地產(chǎn)公司文件審批管理規(guī)定

地產(chǎn)公司文件審批管理規(guī)定本規(guī)定適用于公司各部門。文件管理職責(zé)部門公司辦公室是公司文件管理的最高機(jī)構(gòu)。各部門資料員作為二級管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)公文管理工作的具體執(zhí)行。公文種類公文常見的包括：決議、決定、報告、請示、批復(fù)、通知、通告、命令（令）、函、會議紀(jì)要幾種形式。根據(jù)行文的方向不同，將公文分為：內(nèi)部行文上行文：下級部門向上級部門呈送的公文，有請示、報告、申請。平行文：向同級部門之間送交的公文，即《工作聯(lián)系函》。下行文：上級部門向下級部門送交的公文，有決議、決定、命令、批復(fù)、通知、通告。其中，決議為公司股東會、總經(jīng)理辦公會，其他部門不得使用。公文可以以上述形式行文，也可以會議紀(jì)要形式行文。對外行文：函公文的寫作要求公文的寫作基本要素應(yīng)由三個部分組成：文頭、主體（又稱行文部分）和文尾，每一部分又由若干要素構(gòu)成。格式內(nèi)容包含為：發(fā)文部門名稱、發(fā)文字號、密級等級、緊急程度、簽發(fā)人、正文、附件、文尾。詳細(xì)要求如下：文頭部分（由公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)文頭）發(fā)文部門名稱：使用各公司按公司VI手冊統(tǒng)一印制的抬頭紙。標(biāo)題：即主題，由發(fā)文部門根據(jù)文件內(nèi)容性質(zhì)按上述確定的公文種類及行文方向選擇擬訂標(biāo)題。標(biāo)題必須準(zhǔn)確概括正文所表述的所有內(nèi)容。發(fā)文字號：公文編號按同一年度公文順序排列，包括發(fā)文部門代字、發(fā)文年份和文件順序號三項內(nèi)容。在發(fā)文字號中加上一個反映文件的業(yè)務(wù)內(nèi)容的類別或歸屬的標(biāo)志。秘密等級：公文的文頭部分要注明其秘密等級。緊急程度：對于緊急公文，要在文頭部分注明“特急”或“急”的字樣。簽發(fā)人：核準(zhǔn)并簽發(fā)文件的領(lǐng)導(dǎo)人簽署名字。正文部分主送部門：負(fù)有公文處理責(zé)任的受文部門。正文：這是公文的核心部分。要求內(nèi)容充實、中心突出、表意明確、條理清楚。正文一般由開頭、主體、結(jié)尾三個部分組成，內(nèi)容要求言簡意賅、條理清楚、表意準(zhǔn)確。附件：附件是附在主件之后，對文件內(nèi)容起說明和補(bǔ)充作用的文字材料，如數(shù)。落款印章：填寫和加蓋發(fā)文部門的名稱和印章。落款應(yīng)在正文右下方，隔二、晰。成文時間：公文發(fā)出或生效的日期。文尾部分抄報、抄送部門：指同公文所寫事項有關(guān)，需要了解公文內(nèi)容或協(xié)助完成報。印制及存檔說明。公文審批權(quán)限及流程公文審批權(quán)限公文審批權(quán)限根據(jù)公文的性質(zhì)、內(nèi)容按公司制定的各項規(guī)章制度中確定的流程及審批權(quán)限執(zhí)行。公文簽發(fā)審批權(quán)限公司的公文由公司董事長或總經(jīng)理審批后簽發(fā)。發(fā)。部門之間的平行文一律由發(fā)文部門最高負(fù)責(zé)人（部門經(jīng)理）審批后方可簽發(fā)。各類協(xié)調(diào)會形成的會議紀(jì)要一律由會議主持人核準(zhǔn)后方可簽發(fā)。違反上述審批權(quán)限的公文一律視為無效公文。