順鑫房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理系統(tǒng)

順鑫房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理系統(tǒng)一、總則第一條：為了完整、系統(tǒng)地保存本公司在工作活動中形成的公文、圖紙、合同、資料、簿冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片、傳真等各種門類和各種載體檔案，提高歸檔文件材料的質(zhì)量，以適用公司領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和公司各項工作的需要，為公司積累門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案史料，特擬訂檔案管理辦法。二、檔案的分級負責(zé)與歸口管理第二條：本公司的檔案管理為“兩級分工管理制”公司為“一級管理”由辦公室負責(zé)；各職能部門為“二級管理”，由各部門自行負責(zé)。第三條：鑒于本公司的歸檔文件資料面廣、量大，因此必須分工歸口管理，具體分工管理如下：（一）公司一級管理歸檔范圍：部門（含部門）以上的各種計劃、方案、規(guī)劃。各種總結(jié)、報告。各種重要通知、通報。各種文件、紀(jì)要、大事記。各種協(xié)議書、合同書。各種工程圖紙底圖、圖紙會審紀(jì)要、工程變更、工程日志、工程質(zhì)量事故處理方案。各種設(shè)備檔案及說明書。各類工程檢測、鑒定報告。公司財務(wù)部、公司年初財務(wù)預(yù)算報告及年終財務(wù)報告。公司各種審計報告、資產(chǎn)評估報告。公司各種管理規(guī)章制度。公司各種注冊、登記證件、政府批文公司各種法律、公證文件。公司員工人事檔案有董事會成員總經(jīng)理參加的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和社會活動的圖片資料及電視資料片。公司發(fā)展大事記。公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。（二）部門二級檔案管理歸檔范圍：部門及職員的各種計劃、方案、規(guī)劃部門及職員的各種總結(jié)、報告。部門及職員的各種重要通知、通報。部門及職員的各種文件、紀(jì)要、大事記。公司的各種管理制度。其它各種職能業(yè)務(wù)性文件資料等。三、檔案的保管工作第四條：檔案的保管工作必須按規(guī)范進行科學(xué)管理。其程序如下：（一）歸檔程序：分類立卷編號登記資料收集分類立卷編號登記資料收集歸檔管理檢索目錄 歸檔管理檢索目錄（二）保管程序：經(jīng)常維護日常保管歸還（銷號）借閱登記經(jīng)常維護日常保管歸還（銷號）借閱登記第五條：歸檔的文件資料，必須根據(jù)其性質(zhì)區(qū)別密級（秘密、機密、絕密）和保管年限（短期、長期、永久）進行分類立卷。第六條：必須建立按分工歸口管理的檔案借閱管理辦法。凡屬公司一級管理的檔案借閱一般檔案資料由辦公室批準(zhǔn)。借閱秘密機密絕密檔案資料由總經(jīng)理批準(zhǔn)。凡屬部門二級管理的檔案借閱檔案資料由部門經(jīng)理批準(zhǔn)。凡借出或歸還都必須健全登記和注銷手續(xù)。第七條：對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料經(jīng)辦公室鑒定后副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，并進行登記后予以銷毀。第八條：檔案管理部門必須做好經(jīng)常性的防潮、防曬、防蟲、防鼠、防火、防盜等維護性工作。第九條：檔案管理員要建立借（查）閱登記本，按文件名、借（查）閱日期歸還日期等內(nèi)容填寫，并由借（查）閱人簽名。第十條：檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報辦公室主任，重要問題應(yīng)及時上報總經(jīng)理。第十一條：要妥善保管檔案，謹(jǐn)防丟失，不得隨意轉(zhuǎn)借，或替當(dāng)事人涂改內(nèi)容。第十二條：檔案柜鑰匙不得隨身攜帶，應(yīng)妥善保管。第十三條：對檔案、文件的機密內(nèi)容，保管人員要做到守口如瓶，嚴(yán)守職責(zé)不得傳播或泄露內(nèi)容。第十四條：檔案管理員要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生，要做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。四、借閱人員第十五條：為確保檔案機密程度，檔案資料只供本公司員工借（查）用，一般檔案借閱期為七天，較重要檔案為三天，重要檔案不許拿走，在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。外單位若工作需要借（查）閱，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可。第十六條：借（查）閱人對所借（查）用一般性檔案資料，須妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、拆散、抽出、復(fù)印或在文件上涂改。五、附/