上海電機(jī)學(xué)院綜合檔案立卷工作的內(nèi)容和方法（試行）

上海電機(jī)學(xué)院綜合檔案立卷工作的內(nèi)容和方法(試行)

一、歸檔范圍

學(xué)校各單位（部門）在招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，凡具有查考利用價(jià)值并已辦理完畢的，均屬歸檔范圍。具體內(nèi)容見附件《上海電機(jī)學(xué)院綜合檔案立卷部門歸檔范圍及保管期限表》。

二、歸檔案卷的整理規(guī)范

（一）必須按照歸檔范圍將具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，既不龐雜，又不遺漏短缺。

（二）按照文件之間的歷史聯(lián)系和保存價(jià)值，科學(xué)地整理立卷，如以貫徹某項(xiàng)方針政策、某項(xiàng)中心工作、一次會(huì)議、一個(gè)重大事件、一個(gè)案件、請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批轉(zhuǎn)等為中心，形成文件的內(nèi)在聯(lián)系。

（三）每個(gè)案卷應(yīng)有確切簡(jiǎn)明的標(biāo)題，并注明保管期，每卷卷首應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄，卷末應(yīng)附備考表。

（四）歸檔的案卷必須編制移交目錄（移交清冊(cè)），一式二份。交接雙方經(jīng)過(guò)清點(diǎn)案卷，履行簽字手續(xù)。

（五）案卷文件數(shù)量一般不超過(guò)200頁(yè)，對(duì)同一問(wèn)題文件數(shù)量多的，宜酌情適當(dāng)分卷。

三、案卷的組合方法

立卷方法主要是根據(jù)文件構(gòu)成的特點(diǎn)（即文件的共同點(diǎn)）對(duì)歸檔的文件進(jìn)行分類立卷，一般應(yīng)以“問(wèn)題”為主，兼顧其他特征。

（一）按問(wèn)題立卷。問(wèn)題是指文件內(nèi)容記述和反映的某方面的工作問(wèn)題或涉及的人物、事件、事物等，將反映同一問(wèn)題的請(qǐng)示與批復(fù)、通知與決定、總結(jié)與計(jì)劃、正件與附件等放在一起歸檔，一般為一事一卷。

（二）按作者立卷?！白髡摺笔侵缸珜懞蛨?zhí)法文件的機(jī)關(guān)、機(jī)關(guān)內(nèi)的組織或個(gè)人。將同一作者的某些文件組成案卷。

（三）按時(shí)間立卷。按文件形成的時(shí)間或文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間，將屬于同一時(shí)期的文件組合為案卷。

（四）按項(xiàng)目立卷?？蒲?、教學(xué)建設(shè)、產(chǎn)品、基建、設(shè)備項(xiàng)目的文件材料，可根據(jù)“成套性”原則，組成一題一卷或一題多卷。不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

四、立卷時(shí)的注意事項(xiàng)

（一）本年度所做下年度的計(jì)劃、預(yù)算等放在下年度立卷。

（二）本年度所做上年度的總結(jié)、決策、報(bào)表等放在上年度立卷。

（三）跨年度的會(huì)議記錄，有針對(duì)年的放在針對(duì)年立卷，無(wú)針對(duì)年的放在結(jié)束年立卷。

（四）案件的材料放在結(jié)案年立卷。

（五）長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃放在針對(duì)實(shí)現(xiàn)的頭一年立卷。

（六）兩年以上報(bào)告、總結(jié)、報(bào)表等放在針對(duì)年的最后一年立卷。

（七）回顧、紀(jì)念性文件放在定稿或發(fā)表的一年立卷。

（八）法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)生效的一年立卷。

（九）跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文放在批復(fù)或復(fù)文的一年立卷。

（十）專業(yè)部門使用的專門年度所形成的文件按專門年度立卷。

如果有未辦完的文件，可以酌情轉(zhuǎn)入下一年度立卷。

五、卷內(nèi)文件的排列方法

（一）批復(fù)件在前，請(qǐng)示件在后；正件在前、附件在后；打件稿在前、簽發(fā)核定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后。

（二）由單一作者、單一問(wèn)題組合起來(lái)的文件，按時(shí)間順序排列。

（三）會(huì)議文件按文件的屆次組合。

（四）案件材料按批復(fù)、結(jié)論、綜合材料、證明材料和個(gè)人交代材料的順序排列。

（五）組卷時(shí)應(yīng)注意文件時(shí)間、內(nèi)容的針對(duì)性。

六、組卷時(shí)的其它注意事項(xiàng)

（一）卷內(nèi)件的類目、保管期限要相同，不得把不同類目、不同保管期限的材料放在同一案卷內(nèi)。

（二）組卷時(shí)必須檢查每一份文件是否齊全（包括傳閱單），案件是否結(jié)案，如發(fā)現(xiàn)缺少應(yīng)查找補(bǔ)齊，若無(wú)法查到，應(yīng)在備考表上說(shuō)明原因。

（三）通報(bào)本部門的文件，本部門雖然沒有寫明調(diào)查材料，也要把上級(jí)通報(bào)放在本部門立卷。

（四）本部門起草，用上級(jí)名義發(fā)的文件，本部門應(yīng)將原稿和打印件立卷。

（五）校內(nèi)各部門向黨委、學(xué)校的請(qǐng)示報(bào)告及相應(yīng)的批復(fù)、批轉(zhuǎn)的原件由報(bào)文部門立卷歸檔。

（六）務(wù)必檢查每一份材料有否落款（包括部門、部門公章、起草人姓名、主管領(lǐng)導(dǎo)、定稿或發(fā)布的年、月、日等）。

七、擬寫案卷標(biāo)題

案卷標(biāo)題是對(duì)案卷內(nèi)全部文件的總概括，通過(guò)案卷標(biāo)題揭示出卷內(nèi)文件的成分與內(nèi)容，為查找利用提供線索，也是編制檢索工具的主要依據(jù)。案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明扼要，確切地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。案卷標(biāo)題的基本結(jié)構(gòu)主要包括：作者、問(wèn)題和文種三部分。字?jǐn)?shù)不超過(guò)50字（包括標(biāo)點(diǎn)符號(hào)）。

（一）作者即卷內(nèi)制發(fā)文件的部門或個(gè)人，一般寫在標(biāo)題的開首。作者要寫出全稱或通用的簡(jiǎn)稱，不可用省略號(hào)。

（二）問(wèn)題即卷內(nèi)文件的內(nèi)容。準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題，是擬寫標(biāo)題的關(guān)鍵，也是標(biāo)題的核心部分。屬于同一個(gè)或同一類性質(zhì)問(wèn)題的，可以概括標(biāo)出；屬于幾個(gè)問(wèn)題的，應(yīng)按照卷內(nèi)問(wèn)題的排列順序標(biāo)出。標(biāo)題應(yīng)反映出文件內(nèi)容，但不可太長(zhǎng)，要概括，既反映內(nèi)容又點(diǎn)出關(guān)鍵詞，使閱讀者第一時(shí)間就基本能夠判斷出卷內(nèi)有無(wú)自己要查找的材料。

（三）文種即卷內(nèi)文件種類的名稱。如決定、通知、報(bào)告、計(jì)劃、意見、總結(jié)等，主要用于反映文件的性質(zhì)和查考價(jià)值。

八、卷內(nèi)文件的編號(hào)

卷內(nèi)文件材料按順序排列以后，裝訂的案卷無(wú)論單面或雙面，只要是書寫的文件材料均應(yīng)依次在非裝訂線一側(cè)下角編頁(yè)號(hào)。如遇漏編號(hào)，可用1(1)、1(2)的方式表示（其中1表示頁(yè)碼），并且在備考表中注明。除案卷封面、卷內(nèi)文件目錄和備考表外，每份文件都要編成順序號(hào)，一張紙上貼幾個(gè)文件，每個(gè)文件算1頁(yè)，每卷一個(gè)順序號(hào)并從1號(hào)開始編號(hào)，同一類問(wèn)題的案卷也應(yīng)如此操作。

九、填寫卷內(nèi)目錄與備考表

（一）每個(gè)案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄，用以介紹卷內(nèi)文件的成分與內(nèi)容。卷內(nèi)目錄的項(xiàng)目有順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者（形成該文件的部門或?qū)υ撐募?fù)有責(zé)任的署名者）、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注；應(yīng)準(zhǔn)確、完整地填寫文件題名，不得隨意更改和簡(jiǎn)化題名；沒有題名的應(yīng)擬寫題名；對(duì)無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的題名要重新擬寫題名；沒有責(zé)任者、文件時(shí)間的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；會(huì)議記錄應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。卷內(nèi)文件目錄放在案卷的卷首。

（二）備考表應(yīng)放在案卷的卷尾，用來(lái)說(shuō)明卷內(nèi)文件的狀況（文件的缺損、修補(bǔ)、補(bǔ)充、移出、銷毀等），便于保管人員和利用者了解。立卷人應(yīng)逐項(xiàng)填寫備考表中各類內(nèi)容，檢查人（立卷部門負(fù)責(zé)人）應(yīng)在認(rèn)真核實(shí)后簽字，專職檔案員應(yīng)對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行最后審核。

十、填寫案卷封面與裝訂

（一）案卷封面項(xiàng)目的填寫

1.機(jī)關(guān)名稱和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)名稱，均應(yīng)使用全稱（印刷）；

2.案卷標(biāo)題書寫字體應(yīng)稍大些，文字排列整齊、美觀；

3.卷內(nèi)文件起止日期即卷內(nèi)最早一份文件和最遲一份文件的產(chǎn)生時(shí)間；

4.卷內(nèi)文件件數(shù)及頁(yè)數(shù)用大寫數(shù)字填寫；

5.保管期限按歸檔范圍要求填寫；

6.編制部門按案卷內(nèi)文件材料的形成部門或主要責(zé)任者填寫；

7.歸檔號(hào)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)由檔案館統(tǒng)一編排填寫。

（二）案卷的裝訂

案卷的裝訂是為了固定與保護(hù)卷內(nèi)文件，避免散失與損壞。案卷在裝訂之前，須去掉文件上的金屬物（大頭針、回形針等）以防年久銹蝕文件。殘破文件應(yīng)當(dāng)修補(bǔ)，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一起歸檔；傳真件應(yīng)復(fù)制在A4紙上后歸檔；大張文件須要折疊成手風(fēng)琴式并和全卷文件的大小相整齊（文件用紙為A4紙）。裝訂時(shí)要留出裝訂部分，用繩線勒緊結(jié)牢，采用三孔一線法裝訂，一律訂在左邊，不得倒置、脫漏紙張，不得把字跡裝訂入線內(nèi)。

