家居公司文件管理制度

家居公司文件管理制度目的為加強公司文件管理，統(tǒng)一公司制度文件格式，規(guī)范公司制度文件管理流程，特制定本制度。適用范圍適用于公司內(nèi)除公司行政公文及公司外來文件外所有公司制度文件。公司制度分為二級，即公司級制度和部門內(nèi)部制度。公司級制度適用于公司所有部門，部門內(nèi)部制度只適用于本部門或本項目。部門內(nèi)部制度不得與公司級制度文件沖突，否則屬無效制度。職責(zé)行政人力中心：負(fù)責(zé)公司級制度文件的制定、發(fā)放、修訂、監(jiān)督執(zhí)行、廢止；各部門：負(fù)責(zé)部門內(nèi)部制度的制定、修訂、監(jiān)督執(zhí)行；公司文件管理責(zé)任部門為行政人力中心，所有受控文件原稿存檔于行政人力中心；原則上每隔兩年公司成立制度編寫領(lǐng)導(dǎo)小組和制度編寫工作小組對公司管理制度進行統(tǒng)一、集中、全面的修改。具體管理內(nèi)容（一）文件的分類管理性文件包括制度、辦法、規(guī)定、規(guī)范、流程、程序等。分為綜合管理類（企業(yè)管理和人事管理類等）、財務(wù)管理類、技術(shù)管理類、生產(chǎn)管理類、營銷管理類、及其他管理類。（二）文件編號1、管理性文件編號層次內(nèi)容第一碼代表公司即“EPES”第二碼代表部門見部門代碼表第三碼代表文件類別制度流程GL；崗位職責(zé)GW；作業(yè)指導(dǎo)書WI；技術(shù)規(guī)范JS；紀(jì)錄表單BD；會議紀(jì)要HY；合同/協(xié)議HT第四碼代表流水號001-999第五碼代表文件下發(fā)年度例如：2015編碼示例：EPES/XX—XX—XXX—XXXX編制年份公司縮寫編制年份公司縮寫文件流水號文件類別部門代號文件流水號文件類別部門代號附：部門代碼部門名稱代碼分發(fā)號部門名稱代碼分發(fā)號總經(jīng)辦GM01創(chuàng)意中心CY05行政人力中心HR02技術(shù)研發(fā)中心TD06財務(wù)審計中心CW03營銷中心MC07供應(yīng)鏈中心SC04商學(xué)院SX082、紅頭文件對內(nèi)：字【年號】第×××號對外：宮廷壹號字【年號】第×××號3、外來文件：無需再編號，在歸檔時拼音縮寫為“WL”。（三）文件結(jié)構(gòu)要求1、管理類文件（如制度、規(guī)定等）格式包括：目的、范圍、職責(zé)、具體管理內(nèi)容、附則、相關(guān)文件、相關(guān)表單。2、文件章節(jié)編號層次順序：第一層第二層第三層第四層第五層第六層第七層一、（一）1、（1）①或者1）A.或者（A）a.或者（a）3、落款。指發(fā)文部門全稱或規(guī)范化的簡稱。落款一般放在正文（或附件）的右下角；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行"（此頁無正文）"字樣；落款字體與正文相同。3、文件狀態(tài)：分為受控、非受控和作廢三類。（1）受控文件：指管理手冊、制度文件、質(zhì)量手冊、程序文件、須加蓋“受控”印章，分發(fā)時應(yīng)作發(fā)放登記，并注分發(fā)號。（2）非受控文件：指部門內(nèi)部的通知、總結(jié)、報告、計劃等文件，不需要對其進行控制，不需加蓋印章，只作發(fā)放登記，不注分發(fā)號。（3）作廢文件：是指該文件已經(jīng)失效，須在文件加蓋“作廢”印章。4、文件密級：文件和檔案的密級度分為絕密、機密、秘密、一般。序密級內(nèi)容借閱權(quán)限1絕密1、公司章程、股東會決議；2、重大經(jīng)營決策、規(guī)劃、方針和各類涉密數(shù)據(jù)；2、客戶資料及供應(yīng)商資料；3、所有產(chǎn)品專利設(shè)計圖文資料；4、公司認(rèn)為是絕密的其他重要資料；一般禁止出借，除非經(jīng)總監(jiān)或總經(jīng)理簽字同意，方可出借。2機密1、企業(yè)的規(guī)劃；2、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料；3、重要會議記錄；4、公司對外簽訂合同、協(xié)議；5、企業(yè)經(jīng)營情況；只能在信息部閱覽，一般不準(zhǔn)外借，除非經(jīng)總監(jiān)或總經(jīng)理簽字同意，方可出借。