VT-GC-WI015項(xiàng)目施工過程文檔管理操作指導(dǎo)書

1、北京萬通地產(chǎn)股份有限公司 項(xiàng)目管理手冊 操作指導(dǎo)書施工過程文檔管理操作指導(dǎo)書編號： VT/GC/WI015版號： A0 文件頁碼：第27頁 共27頁施工過程文文檔管理理操作指指導(dǎo)書 編輯 馬洪洪波 日期220077-111-288 審核 于琛、楊楊毅清 日日期20007-11-28 批批準(zhǔn) 許立 日日期 20007-111-228修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人為保證項(xiàng)目的各項(xiàng)信息的傳遞的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，為保證項(xiàng)目管理的可追溯性，為減少和避免因人員流動而造成的重要項(xiàng)目信息的流失，特制訂本施工過程文檔管理操作指導(dǎo)書。職責(zé)項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)項(xiàng)目文文檔管理理程序的的運(yùn)行。負(fù)責(zé)項(xiàng)目文文檔的收

2、收集、整整理、歸歸類。項(xiàng)目公司收收到的所所有書面面文件都都必須登登記、存存檔。項(xiàng)目工程副副總項(xiàng)目工程副副總統(tǒng)一一協(xié)調(diào)施施工過程程文檔管管理。項(xiàng)目工程副副總和文文檔管理理員一起起制訂標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文文模板，并并由文檔檔管理員員管理。項(xiàng)目工程副副總和文文檔管理理員一起起制訂文文檔的編編號。項(xiàng)目工程副副總指導(dǎo)導(dǎo)文檔管管理員建建立項(xiàng)目目電子文文檔的文文件夾系系統(tǒng)。項(xiàng)目公司員員工項(xiàng)目公司員員工所發(fā)發(fā)出的與與工程有有關(guān)的函函件應(yīng)使使用標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)發(fā)文模模板。項(xiàng)目公司員員工收到到文件應(yīng)應(yīng)及時(shí)交給給文檔管管理員。定期將由其其控制的的電子文文檔拷貝貝給文檔檔管理員員文檔管理員員所有施工過過程收發(fā)文由文文檔管理理員統(tǒng)一一管理

3、。項(xiàng)目公司的的所有圖圖紙由文文檔管理理員統(tǒng)一一管理。與項(xiàng)目有關(guān)關(guān)的電子子文檔由由文檔管管理員統(tǒng)統(tǒng)一管理理。文檔管理員員對所發(fā)發(fā)函件的的格式及及編碼等等進(jìn)行審審核。承包商承包商按照照規(guī)定的的程序和和格式提提交文件件?？偝邪虩o無權(quán)將文文件直接接發(fā)給設(shè)設(shè)計(jì)單位位或其他他獨(dú)立承承包商?？偪偝邪躺炭芍苯咏酉蚍职蹋ò▽I(yè)業(yè)分包商商）發(fā)文文。工作程序2.1書書面文件件的發(fā)文程序2.1.11發(fā)文的的幾種形形式項(xiàng)目公司的的對外發(fā)發(fā)文可分分為以下下幾種類類型：普通函件：其內(nèi)容容無固定定格式、而而需自行行編寫的的文件，如如發(fā)給施施工單位位的要求求其遵守守施工安安全規(guī)定定的函等等。此種種函件自自身通常常都

4、寫有有明確的的收文單單位。文件傳遞單單：用于于轉(zhuǎn)遞、傳傳遞本身身未特別別注明收收文單位位的文件件，如圖圖紙、施施工方案案等。收文轉(zhuǎn)發(fā)。此此為項(xiàng)目目公司從從外單位位收到文文件后，需需要轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)給與項(xiàng)項(xiàng)目有關(guān)關(guān)的其他他單位時(shí)時(shí)采取的的一種簡簡單的轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)方式式。即項(xiàng)項(xiàng)目工程程副總在在收文章章的轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)欄內(nèi)填填寫轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)對象單位位的名稱稱簡寫后后，由文文檔管理理員將文件傳傳真或郵郵寄給轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)對象象單位。外部單位提提供的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)表格格。外部部單位有時(shí)時(shí)會提供供標(biāo)準(zhǔn)的的表格，如如供電報(bào)報(bào)裝表格格等，給項(xiàng)目公公司填寫寫。在此此情況下下，項(xiàng)目目公司員員工按表表格的填填寫要求求填寫即即可。其他大量使使用的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)化文文件

