高級行政文秘職業(yè)化訓(xùn)練課程ppt

高級文秘、行政助理綜合技能實戰(zhàn)培訓(xùn)學(xué)習(xí)要領(lǐng)心態(tài)歸零好的心態(tài)收獲巨大超越自我認(rèn)識自己成長卓越全情投入?yún)⑴c多深領(lǐng)悟多深團(tuán)隊共享互相促進(jìn)共同成長秘書/行政助理2序言——

心態(tài)決定一切人與人之間最大的差異是心態(tài)

心態(tài)導(dǎo)致人生驚人的不同事物的本身并不影響人，但人卻受對事物看法的影響-------叔本華知識技能態(tài)度是什么？怎么干？愿意干態(tài)度與能力知識、技巧、態(tài)度是影響工作進(jìn)行的三個重要因素，其中態(tài)度尤其扮演著帶動的角色。知識+技巧=能力第二部分工作技能篇一、會務(wù)組織與管理二、信息、文檔管理與運(yùn)用第二部分工作技能篇二、會務(wù)管理

1、會議的重要性

2、會議的組織與管理：

會前準(zhǔn)備

會中協(xié)助

會后整理

大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向90%以上的重大決策是通過會議制定的企業(yè)花在開會上的時間越來越多開會的頻率越來越高會務(wù)管理1、會議的重要性會前的準(zhǔn)備工作會間的組織服務(wù)會后的跟蹤處理2、會議組織與管理會務(wù)管理會前準(zhǔn)備工作：開會前確認(rèn)如何開的有效率：

目的明確，落實責(zé)任人如何更有效果：

參加人員，講話順序及時間控制微軟的會議制度：

1、能站著說話，就不要座著2、能在桌邊解決，就不要到會議室3、能寫便條，就不要發(fā)文件會務(wù)管理會前準(zhǔn)備工作：會議準(zhǔn)備流程

1、

安排議題、議程2、

擬訂與會人員名單3、

申請會議所需資金4、

會場選擇與布置(設(shè)備、用具等準(zhǔn)備)5、

安排食宿和茶水6、發(fā)出會議通知并確認(rèn)注意：

（會議計劃的時間安排）會務(wù)管理選擇會場

a.場地大小

b.附屬設(shè)施齊全

c.適當(dāng)?shù)拈_會設(shè)備

d.會場氛圍

e.場地不受外界干擾

布置會場

a.附屬設(shè)施

（預(yù)演）

b.準(zhǔn)備會議文件

會前準(zhǔn)備工作：會場布置會務(wù)管理物品提前2小時到會場，會議室用品提前1小時調(diào)試，水果清洗提前30分鐘，茶水提前10分鐘沖泡，發(fā)言者提前5分鐘就座會間的組織服務(wù)

1、簽到2、安排就座3、會議記錄、錄音、錄像4、會場服務(wù)(細(xì)節(jié)管理如：送茶時間、燈光)5、突發(fā)事件的處理注意：現(xiàn)場服務(wù)人員的安排(會場、餐廳、住宿)會務(wù)管理會議的善后處理

1、會場清理2、印發(fā)會議記錄會務(wù)安排表

3、會議的總結(jié)跟蹤工作印發(fā)會議記錄：

完善會議記錄起草會議紀(jì)要確定印發(fā)范圍接收者確認(rèn)簽發(fā)會議執(zhí)行文件

第二部分工作技能篇一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧二、會務(wù)組織與管理三、信息、文檔管理與運(yùn)用四、行政公文寫作技巧與處理實務(wù)第二部分工作技能篇三、信息、文檔管理與運(yùn)用

1、文檔管理

2、信息管理

什么是文檔管理檔案：是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教、等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理：文檔管理：文檔管理是以管理規(guī)范為主，對文檔進(jìn)行有效管理的解決手段。它主要提供對文檔的分類、整理、存儲、更新及使用的統(tǒng)一解決和管理辦法。

1、文檔管理文檔管理◆◆如何管理你的文檔（1）分類原則：方便使用；操作簡單；設(shè)置合理方法：按工作的主要內(nèi)容分，例如：申請、報告、合約、產(chǎn)品開發(fā)、通知等，類別下面再劃分次類別。公司部門分，例如：人事部、財務(wù)部、生產(chǎn)部等，類別下面再劃分次類別。按事件的處理狀態(tài)分，如：已完成文檔、未完成文檔、辦理中文檔按一、文檔管理文檔管理（2）整理原則：

以時間順序為主，以檔案的重要性為輔，兼顧檔案的分類。先發(fā)生的檔案存檔在前，后發(fā)生的檔案存檔在后；方法：（1）根據(jù)使用的頻率來整理文件。最常用的東西應(yīng)該在你的手邊，隨手可取。（2）把暫時不用的文件移走。（3）建立文檔編號，按部門、性質(zhì)、時間、年份等。（4）

一般歸檔一份（原件），重要和經(jīng)常使用的可酌加副本。（5）文件材料應(yīng)按原件在前、附件在后的方式排列。

文檔管理如何管理你的文檔（3）存儲

普通文件：文件柜、箱電子文件：硬盤光盤原則：分門別類、不同存貯介質(zhì)的資料應(yīng)單獨存放；保證安全；檔案組卷應(yīng)使用文件夾、檔案盒或其他檔案用具保存，這些檔案用具應(yīng)適當(dāng)標(biāo)識。

案卷封面標(biāo)題應(yīng)簡明、準(zhǔn)確，左上角應(yīng)有檔號、檔案箱號、縮微號，封面的下部應(yīng)有歸檔單位、起止日期、保管期限等。（4）更新和使用

定期整理、更新，三個月內(nèi)不用的文檔丟棄。（國家規(guī)定的除外）

讓你的檔案更加有效的小秘訣：（1）使用大寫、清楚的字母標(biāo)示檔案。（2）使用彩色標(biāo)識能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。（3）將類別與次類別標(biāo)簽排成一列，類別與次類別用不同顏色標(biāo)示。（4）為大型的資料建立索引。如何管理你的文檔2、信息管理◆信息的概念及其特征概念——信息是客觀事物的特征和變化的最新反映，包括自然信息和社會信息◆信息在企業(yè)工作中的作用輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策必須依靠信息正常管理必須依靠信息業(yè)務(wù)工作更離不開信息◆企業(yè)信息的分類（技術(shù)、生產(chǎn)、市場）信息管理◆行政文秘信息工作的原則和基本要求工作原則——追蹤原則、超前原則、選優(yōu)原則行政文秘信息工作的基本要求——準(zhǔn)確、及時、全面、適用◆信息資料的收集和處理

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