三級秘書考前復習重點講課講稿

Goodisgood,butbettercarriesit.

精益求精，善益求善。

三級秘書考前復習重點

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三級秘書考前復習重點：第一章第一節(jié)會前籌備

一、會議方案的擬訂

（一）會議籌備方案的概述:1.會議籌備方案的內容:會議籌備方案包括如下幾個組成部分:（1）確定會議的主題與議題。（2）確定會議的名稱。（3）確定會議和議程。（4）確定會議的時間性和地點。（5）確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要（6）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作。（7）確定會議與會代表的組成。（8）確定會議經費預算。（9）確定會議住宿和餐飲安排。（10）確定會議的籌備機構，大型會議需要確定籌備機構與人員分工。

2.會議籌備方案的作用:(1）確保會議的周密組織（2）確保會議服務質量和溝通協(xié)調到位;（3）確保會議領導的意圖得以貫徹執(zhí)行

3.電話會議及視頻會議

（1）電話會議交流信息的特點

1）電話會議:①方便靈活，準備時間短，回復迅速。②缺少身體語言，難以進行互動交流；缺少文本，難以傳遞大量細節(jié)信息。

③為了提高電話會議的效率，增進信息與交流，可搭配使用其他通信方式（如傳真、電子郵件）。

2）電話會議信息工作要的要求:電話會議要按照一定的工作程序和工作要點進行，具體要求如下：1準確發(fā)出開會信息；2認真分發(fā)會議書面信息材料；3合理安排會場信息傳輸設備；4按時接通電話；5互相能報出席情況；6做好會議記錄。

（2）視頻會議

1）視頻會議的特點:①聲音和圖像同時傳送。②不受空間的限制。③節(jié)省時間、費用。④交流效果較好。⑤視頻會議的交流不夠深入廣泛。

2）視頻會議信息工作的要求

由于視頻會議效率高，投入也大，因此必須高標準、嚴要求，踏踏實實做好會務工作。具體要求有：1發(fā)出開會信息；2分發(fā)文件信息資料；3布置會場；4置與檢查會場信息傳輸設備；5做好會議準備；6采用行集中后分散的形式；7匯總情況信息。

4.遠程會議籌備方案的優(yōu)點:遠程會議具有節(jié)省時間和金錢、與電話服務機構商定使用錄音帶的形式做永久記錄、交流更加直接與簡短的優(yōu)點。

5.會務機構分工的要求

會務機構分工主要指定會議組織部門和人員落實。會務機構的各部門需明確各息的任務和要求。具體要求如下：（1）要根據會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍。（2）會務機構要分工明確、責任到人。（3）加強協(xié)調，定期溝通。

（二）會議籌備方案和制定程序會議籌備方案的制定程序為：組建會議籌備委員會分成籌備小組形成籌備方案領導審核方案。

二、會務籌備概述

（一）會務籌備概述

1.會務籌備情況檢查的主要內容:（1）會議準備是否充分;（2）會議期間能否排除各種干擾;（3）環(huán)境條件與用品準備（4）文件材料的準備情況;（5）會場布置情況的檢查;（6）會議保衛(wèi)工作的檢查;（7）檢查的其他內容

2.會務籌備情況檢查結果的形式:務籌備情部的檢查結果可以通過三種形式向領導或會議工作人員匯報。第一，書面形式；第二，口頭形式；第三，協(xié)調會形式。

3.會務籌備情況的檢查的方法:務籌備情況檢查的方法大致分為以下兩種：（1）聽取會議籌備人員的匯報;（2）會前現場的檢查

（二）會務籌備的程序

1.開會檢查的程序:如對會議的準備情況以匯報會的形式進行檢查，檢查的程序應包括：

(1)會議籌備機構對會議的準備情況進行自我檢查，由各個籌備小組將檢查結果以書面報告的形式上報領導小（2）會議領導小組經過協(xié)調，確定匯報會的時間和地點，并發(fā)出協(xié)調會通知。（3）召開籌備檢查協(xié)調會，聽取匯報，并會上現場解決各種需要協(xié)調和問題。（4）匯報會后要以電話、現場指導等方式對檢查中發(fā)現的問題予以催辦和落實。

2.現場檢查的程序:（1）先制定現場檢查的路線和確定現場檢查的重點，并通知有關籌備部門.2）將現場檢查的項目制成檢查單，以便記錄和匯總。（3）按照既定的檢查路線和項目逐一現場核對，對達到和未達到預期要求的準確項目都要有明確的記錄。（4）對未達到檢查要求的項目整理出整改和修訂意見，并以電話、文件或會議廳等形式及時通報給相關籌備部門予以糾正。

三、審核會議文件夾概述:

1.會議文件的類型,2.會議文件審核的內容:(1)審核會議文件的準確性和完整性(2)會議文件的具體內容3.會議文件審核的方法:(1)對校法，適用于定稿上改動較多的文件夾。折校法，適用于整潔、改動不多的文件。讀校法，適用于定稿內容淺顯易懂，生僻字、專用術語名詞較少的定稿。

（二）會議文件審核的工作步驟:（1）由起草文件的秘書就文件內容進行自審，使會議文件在初始期就能嚴格把關。（2）由主管乞討書進行會議文件夾初審。（3）如會議文件夾的內容涉及的部門較多，要進行必要的會審。（4）在會議文件審核修改之后，要由主要領導者或主管領導進行終審。

四、與領導溝通會議的有關事宜

（一）與領導溝通會議概述

1.與領導溝通會議有關事宜的原則有：（1）時間生原則；（2）及時原則；（3）全面原則。

2.與領導溝通會議有關事宜的方法:(1)定期向領導提交書面報告;(2)由會議負責人定期向領導口頭匯報會議的情況;(3)領導親自參加有關會議;(4)其他途徑，例如，通過舉辦會議工作進展情況的小型展覽向領導者匯報工作。

3.與領導溝通會議有關事宜的時機:第一，會議籌備階段；第二，會中階段；第三，會后階段。

（二）與領導者溝通會議有關事宜的工作程序

與領導者溝通會議有關事宜的程序如下：(1)明確會議的目標;(2)明確溝通會議有關事宜的方法或途徑。(3)檢查溝通過程的時間、地點以及參加人員，指定會議記錄人員。(4)確定溝通過程中所需要人種文件夾、音像等資料。(5)向領導匯報會議的籌備情況及進展，同時應講明會議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題。(6)聽取領導指示，或與領導者進行雙向討論，并完成會議記錄。(7)將記錄通過某種方法送給領導。

五、擬訂會議的應急方案概述

1.會議應急方案的內容包括：(1)會議舉行過程中可能出現的問題;(2)出現問題時負責解決的會議工作人員

2.會議應急方案的作用:(1)會議應急方案可使會議的策劃和籌備做到早做準備，未雨綢繆。(2)應急方案可以有效的地緩解危機，提高會議管理的效率。比如關鍵人員不能到會如何處理，住宿的預訂不夠如何解決，網絡系統(tǒng)出現故障如何等。(3)使會議工作人員能夠統(tǒng)一步調，當問題出現時，能夠有回旋余地。

3.會議應急方案特點:1.有的放矢；2.預防為主；3.留有余地。

4.會議應急方案實施的原則:1思想上充分重視；2在人、財、物方面要措施到位；3在實施的過程中要堅持定期檢查。

5.處理會議突發(fā)事件的方法:1處理人員問題；2處理場地問題；3處理設備問題；4處理資料問題5處理健康與安全問題；6處理行為問題。

（二）會議應急方案的工作程序預測情況準備應對備選方案討論會議緊急情況確定會議應急方案。

三級秘書考前復習重點：第一章第二節(jié)會中服務

一、提示會議按計劃進行

（一）基礎知識:1.推進會議進程應遵循的原則:（1）認真傾聽，最少限度地打斷談話。（2）樹立自信心，確信自己能對任何沖突產生積極的影響。（3）消除交流障礙。（4）強調問題。（5）使用精湛的人際交流技巧，接受他人積極有益的批評和建議。

2.提示會議按計劃進行的意義:根據會議目標的需要，秘書人員可在會議進行過程中創(chuàng)造與會議目標相適應的環(huán)境氣氛，掌握會議議程、維護會間秩序，排除外界對會議的干擾，從而引導議題。

二、監(jiān)督會議經費的使用

（一）基礎知識

1.會議經費的類型會議經費的類型包括下面幾個方面：（1）與會人員交費，包括：1會員及非會員的交費；2陪同人員的交費。（2）參展商交費;（3）聯(lián)合主辦者交費;（4）廣告、贊助和捐助（5）公司分配;（6）其他收入項目包括：1錄音、錄像帶和出版物；2旅行、餐飲。

2.會議經費使用的主要方面:1文件資料費；2郵電通訊費用；3會議設備用品費；4會議場地所租費用；5會議辦公費；6會議宣傳方交際費；7會議住宿補貼費；8會議伙食補貼；9會議交通費；10其他開支。