5、，如如變更、洽商單單等。此此類文件件應(yīng)根據(jù)需需要制訂訂標(biāo)準(zhǔn)格格式并使使用。2.1.22對普通函函件的一一般要求求所有由項(xiàng)目目公司員員工對外外發(fā)出的的普通函函件，都都應(yīng)滿足足下列要要求：寫明收文單單位名稱稱。如果文件以以郵寄或或手遞方方式發(fā)出出，寫明明收文單單位地址址；如果果文件以以傳真形形式發(fā)出出，寫明明收文單單位傳真真號碼。寫明收文人人員的姓姓名、職職位。要有發(fā)文的的編碼（文文號）。寫明事由（即文件件的標(biāo)題題）。文件件的標(biāo)題題應(yīng)能概概括文件件提及的的事項(xiàng)，使使準(zhǔn)備閱閱讀文件件的人一一看標(biāo)題題就能知知道文件件是準(zhǔn)備備講什么么的。寫明發(fā)文的的日期。所有的文件件都要有有簽名或或者蓋章章。一般般文件

6、要要由文件件簽發(fā)人人的親筆筆簽名。文文件的起起草人也也要小簽簽。重要要的文件件要有簽簽名并加蓋公司司章。需需要簽名名的文件件，簽字字人的姓姓名應(yīng)在在文件上上單獨(dú)列列出，并并清晰可可辨。寫明簽字人人的職務(wù)務(wù)名稱。寫明文件的的頁數(shù)。寫明附件的的名稱。寫明抄送對對象的姓姓名或單單位。如如果附件件不發(fā)給給抄送對對象，應(yīng)應(yīng)相應(yīng)注注明。除有特殊要要求外，首首頁應(yīng)使使用項(xiàng)目目公司的的信頭紙紙。對外發(fā)出的的文件一一律采用用新的紙紙張，不不得使用用背面已已經(jīng)使用用過的紙紙張。所有打印的的中文文文件需用用宋體字字體，大大小一般般為小四四號。特特別文字字和標(biāo)題題等可采采用其他他字體和和大小。要堅(jiān)持一事事一文。除會議

7、紀(jì)要外，對需要提及的每件事，都要單獨(dú)發(fā)文。不應(yīng)該在同一文件中，講述若干不同的事項(xiàng)。2.1.33普通函函件的編編碼對外發(fā)出的的所有普通通函件，都都應(yīng)有編編號。發(fā)文編碼格格式：發(fā)文編碼以以英文字字母和阿阿拉伯?dāng)?shù)數(shù)字組成成，并表表明下列列內(nèi)容收文單位名名稱 年份 序號號 簽發(fā)人起草人人例： AABC-05-001-MHBB-GDDPABC:收文單單位名稱稱之英文文簡寫。05： 發(fā)文年份份，055表示時(shí)時(shí)間為220055年。001：表明此此文件為為發(fā)給該該收文單單位的第第幾份文文件，0001表表示此文文是發(fā)給給發(fā)達(dá)公司司的第一一個(gè)函文.依依此類推推為0002，0003。MHB： 文件件簽發(fā)人人姓名之之

8、英文簡簡寫。此此處，MMHB代代表Maa Hoong Bo。GDM： 文件起起草人姓姓名之英英文簡寫寫。此處處，GDDM代表郭大大明（GGuo Da Minng）。普通函件的的格式請請見示范文文本普普通函件件2.1.44文件傳傳遞單使用范圍項(xiàng)目的某些些文件（如如技術(shù)規(guī)規(guī)范等），可可能并未未注明收收文方，在在發(fā)出或或轉(zhuǎn)發(fā)這這類文件件時(shí)，可使使用通用用的文件件傳遞單單作為封封面發(fā)出出。已注注明收文文方的文文件，像像普通函函件、變變更令等等，因其其文件案案頭中已已包含傳傳遞途徑徑信息，可可不再使使用文件件傳遞單單作為封封面。文文件傳遞遞單中應(yīng)應(yīng)列出所發(fā)發(fā)文件的的清單，或或?qū)⒃敿?xì)細(xì)的文件清單單作為文文