十一、電子公文的歸檔要求

（一）電子公文的歸檔范圍包括經(jīng)過(guò)學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中“公文處理”模塊產(chǎn)生的所有電子公文并包括相應(yīng)的背景信和元數(shù)據(jù)。

（二）電子公文保管期限和密級(jí)的劃分

1.電子公文的保管期限和密級(jí)的劃分參照《上海電機(jī)學(xué)院立卷部門歸檔范圍及保管期限表》執(zhí)行（具體見附件）；

2.電子公文的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限與文件內(nèi)容信息的保管期限一致。

（三）電子公文歸檔方法

1.電子公文數(shù)據(jù)每年3月底之前通過(guò)系統(tǒng)接口由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將結(jié)束流轉(zhuǎn)的電子公文自動(dòng)傳輸至檔案管理系統(tǒng)，并確保傳輸?shù)臄?shù)據(jù)真實(shí)、完整、有效、無(wú)病毒；

2.電子公文以“件”為單位全部傳輸至檔案管理系統(tǒng)；

3.電子公文的檔號(hào)由檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一編制、自動(dòng)生成，生成的檔號(hào)與其他類別檔案的文件級(jí)編號(hào)保持一致，即：年度號(hào)-分類號(hào)-件號(hào)；

4.電子公文與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)公文的著錄項(xiàng)目基本相同。為保證電子公文的真實(shí)性、完整性和有效性，由檔案館相關(guān)人員負(fù)責(zé)補(bǔ)充、修改檔案管理系統(tǒng)內(nèi)特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識(shí)；

5.檔案管理系統(tǒng)管理員對(duì)已接收的電子公文數(shù)據(jù)采取相應(yīng)的安全保密措施，確保歸檔電子公文的真實(shí)、完整與安全。

十二、紙質(zhì)公文的歸檔要求

（一）收文的歸檔要求

1.收文由黨政辦公室負(fù)責(zé)歸檔；

2.黨政辦公室負(fù)責(zé)打印文件流轉(zhuǎn)日志、收文處理意見單，并在收文處理意見單上蓋章后連同原件一并歸檔。

（二）發(fā)文的歸檔要求

1.發(fā)文在結(jié)束流轉(zhuǎn)之后由黨政辦公室統(tǒng)一打印發(fā)文處理單、文件流轉(zhuǎn)日志及原件，并在發(fā)文處理單及原件上蓋章；

2.黨政辦公室負(fù)責(zé)紙質(zhì)公文的預(yù)立卷；

3.原發(fā)文部門前往黨政辦公室領(lǐng)取相關(guān)的紙質(zhì)文件，根據(jù)歸檔要求審核后歸交檔案館。

（三）部門報(bào)告的歸檔要求

1.部門報(bào)告由呈文部門在文件結(jié)束流轉(zhuǎn)之后負(fù)責(zé)打印文件流轉(zhuǎn)日志、部門報(bào)告處理單、正文及其附件；

2.呈文部門需在打印的部門報(bào)告處理單及正文上蓋章之后才能歸檔。

（四）紙質(zhì)公文整理的要求

1.所有的紙質(zhì)公文按“件”整理。每份文件包含文件的正文與附件；

2.發(fā)文的排列按照正文、附件、公文處理單、文件流轉(zhuǎn)日志的順序依次排列；部門報(bào)告按照部門報(bào)告單、正文、文件流轉(zhuǎn)日志的順序依次排列；

3.紙質(zhì)公文排列時(shí)按照正文在前、附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；中文本在前，外文本在后的原則排列；

4.紙質(zhì)公文按件編制頁(yè)碼，并應(yīng)核對(duì)應(yīng)歸檔的材料是否齊全；

5.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年6月底之前向檔案館移交紙質(zhì)公文，移交時(shí)需填寫移交單；

6.移交單一式兩份，在移交時(shí)雙方清點(diǎn)簽字后各執(zhí)一份。

本辦法由檔案館負(fù)責(zé)解釋，自批準(zhǔn)之日起施行，原相關(guān)管理文件同時(shí)廢止。

附件：

上海電機(jī)學(xué)院綜合檔案立卷部門歸檔范圍及保管期限表

1.黨政辦公室（信訪辦公室、校友會(huì)辦公室、教育發(fā)展基金會(huì)辦公室）

分類號(hào)：DQ黨群工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)黨組織有關(guān)黨的建設(shè)的文件材料

長(zhǎng)期

2

針對(duì)本校的批復(fù)、通知

永久

3

本校黨委常委會(huì)、黨委會(huì)、黨委擴(kuò)大會(huì)、書記校長(zhǎng)碰頭會(huì)、二級(jí)黨組織書記會(huì)、黨委中心組會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議及會(huì)議討論的文件

永久

4

黨委工作計(jì)劃、報(bào)告（包括調(diào)查報(bào)告）、總結(jié)（包括經(jīng)驗(yàn)總結(jié)）

永久

5

黨委發(fā)布的決定、辦法、指示、批轉(zhuǎn)、通報(bào)和通知

永久

6

以黨委名義召開的工作會(huì)議材料

長(zhǎng)期

7

校黨委和上級(jí)黨委調(diào)研、檢查、巡視學(xué)校工作形成的文件材料

永久

8

黨委負(fù)責(zé)同志在校內(nèi)的重要講話和參加上級(jí)會(huì)議的發(fā)言稿、履行公務(wù)發(fā)表的文章等材料

永久

9

黨委大事記

永久

10

黨委辦公室收發(fā)文登記簿（存部門）

短缺

11

關(guān)于校級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)的任免報(bào)告和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)

永久

12

黨群系統(tǒng)啟用印章的通知和印模樣式

永久

13

黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計(jì)材料

永久

14

黨委保密、秘書工作的有關(guān)文件

長(zhǎng)期

15

重要的群眾來(lái)信來(lái)訪及處理材料

永久

16

黨委與有關(guān)機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作來(lái)往文件

永久

分類號(hào)：XZ行政工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)高校行政管理的綜合性文件

長(zhǎng)期

2

全校性的規(guī)章制度

永久

3

學(xué)校年度、學(xué)期工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)

永久

4

校長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要

永久

5

校務(wù)委員會(huì)委員名單、會(huì)議記錄、紀(jì)要

永久

6

全校性的工作會(huì)議、座談會(huì)文件（包括聲像材料）

長(zhǎng)期

7

校領(lǐng)導(dǎo)在校內(nèi)外會(huì)議上的重要講話和發(fā)言稿

長(zhǎng)期

8

本校教育事業(yè)規(guī)劃、計(jì)劃及上級(jí)批復(fù)

永久

9

學(xué)校評(píng)估材料

永久

10

黨和國(guó)家、市黨政領(lǐng)導(dǎo)人、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)校視察、檢查工作時(shí)的題詞、講話及聲像材料

永久

11

本校向上級(jí)的請(qǐng)示及其批復(fù)

永久

12

有關(guān)全校性工作的調(diào)查材料和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

永久

13

學(xué)校學(xué)年初報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì)材料

永久

14

啟用印章的文件及印模樣章

永久

15

本校歷史沿革、大事記、情況介紹、簡(jiǎn)報(bào)、年鑒、畫冊(cè)、宣傳冊(cè)等

永久

16

校史（志）工作材料

永久

17

校辦工作報(bào)告、以校辦名義的發(fā)文和會(huì)議日程安排

長(zhǎng)期

18

學(xué)校組織的各種慶典、慶壽、紀(jì)念等工作活動(dòng)形成的材料

長(zhǎng)期

19

重要的群眾來(lái)信來(lái)訪文件材料

短期

20

普選工作材料

短期

21

本校各種委員會(huì)及領(lǐng)導(dǎo)小組成員組成名單通知

長(zhǎng)期

22

本校與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)單位簽訂的合同、協(xié)議書

永久

23

收、發(fā)文登記簿（存部門）

短期

24

本校獲全國(guó)、市、系統(tǒng)先進(jìn)表彰材料（登記表、獎(jiǎng)勵(lì)、證書等）

長(zhǎng)期

25

各類突發(fā)緊急情況預(yù)案

長(zhǎng)期

26

教育發(fā)展基金管理工作文件

長(zhǎng)期

2.黨委組織部（黨委統(tǒng)戰(zhàn)部、黨校、老干部辦公室）

分類號(hào)：DQ13組織工作、黨校工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1.

上級(jí)關(guān)于組織工作的指示、決定、通知、簡(jiǎn)報(bào)

長(zhǎng)期

2.

本校組織工作計(jì)劃、總結(jié)、決定、報(bào)告、調(diào)查材料

永久

3.

本校黨代會(huì)的大會(huì)計(jì)劃、通知、工作報(bào)告、議程、決議、總結(jié)、記錄、發(fā)言稿、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、照片、錄音、大會(huì)主席團(tuán)名單、秘書長(zhǎng)和代表名單、列席代表名單；候選人登記表和情況介紹；大會(huì)選舉辦法、選舉結(jié)果和上級(jí)批復(fù)等

永久

4.

