淺談秘書(shū)工作的溝通

word文檔可自由復(fù)制編輯淺談秘書(shū)工作的溝通摘要：秘書(shū)工作中，溝通是所有工作環(huán)節(jié)中最重要的。在實(shí)際工作中，領(lǐng)導(dǎo)具有極強(qiáng)的權(quán)威性和有效性，但是領(lǐng)導(dǎo)的工作主要在于企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，主要任務(wù)有決策，不可能事必躬親，這就需要秘書(shū)在工作中的發(fā)揮完美的溝通協(xié)調(diào)職能。隨著社會(huì)的進(jìn)步，我國(guó)秘書(shū)隊(duì)伍有了很大的發(fā)展，但是我國(guó)秘書(shū)人才在各種能力方面還存在著欠缺與不足,溝通能力首當(dāng)其沖，我們首先要了解溝通的障礙在哪里，然后針對(duì)這些障礙尋到解決的技巧。溝通作為秘書(shū)工作者與社會(huì)之間重要的信息交流活動(dòng)，在組織的正常運(yùn)行中是大量存在和至關(guān)重要的。合格的秘書(shū)工作首先要協(xié)調(diào)內(nèi)部關(guān)系，搞好基礎(chǔ)，使領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)、同事之間相處融洽，保證企業(yè)穩(wěn)定、快速發(fā)展；協(xié)調(diào)好外部關(guān)系，真誠(chéng)對(duì)待客戶(hù)，順應(yīng)政府發(fā)展，友善對(duì)待媒體，樹(shù)立企業(yè)良好形象，保證企業(yè)健康，長(zhǎng)久的發(fā)展。關(guān)鍵詞：企業(yè)秘書(shū)；協(xié)調(diào)；溝通技巧；Abstract：asasecretary,communicationisoneoftheimportantfunctionsofcorporatesecretarialwork.Inpracticalwork,theleadershipispersonallycoordinatedwithstrongauthorityandeffectiveness,buttheleadershipworkmainlyinthebusinessdevelopmentplan,themaintaskisdecision-making,cannottakecareofeverysinglethingpersonally,thisrequiresthesecretaryworkintheplaytheperfectcoordinationfunctions。withthedevelopofoursociety,theteamofsecretaryisbecomingmorestonger.however,wealsomeetmoreandmoreproblemsneedtobesolve,justlikecommunication.firstofall,weshouldfindthebarrierofdeveloping,andtrytofindthemunicationistheactivitybetweensecretaryandsociety.Itisimportanttomakeaorganizationsmoothgoing.Todobetter,firstofalltocoordinatetheinternalrelationship,dowellthefoundation,sothattheleadershipandleadership,colleaguesbetweenharmoniously,makesuretheenterprisestabilizes,rapiddevelopment;coordinationofexternalrelations,sinceretreatmentofcustomers,complywiththedevelopmentoffriendlytowardsthemedia,government,establishagoodimageofenterprises,ensurethatenterpriseshealthy,long-termdevelopment,Keywords:；Coordination；communicatetips；一秘書(shū)溝通的概念原則與積極意義(一)秘書(shū)溝通的概念1秘書(shū)溝通的概念：狹義的秘書(shū)溝通是指社會(huì)組織以達(dá)到建立良好公眾關(guān)系的既定目標(biāo)，在公關(guān)活動(dòng)中所進(jìn)行的組織與公眾間的信息溝通。