醫(yī)院辦公用品管理辦法

文件編號(hào)醫(yī)院辦公用品管理辦法版本號(hào)頁碼為加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品申請(qǐng)、采購、出入庫、領(lǐng)用及報(bào)廢流程，降低辦公成本，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于醫(yī)院全體部門。權(quán)責(zé)行政部負(fù)責(zé)本管理辦法的解釋和辦公用品的管理。2行政部負(fù)責(zé)高值管理品的盤點(diǎn)。3行政部采購員負(fù)責(zé)高值管理品的采購。4行政部采購員負(fù)責(zé)低值易耗辦公用品的采購。5各部門主管負(fù)責(zé)《物品申領(lǐng)單》的審核。6行政部主任負(fù)責(zé)《物品申領(lǐng)單》的審批。7庫房管理員負(fù)責(zé)《物品申領(lǐng)單》的發(fā)放。4辦公用品分類辦公用品按使用的性質(zhì)分為低值易耗品和高值管理品兩類。低值易耗品按性質(zhì)可分為消耗品、消耗管理品和管理品。消耗品包括工作記錄本、白板筆、記號(hào)筆、鉛筆、筆芯（簽字筆芯/圓珠筆芯）、橡皮、打印紙、傳真紙、文件袋、文件夾、文件盒、文件架、長(zhǎng)尾夾、回形針、大頭針、訂書釘、膠帶、便簽本、口曲紙、雙面膠、紙杯、膠棒、電池、印油、賬本、記賬憑證、盒裝抽紙（僅限院長(zhǎng)、醫(yī)生和會(huì)議使用）等。消耗管理品包括簽字筆、圓珠筆、工卡套/卡繩等。管理品包括筆筒、剪刀、刻刀、尺子、訂書機(jī)、打孔器、轉(zhuǎn)筆刀、計(jì)算器、起釘器、印泥、印章墊子、支票夾、垃圾桶等。