9、件傳遞遞單的附附件單獨(dú)獨(dú)列出。 如果果文件傳傳遞單中中的某些些格式不不能滿足足發(fā)文的的需要，可對對格式、內(nèi)內(nèi)容作相相應(yīng)的補(bǔ)充和和修改，以確保保文件能能夠全面面、準(zhǔn)確確、清晰晰的發(fā)出出。任何何發(fā)出的的文件傳傳遞單都都應(yīng)復(fù)制制一份由由文檔管理理員歸入入發(fā)文檔檔案中。文件傳遞單單格式請請見示范文文本文文件傳遞遞單2.1.55發(fā)函過過程項(xiàng)目公司員員工所發(fā)發(fā)出的與與工程有有關(guān)的函函件應(yīng)使使用標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)發(fā)文模模板。員工在在認(rèn)為其其起草的的函件可可以發(fā)出出時(shí)，應(yīng)應(yīng)將函件件草稿交交給文檔檔管理員員審閱。文文檔管理理員要對對函件草草稿的格式及及編碼等等進(jìn)行審審核。在在其確認(rèn)認(rèn)正確無無誤后，函函件進(jìn)入入簽字程程序。首

10、首先是函函件起草草人小簽簽，然后后是函件件的最后后簽發(fā)人人正式簽簽署。函函件的最最后簽發(fā)發(fā)人在審審查文件件內(nèi)容、重重要性及及是否需需要會簽簽后，簽簽發(fā)函件件或要求求對函件件進(jìn)行修修改。對對于不合合乎規(guī)定定的文件件，文檔檔管理員員有權(quán)要要求函件件起草人人重新提提交。在在函件簽簽署后，應(yīng)應(yīng)將函件件原件及及電子版版交與文文檔管理理員，由由其發(fā)出出及存檔檔處理。標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文模模板由項(xiàng)項(xiàng)目工程程副總和和文檔管管理員一一起制訂訂，由文檔檔管理員員管理。項(xiàng)項(xiàng)目公司司員工有有需要時(shí)時(shí)應(yīng)向文文檔管理理員索要要標(biāo)準(zhǔn)發(fā)發(fā)文模板板。發(fā)給對方的的文件（傳傳真除外外），要要堅(jiān)持讓讓對方簽簽收。重重要的傳傳真，也也應(yīng)堅(jiān)持持對方

11、書書面確認(rèn)認(rèn)收到。詳見附錄11文件發(fā)發(fā)放流程程圖2.2 收收文程序序2.2.11項(xiàng)目公公司可接接受的文文件格式式和發(fā)文文程序一個(gè)良好的的普通函函件應(yīng)滿滿足下列列要求：寫明收文單單位名稱稱。如果文件以以郵寄或或手遞方方式發(fā)出出，寫明明收文單單位地址址；如果果文件以以傳真形形式發(fā)出出，寫明明收文單單位傳真真號碼。寫明收文人人員的姓姓名、職職位。要有發(fā)文的的編碼（文文號）。寫明事由（即即文件的的標(biāo)題）。文文件的標(biāo)標(biāo)題應(yīng)能能概括文文件提及及的事項(xiàng)項(xiàng)，使準(zhǔn)準(zhǔn)備閱讀讀文件的的人一看看標(biāo)題，就就能知道道文件是是準(zhǔn)備講講什么的的。寫明發(fā)文的的日期。所有的文件件都要有有簽名或或者蓋章章。一般般文件要要由文件件簽

12、發(fā)人人的親筆筆簽名。重重要的文文件要有有簽名及及公司章章。需要要簽名的的文件，簽簽字人的的姓名應(yīng)應(yīng)在文件件上單獨(dú)獨(dú)列出，并并清晰可可辨。寫明簽字人人的職務(wù)務(wù)名稱。寫明文件的的頁數(shù)。寫明附件的的名稱。寫明抄送對對象的姓姓名或單單位。如如果附件件不發(fā)給給抄送對對象，應(yīng)應(yīng)相應(yīng)注注明。寫明發(fā)文單單位的名名稱。除除有特殊殊要求外外，首頁頁應(yīng)使用用發(fā)文單單位的信信頭紙。通常，在合合同文件件中會說說明發(fā)文文單位哪哪些人可可以簽發(fā)發(fā)文件給給對方。如如果發(fā)文文單位希希望對方方接受除除前述人人員之外外的其他他人簽發(fā)發(fā)的文件件，則發(fā)發(fā)文單位位應(yīng)事先先取得對對方的同同意，并并以書面面授權(quán)書書的形式式對此加加以確認(rèn)認(rèn)，