由于公共關(guān)系溝通是建立在人際交往基礎(chǔ)之上的溝通，所以，廣義的秘書(shū)溝通，包括所有的人際溝通、組織溝通以及組織與人際間的相互溝通。但是，秘書(shū)溝通是為了協(xié)調(diào)關(guān)系、塑造形象，所以要講究原則，要講究計(jì)劃性，這樣才能稱(chēng)為溝通藝術(shù)。(二)秘書(shū)溝通的原則1為人忠誠(chéng)作為一個(gè)合格的秘書(shū)，首先要忠誠(chéng)于企業(yè)，忠誠(chéng)于員工，誠(chéng)以待人。這是秘書(shū)溝通的前提，也是做任何工作的前提。2為人謙遜狹義的溝通僅僅是指一種交流的技巧，但是，對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，溝通更重要的是一種維持和諧人際關(guān)系的一種手段；秘書(shū)與同事溝通的目的在于做好工作并維持和諧的關(guān)系。所以，在開(kāi)始溝通之前，你一定要端正自己的心態(tài)。如果你自私或自大，那你就很難達(dá)到有效溝通。

3說(shuō)話(huà)委婉

作為秘書(shū)，無(wú)論是與公司內(nèi)部員工溝通，還是與公司的客戶(hù)溝通，一定要注意說(shuō)話(huà)的方式，盡量委婉，因?yàn)槊總€(gè)人都有自尊心，都愛(ài)面子，如果你不注意說(shuō)話(huà)的方式，就很容易傷對(duì)方的自尊心?？梢哉f(shuō)，說(shuō)話(huà)的方式與說(shuō)話(huà)的內(nèi)容一樣影響溝通的效果。同樣一件事，如果你說(shuō)得委婉，那對(duì)方接受的可能性就比較大；如果你一開(kāi)口就讓對(duì)方感到不舒服，甚至?xí)p害他的利益，那他就有可能與你針?shù)h相對(duì)；如果對(duì)方產(chǎn)生了抗拒心理，那有效溝通就到此為止，你說(shuō)得再多也沒(méi)用了，所以，作為秘書(shū)，在與同事溝通過(guò)程中不要把委婉當(dāng)作撒謊，更不能看作是一種欺騙行為。

4看人說(shuō)話(huà)

俗話(huà)說(shuō)“交淺不言深”。作為秘書(shū)，對(duì)于本公司的員工不認(rèn)識(shí)的恐怕不多，因?yàn)楸舜颂ь^不見(jiàn)低頭見(jiàn)，但是，有些員工你并不一定熟悉，因?yàn)樵诠ぷ髦械慕煌⒉欢?，交情也不深，更不知?duì)方底細(xì)，因此，當(dāng)你與這樣的同事進(jìn)行溝通時(shí)，如果你一開(kāi)口就談工作，直接了當(dāng)?shù)馗嬖V他自己找他的目的是什么，那么，在對(duì)方缺乏心理準(zhǔn)備或?qū)δ悴皇呛芰私獾那闆r下，他不僅很難接受你的意見(jiàn)，而且很有可能產(chǎn)生強(qiáng)烈的抗拒心理。所以，當(dāng)你準(zhǔn)備做溝通時(shí)，你最好先寒暄幾句，看看對(duì)方對(duì)你是什么態(tài)度；如果合適就進(jìn)入正題；如果對(duì)方對(duì)你還有戒心，那你不妨先說(shuō)點(diǎn)別點(diǎn)，表現(xiàn)自己的誠(chéng)意。隨著彼此的解了，有了交情，那說(shuō)起話(huà)來(lái)就比較方便了，因?yàn)樗僖膊粫?huì)輕易地懷疑你的動(dòng)機(jī)了，即使你說(shuō)錯(cuò)了，他也會(huì)認(rèn)為你這是無(wú)心的，比較容易諒解你；你說(shuō)漏了嘴，他也可能用一句“開(kāi)玩笑的”掩飾雙方的尷尬，不會(huì)與你計(jì)較。如果你與他的交情很淺，那他就會(huì)提高對(duì)你的警惕性；你一句無(wú)心的玩笑，也有可能引發(fā)嚴(yán)重的誤會(huì)。作為秘書(shū)，一定要養(yǎng)成“見(jiàn)什么人說(shuō)什么話(huà)”的習(xí)慣。這并不是讓你去欺騙同事，而是為了更好地溝通。

