項(xiàng)目文檔管理方案

1、*工程工程文檔管理方案方案編號(hào)：*編制: 編制單位：*公司*施工工程部2022年3月29日崗位設(shè)置工程技術(shù)負(fù)責(zé)人任文檔管理小組組長，綜合辦公室設(shè)專職文檔管理員1名，小組成員 由各專業(yè)工程師組成。人員配備小組組長1名，文檔管理員1名，小組組員以各專業(yè)工程師數(shù)量為準(zhǔn)，各機(jī)組技術(shù)員 兼職資料員。設(shè)備投入小組每人配置1臺(tái)專業(yè)化處理用筆記本電腦。硬件配置：高頻率i5處理器，8GB的 可用內(nèi)存。1部相機(jī)、1個(gè)1TB硬盤、1個(gè)16GBU盤；各機(jī)組配備1臺(tái)高清打印機(jī)、1臺(tái) 平板掃描儀。實(shí)施措施4. 2文件的簽收與管理文件的簽收對(duì)從業(yè)主、監(jiān)理等來的文件資料與信息、上級(jí)主管部門來文以及內(nèi)部上報(bào)的有關(guān)文件、 資料等

2、，由綜合辦公室統(tǒng)一簽收、拆封、分發(fā)。簽收時(shí)認(rèn)真核對(duì)來件數(shù)量，嚴(yán)格登記（全 標(biāo)題目、密極、文件編號(hào)、收文號(hào)、來文單位、收文時(shí)間、件數(shù)等），填寫好文件（資 料）接收登記表。文件的辦理來件的辦理由綜合辦公室根據(jù)來件內(nèi)容填寫文件（資料）處理單，送主管領(lǐng)導(dǎo)批示， 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)有關(guān)人員或有關(guān)業(yè)務(wù)部門閱辦，在分轉(zhuǎn)文件時(shí)，綜合辦公室要嚴(yán)格履行文 件交接登記簽收手續(xù)，認(rèn)真填寫文件收、傳、存登記卡。辦文期間，綜合辦公室要負(fù) 責(zé)催辦、督查和上報(bào)需要的有關(guān)情況。文件的保管對(duì)外來的（業(yè)主）重要文件材料、信函、往來的 件，全部由綜合辦公室負(fù)責(zé)分類 登記、復(fù)印、發(fā)送、接收和存檔。對(duì)專業(yè)技術(shù)文件由使用其文件的人員暫行保管，

3、但要嚴(yán) 格辦理借閱手續(xù)，工程結(jié)束不再使用時(shí)返還工程管理部綜合辦公室。4. 3文件的發(fā)放與管理信函施工單位至業(yè)主的所有信函，由各專業(yè)部門人員用統(tǒng)一的發(fā)文稿紙起草，附上統(tǒng)一印 制的文件審簽單，將審簽單上需要填寫的欄目寫清楚（主辦部門、擬稿人、擬文日期、 文件全標(biāo)題、主送單位、抄送單位），經(jīng)專業(yè)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，再交綜合辦公室，需要有 關(guān)業(yè)務(wù)人員會(huì)簽的文件由主辦部門負(fù)責(zé)會(huì)簽完畢后送綜合辦公室，綜合辦公室交工程經(jīng)理 簽發(fā)后，進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，填寫文件（資料）編碼表，送達(dá)業(yè)主文控人員簽收審批，并填 寫文件（資料）發(fā)放登記表。文件資料對(duì)向業(yè)主等第三方提交的技術(shù)文件和管理文件，綜合辦公室統(tǒng)一送達(dá)業(yè)主。送達(dá)時(shí), 填