公文審批及傳遞流程公司行文審批一般流程（如下圖）上行文部門經(jīng)辦人（擬文）相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)（匯簽）辦公室部門經(jīng)辦人（擬文）相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)（匯簽）辦公室（收文）部門最高負(fù)責(zé)人（核稿審批）收發(fā)部門、相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)（反饋）收發(fā)部門、相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)（反饋）辦公室（發(fā)文）總經(jīng)理（審批）辦公室（發(fā)文）總經(jīng)理（審批）辦公室檔管人員（存檔）辦公室檔管人員（存檔）下行文相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（匯簽）辦公室（收文）被委托部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（匯簽）辦公室（收文）被委托部門（擬文）委托人（核稿簽批）辦公室（發(fā)文）相關(guān)部門經(jīng)理（收發(fā)）員工（傳達(dá)）辦公室（發(fā)文）相關(guān)部門經(jīng)理（收發(fā)）員工（傳達(dá)）總經(jīng)理（審批）部門之間平行文審批傳遞一般流程（如圖）發(fā)文部門經(jīng)辦人（擬文）發(fā)文部門經(jīng)理發(fā)文部門經(jīng)辦人（擬文）發(fā)文部門經(jīng)理（核稿審批）發(fā)文部門分管領(lǐng)導(dǎo)（簽批）收文部門經(jīng)理（收文）收文部門經(jīng)理（收文）收文部門分管領(lǐng)導(dǎo)（簽批）公文性質(zhì)、內(nèi)容簽發(fā)管理要求公司內(nèi)部各級辦公室必須根據(jù)行文方向嚴(yán)格使用本規(guī)定第三條公文種類界定，各部門之間平行文嚴(yán)禁使用除《工作聯(lián)系函》以外其他種類公文形式。與財務(wù)活動有關(guān)的公文一律使用《款項審批匯簽單》或《合同審批匯簽單》，與財務(wù)活動無關(guān)的公文一律使用《文件審批匯簽單》。各部門之間的行文涉及到管理方面內(nèi)容的公文不得與公司頒布的各項規(guī)章制度有原則沖突。如有沖突，即使已經(jīng)簽發(fā)，也視為無效公文。各部門之間行文涉及到業(yè)務(wù)方面內(nèi)容的公文不得與公司的經(jīng)營方針、經(jīng)營目標(biāo)、經(jīng)營計劃有沖突，如有沖突，則必須上報公司審批，如無公司審批自行發(fā)文，即使已經(jīng)簽發(fā)，也視為無效公文?！皼Q議”、“決定”、“通知”、“通告”、“批復(fù)”類公文，經(jīng)授權(quán)人審批后，辦公室加蓋公章后下發(fā)；其余類公文經(jīng)授權(quán)人簽字后即可簽發(fā)。所有部門內(nèi)部文件，由部門資料員存檔。所有上行文，發(fā)文部門無確定抄送權(quán)，所有抄送權(quán)由報文部門負(fù)責(zé)人確定抄送部門、公司及人員。為了提高工作效率，減少文件數(shù)量，各類“請示”、“報告”先應(yīng)得到最高權(quán)限審批人確認(rèn)，再進(jìn)入擬文程序。各部門或子公司之間的溝通、配合、協(xié)助、協(xié)調(diào)等工作，能口頭協(xié)商妥善解決，則不必進(jìn)入發(fā)文程序。公文傳遞及傳達(dá)管理要求公司除平行文以外各類公文一律集中由公司辦公室負(fù)責(zé)收發(fā)。部門對公司的上行文由公司辦公室負(fù)責(zé)收文，統(tǒng)一集中處理、統(tǒng)一辦理傳遞，匯簽手續(xù)后反饋至發(fā)文部門或子公司，原件交由公司辦公室檔案管理人員存檔。發(fā)。所有公文必須由收發(fā)經(jīng)辦人員在收發(fā)簿上簽字，并注明收發(fā)日期。除特殊情況下，收發(fā)經(jīng)辦人員在辦理完收發(fā)手續(xù)后一個工作日內(nèi)未轉(zhuǎn)發(fā)則可視為經(jīng)辦人員失職。異地發(fā)文采用傳真方式，傳真號應(yīng)相對固定。收文部門在收文傳真時應(yīng)有記錄，發(fā)文部門在發(fā)完傳真后應(yīng)向收文部門電話確認(rèn)。公文的密級傳達(dá)傳達(dá)范圍絕密：相關(guān)經(jīng)辦人、總經(jīng)理、董事長、股東會。保密：相關(guān)部門、相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、