5觀(guān)言察色正如每個(gè)人都有自己獨(dú)特的個(gè)性一樣，每一個(gè)人在與他人溝通時(shí)也都有自己的習(xí)慣。作為秘書(shū)，如果你能了解自己同事的這些溝通習(xí)慣，并根據(jù)他們的這些習(xí)慣來(lái)進(jìn)行溝通的話(huà)，那你的溝通就能事半功倍。當(dāng)你準(zhǔn)備與對(duì)方溝通時(shí)，你應(yīng)先觀(guān)察一下對(duì)方，看他是怎么想的，現(xiàn)在想不想與自己溝通。即使他還沒(méi)有開(kāi)口，你也可以通過(guò)他的神態(tài)或其他肢體語(yǔ)言來(lái)判斷。如果通過(guò)觀(guān)言察色，你知道了對(duì)方將用什么方?與自己交流，那你也差不多就了解了對(duì)方的真實(shí)意圖。為人真誠(chéng)，與人為善，只有這樣，你才有可能讓對(duì)方暢所欲言，把心里話(huà)掏給你。一些年輕的秘書(shū)為了追求效率，一見(jiàn)面就滔滔不絕說(shuō)，不管對(duì)方情緒如何，想不想跟你交流。欲速而不達(dá)，這樣的溝通不僅很難取得實(shí)際的效果，反而有可能增加溝通的難度，造成相反的效果。所以，溝通之前，最好先表現(xiàn)出自己的誠(chéng)意，不讓對(duì)方有什么壓力或其他想法；只有這樣，你才能讓對(duì)方想說(shuō)就說(shuō)，從而達(dá)到溝通的目的。因此，作為秘書(shū)要注意養(yǎng)成這么一種習(xí)慣，那就是不要見(jiàn)了面一開(kāi)口就談工作；你問(wèn)候或閑聊兩句，在這個(gè)過(guò)程中觀(guān)察對(duì)方的氣色，用自己的誠(chéng)意表示對(duì)他的尊重，再順著對(duì)方的心情確定用什么方式進(jìn)行溝通。(三)積極意義1秘書(shū)工作的有效進(jìn)行離不開(kāi)溝通①在商務(wù)活動(dòng)中，秘書(shū)的全部活動(dòng)都必須在上司的授權(quán)和監(jiān)督之下。秘書(shū)在處理任何問(wèn)題時(shí)，都應(yīng)根據(jù)上司的意圖、指示來(lái)辦理，而不能代替上司做決定；秘書(shū)應(yīng)選擇適宜的時(shí)機(jī)和場(chǎng)合，用提出意見(jiàn)、建議的方式提醒領(lǐng)導(dǎo)慎重決策；對(duì)上司一旦拍板決定的事項(xiàng)，秘書(shū)要毫無(wú)保留、不折不扣地貫徹執(zhí)行。秘書(shū)只有通過(guò)有效溝通，使自己好的建議、意見(jiàn)為領(lǐng)導(dǎo)所采納，并以上司的名義去貫徹執(zhí)行，才能真正的發(fā)揮補(bǔ)償作用。秘書(shū)要為上司的決策和管理提供服務(wù)，而且這種服務(wù)多側(cè)重于事務(wù)性工作。比如，上司要主持召開(kāi)一次會(huì)議，秘書(shū)要做的是會(huì)前準(zhǔn)備好資料，秘書(shū)與相關(guān)人員溝通協(xié)調(diào)會(huì)議場(chǎng)地和會(huì)議中需要的設(shè)備，與檔案管理人員溝通收集收集上司講話(huà)的信息，與各部門(mén)相關(guān)人員溝通召集與會(huì)人員，還包括會(huì)上的組織服務(wù)溝通協(xié)調(diào)、會(huì)后的逐一溝通催辦落實(shí)等，秘書(shū)應(yīng)靠自己溝通協(xié)調(diào)全面的服務(wù)和輔助，使會(huì)議圓滿(mǎn)成功。②、商務(wù)秘書(shū)時(shí)處于決策部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)、本職能部門(mén)與其他職能部門(mén)、本公司和外公司之間位置上的輔助管理員，起著承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的作用。