4、寫文件（資料）發(fā)放登記表和文件收、傳、存登記卡，認(rèn)真填寫好日期、編號(hào)、 題目、版次、份數(shù)等內(nèi)容，業(yè)主文控人員簽字認(rèn)可。業(yè)主文控人員簽收后的文件收、傳、存登記卡及遞交文件的一份副本由綜合辦公 室分別存檔備查。業(yè)主在合同規(guī)定期限內(nèi)返還我處文件，要填寫文件（資料）接收登記表，如有修 改再返回文件編制部門修改，修改完再按以上程序送達(dá)業(yè)主審批，直至批準(zhǔn)為止。文件、資料的狀態(tài)標(biāo)識(shí)、發(fā)放對(duì)業(yè)主批準(zhǔn)的技術(shù)文件和管理文件都要進(jìn)行狀態(tài)標(biāo)識(shí)，其狀態(tài)標(biāo)識(shí)分：有效版本、作 廢版本。對(duì)有效版本和作廢版本分別加蓋印章標(biāo)識(shí)，對(duì)一般資料只進(jìn)行收發(fā)文登記備查。凡作廢文件或失效的文件資料需存檔保存的均要加蓋“資料保存印章”進(jìn)行標(biāo)識(shí)

5、。綜合辦公室根據(jù)主管部門提供的發(fā)文范圍，確定發(fā)放份數(shù)，填寫文件發(fā)放登記表， 將正式的加蓋了文件受控標(biāo)識(shí)的有效版本文件發(fā)至所需要的部門，并在新版文件發(fā)放的同 時(shí)，收回舊版文件并加蓋作廢印章，確保文件執(zhí)行部門掌握文件的有效版本。4. 4文件資料管理文件資料的借閱和復(fù)制借閱文件資料須填寫文件（資料）借閱單，用完即時(shí)送還綜合辦公室保管。借閱 保密的管理文件和技術(shù)文件（資料），須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。文件資料的復(fù)制須填寫復(fù)印材料單，由主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。文件資料遺失/損壞的處理遺失或損壞文件資料，責(zé)任人要即時(shí)上報(bào)，進(jìn)行復(fù)制修補(bǔ)，必要時(shí)，按處有關(guān)文件執(zhí) 行，追究當(dāng)事人的責(zé)任。文件資料歸檔和保管綜合辦公室按業(yè)主的要

6、求，在工程結(jié)束時(shí)，向業(yè)主提交所有的原始資料，同時(shí)，將準(zhǔn) 備的所有資料的副本歸檔。在提交業(yè)主和歸檔時(shí)均要辦理移交手續(xù)，填寫文件（資料） 移交登記表。有關(guān)施工技術(shù)文件資料的交接處理交接處理的施工技術(shù)文件資料主要有：報(bào)告、計(jì)劃、計(jì)算書、信函、規(guī)范、程序、圖 紙、竣工資料、微縮膠片、聲像資料、圖片等。竣工資料竣工資料包括：施工技術(shù)資料、質(zhì)量評(píng)定資料、照片、微縮膠片、操作維修手冊(cè)、竣 工圖、施工組織設(shè)計(jì)、施工總結(jié)等，竣工前按業(yè)主要求向業(yè)主提交竣工資料，如有變更, 要在上交業(yè)主之前，對(duì)竣工文件進(jìn)行更新。信函所有信函、信件都要上交復(fù)印件。圖片和聲像資料工程照片和聲像資料按業(yè)主要求，照片的底片為業(yè)主的財(cái)產(chǎn)，工

7、程竣工時(shí)交業(yè)主歸檔。 作為竣工資料的錄像帶（聲像資料）提交業(yè)主。業(yè)主批準(zhǔn)證明所有有關(guān)工程中的變更或簽證都必須有業(yè)主的批準(zhǔn)簽字。工程管理部要準(zhǔn)備完整的文件目錄，列出詳細(xì)的文件號(hào)，按時(shí)上交。業(yè)主對(duì)承包商上交且要求批準(zhǔn)的文件，要用專門的信函、電報(bào)或電傳或有印章的印刷 品方式，在合同規(guī)定的期限內(nèi)下發(fā)給工程管理部。業(yè)主的回復(fù)形式主要有以下：下發(fā)施工按批準(zhǔn)下發(fā)不批準(zhǔn)，重新上報(bào)。第三種形式的回復(fù)要求重新上報(bào)文件由業(yè)主批準(zhǔn)。第二種形式回復(fù)需要在下發(fā)施工前 執(zhí)行批注中的意見，但不要求重新上報(bào)批準(zhǔn)。業(yè)主批準(zhǔn)或?qū)彶榈暮贤瑫r(shí)間應(yīng)當(dāng)適用于不同 文件的全部重新上報(bào)、更改、變更。對(duì)業(yè)主的答復(fù)對(duì)業(yè)主的意見將有以下一個(gè)或多個(gè)回

