企業(yè)版企業(yè)檔案管理程序

XXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)檔案管理辦法Q/XXXX

代替Q/XXXX1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了本公司企業(yè)檔案的分類編號；檔案的形式；積累；歸檔；歸檔的要求，歸檔的范圍、時間、鑒定、回收和銷毀。2范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于本公司企業(yè)檔案和科技圖書的資料的歸檔。3引用標(biāo)準(zhǔn)下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。Q/XXXX《保持的成文信息管理控制程序》Q/XXXX《保留的成文信息管理控制程序》Q/XXXX《保持/保留的成文信息管理控制程序》4職責(zé)4.1技術(shù)質(zhì)量中心（總帥辦V檔案室〉）負責(zé)技術(shù)、質(zhì)量檔案的收集、整理、保管、下發(fā)（借閱）、回收（銷毀）等檔案管理工作。4.2營銷中心（營銷管理部）負責(zé)市場營銷涉及的相關(guān)資料（合同、協(xié)議、服務(wù)單據(jù)、發(fā)貨單據(jù)、宣傳資料等）的收集、整理、歸檔保管等檔案管理工作。4.3生產(chǎn)供應(yīng)中心負責(zé)供應(yīng)合格分供應(yīng)調(diào)查資料、供應(yīng)合同、生產(chǎn)制造計劃、設(shè)備臺賬和維護保養(yǎng)記錄、ERP、MOE中信息保存、環(huán)境/職業(yè)健康安全/能源管理等的資料收集、整理、歸檔保管等檔案管理工作。4.4綜合財務(wù)中心（辦公室、人事質(zhì)企管理部）負責(zé)文書資料、人事（培訓(xùn)）資料、質(zhì)企考核資料、勞動工資合算、法務(wù)文本、基建資料、治安保衛(wèi)、公共車輛等資料、的資料收集、整理、歸檔保管等檔案管理工作。2020-01-01發(fā)布2020-02-282020-01-01發(fā)布技術(shù)質(zhì)量中心（質(zhì)保部）負責(zé)所有質(zhì)量檔案的資料收集、整理、歸檔保管等檔案管理工作。綜合財務(wù)中心（財務(wù)金融管理部）會計檔案等的資料收集、整理、歸檔保管等檔案管理工作。技術(shù)質(zhì)量中心（杭申檢測中心）負責(zé)檢測過程的依據(jù)收集、整理、歸檔保管等檔案管理工作。5術(shù)語企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、科研、基建、經(jīng)營、教育等各項工作活動中直接形成的有保存和利用價值的并按歸檔要求整理歸檔的全部文件材料。6企業(yè)檔案的分類編號企業(yè)檔案分科技檔案、文書檔案、會計檔案?？萍紮n案產(chǎn)品技術(shù)檔案6.1.1.2“備案或自愿認(rèn)證”產(chǎn)品資料檔案基建檔案設(shè)備檔案科研檔案綜合檔案文書檔案文書檔案統(tǒng)計檔案會計檔案會計憑證會計帳薄會計報表其它檔案的編目企業(yè)檔案的編目分科技檔案總目錄、分類目錄和底圖目錄，文書檔案分案卷目錄和全引目錄、會計及統(tǒng)計檔案目錄。7檔案形式、積累、歸檔7.1廠內(nèi)較大活動檔案都應(yīng)有目錄、有數(shù)據(jù)、有文字憑證和實物照片等。每項活動一開始，應(yīng)有提出和實施部門根據(jù)本部門工作范圍，指定專（兼）職人員，做好對具有保存價值的文件材料的形成和積累工作。