文件編寫培訓(xùn)教程課件

運(yùn)營(yíng)改善部2015-6-30文件編寫培訓(xùn)

培訓(xùn)材料之三2022/10/281運(yùn)營(yíng)改善部2015-6-30文件編培訓(xùn)提綱

培訓(xùn)材料之三一文件是什么二文件編寫內(nèi)容三流程圖四程序文件編寫文件編寫出現(xiàn)的問(wèn)題2022/10/282培訓(xùn)提綱 一文件是什一、文件是什么

培訓(xùn)材料之三1、文件的含義2022/10/283

文件document

信息（3.7.1）及其承載媒介示例：記錄（3.7.6）、規(guī)范(3.7.3)、程序文件、圖樣、報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)。

信息informatin

有意義的數(shù)據(jù)。實(shí)例：圖樣、標(biāo)志牌、標(biāo)志線、信號(hào)燈等。一、文件是什么 1、文件的含

文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)，其使用有助于：

a）滿足顧客要求和質(zhì)量改進(jìn)；

b）提供適宜的培訓(xùn)；

c）重復(fù)性和可追溯性；

d）提供客觀證據(jù)；

e）評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系的有效性和持續(xù)適宜性。文件的形成本身并不是目的，它應(yīng)當(dāng)是一項(xiàng)增值的活動(dòng)。

培訓(xùn)材料之三2、文件的價(jià)值2022/10/284一、文件是什么文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)，其使用有助于： 一、文件是什么

培訓(xùn)材料之三3、為什么需要編寫文件2022/10/285文件編寫是一個(gè)組織高增值的活動(dòng)傳達(dá)管理者的意志（思想傳達(dá)），沒(méi)有文件就不能統(tǒng)一意志或統(tǒng)一行動(dòng)。規(guī)定活動(dòng)最優(yōu)化的方法（合適的、有效率的），沒(méi)有文件就不能保證作業(yè)質(zhì)量，影響作業(yè)的一致性（同質(zhì)性）或作業(yè)的效率。確定評(píng)價(jià)準(zhǔn)則（正確的標(biāo)準(zhǔn)），沒(méi)有文件就不能提供客觀證據(jù)和評(píng)價(jià)依據(jù)。提供培訓(xùn)、規(guī)范信息溝通。一、文件是什么 3、為什么需

培訓(xùn)材料之三4、文件的性質(zhì)2022/10/286法規(guī)性文件是內(nèi)部法規(guī)，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)帶頭遵守。常問(wèn)“文件是怎么要求的？”以提醒自己執(zhí)行文件。下屬不好意思提醒領(lǐng)導(dǎo)。動(dòng)態(tài)性隨著變化，文件內(nèi)容不適應(yīng)的部分應(yīng)當(dāng)及時(shí)更改。許多部門懶得修改文件而使其“法規(guī)性”大打折扣。滯后性策劃不周或變化未能預(yù)見(jiàn)，更改文件通常是滯后的。切記不能讓文件的規(guī)定束縛住思維，阻礙靈感和創(chuàng)新。一、文件是什么 4、文件的性質(zhì)2022/1

培訓(xùn)材料之三5、文件分類2022/10/287一、文件是什么 5、文件分類2022/10管理文件的管轄范圍（公司、地方、區(qū)域）下級(jí)文件的要求必須服從上級(jí)文件的要求下級(jí)文件是否需要編寫，取決于:★上級(jí)文件是否強(qiáng)制規(guī)定

★體系管理標(biāo)準(zhǔn)是否規(guī)定要編制文件要求

★上級(jí)文件是否直接可以執(zhí)行、操作

★上級(jí)文件是否直接發(fā)到執(zhí)行者★下級(jí)是否需要提出高于上級(jí)文件的要求

培訓(xùn)材料之三6、文件層級(jí)2022/10/288一、文件是什么管理文件的管轄范圍（公司、地方、區(qū)域）

培訓(xùn)材料之三7、文件的要求文件的要求文字越簡(jiǎn)越好，簡(jiǎn)明、清楚、可操作。按照既定的規(guī)則書寫文件。職責(zé)—明確負(fù)責(zé)做什么即可。適用范圍—行政范圍、地理范圍。適用于所轄區(qū)域和部門。程序文件—管理流程中的事項(xiàng)要面面俱到，有其他文件支撐時(shí)可引出文件。手冊(cè)—依托程序文件；沒(méi)有程序文件的部分文字描述要詳細(xì)些。表達(dá)方式按如下順序：圖示—表式—文字。程序內(nèi)容按5W1H描述。即WHAT(干什么)、WHY(何故)、WHO(何人)、WHEN(何時(shí))、WHERE(何處)、HOW(如何控制)。作業(yè)文件—按作業(yè)流程中的事項(xiàng)面面俱到，要詳細(xì)、具體。重點(diǎn)是描述干什么、怎么干、干到什么程度或要求，遇到問(wèn)題時(shí)怎么辦，留下什么記錄等。記錄—依照文件要求設(shè)計(jì)的表式，使用時(shí)記載信息。一、文件是什么2022/10/289 7、文件的要求文件的要求文

培訓(xùn)材料之三8、文件控制文件控制文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分與適宜的；防止作廢文件的非預(yù)期使用，若因任何原因而保留作廢文件時(shí)，對(duì)這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)。確保外來(lái)文件得到識(shí)別，并控制其分發(fā)；確保文件保持清晰、易于識(shí)別；確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本；確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別；必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新，并再次批準(zhǔn)；一、文件是什么2022/10/2810 8、文件控制文件控制文件發(fā)

培訓(xùn)材料之三9、文件的標(biāo)準(zhǔn)化一、文件是什么文件標(biāo)準(zhǔn)化?文件（標(biāo)準(zhǔn)）是對(duì)一定范圍內(nèi)的重復(fù)性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。目的是在給定范圍內(nèi)達(dá)到最佳有序化程度。?制定文件的對(duì)象是重復(fù)管理的業(yè)務(wù)或事物，指的是同一事物反復(fù)多次出現(xiàn)的性質(zhì)。目的是總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)，選擇最佳方案，作為今后實(shí)踐的目標(biāo)和依據(jù)。?文件是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。具有重復(fù)特征的事物，才能把以往的經(jīng)驗(yàn)加以積累。文件的修訂是積累的深化，是新經(jīng)驗(yàn)取代舊經(jīng)驗(yàn)。文件的標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不斷積累與不斷深化的過(guò)程。2022/10/2811 9、文件的標(biāo)準(zhǔn)化一、文件是培訓(xùn)提綱

