路橋工程發(fā)展有限公司公文管理制度

10制度名稱路橋工程發(fā)展有限公司公文管理制度執(zhí)行對象全體員工文件編號當前頁文件頁數(shù)內(nèi)容第一章總則第一條為使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的質(zhì)量和效率，根據(jù)《國務院關(guān)于發(fā)布<國家行政機關(guān)公文處理辦法>的通知》（國發(fā)〔2000〕23號）及上級有關(guān)公文管理規(guī)定，結(jié)合公司實際，特制定本辦法。第二條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。第三條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和上級及本企業(yè)的有關(guān)規(guī)定，確保國家和公司秘密的安全。第四條總經(jīng)理辦公室是公文處理的管理機構(gòu)，主管負責公司全部公文處理工作，并指導各部門的公文處理工作。第五條總經(jīng)理辦公室行政秘書負責公文處理工作。應忠于職守，廉潔正派，具備較高的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和專業(yè)知識。第二章公文種類第六條公司公文種類主要有：（一）決定適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)部門及人員，變更或者撤銷不適當?shù)臎Q定事項。（二）通知適用于批轉(zhuǎn)各部門的意見，傳達要求各部門辦理、周知或執(zhí)行的事項，人員任免等。（三）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。（四）報告適用于向上級主管部門、總經(jīng)理匯報工作，反映情況等。（五）請示適用于向上級部門、總經(jīng)理請求指示、批準。（六）批復適用于答復下級部門請示事項。（七）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（八）函適用于不相隸屬部門之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。（九）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。編制：審核批準制度名稱路橋工程發(fā)展有限公司公文管理制度執(zhí)行對象全體員工文件編號當前頁文件頁數(shù)內(nèi)容第三章公文格式第七條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送（報）機關(guān)、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。公文分為上行文、平行文和下行文三種格式。（一）秘密等級和保密期限。涉及公司秘密的公文應按密級劃分規(guī)定，標明密級和保密期限。其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。（二）緊急程度。緊急公文應當根據(jù)緊急程度、時限要求，標明“特急”、“急件”。（三）發(fā)文部門。公司發(fā)文一般為青島柏高路橋工程發(fā)展有限公司或青島柏高路橋工程發(fā)展有限公司辦公室，除人事任免、對外請示、報告等文件之外，一般采用后者。（四）發(fā)文字號。發(fā)文字號應當包括部門代字、年份、序號。即：“青柏高發(fā)”或“青柏高辦發(fā)”。（五）簽發(fā)人。上行公文應當注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人姓名。（六）標題。公文標題應準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標明公文種類。（七）主送部門。主送部門指公文的主要受理部門，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（八）附件。公文如有附件，應當標明附件順序和名稱。附件應與公文正文一起裝訂。凡屬批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性公文，其名稱及內(nèi)容作為正文部分附后。（九）印章。公文除“會議紀要”和網(wǎng)上傳輸?shù)墓囊酝?，應加蓋發(fā)文機關(guān)印章。印章與正文必須同處一面。（十）成文日期。公文的成文日期，以負責人簽發(fā)的日期為準。（十一）附注。公文如有附注（需說明的其他事項），應當加括號標注。（十二）主題詞。公文應當標主題詞，上報公文應按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。（十三）抄送（報）機關(guān)。抄送（報）機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。抄送（報）機關(guān)應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，依黨、政、軍、群次序排列。（十四）印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期。