合伙人秘書重點工作概述

46/46目錄TOC\o"1-4"\h\z\u合伙人秘書工作三大特性 2合伙人郵件收發(fā)、整理 4一、郵箱的分類 4二、郵件信息的分類 4三、電子郵件的整理 5（一）、私人郵箱的整理 5（二）、工作郵箱的整理 5（三）、郵件存檔文件夾分類 6（五）、郵件信息的處理 7合伙人料理打算 8一、日程安排的溝通 8二、預(yù)約機制 8三、出差行程料理 9四、會議料理 11五、接待料理 12信函草擬 12合伙人文件底稿的整理、歸檔 15一、合伙人文件底稿的分類 15二、文件的裝訂及歸檔 15合伙人電話及傳真處理 17一、電話信息的處理方式 17二、合伙人的移動電話的治理 17三、合伙人傳真治理 18合伙人簽字治理 19一、合伙人簽字時刻的約定 19二、各項業(yè)務(wù)的簽字規(guī)定和流程約定 20三、專門情況合伙人不能簽字的處理方式 20（一）、合伙人不在公司無法簽字的處理方法 20（二）、合伙人參加會議的處理方式 21合伙人業(yè)務(wù)料理 22一、業(yè)務(wù)流程料理 22二、項目信息及信息匯總上報 33三、對項目的跟蹤反饋 33

合伙人秘書工作三大特性獨立性：秘書工作是一項服務(wù)工作，其工作的內(nèi)容，特不是在業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容在某種程度上與其服務(wù)對象——合伙人的工作內(nèi)容有專門大的聯(lián)系。為此，秘書工作范圍對內(nèi)涉及公司各個層面的人員，對外涉及與合伙人相關(guān)的客戶的聯(lián)系，聯(lián)系廣泛，許多工作的開展又必須依靠于其他人員對自己工作的支持。然而，這并不意味著秘書工作就應(yīng)該與大伙兒保持一團和氣，而應(yīng)該保持工作的獨立性：獨立考慮，具備對負責的各項事宜有獨立考慮和推斷的能力；獨立工作，能獨立開展各項工作，有效支持合伙人工作；獨立的人際關(guān)系，自己的人際關(guān)系應(yīng)保持相對獨立，不能與其他職員過于緊密，使服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生不安全感。原則性：原則性是指合伙人秘書盡管以合伙人為中心開展工作，但應(yīng)時刻謹記秘書是公司的一員，忠誠于公司確實是忠于工作，忠于公司的原則確實是忠誠于自己的原則。因此，服務(wù)合伙人時要堅持原則，在對其他職員是也要堅持原則。以公司文化導(dǎo)向為原則以公司制度底線為原則以堅持公司利益為原則保密性：公司合伙人為公司核心層領(lǐng)導(dǎo)，掌握著公司經(jīng)營治理中的大量相對秘密的信息和文件。因此作為合伙人秘書就應(yīng)該具備高度的保密性。重要信息保密性重要資料保密性客服信息的保密性不傳謠，不造謠。

合伙人郵件收發(fā)、整理一、郵箱的分類合伙人郵箱分為兩類：工作郵箱（OA郵箱、對外公眾郵箱）和私人郵箱。工作郵箱：秘書每天定時收集，對郵件進行篩選、整理，在約定的時刻將信息反饋給合伙人，由合伙人批閱。私人郵箱：秘書不能進入查閱資料，要緊是合伙人私人信息、工作上不便于秘書知曉的信息的收發(fā)，由合伙人自行查閱、處理。秘書有責任提醒合伙人查看私人郵箱。二、郵件信息的分類依照郵箱的分類，所有郵件信息應(yīng)該分為兩類，即保密信息和公開信息。