培訓(xùn)材料之三一文件是什么二文件編寫內(nèi)容三流程圖四程序文件編寫文件編寫出現(xiàn)的問(wèn)題2022/10/2812培訓(xùn)提綱 一

文件名稱要準(zhǔn)確反映所描述的業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程，從文件名稱中能夠大體了解文件所控制的業(yè)務(wù)活動(dòng)。一般管理文件的名稱用“（限定詞）＋業(yè)務(wù)活動(dòng)（動(dòng)詞）＋管理程序”。文件名稱要避免－空泛?！霸O(shè)備管理?xiàng)l例”－小事套大帽?！傲鲃?dòng)污染源控制的管理程序”－以點(diǎn)蓋面?！安少?gòu)供應(yīng)管理制度”二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三1、文件名稱的要求2022/10/2813文件名稱要準(zhǔn)確反映所描述的業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程，從文件二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三2、管理文件的主要構(gòu)成A、范圍B、定義或術(shù)語(yǔ)（需要時(shí)）C、管理職責(zé)D、業(yè)務(wù)管理程序和主題內(nèi)容E、記錄F、附圖附表：管理流程圖、記錄表管理文件的構(gòu)成2022/10/2814二、文件編寫內(nèi)容 2、管理文二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三3、管理文件的內(nèi)容

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3.1、文件“編號(hào)和標(biāo)題”

?文件編號(hào)按公司《文件編寫管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求執(zhí)行。

?文件標(biāo)題按文件名稱的要求確定，如“文件控制管理程序”。

3.2、文件“范圍”

?簡(jiǎn)明描述擬規(guī)定的業(yè)務(wù)主題活動(dòng)內(nèi)容和適用范圍。

?業(yè)務(wù)主題活動(dòng)內(nèi)容是文件標(biāo)題的具體細(xì)化。

?適用范圍是指行政范圍、地理范圍或作業(yè)活動(dòng)范圍。明確必須遵守本管理文件的行政組織范圍。

?如“本程序規(guī)定了……基本要求”目的?！氨境绦蜻m用于……”范圍。2022/10/2815二、文件編寫內(nèi)容 3、管理文二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三3、管理文件的內(nèi)容（續(xù)1）3.3、文件“引用標(biāo)準(zhǔn)和術(shù)語(yǔ)”（必要時(shí)增加）?引用標(biāo)準(zhǔn):是指所引用的組織外的法規(guī)文件（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和適用的法律法規(guī)），包括上級(jí)組織的文件。必須識(shí)別和指定到適用條款。?定義或術(shù)語(yǔ)（需要時(shí)）：對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中有特殊含義的詞匯給出解釋，幫助文件閱讀者更清晰地理解文件。3.4、文件“管理職責(zé)”（應(yīng)盡的本分）

?明確實(shí)施此文件業(yè)務(wù)的管理部門以及具體職責(zé)。

?排序：先寫公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)（如果有），再寫業(yè)務(wù)主管部門（一般是文件編制部門）職責(zé)，再寫其他部門職責(zé)。職能部門的職責(zé)必須分開(kāi)寫。?部門職責(zé)按照流程圖中各部門縱向欄目中業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)容來(lái)寫。?明確由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)管理什么事務(wù)，賦予其什么管理職權(quán)和事權(quán)。注意：不要把“怎么做”、管理活動(dòng)的接口和相互關(guān)系的內(nèi)容寫進(jìn)職責(zé)中。2022/10/2816二、文件編寫內(nèi)容 3、管理文二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三3、管理文件的內(nèi)容（續(xù)2）3.5、文件“管理程序”（業(yè)務(wù)管理主題內(nèi)容）

1）業(yè)務(wù)管理主題要求是核心內(nèi)容，與范圍的內(nèi)容相呼應(yīng)。2）業(yè)務(wù)管理主題內(nèi)容的編寫要與流程圖描述相互對(duì)應(yīng)。3）按業(yè)務(wù)流程順序逐一向后展開(kāi)，明確業(yè)務(wù)管理活動(dòng)過(guò)程中5W1H的具體操作內(nèi)容及要求。包括應(yīng)用信息和環(huán)境等條件，與其他活動(dòng)接口處的協(xié)調(diào)關(guān)系，報(bào)告的審簽，例外任務(wù)或特殊活動(dòng)，出現(xiàn)偏離要求時(shí)該怎么辦。4)業(yè)務(wù)主題內(nèi)容描述方式：部門根據(jù)什么（輸入）做什么（活動(dòng)）做出什么（輸出）來(lái)進(jìn)行編寫。例如：“財(cái)務(wù)部根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和公司領(lǐng)導(dǎo)要求等編制公司各單位年度績(jī)效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)”。2022/10/2817二、文件編寫內(nèi)容 3、管理文二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三3、管理文件的內(nèi)容（續(xù)3）3.5、文件“管理程序”（業(yè)務(wù)管理主題內(nèi)容）（續(xù)）5)涉及合規(guī)管理的，必須將公司遵守的法定要求和做法在文件中描述。例如：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)管理，必須明確企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)公司批準(zhǔn)后，報(bào)自治區(qū)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局備案。新產(chǎn)品控制管理，必須明確設(shè)計(jì)評(píng)審、設(shè)計(jì)驗(yàn)證和設(shè)計(jì)確認(rèn)的要求。否則，存在不合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。

6)業(yè)務(wù)主題內(nèi)容描述不需要詳細(xì)寫出作業(yè)文件（專業(yè)技術(shù)規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)）的內(nèi)容，而是引出文件名。例如：危險(xiǎn)品清單，財(cái)務(wù)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，人員崗位工資標(biāo)準(zhǔn)等。引出組織外的文件，包括上級(jí)組織的文件，屬于引用標(biāo)準(zhǔn)。7)同級(jí)管理文件引用，要明確引用文件的編號(hào)以便于查找；同時(shí)，A管理文件的編寫者要密切跟蹤B、C管理文件的變化。2022/10/2818二、文件編寫內(nèi)容 3、管理文二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三

3、管理文件的內(nèi)容（續(xù)4）3.6、文件“記錄”1）記錄設(shè)計(jì)要求記錄的定義：“闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件”。記錄是一種文件，只是這種文件不能修改，一般情況下不需要批準(zhǔn)，因?yàn)樗菍?duì)當(dāng)時(shí)客觀事物的陳述。2）