印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期列抄送機關(guān)之下，印發(fā)日期以公文付印日期為準。編制：審核批準制度名稱路橋工程發(fā)展有限公司公文管理制度執(zhí)行對象全體員工文件編號當前頁文件頁數(shù)內(nèi)容第八條公文文字一律從左至右橫寫、橫排。標題用2號小標宋體字，正文用3號仿宋體字，每頁22行，每行28個字（不含頁碼）。公文中小標題可用3號黑體字或小標宋體字。公文版心尺寸為156mm×225mm（不含頁碼）。公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首，紅色反線距版心上邊緣不超過72mm+1mm，版心上邊緣至天頭（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm。置于紅色反線以下至主題詞（不含）之間各要素為主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。第九條左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。第四章行文規(guī)則第十條一般情況下不得越級行文，應按隸屬關(guān)系逐級上報或逐級下達。因特殊情況必須越級上報或下達的事項，應抄送被越過的機關(guān)。第十一條凡屬行政職權(quán)范圍內(nèi)的事務，均應以公司或總經(jīng)理辦公室的名義行文，其它部門不得正式行文。各部門提交公司審議的專項工作報告、建議、意見和工作部署，下發(fā)以公司名義召開的專業(yè)會議通知等，經(jīng)總經(jīng)理簽批后，可加“經(jīng)總經(jīng)理同意”字樣，由辦公室行文。第十二條上行文范圍為上級部門及地方政府主管部門；平行文為公司內(nèi)平級單位或其他業(yè)務相關(guān)單位；下行文（普發(fā)文）范圍為各部門、各項目部。對外行文視具體情況而定。第十三條“請示”應當一文一事，不同事項分別行文；公司已經(jīng)制發(fā)呈報文件套用表格，制發(fā)請示類文件必須按要求套用此表格?！皥蟾妗睘槌蕡笊霞墮C關(guān)文件，上級機關(guān)不一定做出明確答復，其中不得夾帶請示事項。第五章發(fā)文辦理第十四條發(fā)文辦理指以公司、辦公室名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第十五條草擬公文應當做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡練。（三）公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文部門的職權(quán)和與主送部門的行文關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號，引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”，應避免采用過多的層次結(jié)構(gòu)。（七）應當使用國家法定計量單位。（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。編制：審核批準制度名稱路橋工程發(fā)展有限公司公文管理制度執(zhí)行對象全體員工文件編號當前頁文件頁數(shù)內(nèi)容（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。第十六條擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應當主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調(diào)，一件一致后方可行文。第十七條有關(guān)部門擬以公司或辦公室名義行文，應代擬文稿，由本部門負責人按本辦法要求審核并簽字后，送總經(jīng)理辦公室按規(guī)定程序?qū)徖?，同時提供電子版文件。發(fā)文文稿由辦公室統(tǒng)一負責審稿、送簽。未經(jīng)辦公室審理的文稿，總經(jīng)理原則上不予受理、簽發(fā)。第十八條公文送負責人簽發(fā)前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。第十九條公司制發(fā)的各類公文，必須由總經(jīng)理簽發(fā)；經(jīng)授權(quán)，個別公文可由總經(jīng)理辦公室主任簽發(fā)。第二十條簽發(fā)公文，簽發(fā)人應明確簽署意見、并寫上姓名和審批時間。只署姓名和時間表示同意印發(fā)。第二十一條公文稿紙規(guī)格要統(tǒng)一，不得用本機關(guān)公文稿紙代上級機關(guān)草擬公文。第二十二條公文正式印制前，辦公室應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應按程序進行復審。第二十三條公司對內(nèi)發(fā)文一般發(fā)至總經(jīng)理、各副總經(jīng)理，各部門，各項目部。其中對總經(jīng)理、副總經(jīng)理及公司總部各部門的行文可以采取會簽的形式，對項目部的行文，可通過傳真發(fā)文，并責成收文人將文件傳閱至項目部經(jīng)理。對不保密并需要全體職員了解的公文，也可以在公告欄張貼。