office使用技巧主題知識講座

OFFICE使用技巧OFFICE使用技巧office使用技巧主題知識講座第1頁議題Page

2WORD使用技巧office使用技巧主題知識講座第2頁插入當(dāng)前日期和時間Alt+Shift+D組合鍵即可插入日期，按下Alt+Shift+T可插入當(dāng)前時間。也能夠執(zhí)行“插入”菜單上“日期和時間”來完成一樣工作。假如不需要日期和時間自動更新，能夠單擊時間和日期處，按下Ctrl+F11組合鍵，這么就能夠鎖定時間和日期了。按下Ctrl+Shift+F9組合鍵使時間和日期變?yōu)檎Ｎ谋荆筒粫詣痈铝?。Page

3office使用技巧主題知識講座第3頁關(guān)閉功效區(qū)“自定義快速訪問工具欄”右邊下拉選項中【功效區(qū)最小化】讓功效區(qū)給編輯區(qū)騰出一些地方。Page

4office使用技巧主題知識講座第4頁自定義工具欄點擊office按鈕——word選項，在word選項對話框中，依次點擊“自定義”—將“在功效區(qū)下方顯示快速工具訪問欄”前邊打勾，就可調(diào)出快速訪問欄。在快速訪問欄預(yù)設(shè)了慣用一些操作，如新建、保留等一些慣用操作，只需將它前面選項打勾，就可出現(xiàn)在快速訪問欄。右邊下拉選項“其它命令”來依據(jù)需要增加。Page

5office使用技巧主題知識講座第5頁ALT鍵用處在Word中，只要一按下Alt鍵，菜單欄之上按鈕或菜單項就會顯示各自快捷方式。像“文件”、“開始”、“插入”、“頁面布局”、“引用”、“郵件”、“審閱”、“視圖”等還有分支(項)，能夠依據(jù)圖示按下對應(yīng)字母或字母+數(shù)字鍵顯示對應(yīng)快捷鍵。Page

6office使用技巧主題知識講座第6頁保持文件格式兼容性切換到“Word選項一保留”標(biāo)簽頁，在“將文件保留為此格式”下拉列表框中選擇“Word97-文檔(*．doc)”即可，其它組件比如Excel、PowerPoint能夠進行類似設(shè)置Page

7office使用技巧主題知識講座第7頁更改文件默認存盤格式1在完成文檔編輯后單擊【Office】按鈕，然后單擊【W(wǎng)ord選項】命令。2打開【W(wǎng)ord選項】窗口，單擊【保留】標(biāo)簽，在【將文件保留為此格式】下拉列表中選擇自己想要格式，這里選擇是Word97-文檔，單擊【確定】按鈕Page

8office使用技巧主題知識講座第8頁將Word表格巧妙轉(zhuǎn)換為Excel表格先打開帶表格Word文件，接著選中整個表格，先將光標(biāo)放在表格任一單元，在整個表格左上角會出現(xiàn)一個帶框十字模樣標(biāo)志。把光標(biāo)移到上面再單擊，整個表格字會變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現(xiàn)菜單中選擇“復(fù)制”；然后打開Excel，再單擊右鍵，在出現(xiàn)菜單中選擇“選擇性粘貼”，在出現(xiàn)對話框中有6項菜單可選，選擇“文本”并確定就行了。Page

9office使用技巧主題知識講座第9頁巧存Word文檔中圖片打開該文檔，選擇【文件】菜單下【另存為】，選擇網(wǎng)頁格式，指定一個新文件名，按下“保留”按鈕，你會發(fā)覺在保留目錄下，多了一個和Web文件名一樣文件夾。Page

10office使用技巧主題知識講座第10頁段落、排版設(shè)置特大字體：字體列表中最大字體只有72磅。單擊字體按鈕后再鍵入你想要磅數(shù)(最大為1638磅)，再按回車，可得到更大字體“三色一無”妙用：正文或圖形等對象假如設(shè)為“白色”、“無線條色”、“無填充色”或“無邊框”能夠代替空格、隱藏、輔助排版(分欄、添加文字等)格式刷妙用：碰沒碰過怎么也無法改變一些文字格式(或者改不成和其它內(nèi)容相同格式)現(xiàn)象？用格式刷試試查看字體、段落格式：按下Shift+F1組合鍵后，單擊段落中任意文本，可查看該文本正在使用字體、段落格式撤消“自動更正”等自動功效：用“撤消”(Ctrl+z)來即時撤消由“自動更正”等產(chǎn)生意外結(jié)果(撤消自動功效替你完成那一步操作)效果奇佳Page