記錄表式設(shè)計(jì)記錄的設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)和文件的編制同步進(jìn)行，在編制文件的同時(shí)制定相應(yīng)的記錄表式，并附在文件后面，確保記錄與文件協(xié)調(diào)一致，接口清楚。2022/10/2819二、文件編寫內(nèi)容 二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三

3、管理文件的內(nèi)容（續(xù)5）3.6、文件“檢查與考核”（必要時(shí)）

?執(zhí)行本文件需要對(duì)其執(zhí)行者的能力、結(jié)果或業(yè)績(jī)進(jìn)行監(jiān)視和測(cè)量，并納入責(zé)任考核時(shí)，明確檢查方法和頻次、檢查結(jié)果與具體的考核規(guī)定。由此產(chǎn)生的記錄列入本文件記錄欄內(nèi)。

?根據(jù)寶鋼八鋼〔2015〕110號(hào)《關(guān)于變更管理文件考核實(shí)施流程與方法的通知》公司管理文件明確的業(yè)務(wù)質(zhì)量考核要求，按以下流程和方法實(shí)施：a)業(yè)務(wù)管理部門執(zhí)行管理文件擬定的考核通知單，下發(fā)至被考核單位，同時(shí)報(bào)公司組織部。b)被考核單位按照管理文件規(guī)定和考核通知單，執(zhí)行考核要求，并公示考核結(jié)果。c)公司組織部按被考核單位的考核通知單和跟蹤結(jié)果，定期對(duì)被考核單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)和考核。2022/10/2820二、文件編寫內(nèi)容 二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三3、管理文件的內(nèi)容（續(xù)6）3.7、文件“其他”（必要時(shí)）

?明確本文件生效時(shí)，同時(shí)廢止原有的文件。

管理文件的末尾，不需要寫“本文件的解釋權(quán)歸某某單位?！绷粲薪忉寵?quán)，說(shuō)明文件本身沒(méi)有寫清楚；情況變化實(shí)際不能操作。

?要通過(guò)文件定期評(píng)審來(lái)修改或完善文件內(nèi)容。文件要使閱讀文件的人員能夠按照文件要求正確地開(kāi)展工作。

?公司管理文件簽發(fā)：文件編制部門不需要填寫，根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)實(shí)際簽發(fā)人由辦公室填寫。

發(fā)布日期：由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)實(shí)際批準(zhǔn)日期填寫。

實(shí)施日期：由辦公室按文件批準(zhǔn)日期確定。如文件編制部門有特殊要求，與公司辦公室聯(lián)系確定實(shí)施日期。

擬稿人：直接填寫文件擬稿人姓名。

審核人：填寫文件審核的部門領(lǐng)導(dǎo)人姓名。2022/10/2821二、文件編寫內(nèi)容 3、管理文二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三4、文件編寫注意事項(xiàng)編寫文件時(shí)用語(yǔ)要明確、具體，不能含糊其辭。措辭要嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，不使用可能引起混淆、誤解的語(yǔ)言，盡可能采用定量描述的方法，如對(duì)時(shí)間的要求等。同一要求在任何地方出現(xiàn)，都應(yīng)使用惟一和一致的描述用語(yǔ)。文件中涉及的文件名稱、產(chǎn)品名稱、顧客名稱等，若在文件（或記錄）中多處出現(xiàn)時(shí)，其名稱應(yīng)保持唯一性。文件做到“該說(shuō)（做）到的要寫（說(shuō)）到，說(shuō)（寫）到的一定要做到，做到的要留有證據(jù)”，不要將不切合實(shí)際的做法寫入，一定要注意文件的可操作性。使用的術(shù)語(yǔ)和定義，要保持唯一性。對(duì)已有標(biāo)準(zhǔn)或法規(guī)適用的條款內(nèi)容可直接引用，或明確引用的文件名及引用條款。文件形成過(guò)程一般采用“三審一定”方法，工作過(guò)程見(jiàn)文件編制流程，以確保文件編寫符合上述要求。2022/10/2822二、文件編寫內(nèi)容 4、文件編三稿一定工作過(guò)程二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三5、文件編制流程2022/10/2823三稿一定工作過(guò)程二、文件編寫內(nèi)容 二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三6、文件擬稿人基本要求

?熟悉公司（部門、單位）的總體業(yè)務(wù)分工和本專業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作的要求及流程。

?了解公司（部門、單位）綜合管理體系適用標(biāo)準(zhǔn)的總體要求，熟悉標(biāo)準(zhǔn)要求中與本專業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的主題內(nèi)容。

?了解擬定管理文件的主題內(nèi)容和具體要求，并能在日常工作中監(jiān)督其貫徹執(zhí)行。2022/10/2824二、文件編寫內(nèi)容 6、文件擬培訓(xùn)提綱

培訓(xùn)材料之三一文件是什么二文件編寫內(nèi)容三流程圖四程序文件編寫文件編寫出現(xiàn)的問(wèn)題2022/10/2825培訓(xùn)提綱 一文件是什三、流程圖

培訓(xùn)材料之三1、流程圖的作用流程圖的編寫，是國(guó)際體系管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)體系管理的總體要求識(shí)別管理體系所需的過(guò)程及其在企業(yè)中的應(yīng)用。確定這些過(guò)程的順序和相互作用。流程圖作用

?流程圖是展現(xiàn)過(guò)程步驟和決策點(diǎn)順序的圖形文檔，是將一個(gè)過(guò)程的若干步驟用圖的形式表示出來(lái)的一種圖示技術(shù)。

?利用流程圖，可幫助發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題、系統(tǒng)中的瓶頸、不必要的步驟、不必要的返工等。

?流程圖有助于明確質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目的范圍—團(tuán)隊(duì)工作或調(diào)整的邊界。清楚地界定工作范圍將增加項(xiàng)目成功的可能性。2022/10/2826三、流程圖 1、流程圖的作用三、流程圖

培訓(xùn)材料之三2、流程圖的編制要點(diǎn)流程圖編制要點(diǎn)?將涉及文件業(yè)務(wù)過(guò)程的所有部門列入。?按業(yè)務(wù)過(guò)程的職責(zé)和順序分別列入業(yè)務(wù)的活動(dòng)模塊。?業(yè)務(wù)活動(dòng)模塊要求用動(dòng)詞，簡(jiǎn)潔、明了。?業(yè)務(wù)活動(dòng)模塊是各責(zé)任部門必須的工作，不承擔(dān)任何責(zé)任的活動(dòng)都是沒(méi)有意義的過(guò)程（不增值），就是要通過(guò)流程梳理明確后取消，縮短工作流程以達(dá)到提高工作效率的目的。2022/10/2827三、流程圖 2、流程圖的編制三、流程圖

培訓(xùn)材料之三2、流程圖的編制要點(diǎn)流程圖編制要點(diǎn)（續(xù)）?