13、否則則，對方方可認(rèn)為為發(fā)文單單位的發(fā)文無無效。書書面授權(quán)權(quán)書應(yīng)寫寫明被授授權(quán)人的的姓名、職職務(wù)、可可簽署文文件的類類別、授授權(quán)的有有效期限限等。授授權(quán)書應(yīng)應(yīng)有授權(quán)權(quán)人的親親筆簽名名，并應(yīng)應(yīng)注明“在授權(quán)權(quán)的范圍圍內(nèi)，被被授權(quán)人人的簽字字等同于于授權(quán)人人的簽字字?！钡茸謽訕?。要堅(jiān)持一事事一文。除除會議紀(jì)紀(jì)要外，對對需要提提及的每每件事，都都要單獨(dú)獨(dú)發(fā)文。不不應(yīng)該在在同一文文件中，講講述若干干不同的的事項(xiàng)。項(xiàng)目公司應(yīng)應(yīng)鼓勵(lì)或或要求顧顧問方、承承包商、供供應(yīng)商等等按照上述述程序、格格式來提提交文件件。對于于某些嚴(yán)嚴(yán)重不符符合要求求的文件件（如無合合法簽名名的文件件、該蓋蓋章未蓋蓋章的文文件、未未標(biāo)注日

14、日期的文文件等），項(xiàng)目公公司應(yīng)要要求其重重新提交交。如果項(xiàng)目公公司是主主收文方方，并且且文件是是以郵寄寄、速遞遞、面交交方式傳傳遞的，項(xiàng)目公司應(yīng)堅(jiān)持要求對方發(fā)給項(xiàng)目公司的文件是原件而非復(fù)印件。項(xiàng)目公司應(yīng)應(yīng)與有關(guān)關(guān)各方協(xié)協(xié)商，以以確定某某些標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)化的文文件（特特別是表表格）的的格式。2.2.22地址和和郵件程程序項(xiàng)目公司要要將項(xiàng)目公公司的郵郵寄地址址、傳真真號碼、項(xiàng)項(xiàng)目收文文專用郵郵箱（如如果有的的話）等等明確告告知與項(xiàng)項(xiàng)目有關(guān)關(guān)的各方方。如：XXXXXXX項(xiàng)目目辦公室室地址：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX郵編：XXXXXX

15、XXX傳真號碼： XXXXXXXXXX 郵件上需明明確注明明相關(guān)收收件人（如如項(xiàng)目工程程副總、工程部部經(jīng)理、文檔管管理員等等）。2.2.33收文處處理程序所有工程收收文都由由文檔管管理員收收取。文檔管管理員在在收到文文件后，蓋上公司專用收文傳閱印章并填寫收文日期，在收發(fā)文登錄表（EXCEL格式）上對收文進(jìn)行登記，然后放入項(xiàng)目工程副總收發(fā)文架之“收入”格供其批閱。項(xiàng)目工程副總閱讀收文并在收文印戳處進(jìn)行批注后將收文返還給文檔管理員。由文檔管理員按批注進(jìn)行如下操作：執(zhí)行：將該該文件復(fù)復(fù)印并立立即發(fā)給給“執(zhí)行”人。傳閱：如果果文件不超超過200頁，可可將文件復(fù)復(fù)印一份份供有關(guān)關(guān)人員傳傳閱 ；如果文文件

16、超過過20頁頁，則可可將原件件進(jìn)行傳傳閱。文文檔管理理員在原原件前附附上傳閱閱表格。傳閱人員應(yīng)盡快閱讀傳閱的文件，有需要的話可自行復(fù)印，然后將傳閱文件傳給下一個(gè)傳閱人。最后一個(gè)傳閱文件的人應(yīng)在閱完文件后，將原件交還給文檔管理員。文檔管理員應(yīng)記錄有那些文件在傳閱過程中，并定期檢查歸回的情況，以防止有些文件在某個(gè)傳閱人手中長期存留。抄送：將該該文件復(fù)復(fù)印后，發(fā)給給“抄送”人。轉(zhuǎn)發(fā)：將該該文件傳傳真或以以信函的的方式“轉(zhuǎn)發(fā)”給與工工程有關(guān)關(guān)的外部部單位。上述流程結(jié)結(jié)束后，將將原文件件按照統(tǒng)統(tǒng)一的歸歸檔編碼碼系統(tǒng)編編號后歸歸檔。注意：有時(shí)時(shí)，與項(xiàng)項(xiàng)目有關(guān)關(guān)的各方方會將文文件直接接交給項(xiàng)項(xiàng)目公司司的員工