11office使用技巧主題知識講座第11頁去除頁眉橫線方法第一個方法：選中頁眉內(nèi)容后，選取【格式】選項，選取【邊框和底紋】，邊框設(shè)臵選項設(shè)為【無】，【應(yīng)用于】處選擇【段落】，確定即可。Page

12office使用技巧主題知識講座第12頁去除頁眉橫線方法第二種方法：當(dāng)設(shè)定好頁眉文字后，鼠標(biāo)移向【樣式】框，在【字體選擇】框左邊，把樣式改為【頁腳】、【正文樣式】或【去除格式】，便可輕松搞定。Page

13office使用技巧主題知識講座第13頁刪除多出空行在Word中打開編輯菜單，單擊【替換】，在彈出【查找和替換】窗口中，單擊【高級】按鈕，將光標(biāo)移動到【查找內(nèi)容】文本框，然后單擊【特殊字符】按鈕，選取【段落標(biāo)識】，我們會看到“^p”出現(xiàn)在文本框內(nèi)，然后再一樣輸入一個“^p”，在【替換為】文本框中輸入“^p”，即用“^p”替換“^p^p”，然后選擇【全部替換】，如有多個空行，則執(zhí)行屢次即可Page

14office使用技巧主題知識講座第14頁去掉回車換行符1鼠標(biāo)單擊【開始】選項卡下【段落】選項組中【顯示/隱藏編輯標(biāo)識】命令。2您也能夠用鼠標(biāo)單擊【Office】按鈕下【W(wǎng)ord選項】按鈕。在打開【W(wǎng)ord選項】對話框中選擇【顯示】選項組【一直在屏幕上顯示這些格式標(biāo)識】下【段落標(biāo)識】選項。Page

15office使用技巧主題知識講座第15頁無法調(diào)整行間距、字間距行間距和字間距無法調(diào)整時，要檢驗字符數(shù)和行數(shù)、以及字符間距和行間距相關(guān)數(shù)值設(shè)置。方法一：單擊【頁面布局】選項卡【頁面設(shè)置】，在打開【頁面設(shè)置】對話框中選擇【文檔網(wǎng)絡(luò)】選項卡，查看【字符數(shù)】選項組【使用默認跨度】復(fù)選框，或者在跨度欄里設(shè)置對應(yīng)數(shù)值。在【行數(shù)】選項組也能夠在跨度欄里調(diào)整值。單擊【確定】按鈕完成對應(yīng)設(shè)置。方法二：單擊【開始】選項卡【段落】選項組下對話框開啟器。在打開【段落】對話框中選擇【縮進和間距】選項卡下【間距】選項組，再對【間距】選項組下選項進行對應(yīng)數(shù)值調(diào)整。Page

16office使用技巧主題知識講座第16頁圖形圖形等“對象”上下疊放：插入文檔對象要和正文重合，設(shè)置圖片格式中“文字圍繞”為“襯與文字下方”

就可將圖片疊放在文字下面，形成“背景”或“水印”。Page

17office使用技巧主題知識講座第17頁文字圍繞編輯圍繞頂點：單擊“圖片”工具欄上“文字圍繞”中“編輯圍繞頂點”，圖片周圍會出現(xiàn)許多頂點，拖動它們能夠調(diào)整文字環(huán)境位置，按住Ctrl鍵再單擊頂點間連線(頂點)能夠增加(或刪除)頂點。Page

18office使用技巧主題知識講座第18頁加密文檔點擊【準(zhǔn)備】，選擇【加密文檔】Page

19office使用技巧主題知識講座第19頁插入目錄1.將光標(biāo)定位在要插入目錄位置。2.切換到“引用”選項卡，并在“目錄”組中單擊【目錄】按鈕，打開“目錄庫”3.“目錄庫”以可視化方式向用戶展示了各種目錄編排方式和顯示效果，只需選擇其中一個滿意目錄形式，就能夠馬上完成目錄插入操作。Page