3.會議經費使用的監(jiān)督方法

會議經費使用的程序為：申請經費主管領導審批財務部審批財務人員提取現金或填寫支票經費支出審核會議經費支出。

三、處理會中突發(fā)事件

（一）基礎知識:1.會中突發(fā)事件的類型包括：1人員問題；2健康與安全問題；3行為問題。

2.處理會中突發(fā)事件的方法（1）處理人員問題;（2）處理健康與安全問題;（3）處理行為問題

（二）處理會中突發(fā)事件的工作程序

處理會中突發(fā)事件的工作程序為：向領導報告啟動會議應急方案必要時向公共應急機構請求支援善后工作（向受害者及家屬進行安撫、與媒體溝通）。

三級秘書考前復習重點：第一章第三節(jié)會后落實

一、會議總結工作的內容和要求

（一）基礎知識

1.會議總結的目的具體來講主要有以下幾點：（1）檢查會議目標的實現情況。（2）檢查各個小組的分工執(zhí)行情況。（3）將員工自我總結和集體總結相結合，以積累經驗，找出不足，從而明確今后搞好同類型會議組織與服務工作的借鑒之處，不斷改進會議的組織服務工作。（4）獎懲相關人員，并要妥善解決會議的遣留問題。

2.會議總結的內容:總結內容包括會議名稱、時間、地點、規(guī)模、與會代表人數、主要議題，參加會議的上級領導人，會議的主持者，領導報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務布置等。

（二）會議總結的工作程序為：對會議征詢意見，擬就工作總結稿→向領導報告會議結論→總結定稿→印發(fā)→歸檔→組織全體工作人員進行總結。

二、會議評估工作的內容和要求

（一）基礎知識

1.會議評估工作的內容:（1）構成有效會議的要素

一個有效會議應該具有清晰的目標、適當的時間、合適的地點、恰當的必要性、順暢緊湊的議程、準確的信息傳遞、周密的前期準備、精心挑選的參會人員、參會人員得當的表現、領導人員良好的控制勇和、合理的內容安排等。

（2）影響會議效率的主要原因:影響會議效率的因素很多，主要可以歸結為三個方面：1會議的必要性；2會議前期準備工作的質量；3會議責任分工。

2.會議評估的標準:（1）是否達到目標。（2）會議時間性評估。（3）與會人員參與會議狀態(tài)與收獲；對會議的滿意程度與理由；提出改進的意見或建議。（4）會議服務評估。會議服務是否到位，會議中的合作精神如何。（5）會議實際費用支出、會議成本評估。（6）再度召開同樣的會議時，繼續(xù)推進與維持的事項。

3.會議評估工作的方法和要求

（1）會議評估工作的方法”1.評估方法可以在會議結束時以意見調查的方式進行。2.告知與會人員有義務一同提高會議質量。

（2）會議評估工作要求:會議評估力求科學、高效。最好在確定了會議目的的早期策劃階段就高計一份問卷。要避免與會人員的反感。

（二）會議效果評估的工作程序”會議效果評估的基本程序為：分析影響會議效果的主要因素設計會議效果評估表匯總評估結果。

（三）注意事項

會議結束后，應注意避免以下情況：（1）欠缺會議記錄。（2）對決議實不力。（3）不對會議的成敗得失進行總結。（4）不解散已完成任務的委員會或工作小組。（5）與會人員對會議感到不滿。

三級秘書考前復習重點：第二章第一節(jié)接待

一、確定涉外禮次序

（一）基礎知識

1.涉外接待的原則和要求

（1）涉外接待的原則:與國內禮儀相比較，涉外接待中更為重要的原則是：1不卑不亢；2依法辦事；3內外有別；4尊重個人；5女士優(yōu)先；6入鄉(xiāng)隨俗。

2.禮賓次序:在商務交往的具體實踐中，禮賓次序共有如下五種常見的排列方法：（1）依照來賓所在同家或地區(qū)名稱的拉丁字母的先后排列次序。適用于大型的國際會議或體育比賽。（2）依照來賓的具體身份與職務的高低來排列先后次序。適用于正式的政務、高務、科技、學術、軍事交住。（3）依照來賓抵達的具體時間早晚來排列其先后次序。適用于：1當各國大使同時參加派駐國的某項活動時；2在非正式的涉外活動中亦可采用此種排列方法。（4）依照來賓告知東道主自己決定到訪的具體時間的先后排列其次序。適用于舉辦較大規(guī)模的國際性的招商會、展示會和博覽會。（5）不排列。當上述方法難以應用時，便可采用這種排列方法。

（二）禮賓次序確定步驟1.確定禮賓次序方案;2.提前通知有關各方;3.按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

二、安排涉外迎送儀式

（一）基礎知識1.涉外迎送儀式的要求（1）發(fā)出邀請:一般由東道國先發(fā)出邀請，邀請一般采用書面形式，被邀請者在接到邀請函后，應及時給予答復，并據此辦理有關的手續(xù)。(2）準備工作:在外賓抵達前應做好充分的準備工作：1搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況；2了解外賓的飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習慣等，必要時還可向對方索要來訪者血型資料；3擬訂來賓訪問日程；4安排食宿。（3）善始善終:在外賓抵達時，由適當的人員前往機場、車站迎接，表示歡迎，并妥善安排各項禮儀程序和活動。

2.著裝要求:參加迎送儀式的所有人員，著裝要鄭重其事，要穿著正裝。

（二）涉外迎送儀仗式的工作步驟:1.確定迎候人員;2.準備迎賓的物品;3.見面講究禮節(jié);4.送行前的拜訪;5.安排送行儀式

三、安排涉外會見會談和拜訪

（一）基礎知識

1.涉外會見會談要求:安排會見、會談的時，對秘書的要求如下：（1）充分了解又方的情況。（2）準備工作要落實到位。3）會談會見時要做好記錄，對客人提出、領導許諾的問題，會后應負責落實，做好后繼工作。

2.拜訪的要求:(1）拜訪由秘書先電話聯(lián)系對方的秘書和隨員，雙方商定時間。(2)由東道主帶領員前去對方下榻的賓館,到達后應該在大堂里打電話通知對方,不要直接上樓去敲對方的門.(3)初次見面,可以不送禮物.

(二)會見、會談的工作程序

會見、會談的工作程序如下圖所示。（圖略）

四、涉外宴請的常識

（一）基礎知識

1.涉外宴請的原則:（1）宴請環(huán)境十分重要，應該選雅致、安靜的地方.（2）點菜時不僅要考慮外并因宗教信仰而帶來的忌諱，還要注意其他飲食習慣的差別。（3）菜肴要有地方特色，可以使精致、豐盛的，但不必豪華、奢侈。（4）參加宴請的人要講究個人衛(wèi)生，衣著干凈得體，女性要化妝。不要穿白天的工作裝參加晚宴。

2.西餐禮儀:我方宴請是中餐，來賓回請很有可能是西餐，所以應該了解一些的基本的西餐禮儀。

（二）注意事項:（1）西餐講究的是氛圍的優(yōu)雅。因此赴宴時一定注意控制自己說話和笑的音量。（2）衣著要整齊。（3）赴宴的第二天，要向主人表示感謝。

五、饋贈禮品的要求

（一）基礎知識

1.各國的禁忌:各國、各民族在都有自己獨特禮節(jié)和習俗。在對外交往中送禮如果不考慮對方的習俗，很可能就觸犯了對方的禁忌，引起對方的反感。所以應該對各國的忌諱有基本的了解。

2.饋贈禮品的禮節(jié):①送禮的禮節(jié)；②受禮的禮節(jié)。

（二）選擇禮品的注意事項:在選擇禮品的時候，需要考慮這樣幾個因素:1.與受禮者的關系;2.明確送禮的原因;3.了解受禮者的特點;4.經濟方面的限定

三級秘書考前復習重點：第二章第二節(jié)辦公環(huán)境管理

一、正確選擇辦公的模式

（一）基礎知識:1.辦公模式的種類:一些企業(yè)保留傳統(tǒng)的工作慣例，但有些企業(yè)正在迅速發(fā)生變化。為此導致工作模式出現下列變化：①在家工作；②遠程工作；③虛擬辦公室；④臨時辦公桌；⑤彈性時間；⑥兼職工作；⑦合同工作；⑧交叉工作；⑨項目團隊。

2.導致辦公模式變化的原因:（1）辦公場地的費用過高，企業(yè)都想方設法壓縮辦公室的面積，讓最小的面積創(chuàng)造最高的利益。（2）城市中日益嚴重的交通擁擠問題和上班的高峰時段的困難，使人們在工作模式上重新安排。（3）高科技的發(fā)展，尤其是通信技術的改變，使人們的聯(lián)絡更加方便，不在辦公場所也能相互溝通。（4）企業(yè)自身的發(fā)展更加需求靈活地聘用人力資源，如一些短期項目就不需聘用長期的正式員工。5）企業(yè)間競爭的加劇，使得企業(yè)不斷壓縮工資費、管理費、旅差費等人工成本。（6）一些企業(yè)的組織結構進行了改變，需要用人制度相應改變。（7）在寬松的社會環(huán)境中，人們希望最大限度地發(fā)揮自己的才干，多做工作，也需要不同企業(yè)實施多種模式的工作方式。

