所內(nèi)的走道及階梯，至少每日清掃一次，并采用適當(dāng)方法減少灰塵的飛揚(yáng)。70 各工作場所內(nèi)，嚴(yán)禁隨地吐痰。80 飲水必須清潔。90 洗水間、更衣室及其他衛(wèi)生設(shè)施，必須保持清潔。100 排水溝應(yīng)經(jīng)常清除污穢，保持清潔暢通。110 凡可能寄生傳染菌的原料，應(yīng)于使用前適當(dāng)消毒。120 凡可能產(chǎn)生有礙衛(wèi)生的氣體、灰塵、粉末，應(yīng)作如下處理：121 采用適當(dāng)方法減少有害物質(zhì)的產(chǎn)生；122 使用密閉器具以防止有害物質(zhì)的散發(fā)；123 在產(chǎn)生此項(xiàng)有害物的最近處，按其性質(zhì)分別作凝結(jié)、沉淀、吸引或排除等處置。13

15、0 凡處理有毒物或高溫物體的工作或從事有塵埃、粉末或有毒氣體散布的工作，或暴露于有害光線中的工作等，需用防護(hù)服裝或器具者，公司按其性質(zhì)制備相應(yīng)的防護(hù)服裝或器具。從事以上工作的員工，對于本公司設(shè)備的防護(hù)服裝或器具，必須妥善保管。140 各工作場所的采光、應(yīng)滿足下列要求：141 各工作部門須有充分的光線；142 光線須有適宜的分布；143 光線須防止眩目及閃動。150 各工作場所的窗戶及照明器具的透光部分，均須保持清潔。160 凡階梯、升降機(jī)上下處及機(jī)械危險部分，均須有適度的光線。170 各工作場所須保持適當(dāng)?shù)臏囟?，并根?jù)不同季節(jié)予以調(diào)節(jié)。180 各工作場所須保持空氣流通。190 食堂及廚房的一切

16、用具，均須保持清潔衛(wèi)生。200 垃圾、廢棄物、污物的清除，應(yīng)符合衛(wèi)生的要求，放置于指定的范圍內(nèi)。210 公司應(yīng)設(shè)置常用藥品并存放于小箱或小櫥內(nèi)，以便得員工取用。220 本準(zhǔn)則經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后施行，修改時亦同。衛(wèi)生狀況檢查表檢查項(xiàng)目良好一般較差缺點(diǎn)事實(shí)改善事項(xiàng)著裝茶杯、煙缸門窗地板辦公桌椅電話辦公用具工作桌椅樓道廁所其他主管：檢查員：上班清潔自查表工作項(xiàng)目周日周一周二周三周四周五周六1擦拭店內(nèi)玻璃及鏡面2擦拭燈罩內(nèi)、外側(cè)3擦拭畫框及鏡面4整理廢紙箱及前、后鏡5保養(yǎng)花木、澆水、擦葉及剪黃葉6擦拭花盆及盆座7擦拭銅條8擦拭所有木制家具9清潔大門口、樓梯、地毯及人行道10清潔沙發(fā)、墻縫或窗縫的垃圾11掃

17、地、拖地及清理垃圾當(dāng)班經(jīng)理簽名/日期衛(wèi)生區(qū)域計劃表部門區(qū)域倉庫走道空地廠外環(huán)境水溝清潔說明57 食堂管理制度11 食堂人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的一切規(guī)章制度。按時上下班，堅守工作崗位，服從上級安排，有事要請假，未經(jīng)同意不得擅自離開工作崗位。12 樹立全心全意為員工服務(wù)的思想，講究職業(yè)道德。文明服務(wù)，態(tài)度和藹，主動熱情，禮貌待人，熱愛本職，認(rèn)真負(fù)責(zé)。做到飯熱菜香，味美可口，飯菜定量食品足量，平等待人。13 員工一律憑就餐卡打卡就餐，禁止收取現(xiàn)金。嚴(yán)格登記手續(xù)。任何人在食堂就餐須按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)。14 堅持實(shí)物驗(yàn)收制度，做到日清月結(jié)，賬物相符。每周盤點(diǎn)一次食堂倉庫，每月上旬定期公布賬目，接受員工的監(jiān)督。1

