OA協同辦公設計方案書

格力空調(0A)自動化辦公系統(tǒng)設計方案書設計單位:福州掌訊網絡科技有限公司設計日期:2013年1月目錄TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"一．前言 3\o"CurrentDocument"1.1系統(tǒng)描述 3\o"CurrentDocument"1.2需求概述 4\o"CurrentDocument"1.3系統(tǒng)特點 4\o"CurrentDocument"1.4系統(tǒng)要達到的效果 4\o"CurrentDocument"1.5系統(tǒng)建設的原則 5\o"CurrentDocument"二．系統(tǒng)功能 6\o"CurrentDocument"2.1主要功能模塊結構圖 6\o"CurrentDocument"2.2功能簡述 6、．前言1.1系統(tǒng)描述格力公司協同辦公管理系統(tǒng)基于領先的WEB技術開發(fā)而成。除了具有傳統(tǒng)OA的郵件、工作流、文檔等功能外，更加注重了工作任務的分解、協同和監(jiān)督；信息的積累、沉淀和分享，多條件的綜合查詢更為特色，從而有效的為企業(yè)構筑協同工作平臺。目前大部分OA系統(tǒng)是以辦公事務的計算機自動化管理為基礎的，基本內容包括文件處理、事務處理、文字處理、檔案處理、日程處理、郵件收發(fā)、收文發(fā)文、文件轉流、車輛管理等，實現了日常工作方方面面的管理。但一個較好的OA系統(tǒng)遠沒有這樣簡單，必需融入管理的思想，引進切實可行的管理技術，讓OA系統(tǒng)服務于管理。管理是企業(yè)或單位發(fā)展的推動力，也因管理而產生了辦公事務，所以OA系統(tǒng)一定要架構于管理基礎之上，才能確保OA系統(tǒng)的有效性和實用性，一些企業(yè)企業(yè)或單位上了OA系統(tǒng)后反而辦公工作更多了，主要原因是OA與管理的定位問題，本末倒置的緣故。一個良好的OA系統(tǒng)，應該以計劃為核心、以控制為手段，實現“以人為本”、“動態(tài)控制”、“透明延伸”的辦公管理思想。一切辦公活動過程歸根到底是由“人通過工作”來完成的，因此，工作管理是OA系統(tǒng)的基本組成單元，工作管理問題解決的深度也決定了OA系統(tǒng)的應用水平，工作管理的成敗決定了OA系統(tǒng)是否能促進管理、輔助管理。一個體現“以人為本”設計思想的OA系統(tǒng)，應該建立在個人工作管理、組織工作管理和項目工作管理三維立體的系統(tǒng)體系之中。■1?1?1系統(tǒng)要實現的亮點：?項目欄的靈活創(chuàng)建，實現文檔與項目歸檔的一體化，使信息和經驗有序地沉淀。?強大而細致的多元化綜合查詢，提供多種圖形統(tǒng)計圖，直觀展示查詢信息通過短信、郵件、公告、消息等信息平臺將溝通成本降到最低，建立快速反應機制。事務流轉的自動化，審批的電子化，提高工作效率。任務的發(fā)起、協同和確認，創(chuàng)造協同工作的氛圍。全文檢索引擎，方便搜索信息和資料。1.2需求概述格力公司協同辦公管理系統(tǒng)旨在全省公司范圍內實現辦公管理現代化、信息資源化、傳輸網絡化和管理科學化，充分發(fā)揮單位的通信優(yōu)勢，建成高質量、高效率的信息服務系統(tǒng)，為公司領導和單位辦公提供服務。本辦公自動化系統(tǒng)的主要內容應該包括：公文管理（收文、發(fā)文）、上報管理、檔案管理、綜合查詢、信息管理、系統(tǒng)管理等模塊。1.3系統(tǒng)特點完全基于瀏覽器界面，客戶端只需安裝IE瀏覽器，操作簡單、方便，只要懂上網便能很快學會使用該軟件?；贐/S結構，客戶端零管理，避免了C/S系統(tǒng)維護的煩瑣，降低維護成本。細分的權限管理，可滿足用戶不同的權限管理要求。靈活的配置，可方便自定義工作表單、環(huán)節(jié)和流程。系統(tǒng)將身份認證、權限分配認證有機結合起來，保證系統(tǒng)運行的安全性。良好的系統(tǒng)開放性和可擴展性，為企業(yè)或單位輕松架構Internet應用。1.4系統(tǒng)要達到的效果1．實現扁平管理加快信息溝通公司的決策層可以直接獲得每個區(qū)域經銷商的工作情況和對各個活動的關鍵細節(jié)實時關注，從而完全擺脫了行政層級帶來的信息閉塞和溝通不暢，真正實現扁平化管理。2．實現目標管理加強執(zhí)行力度每個經銷商成員都有明確的活動任務目標，每個活動任務都有明確的執(zhí)行時間節(jié)點，對于每個活動任務都可以進行明確有效地考核，完全消除了活動任務無人去做或者拖延活動的情況，真正實現目標管理。3.實現分層管理減輕領導負擔實現了兩個分層：具體工作實現了分層管理，領導不需要跨級干涉下級的具體工作就可以完成整個活動項目的控制、監(jiān)督和考核；文檔實現了分層管理，項目文檔中蘊涵的信息可以很容易地為組織成員獲得、傳遞和繼承。