英文電子郵件及傳真格式及要點(diǎn)課件

1、英文email及傳真基本格式及要點(diǎn)二零一三年英文email及傳真基本格式及要點(diǎn)二零一三年EMAILEMAILEmail基本構(gòu)成主題 Subject稱呼 Salutation正文 Body附件 Attachment結(jié)束語(yǔ)與簽名Complimentary Close &SignatureEmail基本構(gòu)成主題 Subjec主題 Subject1.主題（Subject）框的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如greetings；長(zhǎng)的可以是一個(gè)名詞性短語(yǔ)，也可以是完整句，但長(zhǎng)度一般不超過(guò)35個(gè)字母。 YES：Supplier training NO：professional trainee

2、s from sister company should abide by rule of local company（太長(zhǎng)）主題 Subject1.主題（Subject）框的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明2.主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。 NO：像News about the meeting 這樣的表達(dá)， YES：應(yīng)改為Tomorrows meeting canceled。 3.一般來(lái)說(shuō)，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫。 4.視信的內(nèi)容是否重要，還可以開(kāi)頭加上URGENT或者FYI（For Your Info

3、rmation，供參考），如：URGENT：Submit your report today!主題 Subject2.主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。 3.一般來(lái)說(shuō)，只要將位于句首稱呼 Salutation一般從第一行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號(hào)(英國(guó)式)，也可以用冒號(hào)(美國(guó)式)。 1、Dear Sir,：敬啟者，用在只知其人不知其名的狀況下。2、My dear Sir,：敬啟者，用在只知其人不知其名的狀況下。3、Dear Sirs,：敬啟者，用在只知為一群人中的某一人。4、Dear Madam,：親愛(ài)的小姐，表示對(duì)不分已婚或未婚也不知其名女 士的稱呼。5、Dear Mr.Mrs. Wang,：

4、親愛(ài)的王先生王太太，用在知道對(duì)方的姓氏。6、Dear Miss Jones,：親愛(ài)的瓊斯小姐，表示對(duì)未婚女士的稱呼。稱呼 Salutation一般從第一行的頂格寫起，在稱呼后面7、Dear Ms. Jones,：親愛(ài)的瓊斯小姐，表示無(wú)法確定對(duì)方是否已婚或未婚的女士稱呼。 8.Dear Doctor Wang,：親愛(ài)的王醫(yī)師，用在知道對(duì)方的職稱。9.Gentlemen:：敬啟者，用在只知為一群人中的某一人。10.To whom it may concern,：貴寶號(hào)鈞鑒，用在不知道收件者是誰(shuí)或?qū)懡o公司、部門時(shí)使用。11.Dear Chris, ：親愛(ài)的克里斯，用在熟悉對(duì)方的情況。12.Hi Ch

5、ris, ：嗨，克里斯，用在與對(duì)方有一定的交情的情況。稱呼 Salutation7、Dear Ms. Jones,：親愛(ài)的瓊斯小姐，表示正文 BODY現(xiàn)代的齊頭式(The Modern Blocked Form) 美式結(jié)構(gòu)則是齊頭式結(jié)構(gòu)，在商務(wù)英語(yǔ)中比較流行，尤其普遍運(yùn)用于電子郵件的交流中，其特點(diǎn)是所有段落的第一行都頂格寫，段與段之間空一行，另外稱呼、落款等也都頂格寫。（Salutation） (Body) (Complimentary Close） (Signature）正文 BODY現(xiàn)代的齊頭式(The Modern Block正文 BODY傳統(tǒng)的縮頭式(The Conventional

6、Indented Form)英式結(jié)構(gòu)即縮進(jìn)式結(jié)構(gòu)，屬于比較傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，即每一段的第一行都向里縮進(jìn)4-8個(gè)字符，且所有段落的縮進(jìn)距離必須保持一致；稱呼頂格寫，落款則在中間偏右的位置。（Salutation） (Body) （Complimentary Close） (Signature)正文 BODY傳統(tǒng)的縮頭式(The Conventional正文 BODY如果是你主動(dòng)寫電子郵件給別人的話，以你寫此郵件的目的開(kāi)頭。例如，I am writing to enquire about 或是I am writing in reference to “在電子郵件開(kāi)頭澄清你的來(lái)意非常重要，這樣才能更好的引