本校黨代會(huì)的提案及辦理情況；會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議情況、反映記錄、小組會(huì)議記錄等

長(zhǎng)期

5

本校黨代會(huì)的參考文件：工作人員名單；工作證；代表證；列席證及選票樣式等

短期

6

本校組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、變動(dòng)的報(bào)告及決定、批復(fù)、通知等

永久

7

落實(shí)政策的有關(guān)材料

長(zhǎng)期

8

干部任免、調(diào)動(dòng)和離休報(bào)告、決定、批復(fù)、通知等

永久

9

副處級(jí)以上干部名冊(cè)

永久

10

分黨委、總支、支部改選報(bào)告、審批材料

長(zhǎng)期

11

分黨委、總支、支部委員會(huì)委員名冊(cè)

長(zhǎng)期

12

黨員名冊(cè)（包括發(fā)展新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的名冊(cè)）

長(zhǎng)期

13

吸收新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正或取消資格、黨員退黨的文件材料

長(zhǎng)期

14

本校黨員和黨組織統(tǒng)計(jì)年報(bào)表

永久

15

本校和獲全國(guó)、市、系統(tǒng)先進(jìn)黨總支（直屬支部）、黨支部、優(yōu)秀黨員名單、表彰材料

長(zhǎng)期

16

本校出席市教衛(wèi)黨委系統(tǒng)及市級(jí)以上黨代會(huì)代表名單及登記表

長(zhǎng)期

17

黨員自費(fèi)留學(xué)、出國(guó)探親期間保留黨籍及干部出國(guó)政審等的證明材料

長(zhǎng)期

18

黨費(fèi)使用情況

短期

19

黨校工作計(jì)劃、總結(jié)及參加人員名單

長(zhǎng)期

分類號(hào)：DQ14統(tǒng)戰(zhàn)工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)統(tǒng)戰(zhàn)工作文件

長(zhǎng)期

2

本校統(tǒng)戰(zhàn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度

長(zhǎng)期

3

統(tǒng)戰(zhàn)工作年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

4

本校各級(jí)人大代表、政協(xié)委員名單及審批材料

永久

5

僑聯(lián)和少數(shù)民族工作材料

長(zhǎng)期

6

各民主黨派組織任免干部批復(fù)、成員名冊(cè)、登記表及統(tǒng)戰(zhàn)對(duì)象名單

長(zhǎng)期

7

統(tǒng)戰(zhàn)工作重要會(huì)議記錄及聲像材料

長(zhǎng)期

分類號(hào)：DQ老干部工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

老干部享受待遇、榮譽(yù)、更改革命工作時(shí)間的報(bào)告及批復(fù)

長(zhǎng)期

2

上級(jí)、本校關(guān)于老干部工作的文件

長(zhǎng)期

3

老干部辦公室有關(guān)規(guī)章制度

長(zhǎng)期

4

本校老干部工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

長(zhǎng)期

5

有關(guān)老干部的各種統(tǒng)計(jì)年報(bào)表

長(zhǎng)期

6

老干部辦公室組織的各項(xiàng)活動(dòng)形成的聲像材料

長(zhǎng)期

3.黨委宣傳部（黨委教師工作部）

分類號(hào)：DQ13宣傳工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)宣傳工作的文件

長(zhǎng)期

2

本校宣傳教育工作、政治工作、思想工作的計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)

長(zhǎng)期

3

媒體反映本校重大活動(dòng)的剪報(bào)（原件）及圖表、照片

永久

4

校精神文明建設(shè)工作的計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度

長(zhǎng)期

5

表彰校級(jí)文明部門（文明窗口）、個(gè)人先進(jìn)材料及總結(jié)

長(zhǎng)期

6

《上海電機(jī)學(xué)院報(bào)》樣本（出版清樣）

7

校園文明建設(shè)簡(jiǎn)報(bào)

長(zhǎng)期

8

教職工政治思想工作動(dòng)態(tài)及調(diào)查材料

長(zhǎng)期

9

黨委中心組（擴(kuò)大）學(xué)習(xí)討論會(huì)議紀(jì)錄

永久

10

校園網(wǎng)發(fā)表的新聞信息材料（電子版與紙質(zhì)同步歸檔）

長(zhǎng)期

11

學(xué)校獲得市級(jí)以上獎(jiǎng)勵(lì)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書等

永久

12

部門主辦的重要專題活動(dòng)的有關(guān)文字及聲像材料

長(zhǎng)期

13

反映本校重要活動(dòng)的照片、錄音、光盤等

永久

分類號(hào)：DQ教師思想政治工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)教師思想政治工作的文件材料

長(zhǎng)期

本校有關(guān)教師思想政治工作的決定、通知、條例、規(guī)則

永久

關(guān)于教師思想政治工作隊(duì)伍的選拔、管理文件

長(zhǎng)期

教師工作部工作部關(guān)于教師思想政治工作的計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)

永久

教師思想政治工作典型調(diào)查材料

長(zhǎng)期

組織和研討有關(guān)教師思想政治工作形成的文件材料和聲像材料

長(zhǎng)期

4.紀(jì)委、監(jiān)察處

分類號(hào)：DQ紀(jì)檢工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)紀(jì)委、監(jiān)察關(guān)于紀(jì)檢（監(jiān)察）工作的文件

長(zhǎng)期

2

紀(jì)委、監(jiān)察工作規(guī)章制度

長(zhǎng)期

3

紀(jì)委、監(jiān)察工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)查材料及重要統(tǒng)計(jì)

永久

4

校紀(jì)、監(jiān)察委會(huì)議記錄

長(zhǎng)期

5

校紀(jì)檢審聯(lián)席會(huì)議記錄

長(zhǎng)期

6

校紀(jì)檢審聯(lián)合檢查的計(jì)劃、實(shí)施材料，檢查結(jié)果及處理、整改材料

長(zhǎng)期

7

干部（黨員）處分、申訴、復(fù)查材料

長(zhǎng)期

8

重要的群眾來(lái)信來(lái)訪、檢舉揭發(fā)、案件調(diào)查（定案的）及處理意見材料

長(zhǎng)期

9

獲全國(guó)、市、系統(tǒng)紀(jì)檢先進(jìn)集體或個(gè)人名單、表彰材料（評(píng)選通知、表彰決定及先進(jìn)事跡申報(bào)表）

永久

5.黨委學(xué)生工作部（黨委武裝部、學(xué)生處）

分類號(hào)：JX11綜合工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)學(xué)生工作的文件材料

長(zhǎng)期

2

學(xué)生工作處學(xué)年度工作計(jì)劃、月工作要點(diǎn)和工作總結(jié)材料

長(zhǎng)期

3

校學(xué)生工作例會(huì)、處務(wù)會(huì)議記錄、典型經(jīng)驗(yàn)和調(diào)查材料、統(tǒng)計(jì)材料

長(zhǎng)期

4

《上海電機(jī)學(xué)院新生手冊(cè)》

永久

5

合作教育工作材料

長(zhǎng)期

分類號(hào)：JX14學(xué)籍管理

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

學(xué)生學(xué)籍變更材料（轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、保留學(xué)籍）

長(zhǎng)期

2

學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)材料（各類獎(jiǎng)學(xué)金、優(yōu)秀學(xué)生、先進(jìn)集體）

長(zhǎng)期

3

學(xué)生違紀(jì)處分材料（包括處分不歸入本人檔案的決定）

長(zhǎng)期

4

自費(fèi)出國(guó)學(xué)生名單

長(zhǎng)期

分類號(hào)：JX17畢業(yè)生工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)畢業(yè)就業(yè)指導(dǎo)工作文件材料

長(zhǎng)期

2

本校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)工作計(jì)劃、總結(jié)和就業(yè)信息、簡(jiǎn)報(bào)

長(zhǎng)期

3

畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)教學(xué)安排和教學(xué)大綱、教學(xué)實(shí)踐

長(zhǎng)期

4

畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書及畢業(yè)生供需情況統(tǒng)計(jì)材料

長(zhǎng)期

5

畢業(yè)生派遣方案、名冊(cè)和派遣報(bào)到證存根及領(lǐng)取簽收

永久

6

畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料

長(zhǎng)期

7

畢業(yè)典禮有關(guān)材料和聲像材料

長(zhǎng)期

分類號(hào)：DQ14政治思想教育

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)學(xué)生思想政治工作的文件材料

長(zhǎng)期

2

本校有關(guān)學(xué)生思想政治工作的決定、通知、條例、規(guī)則

永久

3

關(guān)于學(xué)生思想政治工作隊(duì)伍的選拔、管理文件

長(zhǎng)期

4

校學(xué)生工作部關(guān)于學(xué)生思想政治工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)

永久

5

學(xué)生思想政治工作典型調(diào)查材料和心理咨詢活動(dòng)材料

長(zhǎng)期

6

學(xué)生政治輔導(dǎo)員名冊(cè)和考核統(tǒng)計(jì)材料

長(zhǎng)期

7

組織和研討有關(guān)學(xué)生工作形成的文件材料和聲像材料

長(zhǎng)期

8

學(xué)生軍訓(xùn)和國(guó)防教育工作材料及聲像材料

長(zhǎng)期

分類號(hào)：XZ14人武工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)人防、民兵、兵役、軍訓(xùn)等人武工作的文件

長(zhǎng)期

2

本校人武工作方面的規(guī)章制度

長(zhǎng)期

3

本校人武、民兵工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及重要報(bào)表

長(zhǎng)期

4

武裝工作簡(jiǎn)報(bào)

長(zhǎng)期

5

表彰先進(jìn)材料及聲像材料

長(zhǎng)期

6

重要會(huì)議記錄

長(zhǎng)期

7

入伍、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)、退役軍人、軍烈屬名冊(cè)和登記表（卡）

長(zhǎng)期

8

人武工作大事記

長(zhǎng)期

6.人力資源處（人才交流中心）

分類號(hào)：XZ人事工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)人事工作的文件

長(zhǎng)期

2

本校人事工作的規(guī)章制度

長(zhǎng)期

3

人事工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料、會(huì)議記錄

永久

4

人員編制規(guī)劃、計(jì)劃報(bào)告及上級(jí)批復(fù)

永久

5

人事處權(quán)限內(nèi)的人員任免文件及部門報(bào)告

永久

6

教職工及人員有關(guān)榮譽(yù)證書授予工作的材料

長(zhǎng)期

7

處分教職工的材料和復(fù)查、撤銷處分的材料

長(zhǎng)期

8

教職工動(dòng)態(tài)月報(bào)和校內(nèi)調(diào)動(dòng)材料

長(zhǎng)期

9

教職工培養(yǎng)、進(jìn)修計(jì)劃、安排、規(guī)定、總結(jié)

永久

9

本校教職工聘用、錄用、轉(zhuǎn)正定級(jí)的材料（包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信、商調(diào)函件）

長(zhǎng)期

10

教職工調(diào)出的有關(guān)材料（包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信存根、商調(diào)函件）

長(zhǎng)期

11

人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

12

教師業(yè)務(wù)考核材料（存人事處）

長(zhǎng)期

13

教職工名冊(cè)（分部門的總冊(cè)、分類名冊(cè)）登記表

永久

14

教職工評(píng)定、聘任專業(yè)技術(shù)職稱材料及上級(jí)批復(fù)（按類立卷，要求附審批表）

長(zhǎng)期

15

教職工工資調(diào)整材料、名冊(cè)

