第三章第三節(jié)賬務(wù)處理模塊的應(yīng)用

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上專心-專注-專業(yè)專心-專注-專業(yè)精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上專心-專注-專業(yè)會計(jì)軟件的應(yīng)用賬務(wù)處理模塊的應(yīng)用賬務(wù)處理模塊初始化工作設(shè)置控制參數(shù) 在會計(jì)軟件運(yùn)行之前，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)國家統(tǒng)一的會計(jì)準(zhǔn)則制度和內(nèi)部控制制度來選擇相應(yīng)的運(yùn)行控制參數(shù)，以符合企業(yè)核算的要求。在賬務(wù)處理模塊中，常見的參數(shù)設(shè)置包括：憑證編號方式、是否允許操作人員修改他人憑證、憑證是否必須輸入結(jié)算方式和結(jié)算號、現(xiàn)金流量科目是否必須輸入現(xiàn)金流量項(xiàng)目、出納憑證是否必須經(jīng)過出納簽字、是否對資金及往來科目實(shí)行赤字提示等。 錄入科目初始數(shù)據(jù) 會計(jì)科目初始數(shù)據(jù)錄入是指第一次使用賬務(wù)處理模塊時(shí)，

2、用戶需要在開始日常核算工作前將會計(jì)科目的初始余額以及發(fā)生額等相關(guān)數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中，如圖3-11所示。1. 錄入科目期初余額 在系統(tǒng)中一般只需要對末級科目錄入期初余額，系統(tǒng)會根據(jù)下級會計(jì)科目自動匯總生成上級會計(jì)科目的期初余額。如果會計(jì)科目設(shè)置了數(shù)量核算，用戶還應(yīng)該輸入相應(yīng)的數(shù)量和單價(jià)；如果會計(jì)科目設(shè)置了外幣核算，用戶應(yīng)該先錄入本幣余額，再錄入外幣余額；如果會計(jì)科目設(shè)置了輔助核算，用戶應(yīng)該從輔助賬錄入期初明細(xì)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會自動匯總并生成會計(jì)科目的期初余額。 在期初余額錄入完畢后，用戶應(yīng)該進(jìn)行試算平衡，以檢查期初余額的錄入是否正確。一般情況下，由于初始化的工作量較大，在日常業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)可能初始化工作仍然

3、沒有完成，因此即使試算報(bào)告提示有誤，仍可以輸入記賬憑證，但是不能記賬。 錄入科目本年累計(jì)發(fā)生額 用戶如在會計(jì)年度初建賬，只需將各個會計(jì)科目的期初余額錄入到系統(tǒng)中即可；用戶如在會計(jì)年度中建賬，則除了需要錄入啟用月份的月初余額外，還需錄入本年度各會計(jì)科目截止到上月份的累計(jì)發(fā)生額。系統(tǒng)一般能根據(jù)本月月初數(shù)和本年度截止到上月份的借、貸方累計(jì)發(fā)生數(shù)，自動計(jì)算出本會計(jì)年度各會計(jì)科目的年初余額。 二、賬務(wù)處理模塊日常處理憑證管理憑證錄入憑證錄入的內(nèi)容 憑證錄入的內(nèi)容包括憑證類別、憑證編號、制單日期、附件張數(shù)、摘要、會計(jì)科目、發(fā)生金額、制單人等，如圖3-12所示。用戶應(yīng)該確保憑證錄入的完整、準(zhǔn)確。憑證類別。錄

4、入憑證時(shí)制單人員應(yīng)該錄入憑證類別。 憑證編號。憑證編號是憑證的唯一標(biāo)識。同一類別憑證按月從1號憑證開始連續(xù)編號，不允許重號或漏號。憑證編號為必填內(nèi)容，可以自動生成，也可以手工輸入。 制單日期。默認(rèn)的制單日期為填制記賬憑證當(dāng)天登錄的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期。用戶可以根據(jù)需要對日期進(jìn)行修改。首張憑證的制單日期不得早于賬套啟用日期，不得晚于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期，如果進(jìn)行了制單序時(shí)設(shè)置，則對于同一類別的記賬憑證，后一張憑證的制單日期不得早于前一張憑證的制單日期，不得晚于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期，否則系統(tǒng)將視為邏輯錯誤要求修改，未經(jīng)修改的憑證將被拒絕保存。制單日期為必填內(nèi)容。 附單據(jù)數(shù)。附單據(jù)數(shù)是指填制記賬憑證應(yīng)附的原始憑證的張