18、5 愛護(hù)公物。食堂的一切設(shè)備、餐具均需有登記，有賬目，不得貪小便宜將廚房用料或炊具帶回家。16 做好炊事人員的個人衛(wèi)生。做到勤洗手，剪指甲，勤換、勤洗工作服，工作時要穿戴工作衣帽。17 炊事人員每年進(jìn)行一次健康檢查，無健康合格證者，不準(zhǔn)在食堂工作。18 在廚房和餐廳內(nèi)嚴(yán)禁穿拖鞋、短褲和赤膊。19 把好驗(yàn)收關(guān)，嚴(yán)禁腐爛，變質(zhì)的原料入倉，以防止食物中毒。110 安排好員工就餐排隊(duì)問題，縮短排隊(duì)時間，按時開膳，打菜人員需戴口罩。111 每周制定一次食譜。早、午、晚餐品種要多式樣，提高烹調(diào)技術(shù)，改善員工伙食。對因工作需要不能按時就餐和臨時客餐，可事前有預(yù)約和通知。112 做好安全工作。使用炊事器具或用

19、具要嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，防止事故發(fā)生。113 嚴(yán)禁隨便帶無關(guān)人員進(jìn)入廚房和保管室。114 易燃、易爆物品要嚴(yán)格按規(guī)定放置，杜絕意外事故的發(fā)生。115 食堂工作人員下班前，要關(guān)好門窗，檢查各類電源開關(guān)、設(shè)備等。116 食堂主任要經(jīng)常督促、檢查，做好防盜工作。食堂衛(wèi)生管理程序圖制定衛(wèi)生管理制度制定衛(wèi)生管理制度設(shè)施、環(huán)境條件給予保障分析問題，不斷整改總結(jié)提高，保持達(dá)標(biāo)完善檢查監(jiān)督體系衛(wèi)生管理工作具體細(xì)化人員身體健康炊事用具衛(wèi)生水源衛(wèi)生食物來源衛(wèi)生環(huán)境場地衛(wèi)生加工過程衛(wèi)生餐具器皿衛(wèi)生58 房屋維修制度10 本公司的房屋維修計劃及維修手續(xù)依照本規(guī)程執(zhí)行。20 本規(guī)程中的維修是指辦公樓及公司其他建筑物的增設(shè)

20、、改造和更新。30 維修工作的責(zé)任人為行政辦主任及物業(yè)管理公司經(jīng)理。40 責(zé)任人負(fù)責(zé)制訂所屬財產(chǎn)等的維修計劃，依據(jù)維修計劃和預(yù)算，組織施維修業(yè)務(wù)。50 辦公室協(xié)助責(zé)任人，組織、協(xié)調(diào)維修工作。60 財務(wù)部協(xié)助責(zé)任人，編制綜合維修預(yù)算，檢查執(zhí)行預(yù)算與實(shí)際維修費(fèi)用是否一致。70 維修計劃的確立71 責(zé)任人在進(jìn)行維修前，應(yīng)向辦公室提交維修計劃。72 辦公室確認(rèn)有必要后，并請示公司主管后，作出具體的指示。73 辦公室從技術(shù)的角度對維修計劃的內(nèi)容進(jìn)行審查，提出投資計劃，交財務(wù)部經(jīng)理審查。74 財務(wù)部經(jīng)理依據(jù)該計劃，編制資金計劃。75 4000元千設(shè)備投資計劃和資金計劃的由副總經(jīng)理審批，超過4000元由總經(jīng)