長(zhǎng)期

16

教職工援外和支援邊遠(yuǎn)地區(qū)及掛職鍛煉材料

長(zhǎng)期

17

因公出國(guó)（境）人員學(xué)術(shù)交流、考察訪問(wèn)、進(jìn)修等批件、通知

長(zhǎng)期

18

教職工退職、離職和因私出國(guó)的有關(guān)材料

長(zhǎng)期

19

使用臨時(shí)工及教職工退休后返聘工作材料

長(zhǎng)期

20

教職工福利工作（養(yǎng)老金、公費(fèi)醫(yī)療、保險(xiǎn)、公積金、評(píng)殘、工傷、死亡、撫恤、福利、失業(yè)保險(xiǎn)等）

長(zhǎng)期

21

本校授予外籍人員名譽(yù)稱號(hào)、聘用兼職教授材料

永久

22

享受國(guó)務(wù)院特殊津貼人員申報(bào)表

永久

23

教職工退休、延長(zhǎng)退休時(shí)間、提高退休費(fèi)比例審批表

長(zhǎng)期

24

人才交流中心工作材料

長(zhǎng)期

25

教師資格證書發(fā)放名冊(cè)

長(zhǎng)期

26

國(guó)家、市、系統(tǒng)、校優(yōu)秀中青年學(xué)術(shù)骨干、優(yōu)秀青年教師、青年學(xué)者、優(yōu)秀后備人選材料（包括申報(bào)表、中期考核表、驗(yàn)收考核表等）

長(zhǎng)期

27

校專業(yè)技術(shù)聘任委員會(huì)會(huì)議記錄

長(zhǎng)期

7.發(fā)展規(guī)劃處（高等教育研究所）

分類號(hào)：XZ11綜合工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)高等教育研究工作的文件材料

長(zhǎng)期

2

校發(fā)展規(guī)劃處、高等教育研究所工作計(jì)劃、總結(jié)、工作請(qǐng)示、報(bào)告及會(huì)議記錄

長(zhǎng)期

3

學(xué)校機(jī)構(gòu)的改革與設(shè)置、工作職責(zé)的劃分與變更材料

長(zhǎng)期

3

對(duì)學(xué)校教學(xué)改革、發(fā)展規(guī)劃、專業(yè)設(shè)置、學(xué)科建設(shè)、培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)制設(shè)定等具有戰(zhàn)略發(fā)展意義的決策、意見和實(shí)施計(jì)劃、方案、文件材料

長(zhǎng)期

4

部門主持召開的各項(xiàng)研討會(huì)形成的文件材料和聲像材料

長(zhǎng)期

8.財(cái)務(wù)處

分類號(hào)：CK11綜合工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)議工作的文件材料

永久

2

本校財(cái)務(wù)管理規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)等文件

長(zhǎng)期

3

學(xué)?；鸸芾砉ぷ魑募?/p>

短期

4

有關(guān)財(cái)務(wù)管理方面的其他文件材料

短期

5

會(huì)計(jì)移交清冊(cè)

長(zhǎng)期

6

財(cái)會(huì)檔案移交保管清冊(cè)

永久

7

財(cái)會(huì)檔案銷毀清冊(cè)

長(zhǎng)期

分類號(hào)：CK12會(huì)計(jì)報(bào)表

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

決算報(bào)表（含基建工程項(xiàng)目綜合決算）

永久

2

預(yù)算會(huì)計(jì)報(bào)表

短期

3

年度以上規(guī)劃表、分配計(jì)劃、測(cè)算表

長(zhǎng)期

4

年度以上各種統(tǒng)計(jì)表（含工資報(bào)表）

永久

5

季度以下各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表

短期

分類號(hào)：CK13會(huì)計(jì)帳簿

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

涉及外事會(huì)計(jì)帳簿

永久

2

總帳、總分類帳

長(zhǎng)期

3

事業(yè)收入、支出明細(xì)帳

短期

4

材料明細(xì)帳

短期

5

專用基金明細(xì)帳

短期

6

日記帳其中：現(xiàn)金、存款銀行日記帳

短期

7

固定資產(chǎn)明細(xì)帳（卡片）（固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管五年）

短期

分類號(hào)：CK14會(huì)計(jì)憑證

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

涉及外事的會(huì)計(jì)憑證

永久

2

各種原始憑證、記帳憑證

短期

3

學(xué)?；鸶鞣N原始憑證、記帳憑證

短期

4

銀行存款余額調(diào)節(jié)表

短期

5

會(huì)計(jì)撥款憑證及其他會(huì)計(jì)憑證

短期

6

銀行對(duì)外帳單

短期

7

涉及債權(quán)、債務(wù)及未清理完畢的憑證

長(zhǎng)期

分類號(hào)：CK15工資清冊(cè)

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

工資發(fā)放名冊(cè)、卡片

永久

2

工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根

長(zhǎng)期

3

各種獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)學(xué)金、貸學(xué)金、助學(xué)金、名冊(cè)、卡片等

短期

備注：學(xué)校各法人公司應(yīng)按照財(cái)會(huì)結(jié)算規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際應(yīng)建立本公司的財(cái)會(huì)檔案，并按年度將公司財(cái)會(huì)檔案移交給學(xué)校檔案館。

9.國(guó)際交流處（港澳臺(tái)辦公室、外國(guó)留學(xué)生事物辦公室）

分類號(hào)：WS11外事綜合工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)關(guān)于外事工作的文件材料

長(zhǎng)期

2

學(xué)校外事工作規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)等

長(zhǎng)期

3

外事工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)表等

永久

4

外事工作會(huì)議材料及聲像材料

長(zhǎng)期

5

外事工作會(huì)議記錄

長(zhǎng)期

6

外事工作大事記

長(zhǎng)期

分類號(hào)：WS12出國(guó)（境）工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)對(duì)出國(guó)（境）人員的有關(guān)文件材料

長(zhǎng)期

2

國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議論文

長(zhǎng)期

3

投寄國(guó)外的學(xué)術(shù)論文

長(zhǎng)期

4

出國(guó)（境）人員考察、訪問(wèn)材料

長(zhǎng)期

5

出國(guó)（境）講學(xué)、研究人員有關(guān)材料

長(zhǎng)期

6

出國(guó)（境）進(jìn)修、留學(xué)取得學(xué)位及研究成果論文和各類證書（影印件）

永久

7

學(xué)校參加國(guó)際比賽、競(jìng)賽及聲像材料

長(zhǎng)期

分類號(hào)：WS13外籍人員來(lái)校作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)邀請(qǐng)、聘請(qǐng)外籍人士的計(jì)劃、批復(fù)和來(lái)往函件

長(zhǎng)期

2

外國(guó)黨政官員、各界人士來(lái)校參加訪問(wèn)的文件材料

長(zhǎng)期

3

外籍教師、專家、學(xué)者及友好人士來(lái)校講學(xué)的講稿、教材等材料

永久

4

來(lái)校進(jìn)修、短期培訓(xùn)研究的外籍人士有關(guān)材料

長(zhǎng)期

5

學(xué)校主辦國(guó)際比賽、競(jìng)賽及聲像材料

長(zhǎng)期

分類號(hào)：WS14國(guó)際合作與會(huì)議

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

中外合作校際交流協(xié)議、合同、項(xiàng)目紀(jì)要材料、備忘錄

永久

2

本校完成的國(guó)際合作項(xiàng)目、成果等材料

永久

3

合作項(xiàng)目中國(guó)外單位完成項(xiàng)目、成果等材料

長(zhǎng)期

4

授予外籍人員名譽(yù)稱號(hào)的材料

永久

5

外事工作中雙方互增的禮品、紀(jì)念品（清單及實(shí)物）

長(zhǎng)期

6

國(guó)際會(huì)議的有關(guān)材料

長(zhǎng)期

分類號(hào)：WS15外國(guó)留學(xué)生工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

錄取審批材料（包括外籍及港、澳、臺(tái)留學(xué)學(xué)生）

永久

2

學(xué)籍登記表、學(xué)籍卡片

永久

3

教學(xué)計(jì)劃、大綱、安排

長(zhǎng)期

4

學(xué)習(xí)情況、成績(jī)及評(píng)語(yǔ)

永久

5

學(xué)位論文（包括電子版）及學(xué)位證書復(fù)印件

長(zhǎng)期

6

學(xué)生名冊(cè)、畢業(yè)生證書領(lǐng)取簽收驗(yàn)印名冊(cè)

永久

7

學(xué)生動(dòng)向及有關(guān)材料

長(zhǎng)期

10.黨委研究生工作部（研究生處、學(xué)科建設(shè)辦公室）

分類號(hào)：JX11綜合工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)下達(dá)的針對(duì)本校研究生教育工作的文件材料

長(zhǎng)期

2

研究生教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法

永久

3

學(xué)校有關(guān)研究生教育的規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、有關(guān)研究生教育的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)

永久

4

研究生教學(xué)檢查、評(píng)估和優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評(píng)獎(jiǎng)材料

長(zhǎng)期

5

統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

6

碩士研究生三助（助教、助研、助管）工作材料

長(zhǎng)期

7

研究生工作大事記

永久

分類號(hào)：DQ政治思想教育

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)研究生思想政治工作的文件材料

長(zhǎng)期

2

本校有關(guān)研究生思想政治工作的決定、通知、條例、規(guī)則

永久

3

關(guān)于研究生思想政治工作隊(duì)伍的選拔、管理文件

長(zhǎng)期

4

黨委研究生工作部關(guān)于學(xué)生思想政治工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)

永久

5

研究生思想政治工作典型調(diào)查材料和心理咨詢活動(dòng)材料

長(zhǎng)期

6

研究生政治輔導(dǎo)員名冊(cè)和考核統(tǒng)計(jì)材料

長(zhǎng)期

7

組織和研討有關(guān)研究生工作形成的文件材料和聲像材料

長(zhǎng)期

8

研究生會(huì)有關(guān)材料

長(zhǎng)期

分類號(hào)JX12學(xué)科建設(shè)

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)針對(duì)本校學(xué)科、專業(yè)設(shè)置的文件材料

長(zhǎng)期

2

學(xué)科、專業(yè)論證、評(píng)估、審報(bào)、審批、總結(jié)材料

永久

3

學(xué)科、專業(yè)課程建設(shè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

分類號(hào)：JX13招生工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)本校研究生教育招生工作的文件材料

長(zhǎng)期

2

招生計(jì)劃、規(guī)定、生源計(jì)劃

長(zhǎng)期

3

新生錄取材料及新生名單

長(zhǎng)期

3

招生宣傳（招生簡(jiǎn)章等）、招生工作總結(jié)