（二）選擇不同辦公模式的工作程序:（1）深入調查現有辦公模式所面臨的問題（是否人工成本過高？是否有增加臨時用工的需求？是否有可以不在公司場地完成工作任務？是否有相當數量的職工熟悉網絡辦公技術？）（2）根據調查結果確定相應的新型辦公模式.（3）根據新的模式要求制定管理監(jiān)督的標準和責權利相結合的分配制度。4）先在部分部門實行取得經驗，逐步推廣新模式。（5）不斷根據本企業(yè)特點完善新模式，評估啟用新模式的得失。

二、合理進行辦公室布局

（一）基礎知識

1.辦公室的布局種類:有兩種不同方法來間隔辦公空間：（1）開放式辦公室。（2）封閉式辦公室。

2.合理進行辦公室布局的作用（1）形成有效率的工作流程。（2）有利于員工的工作分配。（3）有利于工作順利完成。

3.不同辦公室布局的設計要求

（1）空間的使用:空間是一種必須支付的資源?？臻g的費用經常按每平方米計算?？臻g越大，費用越高。

（2）開放式和封閉式辦公室

1）開放式辦公室:開放式辦公室是大的空間，包含單個工作位置的組合。開放式辦公室具有如下特點：①不設個人專用辦公室；②組合工作間的材料豐富多樣；③辦公室工作人員的地方級別主要不用辦公位置來確定，不設傳統(tǒng)的領導座位，而是憑承擔的任務來確定位置。

2)封閉式辦公室:封閉式辦公室是按照辦公職能設置分隔式的若干個相對獨立辦公室的做法。封閉式辦公室的設計原則主要考慮常規(guī)辦公室業(yè)務活動的各種因素，如下員、業(yè)務特點、職能、設備、空間等因素的穩(wěn)定性，相關業(yè)務處理的連續(xù)性和系統(tǒng)性。

（二）設計不同形式辦公室的工作程序

1.分析不同部門業(yè)務特點對于辦公條件的要求1）面積、空間大小。2）人員流通的頻率。3）聲音對辦公效率的影響。4）需要設備及家具量的多少。2.設計平面圖:指定專人或委托他人設計平面圖,并證詢各使用部門的意見,根據意見修改設計,完善辦公室的功能。3.選擇辦公家具、設施和裝飾:當辦公室空間已經分配和分開時，辦公區(qū)必須布置家居、安裝設備和進行裝飾。4.注意采光、溫度和通風

三級秘書考前復習重點：第二章第三節(jié)辦公室日常事務管理

一、改進辦公室日常事務工作

（一）基礎知識:改進辦公室日常事務工作流程的基本思路有：①重新安排；②修改；③替換；④合并；⑤精簡。

（二）工作程序:無論是復雜流程還是簡單流程，都包括以下幾個基本步驟：定義→評價→分析→改進→實施

（三）工作流程分析改進的基本步驟:工作流程分析與改進的目的可以簡要地概括為需要回答的3個問題：①我們現在何處（現狀）？②應在何處（改進的目標）？③如何到達該處（改進的方法）？

二、處理突發(fā)事件

（一）基礎知識

1.突發(fā)事件的種類:可能出現的突發(fā)事件常有以下幾種：①火災；②傷害；③疾??；④炸彈威脅或恐慌。2.處理突發(fā)事件的原則:（1）快速反應，控制事態(tài)發(fā)展;（2）以人為本，保護公眾利益;（3）公開透明，真誠面對公眾;（4）重塑形象，置之死地而后生3.事故情況記錄表:《事故情況記錄表》通常記錄下面的信息：①事故日期；②事故地點；③事故涉及的人員；④事故的證人；⑤事故過程的概述；⑥填寫事故記錄薄的人員簽名。4.工作情況報告表記錄在事故報告表上的信息主要有：（1）完成表格人員的姓名、身份。（2）事故涉及人員的姓名、出生日期、住址、職務。（3）發(fā)生事故的日期、地點。（4）事故的細節(jié)及對事故的看法，（5）進行的急救行動和醫(yī)療處理的情況，包括由誰進行。（6）必要時還要記錄事故證人的姓名和職務。（7）填寫表格的人員簽名和日期。

（二）處理突發(fā)事件的工作程序

1.突發(fā)事件的預防措施:（1）以書面形式確定的緊急情況處理程序，其中詳細地記錄出現火災、人員受傷、突發(fā)疾病或發(fā)生炸彈威脅等恐怖活動時具體處理程序。（2）用上述緊急情況處理程序培訓所有工作人員，如健康、安全培訓、急救培訓、保安人員的特殊培訓。（3）張貼顯示有關的緊急程序，在可利用的地方顯示相應得布告，讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名。（4）實行緊急情況模擬演練，如定期進行消防演習或疏散演習來測試編寫的程序是否合適，并指導員工的應對行動。（5）明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務和職責，一旦有情況，由他們擔當處理。（6）保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況，如有報警裝置、滅火器、急救包等。（7）保證定期檢查和更新設備，如滅火器、急救包、報警裝置的定期檢查和維護。

2.突發(fā)事件的應對措施是：（1）準備清除的書面緊急情況處理程序。（2）用這些緊急情況處理程序培訓所有人員。（3）在可利用的地方清楚地顯示有關緊急程序。（4）實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序。（5）明確員工在緊急情況下的職責。（6）保證工作場所受過緊急情況處理培訓的人員。（7）保證配備相關的設備和資源以隨時處理情況。（8）保證定期檢查和更新設備。

3.處理突發(fā)事件的工作流程:（1）及早發(fā)現，馬上報告，并保護好現場;（2）查找問題的原因;（3）成立臨時指揮中心;（4）控制源頭，釜底抽薪;（5）召開新聞發(fā)布會

三、完成督促檢查工作

（一）基礎知識

1.督查工作的內容:（1）上級領導和本單位上司批示進行督查的事項。（2）上級直屬單位的重要工作部署與重要會議精神的貫徹落實情況。（3）本單位的中心工作、重要會議及文件決定事項的貫徹落實情況。（4）新聞媒體和重要客戶對本單位的批評、建議的答復與處理情況。（5）人大代表、政協(xié)委員以及職代會、股東會的議案、提案和建議的辦理情況。（6）下級單位請示事項的答復與辦理情況，以及基層請求上級機關幫助解決問題的辦理情況。（7）秘書在日常工作中發(fā)現和了解到的、提議列入專項督查，并經上司批準的重要事項。

2.秘書督查工作的特點有：復雜性，原則性，時限性和權威性。

3．督查工作的原則有：（1）實事求是的原則；（2）主動性的原則；（3）分層次落實原則；（4）時效性原則；（5）督查與幫辦相結合的原則。

1.督查工作的方法督查工作的方法有：（1）書面督查；（2）電話督查；（3）專項督查；（4）會議督查；（5）調研督查。

（一）工作程序:上司交辦事項督查的程序為：交辦→立項→登記→轉辦→承辦→催辦→檢查→辦結→辦結回告→審核→立卷→歸檔。

（二）注意事項

1.查辦、催辦技巧:查辦催辦工作應當遵循一定的規(guī)律和方法，但也有其自身的特點和工作方式。一般來說有如下方法：(1)與信息工作相結合;(2)與調查研究相結合;(3)堅持歸口辦理，分級負責;(4)堅持結報反饋制度

2.督查工作的注意事項有：（1）實事求是；（2）授權督查；（3）時限要求；（4）辦實事；(5)謙虛謹慎。

一、制定工作計劃

（一）基礎知識

1.辦公室工作計劃的種類（1）按照時間序列，辦公室工作計劃可以分為長期計劃、中期計劃、短期計劃三種類型。(2)按幅度和范圍，可分為政策型計劃、目標型計劃、規(guī)劃型計劃、方法型計劃、程序型計劃五種類型。

2.制定工作計劃的方法:

（1）根據組織確定的工作目標和期限要求，一項項列出本團隊要完成的所有任務。可以使用專門制作好的人物表格，將要做的工作內容列出，也可以將工作任務逐項寫下。

（2）區(qū)別重要的任務和緊急的任務，通常按ABCD法則（參見四級秘書），先做重而急的任務，再做重而不急的任務，后做急而不重的工作，安排好工作的優(yōu)先次序。

（3）按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數字編號標記出任務完成時間的前后順序，對需要花時間的工作留出充足的時間量。

（4）列出完成每一項任務所需的資源和相關信息，包括人力、物力、財力等。

（5）明確完成每一項任務的各個階段指標和估算的時間要求。

（6）指明每一項任務的負責部門或承擔人以及負責人。

（7）從最終完成的時間期限向前推算各階段工作應在何時完成，確定后，逐項將其填入計劃表中。

（8）明確工作進展的情況和出現的問題向誰報告，何時報告，確保計劃的順利實施。

（9）明確工作進展的情況的質量如何監(jiān)督和管理。

3.計劃的內容與要求:行動計劃或計劃表必須指明所管理的項目或團隊工作的其他一些重要方面，具體包括：

(1)每一項任務的具體目標。(2)每一項任務的數量要求和質量要求。(3)每一項任務所需的資源。(4)每一項任務所分配的負責部門或承擔人以及負責人。(5)在計劃的文件中還寫明如何監(jiān)督工作進展和質量。