17、工，而不不經(jīng)過文文檔管理理員。在在此情況況下，收收到文件件的員工工應(yīng)將收收到的文文件交給給文檔管管理員，如如該員工工急需使使用該文文件，則則可復(fù)印該該文件，自自己存留留復(fù)印件件，而將將原件交交給文檔檔管理員員。除緊急急情況外外，發(fā)文文方應(yīng)按按照正常常的發(fā)文文程序，將將文件直直接發(fā)給給文檔管管理員。項(xiàng)目公公司員工工應(yīng)了解解我方的的收文要要求，并并將其及及時(shí)告知知對方。詳見附錄22 文件件收進(jìn)流流程圖承包商文件件提交程程序承包商應(yīng)按按照規(guī)定定的程序序和格式式提交文文件。承包商應(yīng)將將需要審審批的文文件、方方案、圖圖紙和樣樣本主送送工程監(jiān)監(jiān)理，同同時(shí)，抄抄送給 項(xiàng)目公公司工程程部。向項(xiàng)目公司司的提交交

18、數(shù)量必必須不少少于一式式兩份。對監(jiān)理的提提交數(shù)量量可與監(jiān)監(jiān)理商定定。承包商應(yīng)同同時(shí)將所所發(fā)文件件的電子子版本（如如果有的的話）提提交給項(xiàng)項(xiàng)目公司司。除合同中明明確規(guī)定定某些文文件必須須直接發(fā)發(fā)給項(xiàng)目目公司外外，總承承包方應(yīng)應(yīng)將文件件主送工工程監(jiān)理理，并在在其認(rèn)為為必要時(shí)時(shí)或項(xiàng)目目公司有有要求時(shí)時(shí)，抄送送給項(xiàng)目目公司。總總承包商商無權(quán)將將文件直直接發(fā)給給設(shè)計(jì)單單位或其其他獨(dú)立立承包商商?？偝谐邪炭煽芍苯酉蛳蚍职躺蹋òɡ▽I(yè)分分包商）發(fā)發(fā)文。專業(yè)分包商商的發(fā)文文程序是是：專業(yè)業(yè)分包商商 總總承包商商 工工程監(jiān)理理 項(xiàng)項(xiàng)目公司司工程部部。在其其認(rèn)為必必要或有有關(guān)方面面有要求求時(shí)，專專業(yè)分包包商

19、的發(fā)發(fā)文應(yīng)抄抄送給工工程監(jiān)理理和項(xiàng)目目公司工工程部。書面文件存存檔項(xiàng)目公司收收到的所所有書面面文件都都必須登登記、存存檔。根據(jù)需要、文文件可分分為各種種類型。對對應(yīng)于每每一種類類型，都都應(yīng)有一一個(gè)編號號。文檔檔的編號號由項(xiàng)目目工程副副總和文文檔管理理員一起起制訂。文文檔管理理員要將將制訂的的文檔編編號打印印出，并并放置在在存檔文文件柜(架)附附近，以以供有需需要的人人員查閱閱。項(xiàng)目目公司員員工在查查閱文件件時(shí)，如如需要，可可要求文文檔管理理員幫助助。文檔編號可可參見附附錄3公司對收文文和發(fā)文文都要在在收發(fā)文文登記表表（EXXCELL格式）進(jìn)進(jìn)行登記記。文檔檔管理員員應(yīng)當(dāng)每每周一次次將該登登記發(fā)

20、給給公司的的有關(guān)員員工，以以便于其其檢索文文件。招標(biāo)文件、合合同文件件等的登登記和存存檔由成成本部來來進(jìn)行。圖紙管理項(xiàng)目公司的的所有圖圖紙由文文檔管理理員統(tǒng)一一管理。設(shè)計(jì)方、承承包商或或其他單單位發(fā)圖圖給項(xiàng)目目公司時(shí)時(shí)，應(yīng)將將所發(fā)圖圖紙的清清單以EEXCEEL或項(xiàng)項(xiàng)目公司司接收的的其他電電子格式式發(fā)給項(xiàng)項(xiàng)目公司司，以便便于項(xiàng)目目公司登登記圖紙紙。文檔管理員員收到圖圖紙后首首先應(yīng)核核對圖紙紙目錄，確確認(rèn)所收收圖紙是是否與目目錄一致致。如不不一致，應(yīng)應(yīng)及時(shí)向向發(fā)圖單單位提出出。確認(rèn)認(rèn)一致后后，在每每張圖紙紙上加蓋蓋收圖章章，填寫寫收圖日日期。文文檔管理理員將收收到的圖圖紙登入入圖紙目目錄（EEXC