職能副總郵件信息分類職能部門郵件性質(zhì)事項要緊內(nèi)容分送郵箱計算機副總公開工作匯報工作打算、戰(zhàn)略O(shè)A郵箱財務(wù)部副總公開一般工作匯報工作打算、戰(zhàn)略（不涉及財務(wù)的）OA郵箱保密與財務(wù)、工資相關(guān)的郵件收款、協(xié)作費、工資私人郵箱人力資源部副總公開工作匯報工作打算、戰(zhàn)略（不涉及招聘、人員、績效的）OA郵箱保密工作匯報招聘、人員、績效的私人郵箱行政部副總公開工作匯報工作打算、戰(zhàn)略、方案OA郵箱客戶部副總公開項目信息入圍信息、標書、客戶信息、客戶反饋意見OA郵箱保密報價報價信息私人郵箱

合伙人郵件信息分類郵件性質(zhì)序號事項要緊內(nèi)容分送郵箱保密1職能口信息a人力資源部：招聘、人員、績效、征求意見稿b內(nèi)審部：檢視結(jié)果c客戶部：報價私人郵箱2私人事項所有有關(guān)的私人信息私人郵箱3其他保密信息涉及公司機密、職員隱私的私人郵箱公開1公告/通知發(fā)文制度、開會通知、公司有關(guān)事務(wù)的通知等OA郵箱2職能口信息a客戶部：入圍信息、標書、客戶信息、客戶反饋意見b內(nèi)審：工作安排、配合、制度c行政部：調(diào)查表OA郵箱3委員會信息委員會相關(guān)的資料，會議記要等OA郵箱4項目治理信息工程進度匯報、收款信息、合同、函OA郵箱5人員治理信息公司人員信息OA郵箱6公司事務(wù)性信息工作流等、發(fā)文制度OA郵箱7公司外部信息行業(yè)信息、客戶信息工作郵箱注：1、秘書應(yīng)該與合伙人溝通，明確哪些事項是保密事項。最好以表格讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題，而不是問答題的方式進行。讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題，而不是問答題2、秘書應(yīng)代合伙人草擬一通知信息分類完成后由秘書草擬書面通知告知全公司，保密信息和非保密信息如何發(fā)，將上述分類及信息的處理要求發(fā)給公司職員，讓他們明確哪些該發(fā)私人郵箱、哪些該發(fā)工作郵箱。信息分類完成后由秘書草擬書面通知告知全公司，保密信息和非保密信息如何發(fā)三、電子郵件的整理（一）、私人郵箱的整理1、合伙人私人郵箱由合伙人負責整理，原則上合伙人秘書不同意參與。2、專門情況，經(jīng)合伙人授權(quán)后可關(guān)心整理。（二）、工作郵箱的整理1、郵件查收A、例行收集——每天早上收集（固定時刻依照合伙人的工作適應(yīng)進行安排，具體時刻由合伙人秘書自行掌握）B、非固定時刻收集臨時通知收件。郵件清理將收件箱中的郵件清理、過濾，該存檔的存檔，刪除不必要的郵件。秘書對每封郵件應(yīng)先進行存檔（垃圾郵件除外），每半月清理一次合伙人郵箱及合伙人存檔郵件，可列表進行。郵件發(fā)送人發(fā)送時刻郵件內(nèi)容（概要）刪除處理意見僅刪除郵件□刪除郵件及存檔□垃圾郵件、廣告、重復(fù)發(fā)的郵件。直接刪除（三）、郵件存檔文件夾分類依照合伙人郵件的類型建立相應(yīng)的文件夾。