21、理裁定，超過1萬元的維修項(xiàng)目，須交董事會審議。80 維修的實(shí)施81 對核準(zhǔn)的維修項(xiàng)目，責(zé)任人和相關(guān)部門組織討論具體的維修工程方案，并制訂出詳細(xì)的實(shí)施計劃，提交給辦公室主任和財務(wù)部經(jīng)理后，組織實(shí)施。82 緊急性的維修工程，不需要辦理上列手續(xù)，直接由責(zé)任人與辦公室主任協(xié)商后，組織實(shí)施。83 當(dāng)責(zé)任人制訂的詳細(xì)實(shí)施計劃的內(nèi)容、期限和預(yù)算，與預(yù)算投資計劃有顯著差別時，應(yīng)按第8.1所列程序，修訂投資計劃。90 維修的監(jiān)督與審查91 維修實(shí)施后，如維修內(nèi)容、期限、預(yù)算等需要作重要變更，或需追加預(yù)算時，經(jīng)責(zé)任人與辦公室主任協(xié)商后，提交工程變更或追加預(yù)算申請。92 辦公室主任應(yīng)從技術(shù)角度對上述申請作出審查，編

22、制設(shè)備計劃修正案，提交財務(wù)部經(jīng)理審查。93 維修計劃和資金計劃的修正案超過4000元，由總經(jīng)理裁決，超過1萬元，由董事會審議。100 責(zé)任人應(yīng)及時向辦公室主任、財務(wù)部經(jīng)理報告維修進(jìn)展和預(yù)算執(zhí)行情況。110 公司員工住宅和集體宿舍的維修規(guī)程，另行制訂。120 本規(guī)程的實(shí)施細(xì)則則負(fù)責(zé)維修計劃實(shí)施管理的公司主管和財務(wù)主管制訂。130 本規(guī)程自年月日起實(shí)施。房 屋 請 修 單請修部門 年 月 日 請修單號碼 編號房屋名稱故障損壞說明預(yù)估維修費(fèi)需要維修時間責(zé)任人備注經(jīng)辦 部門主管 制單 59 車輛管理制度10 車輛管理11 公司公務(wù)車的證照及稽核等事務(wù)統(tǒng)由辦公室負(fù)責(zé)管理。配屬于售樓處的車輛由銷售經(jīng)理或指

23、派專人調(diào)派，并負(fù)責(zé)維修、檢驗(yàn)、清潔等。12 本公司人員因公用車須于事前向車輛管理員申請調(diào)派；車輛管理員依重要性順序派車。不按規(guī)定辦理申請，不得派車。13 每車應(yīng)設(shè)置“車輛行駛記錄表”，使用前應(yīng)核對車輛里程表與記錄表上前一次用車的記載是否相符。使用后應(yīng)記載行駛里程、時間、地點(diǎn)、用途等。辦公室每月抽查一次。發(fā)現(xiàn)記載不實(shí)、不全或未記載者應(yīng)呈報主管提出批評，對不聽勸阻屢教屢犯者應(yīng)給以處分，并停止其使用權(quán)利。14 每車設(shè)置“車輛使用記錄表”，辦公室主任檢查加油及修護(hù)記錄，以了解車輛受控狀況。每月初連同行駛紀(jì)錄表一并轉(zhuǎn)辦公室稽核。20 車輛使用21 使用人必須具有駕照。22 公務(wù)車不得借予非本公司人員使用

24、。23 使用人于駕駛車輛前應(yīng)對車輛做基本檢查（如水箱、油量、機(jī)油、剎車油、電瓶液、輪胎、外觀等），如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象，應(yīng)立即報告，否則最后使用人要對由此引發(fā)的后果負(fù)責(zé)。24 駕駛?cè)隧殗?yán)守交通規(guī)則。25 駕駛?cè)瞬坏蒙米詫⒐珓?wù)車開回家，或做私用，違者受罰。經(jīng)公司特許或返回時已逾晚上九時者例外。26 車輛應(yīng)停放于指定位置、停車場或適當(dāng)合法位置。任意放置車輛導(dǎo)致違犯交通規(guī)則、損毀、失竊，由駕駛?cè)速r償損失，并予之以處分。27 為私人目的借用公車應(yīng)先填“車輛使用申請單”，注明“私用”，并經(jīng)辦公室主任認(rèn)可后使用，費(fèi)用自負(fù)。28 用車人應(yīng)愛護(hù)車輛，保證機(jī)件、外觀良好，使用后并應(yīng)將車輛清洗干凈。2