21、EEL格式式），打打印出與與圖紙放放在一起起，并將將圖紙放放在規(guī)定定的位置置（如掛掛圖架）上上，以方方便項(xiàng)目目公司人人員能及及時(shí)查閱閱。一旦有新圖圖紙發(fā)行行，文檔檔管理員員應(yīng)及時(shí)時(shí)用收到到的新圖圖紙?zhí)鎿Q換舊的圖圖紙。文文檔管理理員需負(fù)負(fù)責(zé)將舊舊圖紙存存檔。通通常情況況下，應(yīng)應(yīng)在舊圖圖上加蓋蓋“已過期期”印章。有有時(shí)，舊舊圖也可可能有其其他用途途，在此此情況下下，文檔檔管理員員可按項(xiàng)項(xiàng)目工程程副總的的要求，暫暫時(shí)不蓋蓋“已過期期”印章。無無論是否否蓋“已過期期”印章，舊舊圖都應(yīng)應(yīng)與新圖圖分開存存放。舊舊圖應(yīng)由由文檔管管理員集集中存放放，不應(yīng)應(yīng)銷毀或或丟棄，以以備將來來查閱整整個(gè)項(xiàng)目目過程中中的設(shè)

22、計(jì)計(jì)變更情情況。項(xiàng)目公司宜宜設(shè)置專專門的閱閱圖室。文文檔管理理員應(yīng)當(dāng)當(dāng)在閱圖圖室保存存一套最最新的圖圖紙，以以便項(xiàng)目目公司員員工查閱閱。原則則上，閱閱圖只能能在閱圖圖室進(jìn)行行。如果果需要將將圖紙帶帶出閱圖圖室，要要取得文文檔管理理員的同同意。2.5 電電子文件件格式及及存檔2.5.11文件的的一般格格式項(xiàng)目有關(guān)各各方用于于本項(xiàng)目管管理的計(jì)計(jì)算機(jī)軟軟件需符符合以下下標(biāo)準(zhǔn)（或或類似的的其他審審核通過過的軟件件）：文本文件Miccrossoftt Woord財(cái)務(wù)文件Miccrossoftt ExxcellCAD 圖圖紙AuttoCaad 220044版或更更新的進(jìn)度計(jì)劃Miccrossoftt Pr

23、rojeect以磁盤（或或光盤）遞遞交的文文件需在在標(biāo)簽上上注明項(xiàng)項(xiàng)目名稱稱、日期和和磁盤中中包含的的文件名名。如果果包含文文件太多多而無法法填寫于于一張標(biāo)標(biāo)簽上，則則可附上上文件傳傳遞單。如如果用文文件傳遞遞單代替替標(biāo)簽，則則需在磁盤的的標(biāo)簽上上標(biāo)明文文件傳遞遞單的編編號。磁盤必須按按以下格格式標(biāo)明明日期：YYYY-MM-DDYYYY-年，以以四位阿阿拉伯?dāng)?shù)數(shù)字表述述MM-月，以以兩位阿阿拉伯?dāng)?shù)數(shù)字表述述DD-日，以以兩位阿阿拉伯?dāng)?shù)數(shù)字表述述如：20005-008-112即表表示20005年年8月112日。2.5.22對外發(fā)發(fā)文的電電子文檔檔如果項(xiàng)目公公司員工工的發(fā)文文是用電電腦進(jìn)行行文字處

24、處理的，則則在儲存發(fā)文文的電子子文檔時(shí)時(shí)，文件件名應(yīng)滿滿足下述述要求：文件名名應(yīng)顯示示發(fā)文編編號、文文件標(biāo)題題等信息息，以方方便查閱閱。如標(biāo)標(biāo)題過長長可簡寫寫。如下下所示：ABC-005-0001-MHBB-GDDP 發(fā)文文的標(biāo)題題ABC-005-0001-MHBB-GDDP 的的含義見見“2.1.3普通函函件的編編碼”顯示文件標(biāo)標(biāo)題或簡簡要標(biāo)題題的目的的是：方方便電子子文件的的閱讀者者迅速從從標(biāo)題中中判斷出出該文件件是關(guān)于于什么的的。在完成發(fā)文文后，有有關(guān)員工工應(yīng)將所所發(fā)文件件的電子子文檔立立即發(fā)給給文檔管管理員，由由其統(tǒng)一一對發(fā)文文的電子子文檔進(jìn)進(jìn)行保存存。2.5.33電子文文檔的統(tǒng)統(tǒng)一管