（二）制定工作計劃的工作順序

1.制定工作計劃的程序

估量機會→確定目標→確定計劃工作的前提條件→擬定可行方案→評價備選方案→選擇方案→擬定分計劃→編制預算。

2.編制常見的工作計劃:常的工作計劃中都要指明一段時期預先決定做什么，怎么做，何時做，由誰做等具體問題，它是在為一個團隊的現實狀況與目標之間鋪橋搭路。

五、確定承辦期限

（一）基礎知識

1.承辦期限的內容:謂承辦期限是指企業(yè)接到客戶或查詢者的問題后處理并回復時間規(guī)定，許多企業(yè)都對行政管理工作的行為做了有關承辦期限的明文規(guī)定，明確處理工作花費的時間必須按照規(guī)定執(zhí)行，并進行監(jiān)督管理。

2.承辦期限制度:謂承辦期限制度就是針對時效性制定的規(guī)則，是在時效性上指導人們行動的標準，它要求人們按章辦事，不準人們的行為偏離規(guī)定的要求，以提高企業(yè)形象、信譽和效率。

（二）制定承辦期限對頂的工作程序

(1)調查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規(guī)定。(2)時間期限適宜標準。(3)確定同一任務的不同承辦周期。(4)確定同一任務緊急情況不同的承辦周期。

六、對辦公室工作進行評估

（一）基礎知識

1.辦公室工作評估的意義:1)提高了管理工作的效率.(2)明確了組織機構的建制.(3)促進了員工承擔責任.(4)有助于進行控制和監(jiān)督工作。

2.工作質量評估的要求:(1)目標不宜過多。(2)目標之間要相互協(xié)調。

（二）評估工作程序

1.對辦公室工作進行目標管理:(1)建立一套完整的目標體系;(2)確定目標(3)組織實施(4)檢查評估

2.對辦公室工作進行量化管理

辦公室工做量化管理是指在組織開展工作過程中，運用科學方法（如預測、概率估算、實測、預定動作世間法等）對各個工作項目做出工作定額來實行定量考核的管理方法。

3.對辦公室工作進行評估:目標必須是明確并可以考核的。包括：（1）數量目標評估；（2）質量目標評估。

三級秘書考前復習重點：第二章第四節(jié)辦公用品管理

一、辦公用品與設備的采購程序

（一）基礎知識

1.獲得設備使用權的方式:獲得設備使用權主要有兩種方式：一種是購買；一種是租用。

2.政府采購:我國政府采購的主要方式有五種,即公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源等采購方式。

（二）采購工作程序:1.提出購買申請;2.審批，落實經費;3.招標，選擇供應商;4.簽訂供貨合同;5.貨物入庫;6.支付貨款

二、采購預算方案的制定

（一）基礎知識

采購預算方案制定的原則有：（1）真實性原則；（2）重點性原則；（3）目標相關性原則；（4）經濟合理性原則。

（二）制定采購預算方案的工作程序

1.確定預算的核算基數;2.進行市場調研;3.確定采購產品的種類及型號價格;4.編寫預算方案;5.征求意見，完善方案

（三）預算方法:在具體的預算編制過程中，有兩種預算方法可供選擇:1.傳統(tǒng)預算法;2.零基預算法

三、調配辦公資源

（一）基礎知識

1.辦公資源范圍:辦公資源包括的范圍比較廣,包括各類辦公設備、辦公家具、車輛、會議室、日常用品、圖書等。

2.辦公資源管理:辦公資源管理就是實行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費，合理地調配與利用工作資源，提高辦公資源的使用效率。

（二）調配辦公資源的工作程序:無論是使用人工還是計算機，辦公資源管理的基本程序都是一致的，具體如下：

(1)了解本單位所有辦公資源的基本情況，包括名稱、放置的地點、功能情況等。(2)對單位所有辦公資源進行分類，對不同資源進行分類管理。(3)對辦公資源建檔，記錄應用情況。(4)定期進行數據分析。

三級秘書考前復習重點：第二章第五節(jié)信息管理

一、信息的開發(fā)

（一）基礎知識

1.信息開發(fā)的特征:信息開發(fā)具有多次性。一般物質資源經過消耗就可能喪失其功效，而信息具有共享的特性，它可以存儲，可以被多次傳輸利用，能夠不斷地補充、完善和擴散，還可以進行綜合和歸納，成為可增值的資源。

2.信息開發(fā)的類型有：有一次信息開發(fā)、二次信息開發(fā)和三次信息開發(fā)。

3.信息開發(fā)的主要形式有：（1）剪報;(2）索引;（3）目錄編制；（4）文摘;（5）信息資料冊;（6）簡訊;(7）調查報告。

4.信息編寫的類型:（1）動態(tài)型信息;（2）建議型信息;（3）經驗型信息;（4）問題型信息;（5）預測型信息

5.信息開發(fā)的要求:信息開發(fā)要注重調查研究，通過各種渠道全面、及時獲取信息，充分利用信息網絡開發(fā)系統(tǒng)，運用信息開發(fā)技巧，加強對信息的加工、綜合分析、提煉和概括，開發(fā)出有特色、利用價值大、可信度高的信息。

（二）信息開發(fā)的工作程序:1.確定主題;2.分析信息材料;3.選擇信息開發(fā)方法;4.選擇開發(fā)信息的形式;5.形成信息產品

二、信息的利用

（三）基礎知識

1．信息利用的特點是：周期性、經常性、廣泛性和時效性。

2.信息利用的要求:（1）遵守信息法規(guī)。（2）維護信息安全。(3)最大限度地滿足信息需求。(4)注意對日常信息的積累。

（二）信息利用的工作程序

1.熟悉信息的內容;2．確定利用需求;3.確定信息利用服務途徑;4.獲取信息;5.提供信息

三、信息的反饋

（一）基礎知識

1.信息反饋的目的:（1）檢查輸出信息的真實性；（2）對信息傳遞進行檢驗和調整；（3）為決策提供依據。

2.信息反饋的特點有：（1）針對性；（2）及時性；（3）連續(xù)性。

3.信息反饋的形式:（1）正反饋和負反饋；（2）縱向反饋和橫向反饋。（3）前反饋和后反饋。

4.信息反饋的要求:（1）信息反饋要準確真實。（2）盡量縮短信息反饋時間，（3）信息反饋要廣泛全面，多信源、多通道反饋。

（二）信息反饋的工作程序:1.明確目標;2.獲取信息反饋的方法;3．獲取反饋信息;4.加工分析反饋信息;5.傳遞反饋信息6.利用反饋信息

三級秘書考前復習重點：第三章第一節(jié)文書擬寫

一、通告

（一）通告的概念

通告是公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項的公文。通告是各級機關、企事業(yè)單位與社會團體通常使用的告曉性公文。

（二）通告與公告的區(qū)別

通告與公告同為具有廣泛告知性與約束力的公布性公文，但是，他們又具有明顯的區(qū)別：1、使用范圍不同；2、宣布事項不同3、制發(fā)者不同。

（三）通告的類型:通告可以分為制約性通告與告知性通告二種類型。

（四）通告的結構是：標題+正文+落款+成文日期

二、通報

（一）通報的概念

通報是表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況的公文.通報時各級機關、企事業(yè)單位和團體經常使用的文種

（二）通報的性質

1、通報屬于獎勵與告誡性的公文;2、通報屬于傳達和告誡性的公文;3、通報的發(fā)布范圍，往往是在一個機關或一個系統(tǒng)內部使用

（三）通報的類型:通報可以分為表彰通報、批評通報和傳達通報三種類型。

（四）通報的結構是：標題+主送機關+正文（+附件）+落款+成文日期

（五）通知于通報的區(qū)別

通知與通報均為知照性公文。通知帶有一定指令性，其事項具體，是上級機關下達至下級機關的公文；而通報重在傳達重要精神或者情況，以使有關單位和公眾知曉，一般不具有指令性。通知重在告知人們執(zhí)行什么任務或怎樣做；通報則是為了提高人們的認識和開闊人們的視野，以便把工作做得更好。

三、決定

（一）決定的概念決定是對重要事項或者重大行動做出安排,獎勵有關單位及人員,變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項的公文。

（二）決定的特點

根據決定的性質，決定可分為：1、指揮性決定；2知照性決定。

（三）決定的類型

根據決定的性質，決定可以分為：1、指揮性決定；2、知照性決定。

（四）決定的結構：標題+主送機關+正文+（附件）+落款+成文日期

（五）相關注意事項

1.不可用“文種”作標題

以文種“決定”作標題，省略發(fā)放機關與事由，不符合國務院對公文標題的書寫要求。

2.慎用“決定”