25、9 私用時若發(fā)生事故，而致違規(guī)、損毀、失竊等，在扣除理賠額后全部由私人負(fù)擔(dān)。30 車輛保養(yǎng)31 車輛維修、清洗、打蠟等應(yīng)先填“車輛使用申請單”，注明行駛里程，核準(zhǔn)后方得送修。32 車輛應(yīng)由車管員指定保養(yǎng)部門，或到特約修護(hù)廠維修，否則修護(hù)費(fèi)一律不準(zhǔn)報銷。自行修復(fù)者，可報銷購買材料零用費(fèi)用。33 車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復(fù)或更換零件時，可視實(shí)際情況需要進(jìn)行修理，但無迫切需要或修理費(fèi)超過2000元時，應(yīng)與車輛管理員聯(lián)系請示批示。34 如由于駕駛?cè)耸褂貌划?dāng)或車輛管理員疏于保養(yǎng)，而致車輛損壞或機(jī)件故障，所需之修護(hù)費(fèi)，應(yīng)依情節(jié)輕重，由公司與駕駛?cè)嘶蜍囕v管理員負(fù)擔(dān)。35 發(fā)生交通事故后，如需向

26、受害當(dāng)事人賠償損失，經(jīng)扣除保險金額后，其差額由駕駛?cè)伺c公司各負(fù)擔(dān)一半。40 費(fèi)用報銷41 公務(wù)車油料及維修費(fèi)以憑證實(shí)報實(shí)銷。42 私車公用憑實(shí)證報銷。43 公車私用431 1500CC以內(nèi)每次行駛30KM內(nèi)，繳交公司2元/KM；每次行駛超過30KM，1.6元/K.432 1600CC以上：每次行駛30K內(nèi)，繳交公司2.2元/KM每次行駛超過30KM內(nèi),繳交公司2.2元/KM；每次行駛超過30KM,繳交1.8元KM。車輛管理流程圖車輛用前管理車輛用前管理使用申請車輛用后管理派 車部門經(jīng)理審核安排調(diào)度是否同意NoYes表4表5表6表7表1表2表3表1車 輛 登 記 表類別車型車號購置日期購價發(fā)動機(jī)

27、號使用者（部門）表2車 輛 登 記 卡車 牌 號類 別車 身 號車 號發(fā)動機(jī)號購入日期初檢日期使 用 人復(fù) 檢 記 錄保 險 記 錄保險公司保險證號保險期間保險內(nèi)容保 養(yǎng) 記 錄日 期保養(yǎng)項(xiàng)目保養(yǎng)廠家金 額表3車輛使用申請表申請人有無隨同人員部門計劃用車時間日 時至 日 時部門主管簽字派車人簽字目的地1事由12233備注部門：車輛使用登記表申請人有無隨同人員部門計劃用車時間日 時至 時部門主管簽字派車人簽字目的地1事由12233以下內(nèi)容在用車完畢后由駕駛?cè)颂顚?，交回辦公室積備查。共計行車?yán)锍蹋ü铮┖挠停ü铮┯密嚾撕炞钟袩o違章罰款或事故緣由備注表4車輛行駛記錄表月/日事由地點(diǎn)時間里程（表數(shù)）

28、使用部門核準(zhǔn)起時訖時起（KM）訖（KM）合計（KM）表5車輛使用記錄車號： 日期：項(xiàng)目星期洗車加油記錄車 況 紀(jì) 錄修護(hù)紀(jì)錄汽油機(jī)油金 額配 件外觀操控修護(hù)內(nèi)容金額加油換油輪胎音響冷 氣里程數(shù)里程數(shù)星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日表6燃油效率及耗油量結(jié)算表車號： 司機(jī)： 結(jié)算日期： 月 日本車耗油標(biāo)準(zhǔn) 公里/公升本 月 行 駛 公里 耗 油 量 公升已 報 油 量 公升應(yīng) 補(bǔ) 油 量 公升 上月結(jié)存 公升本月領(lǐng)油 公升本月耗油 公升本月結(jié)存 公升總務(wù)經(jīng)辦： 司機(jī)：表7行駛事故處理報告書駕駛?cè)诵彰嚪N登記號碼事故報告日期底盤號碼對事故的處理及解決方法損壞額（A）對人賠償額對物賠償額治