商務(wù)秘書(shū)要清楚自己正式憑著所處的中介地位展開(kāi)各項(xiàng)工作的，因此必需要樹(shù)立中介的意識(shí)，正確地把握自己在工作中地位置，把工作過(guò)程視作發(fā)揮中介溝通作用。只要能真正起到溝通橋梁、紐帶、媒介地作用，秘書(shū)工作就一定能卓有成效。③、秘書(shū)部門(mén)是綜合辦事部門(mén)，商務(wù)秘書(shū)的工作是為上司的各種商業(yè)事務(wù)工作服務(wù)的，因此商務(wù)秘書(shū)工作的內(nèi)容和活動(dòng)方式必然涉及商業(yè)事務(wù)工作的各個(gè)方面，內(nèi)容具體而復(fù)雜，因而具有鮮明的綜合性。凡是涉及企業(yè)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的一切事務(wù)，秘書(shū)人員和秘書(shū)部門(mén)都有擔(dān)負(fù)起溝通協(xié)調(diào)的責(zé)任來(lái)；涉及職能部門(mén)協(xié)調(diào)運(yùn)作的一切事務(wù)，包括由業(yè)務(wù)工作引起的各種事務(wù)，也是商務(wù)秘書(shū)應(yīng)自覺(jué)負(fù)擔(dān)起溝通協(xié)調(diào)的工作；因此，秘書(shū)工作的內(nèi)容是全面且多樣的。秘書(shū)工作的綜合性還表現(xiàn)在秘書(shū)要有條理地處理紛繁復(fù)雜的事務(wù)性溝通工作，在綜合服務(wù)中完成輔助管理的職責(zé)。④商務(wù)秘書(shū)身處企業(yè)的決策者、管理者身邊，企業(yè)秘書(shū)部門(mén)最貼近企業(yè)的中樞部分，秘書(shū)工作的一個(gè)重要部分就是加強(qiáng)與上司的溝通協(xié)調(diào)輔助上司進(jìn)行決策管理和開(kāi)展各種商務(wù)活動(dòng)。因?yàn)楣ぷ餍枰?，秘?shū)必須掌握和了解溝通協(xié)調(diào)這些工作內(nèi)容的方法，在上司的工作中，相當(dāng)一部分內(nèi)容關(guān)系組織的重大決策和重要事項(xiàng)，由于辦理事務(wù)和溝通的需要，上司對(duì)秘書(shū)是不保密的，為了便于處理事務(wù)，秘書(shū)比別人知道組織的秘密會(huì)更多一些、更早一些，秘書(shū)還要負(fù)責(zé)保管組織的各種保密文件，這些都決定了秘書(shū)工作具有機(jī)要性。一個(gè)秘書(shū)良好的溝通能力，能夠協(xié)調(diào)好企業(yè)內(nèi)部、外部的復(fù)雜的關(guān)系，與客戶(hù)保持良好關(guān)系，作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，能夠充分理解領(lǐng)導(dǎo)的所需所求，在于員工的交流中，也能充分調(diào)動(dòng)起屬下員工的積極性，創(chuàng)造出積極和諧的氛圍。在企業(yè)面臨問(wèn)題時(shí)，良好的溝通能力更能使企業(yè)和諧穩(wěn)定的發(fā)展，走向困境。二秘書(shū)溝通的障礙與解決方法（一）秘書(shū)溝通中所面臨的障礙認(rèn)知方面。我們每個(gè)人都有自己獨(dú)特的認(rèn)知框架和偏好的交流方式。我們認(rèn)識(shí)事物的方法和模式主要受個(gè)人的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)、文化背景、社會(huì)地位以及個(gè)性特征的影響。溝通中最常見(jiàn)的錯(cuò)誤，就是試圖用自己所認(rèn)知的框架去影響別人的認(rèn)知框架，從而解釋某種行為。這樣便導(dǎo)致不能充分理解領(lǐng)導(dǎo)及員工的所求所需，傳達(dá)不準(zhǔn)確，信息不到位，時(shí)間長(zhǎng)了，便會(huì)加深員工與管理層的不理解，從而影響企業(yè)和穩(wěn)定發(fā)展。層級(jí)方面。