長(zhǎng)期

分類號(hào)：JX14學(xué)籍管理

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

新生入學(xué)登記表

永久

2

學(xué)生成績(jī)總冊(cè)（包括課程成績(jī)一覽表、報(bào)表、補(bǔ)考成績(jī)登記表）

永久

3

新生名冊(cè)（按專業(yè)、班級(jí)）

永久

4

學(xué)生學(xué)籍變更材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)）

長(zhǎng)期

5

學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)材料

長(zhǎng)期

6

學(xué)生處分材料

長(zhǎng)期

分類號(hào)：JX15課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)方案

永久

2

教學(xué)實(shí)踐及課外實(shí)習(xí)安排、課程表

長(zhǎng)期

3

各專業(yè)每門課程考試（考查）空白試卷與標(biāo)答各一份

長(zhǎng)期

分類號(hào)：JX16學(xué)位工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)本校學(xué)位工作文件材料

長(zhǎng)期

2

本校碩士學(xué)位評(píng)定條例、辦法及計(jì)劃、總結(jié)

長(zhǎng)期

3

碩士學(xué)位名單清冊(cè)和領(lǐng)證簽收名單

永久

4

碩士學(xué)位論文目錄、畢業(yè)生碩士學(xué)位論文（包括電子版碩士論文）

長(zhǎng)期

分類號(hào)：JX17畢業(yè)生工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

畢業(yè)生名冊(cè)

永久

2

畢業(yè)證書簽收（畢業(yè)生登記表）驗(yàn)印名單

永久

3

畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料

長(zhǎng)期

4

畢業(yè)生合影照片、底片

永久

分類號(hào)：JX18教材工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

自編、主編教材

長(zhǎng)期

2

各專業(yè)學(xué)年（學(xué)期）使用教材目錄清單

長(zhǎng)期

11．審計(jì)處

分類號(hào)：XZ13審計(jì)工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)審計(jì)工作的文件

長(zhǎng)期

2

本校審計(jì)工作方面的規(guī)章制度

長(zhǎng)期

3

審計(jì)工作計(jì)劃、總結(jié)、審計(jì)調(diào)查材料、報(bào)告

長(zhǎng)期

4

審計(jì)工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及重要報(bào)表

長(zhǎng)期

5

重要會(huì)議記錄

長(zhǎng)期

6

專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告

長(zhǎng)期

7

獲全國(guó)、市級(jí)、系統(tǒng)先進(jìn)表彰材料（評(píng)選通知、申報(bào)表、表彰決定）

永久

12.后勤處

分類號(hào)：XZ15后勤工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)后勤工作的文件

短期

2

校有關(guān)后勤工作規(guī)章制度。

長(zhǎng)期

3

本校后勤工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、批復(fù)及調(diào)查材料

長(zhǎng)期

4

防震、防訊、三廢治理、環(huán)保工作及校園綠化的文件材料

長(zhǎng)期

5

校后勤處與合作單位簽訂的各類協(xié)議書、合同書及執(zhí)行報(bào)告、總結(jié)材料

長(zhǎng)期

6

物業(yè)管理合同、方案

短期

7

車輛工作的有關(guān)文件材料

短期

8

校園綠化工作的有關(guān)材料

短期

9

校舍綜合管理材料

永久

10

教職工住房補(bǔ)貼材料

長(zhǎng)期

11

辦公家具合同審批表

長(zhǎng)期

12

伙食工作的有關(guān)材料和伙食食堂民主管理委員會(huì)工作材料

短期

13

愛國(guó)衛(wèi)生、醫(yī)療保健、計(jì)劃生育、獨(dú)生子女領(lǐng)證名冊(cè)、獻(xiàn)血工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定、通知等文件

長(zhǎng)期

14

師生員工健康狀況體檢表、調(diào)查材料及統(tǒng)計(jì)表

永久

15

處理重大突發(fā)性衛(wèi)生防疫事件的計(jì)劃、措施和總結(jié)

長(zhǎng)期

16

后勤處工作大事記

長(zhǎng)期

17

獲得市級(jí)以上獎(jiǎng)勵(lì)的獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書等

永久

14.基建處

分類號(hào)：JJ11綜合工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)基建工作的文件

長(zhǎng)期

2

?；üぷ饕?guī)章制度

長(zhǎng)期

3

?；üぷ饔?jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)

長(zhǎng)期

4

?；üぷ骺傮w發(fā)展規(guī)劃

永久

5

基建工作年度（季度）總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

6

基建工程財(cái)務(wù)預(yù)、決算（CK12）

永久

7

全校性總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)總平面圖

永久

8

地質(zhì)勘探、地形測(cè)量材料

永久

9

水、電、氣管道分布圖

永久

10

工程項(xiàng)目招投標(biāo)廉潔自律協(xié)議書

長(zhǎng)期

11

關(guān)于土地征用（含私房產(chǎn)權(quán)證）、租借報(bào)告、合同協(xié)議書及上級(jí)批復(fù)

永久

12

學(xué)校房地產(chǎn)權(quán)證

永久

分類號(hào)：JJ12基建項(xiàng)目可行性研究

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

項(xiàng)目建議書及上級(jí)批復(fù)

永久

2

可行性研究報(bào)告

永久

3

項(xiàng)目評(píng)估

永久

4

環(huán)境預(yù)測(cè)、調(diào)查報(bào)告

永久

5

設(shè)計(jì)任務(wù)書及計(jì)劃任務(wù)書

永久

分類號(hào)：JJ12設(shè)計(jì)基礎(chǔ)

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說(shuō)明

永久

2

地形、地貌控制點(diǎn)建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備及安裝測(cè)量定位、觀測(cè)記錄

永久

3

水文、氣象、地震等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料

永久

分類號(hào)：JJ12設(shè)計(jì)文件

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

初步設(shè)計(jì)

永久

2

技術(shù)設(shè)計(jì)

永久

3

施工圖設(shè)計(jì)

永久

4

技術(shù)秘密材料、專利文件

長(zhǎng)期

5

設(shè)計(jì)計(jì)算書

永久

6

關(guān)鍵技術(shù)實(shí)驗(yàn)

永久

7

總體規(guī)劃設(shè)計(jì)

永久

8

設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定及審批

長(zhǎng)期

分類號(hào)：JJ12工程管理文件

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書

永久

2

承包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件

永久

3

施工執(zhí)照

永久

4

環(huán)保三同時(shí)、消防、衛(wèi)生等條件水、電、氣、曖供應(yīng)協(xié)議書

永久

5

產(chǎn)權(quán)證書

永久

分類號(hào)：JJ12施工

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

土地施工文件：開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會(huì)審紀(jì)要

短期

施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃、施工技術(shù)措施、施工安全措施、施工工藝

長(zhǎng)期

原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定

長(zhǎng)期

建筑材料實(shí)驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批

永久

土建施工定位測(cè)量地質(zhì)勘察

永久

土、巖試驗(yàn)報(bào)告，基礎(chǔ)處理，基礎(chǔ)工程施工圖

永久

隱蔽工程驗(yàn)收記錄

永久

程記錄及測(cè)試、沉陷、位移、變形觀測(cè)記錄、事故處理報(bào)告

永久

工分項(xiàng)、分單位工程抽量檢查、評(píng)定

長(zhǎng)期

交工驗(yàn)收記錄證明

長(zhǎng)期

竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

永久

2

設(shè)備及管線安裝施工文件：開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要

短期

設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批

長(zhǎng)期

焊接試驗(yàn)記錄、報(bào)告、施工檢驗(yàn)、探傷記錄

長(zhǎng)期

隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期強(qiáng)密、密閉性試驗(yàn)報(bào)告

長(zhǎng)期

設(shè)備調(diào)試記錄短期施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評(píng)定、事故處理報(bào)告

長(zhǎng)期

系統(tǒng)調(diào)試、實(shí)驗(yàn)記錄長(zhǎng)期管線清洗、通水、清毒記錄

短期

管線標(biāo)高位置、坡度測(cè)量記錄長(zhǎng)期中間交工驗(yàn)收記錄證明，工程質(zhì)量評(píng)定

長(zhǎng)期

竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

長(zhǎng)期

3

電氣、儀表安裝施工文件：開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審

短期

設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批

長(zhǎng)期

調(diào)試、整定記錄

長(zhǎng)期

性能測(cè)試和校核

長(zhǎng)期

施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評(píng)定、事故處理報(bào)告

長(zhǎng)期

操作、聯(lián)動(dòng)試驗(yàn)

短期

電氣裝置交換記錄

短期

中間交工驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量評(píng)定

長(zhǎng)期

竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

長(zhǎng)期

分類號(hào)：JJ12竣工驗(yàn)收

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

永久

2

全部竣工圖紙

永久

3

質(zhì)量評(píng)審材料

永久

4

工程現(xiàn)場(chǎng)聲像材料

永久

5

竣工驗(yàn)收會(huì)議決議文件

永久

分類號(hào)：JJ12基建財(cái)務(wù)、器材管理

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

財(cái)務(wù)計(jì)劃、年度計(jì)劃

短期

2

工程概算、預(yù)算、決算（CK12）

永久

3

主要材料消耗、器材管理

短期

4

交付使用的固定資產(chǎn)及房地產(chǎn)權(quán)證

永久

14.保衛(wèi)處

分類號(hào)：XZ14保衛(wèi)工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)保衛(wèi)工作的文件

長(zhǎng)期

2

校保衛(wèi)工作規(guī)章制度

長(zhǎng)期

3

校保衛(wèi)工作計(jì)劃總結(jié)、調(diào)查材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及重要報(bào)表

長(zhǎng)期

4

本校師生員工案件的偵察、調(diào)查、處分結(jié)論材料及上級(jí)批復(fù)、判決書

長(zhǎng)期

5

本校師生員工案件的平反、復(fù)查處理結(jié)論及上級(jí)的批復(fù)

長(zhǎng)期

6

要害部門的公安保衛(wèi)、消防工作

長(zhǎng)期

7

本校各類治安保衛(wèi)表彰先進(jìn)材料及聲像材料

長(zhǎng)期

8

重要會(huì)議記錄

長(zhǎng)期

9

校保衛(wèi)工作大事記

長(zhǎng)期

15.教務(wù)處

分類號(hào)：JX11綜合工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)教學(xué)工作的指導(dǎo)性文件材料

