檔案的管理包括收集、整理、鑒定、編目、上架、保管、統(tǒng)計、利用

PAGEPAGE14檔案管理培訓(xùn)資料一、檔案的收集1．收集和和移交。我們原來根根據(jù)檔案案局的要要求，要要求各單單位實行行部門立立卷、部部門整理理制度。也也就是各各部門整整理好了了再移交交綜合檔檔案室?，F(xiàn)現(xiàn)在看來來不太現(xiàn)現(xiàn)實，因因此，我我們現(xiàn)在在的要求求是各部部門要清清楚自己己部門那那些材料料應(yīng)當(dāng)歸歸檔，及及時上交交檔案室室。各處處室哪些些材料應(yīng)應(yīng)當(dāng)歸檔檔，檔案案管理員員應(yīng)當(dāng)進進行指導(dǎo)導(dǎo)。今天天，我們們發(fā)了一一份《歸歸檔不歸歸檔范圍圍和保管管限期表表》，大大家回去去后分處處室列好好表，交交給每一一個處室室負責(zé)人人，要求求他們及及時移交交檔案素素材，移移交時應(yīng)應(yīng)逐條對對照，不不得遺漏漏。并填填寫好檔檔案交接接文據(jù)（附附目錄），作作好登記記。2．文件的的處理我們學(xué)校單單位比較較小，一一般沒有有專門的的文件收收發(fā)部門門，通常常是由校校長和各各處室主主任分散散保管，比比較容易易遺失。我我們現(xiàn)在在的要求求是，文文件原件件由領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)簽閱后后交檔案案室保管管，復(fù)印印一份復(fù)復(fù)印件按按文件流流轉(zhuǎn)程序序傳閱。3．現(xiàn)在教教育局有有一部分分文件通通知是不不發(fā)紙質(zhì)質(zhì)文件的的，如果果其中有有關(guān)你學(xué)學(xué)校的，也也是要歸歸檔的。因因此，要要求檔案案員也要要時常瀏瀏覽教育育網(wǎng)，查查看電子子文件。二、檔案的的整理鑒鑒定編目目上架1．檔案期期限的鑒鑒定劃分分（見檔檔案保管管期限表表）（逐逐條討論論）2．文書檔檔案的整整理2．1文書書檔案按按卷整理理2．1．11分類根據(jù)《分類類排列編編號規(guī)則則》把歸歸檔的素素材分成成黨群、政政務(wù)、教教學(xué)三類類。接著著，根據(jù)據(jù)《保管管期限表表》把每每類分成成三小類類：永久久、長期期、短期期。文書檔案黨群類政務(wù)類文書檔案黨群類政務(wù)類教學(xué)類黨群永久黨群長期黨群短期政務(wù)永久政務(wù)長期政務(wù)短期教學(xué)永久教學(xué)長期教學(xué)短期2．1．22組卷2．1．33排序。組組成一卷卷的文件件材料按按其生成成時間先先后和內(nèi)內(nèi)容關(guān)聯(lián)聯(lián)排序。2．1．44給每一一卷卷內(nèi)內(nèi)的文件件材料在在右上角角寫上（或或用數(shù)字字章、號號碼機印印上）頁頁碼。2．1．55填寫卷卷內(nèi)目錄錄（附11：文書書檔案卷卷內(nèi)目錄錄樣表）卷內(nèi)目錄放放在卷首首，內(nèi)容容有：順序號：卷卷內(nèi)文件件依其排排列先后后填寫順順序號，每每卷均從從1開始始。文號：填寫寫文件制制發(fā)機關(guān)關(guān)的發(fā)文文字號。如如果沒有有則不填填責(zé)任者：填填寫生成成文件的的單位或或部門。必必須要填填題名：照實實抄錄日期：生成成文件材材料的日日期頁號：填寫寫每份文文件材料料的首頁頁號，最最后一份份文件填填寫起止止頁號。