應該針對發(fā)放機關內部的重大事項或行動發(fā)布決定。在使用中容易出現的問題是“小題大做”，即把本應寫為“表彰通報”、“批評通報”的，寫成“表彰決定”、“批評決定”。請注意，不應把一半事項隨意升格為重大事項或重大行動，要把握好“度”。

四、請批、批答函

（一）請批、批答函的概念

請批、批答函是請批與批答函的名稱，是不相隸屬機關之間請求批準和答復審批事項的公文。

（二）請批、批答函的類型:1.請批函。請批函是向有關主管部門請求批準的函。2.批答函。批答函是有關主管部門批答請批事項的函。

（三）請批、批答函的結構是：標題+主送機關+正文+落款+成文日期

五、計劃

（一）計劃的概念

計劃是各級機關、企事業(yè)單位、社會團體和個人對未來一定時間內的活動擬定出現目標、內容、步驟、措施和完成期限的一種事務性文書

（二）計劃的特點有：1.針對性2.預見性

（三）計劃的類型:1.按內容分，有學習計劃、工作計劃、生產計劃、財務計劃、教學計劃、科研計劃、銷售計劃等。2.按范圍分，有國家計劃、地區(qū)計劃、單位計劃、部門計劃、班組計劃、個人計劃等。3.按時間分，有長期計劃、短期計劃、年度計劃、季度計劃、月計劃、周計劃等。4.按性質和作用分，有綜合性計劃、專題性計劃、指令性計劃、指導性計劃等。

（四）計劃的結構

計劃的結構有兩種，如下：1文章式結構，其結構是：標題+正文+尾部。2.表格式結構，就是整個計劃以表格的形式表述，適用于時間較短，內容單一或量化指標較多的工作計劃。

六、總結

（一）總結的概念

總結是各級機關、企事業(yè)單位、社會團體和個人通過對過去一階段工作的回顧、分析和研究，從中找出經驗、教訓，得出一些規(guī)律性的知識，用以指導今后工作的事務性文書。

（二）總結的類型:1.按內容分，有學習總結、總做總結、生產總結等。2.按范圍分，有單位總結、個人總結等。3.按時間分，有年度總結、季度總結。4.按性質和作用分，有綜合性總結、專題性總結等。

（三）總結的結構是：標題+正文+尾部

（四）總結的注意事項：1.樹立正確的知道思想;2.堅持實事求是;3.總結出規(guī)律性的東西;4.分清主次、突出重點;5.語言簡明、準確

七、述職報告

（一）述職報告的概念

述職報告是各級機關、企事業(yè)單位、社會團體的各級領導干部及管理工作人員，向上級管理機關陳述自己在任職期間履行崗位職責情況的書面報告。

（二）述職報告的特點有：1..個人性；2.真實性；3.通俗性。

（三）述職報告的結構是：標題+稱謂+正文+落款+成文日期

（四）注意事項:撰寫述職報告要注意：1.事實求是；2.突出特點；3.語言簡潔。

八、講話稿

（一）講話稿的概念:講話稿是講話者在公共場合就某一問題發(fā)表自己的見解或闡明某種事理而事先寫成的文稿。

（二）講話稿的特點:1.內容針對性強。2.語言評議通俗。3.交流具有互動性

（三）講話稿的分類:1.按場合分，有集體講話、廣播講話、電視講話、會議講話。2.按講話者的身份分，有領導講話、群眾代表講話、來賓講話等。3.按講話的目的分，有鼓動性的、說服性的、祝賀性的、憑吊性的講話等。4.按講話的內容分，有政治的、軍事的、經濟的、文化的、學術的、禮節(jié)的講話等。

（四）講話稿的結構:講話稿包括三個部分：開頭+主體+結尾。

（五）注意事項:1.口齒清晰、吐字準確、注意語調的抑揚頓挫就成為講話者應該具有的基本條件。2.講話稿的內容要有針對性。3.觀點鮮明，主題明確。4.語言要通俗、生動。

九、市場調查報告

（一）市場調查報告的概念:市場調查報告是對市場調查所獲得的信息資料，進行整理、得出結論，提出采取行動的合理建議之后撰寫的書面報告。

（二）市場調查報告的特點有：1.針對性2.真實性3.典型性4.時效性

（三）市場調查報告的分類:1.按調查范圍、調查方式分，有綜合性調查報告和專題性調查報告。2.按目的、作用、內容分，有情況調查報告、事件調查報告和問題調查報告。

（四）市場調查報告的結構是：標題+前言+正文+尾部

（五）撰寫市場調查報告的注意事項:1.深入調查，充分占有材料。2.實事求是。

十、招標書

（一）招標書的概念:招標書又稱招標說明書，是招標人利用投標者之間的競爭從而達到優(yōu)選投標人哦一種告知性文書，是招標人為了征招承包者或合作者而對招標的有關事項和要求所作的解釋和說明。

（二）招標書的特點是:具有明確性、競爭性、具體性和規(guī)范性。

（三）招標書的類型:按性質和內容分，招標書有多種類型，如工程建設招標書、企業(yè)租賃招標書、大宗商品交易招標書、選聘企業(yè)經營者招標書、企業(yè)承擔包括招標、勞務招標書、技術引進或轉讓招標書等。

（四）招標書的結構是：標題+正文+尾部

十一、投標書

（—）投標書的概念:投標書也稱“標函”，是投標人為了中標而按照招標人的要求，具體地向招標人提出訂立合同的建議，是提供給招標人的備選方案的文本。

（二）投標書的特點是針對性、求實性和合約性。

（三）投標書的結構是：標題+正文+尾部

（四）撰寫招標書的注意事項:1.明確招標要求2.實事求是，不可弄虛作假3.語言簡潔，語氣謙和。

三級秘書考前復習重點：第三章第二節(jié)收發(fā)處理

一、文書的審核

是對文件草稿從內容到形式做得全面檢查和修正工作。

（二）文書審核的要求:1.審核中發(fā)現的問題必須逐一糾正。2.一般性問題可以直接修改。3.需做較大的改動、可附上具體修改日期，退回擬稿人或承辦部門共同協(xié)商。

（三）審核文書的工作步驟:1.明確審核范圍;2.確定是否需要行文;3.審核文書的內容;4.檢查文字內容;5.檢查文件體式6.檢查文書在處理程序上是否妥善完備二、文書的擬辦

（一）文書的擬辦的含義:文書擬辦是針對文件的辦理提出初步意見，以供領導批閱時參考。

（二）文書擬辦的要求:1.熟悉有關政策和規(guī)定。2.熟悉本單位各部門的負責范圍及業(yè)務情況。3.熟悉辦文程序和有關規(guī)定。4.擬辦意見要符合政策規(guī)定和實際情況。5.擬辦意見力求準確、及時、簡潔。

（三）文書擬辦的工作步驟:1.明確擬辦范圍2.閱讀文書內容3.提出擬辦意見

三、文書的承辦

（一）文書承辦的含義

文書承辦是按時文件要求或領導批示，結合工作的實際情況，具體算是文件的工作。

（二）文書承辦的要求:1.認真領會擬辦、批辦意見。2.文書的承辦要區(qū)分輕重緩急。3.來文內容涉及以前的收文，要杳找或調閱有關文件作為承辦復文的參考。4.對于已經承辦和處理完畢的文書，應及時清理，并將有關情況及時說明。5.要將辦理完畢的文書與待辦的文書分別保存。

（三）文書承辦的工作步驟:1.了解文書內容;2.研究批辦意見;3.進行具體辦理

四、文書的催辦

（一）文書催辦的含義

催辦是對文書辦理情況的督促和檢查，以便使承辦按照文書的時限要求及時處理。

（二）文書催辦的要求:1.催辦中發(fā)現問題要及時匯報。2.要填寫催辦記錄。

（三）文書催辦的工作程序:1.確定催辦的范圍;2.確定催辦的方法3.進行催辦

三級秘書考前復習重點：第三章第三節(jié)文檔管理

一、檔案利用

(一)檔案利用的含義

檔案利用工作是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

（二）檔案利用的要求:1.依法開展利用工作。2.主動、及時開展利用工作。3.不斷完善檔案服務方式和手段。4.掌握本單位近期的重點工作、重大活動，據此開展檔案利用。

（三）檔案利用的工作程序

1.熟悉庫藏;2.分析利用需求;3.選擇檔案利用方式;4.獲取檔案;5.提供檔案

二、檔案參考材料的編號

（一）檔案參考材料的含義

檔案參考資料是檔案部門或人員按照一定題目，根據所保存檔案綜合而成的提供人們參加的檔案材料加工品。

（二）檔案參考資料

檔案參考資料編寫要做到真實、準確、實用，注意檔案的保密性；問題集中，內容準確，文字凝煉，概括性強。

（三）編寫檔案參考資料的工作程序

1.確定編寫檔案參考資料的種類;2.收集檔案材料;3.進行編寫

三、電子檔案管理

（一）電子檔案的含義:電子檔案是在計算機系統(tǒng)中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。

