公司業(yè)務操作流程

公司業(yè)務操作流程工作流程控制圖業(yè)務流程設計流程財務部制作流程客戶部附1：業(yè)務流程示意圖業(yè)務員洽談設計申請簽訂合同行政總監(jiān)審核設計流程綜合部財務部媒體部制作流程業(yè)務流程標準一、業(yè)務員代表公司與客戶進行洽談，在了解客戶基本情況后，根據(jù)洽談意向與合理簽訂媒體分布與發(fā)布時間，不允許自行盲目提前合同簽訂后交客服總監(jiān)核實簽準三、客戶部業(yè)務員接客戶設計要求后半個工作日內(nèi)，按合同簽定的先后順序填寫設計申請單，經(jīng)客服總監(jiān)簽準后半個工作日內(nèi)下設計任務通知交設計部主管組織設計員進行設計四、設計申請單應注明設計產(chǎn)品名稱、客戶名稱、設計屬種，填單時間設計周期以及申請部門和業(yè)務員姓名，對設計有要求的還要注明設計要求如類型，文字主題及相關(guān)要求五、業(yè)務員代表公司與客戶簽訂廣告合同，持已經(jīng)擬定好的合同文本報客服總監(jiān)審核批準后連同合同信息表交行政管理部審核蓋章、存檔特殊情況未經(jīng)總經(jīng)理批準，業(yè)務員嚴禁向行政管理部索要蓋章的空白合同外出與客戶簽訂合同將復印件交客服總監(jiān)專管備查、下合同聯(lián)絡單經(jīng)客服總監(jiān)審核后交流程控制部五、設計稿必須由客戶代表簽字或業(yè)務員簽字方能認可為成品稿六、業(yè)務員準備好客戶的各類工商證照批文連同設計成品稿半日內(nèi)交至行政部外聯(lián)主管用于廣告報批七、外聯(lián)主管整理全廣告報批資料向行政管理部申請合同復印件蓋章，辦理工商報批手續(xù)，將廣告批文當日交媒體流程控制部八、媒體流程控制部必須根據(jù)行政管理部下的合同聯(lián)絡單校對設計文件，與財務部核對到款情況，后方通知設計部制作噴繪文件、聯(lián)系油漆商，落實媒體，下單走制作流程設計流程示意圖業(yè)務員申請設計公益宣傳工作廣告行政管理部簽字設計部主管客服總監(jiān)簽字設計員設計部主管審核出稿2光盤刻錄，噴繪單行政部外聯(lián)主管噴繪商制作組媒體調(diào)度員油漆供應商制作流程設計流程標準一、設計部主管接到設計申請單后，根據(jù)本部門情況和客戶要求于半小時內(nèi)下設計任務單，合理安排人員進行設計，并配合設計員做好如下工作：1、指導設計員根據(jù)設計任務單仔細閱讀，明確了解內(nèi)容和宣傳主題，如有不明處應主動與客戶聯(lián)系2、設計員了解清楚各事項并確認設計任務單填寫合格后，應予以構(gòu)思，繪出設計草圖或交流設計思路，設計主管審驗合格后開始上機設計二、設計員對常規(guī)作品的設計周期為首稿不超過兩天，客戶定稿按照客戶實際情況而定，具體步驟如下：1、第一天屏幕交稿，由設計主管和業(yè)務員審核，提出修改意見2、第二天根據(jù)意見進行修改補充，設計主管審核后，由業(yè)務員或客戶復核3、根據(jù)客戶反饋情況出稿或修改后，制作出成品稿通知業(yè)務員送交客戶處簽字返回交設計主管處三、設計未被通過處理：1、所有未通過設計均報至設計主管處，由設計主管指導安排重新設計2、如設計樣稿送至客戶處被全面推翻，設計主管應組織指導設計員應盡快在規(guī)定時間內(nèi)重新設計，主管應立即通知客戶或客戶代表，在雙方協(xié)商 的時間內(nèi)盡快稿，一般情況設計周期延長一天四、設計稿審核經(jīng)客戶、媒體流程控制部流程員核實財務首付款及校對行政部合同聯(lián)絡單全部通過并經(jīng)客戶簽字認可由設計主管呈交媒體媒體部存檔另出稿張其中制作部1張油漆(噴繪商)1張設計部在一個工作日內(nèi)將刻錄光盤與噴繪文件經(jīng)媒體流程員發(fā)送到噴繪商五、行政管理部外聯(lián)主管收到設計簽字成品稿后，整理收集報審資料，正常情況下于一個工作日內(nèi)必須及時完成廣告報審工作，取得批文交媒體流程員六、設計員應負責核對車型尺寸、噴繪尺寸以及光盤刻錄過程中的噴繪數(shù)量，設計主管應重新復核，對設計文件的質(zhì)量、準確性把關(guān)七、特殊情況處理：1、加急：如因客戶提出加急，應征得設計主管經(jīng)理和設計員的同意并由設計主管經(jīng)理在設計申請單上簽字2、特殊難度及客戶原因：如設計方面遇到特殊難度及客戶方面原因造成拖稿，可適當延長設計時間，具體時間由雙方協(xié)商而定制作流程示意圖媒體部主管噴繪商媒體制作調(diào)度員油漆商制作班組②未通過質(zhì)檢員客戶或業(yè)務員審核制作部提供制作完成表媒體發(fā)布使用情況各部門自備案一份和相片底片媒體部客戶服務部客戶制作流程標準一、所有制作任務統(tǒng)一由媒體部下制作單至制作部主管二、媒體部接到已編好號的合同與成品稿后，當日內(nèi)到財務部核實到款情況，根據(jù)到