8、復(fù)1）同意2）完全同意業(yè)主的意見并且認(rèn)為其不超出工作范圍，不需要額外費(fèi)用或時(shí)間，可以 接受。3）費(fèi)用涉及4）適用于當(dāng)認(rèn)為業(yè)主的意見會(huì)導(dǎo)致工作變更而要調(diào)整時(shí)間。45）技術(shù)反對(duì)6）供應(yīng)商資料上交所有設(shè)備的資料，這些文件應(yīng)為A4紙，帶有軟封面，清楚注明文件號(hào)、名稱、 版本號(hào)等，不是A4紙的資料應(yīng)當(dāng)折疊為A4尺寸，其名稱要露在外面。圖紙、設(shè)計(jì)和規(guī)范的總要求在工程結(jié)束時(shí)，將所有由工程管理部準(zhǔn)備的原始資料和微縮膠片（包括供應(yīng)商和二級(jí) 供應(yīng)商）提交給業(yè)主。4. 5溝通管理措施與建設(shè)單位的配合與銜接業(yè)主在工程上起主導(dǎo)作用，為業(yè)主服務(wù)是我們永遠(yuǎn)追求的目標(biāo)。我們認(rèn)為，把工程優(yōu) 質(zhì)、平安地建好，按照進(jìn)度計(jì)劃要求實(shí)現(xiàn)

9、目標(biāo)即是對(duì)于業(yè)主最好的服務(wù)，全心全意為分包 服務(wù)即是對(duì)業(yè)主的服務(wù)。我們會(huì)從工程開始到工程終結(jié)，全面了解業(yè)主的需求，掌握為業(yè) 主服務(wù)的內(nèi)容，到達(dá)為業(yè)主服務(wù)的效果和目的，最終實(shí)現(xiàn)工程工程的綜合目標(biāo)。我們要求 工程每一個(gè)人必須具備這種強(qiáng)烈意識(shí)，業(yè)主最關(guān)心的問題就是最大的需求，業(yè)主的滿意度 就是服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。這種服務(wù)必須積極、主動(dòng)、優(yōu)質(zhì)、高效。追求工程各方的穩(wěn)定、和諧、可靠、相互信任的合作關(guān)系對(duì)工程有百利而無一害。我 們一定會(huì)服務(wù)好業(yè)主，接受業(yè)主的管理和監(jiān)督，充分尊重、服從和配合監(jiān)理工作，配合協(xié) 調(diào)好設(shè)計(jì)，有效協(xié)調(diào)工程各方的工作關(guān)系，使工程各方處于一種穩(wěn)定、和諧、可靠、相互 信任的合作關(guān)系。與地方政

