《高校招生檔案管理的績(jī)效管理案例分析》

PAGEPAGE3高校招生檔案管理的績(jī)效管理案例分析摘要：本文研究了高校招生檔案管理的績(jī)效管理存在的問題，并對(duì)于兩個(gè)案例進(jìn)行了分析。第一個(gè)是高考招生檔案被頂替冒用，導(dǎo)致沒有權(quán)勢(shì)的普通百姓錯(cuò)過了上大學(xué)的機(jī)會(huì)，16年之后才發(fā)現(xiàn)，第二個(gè)案例是由于個(gè)人檔案保存不當(dāng)，導(dǎo)致學(xué)生的公務(wù)員工作審核無法通過。根據(jù)這兩個(gè)案例，發(fā)現(xiàn)在高校檔案管理的績(jī)效管理中存在高校招生檔案管理人員具有專業(yè)素質(zhì)不高、高校招生檔案管理人員缺乏專業(yè)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、檔案的提供利用處于被動(dòng)狀態(tài)，沒有合理的績(jī)效管理推動(dòng)檔案利用工作的問題。為了改善這些問題，招生辦以及高校的檔案管理人員應(yīng)該要利用績(jī)效考核的方法提高招生檔案管理人員的素質(zhì)、確定高校檔案績(jī)效管理目標(biāo)，并且將檔案利用的被動(dòng)服務(wù)通過合理的績(jī)效管理轉(zhuǎn)化為推送服務(wù)，從而推進(jìn)高校招生檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。關(guān)鍵詞：高校招生檔案；績(jī)效管理；檔案利用一、背景透視高校招生檔案是指在高校招生工作中形成的有保密價(jià)值的文件匯編、招生計(jì)劃、報(bào)表網(wǎng)冊(cè)、數(shù)值參數(shù)、電子文檔、宣傳?？?、音像制品等材料。這些檔案不僅是招生工作的重要記錄，更是錄取結(jié)果的重要依據(jù)和存檔的重要憑證，對(duì)于每個(gè)高考考生、考生家庭、高校以及高中都有關(guān)鍵重要的意義。高校招生檔案的管理不僅關(guān)系到在校學(xué)校學(xué)習(xí)期間的各項(xiàng)事宜，也對(duì)學(xué)生畢業(yè)之后應(yīng)聘工作也有著重大的影響。招生檔案中包括學(xué)生在參加高考之前經(jīng)歷的教育階段的信息，體現(xiàn)了學(xué)生高考之前所有的學(xué)習(xí)情況和學(xué)習(xí)經(jīng)歷，并影響學(xué)生畢業(yè)之后的工作、制成晉升、福利待遇等。因此高校招生檔案管理非常重要。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，我國高校檔案管理正在由傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)管理模式轉(zhuǎn)向科學(xué)管理的模式，其中最重要的就是要將成熟的績(jī)效管理理論應(yīng)用其中，從而推進(jìn)高校招生檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。二、案例描述1.2020年，聊城冠縣中36歲的陳春秀現(xiàn)在已經(jīng)有了2個(gè)孩子，但是5月，她為了成人高考在學(xué)信網(wǎng)上查詢信息才發(fā)現(xiàn)自己在16年以前已經(jīng)被山東理工大學(xué)國際經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易專業(yè)（?？疲╀浫?，并在2007年從學(xué)校畢業(yè)。事情發(fā)生之后，盛東升紀(jì)委監(jiān)委機(jī)關(guān)、省公安廳、省教育廳、山東理工大學(xué)、聊城市政府等部門一同調(diào)查，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，是頂替者陳艷萍的父親陳舉鵬和舅舅張峰賄賂了當(dāng)時(shí)的招生辦主任馮秀振，讓其利用縣招生辦統(tǒng)一發(fā)放考生檔案的便利將陳春秀的檔案交給陳舉鵬，當(dāng)時(shí)的頂替者的高中的副校長(zhǎng)兼辦公室主任李建民和學(xué)生處主任郭蘭忠偽造了空白畢業(yè)生登記表上加蓋了該校的公章，當(dāng)時(shí)煙莊派出所所長(zhǎng)任書坤出局了虛假戶口遷移證，一同幫助陳艷萍頂替了陳春秀上大學(xué)。