（二）電子檔案的特點有：①非人工識讀性；②對電子技術和設備的依賴性；③信息的可變性；④信息與載體的可分離性；⑤信息的可共享性；⑥多種信息載體的集成性。

（三）電子檔案的種類

1.按照電子檔案的存在形成劃分，可分為：①文本文件；②數據文件；③圖形文件；④圖像文件；⑤聲音文件；⑥多媒體文件；⑦命令文件。

2按照電子檔案的功能劃分，可分為：①主文件；②支持性文件；③輔助性、工具性文件。

3.按照電子檔案產生的環(huán)境劃分，可分為一般辦公室工作中產生的文件、計算機輔助設計和制造中產生的文件。

4.按照電子檔案的屬性劃分,可分為普通文件、只讀文件、隱含文件、加密文件和壓縮文件等。

5.按照電子檔案生成方式劃分，可分為由計算機直接產生的文件、對傳統(tǒng)文件用掃描儀和數碼相機等輸入設備處理后生成的文件。

（四）電子檔案管理的要求有：①真實性；②完整性；③可讀性。

（五）電子檔案管理的工作程序:1.電子檔案的收集積累;2.電子檔案的歸檔;3.電子檔案的保管;4.電子檔案的利用。

三級秘書考前復習重點：第四章速記基礎

一、速記概述

（一）速記概述:速記是人們用有系統(tǒng)的、簡單的符號及各種有效有規(guī)則省略書寫方法快速、準確地記錄語言和傳達語言信息的一種高效率實用技術。

（二）速記特點:速記的特點就是快，速度是速記的靈魂，速記能把語言完整無誤地記錄下來。用速記替代文字記錄語言，可以大大地減輕人們書寫過程中的勞動程度。

（三）速記在秘書工作中的作用:1.記錄有聲語言。2.記錄無聲語言。

（四）現代技術無法取代速記

計算機、電腦速記、手寫速記、錄音機，它們的差異在于處理信息手段的不同，作為記錄語言信息的功能是一樣的.因此,手寫速記與電腦速記、錄音機速記等現代技術工具各具特色，在不同的場合可選擇適用。它們之間并不發(fā)生沖突，而是相輔相成、相得益彰的。

二、手寫速記

（一）漢字速記的概述

漢字速記又稱漢字快寫，就是漢字的快速記錄。漢字速記基本原理如下：1.漢字速記是漢字草書的快寫。2.漢字速記是對漢語字、詞、句、段的合理精簡和縮略的快寫。3.漢字速記師靈活運用借代的快寫

（二）雙音節(jié)詞略寫法

1.由單音節(jié)詞逐漸演變而成的雙音節(jié)詞，在快寫時，可將雙音節(jié)詞略寫為單音節(jié)詞。

2.雙音節(jié)的單純詞，又叫“聯(lián)綿詞”。聯(lián)綿詞是漢語所獨有的、在快速書寫時，寫出第一個音節(jié)，第二個音節(jié)就能推知而出。

3.由兩個意義相同或相近語速并列組合而成和合成詞，在快速書寫時，只寫出第一個音節(jié)，第二個音節(jié)省略。

4.由兩個意義相同或相對語素并列組合而成的合成詞，在快速書寫時，寫出第一個音節(jié)，第二個音節(jié)可用從左上方往右下方書寫的斜體代替。

5.注釋格雙音節(jié)詞是語素通過注釋和被注釋的關系結合起來構成的新詞。在快速書寫時，可省略被注釋音節(jié)。

（三）三音節(jié)詞略寫法

1.帶虛化語素的三音節(jié)詞略寫法。2.中間嵌有“得”字的表肯定語氣的三音節(jié)詞略寫法。3.中間嵌有“不”字的表否定語氣的三音節(jié)詞略寫法。4.在快速書寫時，不管遇到哪種類型的三音節(jié)詞，只要根據句子的上下文能夠辨認出來的，寫出第一個音節(jié)，后兩個音節(jié)均可自制代寫代替，或畫小橫直線代替。

三、拼音速記

（一）拼音速記的概述

1.拼音速記的定義。拼音速記是用一些簡單符號和省略方法來記錄語言的一種方式。

拼音速記方案的符號分為“聲符”和“韻符”兩大類。拼音速記的聲符與韻符拼寫在一起，就成為音節(jié)符號。

2.拼音速記的特點。3.拼音速記符號的分類。

最簡單的符號式有限的，所以速記符號又分為大型、中型和小型3級比例。

略符是提高記錄書寫速度的重要技巧，在創(chuàng)制略符時，要真正體現略符的合理、準確、速度、易記、易寫的特點。

（二）聲符寫法五要領

聲符寫法五要領，是拼音速記符號書寫的基礎

1.基線。基線又叫基準線，即練習本上的橫格線，21格聲符的底部都要靠寫在基線上，如果離開基線往上寫或往下寫，就讀別的音了。2.筆順。筆順分為3種：從右上往左下書寫的聲符有9個，收筆處均靠在基線上；從左下往右下書寫的聲符有2個，起筆處靠在基線上；從左往右書寫的聲符有10個，前3個是起筆處和收筆處靠寫在基線上，后7個是底部靠寫在基線上，與基線平行。3.比例。聲符分為3級??——大型符、中型符和小型符。它們的比例是3：2：1.大型符比小型符大兩倍，中型符比小型符大一倍。大型符有8個，小型符有5個。4.斜度。聲符的斜度有3種：與基線成50°左右的聲符有9個；與基線成20°左右的聲符有2個；與基線平行（成0°）的聲符有10個。5.曲勢。即曲線聲符彎曲的趨勢。起筆處趨勢較大的曲線聲符有8個；收筆處曲勢較大的曲線聲符有7個。

速記方案不是法定的，誰都可以創(chuàng)制，只要寫得快、認得出就是好的速記方案。

四、計算機速記

（一）計算機速記的概念:計算機速記是使用計算機及相關設備，實現語言信息實時文字錄入的技術，是語文應用工具和中文處理現代化的重要手段。

（二）計算機速記的特點”1.速度快。正常速度及語言信息同步，極限速度可達到二倍語速。2.強度低。是普通漢字輸入的三分之一。3.效率高。無需后期翻譯整理。

（三）計算機速記的應用領域:1.辦公文秘使用;2.專業(yè)速錄服務。3.個人應用。

三級秘書考前復習重點：第五章企業(yè)管理基礎

一、企業(yè)管理常識

（一）企業(yè)創(chuàng)辦程序

1．企業(yè)登記申請程序:①申請設立登記程序;②申請變更登記程序;申請注銷登記程序

2.注冊成立個人獨資企業(yè)、合伙企業(yè)程序

第一步：咨詢后領取并填寫《名稱預先核準申請書》、《制定（委托）書》，同時準備相關材料。

第二步：遞交名稱登記材料，領取《名稱登記受理通知書》等待名稱核準結果。

第三步：按《名稱登記受理通知書》確定的日期領取《企業(yè)名稱預先核準通知書》，同時領取《企業(yè)設立登記申請書》，經營范圍涉及前置審批的，辦理相關審批手續(xù)。

第四步：遞交申請材料，材料齊全后領取《受理通知書》。

第五步：按《受理通知書》確定的日期交納登記費并領取執(zhí)照。

（二）現代企業(yè)制度的基本內容和基本特征

1.現代企業(yè)制度的基本內容:現代企業(yè)制度的主要內容包括3個方面：現代企業(yè)法人制度、現代企業(yè)組織制度和現代企業(yè)管理制度。

2.現代企業(yè)制度的基本特征是：1.產權清晰；2.權責明確；3.政企分開；4.管理科學。

（三）企業(yè)融資:在市場經濟中，企業(yè)融資方式總的來說有內容融資和外部融資兩種。隨著技術的進步和生產規(guī)模的擴大，單純依靠內部融資已經很難滿足企業(yè)的資金需求。而外部融資已成為企業(yè)獲取資金的重要方式。外部融資又可分為股權融資和債務融資。

（四）企業(yè)年檢常識

1.內資企業(yè)年鑒程序

（1）企業(yè)領取、報送《年檢報告書》和其他有關資料。

①企業(yè)領取《年檢報告書》;②《年檢報告書》的填寫要求;③企業(yè)申報年檢須提交的材料

1）法人企業(yè)、個人獨資及合伙企業(yè)需提交的材料

a．《年檢報告書》。b．營業(yè)執(zhí)照副本。c.資產負債表、損益表。d．經營范圍中載明前置行政許可經營項目的，提交加蓋企業(yè)印章的相關許可證、批準文件的復印件。

2）非法人分支機構、營業(yè)單位需提交的材料

a．《年檢報告書》。b．營業(yè)執(zhí)照副本（外資分支機構無副本的提交正本）;c.加蓋企業(yè)印章的隸屬企業(yè)上一年度已年檢的營業(yè)執(zhí)照副本復印件或隸屬機構主體資格證明復印書。d.經營范圍中載前置行政許可經營項目的，提交加蓋企業(yè)印章的相關許可證、批準文件的復印書。

