哈佛經(jīng)理會(huì)議管理問(wèn)題分析

哈佛管理技能培訓(xùn)教程：第十一單元哈佛經(jīng)理手冊(cè)第四章哈佛經(jīng)理會(huì)議問(wèn)題分析第四章哈哈佛經(jīng)理理會(huì)議問(wèn)問(wèn)題分析析最好的控制制便是避避免喪失失控制。主主席控制制會(huì)議的的最佳舉舉措，便便是預(yù)防防各種問(wèn)問(wèn)題的發(fā)發(fā)生。一旦無(wú)無(wú)法避免免問(wèn)題的的發(fā)生，則則主席應(yīng)應(yīng)講求正正確的對(duì)對(duì)付辦法法。一般而言，最最容易令令會(huì)場(chǎng)喪喪失控制制的問(wèn)題題有以下下八種：：與會(huì)者的發(fā)發(fā)言離題題。與會(huì)者間交交頭接耳耳。與會(huì)者分心心。(4)與會(huì)會(huì)者之間間發(fā)生爭(zhēng)爭(zhēng)論。(5)少數(shù)數(shù)人壟斷斷會(huì)議。(6)與會(huì)會(huì)者顯露露不安并并急于離離席。(7)與會(huì)會(huì)者拒絕絕參與。(8)主席席自己離離題?，F(xiàn)將以以上八種種問(wèn)題的的肇因、預(yù)預(yù)防措施施及補(bǔ)救救途徑扼扼要地陳陳述如下下：與會(huì)者發(fā)難難1原因?qū)?huì)議目標(biāo)標(biāo)或討論論主題不不清楚。(2)過(guò)度度關(guān)心某某些問(wèn)題題，或基基于某些些迫切的的需要而而在無(wú)意意中離題題。2預(yù)防澄清會(huì)會(huì)議的目目標(biāo)與討討論的主主題。3補(bǔ)救(1)主席席應(yīng)具高高度的敏敏感性，以以分辨離離題的發(fā)發(fā)言。(2)主席席以未能能澄清會(huì)會(huì)議目標(biāo)標(biāo)或討論論主題而而當(dāng)眾致致歉。舉舉例來(lái)說(shuō)說(shuō)，主席席應(yīng)宣稱(chēng)稱(chēng)：“你的發(fā)發(fā)言有點(diǎn)點(diǎn)偏離主主題，那那一定是是因?yàn)槲椅覜](méi)有將將會(huì)議目目標(biāo)或討討論主題題訴說(shuō)清清楚。容容許我再再把會(huì)議議目標(biāo)及及目前的的討論主主題復(fù)誦誦一次………”(3)主席席可以技技巧地問(wèn)問(wèn)發(fā)言離離題者，他他的發(fā)言言究竟與與討論主主題或會(huì)會(huì)議目標(biāo)標(biāo)有何關(guān)關(guān)系。運(yùn)運(yùn)用這種種技巧的的時(shí)候，主主席在態(tài)態(tài)度、措措辭、語(yǔ)語(yǔ)氣及面面部表情情上，均均應(yīng)刻意意避免令令離題的的與會(huì)者者感到主主席是在在諷刺他他或挖苦苦他。(4)主席席可以技技巧地將將離題者者的言述述擋在一一邊。譬譬如主席席可這么么說(shuō)：“剛剛你你提到的的這個(gè)問(wèn)問(wèn)題顯然然非常重重要，但但是它跟跟我們的的會(huì)議目目標(biāo)及討討論主題題似乎并并沒(méi)有太太大關(guān)系系。假如如你不介介意，我我希望將將它留待待會(huì)后再再詳談?！迸c會(huì)者分心心1原因(1)對(duì)會(huì)會(huì)議目標(biāo)標(biāo)及討論論主題不不清楚。(2)感到到沉悶無(wú)無(wú)聊。(3)會(huì)議議中所涉涉及的某某些問(wèn)題題或意見(jiàn)見(jiàn)觸發(fā)他他們交談?wù)劇?4)外界界環(huán)境干干擾。