備注：留空空，以備備文件材材料發(fā)生生變化時時作說明明用。2．1．66填寫備備考表（附附2：文文書檔案案卷內(nèi)備備考表樣樣表）卷內(nèi)備考表表放在卷卷末，內(nèi)內(nèi)容有卷內(nèi)情況說說明：通通常留空空，以備備卷內(nèi)文文件發(fā)生生變化時時說明用用。立卷人：由由立卷人人簽名。（通通常是檔檔案員簽簽名）檢查人：由由案卷質(zhì)質(zhì)量審核核者簽名名。（通通常填檔檔案分管管領(lǐng)導(dǎo)檢檢查、簽簽名）立卷時間：：填寫完完成立卷卷的日期期2．1．77裝訂：：應(yīng)先去除金金屬物，寬寬大的紙紙頁要折折疊，裝裝訂線外外有文字字的要加加邊，破破損的要要修補，文文件的底底邊和左左側(cè)敦齊齊，左邊邊三點一一線，線線繩裝訂訂。2．1．88案卷題題名的擬擬寫：案卷題名應(yīng)應(yīng)包括責(zé)責(zé)任者、問問題、文文種（名名稱）三三部分。格式為：（責(zé)責(zé)任者，誰誰、什么么單位）關(guān)關(guān)于（什什么問題題）的（文文種名稱稱，如通通知、報報告、批批復(fù)、名名冊、制制度、辦辦法、意意見等）例：*****學(xué)校校關(guān)于黨組組織的名冊、會會議記錄錄、介紹紹信等誰，什么單位什么問題文件材料的名稱，不要超過三個，如不止三個，可加誰，什么單位什么問題文件材料的名稱，不要超過三個，如不止三個，可加“等”字題名應(yīng)力求求能夠反反映卷內(nèi)內(nèi)文件材材料的內(nèi)內(nèi)容。2．1．99案卷封封面的填填寫（見見附3）2．1．110編號號：編號要根據(jù)據(jù)《檔案案分類排排列編號號規(guī)則》進進行。文書黨群類類目錄號號為1文書黨群類類檔案的的排列為為先按年年度排列列，在每每一年度度內(nèi)先排排永久，再再排長期期。短期期檔案另另架排列列。一個個大流水水號就是是文書檔檔案類所所有的黨黨群類檔檔案的案案卷號為為一個流流水號。假設(shè)該學(xué)校校文書類類黨群檔檔案最早早為19980年年，119800文書類類黨群檔檔案永久久2卷，長長期100卷，短短期3卷卷，那么么該學(xué)校校19880年黨黨群類永永久檔案案目錄號號為1，案案卷號11和2，119800年黨群群類長期期檔案目目錄號為為1，案案卷號33至122。19981年年黨群類類檔案目目錄號為為1，案案卷號從從13開開始。如如下表：：黨群類目錄號11980年年黨群永永久2卷卷1980年年黨群長長期100卷1981年年黨群永永久4卷卷……案卷號1—23—1213—166……政務(wù)類檔案案的排列列也是如如此，只只是目錄錄號為22教學(xué)類檔案案的排列列也是如如此，只只是目錄錄號為332．1．111排列上上架。2．2按件件整理（如果按件件整理，則則必須使使用計算算機管理理）2．2．11整理理一件（1）確定定怎樣算算一件。一般以每份份文件為為一件，特特殊情況況如下：：文件正本與與不同稿稿本為一一件，正正文與附附件為一一件，原原件與復(fù)復(fù)制件為為一件，轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)文與與被轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)文為一一件，報報表、名名冊、圖圖冊等一一冊為一一件，來來文與復(fù)復(fù)文（如如報告與與批示、請請示與批批復(fù)、函函與復(fù)函函等）為為一件。