在一個(gè)公司中，自然有層級(jí)的分化，因此在企業(yè)中溝通中遇到的問(wèn)題，最主要的還是組織成員間因地位不同而造成的心理隔閡，這種情況被管理學(xué)者稱(chēng)之為位差效應(yīng)。管理實(shí)踐證明，位差效應(yīng)所造成的不利是非常清楚的。如果管理者不能平易近人，反而很高傲，自然秘書(shū)也會(huì)心有不滿(mǎn)，這便使達(dá)到良好的溝通變得很難，這樣不但工作的效率不高，秘書(shū)傳遞的信息也無(wú)法達(dá)到用來(lái)判斷的要求，從而導(dǎo)致信息交換失敗，為公司決策帶來(lái)意想不到的錯(cuò)誤。模糊障礙。在收到模糊訊息時(shí)，秘書(shū)雖然感到無(wú)法理解，但經(jīng)常不知所措，因?yàn)閱?wèn)了就代表自己不夠成熟、經(jīng)驗(yàn)不足。當(dāng)需要再次傳遞此信息出去的時(shí)候，秘書(shū)自身往往也是含糊其詞，不愿擔(dān)負(fù)任何將訊息明確化的責(zé)任，于是一個(gè)傳一個(gè)，大家都假裝聽(tīng)懂了，怕稍有遲疑就顯出自己的無(wú)能，實(shí)際上沒(méi)有一個(gè)人能真正聽(tīng)懂。最后，這種傳話(huà)游戲就將最初的訊息傳得面目全非，從而影響了整個(gè)活動(dòng)的效率。偏見(jiàn)障礙。在秘書(shū)行業(yè)中，偏見(jiàn)經(jīng)常發(fā)生在上下級(jí)之間，下屬往往會(huì)覺(jué)得領(lǐng)導(dǎo)不通情達(dá)理，只注重成績(jī)，不為職工著想。而上級(jí)則往往覺(jué)得職工只顧個(gè)人利益，不與組織同心同力，只講報(bào)酬不講工作。（二）秘書(shū)溝通中的障礙解決方法1要靈活運(yùn)用溝通原則提高溝通中心理適應(yīng)能力。溝通工作，往往將那些本來(lái)就應(yīng)該由組織管理者承擔(dān)的壓力加到秘書(shū)工作者身上，對(duì)秘書(shū)的心理壓力往往會(huì)在照成很大的影響。因此，在溝通中，秘書(shū)要善于進(jìn)行心理的自我調(diào)試，提高心理調(diào)適能力。強(qiáng)的心理調(diào)適能力，擺正自己的位置，調(diào)整好自己的心態(tài)，才能承擔(dān)高強(qiáng)度、高標(biāo)準(zhǔn)的秘書(shū)工作。秘書(shū)的提高心理調(diào)適能力主要有三個(gè)方面：保持心理正常張力，以適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作環(huán)境、人際環(huán)境的能力。緩解、調(diào)節(jié)自己在處理日常事務(wù)、公共生活、社交行為中所產(chǎn)生的心理壓力和精神狀態(tài)，獲得心理、保持心理健康的能力。在心理調(diào)試中選中某種途徑和掌握、運(yùn)用一定方法的能力。提高應(yīng)對(duì)溝通中突發(fā)事件的能力。秘書(shū)應(yīng)該對(duì)突發(fā)事件做有效的緩沖，給組織領(lǐng)導(dǎo)提供有效的參考意見(jiàn)。秘書(shū)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力主要有以下三個(gè)方面：有效掌握有關(guān)信息，及時(shí)捕捉帶有傾向性、潛在性問(wèn)題，制定可行預(yù)案，爭(zhēng)取把問(wèn)題解決在萌芽狀態(tài)的能力、保持頭腦清醒、對(duì)事件進(jìn)行科學(xué)分析、敏銳把握事件潛在影響，密切掌握事態(tài)發(fā)展情況的能力。準(zhǔn)確判斷、果斷行動(dòng)能力和及時(shí)整合各種資源、有序應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。把握好溝通原則在工作中的運(yùn)用。及時(shí)。有效的與各界進(jìn)行溝通，及時(shí)傳遞信息，達(dá)到溝通目的。如果危機(jī)發(fā)生，秘書(shū)不能第一時(shí)間與媒體公眾進(jìn)行溝通，就會(huì)造成不信任，相反，正面信息公布不及時(shí)，對(duì)企業(yè)同樣有巨大的損失。