29、療 費(fèi)自車修理費(fèi)盡心機(jī)回收保險金（B）自 賠（A）（B）自 由其他事項(xiàng)（參考）事故照片（照片多時，另紙貼上提出）510 辦公用品管理制度10 目的為規(guī)范辦公用品的管理,特制訂本制度。20 辦公用品種類本制度稱辦公文具分為消耗品、管理消耗品及管理品三種：21 消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子、打印油、原子筆、書釘?shù)取?2 管理消耗品：簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、電池等。23 管理品：剪刀、美工刀、釘書機(jī)、打孔機(jī)、大型機(jī)、大型削筆器、算盤、鋼筆、打碼機(jī)、姓名章、日期戳、計算機(jī)、印泥、打印臺等。工程部專用辦公用具

30、：圈尺、靠尺、米尺、小鐵錘、計算器等。30 辦公用品的管理辦法31 辦公用品分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€人領(lǐng)用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮；“部門領(lǐng)用”系本部門共同使用用品如打孔機(jī)、大型釘書機(jī)、打碼機(jī)及工程部專用辦公具。 32 消耗品可依據(jù)歷史記錄（如以過去半年耗用平均數(shù)）、經(jīng)驗(yàn)法則（估計消耗時間）設(shè)定。33 領(lǐng)用管理基準(zhǔn)（如圓珠筆每月發(fā)放一支），并可隨部門或人員的工作調(diào)整發(fā)放時間。34 管理消耗品文具應(yīng)限定人員使用，自第三次發(fā)放起，必須以舊品替換新品，但消耗品不在此限。35 管理性辦公用品列入移交，如有故障或損壞，應(yīng)以舊品換新品，如遺失應(yīng)由個人或部門賠償或自購。36 辦公用品的申

31、請應(yīng)于每月二十五日由各部門提出“辦公用品申請單”，交辦公室統(tǒng)一采購，次月一日發(fā)放。但管理性辦公用品的請領(lǐng)不受上述時間限制。37 每部門設(shè)立“辦公用品領(lǐng)用記錄卡”一張，由部門內(nèi)勤員統(tǒng)一保管，于辦公用品領(lǐng)用時分別登記，并控制文具領(lǐng)用狀況。38 辦公用品嚴(yán)禁取回家私用。39 辦公室可向辦公用品批發(fā)商采購，必需品、采購不易或耗用量大者應(yīng)酌量庫存，特殊辦公用品辦公室門無法采購者，可以經(jīng)辦公室門同意授權(quán)各部門自行采購。310 新進(jìn)人員到職時由各部門提出辦公用品申請，向辦公室請領(lǐng)辦公用品，并列入領(lǐng)用卡，人員離職時，應(yīng)將剩余辦公用品一并繳交辦公室。311 印刷品（如信紙、信封、表格）除各部門特殊表單外，其印刷

32、、保管均由辦公室統(tǒng)一印刷、保管。需求計劃各部門需求計劃各部門表1匯 總表1匯 總辦公室表2表2審核批準(zhǔn)No 審核批準(zhǔn)No總經(jīng)理總經(jīng)理表3表3Yes采購員采采購員采 購驗(yàn) 收 驗(yàn) 收 保 管表4領(lǐng) 用辦公室辦公室各部門各部門辦公用品需求計劃表部門： 月份：個人領(lǐng)用類（每人每月50元）業(yè) 務(wù) 領(lǐng) 用 類辦公用品名稱部門單價數(shù)量金額辦公用品名稱部門單價數(shù)量金額小 計小 計預(yù)算金額： 部門主管： 經(jīng)理： 制表：辦公用品申請單 年 月 日品品名數(shù)量姓名備 注部門領(lǐng)用合 計部門： 主管： 申請人：辦公用品請購單財管字第 號填單日期 年 月 日財產(chǎn)名稱規(guī)格用途單位數(shù)量需用日期估計價值簽注請購部門負(fù)責(zé)人意見：