20office使用技巧主題知識講座第20頁另存為PDF格式1.在Word中打開要公布文檔。2.在Word主窗口左上角，單擊【Office按鈕】，然后從下拉菜單中執(zhí)行【另存為】——>【PDF或XPS】命令，打開“公布為PDF或XPS”對話框。

3.為新PDF文件指定保留路徑和文件名，并單擊【公布】按鈕，即可完成從Word文檔到PDF文檔轉(zhuǎn)換操作。Page

21要將文件保留或?qū)С鰹镻DF或XPS格式，必須首先安裝Publish作為

MicrosoftOfficeSystem

PDF或XPS加載項。訪問適合用于

MicrosoftOffice程序“MicrosoftSaveasPDForXPS”加載項，并按照該網(wǎng)頁上說明操作。安裝Publish作為PDF或XPS加載項之后，即可將文件導(dǎo)出為PDF或XPS格式。office使用技巧主題知識講座第21頁插入數(shù)學(xué)公式1.將光標(biāo)定位在要插入公式位置。2.切換到“插入”選項卡，并在“符號”組中單擊【公式】按鈕，打開“公式庫”。3.瀏覽“公式庫”中內(nèi)置公式，并選擇一個要將其插入到文檔中公式。4.當(dāng)插入該公式后，公式“設(shè)計”選項卡就會顯示在“功效區(qū)”最前端，這時候能夠利用該選項卡中工具對當(dāng)前公式進行隨意編輯。Page

22office使用技巧主題知識講座第22頁給文檔加水印說明1.切換到“頁面布局”選項卡，并在“頁面背景”組中單擊【水印】按鈕，打開“水印庫”。2.“水印庫”以圖示方式羅列了內(nèi)置水印效果，用戶只需單擊其中一個符合要求水印，它就會立刻被應(yīng)用到當(dāng)前文檔全部頁面之中。點擊“自定義水印”，選擇“文字水印”就能夠制作出自己想要水印Page

23office使用技巧主題知識講座第23頁禁止修改文檔1.打開或新建一個Word文檔，對其進行編輯或修改，直至確定將其作為最終版本。2.單擊【Office按鈕】，并從菜單中執(zhí)行【準(zhǔn)備】——>【標(biāo)識為最終狀態(tài)】命令。3.執(zhí)行該命令之后，Word會彈出一個提醒對話框，讓你確認這次標(biāo)識行為。只要你確定過后，文檔狀態(tài)屬性將被設(shè)置為“最終狀態(tài)”，并禁止任何人編輯、修改或保留操作，而且會在狀態(tài)欄中顯示“標(biāo)識為最終狀態(tài)”圖標(biāo)。注意：使用后，該文檔將不可再修改。Page

24office使用技巧主題知識講座第24頁快速創(chuàng)建與格式化表格1.在Word中插入表格，首先切換到“插入”選項卡，在“表格”組中，單擊【表格】按鈕，并在下拉菜單“插入表格”區(qū)域中以滑動鼠標(biāo)方式指定表格行列數(shù)目，確定后單擊即可將指定行列數(shù)目標(biāo)表格插入到文檔中2.完成自己表格填充工作。3.確保光標(biāo)仍處于表格范圍之內(nèi)，并在表格“設(shè)計”選項卡“表樣式”組中，經(jīng)過實時預(yù)覽方式為表格指定內(nèi)置樣式，表格快速變得美觀很多。Page

25office使用技巧主題知識講座第25頁計算1.右鍵單擊快速訪問工具欄，然后從快捷菜單中單擊“自定義快速訪問工具欄”。2.在“從以下位置選擇命令”框中，單擊“不在功效區(qū)中命令”，然后在下面命令列表中，找到并單擊“計算”，再單擊“添加”按鈕。3.“確定”按鈕。至此，“計算”按鈕就出現(xiàn)在快速訪問工具欄中了。假如以后不再需要這個“計算”按鈕了，能夠右鍵單擊該按鈕，然后從彈出快捷菜單中單擊“從快速訪問工具欄刪除”將其刪除。Page