3秘密1、企業(yè)主體基本資質(zhì)、產(chǎn)品資質(zhì)；2、企業(yè)人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入；3、尚未進入市場或尚未公開的各類信息。經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時，借用時間不得超過1周；如需出借，應(yīng)當(dāng)由出借部門的最高主管和保管部門主管簽字同意。4一般一般的性制度，部門制度和部門相關(guān)的業(yè)務(wù)資料。1、公司級制度及文件發(fā)放至各中心；2、部門級制度及文件由部門自行決定發(fā)放范圍；3、無論公司級或部門級文件發(fā)放時，必須存檔一份信息部（原件）；4、發(fā)文部門及公司內(nèi)部員工可借閱此類文件；5、文件頁碼和總頁數(shù)用“X/X”表示，頁腳居中。（四）文件排版1、字體：采用宋體，各章標(biāo)題用粗體。2、字號：文件標(biāo)題統(tǒng)一使用宋體加粗三號字，正文用宋體小四號字，表格用小四或五號字。3、段落：每段兩端對齊，標(biāo)題段前、段前為1行，正文排版行距為1.5倍。4、頁邊距：采用A4紙張時，上頁邊距為2.5厘米，下頁邊距為2.5厘米，左右頁邊距為2.5厘米，頁眉1.5厘米、頁腳1.5厘米。（五）日常文件編輯要求除公司正式文件外，其它日常文件WORD\EXCEL\PPT等文件編輯，必須按公司統(tǒng)一設(shè)計的文檔規(guī)范模板操作（詳見相關(guān)文件）附表。（六）文件編制、審核、批準(zhǔn)1、公司級文件由行政人力中心負(fù)責(zé)編制，并組織相關(guān)部門（各中心負(fù)責(zé)人）進行討論及評審會簽，評審修訂后由行政人力中心總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后下發(fā)執(zhí)行。2、各部門文件由相關(guān)人員或主管負(fù)責(zé)編制，并由撰寫部門組織相關(guān)人員討論和評審會簽，評審修訂后由部門主管核對，副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后下發(fā)執(zhí)行。（七）文件發(fā)放與管理1、文件編號由行政人力中心統(tǒng)一控制，各部門評審修訂后文件，編制人將源文件發(fā)至行政人力中心統(tǒng)一進行排版并編號。格式統(tǒng)一后，編制人在OA上填寫《發(fā)文送審會簽流程》，經(jīng)批準(zhǔn)后，在文件封面蓋“受控”章，下發(fā)相關(guān)部門。2、各部門建立《文件發(fā)放/回收登記表》，明確發(fā)放范圍，版本號，3、公司級文件發(fā)放由行政人力中心統(tǒng)一發(fā)放管理，各部門文件由部門自行發(fā)放管理，所有文件發(fā)放必須歸檔一份信息管理部。4、各部門收到外來文件，負(fù)責(zé)文件的登記、編號及發(fā)放、回收工作，須建立《外來文件目錄清單》。（八）文件的修訂1、部門級文件的更改，由更改申請人填寫《文件/更改申請表》經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。2、公司文件更改的方式有：換頁、換版。文件修改三次以內(nèi)的無須換版本，原來的版本號不變，只需要更改版本號，如發(fā)文的版本號是A/0，第一次修改則是A/1，以此類推。如文件修改三次以上且影響使用時，須換版本，用A、B、…等表示，換頁的方式同上。（九）文件的銷毀1、作廢文件由各部門回收后，加蓋“作廢”章，并在原發(fā)放清單上注明。并填寫《作廢文件目錄清單》，需作資料保留的舊文件應(yīng)加蓋“留用”印章,并與有效文件隔離保存。2、需銷毀文件時，應(yīng)填寫《文件/記錄處理單》，公司級文件經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，部門級文件經(jīng)分管副總批準(zhǔn)。（十）文件