款情況，嚴格遵循先后順序原則填寫制作單，無編號合同不予制作制作單應填寫如下內(nèi)容：1、制作內(nèi)容：包括制作品種、材料、規(guī)格、數(shù)量及特殊說明等2、客戶名稱：委托制作的客戶全稱3、經(jīng)手人：負責此客戶的業(yè)務員姓名4、合同號：公司對委托制作的業(yè)務合同編號5、媒體分布：制作媒體的種類及分布情況6、業(yè)務主管：業(yè)務經(jīng)理對制作流程單審核簽名7、建單時間與計劃完成時間：根據(jù)制作部的工作進度與合同簽定發(fā)布時間安排適當?shù)臅r間計劃8、財務審核：財務部根據(jù)到款情況簽署意見三、制作單填寫完畢后報至財務部，財務部根據(jù)“款到下單”的原則，審核簽字后返回媒體部五、制作部主管接到制作單后組織制作發(fā)布工作，在規(guī)定時間內(nèi)完成任務，在雙方協(xié)商的時間內(nèi)盡快完成任務如果驗收合格則在一周內(nèi)通知媒體部進行審核，審核通過者應在流程單上簽名制作部在三日內(nèi)將制作發(fā)布完成情況報表與相片一并交至媒體部，并轉(zhuǎn)交復印件至綜合管理部進行登記存檔媒體部將客戶所需制作發(fā)布情況和照片轉(zhuǎn)至客戶部內(nèi)勤交業(yè)務員七、如制作未通過客戶驗收應統(tǒng)一報至媒體部，由媒體部核實后根據(jù)具體情況控制安排重新制作，制作時間由媒體部與客戶協(xié)商而定八、媒體發(fā)布使用情況由媒體部統(tǒng)一掌握九、特殊情況的處理：1、如因客戶提出加急，或未到款需先制作必須報請總經(jīng)理在流程單上簽字批準，由媒體部視具體情況作出調(diào)整安排2、特殊難度及客戶原因：如制作方面遇到特殊難度及客戶方面原因未能及時完成任務，可適當延長制作周期，具體時間由雙方協(xié)商而定維護流程示意圖戶外維護組廣告稽查員對車輛檢查報表自檢自查媒體媒體部抽查媒體媒體部下維護單于各項維護人員制作部戶外維護組媒體部復查稽查員復查媒體部存檔一、維護工作統(tǒng)一由媒體部根據(jù)行政綜合管理部稽查員的檢查情況進行檢查與調(diào)度二、申請維護有以下三種情況：1、站亭維護組自檢自查，按照戶外維護標準進行作業(yè)2、流程控制部對戶外維護情況進行定期檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行下單維護3、車輛廣告通過稽查員的稽查情況進行下單維護三、以上維護由媒體部在一日內(nèi)填寫維護單，包括以下幾項內(nèi)容：1、維護內(nèi)容：申請維護的廣告內(nèi)容、數(shù)量、規(guī)格、材料等內(nèi)容2、客戶名稱：申請維護的客戶全稱3、負責人：負責此客戶的業(yè)務員4、媒體分布：維護包括的媒體及分布5、建單及計劃完成時間6、委托人：維護人員接單簽名及時間四、維護單填寫完畢后于當日下發(fā)維護項目所屬部門五、維護人員接到維護單后應根據(jù)維護任務與時間要求，在規(guī)定時間內(nèi)保質(zhì)保量完成任務六、維護完成后，由制作部進行自檢，合格后2個工作日內(nèi)上報任務完成單申請復檢，由媒體部于兩個工作日內(nèi)驗收，合格后登記、歸檔七、正常情況下的維護情況由制作部上報工作日志由媒體部控制掌握后續(xù)跟進流程示意圖業(yè)務員洽談業(yè)務部行政總監(jiān)簽字同意媒體部業(yè)務員、內(nèi)勤續(xù)簽整改合同(一周內(nèi)回復媒體部)后續(xù)跟進流程標準一、業(yè)務員代表公司與客戶簽訂合同后，根據(jù)客戶要求與媒體流程控制部落實媒體情況計表至綜合管理部審核批準，另提交兩份至業(yè)務部及市場部蓋章存檔三、媒體發(fā)布統(tǒng)計單應注明發(fā)布產(chǎn)品名稱、客戶名稱、媒體種類、發(fā)布起止日及業(yè)務員姓名四、綜合管理部將媒體發(fā)布統(tǒng)計表蓋章，同時將復印件存檔，根據(jù)統(tǒng)計表提前一個月下發(fā)媒體續(xù)簽整改通知至媒體部五、業(yè)務員與內(nèi)勤在接到媒體續(xù)簽整改通知后，10天之內(nèi)回復媒體部續(xù)簽整改情況六、媒體發(fā)布統(tǒng)計表單須經(jīng)行政總監(jiān)簽字批準后，方能移送設計部進入設計流程流程考核標準及處罰規(guī)定一、各部門嚴格按照公司工作流程標準執(zhí)行，不得以任何借口互相推諉二、各部門均要牢固樹立以客戶服務為中心的服務思想，如遇投訴經(jīng)查職的則調(diào)離工作崗位三、各部門細則：1、客戶部50元/次50元/次未及時拿回客戶驗收單的，對直接責任人處以50元/次客戶部、業(yè)務部內(nèi)勤在接到綜合管理部《廣告續(xù)簽整改通知》10天內(nèi)未及時回復的，對直接責任人處以50元/次業(yè)務員或內(nèi)勤違反流程私