流程圖中的責(zé)任部門，不允許出現(xiàn)不是本文件適用范圍的部門。如佳域公司、物業(yè)分公司、鋼城公安分局等。因?yàn)楣竟芾砦募?duì)相關(guān)方的要求是沒(méi)有任何法律作用的。業(yè)務(wù)過(guò)程中涉及相關(guān)方的要求，一般通過(guò)合同附件的形式向相關(guān)方提出，在文件中，其責(zé)任必須落（寫）在公司內(nèi)部對(duì)口的部門身上。?在流程圖中，業(yè)務(wù)職能管理部門對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程要考慮完整性，原則上從業(yè)務(wù)過(guò)程的各階段按：策劃P－執(zhí)行D－檢查C－措施A的順序編制。?業(yè)務(wù)流程的結(jié)果要考慮與其他業(yè)務(wù)流程的聯(lián)系。例如：用戶異議管理的結(jié)果，要提交公司管理評(píng)審；環(huán)境法律法規(guī)的符合性評(píng)價(jià)結(jié)果要提交公司管理評(píng)審；供方績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果要提交公司管理評(píng)審。2022/10/2828三、流程圖 2、流程圖的編制三、流程圖

培訓(xùn)材料之三3、流程圖的編制2022/10/2829三、流程圖 3、流程圖的編制文件復(fù)印過(guò)程三、流程圖

培訓(xùn)材料之三3、流程圖的編制（續(xù)1）2022/10/2830案例文件復(fù)印過(guò)程三、流程圖 3、文件編制流程三稿一定工作過(guò)程三、流程圖

培訓(xùn)材料之三3、流程圖的編制（續(xù)2）2022/10/2831案例文件編制流程三稿一定工作過(guò)程三、流程圖 三、流程圖

培訓(xùn)材料之三3、流程圖的編制（續(xù)3）水壺先接水。將壺放穩(wěn)在電盤座上。插上電源。打開(kāi)開(kāi)關(guān)（綠色旋鈕往上推）：紅燈亮（正在燒開(kāi)水）紅燈滅（水已燒開(kāi)）不使用時(shí)，請(qǐng)拔掉點(diǎn)源。使用電燒水壺步驟案例2022/10/2832三、流程圖 3、流程圖的編制培訓(xùn)提綱

培訓(xùn)材料之三一文件是什么二文件編寫內(nèi)容三流程圖四程序文件編寫文件編寫出現(xiàn)的問(wèn)題2022/10/2833培訓(xùn)提綱 一文件是什為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過(guò)程(3.4.1)所規(guī)定的途徑。

注1：程序可以形成文件，也可以不形成文件。注2：當(dāng)程序形成文件時(shí)，通常稱為“書面程序”或“形成文件的程序”。含有程序的文件(3.7.2)可稱為“程序文件”。?程序是形成客觀事實(shí)或過(guò)程結(jié)果的邏輯順序的活動(dòng)步驟及其要求。?程序文件可以是管理過(guò)程活動(dòng)的，也可以是管理作業(yè)活動(dòng)的；可以是跨部門管理，也可以是部門內(nèi)管理。四、程序文件編寫

培訓(xùn)材料之三1、程序的定義及其理解程序procedure2022/10/2834?程序是形成客觀事實(shí)或過(guò)程結(jié)果的邏輯順序的活動(dòng)步驟及其要求。四、程序文件編寫

培訓(xùn)材料之三2、程序文件的編寫程序文件的作用闡明與質(zhì)量有關(guān)人員的責(zé)任并作為執(zhí)行、驗(yàn)證和評(píng)審質(zhì)量活動(dòng)的依據(jù)。程序文件編寫程序文件結(jié)構(gòu)和編寫要求，同“文件編寫內(nèi)容”(P13)。程序文件編制流程確定程序文件名稱（業(yè)務(wù)管理的主題內(nèi)容）→調(diào)查現(xiàn)狀→編制征求意見(jiàn)稿→廣泛征求意見(jiàn)→擬定送審稿→審定并修改→編寫報(bào)批稿→審核→批準(zhǔn)發(fā)布。（見(jiàn)P31）2022/10/2835四、程序文件編寫 2、程序文四、程序文件編寫

培訓(xùn)材料之三3、文件編制準(zhǔn)備3.1、資料收集與分析收集現(xiàn)行有效文件并與應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行比對(duì)，分析存在的漏項(xiàng)或活動(dòng)。將現(xiàn)有的執(zhí)行文件和與此相關(guān)的文件收集并整理出來(lái)，與可用于認(rèn)證的質(zhì)量、職業(yè)健康安全、環(huán)境和測(cè)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的相應(yīng)條款要求進(jìn)行比對(duì)，擬定出程序文件主題內(nèi)容的名稱；或與管理要求進(jìn)行比對(duì)，擬定出程序文件主題內(nèi)容的名稱。3.2、識(shí)別和確定主題內(nèi)容的過(guò)程對(duì)主題內(nèi)容所必需的各過(guò)程進(jìn)行識(shí)別，確定主題內(nèi)容中各項(xiàng)活動(dòng)的責(zé)任部門及相關(guān)部門，由責(zé)任部門勾畫并制訂出各過(guò)程活動(dòng)的作業(yè)流程及其相互作用，分析過(guò)程中的不足，建立和保持持續(xù)改進(jìn)過(guò)程及其各項(xiàng)作業(yè)流程的要求。3.3、確定所需的程序及其文件根據(jù)業(yè)務(wù)管理活動(dòng)確定的體系文件，按流程圖描述事項(xiàng)的順序依次編寫內(nèi)容。除用于認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的需形成程序的文件外，確定能夠確保體系過(guò)程有效運(yùn)行和控制所需的其他程序及其文件。文件要形成清單,并確保每一個(gè)文件只關(guān)注一個(gè)主題內(nèi)容。對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)點(diǎn)處、重要接口處應(yīng)設(shè)計(jì)證實(shí)性記錄。2022/10/2836四、程序文件編寫 3、文件編四、程序文件編寫