長(zhǎng)期

2

本校教學(xué)工作規(guī)章制度（包括教、管、學(xué)諸方面制定的制度）

永久

3

本處工作計(jì)劃、總結(jié)；請(qǐng)示、報(bào)告；簡(jiǎn)報(bào)；教學(xué)工作調(diào)研

長(zhǎng)期

4

校教學(xué)工作例會(huì)會(huì)議記錄及形成的會(huì)議決定、通報(bào)

長(zhǎng)期

5

教學(xué)檢查、評(píng)估和申報(bào)教學(xué)評(píng)獎(jiǎng)材料（包括學(xué)科、教材等）

長(zhǎng)期

6

大型教學(xué)工作研討會(huì)及教學(xué)工作發(fā)展戰(zhàn)略研討會(huì)形成的文件材料和聲像材料

長(zhǎng)期

7

各類教學(xué)統(tǒng)計(jì)工作材料

長(zhǎng)期

8

外聘兼職教授、教師登記表及教學(xué)工作量津貼發(fā)放登記

短期

分類號(hào)：JX12學(xué)科建設(shè)

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置的文件材料

長(zhǎng)期

2

學(xué)科、專業(yè)設(shè)置及論證、評(píng)估、申報(bào)、審批及上級(jí)批復(fù)材料

永久

3

重點(diǎn)學(xué)科、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)材料

永久

4

學(xué)科、專業(yè)建設(shè)計(jì)劃、總結(jié)

長(zhǎng)期

5

學(xué)科、專業(yè)建設(shè)情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

分類號(hào)：JX13招生工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)招生工作的文件材料

長(zhǎng)期

2

招生計(jì)劃、規(guī)定、生源計(jì)劃、招生工作總結(jié)

長(zhǎng)期

3

新生錄取材料及新生名單（包括電子版新生錄取材料）

永久

4

定向委培、代培、合同及學(xué)生名單

長(zhǎng)期

5

招生簡(jiǎn)章、招生宣傳材料

長(zhǎng)期

分類號(hào)：JX14學(xué)籍管理

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

學(xué)生學(xué)籍卡片（簡(jiǎn)稱小卡片）

永久

2

學(xué)生成績(jī)匯總表（包括成績(jī)一覽表、課程成績(jī)報(bào)表、補(bǔ)考成績(jī)登記表、四六級(jí)英語(yǔ)（日語(yǔ)、德語(yǔ)）考試成績(jī)、?？朴⒄Z(yǔ)能力考試成績(jī)、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試成績(jī)等）、選修（讀）第二專業(yè)學(xué)位各課程成績(jī)一覽表

永久

3

在校學(xué)生名冊(cè)和在校學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)

永久

4

學(xué)生學(xué)籍變更材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、試讀、退學(xué)等）

長(zhǎng)期

5

學(xué)生畢業(yè)證書領(lǐng)取驗(yàn)印名冊(cè)簽收

永久

分類號(hào)：JX15課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、課程教學(xué)大綱

永久

2

各課程考試（考查）試卷、教學(xué)質(zhì)量分析評(píng)比表

短期

3

校歷、課程教學(xué)進(jìn)度表、課程教學(xué)方案

長(zhǎng)期

4

課程教學(xué)實(shí)習(xí)、實(shí)驗(yàn)、課外專業(yè)生產(chǎn)實(shí)習(xí)的計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)材料

長(zhǎng)期

5

社會(huì)專業(yè)調(diào)查、人文學(xué)科、社會(huì)實(shí)踐、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）工作計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)材料

長(zhǎng)期

分類號(hào)：JX16學(xué)位工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

本校學(xué)位評(píng)定工作條例及學(xué)位評(píng)定工作計(jì)劃、總結(jié)

長(zhǎng)期

2

校學(xué)位委員會(huì)會(huì)議記錄和會(huì)議決定

長(zhǎng)期

3

校學(xué)位委員會(huì)授予各專業(yè)學(xué)士、碩士學(xué)位名冊(cè)清單及領(lǐng)取學(xué)位畢業(yè)證書、學(xué)位證書簽收驗(yàn)印名冊(cè)

永久

4

優(yōu)秀本科畢業(yè)生學(xué)士學(xué)位論文及評(píng)獎(jiǎng)評(píng)審材料

長(zhǎng)期

分類號(hào)：JX17畢業(yè)生工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

畢業(yè)生名冊(cè)

永久

2

畢業(yè)證書簽收（畢業(yè)生登記表）驗(yàn)印名單

永久

3

畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料

長(zhǎng)期

4

畢業(yè)生合影照片、底片

永久

分類號(hào)：JX18教材工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

各專業(yè)學(xué)年（學(xué)期）使用教材目錄清單

長(zhǎng)期

2

自編、主編教材

長(zhǎng)期

3

自編、主編教學(xué)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書和習(xí)題集

長(zhǎng)期

4

其他有保存價(jià)值得自編參考資料

短期

各學(xué)科建設(shè)課題組

分類號(hào)：JX12學(xué)科建設(shè)

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置的文件材料

長(zhǎng)期

2

學(xué)科、專業(yè)設(shè)置及論證、評(píng)估、申報(bào)、審批及上級(jí)批復(fù)材料

永久

3

重點(diǎn)學(xué)科、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)材料

永久

4

學(xué)科、專業(yè)建設(shè)計(jì)劃、總結(jié)

長(zhǎng)期

5

學(xué)科、專業(yè)建設(shè)情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

備注：學(xué)科建設(shè)檔案應(yīng)在學(xué)科建設(shè)項(xiàng)目結(jié)題后3個(gè)月內(nèi)經(jīng)教務(wù)處審核后，由學(xué)科建設(shè)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)歸檔。

16.教學(xué)質(zhì)量管理辦公室

分類號(hào)：

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

2

3

4

5

6

17.資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理處（招投標(biāo)辦公室）

分類號(hào)：XZ15資產(chǎn)管理工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)資產(chǎn)管理工作的文件

短期

2

本校資產(chǎn)管理工作的規(guī)章制度

長(zhǎng)期

3

本校資產(chǎn)管理工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、批復(fù)及調(diào)查材料

長(zhǎng)期

4

資產(chǎn)管理工作大事記

長(zhǎng)期

5

有關(guān)工作、活動(dòng)的照片、磁帶、光盤等聲像資料

長(zhǎng)期

6

獲市級(jí)以上先進(jìn)表彰的通知、決定、推薦表

永久

分類號(hào)：SB11設(shè)備綜合工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)儀器、設(shè)備的政策、業(yè)務(wù)管理工作文件

長(zhǎng)期

2

本校儀器、設(shè)備管理的規(guī)章制度

長(zhǎng)期

3

設(shè)備工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料

長(zhǎng)期

4

本校儀器、設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、報(bào)告及經(jīng)費(fèi)方案

長(zhǎng)期

5

本校儀器、設(shè)備移交清冊(cè)及設(shè)備儀器報(bào)廢、調(diào)撥報(bào)告和批復(fù)

長(zhǎng)期

6

本校有關(guān)儀器、設(shè)備業(yè)務(wù)工作的綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表

長(zhǎng)期

7

實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、論證、評(píng)估、申報(bào)及批復(fù)

永久

分類號(hào)：SB12儀器設(shè)備項(xiàng)目

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

申購(gòu)報(bào)告、計(jì)劃、論證報(bào)告（論證會(huì)文件、記錄等）

長(zhǎng)期

2

上級(jí)或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購(gòu)批示

長(zhǎng)期

3

定購(gòu)合同（復(fù)印件）和會(huì)談紀(jì)要、記錄等

長(zhǎng)期

4

進(jìn)口設(shè)備過(guò)程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件

長(zhǎng)期

5

開箱記錄及裝箱單

長(zhǎng)期

6

安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單

長(zhǎng)期

7

驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及文件材料

長(zhǎng)期

8

索賠來(lái)往函件及結(jié)果文件

長(zhǎng)期

9

設(shè)備說(shuō)明書及全套隨機(jī)文件材料

與設(shè)備共存

10

使用、檢修、故障事故記錄（設(shè)備履歷表）

與設(shè)備共存

11

重大事故的調(diào)查分析及處理意見

與設(shè)備共存

12

技術(shù)改造和開發(fā)過(guò)程中形成的技術(shù)文件材料

與設(shè)備共存

分類號(hào)：招投標(biāo)工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

18.科技處（上海電氣中央研究院分院）

分類號(hào)：KY11綜合工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)關(guān)于科研工作的文件

長(zhǎng)期

2

科研工作的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

長(zhǎng)期

3

科研管理工作的規(guī)章制度

長(zhǎng)期

4

科技成果獲獎(jiǎng)文件及證書

長(zhǎng)期

5

申報(bào)科學(xué)基金及有關(guān)批復(fù)

長(zhǎng)期

6

參加社會(huì)學(xué)術(shù)團(tuán)體集體會(huì)員單位部門和學(xué)會(huì)工作材料及學(xué)術(shù)活動(dòng)論文、論著原件或出版物

長(zhǎng)期

7

本校舉辦的學(xué)術(shù)交流會(huì)材料（紀(jì)要、日程安排、論文、聲像等不同載體的文件）

長(zhǎng)期

8

科技工作大事記

永久

9

本校與有關(guān)單位簽訂的科技服務(wù)協(xié)議書、合同書、驗(yàn)收證明等

長(zhǎng)期

10

科研管理統(tǒng)計(jì)年報(bào)表

永久

科研課題相關(guān)

分類號(hào)：KY12科研準(zhǔn)備階段

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

開題報(bào)告與課題調(diào)研論證材料

長(zhǎng)期

2

任務(wù)書、合同、協(xié)議書

永久

3

課題研究計(jì)劃、設(shè)計(jì)計(jì)劃

長(zhǎng)期

4

計(jì)劃執(zhí)行情況、計(jì)劃調(diào)整或撤銷報(bào)告

短期

5

課題投資和預(yù)決算材料

短期

分類號(hào)：KY12科研實(shí)驗(yàn)階段

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

實(shí)驗(yàn)、測(cè)試、觀測(cè)、調(diào)查、考察的各種原始記錄（含關(guān)鍵配方、工藝流程及綜合分析材料）

永久

2

數(shù)據(jù)處理材料、包括計(jì)算機(jī)處理材料（如程序設(shè)計(jì)說(shuō)明、框圖、計(jì)算結(jié)果等）

永久

3

設(shè)計(jì)的文字說(shuō)明和圖紙（底圖、藍(lán)圖、機(jī)械設(shè)計(jì)圖、電子線路圖等）

永久

4

研究工作階段小結(jié)、年度報(bào)告

長(zhǎng)期

5

配套的照片、底片、錄相帶、幻燈片、影片拷貝等

永久

6

樣品、標(biāo)本等實(shí)物的目錄、照片（底片）

永久

分類號(hào)：KY12總結(jié)鑒定階段

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

研究報(bào)告、研制報(bào)告

永久

2

論文專著

永久

3

工藝技術(shù)報(bào)告

永久

4

技術(shù)決竅報(bào)告

永久

5

專家評(píng)審意見

永久

6

鑒定會(huì)材料（鑒定代表名單、會(huì)議記錄、鑒定意見）

長(zhǎng)期

7

鑒定證書

永久

8

推廣應(yīng)用意見

長(zhǎng)期

9

課題工作總結(jié)

