上海公司行政管理制度

版本號：1.0簽發(fā)人：華潤置地（上海）有限公司行政管理制度目的：為了提高公司行政管理效率，保證公司日常運作的高效、安全，加強行政管理工作的綜合職能和服務(wù)職能。范圍：本制度適用于華潤置地（上海）有限公司。人事行政部工作職責：在公司總經(jīng)理領(lǐng)導下工作，認真做好寫字樓日常管理工作。負責公司的文秘工作，包括文件制發(fā)、公文呈轉(zhuǎn)、文書檔案、印鑒管理、會議組織、接待及取送信函物件等事宜。統(tǒng)一購置、分發(fā)辦公用品；負責固定資產(chǎn)報批、購置、清點和管理；做好寫字樓綠化、飲用水的管理。負責電話申請安裝、接轉(zhuǎn)，電話、傳真機、復印機的維修、養(yǎng)護及費用結(jié)算等事宜。負責集團公司人員的日常接待、住宿安排、機票及車船票的預訂工作。負責公司業(yè)務(wù)招待的酒店預訂、車輛安排工作；負責公司的總務(wù)及后勤保障工作。配合并推動有關(guān)部門的日常管理。負責寫字樓的防火、防盜、安全保衛(wèi)、清潔衛(wèi)生工作。負責員工午餐費用結(jié)算工作。負責公司車輛保養(yǎng)、年檢、養(yǎng)路費及車船使用稅的交納、駕駛員的安全學習與管理；負責車輛損壞及肇事的保險理賠工作。按照公司車輛使用的有關(guān)規(guī)定保障公司領(lǐng)導、各部門用車要求。確保公司在辦公用品、固定資產(chǎn)采購及酒店、車船票、機票預訂等各項開支方面，保持成本領(lǐng)先。公文管理：文檔編號格式公司的文檔均采用如下格式予以編號：A/B/C/D

A表示對文檔的分類：日常工作用CRLSH表示，項目收發(fā)文須注明項目名稱（如：董家渡DJD）

B表示發(fā)文的部門：行政代碼為“1”，財務(wù)代碼為“2”，設(shè)計部代碼為“3”，市場部代碼為“4”，合約部代碼為“5”，經(jīng)營部代碼為“6”，工程代碼為“7”，新增部門以此類推。

C表示部門下屬子目錄：采用兩位數(shù)字代碼：（01、02、03、04、05、06、07、08……99）各部門可根據(jù)公司的規(guī)定以合理分類使用，一般情況下部門規(guī)章制度代碼為“01”，會議紀要代碼為“02”，公司的通知、通告、決定代碼為“03”，政府所發(fā)相關(guān)文件代碼為“04”，集團相關(guān)文件代碼為“05”，致政府機關(guān)的信函代碼為“06”，公司簽定的合同代碼為“07”，部門工作計劃代碼為“08”，部門的各種請示報告代碼為“09”，公司法律文件代碼為“10”，公司財產(chǎn)資料代碼為“11”，其他代碼為“99”；預留“12-30”的代碼編號由公司統(tǒng)一分類使用，各部門可從“31-98”的代碼中自行選擇分類，但每個分類編號一經(jīng)使用，需到行政部備案登記。

D表示流水號以四位數(shù)計如“0001、0002”等，此號為大流水號不因部門而重復。如果是發(fā)文可在流水號前標示撰文人簡稱。舉例：

1、董家渡項目指揮部發(fā)來的關(guān)于辦理申請拆遷許可的文，是我們的第二十三個需要收編的文，則編號為DJD/1/04/0023

2、芮潔寫的關(guān)于公司注冊資料的函，發(fā)到集團，是我們的第一百個需要收編的文則編號為CRLSH/1/05/RJ0100收文收文辦理程序包括簽收、編號、登記、分發(fā)、批辦、承辦、傳遞、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。部門來文，人事行政部刻制一個收文專用章，所有收文均由行政部秘書統(tǒng)一登記編號加蓋收文專用章，經(jīng)行政部經(jīng)理簽署擬辦意見后，放入相應(yīng)的傳閱文件夾送有關(guān)人員、部門批閱。根據(jù)閱批范圍,由行政部負責送閱及催辦。公司領(lǐng)導及各相關(guān)部門對文件應(yīng)及時閱看并簽字,之后應(yīng)退回行政部,不得自行傳遞,以防丟失和延時誤事。