培訓(xùn)材料之三3、文件編制準(zhǔn)備（續(xù)）3.4、規(guī)定文件的職能部門及其職責(zé)確定業(yè)務(wù)管理活動(dòng)的主要職能部門和相關(guān)部門，繪制開(kāi)展業(yè)務(wù)管理活動(dòng)的流程圖，評(píng)審分析不足并完善每個(gè)子項(xiàng)流程，修訂存在的不足，包括補(bǔ)齊欠缺的職能部門或職責(zé)。根據(jù)文件規(guī)定的活動(dòng)范圍，確定職能部門及其承擔(dān)的職責(zé)，明確劃清各職能部門在業(yè)務(wù)管理中的權(quán)限，包括相互作用的關(guān)系和內(nèi)部溝通的要求。3.5確定編寫部門和人員并明確其責(zé)任a)依據(jù)文件主題的主要職責(zé)，確定編寫部門及其人員。b)明確編寫者、審核者和批準(zhǔn)者的責(zé)任。編寫者包括編制人員，組織評(píng)審人員和過(guò)程作業(yè)程序的執(zhí)行者。審核者包括部門責(zé)任人和組織評(píng)審的責(zé)任人。2022/10/2837四、程序文件編寫 3、文件編培訓(xùn)提綱

培訓(xùn)材料之三一文件是什么二文件編寫內(nèi)容三流程圖四程序文件編寫文件編寫出現(xiàn)的問(wèn)題2022/10/2838培訓(xùn)提綱 一文件是什五、文件編寫出現(xiàn)的問(wèn)題

培訓(xùn)材料之三1、文件編寫過(guò)程中存在的問(wèn)題2022/10/2839不認(rèn)真學(xué)習(xí)《文件編寫管理標(biāo)準(zhǔn)》，文件格式不規(guī)范；文件內(nèi)容與管理流程不符、脫節(jié)；文件借改版不組織會(huì)簽（包括線上和線下會(huì)簽）；文件適用范圍不當(dāng)，文件剛發(fā)布就有提出修改意見(jiàn)；文件出臺(tái)后不按照文件執(zhí)行（如能源合同管理辦法）；文件編、審、批，不按照規(guī)定的責(zé)任人審核、批準(zhǔn)。五、文件編寫出現(xiàn)的問(wèn)題 1、五、文件編寫出現(xiàn)的問(wèn)題（續(xù)）

培訓(xùn)材料之三1、文件編寫過(guò)程中存在的問(wèn)題2022/10/2840習(xí)慣以會(huì)議紀(jì)要替代文件，破壞了已有的文件要求；業(yè)務(wù)重復(fù)運(yùn)作，不愿建立規(guī)范文件。如外委加工（業(yè)務(wù)）管理辦法，原因是不愿牽頭組織，長(zhǎng)期處于“無(wú)政府”狀態(tài)；以精簡(jiǎn)文件為由，未經(jīng)評(píng)審和報(bào)批就刪除已使用的文件。如《作業(yè)長(zhǎng)制管理程序》；擬定文件以部門意愿為主導(dǎo)，不以業(yè)務(wù)流程為主導(dǎo)，文件擬定后多方論證不充分；文件審定流于形式，責(zé)任轉(zhuǎn)移到批準(zhǔn)者；或?qū)彾ㄕ邅?lái)文就簽，對(duì)文件內(nèi)容不審改。五、文件編寫出現(xiàn)的問(wèn)題（續(xù)） 謝謝！結(jié)束

培訓(xùn)材料之三2022/10/2841謝謝！結(jié)束 2022/10/運(yùn)營(yíng)改善部2015-6-30文件編寫培訓(xùn)

培訓(xùn)材料之三2022/10/2842運(yùn)營(yíng)改善部2015-6-30文件編培訓(xùn)提綱

培訓(xùn)材料之三一文件是什么二文件編寫內(nèi)容三流程圖四程序文件編寫文件編寫出現(xiàn)的問(wèn)題2022/10/2843培訓(xùn)提綱 一文件是什一、文件是什么

培訓(xùn)材料之三1、文件的含義2022/10/2844

文件document

信息（3.7.1）及其承載媒介示例：記錄（3.7.6）、規(guī)范(3.7.3)、程序文件、圖樣、報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)。

信息informatin

有意義的數(shù)據(jù)。實(shí)例：圖樣、標(biāo)志牌、標(biāo)志線、信號(hào)燈等。一、文件是什么 1、文件的含

文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)，其使用有助于：

a）滿足顧客要求和質(zhì)量改進(jìn)；

b）提供適宜的培訓(xùn)；

c）重復(fù)性和可追溯性；

d）提供客觀證據(jù)；

e）評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系的有效性和持續(xù)適宜性。文件的形成本身并不是目的，它應(yīng)當(dāng)是一項(xiàng)增值的活動(dòng)。

培訓(xùn)材料之三2、文件的價(jià)值2022/10/2845一、文件是什么文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)，其使用有助于： 一、文件是什么

培訓(xùn)材料之三3、為什么需要編寫文件2022/10/2846文件編寫是一個(gè)組織高增值的活動(dòng)傳達(dá)管理者的意志（思想傳達(dá)），沒(méi)有文件就不能統(tǒng)一意志或統(tǒng)一行動(dòng)。規(guī)定活動(dòng)最優(yōu)化的方法（合適的、有效率的），沒(méi)有文件就不能保證作業(yè)質(zhì)量，影響作業(yè)的一致性（同質(zhì)性）或作業(yè)的效率。確定評(píng)價(jià)準(zhǔn)則（正確的標(biāo)準(zhǔn)），沒(méi)有文件就不能提供客觀證據(jù)和評(píng)價(jià)依據(jù)。提供培訓(xùn)、規(guī)范信息溝通。一、文件是什么 3、為什么需

培訓(xùn)材料之三4、文件的性質(zhì)2022/10/2847法規(guī)性文件是內(nèi)部法規(guī)，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)帶頭遵守。常問(wèn)“文件是怎么要求的？”以提醒自己執(zhí)行文件。下屬不好意思提醒領(lǐng)導(dǎo)。動(dòng)態(tài)性隨著變化，文件內(nèi)容不適應(yīng)的部分應(yīng)當(dāng)及時(shí)更改。許多部門懶得修改文件而使其“法規(guī)性”大打折扣。滯后性策劃不周或變化未能預(yù)見(jiàn)，更改文件通常是滯后的。切記不能讓文件的規(guī)定束縛住思維，阻礙靈感和創(chuàng)新。一、文件是什么 4、文件的性質(zhì)2022/1