25、理理及文件件夾系統(tǒng)統(tǒng)與項(xiàng)目有關(guān)關(guān)的電子子文檔要要由文檔檔管理員員統(tǒng)一管管理。下列電子文文件要集集中在文文檔管理理員處管管理：圖紙發(fā)出的電子子郵件收到的電子子郵件項(xiàng)目公司員員工對外外發(fā)文的的電子文文檔與項(xiàng)目有關(guān)關(guān)的單位發(fā)發(fā)文的電電子文檔檔上面列出的的文件必必須由文文檔管理理員集中中控制并并定期進(jìn)進(jìn)行備份份。有些文檔是是由文檔檔管理員員集中控控制的，如如對外發(fā)發(fā)文的電電子文檔檔。有些些文檔，如如各個(gè)員員工收到到的電子子郵件等等，是由由各個(gè)員員工分別別控制的的。各個(gè)個(gè)員工應(yīng)應(yīng)定期（至至少每周周一次）將將由其控控制的電電子文檔檔拷貝給給文檔管管理員，文檔管管理員將將此類文文檔考入入自己的的電腦中中。文

26、檔管理員員應(yīng)在項(xiàng)目目工程副副總的幫幫助下，建建立項(xiàng)目目電子文文檔的文文件夾系系統(tǒng)。各個(gè)員工應(yīng)應(yīng)根據(jù)文文檔管理理員建立立的文件件夾系統(tǒng)統(tǒng)來進(jìn)行行應(yīng)交給給文檔管管理員管管理的電電子文件件的存檔檔。文檔檔管理員員應(yīng)幫助助各個(gè)員員工建立立其各自自電腦中中的文件件夾系統(tǒng)統(tǒng)。為方便自己己的工作作，各個(gè)個(gè)員工可可自行設(shè)設(shè)立方便便自己使使用的文文件夾系系統(tǒng)。但但是，凡凡需交由由文檔管管理員管管理、備備份的文文件，都都必須按按由文檔檔管理員員建立的的文件夾夾系統(tǒng)進(jìn)進(jìn)行存檔檔。由文檔管理理員管理理的電子子文檔必必須至少少在兩部部電腦中中有儲存存。2.5.44電子郵郵件電子郵件在在項(xiàng)目的的信息傳傳遞中使使用的越越來

27、越多多。項(xiàng)目目公司員員工在使使用電子子郵件時(shí)時(shí)應(yīng)注意意以下事事項(xiàng)：在有公司電電子郵箱箱的情況況下，必必須首先先使用公公司的電電子郵箱箱進(jìn)行電電子郵件件的收發(fā)發(fā)。如，北京萬通地產(chǎn)股份有限公司的員工都有以結(jié)尾的電子郵箱，大家應(yīng)當(dāng)使用這一郵箱。如果對方有有公司的的電子郵郵箱，應(yīng)應(yīng)當(dāng)要求求對方使使用其公公司的電電子郵箱箱收發(fā)郵郵件。如如果對方方無公司司的電子子郵箱，應(yīng)應(yīng)請對方方書面確確認(rèn)其提提供的電電子郵箱箱是有效效的、并并可用于于本項(xiàng)目目的聯(lián)絡(luò)絡(luò)的郵箱箱。重要的文件件，應(yīng)當(dāng)當(dāng)使用書書面函件件的形式式，而不不能僅僅僅以電子子郵件的的方式進(jìn)進(jìn)行收發(fā)發(fā)。項(xiàng)目公司員員工應(yīng)對對其所發(fā)出出的及收收到的電電子郵件