來文處理必須做到及時、準確、安全，必須嚴格執(zhí)行保密原則和有關(guān)保密的規(guī)定，確保公司商業(yè)秘密的安全。各有關(guān)部門對公司領(lǐng)導已批示的公文要及時處理,或復印一份留存辦理,但需將處理意見或結(jié)果標注于收文簽上,并將原件退回行政部歸檔備案。傳閱文件,請閱后簽名并注明閱文日期,不得以圈閱代替簽名。經(jīng)有關(guān)人員帶回的發(fā)給公司的公文及有關(guān)會議文件,應(yīng)統(tǒng)一交行政部登記、傳閱、歸檔。上級機關(guān)及政府致公司領(lǐng)導的信件，由收件人開封并視信件情況決定處理意見后，一般交由行政部保存。公司所有收到的傳真，均由行政部統(tǒng)一收集，在加蓋傳真收件章后，按照收文操作程序辦理。發(fā)文發(fā)文程序包括擬稿、審核、會簽、編號、繕印、校對、用印、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀。常用的公文種類：決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排。通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或周知的事項。通知：適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；員工的職務(wù)任免和聘用。通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關(guān)的詢問，不得夾帶請示事項。請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準，要求一文一事。批復：適用于答復下級單位請示事項。函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問和答復問題。會議紀要：適用于記載和傳達會議情況的議定事項。公文格式及字體規(guī)則:編號：五號宋體簽發(fā)人：五號宋體標題：三號仿宋GB2312居中稱呼：四號黑體左齊正文：小四號宋體左齊行間距定義為最小值18磅,并通過調(diào)整字間距,盡量避免“此頁無正文”和段落最后一個字另起一行，以保證頁面充實、完整、美觀。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為，第一層為“1”，第二層為“1.1”，第三層為“1.1.1”，第四層為“1.1.1.1”。除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。附件：正文之后,成文時間之前，注明順序和名稱。發(fā)文單位及成文時間：小四號仿宋GB2312左齊以領(lǐng)導簽發(fā)日期為準印章：除會議紀要及部門文檔外,應(yīng)加蓋印章(需“騎年壓月”)。抄報、抄送：小四號仿宋GB2312與正文齊公文用紙統(tǒng)一采用國際標準A4型(長297mm、寬210mm)，左側(cè)裝訂。以公司或部門名義發(fā)文，要采用公司信箋，并加蓋相應(yīng)印章。凡以公司或部門名義發(fā)文，均應(yīng)實行部門流轉(zhuǎn)會簽制度填寫《發(fā)文會簽單》（見附表一），文稿由各相關(guān)部門使用統(tǒng)一的擬稿紙草擬并簽名，部門負責人核簽，由文稿內(nèi)容涉及的各相關(guān)部門簽署意見，并經(jīng)部門經(jīng)理簽字，然后交人事行政部復核，人事行政部負責確定發(fā)文范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度后，呈總經(jīng)理簽發(fā)。經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件底稿退回行政部進行登記、編號、打印和發(fā)送。草擬、修改和簽批公文，不得使用鉛筆或圓珠筆，不得在文章裝訂線以外書寫。