如下表所示電子文檔分類表（表四）序號文件夾名稱涉及內(nèi)容存放位置備注1合伙人工作郵件-項目信息一切與項目相關(guān)的D盤-合伙人料理-合伙人郵件料理2合伙人工作郵件-公司治理合伙人會議紀要、管委會郵件、預(yù)算會郵件等D盤-合伙人料理-合伙人郵件料理3合伙人工作郵件-秘書傳遞合伙人秘書向合伙人發(fā)送的郵件D盤-合伙人料理-合伙人郵件料理4合伙人工作郵件-公司制度及發(fā)文公司制度及發(fā)文D盤-合伙人料理-合伙人郵件料理5合伙人工作郵件-客戶郵件客戶發(fā)送給合伙人的郵件D盤-合伙人料理-合伙人郵件料理合伙人工作郵件可按需要暫保存在秘書文件夾，每半月與合伙人確認一次郵件信息保存情況，確認哪些郵件不必保存，能夠刪除，哪些郵件需要轉(zhuǎn)存至合伙人電腦。（詳細處理方法見：“郵件清理”）（五）、郵件信息的處理1、工作郵箱的郵件分為兩種：“需合伙人回復(fù)的郵件”和“只需合伙人知曉的郵件”1）、需合伙人回復(fù)的郵件a、秘書通過電話或短信告知合伙人（若規(guī)定了回復(fù)時刻的，要在電話和短信中講明）;b、請示合伙人回復(fù)方式：①由合伙人直接回復(fù)郵件；②由合伙人告知秘書回復(fù)內(nèi)容，托付秘書回復(fù)郵件。2）、只需合伙人知曉的郵件：將郵件進行列表每天送合伙人查閱，合伙人依照自己的推斷選擇處理方式，秘書按合伙人要求對郵件進行相應(yīng)處理。如下表：發(fā)送人主題郵箱類型合伙人意見XXXXXXXXXXXOA郵箱刪除郵件□存檔□XXXXXXXXXXX工作郵箱刪除郵件□存檔□2、合伙人不在公司時，秘書應(yīng)填制“郵件收件備忘錄”，幸免秘書遺漏郵件信息。收件時刻發(fā)件人主題需否回復(fù)是否向合伙人匯報

合伙人料理打算如何就合伙人工作打算進行提醒，能夠設(shè)計工具由于現(xiàn)在合伙人本人沒有一個全面的打算，因此秘書無整理出合伙人料理的打算，但秘書要督促、協(xié)助合伙人梳理工作，整理出打算。此項待一、日程安排的溝通此項待每周一上午與合伙人溝通本周內(nèi)需提醒事項；每個工作日早上9點與合伙人溝通當天日程安排或在前一天下班前溝通次日日程安排，用備忘本記錄；秘書還可在前一天下班的時候，向合伙人詢問第二天的工作安排。合伙人不在公司，日程中事項或?qū)ｉT情況除外，秘書應(yīng)電話或短信聯(lián)系，溝通合伙人的工作安排。每天兩次工作提醒：中午下班前和晚上下班前。合伙人秘書與合伙人定時溝通的目的：1、秘書要知曉合伙人的工作安排及行程安排。2、秘書能及時反饋出合伙人的動態(tài)信息。二、預(yù)約機制依照與合伙人的約定進行預(yù)約：（大多數(shù)合伙人溝通后，具體操作時由合伙人秘書與合伙人單獨約定并公告）公司內(nèi)部：秘書依照合伙人的時刻來安排來約見，按預(yù)約人預(yù)約時刻先后排序。緊急事項秘書可先向合伙人請示，合伙人同意后秘書安排預(yù)約人提早約見。合伙人正在預(yù)見相關(guān)人員，但有特不緊急事宜時，合伙人秘書應(yīng)電話、短信或紙條的方式向合伙人匯報，由合伙人安排是否立即預(yù)見。公司外部：接到客戶預(yù)約電話（接聽時注意禮儀）后，記錄下相關(guān)要素（客戶姓名、身份、來訪時刻、會談內(nèi)容等），再依照合伙人目前狀態(tài)，當面、電話、短信告知，并將合伙人確定的時刻告知客戶。