26office使用技巧主題知識講座第26頁在Word文檔中，“計算”工具將所選內(nèi)容看作一個數(shù)學(xué)表示式并計算其結(jié)果，然后在狀態(tài)欄顯示結(jié)果，同時將結(jié)果復(fù)制到“剪貼板”中?！坝嬎恪惫ぞ邇H能夠進行簡單四則運行，提醒大家其支持運行符按優(yōu)先級別排列以下：1.()——括號，支持嵌套。2.^——乘冪運算，如(3^2)。3.*、/——乘法、除法運算，如3*3、3/3。4.-、+——減法、加法運算，如3-1，3+1。比如，你能夠在文檔中鍵入算式“44^(2/3)+989*7-956”，然后選中這個算式，再單擊快速訪問工具欄中“計算”按鈕即可在狀態(tài)欄左端看到計算結(jié)果。因為該結(jié)果已經(jīng)被復(fù)制到“剪貼板”中，所以你還能夠使用“粘貼”命令將計算結(jié)果插入到文檔中Page

27office使用技巧主題知識講座第27頁刪除首頁頁碼和排序1.點擊“頁腳”，系統(tǒng)會自動顯示內(nèi)置“頁腳”模版預(yù)覽，任意選擇所需即可2.“頁眉和頁腳工具”（假如已經(jīng)關(guān)閉，雙擊頁眉、頁腳即可打開），在“選項”中勾選“首頁不一樣”，能夠看到首頁頁碼編號已經(jīng)不復(fù)存在了3.“頁眉和頁腳工具”，鼠標(biāo)點擊“頁碼”，在以下菜單中選擇“設(shè)置頁碼格式”4.進入“頁碼格式”對話框，設(shè)置“頁碼編號”，將“起始頁碼”值設(shè)置為0，點擊“確定”完成Page

28office使用技巧主題知識講座第28頁拖動文本進行移動或復(fù)制1.打開Word文檔，選中想要移動或復(fù)制文本2.將鼠標(biāo)指針指向被選中文本區(qū)域，按住左鍵拖動文本到目標(biāo)位置3.小提醒：假如想要復(fù)制被選中文本，則需要在按住Ctrl鍵同時拖動文本4.將被選中文本移動或復(fù)制到目標(biāo)位置后松開鼠標(biāo)左鍵即可(假如在拖動文本同時按住Ctrl鍵，則需要同事釋放Ctrl鍵)Page

29office使用技巧主題知識講座第29頁顯示或隱藏段落標(biāo)識1.打開Word文檔窗口，依次單擊Office按鈕→【W(wǎng)ord選項】按鈕2.在打開【W(wǎng)ord選項】對話框中切換到【顯示】選項卡，在【一直在屏幕上顯示這些格式標(biāo)識】區(qū)域取消【段落標(biāo)識】復(fù)選框，并單擊【確定】按鈕返回Word文檔窗口，在【開始】功效區(qū)【段落】分組中單擊【顯示/隱藏編輯標(biāo)識】按鈕，從而在顯示和隱藏段落標(biāo)識兩種狀態(tài)間進行切換Page

30office使用技巧主題知識講座第30頁不一樣章節(jié)分別設(shè)置頁眉第一章（這里就是第一頁）結(jié)束部分點擊“頁面布局”－“分隔符”－“分節(jié)符下一頁”。點擊【頁眉】，將【鏈接到前一條頁眉】取消不一樣頁腳設(shè)置跟頁眉設(shè)置一樣Page

31office使用技巧主題知識講座第31頁設(shè)置表格寬度按下“Ctrl”后再用鼠標(biāo)調(diào)整列邊線：結(jié)果是在不改變整體表格寬度情況下，調(diào)整當(dāng)前列寬。當(dāng)前列以后其它各列，依次向后進行壓縮，但表格右邊線是不變，除非當(dāng)前列以后各列已經(jīng)壓縮至極限。按下“Shift”后再用鼠標(biāo)調(diào)整列邊線：效果是當(dāng)前列寬發(fā)生改變但其它各列寬度不變，表格整體寬度會所以增加或降低。而按下“Ctrl＋Shift”后再用鼠標(biāo)調(diào)整邊線：效果是在不改變表格寬情況下，調(diào)整當(dāng)前列寬，并將當(dāng)前列之后全部列寬調(diào)整為相同。但假如當(dāng)前列之后其它列列寬往表格尾部壓縮到極限時，表格會向右延。

