建筑工程有限公司材料采購管理制度54484

1、建筑工程有限公司材料采購管理制度54484建筑工程有限公司材料采購管理制度54484建筑工程有限公司材料采購管理制度54484xxx公司建筑工程有限公司材料采購管理制度54484文件編號： 文件日期： 修訂次數(shù)：第 1.0 次更改 批 準(zhǔn)審 核制 定方案設(shè)計，管理制度材料采購管理制度第一章 總 則第一條 目的為加強(qiáng)公司規(guī)范化管理，規(guī)范采購工作，保障工程進(jìn)度的正常持續(xù)進(jìn)行，選擇合格的供應(yīng)商（廠家）并對采購過程進(jìn)行嚴(yán)格的控制，確保供貨商提供的物料滿足施工的規(guī)定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。第二條 適用范圍 本辦法適用于公司各項(xiàng)目工程施工材料物料采購時，計劃審批的價格之審核、訂購、驗(yàn)收、付

2、款結(jié)算等，除另有規(guī)定外，悉以制度處理。第三條 職責(zé)劃分1、由采購員全面負(fù)責(zé)對各工程材料物料的采購工作；2、由工程部經(jīng)理對工程部材料清單和材料使用計劃計劃單的數(shù)量、要求進(jìn)行詳細(xì)審核把關(guān)；3、由工程部對各類材料的質(zhì)量、技術(shù)要求把關(guān)；4、由采購員對該工程材料的數(shù)量、規(guī)格、價格控制把關(guān)。第二章 采購（計劃）審批第一條 采購計劃的制定1、工程部應(yīng)依據(jù)應(yīng)根據(jù)圖紙、及實(shí)際需要制定材料計劃單和用料計劃表，確保材料規(guī)格、型號、數(shù)量無誤并簽字后報總經(jīng)理進(jìn)行審批；2、總經(jīng)理審批后，采購員依據(jù)工程部材料計劃單和用料計劃表制定采購計劃表報總經(jīng)理審批，總經(jīng)理審批后，由采購員執(zhí)行采購計劃。第二條 選擇供應(yīng)商根據(jù)審批后的采購

3、計劃，選擇合格的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價、議價與項(xiàng)目技術(shù)人員技術(shù)溝通評選確定后，每種材料供應(yīng)商不準(zhǔn)少于三家，由部門領(lǐng)導(dǎo)審核。1、供應(yīng)商的選擇可以通過互聯(lián)網(wǎng)、宣傳冊（合格供應(yīng)商）廠家中選取；2、長期報價采購，凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的材料，應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價格。第三條 價格調(diào)查1、已核定的材料，必須經(jīng)常分析了解或收集資料，作為降低成本之依據(jù)；2、已核定之材料采購單價如需上漲或降低，應(yīng)附上書面之原因說明；3、采購的數(shù)量或頻率有明顯增加時，應(yīng)要求供應(yīng)商（廠家）適當(dāng)降低單價；第四條 詢價、比價和議價1、根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量和交付期的不同，采購人員應(yīng)選擇至少三家符合采購條件的供貨商

4、作為詢價對象；2、采購人員根據(jù)過去采購的情況、市場變化情況、以及公司成本預(yù)算等情況，確定采購目標(biāo)價格；3、在得到供應(yīng)商的報價信息后，采購人員對供應(yīng)商的報價條件進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面項(xiàng)目部技術(shù)人員進(jìn)行核對，以保證供應(yīng)商提供的物料符合公司實(shí)際的采購要求，并對供應(yīng)商所報的價格、交付期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行分析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商；4、供應(yīng)商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采購人員應(yīng)送請購部門確認(rèn)；5、專用材料或用品，材料公司應(yīng)會同使用部門共同詢價與議價；6、對廠商的報價資料整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價。在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)，采購人員應(yīng)與

5、供應(yīng)商進(jìn)行磋商，以使雙方最終在全部條款上達(dá)成一致；7、對重大的物資采購，無論是技術(shù)、商務(wù)談判，要保證參加人數(shù)不少于兩人。有關(guān)價格、選型及其他重要的技術(shù)、商務(wù)談判，要求有兩個以上的部門派人參加。第五條 購前審批采購員與供貨商初步溝通并完成詢價后，在訂購匯簽單上詳細(xì)填列以下事項(xiàng)，呈報負(fù)責(zé)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批：1、詢價或議價結(jié)果及擬定“訂購供貨商”“交貨期限”與“報價有效期限”等；2、注明與供貨商擬定的付款條件；3、需與供貨商簽訂長期合同的，采購員應(yīng)將草擬的長期合同書報相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批。第六條 價格復(fù)核與市場行情資料提供1、采購員應(yīng)調(diào)查主要材料的市場與行情，并建立供貨商資料，作為采購及價格審核的參考；2

