釘釘軟件項(xiàng)目立項(xiàng)申請書

資料僅供參考文件編號：2022年4月釘釘軟件項(xiàng)目立項(xiàng)申請書版本號：A修改號：1頁次：1.0審核：批準(zhǔn):發(fā)布日期：（釘釘軟件）項(xiàng)目立項(xiàng)申請書版本1.1申請人：相關(guān)部門會簽：總經(jīng)理審批：日期：1、項(xiàng)目建設(shè)背景隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和組織規(guī)模的不斷擴(kuò)張，在新的發(fā)展階段，公司面臨著多組織、跨地域等特征的管理挑戰(zhàn)和問題：員工即使有電腦，也只是單純的記錄個人的辦公數(shù)據(jù)，信息得不到共享；流程管理采用傳統(tǒng)的人工方式，填表格、跑部門簽字蓋章，工作效率低下；全國各地來回往返異地辦公，無論何時何地，亟需借助移動設(shè)備（如筆記本電腦、平板電腦、智能手機(jī)），通過移動網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行流程的審批、會議的確認(rèn)、任務(wù)協(xié)同、待辦提醒等，真正實(shí)現(xiàn)移動辦公。在迅速獲得信息、規(guī)范管理、及時溝通、提高工作效率等方面有迫切的需求。2、項(xiàng)目建設(shè)的目的通過實(shí)施釘釘軟件，把日常業(yè)務(wù)中的信息，在部門、群組、個人之間進(jìn)行及時、高效、有序、可控、全程共享的溝通處理。以實(shí)現(xiàn)公司關(guān)鍵辦公應(yīng)用為導(dǎo)向，提供任務(wù)協(xié)同、簡易流程審批、通知公告、日志、釘郵、釘盤、Ding、會議管理、網(wǎng)絡(luò)電話、考勤等功能模塊，搭建一個覆蓋全公司的辦公信息平臺。實(shí)現(xiàn)移動辦公、資源共享、高效協(xié)同的事務(wù)處理機(jī)制，為公司建立一個及時有效的信息交流管道。為領(lǐng)導(dǎo)提供一個方便有效的時間跟蹤和監(jiān)督手段，實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理人性化，從而達(dá)到高效全面的管理效果。3、項(xiàng)目實(shí)施的模塊3.1實(shí)施模塊：消息、公告、Ding、日志、釘郵、釘盤、網(wǎng)絡(luò)電話、會議預(yù)約、審批、外勤簽到、考勤打卡。3.2實(shí)施的審批流程：《請假申請流程》、《加班申請流程》、《考勤異常補(bǔ)卡流程》、《付款/借款申請流程》、《信息設(shè)備申購流程》、《物品申購流程》、《費(fèi)用報銷流程》、《外派申請流程》、《離職申請流程》、《簽呈流程》。4、項(xiàng)目預(yù)期達(dá)到的效果4.1解決管理規(guī)范問題：把公司的制度、規(guī)范通過流程固化，員工無需牢記，在執(zhí)行時按制度自行流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)公司“行為約束”的管理。4.2解決溝通問題：通過釘釘?shù)耐ㄓ嶄浌δ?，可查看人員的詳細(xì)資料，工號、部門、崗位、手機(jī)號等，對其發(fā)消息/電話/Ding；通過商務(wù)電話與Ding功能，可以在一分鐘內(nèi)就發(fā)起一場會議，非?？焖?；消息發(fā)送后，已讀未讀狀態(tài)可見，可發(fā)送Ding提示；溝通問題分分鐘就搞定，提高溝通效率。4.3解決移動辦公問題：通過釘釘，可以突破時間和空間的限制，有效解決不同崗位，不同部門在溝通、任務(wù)協(xié)同、流程審批上的工作障礙，使得辦公的效率得以提高。4.4建立敏捷性組織：通過釘釘，可以隨需組建“跨部門”的動態(tài)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，快速建立靈活的彈性組織，且無需會議方式，可實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目成員信息的同步對稱。4.5解決事務(wù)管理問題：通過釘釘?shù)娜罩竟δ?，可在線填寫工作日志、工作計(jì)劃、工作匯報；通過日程功能，可在線進(jìn)行日程安排、日程提醒。4.6解決任務(wù)協(xié)同問題：任務(wù)指派、任務(wù)監(jiān)督，分配責(zé)任人、協(xié)辦人、參與人，隨時隨地進(jìn)行溝通、反饋和資料共享。所有的事件都將被如實(shí)的記錄，供查詢和跟蹤，了解任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)、結(jié)果、過程變動，減少信息傳遞的衰減。4.7解決外勤簽到、考勤打卡問題：通過釘釘?shù)氖謾C(jī)端，可實(shí)現(xiàn)GPS定位打卡、WiFi考勤、外勤打卡、拍照打卡，解決多地域考勤打卡數(shù)據(jù)無法收集問題；通過設(shè)置不同的考勤組，按考勤類型、考勤班次、考勤方式、加班規(guī)則，自動計(jì)劃日考勤、月考勤，解決考勤統(tǒng)計(jì)匯總及監(jiān)督困難的問題。4.8有效節(jié)約費(fèi)用：4.8.1通過網(wǎng)絡(luò)電話的溝通方式，提高溝通頻率的同時降低有線和無線終端的通訊量，減少傳真、長途電話等開支。4.8.2通過任務(wù)協(xié)同、流程審批、釘盤共享，減少了打印紙、打印機(jī)的用量。4.8.3通過釘釘提升人均事務(wù)處理能力，在組織擴(kuò)張過程中有效減少人員的雇傭數(shù)量，減少人力開支。5、項(xiàng)目風(fēng)險評估及對策5.1產(chǎn)品平臺上的風(fēng)險：5.1.1不可私有部署，增加數(shù)據(jù)運(yùn)維安全風(fēng)險。