第六章收文辦理第二十四條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十五條收到上級機關(guān)下發(fā)或交辦的公文，總經(jīng)理辦公室主任應根據(jù)文件內(nèi)容和緩急程度及時提出擬辦意見，送相關(guān)領導批示或交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。一般件要在文到后2日內(nèi)在文書處理環(huán)節(jié)上辦理完畢，急件急辦。編制：審核批準制度名稱路橋工程發(fā)展有限公司公文管理制度執(zhí)行對象全體員工文件編號當前頁文件頁數(shù)內(nèi)容第二十六條承辦部門收到交辦的公文后應及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應當主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報公司協(xié)調(diào)或裁定，并如實反映各方意見。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回辦公室并說明理由。第二十七條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。第二十八條送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門辦理的公文，總經(jīng)理辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。第二十九條傳遞、管理秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。絕密級公文不得利用傳真機傳輸。第七章公文歸檔第三十條公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。第三十一條歸檔范圍內(nèi)的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，便于保管和利用。第三十二條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)整理（立卷）歸檔，其他機關(guān)保存復制件或其他形式的公文副本。第三十三條歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。第三十四條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。第八章公文管理第三十五條公文由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第三十六條總經(jīng)理辦公室應當建立健全公文處理的有關(guān)制度。第三十七條上級機關(guān)及公司的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經(jīng)公司總經(jīng)理或辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。第三十八條公開發(fā)布機關(guān)公文，必須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準。經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同本機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。第三十九條公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關(guān)證明章。編制：審核批準制度名稱路橋工程發(fā)展有限公司公文管理制度執(zhí)行對象全體員工文件編號當前頁文件頁數(shù)內(nèi)容第四十條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第四十一條不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室主任批準，可以銷毀。第四十二條銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊?人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。第四十三條機關(guān)合并時，全部公文應當隨之合并管理。機關(guān)撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。工作人員調(diào)離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第九章附則第四十四條總經(jīng)理辦公室負責對公文的貫徹落實情況進行督促檢查。第四十五條本辦法由總經(jīng)理辦公室負責解釋。第四十六條本辦法自2005年2月1日起施行。凡以前與本辦法不一致的，以本辦法為準。編制：審核批準制度名稱路橋工程發(fā)展有限公司印章管理制度執(zhí)行對象全體員工文件編號當前頁文件頁數(shù)內(nèi)容第一章總則第一條為加強公司及各部門印章的使用和管理，確保用印的規(guī)范化和嚴肅性，根據(jù)國務院1993年修訂印發(fā)的《關(guān)于國家行政機關(guān)和企業(yè)、事業(yè)單位印章的管理規(guī)定》和我公司實際情況，制定本辦法。