物品申領(lǐng)單序號(hào)名稱規(guī)格單位請(qǐng)領(lǐng)量實(shí)領(lǐng)量備注12345678領(lǐng)用部門：領(lǐng)用時(shí)間：年月日領(lǐng)用人:部門主管:行政主任:行政院長(zhǎng):庫富貝:5辦公用品的預(yù)算申請(qǐng)低值易耗品的預(yù)算申請(qǐng)低值易耗品的預(yù)算申請(qǐng)已個(gè)人單位，各部門選定專人為低值易耗品預(yù)算申請(qǐng)負(fù)責(zé)人。5.1.2預(yù)算申請(qǐng)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)本部門所有物品的預(yù)算統(tǒng)計(jì)。1.3每月20日（遇節(jié)假日順延）庫房管理員通知各部門預(yù)算申請(qǐng)負(fù)責(zé)人0A中填寫下月《沈陽醫(yī)院辦公及計(jì)算機(jī)設(shè)備采購單》。每人每月限額7元（單價(jià)低于7元的辦公消耗品），特殊情況超出限額的需行政主任特批。其他辦公及日用消耗品已上月部門實(shí)際消耗用量為預(yù)算依據(jù)。5.1.4各部門每周五持0A申請(qǐng)單統(tǒng)一至庫房管理員申領(lǐng)物品5.2高值管理品的預(yù)算申請(qǐng)5.2.1高值管理品的預(yù)算申請(qǐng)以部門為單位，申請(qǐng)人根據(jù)工作需要通過0A填寫《辦公用品高值管理品申請(qǐng)單》。（見附表2）2.2高值易管理品的申請(qǐng)流程：申請(qǐng)人一?申請(qǐng)人部門主管一行政主管一行政分管領(lǐng)導(dǎo)—?采購員6辦公用品的領(lǐng)用申請(qǐng)低值易耗品的領(lǐng)用申請(qǐng)1.1低值易耗品的領(lǐng)用申請(qǐng)以個(gè)人為單位，庫房管理員根據(jù)各部門填寫的《每月物品預(yù)算表》（紙杯、印刷品除外），進(jìn)行每周物品申領(lǐng)的審核工作，物品領(lǐng)用需填寫《物品領(lǐng)料單》（見附表3）,每周四僅限填寫一次，每領(lǐng)用一次需在《每月物品預(yù)算表》中進(jìn)行數(shù)量的消減，直至消減完畢。6.1.2如領(lǐng)用物品種類及領(lǐng)用量超過預(yù)算種類及預(yù)算量，需經(jīng)行政主任特批后方可進(jìn)行臨時(shí)米購及領(lǐng)用，保證庫房物品零庫存。6.1.3低值易耗品申請(qǐng)流程：6.1.4申請(qǐng)人一?保管員一?申請(qǐng)人部門主管一?行政主管―保管員6.1.5庫房管理員根據(jù)《每月物品預(yù)算表》審核各部門《物品申領(lǐng)單》。高值管理品憑核準(zhǔn)的《辦公用品高值管理品申請(qǐng)單》盡量按照常規(guī)辦公用品時(shí)間領(lǐng)用。特殊情況隨用隨領(lǐng)。3領(lǐng)用原則：3.1申請(qǐng)人優(yōu)先領(lǐng)用回收的辦公用品。申請(qǐng)人不得以辦公用品新舊為由排斥、拒絕領(lǐng)用。3.2各部門限共用一份管理品（筆筒、垃圾桶除外）。如正常使用損壞，領(lǐng)用時(shí)必須交回?fù)p壞物品，否則不得進(jìn)行二次領(lǐng)用。7辦公用品的采購低值易耗品的采購.1庫房管理員于每月20日通知各部門填寫《沈陽醫(yī)院辦公及計(jì)算機(jī)設(shè)備采購單》（限低值易耗品）并進(jìn)行匯總，編制《辦公用品低值易耗品采購申請(qǐng)單》交于采購員（見附表4）,采購人員進(jìn)行采購審批流程。.2低值易耗品的采購審批流程：1.3采購員一?行政主任（審批）一?分管領(lǐng)導(dǎo)（審批）一?會(huì)計(jì)、出納（協(xié)同）1.4常規(guī)辦公用品采購每月限購一次。采購員根據(jù)《辦公用品低值易耗品采購申請(qǐng)單》，于當(dāng)月月初完成購買。2高值管理品的采購1原則：盡可能在現(xiàn)有資源中調(diào)配解決。高值管理品的采購流程由采購人員接到各部門《辦公用品高值管理品申請(qǐng)單》后通過0A填寫《辦公用品高值管理品采購申請(qǐng)單》（見附表5）按照以下程序?qū)徟?。采購員（審批）一?行政主任（審批）一?行政分管領(lǐng)導(dǎo)（審批）一?財(cái)務(wù)主管/會(huì)計(jì)（知會(huì)）一?庫房管理員（知會(huì)）1.3流程審批通過后，進(jìn)行采購。3采購實(shí)施：3.1所有低值易耗品需在京東商城采購，多家對(duì)比選擇采購。3.2所有高值管理品的采購應(yīng)貨比三家，需權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評(píng)估，并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價(jià)格。3.3采購人員采購高值管理品時(shí)應(yīng)與《辦公用品高值管理品采購申請(qǐng)單》上的物品要求的規(guī)格型號(hào)數(shù)量一致，在市場(chǎng)條件不能滿足時(shí)候，必須在物品入庫時(shí)候注明原因。3.4辦公用品到貨時(shí)，采購員與保管員根據(jù)辦公用品采購申請(qǐng)單同時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)發(fā)票金額，無誤后進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷。報(bào)銷流程見財(cái)務(wù)相關(guān)制度。