2020年，幫助陳燕萍頂替陳春秀上學(xué)的46人均受到了相應(yīng)處分，而這些人都是直接或進(jìn)行了招生檔案管理。2.張華（化名）是S大學(xué)2009年的畢業(yè)生，畢業(yè)前夕，他和外市的一家公司簽訂了就業(yè)協(xié)議，學(xué)校按照本人提供的地址將其檔案郵寄到就業(yè)單位。畢業(yè)后他在簽約單位工作沒多久，又先后調(diào)換過幾家公司。2009年11月他從簽約單位將檔案轉(zhuǎn)出后一直保存在自己家里。前段時(shí)間參加公務(wù)員考試，審核檔案時(shí)因沒有轉(zhuǎn)正定級(jí)表等材料而需要補(bǔ)辦，但是他工作過的單位說該學(xué)生在本單位工作未滿一年，不給開具有關(guān)證明材料，戶口所在地人才中心也說檔案沒在他們那托管，政策不予以支持。三、案例思考題1.高校招生檔案工作中的績(jī)效考核在的主要問題是什么？2.出現(xiàn)高校招生檔案工作中績(jī)效考核的主要原因是什么？3.怎么改善高校招生檔案工作中績(jī)效考核的問題？四、案例分析1.案例中體現(xiàn)的主要問題和原因第一，高校招生檔案管理人員具有專業(yè)素質(zhì)不高的問題。高校招生檔案的管理人員作為學(xué)籍檔案管理工作的主體和執(zhí)行者，他們素質(zhì)能力和管理能力的高低、工作效率的快慢、工作質(zhì)量的好壞都直接影響著招生工作的進(jìn)行和學(xué)生的未來。造成部分高校招生管理人員專業(yè)素質(zhì)不高的原因是高校招生辦人員編制較少，無專職檔案管理員，多由辦公室人員兼任，沒有檔案管理知識(shí)背景，缺少培訓(xùn)，因此理論水平、思想觀念等很難保證。另外，缺少科學(xué)的績(jī)效管理激勵(lì)機(jī)制，相關(guān)人員對(duì)于檔案編制工作不太重視，自然也不會(huì)對(duì)招生檔案工作管理體制進(jìn)行創(chuàng)新和探索，導(dǎo)致檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不敢打破常規(guī)，從而導(dǎo)致高校檔案管理體制僵化，造成檔案丟失，甚至讓不法分子試圖利用這些漏洞進(jìn)行替代、冒充。第二，高校招生檔案管理人員缺乏專業(yè)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。在案例中，高校招生檔案被冒名頂替在16年后才被意外發(fā)現(xiàn)，可以看出，目前高校招生檔案的利用率很低，沒有干預(yù)善后機(jī)制，更沒有專業(yè)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和績(jī)效目標(biāo)?，F(xiàn)在我國高校、招生辦等部門的招生檔案管理的績(jī)效考核都只是抽象的德、能、勤等評(píng)估，但是沒有量化的、科學(xué)專業(yè)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。雖然現(xiàn)在有的部門運(yùn)用數(shù)學(xué)方法，通過定量對(duì)比，對(duì)相關(guān)管理人員劃分成優(yōu)秀、合格和不及格三個(gè)層次，但是，這些評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)并沒有考慮到招生檔案管理的工作特點(diǎn)和工作性質(zhì)，從而時(shí)考核工作流于形式形勢(shì)，失去了實(shí)際意義。第三，檔案的提供利用處于被動(dòng)狀態(tài)，沒有合理的績(jī)效管理推動(dòng)檔案利用工作。檔案不應(yīng)該只是在庫房靜置，特別是對(duì)于高考學(xué)生、應(yīng)屆畢業(yè)生等非常重要的招生檔案管理，更是需要積極利用，體現(xiàn)它的價(jià)值，發(fā)揮它的作用，利用合理的績(jī)效管理措施讓其更好的服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)、科研、管理。