7.3每個項目開始，完成（或告一段落），須有項目負責(zé)人或部門專（兼）職人員，認(rèn)真做好文件材料的積累、整理工作，及時向檔案室歸檔。檔案室有權(quán)向有關(guān)人員素取應(yīng)歸檔的文件材料，有關(guān)部門或人員不得拒絕。8歸檔的要求8.1歸檔的文件材料（包括圖樣、照片、磁帶、實物等）必須內(nèi)容真實、收集齊全、手續(xù)完備。8.2裝具、用紙及其它各種材料須規(guī)格統(tǒng)一，鋼筆（或毛筆）書寫，禁止使用鉛筆、圓珠筆及復(fù)印件（除特殊情況外），字跡工整圖像清晰，裝卷（盒）嚴(yán)實，裝訂不得使用釘?shù)纫酌?、蛀、銹蝕物，便于檔案的長久保存和使用。8.3檔案室必須對已收集檔案負責(zé)做好分類、編目和必要的加工整理。9歸檔的范圍9.1科技檔案9.1.1產(chǎn)品檔案的歸檔范圍9.1.1.1全套產(chǎn)品底圖9.1.1.2全套工藝卡片底圖9.1.1.3全套技術(shù)文件底圖9.1.1，4主、關(guān)鍵項目表底圖9.1.2“備案或自愿認(rèn)證”產(chǎn)品的歸檔范圍1）XX《申請書》2）XX《備案或自愿認(rèn)證產(chǎn)品描述》3）XX《型式試驗報告》4）XX《備案或自愿認(rèn)證產(chǎn)品證書》5）XX印刷/模壓標(biāo)志申請書6）XX印刷/模壓標(biāo)志批準(zhǔn)書7）XX年《工廠檢查報告》（包括整改資料）8）XX《變更申請書》y）XX《（變更）備案或自愿認(rèn)證產(chǎn)品描述》9）XX《（變更）型式試驗報告》10）《印刷/模壓標(biāo)志批準(zhǔn)通知書》年申請書11）印刷/模壓標(biāo)志批準(zhǔn)書12）XX“備案或自愿認(rèn)證”產(chǎn)品年度抽查包括13）XX國抽、省抽報告（包括整改資料）14）內(nèi)部變更（特別是成套產(chǎn)品）15）（內(nèi)部年度成品確認(rèn)檢驗）16）（內(nèi)部年度關(guān)鍵件確認(rèn)檢驗）17）XX入庫單、標(biāo)識使用/發(fā)放記錄（按年度收集存檔）18）其它重大事項（如重大故障及與CQC的報告）、其它主要文件9.1.3基建檔案的歸檔范圍可行性研究報告、征地協(xié)議書及土地使用許可證9.1.3.2三廢治理材料全套竣工圖廠區(qū)總平面圖排污管理接線圖其它設(shè)備檔案的歸檔范圍設(shè)備購買或報廢申請書9.1.4.2壓縮機管、蒸氣管、照明線、動力線等圖紙、資料。9.1.4.3動力站房平面圖設(shè)備隨機全套技術(shù)文件、說明書、合格證及圖冊等。其它科研檔案的歸檔范圍科研項目（產(chǎn)品）的立項批復(fù)9.1.5.2項目（產(chǎn)品）試驗報告項目（產(chǎn)品）鑒定證書得獎證書其它綜合檔案的歸檔范圍企業(yè)管理文件或材料技術(shù)管理文件或材料環(huán)保、標(biāo)準(zhǔn)、節(jié)能、供銷、質(zhì)量管理文件或材料文書檔案文書檔案的歸檔范圍上級來文同級單位來文有關(guān)人員出差或開會帶回的重要文件材料文件征稿（重要文件包括底稿）、各類規(guī)劃、計劃、總結(jié)、報告、請示批復(fù)、決議、決定、規(guī)定、通知等。會議紀(jì)要上級頒發(fā)的各類證書、獎狀、獎?wù)录跋冗M個人、先進光榮榜。其它統(tǒng)計檔案的歸檔范圍統(tǒng)計管理類統(tǒng)計分析統(tǒng)計資料匯編類統(tǒng)計報表類其它會計檔案會計檔案的范圍會計憑證會計帳薄會計報表其它歸檔的時間科技檔案產(chǎn)品檔案產(chǎn)品檔案歸檔時間，是在產(chǎn)品試驗成功后，投產(chǎn)鑒定會召開前一個月進行歸檔。10.1.2“備案或自愿認(rèn)證產(chǎn)品”認(rèn)證檔案每份資料生效或收到后一個月內(nèi)歸檔。