因此，作為秘書(shū)，要和領(lǐng)導(dǎo)一樣，對(duì)溝通工作有時(shí)間上的概念，要異常敏感，及時(shí)做出反應(yīng)，防止工作出現(xiàn)被動(dòng)。推功攬過(guò)。秘書(shū)要把握好自身的定位，當(dāng)活動(dòng)取得成功時(shí)要記得，功勞是屬于老板的；當(dāng)活動(dòng)出現(xiàn)漏洞時(shí)，要多從自身尋找原因。當(dāng)然，對(duì)于這些，領(lǐng)導(dǎo)者其實(shí)是心知肚明的，秘書(shū)在活動(dòng)中推功攬過(guò)對(duì)自己來(lái)講只是暫時(shí)的損失，相反會(huì)為自己今后的工作和發(fā)展帶來(lái)更大的好處。適度。秘書(shū)在進(jìn)行溝通的時(shí)候要積極主動(dòng)，但同時(shí)也應(yīng)該避免溝通過(guò)度。不要包攬不屬于自己的問(wèn)題，不要口無(wú)遮攔引火上身，也不要隨便污蔑同行，也不要自爆猛料。一個(gè)成熟的秘書(shū)應(yīng)該把握溝通的適度原則，不該說(shuō)的不說(shuō)，不該做的不做，在溝通上掌握好分寸，做到適度。2運(yùn)用秘書(shū)職場(chǎng)溝通技巧①秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)層的溝通。秘書(shū)在職場(chǎng)上打拼，需要與各種不同的人協(xié)調(diào)和溝通。秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，秘書(shū)發(fā)揮著很重要的作用，面對(duì)一個(gè)出色的秘書(shū)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該與領(lǐng)導(dǎo)有諸多默契，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的各種動(dòng)作，都能心領(lǐng)神會(huì)，唯有如此，秘書(shū)才能配合，唯有如此，秘書(shū)才能從容地應(yīng)對(duì)和處理各項(xiàng)事務(wù)。不同的領(lǐng)導(dǎo)有著不同的性格。因此在與領(lǐng)導(dǎo)溝通中要注意：不找借口，多方面溝通。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，不找任何借口推拖。無(wú)論做什么事情，秘書(shū)都要記住自己的工作職責(zé)，把領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情辦好。這樣才能體現(xiàn)秘書(shū)的能力。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通方式多種多樣，但不管是用什么溝通方式，都要措辭準(zhǔn)確、謙虛、禮貌，語(yǔ)氣要平和、聲音適中。不能在與領(lǐng)導(dǎo)的溝通中，打斷領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言，要耐心等領(lǐng)導(dǎo)講完，或者征得領(lǐng)導(dǎo)同意后再講。抓住重點(diǎn)，及時(shí)反饋。秘書(shū)人員每天都要處理大量的信函、接聽(tīng)許多電話(huà)，由此便會(huì)儲(chǔ)存大量的信息，這就要求秘書(shū)人員要將重要的信息及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)。反饋信息時(shí)要注意，分清主次，抓住重點(diǎn)，扼要切題。建言獻(xiàn)策，適當(dāng)贊美。秘書(shū)在工作時(shí)，對(duì)于工作上如有需要改進(jìn)的地方，應(yīng)多向領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策，在提建議的時(shí)候態(tài)度要誠(chéng)懇，用征詢(xún)的口吻。