10、府部門之間的協(xié)調(diào)我公司具有與政府部門聯(lián)系溝通并建立相互信任、相互支 持、相互理解的良好關(guān)系的成熟經(jīng)驗(yàn)。為了保證工期要求，盡量考慮提前竣工，所以將利 用我公司良好的綜合素質(zhì)以及和有關(guān)政府各職能部門（如質(zhì)量監(jiān)督站、消防等）的良好的 合作關(guān)系，將進(jìn)一步與相關(guān)政府部門進(jìn)行接洽、溝通和關(guān)系聯(lián)絡(luò)，替業(yè)主分憂，解決驗(yàn)收 程序協(xié)調(diào)等工作。在施工過程中樹立良好的社會(huì)形象，為工程順利進(jìn)行創(chuàng)造良好的外部環(huán) 境。根據(jù)工程承包合同為業(yè)主提供足夠的辦公條件。積極履行工程承包合同，本著為業(yè)主負(fù)責(zé)的原那么，對(duì)分包方及各指定供應(yīng)商的施工作 業(yè)和材料供應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，杜絕不合格項(xiàng)。對(duì)于工程施工過程中出現(xiàn)的問題，第一時(shí)間向業(yè) 主和監(jiān)理

11、工程師遞交書面報(bào)告，防止影響工程進(jìn)度和工程質(zhì)量。對(duì)于業(yè)主下達(dá)的文件進(jìn)行 及時(shí)傳達(dá)執(zhí)行或回復(fù)，不拖延馬虎了事。與設(shè)計(jì)單位的配合與銜接我公司將會(huì)與設(shè)計(jì)單位積極主動(dòng)地聯(lián)系、溝通和協(xié)調(diào)，了解設(shè)計(jì)意圖及工程要求，并 在投標(biāo)方案的基礎(chǔ)上完善施工方案。圖紙會(huì)審及設(shè)計(jì)變更在會(huì)審之前，組織內(nèi)部工程技術(shù)人員對(duì)圖紙進(jìn)行學(xué)習(xí)、審查，匯 總發(fā)現(xiàn)的圖紙問題。與設(shè)計(jì)人員商討解決圖紙問題，會(huì)審之后要辦理一次性洽商記錄，形 成施工及其技術(shù)、經(jīng)濟(jì)的文字依據(jù)，盡量防止設(shè)計(jì)上出現(xiàn)問題給施工帶來影響。施工過程 中出現(xiàn)的設(shè)計(jì)問題，及時(shí)同設(shè)計(jì)單位聯(lián)系，共同研究解決方法。當(dāng)設(shè)計(jì)需要進(jìn)行變更時(shí)積 極配合設(shè)計(jì)單位做好設(shè)計(jì)變更資料的簽任、傳遞、實(shí)

12、施等工作。施工現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)圖紙按照有關(guān)職責(zé)等級(jí)分發(fā)，由專人負(fù)責(zé)管理，當(dāng)出現(xiàn)設(shè)計(jì)問題和變更 時(shí)，施工技術(shù)人員應(yīng)配合設(shè)計(jì)院做好施工圖設(shè)計(jì)深化、修改工作，并及時(shí)將修改作業(yè)圖紙 分發(fā)到每一位相關(guān)管理人員手中，配合、指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)施工人員依據(jù)作業(yè)圖紙施工，確保圖紙 的有效性。施工組織設(shè)計(jì)、施工方案的審查方面單位應(yīng)安排各施工方及時(shí)將上述施工技術(shù)文件在 該工程施工前報(bào)送設(shè)計(jì)工程師。設(shè)計(jì)工程師提出意見，施工單位應(yīng)作出上述技術(shù)文件的修 改補(bǔ)充方案，經(jīng)設(shè)計(jì)工程師審查批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計(jì)及有關(guān)方案，各施工方在安排工作時(shí) 應(yīng)嚴(yán)格遵守。隱蔽工程檢查驗(yàn)收方面施工單位在內(nèi)部自檢合格、質(zhì)檢員簽認(rèn)隱檢后，在隱蔽工程進(jìn) 行前24小時(shí)將隱檢單