向下級單位的重要行文，應(yīng)當同時抄送直接上級機關(guān)。受公司公文格式限制，且只需報送公司分管領(lǐng)導和有關(guān)部門，避免濫送。嚴肅公司行文制度，要注重效用，不得濫發(fā)，做到少而精。公司所有對外傳真應(yīng)由行政部統(tǒng)一編號、發(fā)送，行政部秘書在文件發(fā)出后應(yīng)加蓋傳真發(fā)件章，并統(tǒng)一歸檔以便查閱。印章管理公司內(nèi)設(shè)三級公章。一級為公司法人代表個人印章和公司公章，二級為財務(wù)專用章、總經(jīng)理個人印章、人力資源部章、合同專用章，三級為部門章和其他業(yè)務(wù)公章?？偨?jīng)理負責公司法人代表、總經(jīng)理個人印章的保管、使用；人事行政部負責公司印章、人事行政部門章的保管、使用；財務(wù)部負責財務(wù)專用章、合同專用章的保管、使用；其他部門負責部門章及業(yè)務(wù)章。印章須有專人保管,不得隨意轉(zhuǎn)交他人。人事行政部負責公司印章的刻制、更換。使用公章需填寫《用印單》（見附表二）由部門經(jīng)理簽署意見，并確定是否需總經(jīng)理加簽后交人事行政部辦理。一般性事務(wù)，授權(quán)人事行政部經(jīng)理簽署。凡以公司名義對上級單位和外單位的請示、報告、公函、通知、合同、協(xié)議等具有法人性質(zhì)的書面文件及工作人員的工作證件，外出聯(lián)系工作介紹信均加蓋公司公章。凡部門用于對內(nèi)對外工作往來的文字交接、說明、財產(chǎn)手續(xù)和其它實物進入庫證明，用部門公章。凡公司領(lǐng)導已簽署的文件、合約，如需用印，視同領(lǐng)導同意，可直接與行政部聯(lián)系辦理。遇特殊情況，需在空白紙上加蓋公司印章時，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，登記后方可簽發(fā)。如未使用，須退回行政部。非簽約、工商登記、領(lǐng)取牌照額度等特殊情況，不得攜帶公司公章外出。必須攜帶公章外出時，需填寫《印章借用登記表》（見附表三）并經(jīng)公司總經(jīng)理同意后，由經(jīng)辦人在行政部辦理借用手續(xù)，使用完畢應(yīng)及時歸還。印章外借期間，責任由借用人承擔。行政部負責填寫《印章使用登記表》（見附表四），內(nèi)容包括使用時間、用途、份數(shù)、批準人、承辦人；借用公章應(yīng)記錄借用人、借用時間、用途、歸還時間。凡授權(quán)有關(guān)部門管理使用的印章要嚴格用印制度,認真履行登記簽手續(xù),不得擅自擴大使用范圍；印章須有專人保管,不得隨意轉(zhuǎn)交他人。辦公用品管理公司寫字樓辦公用品由人事行政部統(tǒng)一購買。各部門須指定專人負責報領(lǐng)；急需且人事行政部沒有庫存的文具用品，由部門購買后，需經(jīng)人事行政部負責人簽字，方可到財務(wù)部報銷。領(lǐng)用文具，需填寫《月份辦公用品申領(lǐng)計劃表》（見附表五），并由領(lǐng)用部門負責人簽字認可。各部門每月20日前，將所需辦公用品數(shù)量匯總至人事行政部，由其負責準備。每月10日為辦公文具領(lǐng)用日，其他時間不再零星發(fā)放辦公用用品。如因工作需要臨時領(lǐng)用辦公用品需填寫《辦公用品領(lǐng)用表》（見附表十八）。凡100元以上較貴重文具，由行政部經(jīng)理審批后，方可購買。計算器、膠紙座、訂書機等不易耗損用品，一次配齊后，原則上不重復發(fā)放。如丟失，需由部門經(jīng)理簽批；如破損，須以舊換新。注意節(jié)約開支，不得鋪張浪費。公司信箋、信封、名片、資料袋、便簽紙的印制，需嚴格按照集團的統(tǒng)一字體、顏色和規(guī)格，以保持公司對外的企業(yè)文化形象。各部門對領(lǐng)用的印有公司字頭的信封和信箋要嚴加管理，防止其他人員利用公司信封、信箋做有損公司利益的活動。