33、年 月 日辦公室主任意見：年 月 日總經(jīng)理批準(zhǔn)：年 月 日辦公室用品領(lǐng)用單部門：年 月 日項(xiàng)次品名規(guī)格單位數(shù)量單位金額123456789101112131415合計金額保管管理部門領(lǐng)用部門主管經(jīng)辦主管經(jīng)辦點(diǎn)收辦公用品盤存報告表年 月 日編號名稱規(guī)格單位單價上期結(jié)存本期購進(jìn)本期發(fā)放數(shù)本期結(jié)存?zhèn)渥?shù)量金額數(shù)量金額主管：保管員：511 公司圖書管理辦法10 總則11 本公司圖書的管理，除另有規(guī)定外，悉依本辦法辦理。12 本公司圖書由總務(wù)科負(fù)責(zé)管理，并于每年5月12日各清點(diǎn)一次。13 新購圖書除按順序編號外，應(yīng)將書名、出版社名稱、著作者、冊數(shù)、出版日期、購買日期、金額及其他有關(guān)資料詳細(xì)登記于“本公司圖

34、書館登記總簿”并填制圖書卡插放于圖書之末頁。14 本公司圖書由總務(wù)科編制目錄卡以供員查閱。15 借書人以本公司員工為限。16 辭典、珍貴圖書或被指定為公共參考圖書，概不得外借，但必須閱覽者限于當(dāng)天歸還，其借還手續(xù)比照辦法第十四條、十五條規(guī)定辦理。17 一般書報雜志可隨意閱覽，閱畢應(yīng)歸回原處，不得擅自攜出公司或撕剪，但公司廣告、公告及其他與業(yè)務(wù)有關(guān)資料剪貼供公司參考不在此限。18 員工所借圖書，如遇清點(diǎn)或公務(wù)上需參考時，應(yīng)隨時通知收回，借書人不得拒絕。19 員工的借書分個別借書與科別借書兩種，科別借書系指屬某科之專用圖書，由單位主管具名借用。20 借書時間、借閱期間及冊數(shù)21 借書時間限辦公時間

35、內(nèi)上午10點(diǎn)30分至11點(diǎn)，下午3點(diǎn)至3點(diǎn)30分，其他時間概不受理。22 借書期間一律為三星期，到期應(yīng)即歸還，倘有特殊事由需續(xù)借者，務(wù)必辦理續(xù)借手續(xù)，但以續(xù)借一次為限。23 借書冊數(shù)以四冊為限。24 科別借書期間與冊數(shù)不受前二條的限制，遇調(diào)（離）職應(yīng)將借用圖書全部歸還。30 借還書手續(xù)31 員工欲借書應(yīng)先查閱圖書目錄卡片，填寫借閱單，持單向管理員取書，管理員將圖書交借書人，應(yīng)先抽出圖書卡，由借書人簽章后，一并與借閱單妥為保管。32 員工還書時應(yīng)將所借圖書交予管理員收訖，管理員除將借閱單歸還借書人作廢外，并應(yīng)將圖書卡歸放書內(nèi)。40 罰則41 員工借出圖書不得批改、圈點(diǎn)、畫線、折角、涂寫，如有破損

36、或遺失等情況，一律照原圖書版本購賠或照原價加倍賠償。42 員工借書期限屆滿，經(jīng)通知仍不還書者，或遇清點(diǎn)期而仍不還者，除未還書前應(yīng)停止其借書權(quán)外，必要時并應(yīng)簽報議處。50 附則51 本辦法未盡事宜隨時呈請董事長裁決。52 本辦法吃不開奉董事長核準(zhǔn)后實(shí)施，修改時亦同。圖書資料借出卡分類編號：資料名稱：購入價格：歸檔日期：借出時限：借出日期借出人歸還簽認(rèn)圖書借閱登記表 年 月 日編號書名作者出版單位金額借閱人借出日期歸還日期備注512 印章管理制度10 本制度就公司內(nèi)使用的印章的制度，改正與廢止、管理及使用方法作出規(guī)定。20 本規(guī)定中所指印章是在公司發(fā)行名稱或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。