28、件定期整整理，并并進(jìn)行電電子文件件存檔，然后后交給文文檔管理理員備份份、編碼碼、登記記、并打打印出書書面文件件存檔。項(xiàng)目公司員工可要求文檔管理員幫助其進(jìn)行電子郵件的整理、存檔。項(xiàng)目公司員員工在向向外發(fā)出出電子郵郵件時(shí)，應(yīng)應(yīng)抄送給給文檔管管理員。公公司也應(yīng)應(yīng)要求與與項(xiàng)目有關(guān)關(guān)的各方方在發(fā)電電子郵件件給項(xiàng)目目公司員員工時(shí)，將將郵件抄抄送給項(xiàng)項(xiàng)目公司司的文檔管管理員。2.6文檔檔的歸集集項(xiàng)目公司文文檔管理理員負(fù)責(zé)責(zé)日常文文檔的收收集、整整理和歸歸集，并并在項(xiàng)目目竣工備備案后330日內(nèi)內(nèi)將文檔檔及電子子版本文文件按照照公司的的檔案管管理規(guī)定定轉(zhuǎn)交給給公司有有關(guān)部門門。支持文件項(xiàng)目施工工過程管管理規(guī)程程

29、相關(guān)記錄普通函件件文件傳遞遞單文件傳閱閱表文件發(fā)放流流程圖說說明過程A本項(xiàng)目公司司的成員員如對外外發(fā)放正正式文件件,須先先草擬文文稿,然然后使用用合適的的標(biāo)準(zhǔn)文文件格式式,填妥妥文件編編號, 始可提提交給文文檔管理理員。過程B所有本項(xiàng)目目往外發(fā)發(fā)放的正正式書信信文件，在在提交給給文件簽簽發(fā)人簽簽發(fā)之前前，應(yīng)全全部送交交予文檔檔管理員員進(jìn)行形形式審核核。過程C文檔管理員員審核發(fā)發(fā)文草稿稿格式、編編碼等是是否正確確。審查查內(nèi)容是是否按規(guī)規(guī)定格式式提交及及是否齊齊全。所所有項(xiàng)目目公司成成員須按按本項(xiàng)目目規(guī)定的的程序、格格式和編編碼來提提交文件件。如未未合乎， 文檔管管理員有有權(quán)要求求其重新新提交。過

30、程D發(fā)文草稿格格式、編編碼等不不正確，文文件草擬擬人需修修改并重重新提交交。過程E文件簽發(fā)人人將審查查文件內(nèi)內(nèi)容并確確定是否否可以簽簽發(fā)。過程F文件簽發(fā)人人按文件件內(nèi)容及及重要性性或其權(quán)權(quán)限利判判斷是否否需要會會簽。過程G不需會簽的的文件，文文件簽發(fā)發(fā)人不同同意簽發(fā)發(fā)，要求求文件起起草人修修改。需需要會簽簽的文件件，有關(guān)關(guān)各方不不同意簽簽發(fā)，要要求文件件起草人人修改。文文件起草草人按要要求修改改并重新新提交文文件。過程H有關(guān)各方審審閱需會會簽的文文件，并并確認(rèn)是是否同意意會簽。過程J文件簽發(fā)人人簽發(fā)文文件。文文檔管理理員分發(fā)發(fā)原件及及復(fù)印件件, 對對所發(fā)文文件進(jìn)行行登記，并并按統(tǒng)一一的歸檔檔編

31、碼系系統(tǒng)將原原件或復(fù)復(fù)印件歸歸檔。文件收進(jìn)流流程圖說說明過程A所有送交本本項(xiàng)目的的書信文文件，包包括郵遞遞、手送送、傳真真等，將將全部統(tǒng)統(tǒng)一由文文檔管理理員收取取。業(yè)主主方所有有人員，無無論人任任何渠道道收到提提交給業(yè)業(yè)主的文文件都必必須先交交予文檔檔管理員員。需自自行緊急急處理的的文件，可可自己立立即復(fù)印印，而原原件必須須在復(fù)印印后立即即交給文文檔管理理員。過程B如文件外包包裝或封封面未注注明為“私人”、“密件”或“標(biāo)書”，則進(jìn)進(jìn)入程序序D。過程C如文件外包包裝或封封面注明明“私人”、“密件”，文件件直接送送交予收收件人。如如文件外外注明為為“標(biāo)書”，文件件將直接接送交予予本項(xiàng)目目招標(biāo)負(fù)負(fù)責(zé)人。文檔管理員將不拆封及不登記該類文件。過程D文檔管理員員審核來來件內(nèi)容容是否按按規(guī)定格格式提交交及是否否齊全。所所有設(shè)計(jì)計(jì)及顧問問單位、監(jiān)監(jiān)理單位位和承包包商單位位須按本本項(xiàng)目規(guī)規(guī)