5、數(shù)。摘要。摘要用來簡單說明發(fā)生的業(yè)務(wù)內(nèi)容。摘要為必填內(nèi)容。 會計(jì)科目。填制憑證時(shí)必須錄入到會計(jì)科目的最末級。會計(jì)科目為必填內(nèi)容，賬務(wù)處理模塊提供多種參照方式錄入會計(jì)科目。 發(fā)生金額。在一張記賬憑證中的每個會計(jì)科目后都需要錄入發(fā)生金額，必須滿足“有借必有貸，借貸必相等”的記賬憑證要求，并且一個會計(jì)科目不能同時(shí)出現(xiàn)借方金額和貸方金額。發(fā)生金額為必填內(nèi)容輔助核算信息。對于系統(tǒng)初始設(shè)置時(shí)已經(jīng)設(shè)置為輔助核算的會計(jì)科目，在填制憑證時(shí)，系統(tǒng)會彈出相應(yīng)的窗口，要求根據(jù)會計(jì)科目屬性錄入相應(yīng)的輔助信息。如果一個會計(jì)科目同時(shí)兼有多種輔助核算，則要求輸入各種輔助核算的相關(guān)內(nèi)容。 外幣核算信息。對于設(shè)置為外幣核算的會計(jì)

6、科目，系統(tǒng)會要求輸入外幣金額和匯率，輸入并選擇發(fā)生額方向后，系統(tǒng)自動按照公式“外幣金額匯率”計(jì)算出本會計(jì)科目的發(fā)生額，填入相應(yīng)欄目。 數(shù)量核算信息。對于設(shè)置為數(shù)量核算的會計(jì)科目，系統(tǒng)會要求輸入該會計(jì)科目發(fā)生的數(shù)量和交易的單價(jià)，輸入并選擇發(fā)生方向后，系統(tǒng)自動按照公式“數(shù)量單價(jià)”計(jì)算出本會計(jì)科目的發(fā)生額，填入相應(yīng)欄目。 （2）憑證錄入的輸入校驗(yàn)在憑證實(shí)時(shí)校驗(yàn)時(shí)，系統(tǒng)會對憑證內(nèi)容的合法性進(jìn)行校驗(yàn)。校驗(yàn)的內(nèi)容包括：會計(jì)科目是否存在，即會計(jì)科目是否是初始化時(shí)設(shè)置的會計(jì)科目； 會計(jì)科目是否為末級科目；會計(jì)科目是否符合憑證的類別限制條件；發(fā)生額是否滿足“有借必有貸，借貸必相等”的記賬憑證要求；憑證必填內(nèi)容是

7、否填寫完整； 手工填制憑證號的情況下還需校驗(yàn)憑證號的合理性。憑證修改憑證修改的內(nèi)容 憑證可以修改的內(nèi)容一般包括摘要、科目、金額及方向等。憑證類別、編號不能修改，制單日期的修改也會受到限制。在對憑證進(jìn)行修改后，系統(tǒng)仍然會按照憑證錄入時(shí)的校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)來對憑證內(nèi)容進(jìn)行檢查，只有滿足了校驗(yàn)條件后，才能進(jìn)行保存。 （2）憑證修改的操作控制 修改未審核或?qū)徍藰?biāo)錯的憑證。對未審核的憑證或?qū)徍藰?biāo)錯的憑證，可以由填制人直接進(jìn)行修改并保存。審核標(biāo)錯的憑證在修改正確后，出錯的標(biāo)記將會消失。 修改已審核而未記賬的憑證。經(jīng)過審核人員審核，并已簽章而未記賬的憑證，如果存在錯誤需要修改，應(yīng)該由審核人員首先在審核模塊中取消對該憑

8、證的審核標(biāo)志，使憑證恢復(fù)到未審核狀態(tài)，然后再由制單人員對憑證進(jìn)行修改。 修改已經(jīng)記賬的憑證。會計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供不可逆的記賬功能，確保對同類已記賬憑證的連續(xù)編號，不得提供對已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對已記賬憑證日期、金額、會計(jì)科目和操作人的修改功能。修改他人制作的憑證。如果需要修改他人制作的憑證，在賬務(wù)處理模塊參數(shù)設(shè)置中需要勾選允許修改他人憑證的選項(xiàng)，修改后憑證的制單人將顯示為修改憑證的操作人員。如果參數(shù)設(shè)置中選擇不允許修改他人憑證，該功能將不能被執(zhí)行。 憑證審核憑證審核功能。 審核憑證是指審核人員按照國家統(tǒng)一會計(jì)準(zhǔn)則制度規(guī)定，對于完成制單的記賬憑證的正確性、合規(guī)合法性等進(jìn)行檢查核對，審