例如，在案例2中，學(xué)生本人并沒有過多參與檔案管理工作，由于檔案管理不當(dāng)對(duì)自己的就業(yè)產(chǎn)生了較大的影響，而管理人員的被動(dòng)服務(wù)和溝通不積極的態(tài)度沒有讓這種情況得以避免，因此需要進(jìn)一步改善，2.改善高校招生檔案工作中績(jī)效考核問題的方法第一，要利用績(jī)效考核的方法提高招生檔案管理人員的素質(zhì)。要讓相關(guān)的管理人員進(jìn)一步學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》以及其他相關(guān)的法規(guī)政策，并將學(xué)習(xí)進(jìn)度和學(xué)習(xí)結(jié)果納入相關(guān)人員的績(jī)效考核，并一步與該人員的工資福利掛鉤，讓相關(guān)管理人員熟悉條文，理解檔案管理的重要意義，明白什么該做，該怎么做。第二，確定高校檔案績(jī)效管理目標(biāo)。首先，要制定科學(xué)的績(jī)效管理目標(biāo)，根據(jù)學(xué)校招生檔案管理工作的總體目標(biāo)、部門目標(biāo)和個(gè)人目標(biāo)，把高校招生檔案需要履行的職能作為評(píng)估的主要內(nèi)容，將管理體制目標(biāo)、制度建設(shè)目標(biāo)、隊(duì)伍建設(shè)目標(biāo)、保管保護(hù)目標(biāo)、檔案利用目標(biāo)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)目標(biāo)等方面逐一細(xì)化、量化，并根據(jù)評(píng)價(jià)目標(biāo)和結(jié)果，將其與學(xué)校的績(jī)效工資結(jié)合，建立檔案管理人員的薪酬、獎(jiǎng)金、晉升和降級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，確保薪酬中體現(xiàn)出績(jī)效管理的成效，從而激發(fā)相關(guān)人員更加認(rèn)真負(fù)責(zé)，進(jìn)而使得招生檔案工作管理體制具有足夠的動(dòng)力進(jìn)行創(chuàng)新，減少體制上的漏洞，使得招生檔案工作更加完善。第三，將檔案利用的被動(dòng)服務(wù)通過合理的績(jī)效管理轉(zhuǎn)化為推送服務(wù)，例如可以將利用人次、利用效果、人均利用率、檔案開放種類、查全率、查準(zhǔn)率等作為利用指標(biāo)。當(dāng)完成利用度的績(jī)效考核之后，應(yīng)當(dāng)與其他管理環(huán)節(jié)相銜接，將結(jié)果作為確定員工薪酬、獎(jiǎng)金、晉升或降級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)。檔案資料的流動(dòng)性管理上,通過績(jī)效考核可切實(shí)起到約束和監(jiān)督、利用和保護(hù)的作用,重點(diǎn)突出嚴(yán)格性、規(guī)范性、時(shí)限性,以及對(duì)檔案人員和其他人員的雙方管理,保障檔案工作的順利開展。第四，要利用績(jī)效考核提高開放招生檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。要以原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，以分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求擬定相關(guān)考核指標(biāo)，督促相關(guān)管理人員進(jìn)一步提高招生檔案的管理質(zhì)量。參考文獻(xiàn)：李麗妍.高校檔案績(jī)效管理體系構(gòu)建研究[J].讀天下,2016,000(012):125.葉楠.績(jī)效管理理論在高校檔案管理體系建設(shè)中的應(yīng)用[J].山西檔案,2014(3):12