電話、傳真機管理人事行政部委派專人負責管理和操作寫字樓電話總機、傳真機，并做好日常養(yǎng)護及維修聯(lián)系工作。公司寫字樓電話一般不開通國內(nèi)、國際長途。因業(yè)務(wù)需要使用國內(nèi)、國際長途電話，必須嚴格履行申請、審批手續(xù)。使用人告知總臺文員電話號碼，由總臺文員負責接通后轉(zhuǎn)接申請人，總臺文員應(yīng)同時做好使用記錄。凡未按公司規(guī)定擅自使用國內(nèi)、國際長途的，一經(jīng)查實，所發(fā)生的費用及法律責任一概由當事人負責。因公事使用長途電話，要盡量縮短通話時間，可以用電子郵件、傳真辦理的業(yè)務(wù)，盡量不使用電話。任何員工均不得使用傳真機撥打長途電話。建立傳真件發(fā)送登記、審批制度。凡發(fā)出的傳真件，必須在《發(fā)送傳真文件登記表》（見附表六）進行登記。公司的傳真接收統(tǒng)一由人事行政部負責，總臺文員需及時登記《傳真接收登記單》（見附表七），所收傳真按公司收文的有關(guān)規(guī)定辦理。不得使用傳真機辦理私人事項。人事行政部負責不定期對電話、傳真機的使用情況進行檢查。前臺接線員接聽電話用語應(yīng)規(guī)范，“您好！華潤置地”，語氣應(yīng)熱情誠懇、請字當頭，轉(zhuǎn)接分機號碼熟記，遇有忙音應(yīng)轉(zhuǎn)接最近的分機以免延誤，分機呼叫回轉(zhuǎn)，接線員應(yīng)詢問來電人的電話、姓名、來電事項并予以記錄以便回復。車輛管理公司車輛主要是保證公司領(lǐng)導及接待有關(guān)賓客用車。公司車輛原則上不安排接送內(nèi)部員工往返機場，如人數(shù)在四人以上（含四人）由人事行政部根據(jù)派車情況統(tǒng)一安排。公司車輛由人事行政部統(tǒng)一調(diào)度，如遇特殊情況,公司領(lǐng)導直接向司機要車，司機應(yīng)及時報告人事行政部，以便及時掌握車輛調(diào)度和使用情況。其他人員一般不得隨意調(diào)動公司車輛(含工作時間以外)。公司各部門如需用車應(yīng)提前一天向人事行政部申請，填寫《派車單》（見附表八），經(jīng)部門經(jīng)理簽署后，交由人事行政部統(tǒng)一安排，車輛使用完畢應(yīng)即刻將鑰匙和《派車單》（派車單須詳細填寫使用情況）歸還人事行政部，并保證車輛及車上物品完好。未經(jīng)同意不得擅自動用車輛。車輛使用期間如發(fā)生事故，應(yīng)冷靜對待及時電話通知公司人事行政部，服從民警的調(diào)解，如屬我方責任原則上應(yīng)由我方的保險公司指定的車輛修理廠予以修復，如對方有異議應(yīng)憑民警開具的調(diào)解書的意見予以處理。如遇公司領(lǐng)導和接待工作繁忙，人事行政部安排車輛有困難時，人事行政部按照車輛使用登記情況及任務(wù)的輕重緩急程度予以合理調(diào)配，各部門應(yīng)顧全大局，人事服從行政部的安排。駕駛員要按要求的時間、地點出車，一般應(yīng)提前5分鐘到達出車地點，出車前應(yīng)詳細記錄出車地點、時間、用車人，以免延誤。每次出車后駕駛員應(yīng)詳細填報《派車單》的各項內(nèi)容并將其呈送行政部，使公司及時了解車輛的使用情況。每月30日由人事行政部檢查、核對車輛里程表。駕駛員的所有費用報銷單據(jù)應(yīng)經(jīng)人事行政部核對簽字后財務(wù)部方可報銷。駕駛員行車應(yīng)遵守交通規(guī)則，注意禮貌行車，要為集團公司領(lǐng)導及重要賓客打開車門。駕駛員在出車前應(yīng)對車輛予以清洗，做到車輛內(nèi)外清潔、車窗明亮，車輛的行駛證、養(yǎng)路費隨車存放，出車前駕駛員應(yīng)檢查上述證件是否齊備，嚴禁證照不齊上路行駛；人事行政部定期對車輛進行檢查、保養(yǎng)、維修，使車況處于良好狀態(tài)，嚴禁有事故隱患的車輛上路行駛。車輛的行駛證、養(yǎng)路費駕駛員應(yīng)妥善保管，以上證件如有丟失由責任人自行補辦，補辦費用及延誤驗車的罰款由責任人承擔。