培訓(xùn)材料之三5、文件分類2022/10/2848一、文件是什么 5、文件分類2022/10管理文件的管轄范圍（公司、地方、區(qū)域）下級(jí)文件的要求必須服從上級(jí)文件的要求下級(jí)文件是否需要編寫，取決于:★上級(jí)文件是否強(qiáng)制規(guī)定

★體系管理標(biāo)準(zhǔn)是否規(guī)定要編制文件要求

★上級(jí)文件是否直接可以執(zhí)行、操作

★上級(jí)文件是否直接發(fā)到執(zhí)行者★下級(jí)是否需要提出高于上級(jí)文件的要求

培訓(xùn)材料之三6、文件層級(jí)2022/10/2849一、文件是什么管理文件的管轄范圍（公司、地方、區(qū)域）

培訓(xùn)材料之三7、文件的要求文件的要求文字越簡(jiǎn)越好，簡(jiǎn)明、清楚、可操作。按照既定的規(guī)則書寫文件。職責(zé)—明確負(fù)責(zé)做什么即可。適用范圍—行政范圍、地理范圍。適用于所轄區(qū)域和部門。程序文件—管理流程中的事項(xiàng)要面面俱到，有其他文件支撐時(shí)可引出文件。手冊(cè)—依托程序文件；沒(méi)有程序文件的部分文字描述要詳細(xì)些。表達(dá)方式按如下順序：圖示—表式—文字。程序內(nèi)容按5W1H描述。即WHAT(干什么)、WHY(何故)、WHO(何人)、WHEN(何時(shí))、WHERE(何處)、HOW(如何控制)。作業(yè)文件—按作業(yè)流程中的事項(xiàng)面面俱到，要詳細(xì)、具體。重點(diǎn)是描述干什么、怎么干、干到什么程度或要求，遇到問(wèn)題時(shí)怎么辦，留下什么記錄等。記錄—依照文件要求設(shè)計(jì)的表式，使用時(shí)記載信息。一、文件是什么2022/10/2850 7、文件的要求文件的要求文

培訓(xùn)材料之三8、文件控制文件控制文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分與適宜的；防止作廢文件的非預(yù)期使用，若因任何原因而保留作廢文件時(shí)，對(duì)這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)。確保外來(lái)文件得到識(shí)別，并控制其分發(fā)；確保文件保持清晰、易于識(shí)別；確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本；確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別；必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新，并再次批準(zhǔn)；一、文件是什么2022/10/2851 8、文件控制文件控制文件發(fā)

培訓(xùn)材料之三9、文件的標(biāo)準(zhǔn)化一、文件是什么文件標(biāo)準(zhǔn)化?文件（標(biāo)準(zhǔn)）是對(duì)一定范圍內(nèi)的重復(fù)性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。目的是在給定范圍內(nèi)達(dá)到最佳有序化程度。?制定文件的對(duì)象是重復(fù)管理的業(yè)務(wù)或事物，指的是同一事物反復(fù)多次出現(xiàn)的性質(zhì)。目的是總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)，選擇最佳方案，作為今后實(shí)踐的目標(biāo)和依據(jù)。?文件是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。具有重復(fù)特征的事物，才能把以往的經(jīng)驗(yàn)加以積累。文件的修訂是積累的深化，是新經(jīng)驗(yàn)取代舊經(jīng)驗(yàn)。文件的標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不斷積累與不斷深化的過(guò)程。2022/10/2852 9、文件的標(biāo)準(zhǔn)化一、文件是培訓(xùn)提綱

培訓(xùn)材料之三一文件是什么二文件編寫內(nèi)容三流程圖四程序文件編寫文件編寫出現(xiàn)的問(wèn)題2022/10/2853培訓(xùn)提綱 一

文件名稱要準(zhǔn)確反映所描述的業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程，從文件名稱中能夠大體了解文件所控制的業(yè)務(wù)活動(dòng)。一般管理文件的名稱用“（限定詞）＋業(yè)務(wù)活動(dòng)（動(dòng)詞）＋管理程序”。文件名稱要避免－空泛?！霸O(shè)備管理?xiàng)l例”－小事套大帽?！傲鲃?dòng)污染源控制的管理程序”－以點(diǎn)蓋面。“采購(gòu)供應(yīng)管理制度”二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三1、文件名稱的要求2022/10/2854文件名稱要準(zhǔn)確反映所描述的業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程，從文件二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三2、管理文件的主要構(gòu)成A、范圍B、定義或術(shù)語(yǔ)（需要時(shí)）C、管理職責(zé)D、業(yè)務(wù)管理程序和主題內(nèi)容E、記錄F、附圖附表：管理流程圖、記錄表管理文件的構(gòu)成2022/10/2855二、文件編寫內(nèi)容 2、管理文二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三3、管理文件的內(nèi)容

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3.1、文件“編號(hào)和標(biāo)題”

?文件編號(hào)按公司《文件編寫管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求執(zhí)行。

?文件標(biāo)題按文件名稱的要求確定，如“文件控制管理程序”。

3.2、文件“范圍”

?簡(jiǎn)明描述擬規(guī)定的業(yè)務(wù)主題活動(dòng)內(nèi)容和適用范圍。

?業(yè)務(wù)主題活動(dòng)內(nèi)容是文件標(biāo)題的具體細(xì)化。

?適用范圍是指行政范圍、地理范圍或作業(yè)活動(dòng)范圍。明確必須遵守本管理文件的行政組織范圍。

?如“本程序規(guī)定了……基本要求”目的?！氨境绦蜻m用于……”范圍。2022/10/2856二、文件編寫內(nèi)容 3、管理文二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三3、管理文件的內(nèi)容（續(xù)1）3.3、文件“引用標(biāo)準(zhǔn)和術(shù)語(yǔ)”（必要時(shí)增加）?引用標(biāo)準(zhǔn):是指所引用的組織外的法規(guī)文件（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和適用的法律法規(guī)），包括上級(jí)組織的文件。必須識(shí)別和指定到適用條款。?定義或術(shù)語(yǔ)（需要時(shí)）：對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中有特殊含義的詞匯給出解釋，幫助文件閱讀者更清晰地理解文件。3.4、文件“管理職責(zé)”（應(yīng)盡的本分）