長(zhǎng)期

分類號(hào)：KY12申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

科研成果登記表

永久

2

科研成果報(bào)告表

永久

3

科研成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料

永久

4

科研成果獲獎(jiǎng)材料（獎(jiǎng)勵(lì)、獎(jiǎng)?wù)?、證書）原件或影印件

永久

5

專利申請(qǐng)書或證書原件或影印件

永久

分類號(hào)：KY12推廣應(yīng)用階段

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書久

永

2

生產(chǎn)定型鑒定材料

永久

3

成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見

短期

4

推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況

長(zhǎng)期

5

擴(kuò)大試生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件

長(zhǎng)期

6

成果宣傳報(bào)導(dǎo)材料

短期

7

對(duì)外學(xué)術(shù)交流材料

長(zhǎng)期

備注：科研成果檔案應(yīng)在課題結(jié)題后3個(gè)月內(nèi)，經(jīng)科技處組織并審核后，由各課題組負(fù)責(zé)歸檔。

19.工會(huì)

分類號(hào)：DQ工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)工會(huì)、婦女工作的文件

長(zhǎng)期

2

校教職工代表大會(huì)文件材料（通知、名單、工作報(bào)告、決議、總結(jié)、記錄、發(fā)言稿、領(lǐng)導(dǎo)講話、提案及處理意見、聲像材料）

永久

3

校工會(huì)工作計(jì)劃、報(bào)告、決定、重要通知、總結(jié)、請(qǐng)示與批復(fù)

長(zhǎng)期

4

校工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)的有關(guān)文件（通知、名單、報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言、小組討論、重要提案及處理情況）

永久

5

表彰工會(huì)先進(jìn)集體、個(gè)人評(píng)審材料、名單、通知

長(zhǎng)期

6

工會(huì)財(cái)務(wù)管理、經(jīng)費(fèi)收支、年度預(yù)決算及校工會(huì)經(jīng)審委工作材料

長(zhǎng)期

7

校工會(huì)委員會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)和《工程大教工》刊物

長(zhǎng)期

8

本校出席全國(guó)、市、科教委系統(tǒng)工代會(huì)、教代會(huì)、婦代會(huì)代表名單、登記表等材料

永久

9

基層工會(huì)干部名冊(cè)

長(zhǎng)期

10

工會(huì)統(tǒng)計(jì)年報(bào)表

永久

11

工會(huì)組織機(jī)構(gòu)情況、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)

長(zhǎng)期

12

退管會(huì)工作、家屬工作材料（困難、慰問(wèn)等材料歸此）

短期

13

工會(huì)大事記

長(zhǎng)期

20.團(tuán)委

分類號(hào)：DQ工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)關(guān)于團(tuán)的工作和學(xué)聯(lián)的文件（針對(duì)本校的批復(fù)、通知）

長(zhǎng)期（永久）

2

本校團(tuán)代會(huì)文件（通知、名單、工作報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言、小組討論、提案及處理意見和大會(huì)通知的文件）

永久

3

本校學(xué)代會(huì)文件（通知、名單、工作報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言、小組討論、提案及處理意見和文件）

永久

4

本校團(tuán)委工作、學(xué)生會(huì)工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)及規(guī)章制度

長(zhǎng)期

5

團(tuán)委工作典型調(diào)查材料、表彰和獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)團(tuán)支部、優(yōu)秀團(tuán)員的材料【榮獲全國(guó)、市青年突擊手、突擊隊(duì)（集體）稱號(hào)材料歸此】

長(zhǎng)期

6

批準(zhǔn)入團(tuán)、離團(tuán)材料及名單（團(tuán)員出國(guó)留學(xué)、探親期間保留團(tuán)籍的批復(fù)）

長(zhǎng)期

7

團(tuán)委、學(xué)生會(huì)會(huì)議記錄、團(tuán)委、學(xué)生會(huì)牽頭組織的重大活動(dòng)的有關(guān)材料及聲像材料

長(zhǎng)期

8

團(tuán)干部名單、團(tuán)員名冊(cè)

長(zhǎng)期

9

本校學(xué)生組織參與的各種學(xué)會(huì)、社團(tuán)組織名稱、名單、章程及社會(huì)活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐和掛職鍛煉有關(guān)材料

長(zhǎng)期

10

處分團(tuán)員的材料及復(fù)查材料

長(zhǎng)期

11

團(tuán)委、學(xué)生會(huì)工作大事記

長(zhǎng)期

12

本校團(tuán)組織、專職干部統(tǒng)計(jì)年報(bào)表

永久

13

各分團(tuán)委的有關(guān)材料

長(zhǎng)期

14

本校團(tuán)員出席全國(guó)、市、市科教委團(tuán)代會(huì)、學(xué)聯(lián)代表名單

永久

15

團(tuán)委、學(xué)生會(huì)編發(fā)的刊物

長(zhǎng)期

16

學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)材料（章程、計(jì)劃、總結(jié)及成果）

長(zhǎng)期

17

團(tuán)委會(huì)議記錄

長(zhǎng)期

18

校學(xué)生志愿者工作計(jì)劃、總結(jié)和名單

長(zhǎng)期

19

團(tuán)委、學(xué)生會(huì)重要專題活動(dòng)的請(qǐng)示報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、總結(jié)等文字材料及照片、錄音、錄像、光盤等聲像材料

永久

21.各二級(jí)學(xué)院（教學(xué)部、中心）

分類號(hào)：XZ11行政工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

黨政聯(lián)席會(huì)材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要

永久

2

行政工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度及會(huì)議記錄

長(zhǎng)期

3

有關(guān)工作的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、典型事例調(diào)查報(bào)告

長(zhǎng)期

4

學(xué)院各項(xiàng)規(guī)章制度

長(zhǎng)期

5

各院、部、中心與有關(guān)單位簽訂的合作協(xié)議

長(zhǎng)期

6

教師、學(xué)生參加國(guó)際、全國(guó)、全市各種競(jìng)賽獲獎(jiǎng)證書復(fù)印件及照片

永久

7

院務(wù)委員會(huì)、董事會(huì)成員名單及工作會(huì)議記錄

長(zhǎng)期

8

由院、部、中心主持召開的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文字材料、照片及各種不同載體形式的文件

長(zhǎng)期

9

畢業(yè)生集體照（含底片）和校友工作材料（校友通訊錄及聯(lián)誼會(huì)記錄）

永久

分類號(hào)：JX11-JX18教學(xué)工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

院、部、中心在貫徹實(shí)施上級(jí)和學(xué)校關(guān)于教學(xué)工作意見中形成的文件材料（JX11）

長(zhǎng)期

2

院、部、中心在教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、專業(yè)學(xué)制設(shè)定等工作方面的請(qǐng)示、意見（JX11）

永久

3

院、部、中心教學(xué)檢查、評(píng)估和推薦各級(jí)優(yōu)秀教學(xué)明星、優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評(píng)獎(jiǎng)材料（JX12）

長(zhǎng)期

4

本、?？菩律虒W(xué)檢查、實(shí)施方案、課程教學(xué)大綱、實(shí)習(xí)大綱、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）指導(dǎo)等教學(xué)環(huán)節(jié)和實(shí)踐性環(huán)節(jié)形成的材料（JX15）

永久

5

學(xué)術(shù)研究及教學(xué)事故分析通報(bào)材料（JX15）

長(zhǎng)期

6

各課程考試（考查）空白和標(biāo)答試卷（JX15）

長(zhǎng)期

7

自編、主編出版的教科書、參考書、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、習(xí)題冊(cè)等教材（JX18）

長(zhǎng)期

8

學(xué)生成績(jī)匯總表（包括成績(jī)一覽表、課程成績(jī)報(bào)表、補(bǔ)考成績(jī)登記表、四六級(jí)英語(yǔ)（日語(yǔ)、德語(yǔ)）考試成績(jī)、?？朴⒄Z(yǔ)能力考試成績(jī)、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試成績(jī)等）、選修（讀）第二專業(yè)學(xué)位各課程成績(jī)一覽表（JX14）

永久

9

畢業(yè)生畢業(yè)證書、學(xué)位證書領(lǐng)取簽收驗(yàn)印名冊(cè)（JX16）

永久

備注：

①各課程試卷和課程教學(xué)分析表檔案材料應(yīng)在考試結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)組成案卷歸檔。

②畢業(yè)班學(xué)生成績(jī)大卡檔案材料應(yīng)在學(xué)生離校后新學(xué)期開學(xué)1個(gè)月內(nèi)組成案卷歸檔。

③畢業(yè)班集體照在沖洗完成后即歸檔。

22.繼續(xù)教育學(xué)院

分類號(hào)：XZ11行政工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

黨政聯(lián)席會(huì)材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要

永久

2

本學(xué)院行政工作計(jì)劃、總結(jié)及會(huì)議記錄

長(zhǎng)期

3

學(xué)院工作的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、典型事例調(diào)查報(bào)告

長(zhǎng)期

4

由學(xué)院主持召開的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文字材料、照片及各類不同載體形式的文件

長(zhǎng)期

5

學(xué)院與有關(guān)單位簽訂的合作協(xié)議

長(zhǎng)期

6

繼續(xù)教育學(xué)院大事記

永久

7

繼續(xù)教育學(xué)院各項(xiàng)規(guī)章制度

長(zhǎng)期

分類號(hào)：JX11綜合工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)下達(dá)的針對(duì)本校成人教育工作的文件材料

長(zhǎng)期

2

教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法

永久

3

學(xué)校有關(guān)成人教育的規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、有關(guān)成人教育的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)

永久

4

教學(xué)檢查、評(píng)估和優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評(píng)獎(jiǎng)材料

