星級酒店采購管理制度流程

1、酒店采買管理制度及操作流程為使酒店的采買工作走上制度化、規(guī)范化，合理控制成本，重申責(zé)任指標(biāo)到人及提高工作效率，特?cái)M定本制度及操作流程。一、酒店采買的基本要求：1、所有授權(quán)范圍的物品采買時(shí)，均需比較最少三家供貨商的價(jià)格及質(zhì)量，月結(jié)類物品每月每一類最少要有三家供貨商供應(yīng)的報(bào)價(jià)單；2、采買人員對自己采買的物品價(jià)格及質(zhì)量負(fù)責(zé)；3、駐店采買員需每個(gè)月一次針對很多使用的物品經(jīng)過電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)、出門檢查等方式獲取（包括非授權(quán)物品）價(jià)格信息，并整理成價(jià)格信息庫，以書面報(bào)告形式上報(bào)酒店總辦及酒店財(cái)務(wù)部；4、所有供貨商名片、報(bào)價(jià)單、合相同資料及樣板必定登記歸檔并穩(wěn)當(dāng)管理，如有人員變動(dòng)時(shí)按酒店管理公司移交手續(xù)進(jìn)行

2、移交資料；5、駐店采買禁止采買任何未經(jīng)正常有效審批人審批后申購單上的物品，保證手工經(jīng)審批后的采買單與電腦下單一致，否則財(cái)務(wù)部將不予報(bào)銷辦理；6、禁止使用部門自行采買物品或私自與供貨商洽談采買事宜；7、駐店采買負(fù)責(zé)跟進(jìn)各供貨商的貨款及時(shí)簽批支付事宜，對到期的應(yīng)付帳款，酒店財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)支付，以建立酒店的優(yōu)異形象。二、物品采買督查要求：1、所授權(quán)的物品，分為兩類：A、供貨商月結(jié)；B、直接到市場采買，授權(quán)見效時(shí)酒店必須建立供貨商評定小組（由酒店總辦、酒店采買、使用部門、酒店財(cái)務(wù)部組成），每個(gè)月對各樣物品進(jìn)行解析（包括但不限于物品的用量、價(jià)格、質(zhì)量等），將物品進(jìn)行分類（擬定供貨商月結(jié)還是進(jìn)行直接市場采買

3、，最后要形成文件，由評定小組匯簽確認(rèn)，酒店財(cái)務(wù)部存檔備查，并抄送一份酒店管理公司），部分物品能夠先定直接市場采買，待條件成熟時(shí)轉(zhuǎn)為供貨商月結(jié)；2、月結(jié)的供貨商選定，采買對已經(jīng)確定供貨商月結(jié)的物品，應(yīng)邀請最少三家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，由供貨商評定小組進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較和談?wù)摚瑢Ω鳂釉陆Y(jié)物品選定供貨商，各部門可分頭組織進(jìn)行市場檢查，依照市場檢查的價(jià)格，如期與供貨商確認(rèn)固準(zhǔn)時(shí)期的供應(yīng)價(jià)格，在此確認(rèn)時(shí)期（時(shí)限長短依照當(dāng)?shù)厥袌銮闆r，由評定小組決定），供貨商將按此固定價(jià)格供應(yīng)酒店所需資料（形成會議紀(jì)要，評定小組部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行匯簽抄送酒店管理公司）；3、酒店財(cái)務(wù)部擬定倉存物品的采買線（即最高庫存量及最低庫存量，補(bǔ)倉

4、不能夠高出最高庫存量，儲蓄不能夠低于最低庫存量），由庫房人員編制，酒店財(cái)務(wù)成本會計(jì)依照過去該物品的使用量及經(jīng)營情況進(jìn)行合理解析，判定出各物品的采買線，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，呈酒店總經(jīng)理審批推行，審批后的文件由庫房及成本會計(jì)存檔備查，并按實(shí)質(zhì)情況如期進(jìn)行更新，財(cái)務(wù)部對每次部門申購數(shù)量進(jìn)行認(rèn)真審察督查，防備因物品積壓造成浪費(fèi)；4、酒店財(cái)務(wù)部對物品價(jià)格進(jìn)行認(rèn)真督查，必定每個(gè)月組織人員對酒店各樣物品進(jìn)行不相同市場的價(jià)風(fēng)格查，每個(gè)月一次經(jīng)過電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)、出門檢查等方式獲取酒店各樣物品（包括非授權(quán)物品）的價(jià)格信息，并整理成價(jià)格信息庫，以書面報(bào)告形式上報(bào)酒店總辦，并抄送公司管理公司總辦及公司財(cái)務(wù)部；5、