（2）超大大紙張折折疊（3）去除除金屬物物（4）裝訂訂15頁以上上的檔案案用“三孔一一線”裝訂，115頁以以內(nèi)的檔檔案采用用縫紉機機軋邊、軋軋角或者者用包角角材料包包角。包角方法：：首先把把每一頁頁左上角角的正反反兩面刷刷上少許許漿糊，粘粘上，再再用包角角材料包包上。以以不掉紙紙、不能能抽出紙紙張為準(zhǔn)準(zhǔn)。左上角、右右上角的的定義如如圖：左上角左上角右上角右上角縱向文檔：：橫左上角左上角右上角右上角如果一件材材料中既既有縱向向，又有有橫向的的，以第第一頁為為準(zhǔn)。（5）填寫寫包角或或歸檔章章等項目目：如果用包角角方式裝裝訂，通通常包角角材料已已印制了了這些項項目，如如下圖室編件號室編件號館編件號期限全宗號年度機構(gòu)問題其中“全宗宗號”沒有就就不填，“機構(gòu)問題”不填，“室編件號”等每一件都整理好，并按《分類排列編號規(guī)則》排列后再填，“館編件號”不填。如果用“三三孔一線線”或采用用縫紉機機裝訂，則則應(yīng)在文文件首頁頁上部中中間空白白處蓋上上歸檔章章，并填填寫各項項目，如如下圖：：（全宗號）（年度）（室編件號號）（機構(gòu)問題題）（保管期限限）（館編件號號）填寫方法與與包角相相同。2．2．22編號號件號編制：：按件整整理的檔檔案為永永久一個個系列，每每年一個個流水號號；長期期一個系系列，每每年一個個流水號號；短期期一個系系列，每每年一個個流水號號。上架架排列也也分三個個系列進進行排列列。假設(shè)該學(xué)校校從20000年年起按件件整理，220000年永久久檔案中中黨群220件，政政務(wù)300件，教教學(xué)800件，220011年永久久檔案中中黨群225件，政政務(wù)355件，教教學(xué)1000件………。那那么20000年年永久檔檔案黨群群類的件件號為11至200，政務(wù)務(wù)類為221至550，教教學(xué)類為為51至至1300。20001年年永久檔檔案黨群群類件號號為1至至25，政政務(wù)類為為26至至60，教教學(xué)類為為61至至1600……。如如下表：：永久檔案2000年年黨群永永久200件2000年年政務(wù)永永久300件2000年年教學(xué)永永久800件2001年年黨群永永久255……件號1—2021—50051—13301—2526—長期和短期期也是如如此。2．2．33編制目目錄（用用計算機機管理可可以打印印）歸檔文件目目錄樣表表（見附附4）2．2．44填寫備備考表按件整理備備考表樣樣表（見見附5）2．2．55裝盒、填填寫盒脊脊盒面只須印印上全宗宗名稱章章即可，盒盒脊項目目有全宗宗號、年年度、保保管期限限、機構(gòu)構(gòu)問題、起起止件號號、盒號號。全宗宗號沒有有的不填填，機構(gòu)構(gòu)問題不不填，起起止件號號填在“室”那一欄欄里，“館”那一欄欄不填，盒盒號為排排列上架架后檔案案盒的流流水號，每每種期限限一個大大流水號號。2．2．66排列上上架3．會計檔檔案整理理會計檔案由由主辦會會計整理理好后，交交檔案室室保管。需需要注意意的一點點是責(zé)任任者必須須填單位位。會計檔案上上架時，報報表帳冊冊為一個個系列，目目錄號為為4，憑憑證為一一個系列列，不給給目錄號號，要分分架排列列。4、科技檔檔案整理理4．