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)做得不對(duì)的地方，要在私下委婉的指出。建言獻(xiàn)策的時(shí)侯應(yīng)該有適當(dāng)?shù)馁澝?，恰到好處的贊美也是秘?shū)與領(lǐng)導(dǎo)很好的溝通方式。可是也不要言過(guò)其實(shí)，贊美過(guò)頭，這樣領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)認(rèn)為你是在拍馬屁，效果會(huì)適得其反。實(shí)事求是，終身學(xué)習(xí)。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)，不要弄虛作假，知之為知之，不知為不知，有不懂的地方要虛心向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)教。當(dāng)今社會(huì)日新月異，知識(shí)不斷的被更新，秘書(shū)人員要想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，就必須有積極的求知精神。在日常工作中，秘書(shū)是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常會(huì)向秘書(shū)提出各種問(wèn)題，秘書(shū)掌握的知識(shí)越多，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的幫助越大，就會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的不斷賞識(shí)。未雨綢繆。每天都會(huì)有許多的事物需要領(lǐng)導(dǎo)去處理，為了提高溝通質(zhì)量，秘書(shū)要把溝通的目的和表達(dá)方式考慮成熟。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的日常工作日程要有所了解，要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的心情做大致的揣摩，這樣既可以節(jié)省時(shí)間，也可以使溝通更為有效。②秘書(shū)與同事間的溝通。秘書(shū)在工作中起著承上啟下的作用，上情下達(dá)，下情上報(bào)，是領(lǐng)導(dǎo)與同事之間的紐帶和橋梁，因此，做好與同事間的溝通也十分重要。秘書(shū)在不同類(lèi)型的同時(shí)交往中，如果能區(qū)別對(duì)待，運(yùn)用不同的技巧，便能更好的與同事進(jìn)行交流溝通。有限度的敞開(kāi)自己。在與同級(jí)溝通的時(shí)候，不能對(duì)自己的行為做虛假的掩飾，或者表現(xiàn)出極強(qiáng)的自我保護(hù)，對(duì)于別人過(guò)于防范，拒人于千里之外，這樣往往不利于與他人的交往，但是對(duì)于我們秘書(shū)而言，也不能隨便把自己掌握的信息隨便說(shuō)出來(lái)與同事分享，凡事要把握一定的尺度，能言則言，不能說(shuō)的就算對(duì)方旁敲側(cè)擊也不能說(shuō)。要牢記：不該問(wèn)的堅(jiān)決不問(wèn)，不該開(kāi)的玩笑不開(kāi)，不再任何同事面前說(shuō)三道四。學(xué)會(huì)傾聽(tīng)，關(guān)心他人。認(rèn)真傾聽(tīng)別人講話(huà)，千萬(wàn)不能以高高在上的態(tài)度與人交流，在同事遇到困難向你傾述時(shí)，要用自己的語(yǔ)言去引導(dǎo)他們，讓他們覺(jué)得還有依靠。有高興的事情，都可以拿出來(lái)與同事分享。某些工作需要同事配合進(jìn)行時(shí)，要學(xué)會(huì)主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，不僅僅計(jì)較，這樣一來(lái)，同事就會(huì)認(rèn)為你是一個(gè)很好的合作伙伴，從而愿意與你共事，工作效率也會(huì)隨之提高很多。