秘書實務(wù)第十章-時間管理與差旅服務(wù)課件

《秘書實務(wù)》第十章

時間管理與差旅服務(wù)

《秘書實務(wù)》第十章

時間管理與差旅服務(wù)

第一節(jié)時間管理概述一、時間管理含義時間管理就是運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)及管理方法對時間進行有效的利用，減少隨意性，以達到合理支配時間，提高工作效率的目的。

第一節(jié)時間管理概述一、時間管理含義2第一節(jié)時間管理概述二、時間管理方法(一)計劃管理為了提高工作效率，預(yù)先將一定時間周期內(nèi)的工作進行安排。日常時間管理計劃的重點是日計劃、周計劃、月計劃。

第一節(jié)時間管理概述二、時間管理方法3第一節(jié)時間管理概述二、時間管理方法(二)“四象限”法應(yīng)有重點地把主要精力和時間用在處理那些重要但不緊急的工作上，也就是說更多把握第二象限的時間?！八南笙薹ā弊畲蟮墓δ茉谟谧屓藗儼汛蟛糠謺r間花在最需要的地方。第一節(jié)時間管理概述二、時間管理方法4第一節(jié)時間管理概述二、時間管理方法(三)ABC分類方法根據(jù)事務(wù)的重要程度，將待辦的事務(wù)劃分為A、B、C三個等級，然后按照事項的重要等級依據(jù)完成任務(wù)的方法。除綜合運用上述方法外，往往還需考慮到應(yīng)付意外的突發(fā)事件及臨時不確定性事件。第一節(jié)時間管理概述二、時間管理方法5第一節(jié)時間管理概述三、辦公室時間管理(一)控制拖延找到自己拖延時間的原因，采取切實行動來改變拖延時間的習(xí)慣。第一節(jié)時間管理概述三、辦公室時間管理6第一節(jié)時間管理概述三、辦公室時間管理(二)制定行動計劃辦公室的行動計劃是一份具體的待辦事項的清單。

在給待辦事務(wù)排列順序時，除了要根據(jù)事務(wù)的重要程度將待辦的事務(wù)劃分類別外，還要考慮完成某項具體事務(wù)需要花費的時間。某些雖然不是最重要、最緊急但只需要很少時間就能辦完的事務(wù),可以集中在一個工作日開始的時候處理完畢，這樣做便于集中精力處理最重要而費時較多的工作，防止在處理重要而費時較多的事項過程中受到各種干擾。第一節(jié)時間管理概述三、辦公室時間管理在給待辦事務(wù)7第一節(jié)時間管理概述三、辦公室時間管理(三)擬訂日程表第一節(jié)時間管理概述三、辦公室時間管理8第二節(jié)上司日程安排一、上司日程安排的概念及意義

