會議效率不高的原因及解決方案2

會議效率不高的原

因及解決方案第2講會議效率不高的原因及解決方案【本講重點】會議效率不高的原因及預防性管理高效會議的八大特征會議規(guī)范會議效率不高的原因及預防性管理會議的通病一一效率不高小王是一家公司的職員，她對公司會議有白己的一些想法，她的想法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。戰(zhàn)敵倒：人步教的卷的吹議都歿疳啊箍四，夏至是潔溪的！其糧Ri團苗h大務敖公司的、劍X裁李郡希依下？ ：很多公司往往由于以下原因，開會效率低下：?公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務繁忙的周一開。?許多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其它會議。有些“必須到會”的員工，因為已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，因此準備不充分或者根原來不及準備。時下有一句很流行的話一一“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話能夠改為“開會比較煩”。開會之因此煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的狀況下進行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡而言之，會議效率不高。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。會議效率不高的原因會議效率不高一般由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準備工作。表2-1會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項次原因具體表現(xiàn)(1)時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。

(2)地點會議地點設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。(3)升會對象的選擇必須出席會議的人末到，通知來的是些可有可無的參加者。(4)主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。(5)參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，乂不知如何引退，致使會議失敗。(6)會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。⑺開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。預防性管理所謂預防性管理，其實就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。對于會議來說，做預防性管理，實際上就是在開會之前，針對可能導致會議效率低下的各種原因，做好預防工作，從而保證會議的高效進行?！九e例】以會議為例，為了預防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對7種致使會議效率低下的原因，做一個全面的預防性管理。會議「效率不高的原因預防性管理措施時 間會議一般應安排在周二至周四上午或是下午兩點半之后，避免安排在周一或周五。地 點地點盡量設置在一個封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進行。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、能夠旁聽者和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職。參會者的技能參會者定要具有傾聽能力。會議的準備工作一定要提前做好具體的準備工作。開會的原因、目的和結(jié)果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會者?！景讬z】請根據(jù)白身情況完成下列表格。(1)你所在公司是否存在會議效率不高的問題？口是 □否⑵如果存在，請從下列選項中選出符合你所在公司實際情況的選項，并提出改進意見。存在問題是否存在改進意見主持人毫無影響力口是□否會議地點的布局讓人很有壓迫感口是□否會前準備不足，會議議題讓人不明因此口是□否會議總是選在午飯時間進行口是□否高效會議的八大特征與低效率會議相正確就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。高效會議具有 8大特征〉只.在必要時才四草〉好好籌劃過〉報訂和分發(fā)了議程表〉避守時間>-例按部就班〉情了最有經(jīng)瞼匹和有才能的人出席〉隘了評論和歸納\>記錄所有決定F遂議利負責人建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征出，并隨時檢驗，充分做好預防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的局效會議。會議規(guī)范會議規(guī)范包含3個部分：會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。會議時間安排的規(guī)范會迎時間妄并的規(guī)范，SAM—PAM食吝的欲皇沒祓洗建，不宜讓與會者對揮議有大多旦藏成業(yè)咨分析9AM-10AM云苗、1對1會彼，也是地行業(yè)務會詼的最隹府機.]DAM—12AM或1PM—3FM（道畬葛晶廣益.>3PIA-5PM哉好不打拼會議.?上午8-9點之間，正是員工從家到公司，準備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應會議提議或進行業(yè)務分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的?上午9-10點之間，員工已經(jīng)開始進入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務會談的最佳時機。?上午10-12點或下午1-3點之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。?下午3-5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。會議規(guī)范本身會議規(guī)范是指大家達成共識的會議守則。會議規(guī)范主要包括以下條款:?所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。?超過1小時的會議應有書面通知、議程表及相關(guān)資料。?所有與會者都要準備在會上發(fā)言。?準時開始，準時結(jié)束。?各業(yè)務單位負責人對決議能否