7、出郵件的主要內(nèi)容。記得要注意語(yǔ)法，拼寫和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，保持句子簡(jiǎn)短明了并句意前后一致。如果你在回復(fù)客戶的詢問(wèn)，你應(yīng)該以感謝開(kāi)頭。例如，如果有客戶想了解你的公司，你就可以說(shuō)，Thank you for contacting ABC Company.“如果此人已經(jīng)回復(fù)過(guò)你的一封郵件了，那就一定要說(shuō)，Thank you for your prompt reply.或是Thanks for getting back to me.如果你可以找到任何機(jī)會(huì)那一定要謝謝收信人。這樣對(duì)方就會(huì)感到比較舒服，而且顯得更禮貌。正文 BODY如果是你主動(dòng)寫電子郵件給別人的話，以你寫此郵件1.盡量簡(jiǎn)單的詞匯 “soon” i

8、nstead of “in the near future” “Please” instead of “Will you be kind enough to.” “now” instead of “at the present moment” etc.2.盡量使用短句“We are pleased to.” for “It gives us much pleasure to.”3.盡量避免在一個(gè)句子里使用相同的詞匯 “Please quote your lowest price for your bestquality.” for “Please quote your best price f

9、or your best quality.”應(yīng)注意表達(dá)簡(jiǎn)潔清楚提出要求要客氣禮貌I want.之類的詞能避免則避免出現(xiàn)，相比之下，I would like顯得更尊重對(duì)方。又如I am interested in是提出請(qǐng)求建議或?qū)で笠庖?jiàn)的好方法。正文 BOdy1.盡量簡(jiǎn)單的詞匯應(yīng)注意表達(dá)簡(jiǎn)潔清楚提出要求要客氣禮貌I I enclose the evaluation report for your reference.我附加了評(píng)估報(bào)告供您閱讀。Attached please find todays meeting notes.今天的會(huì)議記錄在附件里。Attach is the design doc

10、ument, please review it.設(shè)計(jì)文檔在附件里,請(qǐng)?jiān)u閱。For other known issues related to individual features, please see attached release notes.其他個(gè)人特征方面的信息請(qǐng)見(jiàn)附件。附件 AttachmentI enclose the evaluation repor1. 表示合作支持Thanking you and assuring you of our best efforts at all times.謝謝，我們保證將盡我們最大的努力We ensure our earnest and c

11、ontinued support. 我們將竭誠(chéng)提供支持。We solicit your cooperation on this regard. 我們懇切期盼與您的合作。2. 表示等待和期望We are waiting for your confirmation. We are expecting from you that. Your immediate reply will be appreciated. Lookforwardtoapromptreply. 3.期待反饋建議請(qǐng)隨意提出您的建議。Feel free to give your comments.有任何問(wèn)題,歡迎和我聯(lián)系。Any

12、question, please dont hesitate to let me know.Any question, please let me know.Please contact me if you have any questions.Please let me know if you have any question on this. 結(jié)束語(yǔ)及簽名Complimentary Close &Signature1. 表示合作支持結(jié)束語(yǔ)及簽名Complimentary C結(jié)束語(yǔ)及簽名Complimentary Close &Signature書信的結(jié)尾致意要留意,弄清大家的關(guān)系才選擇用

13、詞例子: 1、 Very Formal非常正規(guī)的(例如給政府官員的) Respectfully yours, Yours respectfully, 2、 Formal正規(guī)的(例如客戶公司之間啦) Very truly yours, Yours very truly, Yours truly, 3、 Less Formal不太正規(guī)的(例如客戶) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially, 4、Informal非正規(guī)的(例如朋友,同事之類) Regards, W

14、arm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week! Note：電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。結(jié)束語(yǔ)及簽名Complimentary Close &Sig傳真?zhèn)髡嬉话愎径加泄潭ǖ膫髡娓袷?，一般我們需要清楚地填妥傳真頭，起擬傳真內(nèi)容，準(zhǔn)確、快捷地將有關(guān)內(nèi)容傳到對(duì)方。傳真 FAX 一般公司都有固定的傳真格式，一般

15、我們需要清楚地填妥傳真頭，起To: XX CompanyAttn: Mr XFrom: Mr WangDate 31/01/2001Fax No +39 XXXXXXXRef No FO 1216-01Total Pages: 1Subject: About Your Promoting ProjectsDear Mr Smith It was a pleasure meeting you this week and learning of your interest in our promoting project.Please find enclosed detailed informat

16、ion of our special promotion package for the March issue. As time is short final deadline has passed. Your prompt confirmation would be highly appreciated. Thank you for your kind attention and I look forward to your prompt reply. Best regards.常規(guī)格式To: XX Company常規(guī)格式To: XXXX XXXX companyAttn: Mr. Smith Fax No.: +30 XXXXXXXXXXXSender: Mr. Lee Date: 26/07/2001Re：ABOUT YOUR PROMOTING PROJECTSDear Mr Smith It was a pleasure meeting you this week and learning of your interest in our promoting project.Please find enclosed detailed information of our special pr