駕駛員應(yīng)保持手提電話電源充足，隨時接收，不得隨意關(guān)機。原則上任何人士不得將公司車輛開回家泊車過夜，未經(jīng)允許，擅自將公司車輛開回家過夜者，不但要受到批評，一旦發(fā)生車輛問題，責任將由當車人負責。行政部負責公司車輛的年檢、保養(yǎng)、維修、裝飾等事宜，涉及費用支出的需填寫《車輛維修申請表》（見附表九），經(jīng)批準后方可實施。寫字樓管理寫字樓工作員工應(yīng)遵守勞動紀律，認真打卡考勤，文明辦公。寫字樓設(shè)有門禁系統(tǒng)，員工進出公司需攜帶門禁卡，門禁卡如發(fā)生丟失，應(yīng)及時通知公司行政部，由行政部予以補辦，費用員工自理，門禁卡每張成本費人民幣50元，如因個人原因未及時通知行政部，而給公司造成損失的，責任由丟失人承擔。員工無論何種原因未打卡考勤均應(yīng)事后向人事部書面陳述原因，填寫相關(guān)考勤記錄，具體見人事部考勤管理制度。公司員工上班時間應(yīng)精神飽滿，男仕必須著西裝或襯衣扎領(lǐng)帶；女仕須著裝整潔、大方得體，不得穿奇裝異服，周五為便服日。上班時間，不得吃零食，看與工作無關(guān)的書籍、報紙，不得打私人電話、聊天、玩游戲、看電視等與工作無關(guān)的活動。行政部前臺文員每日應(yīng)按時到達工作崗位，做好報紙、信件的分發(fā)工作。接待客人，熱情有禮；商談業(yè)務(wù)，耐心誠懇。寫字樓內(nèi)嚴禁大聲喧嘩，聚眾談笑。凡需向公司領(lǐng)導、部門經(jīng)理匯報工作，資料內(nèi)容應(yīng)準備充分，敘述條理清晰，重點突出，重大問題應(yīng)提出解決的方法及意見，以便領(lǐng)導決策。不得隨便打斷他人談話，不準隨便翻動他人桌上的文件、物品、電腦資料。辦公場所要保持桌椅整齊，文件物品要擺放有序，不得亂堆亂放，做好個人桌面的清潔衛(wèi)生工作。接聽電話應(yīng)態(tài)度和藹、用語禮貌，控制音量，言簡意賅，嚴禁煲電話粥。領(lǐng)導布置任務(wù)或與之交談時，應(yīng)作好相關(guān)的記錄，工作處理完畢應(yīng)及時口頭或書面匯報處理結(jié)果。禁止在寫字樓用餐、吸煙，不得亂扔紙屑或其它污物。上班時間，公司員工內(nèi)部聯(lián)系工作，上下樓梯應(yīng)保持腳步輕盈。未經(jīng)行政部許可，不得任意增加電器和大型辦公設(shè)備；也不得擅自移動辦公家私、辦公設(shè)備及綠化花草。發(fā)揚“一張紙兩面用”企業(yè)精神，厲行節(jié)約、杜絕浪費。寫字樓辦公室門及大門鑰匙，未經(jīng)許可不得私自配制。認真做好防火、防盜、防破壞工作，發(fā)現(xiàn)問題及時解決或報告。平時下班前各部門最后離開辦公室的人員應(yīng)負責檢查部門內(nèi)門窗、電腦、電燈、空調(diào)、取暖器等設(shè)備是否關(guān)閉，最后離開公司的人員需檢查公司各部門是否鎖門，在確認無誤后負責關(guān)閉公司公共部位的電燈，鎖公司大門。節(jié)假日前，需進行安全保衛(wèi)工作檢查，落實值班人員，檢查水、電、門、窗、空調(diào)、取暖器是否關(guān)閉及保密文件的安全存放。來客接待公司日常來訪的客人由前臺文員負責接待，接待客人應(yīng)面帶微笑、態(tài)度和藹、用語禮貌、請字當頭，先安排客人在接待區(qū)就坐，電話聯(lián)系被訪人，確認后安排接待的會議室，原則上公司辦公區(qū)域外人不得入內(nèi)。為體現(xiàn)企業(yè)形象，前臺接待文員應(yīng)主動將客人領(lǐng)入會客室，打開燈光，為來客安排茶水，在確定客人無其他事宜后方可離開。公司會議室、接待室、閱覽室、儲藏室、樣品間由行政部統(tǒng)一管理，部門需使用公司會議室，需提前一天向行政部提出申請，由行政部在《會議室使用記錄表》（見附表十）上予以注明，會議室的使用以《會議室使用記錄表》所列順序為準。由于業(yè)務(wù)需要饋贈禮品或業(yè)務(wù)招待，須由兩人共同經(jīng)辦并按金額等級提前請示（詳