5、對正常物品的申購，酒店駐店采買接到單后必定1個(gè)工作今后回復(fù)建議，酒店財(cái)務(wù)部接到單后必定1個(gè)工作今后回復(fù)建議后報(bào)送到總辦審批，對特別物品也許對價(jià)格及品質(zhì)有其他建議的，也必定在1個(gè)工作今后反響建議給申請部門。三、各樣物品采買流程（該流程是針對授權(quán)范圍內(nèi)的物品，授權(quán)范圍外的按以前流程操作）1、庫房補(bǔ)倉物品的采買流程：該類物品主要指副食品類，如因酒店庫房硬件原因，該類物品的部分不能夠在倉庫保留，而在使用部門的二級庫房進(jìn)行保留的，庫房直接把二級庫房收編管理，該類物品的補(bǔ)倉由庫房負(fù)責(zé)填單。對庫房的每種存?zhèn)}物品，應(yīng)按本文件中的第二大點(diǎn)第3小點(diǎn)規(guī)定的流程設(shè)定合理的采買線。A、上述物品的倉存量湊近也許低于采買線

6、時(shí)，應(yīng)需要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充貨倉里的存貨；B、庫房東管要填寫一份“物品申購單”（見附件，對申購單中的每項(xiàng)內(nèi)容必定如實(shí)填寫，如沒有發(fā)生的則填“沒有發(fā)生”）；：C、駐店采買依照申購單要求，在最少三家供貨商中進(jìn)行比較，選定相應(yīng)供貨商，把三間供貨商資料附在申購單后邊（包括但不限于報(bào)價(jià)資料），由駐店采買在申購單上簽字確認(rèn)，提出采買建議及注明能夠到貨日期；D、酒店財(cái)務(wù)部成本會計(jì)簽字加建議（如對價(jià)格及其他有問題的，必定馬上跟采買人員溝通，并馬上給出建議方案），到酒店財(cái)務(wù)第一負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；E、酒店總經(jīng)理進(jìn)行審批后轉(zhuǎn)由酒店采買進(jìn)行推行購買。2、鮮活食品凍品的采買流程（主要指蔬果類、肉食類）：該類物品主要指蔬果類及肉

7、食類，包括蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮、水果等物料的采買申請。A、由各酒吧、各部門總廚也許主管（要有餐飲總監(jiān)簽字確認(rèn)），依照當(dāng)天經(jīng)營情況，展望明天用量，填寫每日申購單交駐店采買（依照以前單據(jù)格式）；B、酒店采買當(dāng)天下午以電話下單（針對供貨商月結(jié)）也許次日直接到市場采買。C、酒店財(cái)務(wù)部成本會計(jì)與使用部門如期進(jìn)行溝通，對上一日該類物品采買的數(shù)量進(jìn)行檢查（包括已使用及未使用的數(shù)量），如發(fā)現(xiàn)有很多節(jié)余的，必定供應(yīng)辦理方案及今后申購數(shù)量的建議，并報(bào)總辦批閱。四、物品查收入倉及財(cái)務(wù)付款辦理流程：、物品的申購單用紙質(zhì)先走完申購審批流程；2、紙質(zhì)申購單流程審批達(dá)成后，補(bǔ)倉部分及直拔部分申購單由庫房人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)

8、錄入申購單，其他部門申購部分由總辦文員負(fù)責(zé)系統(tǒng)錄入申購單，再由駐店采買文員從系統(tǒng)擬定采買訂單進(jìn)行下單供貨商也許自行市場采買（依照申購單批閱要求內(nèi)容操作）；3、物品采買回來后，庫房必定依照紙質(zhì)申購單與系統(tǒng)生成的收料單相核對無差異后，再依照系統(tǒng)生成的收料單與使用部門進(jìn)行貨物查收，庫房再依照收貨查收情況從系統(tǒng)打印入倉單；4、入倉單（附有連同收料清單及發(fā)票）的審批流程：庫房制單人簽字采買人員簽字財(cái)務(wù)部成本會計(jì)復(fù)核簽字確認(rèn)可否吻合要求（包括但不限于申購物品數(shù)量、價(jià)格等）酒店財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字酒店總經(jīng)理簽字審批財(cái)務(wù)部依照與供貨商協(xié)議進(jìn)行付款；5、屬于直接到市場購買的，先由駐店采買借支采買備用金（詳盡金額依照酒店的規(guī)模及業(yè)務(wù)量，報(bào)酒店管理公司審批），先由相關(guān)申請部門人員提出紙質(zhì)采買申請，并須走紙質(zhì)采買審批流程后，（營運(yùn)物品可走酒店審批流程，除此以外的物品直購須走公司采買審批流程）再由總辦文員錄入申購單（暫不用做采買訂單及庫房的收料單），庫房收貨時(shí)依照收貨的數(shù)量及單價(jià)開手寫收貨單，再做采買訂