?明確實(shí)施此文件業(yè)務(wù)的管理部門以及具體職責(zé)。

?排序：先寫公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)（如果有），再寫業(yè)務(wù)主管部門（一般是文件編制部門）職責(zé)，再寫其他部門職責(zé)。職能部門的職責(zé)必須分開(kāi)寫。?部門職責(zé)按照流程圖中各部門縱向欄目中業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)容來(lái)寫。?明確由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)管理什么事務(wù)，賦予其什么管理職權(quán)和事權(quán)。注意：不要把“怎么做”、管理活動(dòng)的接口和相互關(guān)系的內(nèi)容寫進(jìn)職責(zé)中。2022/10/2857二、文件編寫內(nèi)容 3、管理文二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三3、管理文件的內(nèi)容（續(xù)2）3.5、文件“管理程序”（業(yè)務(wù)管理主題內(nèi)容）

1）業(yè)務(wù)管理主題要求是核心內(nèi)容，與范圍的內(nèi)容相呼應(yīng)。2）業(yè)務(wù)管理主題內(nèi)容的編寫要與流程圖描述相互對(duì)應(yīng)。3）按業(yè)務(wù)流程順序逐一向后展開(kāi)，明確業(yè)務(wù)管理活動(dòng)過(guò)程中5W1H的具體操作內(nèi)容及要求。包括應(yīng)用信息和環(huán)境等條件，與其他活動(dòng)接口處的協(xié)調(diào)關(guān)系，報(bào)告的審簽，例外任務(wù)或特殊活動(dòng)，出現(xiàn)偏離要求時(shí)該怎么辦。4)業(yè)務(wù)主題內(nèi)容描述方式：部門根據(jù)什么（輸入）做什么（活動(dòng)）做出什么（輸出）來(lái)進(jìn)行編寫。例如：“財(cái)務(wù)部根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和公司領(lǐng)導(dǎo)要求等編制公司各單位年度績(jī)效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)”。2022/10/2858二、文件編寫內(nèi)容 3、管理文二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三3、管理文件的內(nèi)容（續(xù)3）3.5、文件“管理程序”（業(yè)務(wù)管理主題內(nèi)容）（續(xù)）5)涉及合規(guī)管理的，必須將公司遵守的法定要求和做法在文件中描述。例如：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)管理，必須明確企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)公司批準(zhǔn)后，報(bào)自治區(qū)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局備案。新產(chǎn)品控制管理，必須明確設(shè)計(jì)評(píng)審、設(shè)計(jì)驗(yàn)證和設(shè)計(jì)確認(rèn)的要求。否則，存在不合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。

6)業(yè)務(wù)主題內(nèi)容描述不需要詳細(xì)寫出作業(yè)文件（專業(yè)技術(shù)規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)）的內(nèi)容，而是引出文件名。例如：危險(xiǎn)品清單，財(cái)務(wù)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，人員崗位工資標(biāo)準(zhǔn)等。引出組織外的文件，包括上級(jí)組織的文件，屬于引用標(biāo)準(zhǔn)。7)同級(jí)管理文件引用，要明確引用文件的編號(hào)以便于查找；同時(shí)，A管理文件的編寫者要密切跟蹤B、C管理文件的變化。2022/10/2859二、文件編寫內(nèi)容 3、管理文二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三

3、管理文件的內(nèi)容（續(xù)4）3.6、文件“記錄”1）記錄設(shè)計(jì)要求記錄的定義：“闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件”。記錄是一種文件，只是這種文件不能修改，一般情況下不需要批準(zhǔn)，因?yàn)樗菍?duì)當(dāng)時(shí)客觀事物的陳述。2）

記錄表式設(shè)計(jì)記錄的設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)和文件的編制同步進(jìn)行，在編制文件的同時(shí)制定相應(yīng)的記錄表式，并附在文件后面，確保記錄與文件協(xié)調(diào)一致，接口清楚。2022/10/2860二、文件編寫內(nèi)容 二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三

3、管理文件的內(nèi)容（續(xù)5）3.6、文件“檢查與考核”（必要時(shí)）

?執(zhí)行本文件需要對(duì)其執(zhí)行者的能力、結(jié)果或業(yè)績(jī)進(jìn)行監(jiān)視和測(cè)量，并納入責(zé)任考核時(shí)，明確檢查方法和頻次、檢查結(jié)果與具體的考核規(guī)定。由此產(chǎn)生的記錄列入本文件記錄欄內(nèi)。

?根據(jù)寶鋼八鋼〔2015〕110號(hào)《關(guān)于變更管理文件考核實(shí)施流程與方法的通知》公司管理文件明確的業(yè)務(wù)質(zhì)量考核要求，按以下流程和方法實(shí)施：a)業(yè)務(wù)管理部門執(zhí)行管理文件擬定的考核通知單，下發(fā)至被考核單位，同時(shí)報(bào)公司組織部。b)被考核單位按照管理文件規(guī)定和考核通知單，執(zhí)行考核要求，并公示考核結(jié)果。c)公司組織部按被考核單位的考核通知單和跟蹤結(jié)果，定期對(duì)被考核單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)和考核。2022/10/2861二、文件編寫內(nèi)容 二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三3、管理文件的內(nèi)容（續(xù)6）3.7、文件“其他”（必要時(shí)）

?明確本文件生效時(shí)，同時(shí)廢止原有的文件。

管理文件的末尾，不需要寫“本文件的解釋權(quán)歸某某單位?！绷粲薪忉寵?quán)，說(shuō)明文件本身沒(méi)有寫清楚；情況變化實(shí)際不能操作。

?要通過(guò)文件定期評(píng)審來(lái)修改或完善文件內(nèi)容。文件要使閱讀文件的人員能夠按照文件要求正確地開(kāi)展工作。

?公司管理文件簽發(fā)：文件編制部門不需要填寫，根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)實(shí)際簽發(fā)人由辦公室填寫。

發(fā)布日期：由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)實(shí)際批準(zhǔn)日期填寫。

