電子郵件的寫作溝通技巧和禮儀

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上專心-專注-專業(yè)專心-專注-專業(yè)精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上專心-專注-專業(yè) 電子郵件寫作溝通技巧與禮儀 By Nancy HR Dept. 電子郵件作用 如果當(dāng)面說(shuō)或者在電話里講，對(duì)方左耳聽(tīng)右耳也許就忘了，許多事情從此“死無(wú)對(duì)證”。電子郵件存在公司 服務(wù)器上，可以作為證據(jù)。 使所有參與方對(duì)于所討論的論題、事實(shí)根據(jù)和結(jié)論，以及達(dá)成的共識(shí)一目了然，并保持跟進(jìn)直至工作完成 能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動(dòng)細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的功能 能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異，Email充當(dāng)意見(jiàn)不和、起爭(zhēng)端時(shí)

2、的證明。 并以合理的方式解決意見(jiàn)不和以及爭(zhēng)端。 電子郵件寫作 一、 電子郵件包含的內(nèi)容 發(fā)送對(duì)象 1. 的應(yīng)用。尋求跨門支持的郵件，發(fā)送給尋求支持的人，同時(shí)抄送給他的直接上級(jí)；也BCC、CC、TO注意 要同時(shí)抄送自己的直接上級(jí)；這樣往往可以獲得支持部門的更好的支持。 中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級(jí)從高到低或從低到高都CC，TO 可以。順序一般是將其他部門的經(jīng)理放在第一位，然后是本部門經(jīng)理，科長(zhǎng)，其他同事等。適當(dāng)?shù)囊?guī)則 有助于提升你的形象！ 避免將同一個(gè)主題的討論內(nèi)容多次反復(fù)發(fā)給全部收件人、抄送人，用見(jiàn)面直接交流代替。 只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源

3、。 對(duì)發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚、或有不同意見(jiàn)，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停交 互郵件與發(fā)件人討論 人數(shù)降至最低，確認(rèn)收信對(duì)象是否需要收到這封信，以免造成不必要的困擾和垃圾CC將 主題 2. 讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解郵件內(nèi)容，也便于以后對(duì)郵件的查找。標(biāo)題應(yīng)該能概括郵件的基本內(nèi)容。 一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。 相反，僅僅把郵件內(nèi)容寫在標(biāo)題里，正文空白也是極不禮貌的。 稱呼、問(wèn)候與結(jié)尾 3. 如果對(duì)方是年長(zhǎng)或在公司內(nèi)有比較高的威望，要盡量使用尊稱，并在稱謂后加上您好，如果是僅僅是一 般的同事關(guān)系，級(jí)別相同，可在稱謂后加上你好或上午好之類的詞語(yǔ)；如果是關(guān)系很鐵的哥們就不必

4、這 么客氣了。 ”之類的詞語(yǔ)，讓對(duì)方有個(gè)好心情，也顯得發(fā)件人很有Best Regards在郵件的結(jié)尾時(shí)，盡量加上“謝謝、 禮貌。 對(duì)方也能平靜的看待。即便郵件中有些地方不妥，總是好的，禮貌一些，“禮多人不怪”俗話說(shuō)得好， 正文 4. ：第一段與最后一段是重點(diǎn)，以便收件人馬上了解郵件內(nèi)容。郵件結(jié)構(gòu)4.1 電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn)，也就是說(shuō)，重點(diǎn)在最前面的第一段。如果信件很長(zhǎng)，最好 在結(jié)尾的部分，再度強(qiáng)調(diào)第一段的重點(diǎn)。 郵件內(nèi)容：簡(jiǎn)明扼要，行文通順；說(shuō)清楚郵件目的；注意文字格式和圖片的運(yùn)用4.2 正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然Email 后單

5、獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。 不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，正文行文應(yīng)通順， 最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件。 盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時(shí)，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對(duì)。 一次郵件交待完整信息 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者 、Why、When“更正”之類的郵件。主動(dòng)說(shuō)出你期待對(duì)方做的事情（），郵件內(nèi)容里不etc.，What 可缺少的三個(gè)部分。 如果想從對(duì)方那里得到我想要的信息，我需要給對(duì)方提供哪些信息A. 我希望對(duì)方采取哪些行動(dòng)措施B. 我需要對(duì)方什么時(shí)候給予回復(fù)C. 123

6、4正文多用Email 之類的列表，以清晰明確。 的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)4、3、2、1如果事情復(fù)雜，最好 段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論。 盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查。這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。 字號(hào)用五號(hào)字型，Arial 或Verdana 英文就用中文用宋體或新宋體，選擇便于閱度的字號(hào)和字體。 號(hào)字即可。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。10或 合理提示重要信息，不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)

7、一些信息 進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。 之類的字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得輕佻。:-) 不要隨意使用 合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述。 對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，如果配合圖表加以闡述，單純以文字形式很難描述清楚。 收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。 還要說(shuō)明何時(shí)收到對(duì)方關(guān)于如果是回信，還要加上一個(gè)簡(jiǎn)單的自我介紹。如果是寫給不認(rèn)識(shí)的人， 什么內(nèi)容的信。 各種郵件案例描述 情景、沖突、問(wèn)題、解決方案（建議）A. 解決方案標(biāo)準(zhǔn)式：情境沖突、問(wèn)題 解決方案突出憂慮式：沖突、問(wèn)題情境 解決方案突出信心式：?jiǎn)栴}情境、沖突 分析報(bào)告B. 開(kāi)篇點(diǎn)明主題 清晰