指秘書機構(gòu)協(xié)同上司對一定時限內(nèi)所要進行的工作按時間順序做出合理的計劃,

并通過一系列服務(wù)使計劃得以順利實施的工作。有利于上司及組織管理層之間的工作協(xié)調(diào)。有利于秘書機構(gòu)區(qū)分輕重緩急安排上司工作活動，避免出現(xiàn)時間沖突。有利于組織內(nèi)其他相關(guān)部門聯(lián)系工作。第二節(jié)上司日程安排一、上司日程安排的概念及意義9第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制(一)年度工作計劃表第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制10第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制(二)月工作日程表第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制11第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制(三)周工作日程表第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制12第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制(四)每天工作日程表第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制13第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制(五)多人日程表第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制14第二節(jié)上司日程安排三、安排上司日程應(yīng)注意的事項(一)注重實效,不搞形式主義(二)注意張馳相間,勞逸結(jié)合(三)要留有充分的機動時間(四)要充分尊重上司本人的意見(五)要注意保守機密第二節(jié)上司日程安排三、安排上司日程應(yīng)注意的事項15第三節(jié)差旅服務(wù)一、差旅服務(wù)概述(一)差旅服務(wù)的概念差旅服務(wù)就是為上司的公務(wù)旅行提供各方面服務(wù)。公務(wù)旅行有兩種類型：下基層——到所領(lǐng)導(dǎo)的地區(qū)或下級單位調(diào)查研究、布置任務(wù)、檢查工作、處理問題等。出公差——到外地出席會議、商務(wù)談判、接洽業(yè)務(wù)、觀摩考察等。第三節(jié)差旅服務(wù)一、差旅服務(wù)概述16第三節(jié)差旅服務(wù)一、差旅服務(wù)概述(二)差旅服務(wù)工作的意義第一,良好周到的差旅服務(wù)可以提高上司公務(wù)活動的效率。第二,良好周到的差旅服務(wù)有利于樹立單位的公關(guān)形象。第三,良好周到的差旅服務(wù)有利于鍛煉秘書的才干。第三節(jié)差旅服務(wù)一、差旅服務(wù)概述17第三節(jié)差旅服務(wù)一、差旅服務(wù)概述(三)差旅服務(wù)工作的特點1.單兵作戰(zhàn)，素質(zhì)要求高2.時限性強，勞動強度大3.環(huán)境陌生，未知因素多第三節(jié)差旅服務(wù)一、差旅服務(wù)概述18第三節(jié)差旅服務(wù)一、差旅服務(wù)概述(四)差旅服務(wù)工作的要求1.考慮周到,反應(yīng)靈活2.服務(wù)主動,辦事細心3.說話謹慎,行為檢點第三節(jié)差旅服務(wù)一、差旅服務(wù)概述19第三節(jié)差旅服務(wù)二、出差旅行前的準(zhǔn)備(一)出差旅行安排接受出差旅行服務(wù)的任務(wù)后,秘書要主動向上司詳細了解以下內(nèi)容：1.出差旅行的目的和工作任務(wù)2.出差旅行的時間和地點3.隨行人員安排4.其他事項安排第三節(jié)差旅服務(wù)二、出差旅行前的準(zhǔn)備20第三節(jié)差旅服務(wù)二、出差旅行前的準(zhǔn)備(二)旅行日程表日程表的內(nèi)容包括：出差旅行目的地，出差時間，出發(fā)、到達、返程日期及時間(幾日幾時)，所選交通工具及路線，預(yù)訂的住宿地點，到達后的活動及事項日程安排，需攜帶何物(資料、會議記錄或其他相關(guān)材料)。第三節(jié)差旅服務(wù)二、出差旅行前的準(zhǔn)備21第三節(jié)差旅服務(wù)三、出差旅行辦理(一)國內(nèi)出差旅行辦理1.落實交通和賓館(預(yù)定機票、火車與汽車票、賓館)2.旅費3.公務(wù)活動的材料4.旅行用品第三節(jié)差旅服務(wù)三、出差旅行辦理22第三節(jié)差旅服務(wù)三、出差旅行辦理(二)國外出差旅行辦理1.出國手續(xù)辦理2.隨行物品準(zhǔn)備3.出入境手續(xù)第三節(jié)差旅服務(wù)三、出差旅行辦理23第三節(jié)差旅服務(wù)三、出差旅行辦理(三)注意事項1.飛機行李托運2.旅途中轉(zhuǎn)

3.尊重習(xí)俗、掌握禮節(jié)4.了解出訪國使用的語言第三節(jié)差旅服務(wù)三、出差旅行辦理3.尊重習(xí)俗、掌握禮節(jié)424第三節(jié)差旅服務(wù)四、公務(wù)旅行期間和返回后的服務(wù)(一)時間管理和交通安排(二)熱情接待來訪客人(三)保持良好的通信聯(lián)系(四)注意上司的安全和健康(五)處理外出公務(wù)活動的資料(六)結(jié)算旅差費用第三節(jié)差旅服務(wù)四、公務(wù)旅行期間和返回后的服務(wù)25思考題1.辦公室如何避免或消除拖延時間的現(xiàn)象？2.簡述上司日程安排的重要意義及其注意事項。3.簡述秘書在上司出差途中和出差返程后應(yīng)做的工作。4.假如你的上司即將出國旅行，請列一份出國旅行事務(wù)辦理清單。思考題1.辦公室如何避免或消除拖延時間的現(xiàn)象？26《秘書實務(wù)》第十章

時間管理與差旅服務(wù)

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時間管理與差旅服務(wù)

第一節(jié)時間管理概述一、時間管理含義時間管理就是運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)及管理方法對時間進行有效的利用，減少隨意性，以達到合理支配時間，提高工作效率的目的。

第一節(jié)時間管理概述一、時間管理含義28第一節(jié)時間管理概述二、時間管理方法(一)計劃管理為了提高工作效率，預(yù)先將一定時間周期內(nèi)的工作進行安排。日常時間管理計劃的重點是日計劃、周計劃、月計劃。

第一節(jié)時間管理概述二、時間管理方法29第一節(jié)時間管理概述二、時間管理方法(二)“四象限”法應(yīng)有重點地把主要精力和時間用在處理那些重要但不緊急的工作上，也就是說更多把握第二象限的時間?！八南笙薹ā弊畲蟮墓δ茉谟谧屓藗儼汛蟛糠謺r間花在最需要的地方。第一節(jié)時間管理概述二、時間管理方法30第一節(jié)時間管理概述二、時間管理方法(三)ABC分類方法根據(jù)事務(wù)的重要程度，將待辦的事務(wù)劃分為A、B、C三個等級，然后按照事項的重要等級依據(jù)完成任務(wù)的方法。除綜合運用上述方法外，往往還需考慮到應(yīng)付意外的突發(fā)事件及臨時不確定性事件。第一節(jié)時間管理概述二、時間管理方法31第一節(jié)時間管理概述三、辦公室時間管理(一)控制拖延找到自己拖延時間的原因，采取切實行動來改變拖延時間的習(xí)慣。第一節(jié)時間管理概述三、辦公室時間管理32第一節(jié)時間管理概述三、辦公室時間管理(二)制定行動計劃辦公室的行動計劃是一份具體的待辦事項的清單。