9、核記賬憑證的內(nèi)容、金額是否與原始憑證相符，記賬憑證的編制是否符合規(guī)定，所附單據(jù)是否真實(shí)、完整等，如圖3-13所示。如果審核發(fā)現(xiàn)記賬憑證存在錯誤，需要打上錯誤標(biāo)記，交由制單人員進(jìn)行修改。如果審核人員認(rèn)為憑證沒有錯誤，則審核通過后，系統(tǒng)將在審核欄顯示審核人的名字。 憑證審核的操作控制。審核人員和制單人員不能是同一人；審核憑證只能由具有審核權(quán)限的人員進(jìn)行； 已經(jīng)通過審核的憑證不能被修改或者刪除，如果要修改或刪除，需要審核人員取消審核簽字后，才能進(jìn)行；審核未通過的憑證必須進(jìn)行修改，并通過審核后方可被記賬。憑證記賬記賬功能 在會計(jì)軟件中，記賬是指由具有記賬權(quán)限的人員，通過記賬功能發(fā)出指令，由計(jì)算機(jī)按照會

10、計(jì)軟件預(yù)先設(shè)計(jì)的記賬程序自動進(jìn)行合法性校驗(yàn)、科目匯總、登記賬目等操作，如圖3-14所示。記賬的操作控制期初余額不平衡、不能記賬；上月未結(jié)賬，本月不可記賬； 未被審核的憑證不能記賬；一個月可以一天記一次賬，也可以一天記多次賬，還可以多天記一次賬記賬過程中，不應(yīng)人為終止記賬。憑證查詢 在會計(jì)業(yè)務(wù)處理過程中，用戶可以查詢符合條件的憑證，以便隨時(shí)了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的情況，如圖3-15所示。出納管理 出納主要負(fù)責(zé)現(xiàn)金和銀行存款的管理。 出納管理的主要工作包括：庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和資金日報(bào)表的管理，支票管理，進(jìn)行銀行對賬并輸出銀行存款余額調(diào)節(jié)表。現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬及資金日報(bào)表的管理 出納

11、對現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的管理包括查詢和輸出現(xiàn)金及銀行存款日記賬。 資金日報(bào)表以日為單位，列示現(xiàn)金、銀行存款科目當(dāng)日累計(jì)借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額，計(jì)算出當(dāng)日的余額，并累計(jì)當(dāng)日發(fā)生的業(yè)務(wù)筆數(shù)，對每日的資金收支業(yè)務(wù)、金額進(jìn)行詳細(xì)匯報(bào)。出納對資金日報(bào)表的管理包括查詢、輸出或打印資金日報(bào)表，提供當(dāng)日借、貸金額合計(jì)和余額，以及發(fā)生的業(yè)務(wù)量等信息。 2. 支票管理支票管理功能主要包括支票的購置、領(lǐng)用和報(bào)銷。支票購置 支票購置是指對從銀行新購置的空白支票進(jìn)行登記操作。登記的內(nèi)容包括購置支票的銀行賬號、購置支票的支票規(guī)則、購置的支票類型、購置日期等。支票領(lǐng)用 支票領(lǐng)用時(shí)應(yīng)登記詳細(xì)的領(lǐng)用記錄，包括領(lǐng)用部門、領(lǐng)

12、用人信息、領(lǐng)用日期、支票用途、支票金額、支票號、備注等。支票報(bào)銷 對已領(lǐng)用的支票，在支付業(yè)務(wù)處理完畢后，應(yīng)進(jìn)行報(bào)銷處理。會計(jì)人員應(yīng)填制相關(guān)記賬憑證，并填入待報(bào)銷支票的相關(guān)信息，包括支票號、結(jié)算方式、簽發(fā)日期、收款人名稱、付款金額等。 3. 銀行對賬 銀行對賬是指在每月月末，企業(yè)的出納人員將企業(yè)的銀行存款日記賬與開戶銀行發(fā)來的當(dāng)月銀行存款對賬單進(jìn)行逐筆核對，勾對已達(dá)賬項(xiàng)，找出未達(dá)賬項(xiàng)，并編制每月銀行存款余額調(diào)節(jié)表的過程。 會計(jì)軟件中執(zhí)行銀行對賬功能，具體步驟包括：銀行對賬初始數(shù)據(jù)錄入、本月銀行對賬單錄入、對賬、銀行存款余額調(diào)節(jié)表的編制等。銀行對賬初始數(shù)據(jù)錄入 在首次啟用銀行對賬功能時(shí)，需要事先錄