(5)對(duì)會(huì)會(huì)議內(nèi)容容缺乏興興趣。2預(yù)防(1)澄清清會(huì)議的的目標(biāo)與與討論的的主題。(2)令與會(huì)者感到會(huì)議有益及有趣。(3)慎選會(huì)議時(shí)間及地點(diǎn)。3補(bǔ)救(1)盡管管主席能能夠確定定與會(huì)者者的交談?wù)勁c討論論中的主主題毫無(wú)無(wú)關(guān)系，主主席都應(yīng)應(yīng)先假定定他們的的交談與與討論中中的主題題有關(guān)；；然后問(wèn)問(wèn)交談?wù)哒咴覆辉冈敢庹f(shuō)出出他們的的看法，以以便令其其他與會(huì)會(huì)者也能能分享他他們的看看法。(2)作短短暫的停停頓，甚甚或稍作作休息。(3)如多多數(shù)的與與會(huì)者都都分心，則則暫停會(huì)會(huì)議，等等造成分分心的原原因消失失了再續(xù)續(xù)會(huì)。(4)如少少數(shù)的與與會(huì)者分分心，則則主席可可不予理理會(huì)，亦亦可就本本身的發(fā)發(fā)言作短短暫的停停頓。與會(huì)者爭(zhēng)議議1原因(1)對(duì)會(huì)會(huì)議目標(biāo)標(biāo)或討論論主題不不清楚。(2)對(duì)會(huì)會(huì)議過(guò)程程中的某某些問(wèn)題題，具有有不同的的看法或或感受。(3)憑會(huì)會(huì)議而相相互發(fā)泄泄相互間間的不滿(mǎn)滿(mǎn)，甚或或借會(huì)議議而相互互挑釁。2預(yù)防(1)澄清清會(huì)議的的目標(biāo)與與討論的的主題，以以避免離離題的爭(zhēng)爭(zhēng)論。(2)事先先強(qiáng)調(diào)這這樣的觀觀念：“真正重重要的是是：什么么是對(duì)的的，而非非誰(shuí)是對(duì)對(duì)的。”這個(gè)觀觀念有助助于避免免題內(nèi)的的爭(zhēng)論。3補(bǔ)救(1)倘若若爭(zhēng)論是是離題的的，則立立刻制止止，并復(fù)復(fù)述會(huì)議議的目標(biāo)標(biāo)與討論論的主題題。(2)倘若若爭(zhēng)論是是題內(nèi)的的，則：：①先強(qiáng)強(qiáng)調(diào)“什么是是對(duì)的”遠(yuǎn)比“誰(shuí)是對(duì)對(duì)的”更加重重要，然然后將注注意力集集中在論論點(diǎn)本身身，不再再理會(huì)人人物本身身。②②征求沉沉默的與與會(huì)者的的意見(jiàn)。③主席顯示自己的個(gè)人觀點(diǎn)或個(gè)人立場(chǎng)。與會(huì)者拒絕絕參與1原因(1))怯場(chǎng)。(2)感到氣氛不對(duì)。(3)不喜歡主席對(duì)待某些與會(huì)者的態(tài)度——如令某些與會(huì)者感到難堪。(4)會(huì)議議不具實(shí)實(shí)效。2預(yù)防(1)創(chuàng)造造和諧的的氣氛。(2)切莫莫令參與與意見(jiàn)的的人感到到難堪(3)令會(huì)會(huì)議具實(shí)實(shí)效。3補(bǔ)救(1)倘若若與會(huì)者者因感到到沉悶而而拒絕參參與，則則主席應(yīng)應(yīng)鼓動(dòng)其其興趣。(2)倘若若與會(huì)者者因怯場(chǎng)場(chǎng)而拒絕絕參與，則則主席應(yīng)應(yīng)設(shè)法排排除該種種心理障障礙。(3)倘若若與會(huì)者者人數(shù)眾眾多，則則采取分分組討論論方式進(jìn)進(jìn)行。