在給待辦事務(wù)排列順序時，除了要根據(jù)事務(wù)的重要程度將待辦的事務(wù)劃分類別外，還要考慮完成某項具體事務(wù)需要花費的時間。某些雖然不是最重要、最緊急但只需要很少時間就能辦完的事務(wù),可以集中在一個工作日開始的時候處理完畢，這樣做便于集中精力處理最重要而費時較多的工作，防止在處理重要而費時較多的事項過程中受到各種干擾。第一節(jié)時間管理概述三、辦公室時間管理在給待辦事務(wù)33第一節(jié)時間管理概述三、辦公室時間管理(三)擬訂日程表第一節(jié)時間管理概述三、辦公室時間管理34第二節(jié)上司日程安排一、上司日程安排的概念及意義

指秘書機構(gòu)協(xié)同上司對一定時限內(nèi)所要進行的工作按時間順序做出合理的計劃,

并通過一系列服務(wù)使計劃得以順利實施的工作。有利于上司及組織管理層之間的工作協(xié)調(diào)。有利于秘書機構(gòu)區(qū)分輕重緩急安排上司工作活動，避免出現(xiàn)時間沖突。有利于組織內(nèi)其他相關(guān)部門聯(lián)系工作。第二節(jié)上司日程安排一、上司日程安排的概念及意義35第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制(一)年度工作計劃表第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制36第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制(二)月工作日程表第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制37第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制(三)周工作日程表第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制38第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制(四)每天工作日程表第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制39第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制(五)多人日程表第二節(jié)上司日程安排二、上司工作日程表的編制40第二節(jié)上司日程安排三、安排上司日程應(yīng)注意的事項(一)注重實效,不搞形式主義(二)注意張馳相間,勞逸結(jié)合(三)要留有充分的機動時間(四)要充分尊重上司本人的意見(五)要注意保守機密第二節(jié)上司日程安排三、安排上司日程應(yīng)注意的事項41第三節(jié)差旅服務(wù)一、差旅服務(wù)概述(一)差旅服務(wù)的概念差旅服務(wù)就是為上司的公務(wù)旅行提供各方面服務(wù)。公務(wù)旅行有兩種類型：下基層——到所領(lǐng)導(dǎo)的地區(qū)或下級單位調(diào)查研究、布置任務(wù)、檢查工作、處理問題等。出公差——到外地出席會議、商務(wù)談判、接洽業(yè)務(wù)、觀摩考察等。第三節(jié)差旅服務(wù)一、差旅服務(wù)概述42第三節(jié)差旅服務(wù)一、差旅服務(wù)概述(二)差旅服務(wù)工作的意義第一,良好周到的差旅服務(wù)可以提高上司公務(wù)活動的效率。第二,良好周到的差旅服務(wù)有利于樹立單位的公關(guān)形象。第三,良好周到的差旅服務(wù)有利于鍛煉秘書的才干。第三節(jié)差旅服務(wù)一、差旅服務(wù)概述43第三節(jié)差旅服務(wù)一、差旅服務(wù)概述(三)差旅服務(wù)工作的特點1.單兵作戰(zhàn)，素質(zhì)要求高2.時限性強，勞動強度大3.環(huán)境陌生，未知因素多第三節(jié)差旅服務(wù)一、差旅服務(wù)概述44第三節(jié)差旅服務(wù)一、差旅服務(wù)概述(四)差旅服務(wù)工作的要求1.考慮周到,反應(yīng)靈活2.服務(wù)主動,辦事細心3.說話謹慎,行為檢點第三節(jié)差旅服務(wù)一、差旅服務(wù)概述45第三節(jié)差旅服務(wù)二、出差旅行前的準(zhǔn)備(一)出差旅行安排接受出差旅行服務(wù)的任務(wù)后,秘書要主動向上司詳細了解以下內(nèi)容：1.出差旅行的目的和工作任務(wù)2.出差旅行的時間和地點3.隨行人員安排4.其他事項安排第三節(jié)差旅服務(wù)二、出差旅行前的準(zhǔn)備46第三節(jié)差旅服務(wù)二、出差旅行前的準(zhǔn)備(二)旅行日程表日程表的內(nèi)容包括：出差旅行目的地，出差時間，出發(fā)、到達、返程日期及時間(幾日幾時)，所選交通工具及路線，預(yù)訂的住宿地點，到達后的活動及事項日程安排，需攜帶何物(資料、會議記錄或其他相關(guān)材料)。第三節(jié)差旅服務(wù)二、出差旅行前的準(zhǔn)備47第三節(jié)差旅服務(wù)三、出差旅行辦理(一)