1基建建檔案整整理基建檔案按按卷整理理，按照照工程進進行組卷卷，不同同工程必必須分開開組卷。同同一工程程的文書書材料與與圖紙必必須分開開組卷。拿到一項工工程的檔檔案材料料，首先先把工程程文書與與基建圖圖紙分開開。對于于工程文文書就像像文書檔檔案那樣樣進行整整理組卷卷，卷內(nèi)內(nèi)材料按按時間順順序進行行排列，編編寫頁碼碼，填寫寫卷內(nèi)目目錄和卷卷內(nèi)備考考表后裝裝盒。對對于基建建圖紙，首首先要對對其進行行手風(fēng)琴琴式折疊疊、排序序、編寫寫頁碼，再再填寫卷卷內(nèi)目錄錄和卷內(nèi)內(nèi)備考表表后裝盒盒。（附附6：科科技檔案案卷內(nèi)目目錄樣表表和科技技檔案卷卷內(nèi)備考考表樣表表）4．2設(shè)備備檔案整整理設(shè)備檔案按按卷整理理，按照照設(shè)備進進行組卷卷，不同同設(shè)備必必須分開開組卷。卷內(nèi)材料按按形成時時間進行行排列，編編寫頁碼碼，填寫寫卷內(nèi)目目錄和卷卷內(nèi)備考考表后裝裝盒。4．3排列列編號5．照片檔檔案整理理（演示示）照片檔案按按卷整理理，每一一次活動動的照片片為一卷卷。每次活動照照片可能能會很多多，選擇擇有代表表性的照照片歸檔檔組卷，如如全景照照片、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)講話話及有代代表性的的場景等等。把照片按拍拍攝時間間排序，用用切角插插入的方方式把照照片固定定在照片片檔案芯芯頁上。第一頁上部部寫一段段1000到2000字的的該組照照片的簡簡要說明明，注明明參見號號、拍攝攝者、拍拍攝日期期，下部部插入一一張照片片，注明明照片號號（該照照片在該該組照片片中的序序號，第第一張為為1）和和底片號號（如為為數(shù)碼相相機拍攝攝，沒有有底片，則則應(yīng)刻盤盤保存原原始的電電子照片片），并并用一句句話對該該照片簡簡要說明明，照片片中主要要人物應(yīng)應(yīng)加括號號注明位位置（如如：左一一、右二二等）。第二頁起，每每頁插兩兩張照片片，每張張照片注注明照片片號和底底片號，并并用一句句話對該該照片簡簡要說明明，照片片中主要要人物應(yīng)應(yīng)加括號號注明位位置。加照片檔案案卷內(nèi)目目錄和備備考表裝裝訂成卷卷。卷皮皮用案卷卷內(nèi)封面面和封底底題名擬寫：：*****學(xué)校校關(guān)于********的的照片把案卷按年年度時間間排列后后編制案案卷號。裝盒（用按按卷整理理的檔案案盒），填填寫卷盒盒（卷盒盒的填寫寫與文書書檔案案案卷一樣樣，其中中案卷號號填該盒盒內(nèi)的起起止案卷卷號）后后按年度度順序上上架。電子照片刻刻成光盤盤，編入入光盤錄錄像帶序序列。6．光盤錄錄像帶檔檔案整理理每一次活動動的錄像像光盤為為一卷，裝裝卷盒。題題名擬寫寫如下：：****學(xué)學(xué)校關(guān)于于********的錄像像（電子子照片）7．實物檔檔案整理理逐件編號，編編制目錄錄8．編制目目錄8．1按卷卷整理檔檔案的目目錄編制制按卷整理的的文書檔檔案需編編制兩種種目錄：：案卷目目錄和全全引目錄錄8．1．11案卷目目錄案卷目錄是是以案卷卷為單位位，依據(jù)據(jù)檔案整整理順序序編制的的檢索工工具。其其目錄表表包括案案卷號、案案卷標(biāo)題題、年度度、卷內(nèi)內(nèi)文件頁頁數(shù)、保保管期限限、備注注等。8．