13、入賬務(wù)處理模塊啟用日期前的銀行和企業(yè)賬戶余額及未達(dá)賬項(xiàng)，即銀行對賬的初始數(shù)據(jù)。從啟用月份開始，上月對賬的未達(dá)賬項(xiàng)將自動加入到以后月份的對賬過程中。 （2）銀行對賬單錄入 對賬前，必須將銀行對賬單的內(nèi)容錄入到系統(tǒng)中。錄入的對賬單內(nèi)容一般包括入賬日期、結(jié)算方式、結(jié)算單據(jù)字號、借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額，余額由系統(tǒng)自動計(jì)算。對賬 在會計(jì)電算化環(huán)境下，系統(tǒng)提供自動對賬功能，即系統(tǒng)根據(jù)用戶設(shè)置的對賬條件進(jìn)行逐筆檢查，對達(dá)到對賬標(biāo)準(zhǔn)的記錄進(jìn)行勾對，未勾對的即為未達(dá)賬項(xiàng)。 系統(tǒng)進(jìn)行自動對賬的條件一般包括：業(yè)務(wù)發(fā)生的日期、結(jié)算方式、結(jié)算票號、發(fā)生金額相同等。其中，發(fā)生金額相同是對賬的基本條件，對于其他條件，用戶可

14、以根據(jù)需要自定義選擇。 除了自動對賬外，系統(tǒng)一般還提供手工對賬功能。特殊情況下，有些已達(dá)賬項(xiàng)通過設(shè)置的對賬條件系統(tǒng)無法識別，這就需要出納人員通過人工識別進(jìn)行勾對。 余額調(diào)節(jié)表的編制 對賬完成后，系統(tǒng)根據(jù)本期期末的銀行存款日記賬的余額、銀行對賬單的余額對未達(dá)賬項(xiàng)進(jìn)行調(diào)整，自動生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。調(diào)整后，銀行存款日記賬和銀行對賬單的余額應(yīng)該相等。用戶可以在系統(tǒng)中查詢余額調(diào)節(jié)表，但不能對其進(jìn)行修改。 核銷已達(dá)賬項(xiàng) 對賬平衡后，核銷銀行日記賬已達(dá)賬項(xiàng)和銀行對賬單已達(dá)賬項(xiàng)。賬簿查詢（4）多欄賬。 多欄賬即多欄式明細(xì)賬，用戶可以預(yù)先設(shè)計(jì)企業(yè)需要的多欄式明細(xì)賬，然后按照明細(xì)科目保存為不同名稱的多欄賬。查

15、詢多欄賬時(shí)，用戶可以設(shè)置多種查詢條件，包括多欄賬名稱、月份、是否包含未記賬憑證等。 日記賬。 用于查詢除現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬之外的其他日記賬。用戶可以查詢輸出某日所有會計(jì)科目（不包括現(xiàn)金、銀行存款會計(jì)科目）的發(fā)生額及余額情況。用戶可以設(shè)置多種查詢條件，包括查詢?nèi)掌?、會?jì)科目級次、會計(jì)科目代碼、幣別、是否包含未記賬憑證等。 2. 輔助賬查詢 輔助賬查詢一般包括客戶往來、供應(yīng)商往來、個人往來、部門核算、項(xiàng)目核算的輔助總賬、輔助明細(xì)賬查詢。在會計(jì)科目設(shè)置時(shí)，如果某一會計(jì)科目設(shè)置多個輔助核算，則在輸出時(shí)會提供多種輔助賬簿信息。 賬務(wù)處理模塊期末處理 賬務(wù)處理模塊的期末處理是指會計(jì)人員在每個會計(jì)期間的