主主席可將將與會(huì)者者分成若若干組，每每組以不不超過(guò)六六人為原原則。每每組選定定一位組組長(zhǎng)主持持議案的的討論，每每組另選選定一位位成員負(fù)負(fù)責(zé)討論論結(jié)果的的記錄工工作。分分組討論論結(jié)束之之后，由由各組指指派一位位成員，代代表該組組向全體體與會(huì)者者報(bào)告討討論成果果。按此此種方式式進(jìn)行，與與會(huì)者拒拒絕參與與討論的的現(xiàn)象將將一掃而而空；因因?yàn)椋孩俜纸M討論論時(shí)人數(shù)數(shù)較少，與與會(huì)者怯怯場(chǎng)的程程度可大大幅降低低。②各組須要要輪流向向全體報(bào)報(bào)告討論論成果，這這含有競(jìng)競(jìng)爭(zhēng)的成成份在內(nèi)內(nèi)。因此此在榮譽(yù)譽(yù)感的鼓鼓動(dòng)下，各各組成員員將會(huì)比比較認(rèn)真真地進(jìn)行行議案的的討論。③代表各組組發(fā)言的的人的心心理負(fù)擔(dān)擔(dān)可以大大大減輕輕，因?yàn)闉樗l(fā)發(fā)表的意意見(jiàn)無(wú)論論是好還還是壞，是是成熟還還是不成成熟，都都不是他他本人的的意見(jiàn)，而而是整組組人的意意見(jiàn)。與會(huì)者情緒緒變化1原因(1)會(huì)議議逾時(shí)。(2)與會(huì)會(huì)者有其其它事要要辦。(3)會(huì)議議不具實(shí)實(shí)效。2預(yù)防定立會(huì)議的的結(jié)束時(shí)時(shí)間，并并準(zhǔn)時(shí)結(jié)結(jié)束。(2)如會(huì)會(huì)議可能能無(wú)法按按預(yù)定時(shí)時(shí)間結(jié)束束，則事事先言明明。(3)選擇擇符合與與會(huì)者希希望的會(huì)會(huì)議時(shí)間間。(4)令會(huì)會(huì)議具有有實(shí)效。3補(bǔ)救(1)結(jié)束束會(huì)議并并安排續(xù)續(xù)會(huì)的時(shí)時(shí)間。(2)休息息。(3)以小小故事、挑挑戰(zhàn)性問(wèn)問(wèn)題或節(jié)節(jié)奏的改改變，重重鼓與會(huì)會(huì)者的興興趣。少數(shù)人壟斷斷會(huì)議1原因(1)多數(shù)數(shù)人并不不積極參參與。少數(shù)人思考考快速，善善于表達(dá)達(dá)，且對(duì)對(duì)會(huì)議表表現(xiàn)熱忱忱。少數(shù)人好求求表現(xiàn)。2預(yù)防(1)開(kāi)會(huì)會(huì)之前鼓鼓勵(lì)所有有與會(huì)者者都積極極參與。(2)如已已知某人人可能壟壟斷會(huì)議議，則事事先與他他疏通并并請(qǐng)他節(jié)節(jié)制。(3)報(bào)名名發(fā)問(wèn)。(4)要求求輪流發(fā)發(fā)言。3補(bǔ)救(1)巧妙妙地阻止止。比方方說(shuō)，告告訴壟斷斷者：“你的寶寶貴意見(jiàn)見(jiàn)我們已已經(jīng)聽(tīng)了了很多，而而且我們們也都能能夠領(lǐng)會(huì)會(huì)你的意意思。讓讓我們也也聽(tīng)聽(tīng)其其他與會(huì)會(huì)者是否否有其它它的看法法，好不不好?”(2)指派派工作給給喜歡壟壟斷會(huì)議議的人去去做。(3)故意意將視線(xiàn)線(xiàn)避開(kāi)壟壟斷者，以以免令他他誤以為為主席仍仍想聽(tīng)取取他的意意見(jiàn)。主席自己離離題1原因(1)資料料準(zhǔn)備不不充分。(2)與會(huì)