37、30 公司印章的制定、改記得與廢止的方案由辦公室主任提出。40 辦公室主任必須在提出的議案中對新舊公司印章的種類、名稱、形式、使用范圍及管理權(quán)限作出說明。50 公司印章的刻制由辦公室主任負(fù)責(zé)，更換或廢止的印章應(yīng)由規(guī)定的各管理人迅速交還總經(jīng)理辦公室主任。60 除特別需要，由辦公室主任將廢止印章保存三年。70 公司印章散失、損毀、被盜時，各管理者應(yīng)迅速向公司遞交說明原因的報告書，辦公室主任則應(yīng)根據(jù)情況依本章各條規(guī)定的手續(xù)處理。80 辦公室主任應(yīng)將每個印章登入印章登記臺賬內(nèi)，并將此臺賬永久保存。90 印章在公司以外登記或申報時，應(yīng)由管理者將印章名稱、申報年月日以及申報者姓名匯總后報辦公室主任。100

38、 公司印章的使用依照以下手續(xù)：101 使用公司或高級職員名章時應(yīng)當(dāng)填寫“公司印章申請單”。（以下簡稱申請單），寫明申請事項(xiàng)，征得部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，連同需蓋章文件一并交印章管理人；102 使用部門印章和分公司印章，需在申請單上填寫用印理由，然后送交所屬部門經(jīng)理，獲認(rèn)可后，連同需要用印文件一并交印章管理人。110 公司印章的使用原則上由印章管理人掌握。印章管理人必須嚴(yán)格控制用印范圍和仔細(xì)檢查用印申請單上是否有批準(zhǔn)人的印章。120 代理實(shí)施用印的人要在事后將用印依據(jù)和用印申請單交印章管理人審查。同時用印依據(jù)及用印申請單上應(yīng)用代理人印章。130 公司印章原則上不準(zhǔn)帶出公司，如確因工作需要，需經(jīng)總經(jīng)理

39、批準(zhǔn)，并由申請用印人寫出借據(jù)并標(biāo)明借用時間。140 常規(guī)用印或需要再次用印的文件，如事先與印章主管人取得聯(lián)系或有關(guān)文字證明者，可省去填寫申請單的手續(xù)。印章主管人應(yīng)將文件名稱及制發(fā)文件人姓名記入一覽表以備查考。150 公司印章的用印依照以下原則進(jìn)行：公司、部門名章及分公司名章，分別用于以各自名義行文時；職務(wù)名稱印章在分別以職務(wù)名義行文時使用。160 用印方法：161 公司印章應(yīng)蓋在文件正面；162 蓋印文件必要時應(yīng)蓋騎縫?。?63 除特殊規(guī)定外，蓋公司章時一律應(yīng)用朱紅印泥；164 股票、債券等張數(shù)很多，蓋章麻煩時，在得到經(jīng)理批準(zhǔn)后，可采取印刷方式。170 本規(guī)定從發(fā)布之日起實(shí)行。年月日用 印 申

40、 請 單單 位申請日期年 月 日用印類別份 數(shù)文件名稱及說明印鑒留存核準(zhǔn)申請人印章使用登記簿蓋章時間文件名稱及發(fā)文號印章類別蓋章次數(shù)批準(zhǔn)單位批準(zhǔn)人印章管理人及代行人印備注513 公司文件管理制度10 總則為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。20 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。30 收文的管理31 公文的簽收311 凡來公司公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）后分別交辦公室

41、機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機(jī)要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。312 對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報告上級機(jī)要部門，并登記差錯文件的文號。32 公文的編號保管321 辦公室文書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。322 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存。33 公文的閱批與分轉(zhuǎn)3

42、31 凡正式文件均需分別由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要月即辦。332 一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。333 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特殊情況例外）。34 文件的傳閱與催辦341 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍

43、或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。342 閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。343 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。344 文件閱完后，應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書，切忌橫傳。345 辦公室機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室