1．11．1案案卷目錄錄樣表（見見附7）會計案卷目目錄也可可采用會會計保管管清冊8．1．11．2案案卷目錄錄的排列列：每個目錄號號一本目目錄或數(shù)數(shù)本目錄錄，不同同目錄號號的案卷卷目錄不不可放在在同一本本案卷目目錄內(nèi)。上上架排列列時按目目錄號的的先后順順序排列列。案卷目錄在在目錄櫥櫥中的排排列如圖圖（圖11）：8．1．22全引目目錄的編編制全引目錄又又稱卷內(nèi)內(nèi)文件目目錄匯集集，或案案卷文件件目錄。它它將一全全宗內(nèi)的的案卷目目錄和卷卷內(nèi)文件件目錄匯匯編成冊冊，兼有有案卷目目錄和卷卷內(nèi)文件件目錄的的功能。編制全引目目錄，首首先列出出卷號、案案卷標(biāo)題題、起止止日期、頁頁數(shù)，然然后在下下面列出出卷內(nèi)文文件的目目錄。一一般只需需把案卷卷目錄和和卷內(nèi)文文件目錄錄依次打打印，或或復(fù)印剪剪貼后裝裝訂成冊冊即可。全引目錄樣樣表（見見附8）全引目錄的的排列與與案卷目目錄類似似，如圖圖（圖22）：（圖11）（圖22）8．2按件件整理檔檔案的目目錄編制制按件整理檔檔案的目目錄叫做做歸檔文文件目錄錄。1、歸檔文文件目錄錄樣表（見見附4）2、歸檔文文件目錄錄的裝訂訂排列：：每種期限每每一年裝裝訂一本本。（每每本目錄錄的封面面見附99）每種期限的的目錄裝裝一個盒盒子或數(shù)數(shù)個盒子子，如如圖（略略）（圖3）三、保管統(tǒng)統(tǒng)計，編編制全宗宗卷全宗卷是檔檔案室在在管理本本單位全全宗過程程中形成成的，能能夠說明明本單位位全宗歷歷史情況況的有關(guān)關(guān)文件材材料組成成的專門門案卷。1．卷內(nèi)文文件材料料逐件加加封面、封封底、編編件號，裝裝訂后裝裝入卷盒盒。封面面著錄全全宗號、件件號、全全宗名稱稱、文件件題名、時時間、責(zé)責(zé)任者。（見見附100全宗卷卷內(nèi)封面面樣表）2．卷盒面面、脊印印“全宗卷卷”三字，并并分別著著錄全宗宗號、全全宗名稱稱和編制制日期。（見見附111全宗卷卷盒）其其中“全宗號號”處填寫寫“全宗號號—卷號”3．全宗卷卷排列：：共9卷，排排列按順順序是：：1、全全宗指南南（全宗宗介紹）22、大事事記3、檔檔案收集集4、檔檔案整理理5、檔檔案鑒定定6、檔檔案保管管7、檔檔案統(tǒng)計計8、檔檔案利用用9、現(xiàn)現(xiàn)代化管管理（不不用計算算機管理理的可以以沒有）4．卷內(nèi)內(nèi)內(nèi)容及編編號：（逐條條討論）（盒號）大大項件號內(nèi)容1全宗指南南1—1全宗指南（全全宗介紹紹）2大事記2—1大事記（每每年1件件）3檔案收集集3．1—11歸檔不歸檔檔范圍3．2—11檔案交接文文據(jù)附目目錄3．3—11檔案工作組組織網(wǎng)絡(luò)絡(luò)4檔案整理理4．1—11檔案分類方方案、排排列編號號規(guī)則4．2—11整理工作小小結(jié)（每每年1件件，內(nèi)容容為檔案案整理的的方法、過過程；本本年度檔檔案數(shù)量量，包括括各種期期限的數(shù)數(shù)量，各各類別的的數(shù)量；；本年度度檔案的的主要成成分。）5檔案鑒定定5．1—11檔案保管期期限表5．2—11鑒定小組成成員名單單（鑒定定小組成成員調(diào)整整才需增增加）5．3—11鑒定分析報報告、銷銷毀檔案案的請示示與批復(fù)復(fù)及銷毀毀清冊（如如果沒有有進行過過鑒定