實(shí)施日期：由辦公室按文件批準(zhǔn)日期確定。如文件編制部門有特殊要求，與公司辦公室聯(lián)系確定實(shí)施日期。

擬稿人：直接填寫文件擬稿人姓名。

審核人：填寫文件審核的部門領(lǐng)導(dǎo)人姓名。2022/10/2862二、文件編寫內(nèi)容 3、管理文二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三4、文件編寫注意事項(xiàng)編寫文件時(shí)用語(yǔ)要明確、具體，不能含糊其辭。措辭要嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，不使用可能引起混淆、誤解的語(yǔ)言，盡可能采用定量描述的方法，如對(duì)時(shí)間的要求等。同一要求在任何地方出現(xiàn)，都應(yīng)使用惟一和一致的描述用語(yǔ)。文件中涉及的文件名稱、產(chǎn)品名稱、顧客名稱等，若在文件（或記錄）中多處出現(xiàn)時(shí)，其名稱應(yīng)保持唯一性。文件做到“該說(shuō)（做）到的要寫（說(shuō)）到，說(shuō)（寫）到的一定要做到，做到的要留有證據(jù)”，不要將不切合實(shí)際的做法寫入，一定要注意文件的可操作性。使用的術(shù)語(yǔ)和定義，要保持唯一性。對(duì)已有標(biāo)準(zhǔn)或法規(guī)適用的條款內(nèi)容可直接引用，或明確引用的文件名及引用條款。文件形成過(guò)程一般采用“三審一定”方法，工作過(guò)程見(jiàn)文件編制流程，以確保文件編寫符合上述要求。2022/10/2863二、文件編寫內(nèi)容 4、文件編三稿一定工作過(guò)程二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三5、文件編制流程2022/10/2864三稿一定工作過(guò)程二、文件編寫內(nèi)容 二、文件編寫內(nèi)容

培訓(xùn)材料之三6、文件擬稿人基本要求

?熟悉公司（部門、單位）的總體業(yè)務(wù)分工和本專業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作的要求及流程。

?了解公司（部門、單位）綜合管理體系適用標(biāo)準(zhǔn)的總體要求，熟悉標(biāo)準(zhǔn)要求中與本專業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的主題內(nèi)容。

?了解擬定管理文件的主題內(nèi)容和具體要求，并能在日常工作中監(jiān)督其貫徹執(zhí)行。2022/10/2865二、文件編寫內(nèi)容 6、文件擬培訓(xùn)提綱

培訓(xùn)材料之三一文件是什么二文件編寫內(nèi)容三流程圖四程序文件編寫文件編寫出現(xiàn)的問(wèn)題2022/10/2866培訓(xùn)提綱 一文件是什三、流程圖

培訓(xùn)材料之三1、流程圖的作用流程圖的編寫，是國(guó)際體系管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)體系管理的總體要求識(shí)別管理體系所需的過(guò)程及其在企業(yè)中的應(yīng)用。確定這些過(guò)程的順序和相互作用。流程圖作用

?流程圖是展現(xiàn)過(guò)程步驟和決策點(diǎn)順序的圖形文檔，是將一個(gè)過(guò)程的若干步驟用圖的形式表示出來(lái)的一種圖示技術(shù)。

?利用流程圖，可幫助發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題、系統(tǒng)中的瓶頸、不必要的步驟、不必要的返工等。

?流程圖有助于明確質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目的范圍—團(tuán)隊(duì)工作或調(diào)整的邊界。清楚地界定工作范圍將增加項(xiàng)目成功的可能性。2022/10/2867三、流程圖 1、流程圖的作用三、流程圖

培訓(xùn)材料之三2、流程圖的編制要點(diǎn)流程圖編制要點(diǎn)?將涉及文件業(yè)務(wù)過(guò)程的所有部門列入。?按業(yè)務(wù)過(guò)程的職責(zé)和順序分別列入業(yè)務(wù)的活動(dòng)模塊。?業(yè)務(wù)活動(dòng)模塊要求用動(dòng)詞，簡(jiǎn)潔、明了。?業(yè)務(wù)活動(dòng)模塊是各責(zé)任部門必須的工作，不承擔(dān)任何責(zé)任的活動(dòng)都是沒(méi)有意義的過(guò)程（不增值），就是要通過(guò)流程梳理明確后取消，縮短工作流程以達(dá)到提高工作效率的目的。2022/10/2868三、流程圖 2、流程圖的編制三、流程圖

培訓(xùn)材料之三2、流程圖的編制要點(diǎn)流程圖編制要點(diǎn)（續(xù)）?

流程圖中的責(zé)任部門，不允許出現(xiàn)不是本文件適用范圍的部門。如佳域公司、物業(yè)分公司、鋼城公安分局等。因?yàn)楣竟芾砦募?duì)相關(guān)方的要求是沒(méi)有任何法律作用的。業(yè)務(wù)過(guò)程中涉及相關(guān)方的要求，一般通過(guò)合同附件的形式向相關(guān)方提出，在文件中，其責(zé)任必須落（寫）在公司內(nèi)部對(duì)口的部門身上。?在流程圖中，業(yè)務(wù)職能管理部門對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程要考慮完整性，原則上從業(yè)務(wù)過(guò)程的各階段按：策劃P－執(zhí)行D－檢查C－措施A的順序編制。?業(yè)務(wù)流程的結(jié)果要考慮與其他業(yè)務(wù)流程的聯(lián)系。例如：用戶異議管理的結(jié)果，要提交公司管理評(píng)審；環(huán)境法律法規(guī)的符合性評(píng)價(jià)結(jié)果要提交公司管理評(píng)審；供方績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果要提交公司管理評(píng)審。2022/10/2869三、流程圖 2、流程圖的編制三、流程圖

培訓(xùn)材料之三3、流程圖的編制2022/10/2870三、流程圖 3、流程圖的編制文件復(fù)印過(guò)程三、流程圖

培訓(xùn)材料之三3、流程圖的編制（續(xù)1）2022/10/2871案例文件復(fù)印過(guò)程三、流程圖 3、文件編制流程三稿一定工作過(guò)程三、流程圖

培訓(xùn)材料之三3、流程圖的編制（續(xù)2）2022/10/2872案例文件編制流程三稿一定工作過(guò)程三、流程圖 三、流程圖

培訓(xùn)材料之三3、流程圖的編制（續(xù)3）水壺先接水。將壺放穩(wěn)在電盤座上。插上電源。打開(kāi)開(kāi)關(guān)（綠色旋鈕往上推）：紅燈亮（正在燒開(kāi)水）紅燈滅（水已燒開(kāi)）不使用時(shí)，請(qǐng)拔掉點(diǎn)源。使用電燒水壺步驟案例2022/10/2873三、流程圖 3、流程圖的編制培訓(xùn)提綱

培訓(xùn)材料之三一文件是什么二文件編寫內(nèi)容三流程圖四程序文件編寫文件編寫出現(xiàn)的問(wèn)題2022/10/2874培訓(xùn)提綱 一文件是什為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過(guò)程(3.4.1)所規(guī)定的途徑。

注1：程序