3）外國（地區(qū)）企業(yè)承包工程、承包經營管理、外國銀行分行、外國保險公司分公司需提交的材料。

a.《年檢報告書》。b．營業(yè)執(zhí)照副本（無副本的提交正本）。c.隸屬機構的主題資格證明復印書。d．經營范圍中有屬于企業(yè)登記前置行政許可經營項目的，加蓋企業(yè)印章的相關許可證件、批準文件復印件。

（2）登記主管機關受理審核年檢材料。（3）登記主管機關加貼年檢標記或加蓋年檢戳記。

登記主管機關對和準通過年檢的企業(yè)，在其營業(yè)執(zhí)照上貼當年度通過年檢的標記或加蓋年檢的戳記。年檢標記分“A級”和“B級”兩種。對遵守工商企業(yè)登記管理法規(guī)胃口良好的企業(yè)定為“A級”，對有違反工商企業(yè)管理法規(guī)行為的企業(yè)定為“B級”。

（4）繳納年檢費，發(fā)還營業(yè)執(zhí)照。

2.外資企業(yè)年鑒程序:企業(yè)直接登錄“外商投資企業(yè)網上年檢系統(tǒng)”（網站：）或中國外資登記（網站:）,按規(guī)定在線填寫并申報年檢報告書。國家工商行政管理總局對企業(yè)申報的年檢報告書實行網上預審，企業(yè)通過網上預審后，可以打印出帶有二維條碼的年檢報告書，在加蓋企業(yè)公章、并經法定代表人（或負責人）確認簽字后，連同其他應提交的年檢材料一并報送到國家工商行政管理總局。逾期未接受年檢的，工商行政管理機關將依法予以行政處罰。

二、企業(yè)文化知識

（一）企業(yè)文化結構

現代企業(yè)文化由3個層次構成，即物質層、制度層和精神層。精神層是企業(yè)文化的核心層次。

（二）企業(yè)文化的特征與功能

1.企業(yè)文化的特征:①獨特性;②普通性;③可塑性

2.企業(yè)文化的功能:①激勵功能;②導向功能;③約束功能;④凝聚功能;⑤穩(wěn)定功能;⑥輻射功能

（三）CIS策劃

1.CIS的概念:CIS即企業(yè)形象識別，是企業(yè)形象的塑造過程，是企業(yè)管理的一項系統(tǒng)工程，也是企業(yè)的一項投資行為和企業(yè)經營戰(zhàn)略的組成部分。根據企業(yè)形象的3個層次，企業(yè)形象識別系統(tǒng)（CIS）也相應地分為企業(yè)理念識別（MI）、企業(yè)行為識別（BI）和企業(yè)視覺識別（VI）3個層次。

2.CIS策劃的原則:（1）全方位推進原則;（2）以公眾為中心原則;（3）實事求是原則;4）求異創(chuàng)新原則;55）兩個效益兼顧原則

三、企業(yè)的人事管理知識

（一）團體管理

一個真正高性能的團隊要具備以下幾個條件：

1.共同的愿景;2.隊員之間有開放的交流;3.隊員之間需要互相信任，互相尊重.4.在不同的領域，不同隊員可做團隊領導;5.要有高效的工作程序;6.在團隊內要求同存異;7.隊員做事有共同的方法和工作流程

（二）人事檔案管理制度1.人事檔案保管制度的基本內容:（1）歸檔制度;（2）核查制度;（3）保衛(wèi)保密制度;（4）統(tǒng)計制度;（5）轉遞制度;2.人事檔案利用制度:檔案利用包括查閱、外借和出具證明3個部分。人事檔案的利用要遵循一定的程式。

（三）人員招聘與培訓

1.人員招聘流程

人員招聘基本流程包括6個階段：招聘計算階段、招聘信息分布階段、招聘測試階段、人事決策階段、職工入職階段以及招聘的報告階段。

2.人員招聘方式:一般組織所采用的招聘方式可歸結為三大類型，即筆試、面試和心理測試。

3.人員招聘原則:人員招聘要遵守6個原則：①公開原則；②競爭原則；③平等原則；④能級原則；⑤全面原則；⑥擇優(yōu)原則。

四、企業(yè)公共關系知識

（一）企業(yè)公共關系的基本特征、職能與原則

1.企業(yè)公共關系的基本特征:（1）以社會公眾為工作對象;（2）以塑造形象為工作目標;（3）以傳播溝通為工作方式;（4）以互惠互利為工作原則;（5）以真實誠懇為工作信條;（6）以注重長遠為工作方針

2．企業(yè)公共關系的職能有：信息管理職能、參謀決策職能、媒介宣傳職能、協(xié)調溝通職能和促進銷售職能等。

3.企業(yè)公共關系的原則有真實信用原則、互惠互利原則、全員公關原則、為社會服務原則、科學指導原則和社會規(guī)范原則。

4.企業(yè)公共關系的工作程序:企業(yè)公共關系工作程序可分為公共關系調查、公共關系計劃、公共關系實施、公共關系效果評估4個階段。其中調查研究作為公共關系活動的起點，對公共關系活動的實施及總體效果起著巨大的影響。

（二）企業(yè)公共關系形象

在市場經濟條件下，良好的企業(yè)形象是企業(yè)重要的無形財富。它是企業(yè)生存發(fā)展的有利條件，對企業(yè)的生產經營具有不可或缺的功能和極其重要的作用。

1.良好的企業(yè)形象有助于企業(yè)的產品和服務贏得消費者的信賴;2.良好的企業(yè)形象有助于企業(yè)增強企業(yè)的凝聚力和吸引力。;3.良好的企業(yè)形象有助于企業(yè)獲得社會各界的支持以及政府部門的重視和幫助.4.良好的企業(yè)形象有助于企業(yè)在競爭中贏得優(yōu)勢

（三）企業(yè)公共關系危機管理

1.公共關系危機管理的原則公共關系危機管理應遵循預防第一、公眾第一、公開第一和時間第一的原則。

2.企業(yè)公共關系危機的處理包括：①成立臨時專門機構；②迅速隔離危機險境；③控制危機蔓延態(tài)勢。

（2）積極處置危險

積極處置危機要遵循如下工作程序：①調查情況，收集信息；②辨識危機；③危機處理的基本對策。

五、企業(yè)經營常識

（一）企業(yè)財務基礎

1.會計職能與要素

（1）會計職能:會計的基本職能是核算和監(jiān)督,(2）會計要素與會計科目:①會計要素。②會計科目

秘書應了解和掌握的會計科目如下:a.資產類。包括現金、銀行存款、其他應收款、原材料、固定資產、無形資產。b.負債類。包括短期借款、長期借款、應付工資、應付福利費、應交稅金。c.所有者權益類。包括實收資本（或股本）、資本公積、盈余公積。d.損益類。包括管理費用、財務費用、所得稅

2.會計核算方法與賬戶一般結構

（1）會計核算方法

會計核算方法有7種：設置會計科目和賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本計算、財產清理、編制會計報表。

（2）賬戶一般結構:賬戶是用來記載經濟業(yè)務的，它必須具有一定的結構和格式，基本結構相應分為記載增加額、減少額、余額共3欄。

3.會計憑證的分類與填制要求

（1）會計憑證分為如下兩類

①原始憑證。包括自制原始憑證和外來原始憑證。②記賬憑證。包括收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。

（2）會計憑證的填制要求。

①原始憑證的填制要求:a.記錄正式.內容齊全;c.書寫清楚;d.填制及時。

②記賬憑證的填制要求:a.憑證摘要簡明；b.業(yè)務記錄明確；c.科目運用準確；d.附件數量完整；f.憑證順序編號。

4.會計賬簿

（1）會計賬簿的概念

會計賬簿是以會計憑證為依據，全面地、連續(xù)地、科學地記錄和反映各項經濟業(yè)務，由具有專門格式而又相互聯(lián)系在一起的若干賬頁組成的簿籍.登記賬簿是會計核算的一種專門方法。依法設置會計賬簿,是單位進行會計核算的最基本的要求。會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬和其他輔助性賬簿。

（2）會計賬簿登記的方法和要求

①依據審核無誤的會計憑證。②使用黑色或藍黑墨水筆書寫（勿用鉛筆用圓珠筆）。③在書寫文字和數字時，一般不要寫滿格，約占1/2或1/3為宜,登記完畢在會計憑證上劃“√”④賬頁最后一行摘要欄填寫“過次頁”（轉后頁），次頁的首行摘要欄填寫“承前頁”。⑤登記不得跳頁跳行，若不慎發(fā)生跳頁跳行，應在摘要欄內注明“此頁空白”，“此行空白”，也可以用紅色對角線注銷，經辦人簽章。⑥發(fā)生差錯時，按規(guī)定方法更正，不得任意撕、刮、涂、擦、補、貼或用藥物清除字跡。⑦涉及結賬時，在最后一行數字下面劃一條通欄紅線，在摘要欄內填寫“本月合計”、“本季度合計”、“本年累計”等字樣，若賬戶期末無余額，應在“借或貸”欄中填寫“平”字，“余額”欄注明“0”符號。⑧每年初更新賬簿時，在舊賬簿末行摘要欄“結轉下年”，在新賬簿首頁首行摘要欄填上“上年結轉”。