44、同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。346 按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。收文檢查收文檢查編號閱批傳閱歸檔公啟文件上級文件信封文件文號編號文件處理傳閱單主管領(lǐng)導(dǎo)審閱承辦部門閱辦批 示擬辦意見簽 名收回保管40 發(fā)文的管理41 發(fā)文的規(guī)定411 全公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。412 各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文，則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司字發(fā)文。

45、413 對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。42 發(fā)文的范圍421 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。422 公司下發(fā)文件主要用于： 公布公司規(guī)章制度； 轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件； 公布公司體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng)； 公布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定； 發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報； 其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。423 公司上行文、外發(fā)文主要用于： 對上級機(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定； 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司

46、重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。424 在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。425 凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡寫名義用工作簡訊發(fā)會議紀(jì)要。426 各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡寫的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查），不用公司名義發(fā)文。50 文件的立卷與歸檔51 文件的歸檔范圍511 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔： 上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對公司報告、

47、申請的批復(fù)； 公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等； 經(jīng)理辦公室、總務(wù)會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄； 公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等； 有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結(jié)果； 參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等； 上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料； 反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品； 公司日志和大事記； 公司向上級請求批復(fù)的文

48、件及上報的有關(guān)材料。512 業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。52 立卷要求521 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。522 立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。523 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。524 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。60 文件的銷毀61 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，公司機(jī)要室應(yīng)定期清理

49、造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。62 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由公司機(jī)要秘書和正（副）主任護(hù)送到上級機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。提出申請草擬初稿提出申請草擬初稿修改會簽批準(zhǔn)打印清樣校對印刷分發(fā)情況確定條理清楚文字簡練審閱定稿文件標(biāo)題發(fā)送范圍印刷份數(shù)確立方案擬稿審稿發(fā)文存檔送發(fā)公文登記簿日 期文 號收文單位文 別事 由附 件附 本回涵內(nèi)容514 檔案管理制度10 主要內(nèi)容及適用范圍規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容?？蛻魴n案管理執(zhí)行客戶檔案管理制度。20 檔案的管理機(jī)構(gòu)21 文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。22

50、各經(jīng)辦部門或個人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。23 檔案室主要職責(zé)：231 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；232 對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；233 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作；234 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作；235 提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。30 檔案的種類31 法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。32 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。33 計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)

51、劃、開發(fā)計劃、項(xiàng)目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。34 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。35 批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。36 憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。37 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。38 匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表

52、，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。39 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。310 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。311 題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。312 技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。40檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用，這九

53、道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨(dú)立，但又相互制約。50 檔案的收集。就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。51 立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。52 立卷歸檔的時間521 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。522 對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。53 立卷歸檔的要求53

54、1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。532 移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。533 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起534 立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。535 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。536 立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存

55、價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。537 立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。538 立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。539 立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。5310 文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。5311 各種實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。5312 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。60 檔案的借

56、閱61 檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級檔案。62 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。63 檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。64 對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會有誤

57、。65 必要時，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。66 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。67 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。70檔案保密要求71 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識，雙方共同做好保密工作。72 檔

58、案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機(jī)密、秘密三級。73 有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。74 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。75 對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。76 外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。77 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。78 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查

59、無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。80 超期檔案的銷毀81對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。82 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。83 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。90 檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應(yīng)做好防火、防潮、防曬

60、、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時修補(bǔ)。文件資料管理流程圖文件發(fā)行文件發(fā)行是否合格回收或銷毀表1表4NoYes文件資料編制文件會審是否合格文件批準(zhǔn)是否合格文件登記及維護(hù)表2表3表5NoNoYes表1文件修改記錄表文 件 名 稱文 件 編 號修訂日期修 訂 類 別號修訂內(nèi)容簡要修訂者增加刪除異動廢止表2文件更改通知單更改文件名稱文件編號申請更改部門更改內(nèi)容： 文件修改人 日期 更改頁碼更改條款更改狀態(tài)文件更改記錄發(fā)生部門文件（頁次）收發(fā)記錄文件使用人文件管理人日期表程序文件會審表文件名稱文件編號編制部門編制人文件會審目的：確認(rèn)程序的規(guī)定是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。確認(rèn)程序的