3．減少信息成本 提高工作效率該系統(tǒng)使信息獲得的時間成本降至幾乎為零，同時也無須再為獲得信息做任何額外的工作，從而使成員有更多的時間和精力專注于有效的工作，大大提升其工作效率。4．加速信息沉淀 降低替換成本組織成員都有其工作任務和各自信息，該系統(tǒng)可以將其最大限度的保留，當發(fā)生人員更替時，新成員可以通過系統(tǒng)在最短的時間內完成任務的交接和信息的繼承，從而大大降低了因此產生工作停滯甚至失誤的風險。1.5系統(tǒng)建設的原則辦公自動化系統(tǒng)是企業(yè)或單位信息系統(tǒng)的重要組成部分，辦公信息在管理信息系統(tǒng)中占相當大比重，辦公信息的有效管理、控制和使用，能大大地提高辦公效率，解決公司目前存在的辦公效率低的狀況。辦公信息和業(yè)務信息之間是相互關聯不可分割的，二者的有機結合能充分發(fā)揮出各方面信息的價值，有效地為各項業(yè)務及決策服務，使管理信息系統(tǒng)的應用效果得到充分發(fā)揮。辦公自動化的發(fā)展經過以下幾個發(fā)展階段：最初是先進的辦公設備的(如傳真機、打字機、復印機等)使用，解放辦公人員的手工勞動。隨后計算機進入辦公室使辦公自動化技術得到迅速的提高，計算機自動排版、電子表格技術等減少了工作人員大量的排版和數字核算工作。計算機網絡技術的發(fā)展給計算機在各方面的應用帶來了無限的生機，同樣也為辦公自動化帶來了新的概念，人們可以通過網絡、電子郵件和其他人員進行信息交換、協同工作，這是由個人辦公到協同工作的質的飛躍。Internet技術的迅猛發(fā)展使人們可以在世界任意地方進行交流、協作，徹底改變了人們對辦公自動化的認識。目前，辦公自動化技術的內涵及外延都發(fā)生了徹底地改變，在企業(yè)信息系統(tǒng)中各種綜合技術的引用使辦公人員可以綜合處理業(yè)務和辦公信息，根據業(yè)務分析形成公文文檔和報告或根據辦公流程中的公文信息形成或修改業(yè)務系統(tǒng)信息。因此，在企業(yè)信息系統(tǒng)的建設過程中，要改變以往以業(yè)務數據為主的管理信息系統(tǒng)(MIS)的觀念及陳舊的辦公自動化的

概念，應用先進的網絡計算技術，群件及工作流技術，構造一個在企業(yè)信息系統(tǒng)中不可或缺的高效的辦公自動化系統(tǒng)。二．系統(tǒng)功能2.1主要功能模塊結構圖格力公司協同辦公OA系統(tǒng)用戶桌面聯系人管理公文管理上報管理綜合查詢檔案管理信息管理個人設置系統(tǒng)管理幫助手冊椀退岀?公文處理?信息動態(tài)當前用戶:管理員O2013^01月11日10:2皿星期五 ?我的桌面?考勤登記二協網辦公聶統(tǒng)范信息動態(tài)用戶桌面聯系人管理公文管理上報管理綜合查詢檔案管理信息管理個人設置系統(tǒng)管理幫助手冊椀退岀?公文處理?信息動態(tài)當前用戶:管理員O2013^01月11日10:2皿星期五 ?我的桌面?考勤登記二協網辦公聶統(tǒng)范信息動態(tài)集團信息||區(qū)市信息|曰聯系人管理公司內部聯系人…公司外部聯系人自定義聯系人曰公文管理發(fā)文管理收文管理上很管理綜合查詢曰檔案管理已歸檔檔案梢毀曰信息管理-郵件管理I收件箱發(fā)件箱「廢件箱壇寫新郵件在線聊夭卜-個人曲?一1…系統(tǒng)設蠱丄吹文侍辦more+more*測試標題發(fā)布時間2011-09-08在線人數Q人冗質陋焉購輙所哥格起司WW：在線人數Q人2.2功能簡述?用戶桌面（主要放置一些日常使用的功能）我的郵件：最新收到的郵件列表我的文檔：最新歸檔的項目文檔發(fā)文代辦：待我審批的項目文檔收文代辦：還未閱讀的項目文檔?聯系人管理■公司內部聯系人：系統(tǒng)成員列表中獲得■公司外部聯系人：等同于公司客戶的聯系人自定義聯系人：管理私人的聯系人?公文管理發(fā)文管理：發(fā)文管理用于處理各級區(qū)域發(fā)文，實現擬稿、審核、核稿、簽發(fā)和成文及分發(fā)、歸檔的過程?？蓪φ麄€文件流轉過程進行跟蹤。并可以根據選定模版實現自動排版。收文管理：實現對上級來文的處理功能，包括上級電子文件的處理。完成上級來文的審閱和辦理，實現基本流程：來文登記、擬辦、批示、領導批閱、歸檔、查詢等。支持動態(tài)流程，支持中途調整流程。通過接口自動接收下級單位的上報公文，并自動填寫收文登記單，可對整個文件流轉過程進行跟蹤，實現和檔案系統(tǒng)的接口。上報管理各地市經銷商根據自己的上報機制，選擇所需上報的文件，填寫完畢后由系統(tǒng)提交上報到總部審核處批閱。綜合查詢有權限人員可根據不同篩選條件，對各地市、各經銷商、各業(yè)務員進行多功能（各類圖形展示）查詢和比較。檔案管理檔案管理實現公文流轉結束后電子文件的歸檔和紙質文件的歸檔，實現對歸檔后信息的全面管理。檔案數據庫中文件按照指定的條件進行歸類、歸檔、查詢功能。