5.出納工作介紹

（1）出納的職責權限:出納的主要工作包括:①辦理銀行存款和現金領取。②負責支票、匯票、發(fā)票、收據管理。③做銀行賬和現金賬，并負責保管財務單。④負責報銷旅費的工作。⑤職工工資的發(fā)放。

（2）現金管理:常的現金主要是現金收支和清查。

（3）銀行事務:納的銀行事務包括：①銀行存款管理。②如何開立銀行賬戶。

（4）貨幣結算:結算形式劃分，有現金結算和轉賬結算；按地區(qū)劃分為同城結算和異地結算，國家與國家之際那的結算稱為國際結算。

（二）企業(yè)稅收常識:

1.稅收的基本功能、原則與特征

（1）稅收的基本功能:籌集國家財政收入是稅收的首要職能，有的將其簡稱為稅收的財政職能或財政收入職能。

（2）稅收的基本原則稅收原則包括具有公平原則、效率原則、適度原則和法治原則。

（3）稅收的基本特征:稅收的基本特征有強制性、無償性和固定性的基本特征。

2.稅收要素

稅收的構成要素包括內稅人、征稅對象、稅率、減免與加征、納稅期限、違章處理等。其中，納稅人、征稅對象和稅率是稅制的3個基本要素。

3.稅收征收管理和稅務稽查

目前我國的稅收征收程序主要有：稅務登記制度、納稅申報制度、稅款征收制度、賬簿憑證管理制度、發(fā)票管理制度、稅務檢查制度、稅務稽查以及稅務爭議處理程序。

4.稅收分類:（1）流轉稅。它包括：增值稅；土地增值稅；消費稅；營業(yè)稅；關稅。（2）所得稅。它包括：企業(yè)所得稅；外商投資企業(yè)和外國企業(yè)所得稅；個人所得稅；農業(yè)稅。（3）財產稅。它包括：房產稅；契稅。（4）特定行為稅.它包括：固定資產投資方向調節(jié)稅；筵席稅；屠宰稅；車船使用稅；印花稅；城市維護建設稅。（5）資源稅。它包括：資源稅；城鎮(zhèn)土地使用稅；耕地占用稅。

（三）企業(yè)相關金融常識

1.金融調控

（1）我國現行的貨幣政策工具有：存款準備金率、利率、再貼現、中央銀行再貨款、公開市場操作和貸款規(guī)模等。

（2）控制現金發(fā)行的主要措施:①對現金發(fā)行實行計劃管理。②通過運用利率杠桿來調控。③切實加強現金管理，嚴格控制不合理的現金支付，建立健全大額現金支付的登記備案制度。④加強銀行賬戶與信用卡的管理，堵塞現金支付的漏洞。⑤努力改進金融服務，延長營業(yè)時間，增加現金回籠?？刂片F金發(fā)行，不能單靠銀行，必須依靠各地區(qū)、各部門的共同努力，必須要有一系列的政策措施相配套。

2.社會保險、股票常識

（1）社會保險:①社會保險的特點:社會保險具有強制性、保障性、福利性和普通性的特點。②社會保險的種類：社會保險的項目主要有：養(yǎng)老社會保險、失業(yè)社會保險、醫(yī)療社會保險、工傷社會保險、生育社會保險等。

（2）股票的構成、基本特征、種類

股票是股份公司發(fā)給投資者用以證明其在公司的股東權利和投入股份額、并據以獲得股利收入的有價證券。股票的持有人就是股東，在法律上擁有股份公司的一部分所有權，享有一定的經營管理上的權利與義務，同時承擔公司的經營風險。

①股票的構成:a.面值；b.市值，c.股權；d.股息；e.紅利。②股票的基本特征:a.時間性;b.價格波動性;c.投資風險性；d.流動性；e.有限清償責任；f.無期性；g.權責性。③股票的種類:a.按股票持有者可分為國家股、法人股、個人股等3種。b.按股東的權利可分為普通股、優(yōu)先股及兩者的混合等多種。c.股票按票面形式可分為有面額、無面額及有記名、無記名4種。d.按享受股票權益可分為單權、多權及無權3種。e.按發(fā)行范圍可分為A股、B股、H股和F股4種。

④證券交易所、滬深股市基本交易規(guī)則:滬深股市基本交易規(guī)則：價格優(yōu)先、時間優(yōu)先。

3.金融體系與金融市場

（1）國內金融機構體系金融體系主要包括金融機構體系和金融市場體系。（2）國際金融機構與國際結算:①國際金融機構。國際金融機構按地域劃分為全球性金融機構和區(qū)域性金融市場體系。②國際結算。國際結算包括貿易結算和非貿易結算。

（3）金融工具:金融工具一般應具有期限性、流動性、風險性和收益性的特征。

（4）利息與利息率

①概念：利息是在信用借貸基礎上產生的一個金融的范疇。是借款者（債務人）取得貨幣資金的使用權，而支付給貸款者（債權人）超過借款本金額的那一部分代價，也是貸款者以暫時放棄使用權而獲得的報酬。

②計算方法：利息的計算方法分為單利計算法和復利計算性兩種

（5）外匯與匯率

①外匯及其種類。我國外匯的內容包括：a.外國貨幣：紙幣和鑄幣。b.外幣支付憑證：票據、銀行存款憑證、郵政儲蓄憑證等。c.外幣有價證券：政府債券、公司債券、股票等。d.特別提款權和歐洲貨幣單位。e.其他外匯資產：狹義的外匯概念僅指外幣表示的用于國際結算的支付手段。

外匯分為自由外匯、貿易外匯和即期外匯3種。

②匯率。匯率的表示方法有：a.直接標價性。b.間接標價性c.美元標價法。

三級秘書考前復習重點：第六章法律與法規(guī)

1.監(jiān)督檢查部分:我國對不正當競爭行為進行監(jiān)督檢查的部門主要是縣級以上的工商行政管理部門。此外，也包括法律、行政法規(guī)規(guī)定的有權進行監(jiān)督檢查的其他部分。

2.監(jiān)督檢查部門的職權:監(jiān)督檢查部門的職權包括：1.詢問權；2.查詢復制權；3.檢查權；5.處罰權。

一、公司法

（一）公司法

1.公司法的含義:公司法是為了適應建立現代企業(yè)制度、規(guī)定公司的組織和行為，保護公司、股東和債權人的合法利益，維護社會經濟秩序，促進社會主人市場經濟的發(fā)展，是根據憲法制定的。

2.基本原則:出資者所有權與企業(yè)法人則產權相分離；公司自主經營、自負盈虧；公司實行權責分明、管理科學、激勵和約束相結合的內部的管理體制；公司必須依法經營，其合法權益受法律保護，保護職工合法權益等。

3.基本制度:公司的名稱和住所；公司章程；公司的權利能力與行為能力；公司的資本；公司財務和會計制度。

（二）有限責任公司

有限責任公司是指依照公司法的有關規(guī)定設立的，股東以其入資額為限對公司承擔責任，公司以其全部資產對公司的債務承擔責任的企業(yè)法人。主要特征：有限責任公司的資本不分為等額股份；有限責任公司的股東最高人數限制50人；有限責任公司的設立程序比股份有限公司的設立程序簡單。

1.有限責任公司的設立條件。2.有限責任公司的組織機構：包括股東會、董事會及經理、監(jiān)事會，即權力機構、執(zhí)行機構和監(jiān)督機構。3.有限責任公司的股權：包括股權證書、股權轉讓。4.國有獨資公司：指國家授權的投資機構或國家授權的部門單獨投資設立的有限責任公司。國有獨資公司不設股東會，其投資者權力由國家授權機構行使。國有投資公司設董事會。

（三）股份有限公司

股份有限公司指公司全部資本平均分成等額股份，股東以其所持股份為限對公司承擔責任，公司以其全部資產對公司債務承擔的企業(yè)法人。

1.特征：公司的全部資本分成等額股份，股份采取股票形式；股東以所持股份為限對公司承擔責任；公司的股東有最低人數限制，而沒有最高人數限制；股份公司的設立程序較為復雜。2.股份有限公司的設立方式可以采取發(fā)起設立或者募集設立。3.股份有限公司的組織機構由三部分構成：股東大會、董事會和監(jiān)事會。4.上市公司。

上市公司的條件：股票經國務院證券管理部門批準已向社會公開發(fā)行；公司股本總額不少于5000萬元人民幣；開業(yè)時間在3年以上，最近3年連續(xù)盈利；持有股票面值達人民幣1000元以上的股東人數不少于1000人。

（四）公司的合并、分立、終止和清算

1.公司的合并與分立。

公司合并兩種形式：一是吸收合并、吸收方保留，被吸收方解散；二是新設合并，即合并以后形成一個新公司，合并各方解散。公司分立的形式有兩種：一是原公司解散，在此基礎上形成兩個以上新的法人；二是原公司繼續(xù)存在，由其中分離出來的部分形成新的法人。

2.公司的終止與清算

公司終止事由:宣告破產;自愿解散;強制解散。公司清算的方法：申報債權；制訂清算方案