8、劃定報(bào)告范圍 對(duì)主要發(fā)現(xiàn)進(jìn)行摘要 以結(jié)論和建議措施結(jié)尾 附件 5. 重要內(nèi)容在正文里提示，以便收件人閱讀捕捉信息。若信息量過(guò)大，可以綜合詳細(xì)在附件里說(shuō)明。 簽名6. 其他7. 不要在本公司的往返郵件中直接轉(zhuǎn)發(fā)給外公司人員，最好是另寫新郵件。 對(duì)一件事的溝通郵件，盡量在原郵件上回復(fù)，以便查看事件的連續(xù)性，便于追蹤。 郵件的日期與時(shí)間要明確。 下周你說(shuō)的下個(gè)月或是下周三到底是什么時(shí)候？因此最好改成一定要具體，在電郵中提到的日期與時(shí)間， 7月3（如三是上午還是下午？是以自己或?qū)Ψ降臅r(shí)區(qū)為準(zhǔn)？時(shí)間也要明確，月）8（如下個(gè)月日） 以免雙方認(rèn)知不同而產(chǎn)生誤會(huì)。 電子郵件禮儀 電子郵件基本禮儀-總 態(tài)度友好

9、 1. ，不要帶著脾氣發(fā)郵件，不能將個(gè)人的惡劣情緒表 郵件是解決問(wèn)題，處理事情的工具，需精心構(gòu)思、認(rèn)真撰寫 達(dá)出來(lái)。 措辭得當(dāng) 2. ，減少使用感嘆號(hào)“！” 語(yǔ)言流暢，內(nèi)容簡(jiǎn)潔 信息齊全 3. ，基本要素完整 主題明確，描述清晰條理 一、書(shū)面勝于口頭。 工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有郵件作為書(shū)面存檔，有利于后續(xù)查詢事情經(jīng)過(guò)，并保留重要資written is always better than oral料，必要時(shí)候作為書(shū)面證據(jù)。同時(shí)，對(duì)于雙方都有情緒的事件，可以在郵件中就事論事，表達(dá)清楚你的意見(jiàn)和見(jiàn) 解，從而達(dá)到解決問(wèn)題的目的。二、搞清楚FW ，BCC，CC，TO ，收件人，也就是要主要閱讀這封郵件的人；T

10、o 一欄，以及其他和CC抄送）需要自己的主管或收件人主管了解郵件內(nèi)容時(shí)，可以把他們放在Copy Carbon （CC郵件內(nèi)容相關(guān)的人員，有助于他們及時(shí)了解事情進(jìn)度。 可以BCC密送）不希望其他人知道的收件人，或者當(dāng)發(fā)給成百上千互相不相識(shí)的人時(shí)，CopyCarbon Blind （BCC ，業(yè)務(wù)將年終問(wèn)候發(fā)送給各個(gè)客戶時(shí)。eg保護(hù)收件人的地址不被其他人看到，保護(hù)收件人地址信息， 三“否則很可能分工如何，什么時(shí)候要做好、做什么、郵件中需要交待清楚，需要多人合作完成某件事時(shí)，備注： ?！眰€(gè)和尚沒(méi)水吃 FYI （郵件轉(zhuǎn)發(fā)）及FW四、在轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)，最忌諱的不是什么都不寫的原文轉(zhuǎn)發(fā)，而是僅僅寫個(gè)），特別是

11、發(fā)送給for your information（FYI 的語(yǔ)勢(shì)是平等的或者是從上到下的。FYI領(lǐng)導(dǎo)， ）Re五、關(guān)于回復(fù)（郵件要及時(shí)回復(fù)，但是回復(fù)時(shí)，要視需要而定，而不是直接全部答復(fù)，或簡(jiǎn)單的直接答復(fù)（只答復(fù)給發(fā)件人）， 而且答復(fù)時(shí)收件人、抄送人很有可能跟原郵件不一樣，需要更改。 六、關(guān)于已讀回執(zhí)通常兩個(gè)功能：一、很重要的郵件，需要知道對(duì)方是否讀過(guò)；二、是個(gè)人目的看收件人究竟打開(kāi)過(guò)沒(méi)有。但是，切忌濫用已讀回執(zhí)，會(huì)給對(duì)方造成困擾。 七、關(guān)于群發(fā) 從而降每天花好多時(shí)間去辨別和刪除這些不相干信息，否則大家都要被這種不相關(guān)的郵件困擾，群發(fā)不可濫用， 低工作效率。 八、關(guān)于自動(dòng)回復(fù)當(dāng)休假或長(zhǎng)時(shí)間不在辦公室時(shí)，可以啟用自動(dòng)回復(fù)告知發(fā)件人，內(nèi)容可以有：誰(shuí)接替你的工作，幾時(shí)回來(lái)，緊急 情況如何聯(lián)絡(luò)等等