三、出差行程料理1、出差前的預(yù)備a、合伙人要出差或者外出參會時，秘書應(yīng)該主動與合伙人溝通相關(guān)事項要素，如出差地點、停留時刻、對方單位、要緊工作、會議內(nèi)容、費用承擔情況等，依照這些要素制定打算；b、秘書應(yīng)該注意將合伙人出差或外地開會的聯(lián)系人、聯(lián)系電話隨身攜帶，最好存入手機，有任何情況，隨時保持聯(lián)系c、如外出會議時刻長或是需要繳納較大費用時，秘書要提早做好財務(wù)借款手續(xù)。d、秘書知曉合伙人出差日程后，應(yīng)在其出差前一天發(fā)出公告。如：合伙人楊平立即參加在北京舉辦的全國優(yōu)秀工程造價咨詢企業(yè)評選會，在明確各要素后指定打算如下：出差地：北京要緊工作內(nèi)容：全國優(yōu)秀工程造價咨詢企業(yè)評選會會議時刻：20日下午14：00-23日上午11點整主辦方：建設(shè)部費用承擔情況：建設(shè)咨詢公司再按照以上情況，列出詳細工作打算，可參見下表：日期摘要秘書工作備注19日收集會議信息預(yù)訂往返機票，安排司機送機，具體約定早上幾點到楊總家接人送到機場確定所有楊總攜帶文件材料全部備齊，與主辦方確定就餐、酒店等安排，將航班信息再次發(fā)送到楊總手機以提醒20日上午8點航班，理論抵達時刻10點整，中午14點整開始會議，當晚下榻主辦方安排的酒店與司機聯(lián)系，確認楊總順利登機；理論抵達時刻給楊總發(fā)短信確定平安到達，并提醒下午安排21日全天會議、在建設(shè)部X樓主辦方安排午餐、晚餐等22日全天會議、在建設(shè)部X樓主辦方安排午餐、晚餐等23日上午11點接著會議，下午15：00航班返回成都安排司機接機，與司機保持聯(lián)系，關(guān)注楊總是否順利回蓉2、出差途中在合伙人出差途中，秘書應(yīng)和合伙人保持聯(lián)系，隨時反饋工作信息。3、返程后的工作A、報銷合伙人返程后應(yīng)秘書盡快（七天內(nèi)）將票據(jù)整理好，報銷差旅費等。B、文件的整理合伙人返程后，秘書應(yīng)將相關(guān)的資料歸類存放。四、會議料理（一）、合伙人參加會議：1、收到會議通知后，明確合伙人參會時刻、會議主題、主持人、是否需要預(yù)備相關(guān)材料等2、秘書應(yīng)第一時刻告知合伙人會議安排（如日常安排有其他重要事項時，秘書應(yīng)及時提醒），如合伙人告知不能參會時，應(yīng)趕忙告知會議組織者或?qū)で蟮诙鉀Q方案。、合伙人組織會議：首先，與合伙人溝通會議組織的幾大要素：主題、會議時刻、會議地點、參會人員、物資預(yù)備要求、可否請假等。依照要求，發(fā)出會議通知，并將反饋信息整理后交合伙人處。同時，預(yù)備會議室、會議簽到表、會議物品資料（PPT、文件資料、板擦、白板筆……）等，確保會前一個小時所有物資預(yù)備到位。會前半小時進行參會提醒和確認，反饋給合伙人（若是重要的會議因增加提醒的頻率）如需秘書作會議記錄的，會議開始后進行記錄，并在規(guī)定時刻內(nèi)完成會議紀要，提交合伙人審批。不需會議紀要的，會議開始后確定所有物品無差，退出會場并按會議需要安排好訂餐等服務(wù)。備注：外部會議流程參照“出差”。五、接待料理（一）、客戶來訪，合伙人確認接見后，應(yīng)將客戶帶到合伙人辦公室或者其他洽談室，或通知前臺安排好洽談室，如帶入合伙人辦公室的，秘書應(yīng)該趕忙泡茶端入合伙人辦公室，并隨時注意合伙人與客戶會談時有無其他需求。、需要安排客戶就餐的接待：應(yīng)與合伙人溝通接待的檔次規(guī)格、選擇中餐或者其他餐點，是否安排菜品等等，依照要求訂座、點菜等。