13、交送監(jiān)理工程師、設(shè)計(jì)工程師簽認(rèn)，方可進(jìn)行隱蔽工程的施工。在工程不合格品處理方面當(dāng)工程出現(xiàn)不合格品后，應(yīng)及時(shí)向設(shè)計(jì)工程師匯報(bào)，組織有 關(guān)人員進(jìn)行原因分析，并提出處理方案報(bào)設(shè)計(jì)工程師，經(jīng)認(rèn)可后方可進(jìn)行處理。與監(jiān)理單位配合與銜接圖紙會(huì)審。為搞好施工質(zhì)量創(chuàng)造良好條件，業(yè)主或監(jiān)理工程師將從組織圖紙會(huì)審人手, 解決圖紙上存在的問題。這些問題應(yīng)解決在施工之前。在會(huì)審之前，組織內(nèi)部工程技術(shù)人 員對(duì)圖紙進(jìn)行學(xué)習(xí)、審查，匯總發(fā)現(xiàn)的圖紙問題，在監(jiān)理工程師組織的圖紙會(huì)審會(huì)上與設(shè) 計(jì)人員商討解決圖紙問題會(huì)審之后要辦理一次性洽商記錄，形成施工及技術(shù)、經(jīng)濟(jì)的文字 依據(jù)。施工組織總設(shè)計(jì)、施工組織設(shè)計(jì)、分部工程施工方案、分項(xiàng)工

14、程施工工藝及時(shí)將上述 施工技術(shù)文件在該工程施工前報(bào)送監(jiān)理工程師。監(jiān)理工程師提出意見，施工單位應(yīng)作出上 述技術(shù)文件的修改補(bǔ)充方案，經(jīng)監(jiān)理工程師審查批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計(jì)及有關(guān)方案，施工單 位在安排工作時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守。隱蔽工程檢查驗(yàn)收方面在單位組織內(nèi)部自檢合格、質(zhì)檢員簽認(rèn)隱檢后，在隱蔽工程進(jìn) 行前24小時(shí)將隱檢單交送監(jiān)理工程師，經(jīng)監(jiān)理復(fù)查簽認(rèn)，方可進(jìn)行隱蔽工程的施工。分局部項(xiàng)工程質(zhì)量等級(jí)確實(shí)認(rèn)單位應(yīng)安排質(zhì)檢人員隨工程進(jìn)度將分局部項(xiàng)工程質(zhì)量 評(píng)定結(jié)果隨工程進(jìn)度及時(shí)報(bào)監(jiān)理工程師。原材料、半成品的質(zhì)量審核認(rèn)可方面依據(jù)政府主管部門規(guī)定，必須確保安排材料人員 填寫“材料報(bào)驗(yàn)單”和“進(jìn)場(chǎng)設(shè)備報(bào)驗(yàn)單”，并應(yīng)附上出廠合

15、格證明和檢驗(yàn)試驗(yàn)報(bào)告，不 合格的或未經(jīng)驗(yàn)證的原材料或設(shè)備不得在工程上使用。單位應(yīng)確保施工試驗(yàn)資料隨工期進(jìn)展按部位及時(shí)將試驗(yàn)結(jié)果報(bào)送監(jiān)理人員。對(duì)不合格品、糾正與預(yù)防措施的控制與管理當(dāng)不合格品出現(xiàn)后，應(yīng)及時(shí)向監(jiān)理工程師 匯報(bào)，組織有關(guān)人員進(jìn)行原因分析，并提出處理方案報(bào)監(jiān)理工程師，經(jīng)認(rèn)可后方可進(jìn)行處 理?？⒐べY料和工程技術(shù)資料的收集、整理、歸檔單位應(yīng)在工程建立相應(yīng)的規(guī)章制度所有 資料按規(guī)定編制并及時(shí)報(bào)送監(jiān)理人員審閱，確保工程資料合格。在施工過程中應(yīng)組織編制 詳細(xì)施工總進(jìn)度計(jì)劃，報(bào)監(jiān)理工程師審核，并按確定的總計(jì)劃組織實(shí)施。對(duì)施工進(jìn)度計(jì)劃修改時(shí)，提前3天報(bào)送監(jiān)理工程師進(jìn)行審批，并按審批后的計(jì)劃實(shí)施。配合監(jiān)理工程師建立例會(huì)制度，并按