講究誠(chéng)信，寬容待人。在與同事相處中，秘書(shū)要樹(shù)立：誠(chéng)信第一的觀(guān)念，答應(yīng)別人的事情要做到，如果有特別原因，沒(méi)辦法完成，也要向?qū)Ψ秸f(shuō)明原因，取得諒解。對(duì)于別人的小缺點(diǎn)，不能斤斤計(jì)較，挖苦諷刺。對(duì)于聽(tīng)到一些關(guān)于自己的言論，也不用去追根究底，要用一顆平常心對(duì)待，有則改之，無(wú)則加勉。如果在平常的相處中有一些小摩擦，錯(cuò)了就要去認(rèn)錯(cuò)，沒(méi)錯(cuò)也要與對(duì)方說(shuō)清楚，不能因?yàn)樗绞露绊懥斯ぷ?。③秘?shū)與內(nèi)部職能部門(mén)的溝通。秘書(shū)與各職能部門(mén)人員的關(guān)系，是在同一組織內(nèi)因?yàn)楣ぷ鹘煌纬傻南嗷リP(guān)系。這既是一種平等的同志關(guān)系，又是一種在組織內(nèi)部工作上的分工與合作、相互支持、相互配合、相互制約的關(guān)系。也可以說(shuō)這是一種廣義上的同事關(guān)系。秘書(shū)要想履行自己的職責(zé)，做好領(lǐng)導(dǎo)交代的工作，不搞好與各職能部門(mén)的關(guān)系是難以做到的。秘書(shū)要做到與各職能部門(mén)人員有效的溝通，應(yīng)努力做到：平易近人，協(xié)作支持。秘書(shū)人員在與各職能部門(mén)人員的交往中，應(yīng)擺正自己的位置，平等相待，平易近人。平時(shí)主動(dòng)了解各職能部門(mén)的情況，體諒職能部門(mén)的難處。秘書(shū)部門(mén)的工作需要得到各職能部門(mén)的協(xié)作與配合，各職能部門(mén)的工作也需要秘書(shū)部門(mén)的支持與合作。作為秘書(shū)，應(yīng)站在全局的角度支持和幫助各職能部門(mén)開(kāi)展工作，解決疑難問(wèn)題。反之，秘書(shū)人員為了貫徹領(lǐng)導(dǎo)的決策，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，常常必須依賴(lài)于各職能部門(mén)的支持與具體執(zhí)行。一旦有時(shí)任務(wù)緊、領(lǐng)導(dǎo)要求高的情況下，秘書(shū)往往會(huì)忽略各職能部門(mén)的難處。如果平時(shí)不注意向職能部門(mén)了解情況，加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)，培養(yǎng)信任與感情，而在出現(xiàn)狀況時(shí)一味催促恐怕于事無(wú)補(bǔ)。提供熱情周到的服務(wù)。秘書(shū)應(yīng)主動(dòng)幫助各職能部門(mén)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，在職責(zé)允許的范圍內(nèi)幫助各職能部門(mén)解決工作中的問(wèn)題。在促進(jìn)各職能部門(mén)協(xié)調(diào)的過(guò)程中，秘書(shū)人員既要忠于領(lǐng)導(dǎo)的意圖，明確協(xié)調(diào)的基本原則，又要針對(duì)具體情況，切實(shí)解決他們的困難，促使各部門(mén)化解矛盾。秘書(shū)人員應(yīng)將促進(jìn)各職能部門(mén)的協(xié)調(diào)當(dāng)作自己的職責(zé)，主動(dòng)積極地做好這項(xiàng)工作。并通過(guò)做好這項(xiàng)工作，進(jìn)一步促進(jìn)各職能部門(mén)之間、秘書(shū)人員與各職能部門(mén)之間的人際關(guān)系朝著良性循環(huán)的方向發(fā)展。3講究秘書(shū)溝通方式中的藝術(shù)秘書(shū)“聽(tīng)”的學(xué)問(wèn)。秘書(shū)在日常工作中要做好傾聽(tīng)工作，在溝通的時(shí)候，集中注意力