其中入庫單、標(biāo)志及證書使用記錄每年年底入檔。10.1.3基建、設(shè)備檔案應(yīng)在次年3月底前歸檔?？蒲袡n案按本標(biāo)準(zhǔn)第4.3條規(guī)定歸檔。10.1.5綜合檔案有各兼職檔案員在次年3月底前歸檔。文書檔案文書檔案在次年3月底前歸檔。會計檔案會計檔案在隔一年3月底前歸檔。檔案室的管理、借閱制度非本室人員未經(jīng)同意，不得擅自進入庫房，如因工作需要須經(jīng)檔案管理人員同意方可入內(nèi)，凡借閱檔案者須在閱覽室內(nèi)進行查閱。檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁任何火種，任何人在借閱檔案時不得吸煙、點火。庫房內(nèi)檔案必須裝箱，上架按系列排列整齊，庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，走道須暢通無阻，借閱室、辦公室必須另設(shè)。查閱有關(guān)保密文件，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并只準(zhǔn)查閱不準(zhǔn)擅自帶出庫房，如有特殊原因，需有公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字方可借出。凡外單位需利用本公司檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，在閱覽室查閱。利用或查閱檔案的職工必須愛護檔案，不得隨意涂改、劃圈、轉(zhuǎn)借。利用檔案需辦理登記手續(xù)，填寫利用目的、利用效果，借閱時間期限不得超過一周。檔案的鑒定、回收和銷毀檔案的鑒定定期進行檔案鑒定工作，在資料歸檔階段，檔案管理人員應(yīng)正確地劃定檔案的保管期限，剔除重復(fù)、無利用價值的檔案材料，對已過存放期限的檔案材Q/XXXX料，每年鑒定銷毀一次，對確已無利用、保存價值的檔案進行剔除和銷毀。檔案的保管期限分為永久（50年）、長期（15—50年）、短期（5年—15年）三種，保管期限劃分后，隨著公司情況的發(fā)展變化，也可有所變更。（其中認(rèn)證的相關(guān)資料和記錄。如認(rèn)證證書、設(shè)計鑒定報告和/型式試驗報告、初始/年度監(jiān)督工廠檢查報告、產(chǎn)品變更/擴展批準(zhǔn)資料、年度監(jiān)督檢查抽樣檢測報告、適用簡化流程的關(guān)鍵元器件和材料變更批準(zhǔn)的相關(guān)記等。這些資料和記錄子證書到期后保存15年；認(rèn)證產(chǎn)品的出入庫單、臺賬。關(guān)鍵元器件和材料進貨單保存5年）。檔案的回收標(biāo)準(zhǔn)及文件和資料的回收，有發(fā)放人員回收舊版資料，并交檔案室，與其它資料一起處理。舊圖紙、技術(shù)文件的回收，有檔案管理員和兼職資料員回收。凡換版后收回的舊文件（包括技術(shù)文件、質(zhì)量保證手冊、程序文件、標(biāo)準(zhǔn)等）和舊圖紙，需要蓋“作廢”章。資料需要保留的作廢文件、圖紙，由檔案員加蓋“保留資料”印章后方可留作備查。檔案的銷毀對確無保存價值的檔案，由公司組織鑒定小組提出存毀意見后，由檔案員執(zhí)行并填寫銷毀清單，檔案員應(yīng)在管理帳冊上予以注銷。對日常生產(chǎn)過程中更改收回的舊圖紙、技術(shù)文件，檔案室集中保管到每季度的最后一月的中旬定為銷毀日，由技術(shù)部門指定專人銷毀和監(jiān)銷，消毀清單見表1。表1消毀清單保存日期銷毀舊資料（張、本）銷毀人簽字監(jiān)銷人簽字對已到保存期的科技檔案、會計檔