8辦公用品出入庫原則1物品驗(yàn)收入庫原則低值易耗品采購到貨后首先辦理入庫手續(xù)，由采購人員向庫房管理員逐件交接。庫房管理員要根據(jù)《采購申請(qǐng)單》的項(xiàng)目認(rèn)真清點(diǎn)到貨物品的種類及數(shù)量，并檢查好物品的規(guī)格、質(zhì)量，做到數(shù)量、規(guī)格、品種，價(jià)格準(zhǔn)確無誤，質(zhì)量完好，配套齊全。驗(yàn)收完畢后進(jìn)行EAS入庫操作。1.2高值管理品驗(yàn)收合格后，由庫房管理員進(jìn)行EAS入庫操作。1.3物品數(shù)量準(zhǔn)確，做到帳、物相符合。發(fā)生問題不能隨意更改，應(yīng)查明原因。是否有漏入庫，多入庫等情況。2辦公用品出庫原則2.1物品出庫，庫房管理員需依據(jù)審批完畢的《物品領(lǐng)料單》做好EAS出庫記錄。2.2物品出庫，數(shù)量要準(zhǔn)確（領(lǐng)用單要與實(shí)際出庫數(shù)量相符）。做到帳、物相符合。發(fā)生問題不能隨意的更改，應(yīng)查明原因。是否有漏出庫，多出庫等情況。9高值管理品的報(bào)廢管理公司對(duì)高值管理品的報(bào)廢實(shí)行審批管理。各部門如有高值管理品損壞，不能使用的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)以下程序進(jìn)行處理。對(duì)簡(jiǎn)單問題的可以自行維修處理。但對(duì)有保修服務(wù)品，且在保修期內(nèi)的，不得擅自自行處理。對(duì)維修不成的高值管理品實(shí)行報(bào)廢處理。報(bào)廢應(yīng)當(dāng)是在對(duì)可能維修的，在提交過維修申請(qǐng)，經(jīng)過維修但無法修好的情況下，或者是對(duì)無條件維修的，經(jīng)過了行政部的故障認(rèn)定，方可由申請(qǐng)人填寫《辦公用品高值管理品報(bào)廢申請(qǐng)單》（詳見附6）,按照?qǐng)?bào)廢流程審批通過后報(bào)廢事項(xiàng)方為成立。4高值管理品報(bào)廢流程：使用人一?行政主管一?行政分管領(lǐng)導(dǎo)一?財(cái)務(wù).主管/會(huì)計(jì)（知會(huì)）一?庫房管理員（知會(huì)）高值管理品報(bào)廢品在得到報(bào)廢審批后應(yīng)當(dāng)由行政部進(jìn)行回收處理，以求極可能的開源節(jié)流。高值管理品在完成報(bào)廢程序后，庫房管理員、財(cái)務(wù)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行核銷。1每月月末，庫房管理員將當(dāng)月辦公用品的入庫明細(xì)進(jìn)行匯總并核算費(fèi)用。2每月月末，庫房管理員匯總各部門的領(lǐng)用情況，匯總各部門辦公用品出庫明細(xì)并核算費(fèi)用。3每月月末，庫房管理員將當(dāng)月辦公共用品的庫存明細(xì)進(jìn)行匯總并核算費(fèi)用。紙杯費(fèi)用由各部門均攤。11辦公用品使用規(guī)定辦公用品使用原則：節(jié)約資源、杜絕浪費(fèi)。辦公用品為辦公所用，不得據(jù)為己有，挪作私用。電池類消耗品僅能用于集團(tuán)公司或機(jī)構(gòu)配備的辦公設(shè)備及耗材當(dāng)中。辦公用品嚴(yán)禁帶回家私用。12辦公用品的盤點(diǎn)12.1低值易耗品盤點(diǎn)：每季度進(jìn)行盤點(diǎn)一次，EAS系統(tǒng)打印盤點(diǎn)表，由行政部與財(cái)務(wù)部部共同進(jìn)行。12.2高值管理品盤點(diǎn)：每半年進(jìn)行盤點(diǎn)一次，由行政部與財(cái)務(wù)部部共同進(jìn)行。12.3盤點(diǎn)完成后，匯總盤點(diǎn)清單，完成《辦公用品高值管理品盤點(diǎn)表》（詳見附件7）上報(bào)財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)進(jìn)行抽查。13會(huì)議期間辦公用品的使用不按此執(zhí)行。14本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。15附表：15.1附表1：《辦公用品低值易耗品預(yù)算申請(qǐng)單》15.2附表2：《辦公用品高值管理品申請(qǐng)單》15.3附件3：《物品領(lǐng)料單》15.4附件4：《辦公用品低值易耗品采購申請(qǐng)單》15.5附件5：《辦公用品低值易耗品采購申請(qǐng)單》15.6附件6：《辦公用品高值管理品報(bào)廢申請(qǐng)單》15.7附件7：《辦公用品高值管理品盤點(diǎn)表》

低值易耗品采購申請(qǐng)單申請(qǐng)編號(hào):申請(qǐng)人申請(qǐng)部門申請(qǐng)時(shí)間名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量單價(jià)金額備注保管員申請(qǐng)人部門主管行政主管低值易耗品預(yù)算申請(qǐng)單申請(qǐng)編號(hào):申請(qǐng)人申請(qǐng)部門申請(qǐng)時(shí)間名稱規(guī)格數(shù)量使用人備注（非常規(guī)辦公用品注明使用原因）

申請(qǐng)人申請(qǐng)人部門申請(qǐng)日期購置物品名稱高值管理品編號(hào)物品名稱使用年限報(bào)廢原因保管員申請(qǐng)人部門主管行政主管高值管理品報(bào)廢申請(qǐng)單

備注部門主