如需住宿的，依照合伙人確定的檔次預(yù)訂賓館，辦好相關(guān)手續(xù)。如有招待費用產(chǎn)生，秘書應(yīng)預(yù)先將“接待授權(quán)單”交由合伙人填寫，并時候提醒合伙人及時報銷。信函草擬包括對內(nèi)下發(fā)的文件、對內(nèi)上傳的報告請示、對外發(fā)送的函等。秘書接到任務(wù)后，首先明確性質(zhì)，即屬于以上三種中的哪一種，分不按流程處理：A、對內(nèi)下發(fā)的文件：依照合伙人的指示，明確下發(fā)文件的主題、相關(guān)背景等撰寫草稿。草稿完成后，趕忙交合伙人審核，依照合伙人意見調(diào)整修改，直至合伙人中意，簽字后，才能下發(fā)。B、對內(nèi)上傳的報告請示：依照合伙人的指示，明確對內(nèi)上傳文件的背景、目的、要緊內(nèi)容等撰寫草稿。草稿完成后，趕忙交合伙人審核，依照合伙人意見調(diào)整修改，直至合伙人中意，簽字后，傳到上級領(lǐng)導(dǎo)的秘書處，并注意交接手續(xù)，跟進情況和結(jié)果，及時反饋到合伙人處。C、對外發(fā)送的函：依照合伙人的指示，明確函件主題、相關(guān)背景等撰寫草稿。草稿完成后，趕忙交合伙人審核，依照合伙人意見調(diào)整修改，直至合伙人中意，簽字后，交由總經(jīng)理秘書傳遞總經(jīng)理，總經(jīng)理簽字同意后，方能外發(fā)。不論哪種性質(zhì)的函件都必須做好復(fù)印備份工作，專門要求不能復(fù)印保存的除外。秘書應(yīng)單獨設(shè)計文件夾保存相關(guān)文字材料。如：

告知函XXXX：您好！在____________過程中，出現(xiàn)_______情況。為了加強______治理，幸免風險，請您：1．2． 此致敬禮年月日

合伙人文件底稿的整理、歸檔一、合伙人文件底稿的分類文件類不事項（建立文件夾）文件的收集文件的整理保密類績效資料（職員及支持口），合伙人及經(jīng)理績效資料、財務(wù)資料、人員治理資料。合伙人收集，或其他職員提供。原則上由合伙人自行收置，秘書在為合伙人整理資料時，如發(fā)覺有此類文件沒有歸置，應(yīng)替合伙人歸置，如合伙人保密類文件夾是放在檔案柜時，此類資料應(yīng)反面向上，并提醒合伙人及時收置。公開類合伙人工作打算，營運打算，戰(zhàn)略，會議紀要（公司例會及其它重要會議），管委會資料，工作交流傳遞表，公司發(fā)文及制度，公司性治理文件，預(yù)算資料、重要項目相關(guān)資料。由合伙人收集，或其他職員提供秘書在為合伙人整理資料時，應(yīng)及時將資料分類歸放。卷內(nèi)文件目錄：目錄編號內(nèi)容備注二、文件的裝訂及歸檔A、年度性資料，如：合伙人工作打算，營運打算，戰(zhàn)略，績效資料（職員及支持口），合伙人及經(jīng)理績效資料，會議紀要（公司例會及其它重要會議），預(yù)算資料，能夠在本年度結(jié)束后2個月后進行歸檔，如09年度（08.7.1-09.6.30）資料，可在09.8.31前歸檔。B、非年度性資料，如：管委會資料，工作交流傳遞表，公司發(fā)文及制度，財務(wù)資料，公司性治理文件，人員治理資料。能夠一年歸檔一次，于次年2月前進行歸檔。如08資料（08.1.1-08.12.31），能夠在09年2.28前歸檔。C、重要項目相關(guān)資料。項目完畢后，依照需要歸入項目檔案，或銷毀。D、合伙人資料歸檔時，秘書應(yīng)先用檔案夾將需要歸檔的資料裝訂，并向合伙人確認以下資料可否歸檔，或是延后歸檔。具體檔案編號方法見《》