5.1.2如對接公司內(nèi)部系統(tǒng)，需要開發(fā)對接平臺，存在安全及成本問題。5.1.3公司公告、郵件、流程、文檔等重要信息都經(jīng)過阿里云數(shù)據(jù)處理，存在數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險，尤其涉及到費(fèi)用審批。5.1.4自帶的流程審批功能有限，不適合多條件、多重控制，數(shù)據(jù)引用類的流程。5.1.5Ding免費(fèi)2000次、釘盤免費(fèi)100G，長期使用需要按量加購（Ding400元/5000次*1年，釘盤10元/1G*1年）。5.2應(yīng)對措施從信息化建設(shè)規(guī)劃的角度，把釘釘看作一個IM工具，一個平臺，一個統(tǒng)一入口，一個移動門戶，后期把流程審批、知識管理等核心應(yīng)用交給專業(yè)的OA系統(tǒng)。6、項(xiàng)目組織成員公司部門聯(lián)系人角色電話郵箱XX信息部人力資源財(cái)務(wù)部營運(yùn)部釘釘7、項(xiàng)目計(jì)劃安排7.1整個項(xiàng)目的建設(shè)分為五個階段來實(shí)現(xiàn)：7.1.1項(xiàng)目評估階段：對現(xiàn)有業(yè)務(wù)和信息化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行初步診斷，明確實(shí)施的目標(biāo)與范圍，對軟件功能進(jìn)行測試，做好風(fēng)險評估，根據(jù)現(xiàn)狀制定具體的實(shí)施計(jì)劃。7.1.2項(xiàng)目準(zhǔn)備階段：建立雙方的項(xiàng)目小組，明確項(xiàng)目雙方的責(zé)任，工作內(nèi)容，交付時間。收集整理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。7.1.3項(xiàng)目建設(shè)階段：對實(shí)施范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)進(jìn)行深入分析，配置后做好充分的測試。7.1.4項(xiàng)目交付階段：對用戶進(jìn)行操作培訓(xùn)、完成從模擬運(yùn)行到正式運(yùn)行的轉(zhuǎn)換。7.1.5運(yùn)行支持階段：系統(tǒng)上線后的運(yùn)行支持，對出現(xiàn)的問題進(jìn)行分類并快速解決，項(xiàng)目總結(jié)和驗(yàn)收。7.2項(xiàng)目實(shí)施主計(jì)劃階段工作內(nèi)容計(jì)劃開始時間計(jì)劃完成時間項(xiàng)目評估階段建立項(xiàng)目小組2017/12/182017/12/18項(xiàng)目需求分析整理2017/12/182017/12/19標(biāo)準(zhǔn)功能測試及風(fēng)險評估2017/12/202017/12/25軟件功能展示及實(shí)施內(nèi)容確認(rèn)（消息、公告、Ding、日志、釘郵、網(wǎng)絡(luò)電話會議、審批、考勤打卡）2017/12/262017/12/26項(xiàng)目立項(xiàng)書2017/12/272017/12/27項(xiàng)目準(zhǔn)備階段組織架構(gòu)、人員檔案、流程表單、流程圖等數(shù)據(jù)收集整理2017/12/272017/12/28項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃確定2017/12/282017/12/28階段一部署及上線基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入（組織架構(gòu)、人員檔案）2017/12/292017/12/29工作流及表單設(shè)計(jì)(5個)2018/1/22018/1/4流程測試2018/1/32018/1/5各模塊管理員權(quán)限設(shè)置2018/1/82018/1/8各模塊配置（主頁、榮譽(yù)墻、消息、公告、Ding、日志、釘郵、網(wǎng)絡(luò)電話會議）2018/1/82018/1/9階段一軟件操作培訓(xùn)2018/1/122018/1/12階段一上線運(yùn)行2018/1/152018/1/15系統(tǒng)運(yùn)行問題輔導(dǎo)2018/1/152018/1/18階段二部署及上線工作流及表單設(shè)計(jì)(全部)2018/1/162018/1/25流程測試2018/1/192018/1/26考勤組設(shè)置2018/1/292018/1/29移動簽到GPS定位設(shè)置2018/1/302018/1/31移動簽到實(shí)地測試2018/2/12018/2/5日考勤報表配置2018/2/62018/2/6階段二軟件操作培訓(xùn)2018/2/82018/2/8階段二上線運(yùn)行2018/2/92018/2/9系統(tǒng)運(yùn)行問題輔導(dǎo)2018/2/102018/2/28項(xiàng)目驗(yàn)收文檔整理2018/2/222018/2/28項(xiàng)目總結(jié)2018/2/252018/2/28項(xiàng)目驗(yàn)收2018/4/22018/4/27.3項(xiàng)目里程碑為保證項(xiàng)目質(zhì)量，將項(xiàng)目過程所完成的以下成果定義為項(xiàng)目里程碑：里程碑輸出成果軟件功能測試及項(xiàng)目風(fēng)險評估完成《軟件重點(diǎn)了解評估內(nèi)容》實(shí)施內(nèi)容確認(rèn)完成《實(shí)施模塊清單》、《流程表單清單》實(shí)