長(zhǎng)期

5

非學(xué)歷教育的培訓(xùn)班、進(jìn)修班材料

長(zhǎng)期

6

統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

分類號(hào)：JX12學(xué)科建設(shè)

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)針對(duì)本校學(xué)科、專業(yè)設(shè)置的文件材料

長(zhǎng)期

2

學(xué)科、專業(yè)論證、評(píng)估、審報(bào)、審批、總結(jié)材料

永久

3

學(xué)科、專業(yè)建設(shè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

分類號(hào)：JX13招生工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)本校成人教育招生工作的文件材料

長(zhǎng)期

2

招生計(jì)劃、規(guī)定、生源計(jì)劃

長(zhǎng)期

3

新生錄取材料及新生名單

長(zhǎng)期

4

委托、代培生計(jì)劃、合同及名單

長(zhǎng)期

5

招生宣傳（招生簡(jiǎn)章等）、招生工作總結(jié)

長(zhǎng)期

分類號(hào)：JX14學(xué)籍管理

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

新生入學(xué)登記表

永久

2

學(xué)生成績(jī)總冊(cè)（包括課程成績(jī)一覽表、報(bào)表、補(bǔ)考成績(jī)登記表）

永久

3

新生名冊(cè)（按專業(yè)、班級(jí)）

永久

4

學(xué)生學(xué)籍變更材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)）

長(zhǎng)期

5

學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)材料

長(zhǎng)期

6

學(xué)生處分材料

長(zhǎng)期

分類號(hào)：JX15課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱

永久

2

課程建設(shè)要求及安排、課表

長(zhǎng)期

3

各專業(yè)每門課程考試（考查）空白試卷與標(biāo)答各一份

長(zhǎng)期

分類號(hào)：JX16學(xué)位工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)本校學(xué)位工作文件材料

長(zhǎng)期

2

本校學(xué)士學(xué)位評(píng)定條例、辦法及計(jì)劃、總結(jié)

長(zhǎng)期

3

學(xué)士學(xué)位名單清冊(cè)和領(lǐng)證簽收名單

永久

4

學(xué)士學(xué)位論文目錄、優(yōu)秀畢業(yè)生學(xué)士學(xué)位論文

長(zhǎng)期

分類號(hào)：JX17畢業(yè)生工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

畢業(yè)生名冊(cè)

永久

2

畢業(yè)證書簽收名單

永久

3

畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料

長(zhǎng)期

4

畢業(yè)生合影照片、底片

永久

分類號(hào)：JX18教材工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

自編、主編教材

長(zhǎng)期

2

各專業(yè)學(xué)年（學(xué)期）使用教材目錄清單

長(zhǎng)期

23.圖書館

分類號(hào)：XZ16圖書工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)圖書工作的文件

長(zhǎng)期

2

本校圖書工作規(guī)章制度

長(zhǎng)期

3

本校圖書工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)

長(zhǎng)期

4

圖書館評(píng)估材料

長(zhǎng)期

5

圖書館大事記

長(zhǎng)期

6

圖書概況、發(fā)展規(guī)劃、珍品目錄、統(tǒng)計(jì)及統(tǒng)計(jì)年報(bào)

永久

6

圖書部門與國(guó)內(nèi)外交流的有關(guān)材料（《圖書館通訊》）歸此

長(zhǎng)期

分類號(hào)：CB11出版工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)編輯工作的文件

長(zhǎng)期

2

學(xué)校申請(qǐng)出版刊物審批材料及上級(jí)主管部門的批復(fù)

永久

3

本校編輯工作有關(guān)材料，稿酬及發(fā)行記錄、統(tǒng)計(jì)材料

長(zhǎng)期

分類號(hào)：CB12刊物

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

《上海電機(jī)學(xué)院學(xué)報(bào)》樣本（出版清樣）

永久

2

《電世界》樣本（出版清樣）

永久

3

《技術(shù)教育研究》樣本（出版清樣）

永久

4

刊物原稿審稿意見

短期

分類號(hào)：CB11出版工作綜合

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)編輯出版學(xué)術(shù)刊物和通訊報(bào)刊的文件材料

長(zhǎng)期

2

學(xué)報(bào)編輯部關(guān)于編輯工作的計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)合重要會(huì)議記錄

永久

3

學(xué)校申請(qǐng)出版刊物審批材料及上級(jí)主管部門的批復(fù)

永久

4

學(xué)編輯出版工作的規(guī)章制度和工作人員的崗位職責(zé)

永久

5

編輯工作的橫向協(xié)作簽訂的協(xié)議書、合同書記有關(guān)材料

長(zhǎng)期

6

稿酬及發(fā)行記錄、統(tǒng)計(jì)材料

長(zhǎng)期

7

由學(xué)報(bào)編輯部主持召開的有關(guān)編輯工作的各項(xiàng)活動(dòng)形成的文件材料和聲像材料

長(zhǎng)期

8

編輯工作大事記（包括獲獎(jiǎng)和受查情況）

長(zhǎng)期或永久

24.檔案館

分類號(hào)：XZ17檔案工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)檔案工作的文件

長(zhǎng)期

2

本校檔案管理規(guī)章制度

長(zhǎng)期

3

本校檔案工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)及與兄弟院校交流的有關(guān)材料

長(zhǎng)期

4

檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)表、檔案機(jī)讀目錄（電子版）

永久

5

檔案室指南、全宗介紹

永久

6

各類檔案銷毀清冊(cè)、目錄、報(bào)告

永久

7

檔案工作大事記

長(zhǎng)期

8

檔案館與外單位簽訂的重要協(xié)議、備忘錄

長(zhǎng)期

9

表彰檔案工作先進(jìn)集體和個(gè)人的材料、名單

長(zhǎng)期

25．教師教學(xué)發(fā)展中心

分類號(hào)：

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

2

3

4

5

6

26.信息化中心

分類號(hào)：XZ11行政工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

信息辦公室行政工作計(jì)劃、總結(jié)及會(huì)議記錄

長(zhǎng)期

2

向主管領(lǐng)導(dǎo)的工作請(qǐng)示、報(bào)告、典型事例調(diào)查報(bào)告

長(zhǎng)期

3

由信息辦公室主持召開的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的材料及聲像材料

長(zhǎng)期

4

上級(jí)關(guān)于信息化建設(shè)的指示、決定、通知

長(zhǎng)期

5

信息化建設(shè)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)年報(bào)

長(zhǎng)期

6

信息化工作大事記

長(zhǎng)期

7

校園網(wǎng)建設(shè)資料

長(zhǎng)期

8

應(yīng)用系統(tǒng)相關(guān)材料

長(zhǎng)期

分類號(hào)：SB12儀器設(shè)備項(xiàng)目

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

申購(gòu)報(bào)告、計(jì)劃、論證報(bào)告（論證會(huì)文件、記錄等）

長(zhǎng)期

2

上級(jí)或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購(gòu)批示

長(zhǎng)期

3

定購(gòu)合同（復(fù)印件）和會(huì)談紀(jì)要、記錄等

長(zhǎng)期

4

進(jìn)口設(shè)備過(guò)程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件

長(zhǎng)期

5

開箱記錄及裝箱單

長(zhǎng)期

6

安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單

長(zhǎng)期

7

驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及文件材料

長(zhǎng)期

8

索賠來(lái)往函件及結(jié)果文件

長(zhǎng)期

9

設(shè)備說(shuō)明書及全套隨機(jī)文件材料

與設(shè)備共存

10

使用、檢修、故障事故記錄（設(shè)備履歷表）

與設(shè)備共存

11

重大事故的調(diào)查分析及處理意見

與設(shè)備共存

12

技術(shù)改造和開發(fā)過(guò)程中形成的技術(shù)文件材料

與設(shè)備共存

27.資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司（上海昂電實(shí)業(yè)有限公司）

分類號(hào)：CP11綜合工作

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

上級(jí)有關(guān)高校三產(chǎn)企業(yè)發(fā)展創(chuàng)辦的文件材料

長(zhǎng)期

2

公司年度計(jì)劃、總結(jié)、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表

長(zhǎng)期

3

企業(yè)公司章程、各類規(guī)章制度和工作人員崗位責(zé)任制材料

長(zhǎng)期

4

企業(yè)公司申辦注冊(cè)可行性論證材料、申辦報(bào)告和上級(jí)批復(fù)文件材料

永久

5

企業(yè)公司董事會(huì)成員單位和人員名單

長(zhǎng)期

6

公司法定代表和總經(jīng)理任免通知

永久

7

公司法人代碼證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、特種經(jīng)營(yíng)許可證、稅務(wù)登記證書的副本或復(fù)印件（以上證件復(fù)印件一定要?dú)w檔）

長(zhǎng)期

8

公司歇業(yè)、停產(chǎn)、破產(chǎn)、注銷、人員解散、資產(chǎn)評(píng)估、審計(jì)、公證材料和上級(jí)批準(zhǔn)文件材料

永久

9

公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)材料（詳見財(cái)會(huì)檔案類）

10

校辦產(chǎn)業(yè)管理處和企業(yè)公司各項(xiàng)活動(dòng)中形成的聲像材料

長(zhǎng)期

11

獲得市以上獎(jiǎng)勵(lì)的獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書等

永久

分類號(hào)：CP12業(yè)務(wù)工作類

序號(hào)

類目名稱

保管期限

1

公司就技術(shù)開發(fā)、合作經(jīng)銷、聯(lián)合投資等項(xiàng)目的技術(shù)合同書、協(xié)議書、洽談會(huì)記錄、紀(jì)要及有關(guān)文件材料

長(zhǎng)期

2

公司獨(dú)立研制開發(fā)的新產(chǎn)品、新技術(shù)項(xiàng)目申請(qǐng)和項(xiàng)目任務(wù)書

長(zhǎng)期

3

新產(chǎn)品技術(shù)研制過(guò)程中形成的技術(shù)資料及技術(shù)鑒定證書

長(zhǎng)期

4

申請(qǐng)商標(biāo)、專利及技術(shù)轉(zhuǎn)讓形成的文件材料

長(zhǎng)期

5

科技、企業(yè)年檢材料

永久

6

公司財(cái)務(wù)審計(jì)材料

長(zhǎng)期

備注：公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)帳目參照財(cái)務(wù)處財(cái)會(huì)檔案類歸檔

28．服務(wù)中心

分類號(hào)：

序號(hào)

類目名稱