合伙人電話及傳真處理一、電話信息的處理方式電話信息的處理方式可分為兩種：合伙人可接電話和合伙人不可接電話。1、合伙人可接電話時先轉(zhuǎn)接到合伙人辦公室，進行告知，合伙人同意接電后，由秘書轉(zhuǎn)入。2、合伙人不可接電話時先詢問對方可否由負責經(jīng)理或其他人接電，如不行，秘書要告知對方會立即轉(zhuǎn)告合伙人進行回電，需要記錄：來電人、來電時刻、來電內(nèi)容、反饋時刻?，F(xiàn)在立即短信聯(lián)系合伙人，告知來電信息，并提醒立即回電二、合伙人的移動電話的治理合伙人參加重要會議，無法接聽任何電話時，通常會將手機交由秘書保管，秘書在保管手機時應(yīng)向合伙人確認來電是否能夠接聽。若需要秘書接聽來電，秘書需要對所有來電進行登記，告知對方合伙人現(xiàn)在的狀況，并告知對方在適當?shù)臅r候（如中場休息、吃飯時刻）時進行回電。來電需要記錄時，需要填寫來電記錄表：來電時刻來電人（單位）來電號碼來電內(nèi)容需要反饋時刻三、合伙人傳真治理1、秘書每天應(yīng)關(guān)注合伙人傳真收發(fā)狀況。2、收到傳真后，認真查看傳真類型，分不處理：項目資料：匯報合伙人后，傳遞到負責經(jīng)理處，重要資料備份。會議、培訓(xùn)通知：匯報合伙人后，按合伙人指示傳遞到相關(guān)部門或人員處。其他資料：匯報合伙人后，按合伙人指示傳遞到相關(guān)部門或人員處。

合伙人簽字治理一、合伙人簽字時刻的約定合伙人簽字時刻約定表簽字周期簽字事項建議處理時刻合伙人意見（如不同意，請建議處理時刻）每天1、項目資料2、緊急的公司治理性資料早上10：00下午14：30、16：30每周1、公司治理性資料（工作交流傳遞表、征詢意見，及其它需要合伙人簽字的與公司治理有關(guān)的文件）2、人事方面資料3、需要合伙人補簽字資料周二、周四上午10：00每月1、合伙人收、支帳2、職員月考勤3、人員名單確認1、收入支出確認：財務(wù)出具后，第二個工作日上午10：002、考勤確認：每月26日早上10：003、人員名單確認：每月25日早上10：00備注：突發(fā)緊急事項可優(yōu)先辦理，但需提醒對方在今后需要減少此類事項的發(fā)生。簽字交接表簽字交接表日期內(nèi)容交接人接收人備注備注：報銷單、同意的重要文件必須簽字交接。二、各項業(yè)務(wù)的簽字規(guī)定和流程約定業(yè)務(wù)秘書蓋章完畢后交給項目人員總經(jīng)理秘書交給總經(jīng)理簽字后，轉(zhuǎn)交業(yè)務(wù)秘書辦理合伙人秘書將簽署好的文件交到總經(jīng)理，秘書處合伙人秘書初審后給合伙人簽字項目人員將經(jīng)理簽字后的文件教導(dǎo)合伙人秘書處項目人員填寫蓋章申請表，交經(jīng)理審核簽字項目資料需要合伙人簽字批準時，應(yīng)首先由經(jīng)理先批準，而后合伙人秘書通過檢查后，再在以上約定的時刻交給合伙人簽字，簽字后交給總經(jīng)理秘書，總經(jīng)理簽完字后，由總經(jīng)理秘書交由業(yè)務(wù)秘書進行辦理。業(yè)務(wù)秘書蓋章完畢后交給項目人員總經(jīng)理秘書交給總經(jīng)理簽字后