6、、采購員應(yīng)就公司工程部所提重要材料項(xiàng)，提供市場行情資料，作為材料存量管理及核決價格的參考。第七條 訂購作業(yè)采購人員接到經(jīng)批準(zhǔn)的“定購單”后，應(yīng)與供應(yīng)廠商進(jìn)一步接觸，進(jìn)行正式的質(zhì)量、價格和后續(xù)服務(wù)談判。金額較大或批量采購的應(yīng)到對方生產(chǎn)工廠進(jìn)行實(shí)際考察，在充分了解對方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)后，向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意向，并送樣報驗(yàn)，未通過報驗(yàn)的材料不準(zhǔn)采購。第八條 簽訂采購合同1、在采購作業(yè)所需的全部條款與供應(yīng)商達(dá)成一致后，采購員需填寫正式的采購合同，合同需要列明至少下列條款：（1）供應(yīng)商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；（2）采購物料的詳細(xì)描述：包括品名、型號、規(guī)格等，如有超出標(biāo)準(zhǔn)的特殊要

7、求需特別注明；（3）訂單所采購的數(shù)量/重量；單位包裝數(shù)量/重量；包裝件數(shù)；（4）價格：單價，合計價，合同總額，定金或預(yù)付款；（5）交付期：分批交付時應(yīng)明確每批的交付時間和交付數(shù)量；（6）付款方式；（7）所需的質(zhì)量證明（檢驗(yàn)單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗(yàn)報告單等）；（8）質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問題是進(jìn)行退換或其他處理方法；（9）運(yùn)輸方式和銷售發(fā)票的要求。2、采購單經(jīng)部門經(jīng)理審核后，加蓋公司合同公章經(jīng)對方簽章后生效。到供應(yīng)廠商處現(xiàn)場采購的，由授權(quán)代理人簽字，對方簽章后生效；采購單一式兩份，雙方各保存一份。材料公司負(fù)責(zé)采購合同的傳閱會簽和各部門的存檔。3、采購人員應(yīng)跟蹤控制材料物料交貨期，及時向供應(yīng)商

8、跟催交貨進(jìn)度。4、發(fā)貨前要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式”，以便驗(yàn)收確認(rèn)。5、若屬分批交貨者，采購人員應(yīng)在“訂購單”上注明“分批交貨”以資識別。6、長期訂貨和大額進(jìn)貨，原則上均應(yīng)通過簽訂買賣合同的辦法進(jìn)行，應(yīng)與供應(yīng)商定買賣合同書一式兩份。第一份存行政辦，第二份存供應(yīng)商，另需合同復(fù)印件四份分別交材料公司、核算中心、財務(wù)中心及工程部存檔。第九條 緊急訂貨采購人員接到主管經(jīng)理以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購案件，應(yīng)立即進(jìn)行詢價、議價，迅速辦理。第十條 進(jìn)度控制及事物聯(lián)系除一般采購作業(yè)方式外，材料公司可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購：1、集中計劃采購：凡具有共同性的材

9、料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項(xiàng)目，通知各請購部門依計劃提出請購，材料公司定期集中辦理采購；2、長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，材料公司應(yīng)事先選定廠商，擬定長期供應(yīng)價格，呈準(zhǔn)后通知各請購部門依需要提出請購。第十一條 退貨作業(yè)對于檢驗(yàn)不合格的材料退貨時，應(yīng)開立“材料退貨單”并見附有關(guān)的“材料檢驗(yàn)報告表”呈主管簽認(rèn)后，憑此異常材料出廠。第三章 驗(yàn)收與付款第一條 貨物進(jìn)廠驗(yàn)收1、貨物進(jìn)場供應(yīng)商交貨時，采購人員通知庫管員，實(shí)際清點(diǎn)件數(shù)或稱重，對貨物攜帶的有關(guān)證件進(jìn)行驗(yàn)證，經(jīng)與采購清單或采購合同內(nèi)容核對相符后簽收，倉庫出具入庫單并由庫管員簽章入庫。如發(fā)現(xiàn)不符時，即通知材

10、料公司會同處理；2、對有專項(xiàng)質(zhì)量要求的材料物資，通知工程部派質(zhì)檢員驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后由庫管出具入庫單并由庫管員簽字。第二條 付款結(jié)算1、嚴(yán)格按照公司報賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行；2、采購款項(xiàng)須按采購合同規(guī)定或采購單所約定的時間由材料公司統(tǒng)一支付；3、付款申請由采購人員或被委托采購人員提出，申請付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同要求和項(xiàng)目進(jìn)度情況進(jìn)行，分清輕重緩急，必要時須提交驗(yàn)收報告、物品入庫單據(jù)和對方發(fā)票，申請付款單上應(yīng)注明預(yù)付款、已付款、余款，按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后，方可辦理付款手續(xù)；4、只有在出現(xiàn)以下情況時才可由采購人員借款或墊款進(jìn)行直接支付：（1）緊急采購且不能及時辦理財務(wù)支付手續(xù)；（2）在外埠采購且供應(yīng)商要求立即付款時；（3）在現(xiàn)場調(diào)試期間急需材料的采購；（4）1000元以下的零星采購。第三條 進(jìn)度控制及異常處理1、材料公司應(yīng)特別注意“采購單”注明的到貨時間要求，掌握到貨進(jìn)度；2、采購人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延誤時，應(yīng)主動與供貨廠商聯(lián)系催交，對異常原因及時處理對策，匯通相關(guān)職能部門、分公司處理。第四條 質(zhì)量評價使用單位應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以關(guān)注，根據(jù)使用效果對材料質(zhì)量提出評價，以利于進(jìn)一步工作。第四章 附