第二條印章是指公司在辦公過程中其公文所用印記的通稱，也是公司在辦公過程中使用的憑證。其作為公司的特定標記，具有標志、權(quán)威和證明作用。第三條總經(jīng)理辦公室負責各部門、各項目部印章的刻制、啟用，負責公司及辦公室印章、企業(yè)負責人（法定代表人）手章和名章的管理，各部門負責本部門印章、專用印章、戳記的管理。第二章印章的制發(fā)第四條印章由總經(jīng)理辦公室根據(jù)公司批準成立該部門的公文或總經(jīng)理的批示刻制，不準私自刻制。刻制印章時，由總經(jīng)理簽字批準，由總經(jīng)理辦公室開具公函，寫明需刻印章的名稱、質(zhì)地、式樣和規(guī)格，并委派專人到公司所在地的公安部門辦理登記手續(xù)，經(jīng)公安機關(guān)審批后，委托持有公安部門頒發(fā)的特種行業(yè)管理執(zhí)照的刻字單位制作。第五條公司的印章由公司公布負責制發(fā)，須使用全稱。第六條公司專用印章、公司負責人（法定代表人）手章和名章統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室刻制；各部門、項目部印章由總經(jīng)理辦公室刻制。各部門及有關(guān)單位不得刻制、發(fā)放印章。第七條印章刻制完畢，由總經(jīng)理辦公室行政秘書負責頒發(fā)給使用印章的部門。頒發(fā)印章，要進行詳細的登記，并留下印模備案。取送重要印章須２人同行。第八條印章頒發(fā)后，總經(jīng)理辦公室按照便于工作銜接的原則，確定印章的使用原則，并行文發(fā)出正式啟用印章的通知，注明啟用日期，并附印模?？偨?jīng)理辦公室要把啟用印章的文件和印模立卷歸檔，長期保存。專用印章的啟用，由公司總經(jīng)理決定。對外產(chǎn)生效用的印章、財務專用章、合同專用章等，在啟用時應將啟用的時間、印模式樣通知有關(guān)單位。印章在正式啟用前，使用無效。第三章印章的保管第九條公司印章、專用印章及公司負責人（法定代表人）手章和名章，由總經(jīng)理辦公室行政秘書專人保管，各部門的印章、相關(guān)專用印章、戳記由各部門負責人指定專人保管。編制：審核批準制度名稱路橋工程發(fā)展有限公司印章管理制度執(zhí)行對象全體員工文件編號當前頁文件頁數(shù)內(nèi)容第十條印章保管人員要明確責任，平時隨用隨鎖、假日加封，保證印章的正常使用和絕對安全，防止印章丟失和被他人盜用或濫用，嚴防私用。印章保管人員不得委托他人代取代用；保管人員外出或休假時，總經(jīng)辦主任要另行指定專人保管，做好交接手續(xù)。第十一條印章，因使用或管理不當損壞時，應將損壞的印章繳回制發(fā)部門封存或銷毀，由制發(fā)機關(guān)重新制發(fā)新印章。第十二條丟失印章應立即向制發(fā)機關(guān)及總經(jīng)理匯報，做出書面檢查，追究責任人的責任，由丟失部門提出重新刻制申請，上報制發(fā)部門，由制發(fā)部門按照有關(guān)程序重新刻制。第四章印章的使用第十三條公司及辦公室印章、專用印章、公司負責人（法定代表人）個人手章、名章統(tǒng)一對外使用。第十四條對上、對下和對外行文及辦理有關(guān)事宜以公司及辦公室名義的，可使用公司及辦公室印章。第十五條以本部門名義，對上、對下和對外進行對口業(yè)務聯(lián)系的，可使用本部門印章。第十六條各部門不得使用印章辦理與部門業(yè)務不相關(guān)的事宜。第十七條使用印章要由相關(guān)領導批準（一）使用公司及辦公室印章，須經(jīng)總經(jīng)理批準，總經(jīng)理不在或遇特殊情況時，可由辦公室主任經(jīng)電話請示后批準。（二）對職能部門上報上級對口部門的月報等，需用公司印章的，經(jīng)總經(jīng)理同意，由部門負責人簽字后可直接用印。（三）使用部門印章，須經(jīng)本部門負責人批準，部門負責人不在或遇特殊情況時，可由指定的其他負責人批準。第十八條凡由公司總經(jīng)理正式批準上報下發(fā)的公文、根據(jù)批文辦理具體事項的，總經(jīng)理簽發(fā)的有關(guān)報表、批件、公函、電報、協(xié)議書等，需使用印章的，可直接用印。第十九條凡未經(jīng)總經(jīng)理簽批的信函、電報、介紹信、證明信、協(xié)議書、聘書、報表、證件等，需使用公司印章的，均須填寫“用印審批單”，報總經(jīng)理批準后方可用印。第二十條凡以公司負責人或法人名義簽訂的合同、契約、擔保、抵押文書等需用企業(yè)負責人或法人印章的，必須經(jīng)公司負責人、法定代表人或其授權(quán)委托人簽字后方可用印。第二十一條對借用公司公章、合同用章、辦公室用章外出辦理業(yè)務的，必須提出書面申請，列清事由、時間限制，指定專人保管印章，經(jīng)部門負責人簽字，報總經(jīng)理審批后，到總經(jīng)理辦公室辦理借用手續(xù)。借用部門負責人負直接領導責任，保管人員負直接責任。編制：審核批準制度名稱路橋工程發(fā)展有限公司公文管理制度執(zhí)行對象全體員工文件編號當前頁文件頁數(shù)內(nèi)容第二十二條各部門需使用公司印章時，須認真填寫用印審批單，嚴格按照本規(guī)定，經(jīng)部門負責人簽字，報總經(jīng)理審批后，持“用印審批單”及用印件到辦公室行政秘書處用印。第二十三條各部門的印章使用，是否需填寫