16、期末所要完成的特定業(yè)務(wù)，主要包括會計(jì)期末的轉(zhuǎn)賬、對賬、結(jié)賬等。自動轉(zhuǎn)賬 自動轉(zhuǎn)賬是指對于期末那些摘要、借貸方科目固定不變，發(fā)生金額的來源或計(jì)算方法基本相同，相應(yīng)憑證處理基本固定的會計(jì)業(yè)務(wù)，將其既定模式事先錄入并保存到系統(tǒng)中，在需要的時(shí)候，讓系統(tǒng)按照既定模式，根據(jù)對應(yīng)會計(jì)期間的數(shù)據(jù)自動生成相應(yīng)的記賬憑證。自動轉(zhuǎn)賬的目的在于減少工作量，避免會計(jì)人員重復(fù)錄入此類憑證，提高記賬憑證錄入的速度和準(zhǔn)確度。 1. 自動轉(zhuǎn)賬的步驟自動轉(zhuǎn)賬定義 自動轉(zhuǎn)賬定義是指對需要系統(tǒng)自動生成憑證的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行定義。在系統(tǒng)中事先進(jìn)行自動轉(zhuǎn)賬定義，設(shè)置的內(nèi)容一般包括：編號、憑證類別、摘要、發(fā)生科目、輔助項(xiàng)目、發(fā)生方向、發(fā)生額計(jì)

17、算公式等。 自動轉(zhuǎn)賬生成 自動轉(zhuǎn)賬生成是指在自動轉(zhuǎn)賬定義完成后，用戶每月月末只需要執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成功能，即可快速生成轉(zhuǎn)賬憑證，并被保存到未記賬憑證中。 用戶應(yīng)該按期末結(jié)轉(zhuǎn)的順序來執(zhí)行自動轉(zhuǎn)賬生成功能。此外，在自動轉(zhuǎn)賬生成前，應(yīng)該將本會計(jì)期間的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)填制記賬憑證，并將所有未記賬憑證審核記賬。 保存系統(tǒng)自動生成的轉(zhuǎn)賬憑證時(shí)，系統(tǒng)同樣會對憑證進(jìn)行校驗(yàn)，只有通過了系統(tǒng)校驗(yàn)的憑證才能進(jìn)行保存。生成后的轉(zhuǎn)賬憑證將被保存到記賬憑證文件中，制單人為執(zhí)行自動轉(zhuǎn)賬生成的操作員。自動生成的轉(zhuǎn)賬憑證同樣要進(jìn)行后續(xù)的審核、記賬。 2. 常用的自動轉(zhuǎn)賬功能自定義轉(zhuǎn)賬 自定義轉(zhuǎn)賬包括自定義轉(zhuǎn)賬定義和自定義轉(zhuǎn)賬生成。自定義

18、轉(zhuǎn)賬定義允許用戶通過自動轉(zhuǎn)賬功能自定義憑證的所有內(nèi)容，然后用戶可以在此基礎(chǔ)上執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成。期間損益結(jié)轉(zhuǎn) 期間損益結(jié)轉(zhuǎn)包括期間損益定義和期間損益生成，期間損益結(jié)轉(zhuǎn)用于在一個會計(jì)期間結(jié)束時(shí)，將損益類科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤科目中，從而及時(shí)反映企業(yè)利潤的盈虧情況。 用戶應(yīng)該將所有未記賬憑證審核記賬后，再進(jìn)行期間損益結(jié)轉(zhuǎn)。在操作時(shí)需要設(shè)置憑證類別，一般憑證類別為轉(zhuǎn)賬憑證。執(zhí)行此功能后，一般系統(tǒng)能夠自動搜索和識別需要進(jìn)行損益結(jié)轉(zhuǎn)的所有科目（即損益類科目），并將它們的期末余額（即發(fā)生凈額）轉(zhuǎn)到本年利潤科目中。 （二）對賬 對賬是指為保證賬簿記錄正確可靠，對賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查核對。對賬主要包括總賬和明細(xì)賬、總賬和輔助賬、明細(xì)賬和輔助賬的核對。為了保證賬證相符、賬賬相符，用戶應(yīng)該經(jīng)常進(jìn)行對賬，至少一個月一次，一般可在月末結(jié)賬前進(jìn)行。只有對賬正確，才能進(jìn)行結(jié)賬操作。 月末結(jié)賬月末結(jié)賬功能 結(jié)賬主要包括計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，終止本期的賬務(wù)處理工作，并將會計(jì)科目余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月作為月初余額。結(jié)賬每個月只能進(jìn)行一次，如圖3-16所示。月末結(jié)賬操作的控制 結(jié)賬工作必須在本月的核算工作都已完成，系統(tǒng)中數(shù)據(jù)狀態(tài)正確的情況下才能進(jìn)行。因此