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32office使用技巧主題知識講座第32頁快速添加單元格編號選中要添加編號各單元格（如果單元格不連續(xù)，可以按下“Ctrl”鍵進行選?。?，然后點擊功能區(qū)【開始】選項卡【段落】功能組【編號】按鈕右側(cè)小三角形按鈕，在彈出列表中選擇一種編號格式就可認為選中單元格添加編號Page

33office使用技巧主題知識講座第33頁調(diào)整單元格內(nèi)字符與邊框距離選中要調(diào)整單元格，點擊右鍵，在彈出菜單中選擇【表格屬性】命令，在打開【表格屬性】對話框中點擊【單元格】選項卡，然后點擊右下方【選項】按鈕，打開

【單元格選項】對話框。先取消選擇【與整張表格相同】復(fù)選項，然后用“上”、“下”、“左”、“右”四個微調(diào)按鈕調(diào)整對應(yīng)數(shù)值，確定后就能夠了Page

34office使用技巧主題知識講座第34頁刪除表格后空白頁假如表格占去了頁面最終一行，那么Word會自動在表格后添加一個空白頁。能夠選中空白頁上段落標(biāo)識，然后點擊功效區(qū)“開始”選項卡【段落】功效組對話框開啟器，打開【段落】對話框。點擊【縮進和間距】選項卡，在【行距】下拉列表中選擇【固定值】，并設(shè)置其后數(shù)值為【1磅】注意，此時表格最下邊線和頁面正文下邊線之間距離要大于1磅Page

35office使用技巧主題知識講座第35頁快速繪制分割線在編輯文檔時，出于美觀和醒目標(biāo)需要，有時需要為文檔添加一些分割線，假如利用特殊符號來輸入，則能夠到達事半功倍效果。3個"-"，然后回車，就能夠得到一條直線3個"*"得到一條虛線。3個"~"得到波浪線；3個"="得到雙直線；3個"#"得到中間加粗三直線Page

36office使用技巧主題知識講座第36頁快速抵達某章、某節(jié)1、在Word窗口中單擊【開始】選項卡，在【樣式】組中把文檔中每一章標(biāo)題設(shè)為【標(biāo)題1】，每一節(jié)標(biāo)題設(shè)為【標(biāo)題2】，假如節(jié)下面還有更小單元設(shè)為【標(biāo)題】”……假如對設(shè)置標(biāo)題1、標(biāo)題2……樣式不滿意，能夠再選中標(biāo)題，然后對字體、字型、字號、顏色、字間2、單擊【視圖】選項卡，在【顯示/隱藏】組中把【文檔結(jié)構(gòu)圖】項勾選上，這時窗口左側(cè)會依據(jù)你設(shè)章節(jié)標(biāo)題顯示出文檔結(jié)構(gòu)圖

3、在左側(cè)文檔結(jié)構(gòu)圖中，單擊你要查看、修改內(nèi)容所在章或節(jié)標(biāo)題，就能快速抵達你所需章節(jié)了。Page

37office使用技巧主題知識講座第37頁快速輸入大寫漢字數(shù)字1.鼠標(biāo)單擊【插入】選項卡下【符號】選項組【編號】命令。2.在打開【編號】對話框中【編號】項內(nèi)輸入需要阿拉伯?dāng)?shù)字在【編號類型】框中選擇大寫漢字數(shù)字。單擊【確定】按鈕。Page

38office使用技巧主題知識講座第38頁.將繁體字轉(zhuǎn)換為簡化字方法一：鼠標(biāo)選中需要轉(zhuǎn)換文字再用鼠標(biāo)單擊【審閱】選項卡下【漢字簡繁轉(zhuǎn)換】選項組下【繁轉(zhuǎn)簡】命令。方法二：用鼠標(biāo)單擊【