投資發(fā)展有限公司內(nèi)勤部管理制度

內(nèi)勤部管理制度目的為了規(guī)范與提升我司內(nèi)勤部業(yè)務(wù)管理，提高內(nèi)勤部工作效率與質(zhì)量，促進(jìn)項(xiàng)目快速進(jìn)展與順利完成，完善各項(xiàng)工作制度，特制定本管理制度。適用范圍內(nèi)勤部全體人員。內(nèi)勤人員基本要求職業(yè)道德充分認(rèn)識(shí)到內(nèi)勤工作的重要性，以高度的工作責(zé)任心自覺(jué)地維護(hù)公司利益。同時(shí)，也要尊重與內(nèi)勤工作相關(guān)單位和部門的合法利益，維護(hù)公司形象，確保正確、完整、及時(shí)、簡(jiǎn)潔的制單；要有優(yōu)良的合作意識(shí)，不能以內(nèi)勤工作的重要性為借口，形成以我為中心的工作方式，要從全局出發(fā)，正確協(xié)調(diào)和處理好本部門與業(yè)務(wù)相關(guān)單位和部門的關(guān)系，相互合作，相互支持，共同提高工作質(zhì)量和工作效率；要自覺(jué)遵守本企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度及外貿(mào)工作紀(jì)律；作風(fēng)正派，艱苦樸素，有良好的個(gè)人修養(yǎng)，講文明、有禮貌；對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，忠于職守；努力學(xué)習(xí)，用于實(shí)踐；積極開拓，銳意進(jìn)取。專業(yè)知識(shí)熟悉我國(guó)對(duì)外貿(mào)易的方針、政策、法規(guī)以及進(jìn)出口相關(guān)國(guó)家、地區(qū)政策；熟練掌握外貿(mào)業(yè)務(wù)知識(shí)，包括外貿(mào)合同各項(xiàng)條款所涉及的外貿(mào)專業(yè)知識(shí)以及國(guó)際慣例；熟悉商檢、報(bào)關(guān)、運(yùn)輸、保險(xiǎn)等方面的有關(guān)業(yè)務(wù)流程；基本了解發(fā)運(yùn)商品的性能、品質(zhì)、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、包裝、生產(chǎn)工藝和所用原材料等知識(shí)。工作能力有熟練運(yùn)用俄語(yǔ)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的能力，基本掌握英語(yǔ)相關(guān)詞匯；能正確理解外銷合同的各項(xiàng)條款；能獨(dú)立制作外貿(mào)業(yè)務(wù)的各種單據(jù)，提供或獲取份數(shù)齊全、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表面整潔、單證一致、單單相符的外貿(mào)單證；對(duì)各種單證進(jìn)行分類歸檔保管；要有一定的表達(dá)能力和工作協(xié)調(diào)能力。翻譯管理制度內(nèi)勤部負(fù)責(zé)公司所有文件的翻譯工作：內(nèi)勤人員負(fù)責(zé)自己操作項(xiàng)目的資料翻譯；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)隨機(jī)安排的其它翻譯任務(wù)。資料翻譯需在規(guī)定期限內(nèi)完成，如不能按期完成，應(yīng)提前向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；因自身原因?qū)е路g延誤所造成的后果和損失，自行承擔(dān)。資料翻譯需保證其準(zhǔn)確性，招標(biāo)文件、技術(shù)資料等重要文件必須經(jīng)我司高級(jí)翻譯校對(duì)后，方可應(yīng)用。單證工作管理制度出口單證工作的內(nèi)容主要包括：審證、制單、審單、交單和歸檔等五大方面。單證工作總的要求是：“證同一致、單證一致、單單一致和單貨一致”。其中，“證同一致”是指信用證與合同保持一致；“單證一致”是指外貿(mào)單據(jù)與信用證保持一致；“單單一致”是指各種單據(jù)之間保持一致；“單貨一致”是指單據(jù)中所描述的貨物與實(shí)物保持一致。審證當(dāng)出口貨物以信用證為支付條件時(shí)，在收到買方開來(lái)的信用證后，必須審核信用證的各項(xiàng)條款是否與合同相符，對(duì)證同不符的條款或其它不能接受的條款應(yīng)及時(shí)提出并要求對(duì)方修改。制單制單是單證工作的主要環(huán)節(jié)，隨著履行外銷合同各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)的進(jìn)行，就應(yīng)制作、簽發(fā)、流轉(zhuǎn)各種相關(guān)的單證，在制單時(shí)必須做到以下幾點(diǎn)：正確正確是單證工作的前提，制單時(shí)要符合以下兩個(gè)要求：要做到上面所述的“四個(gè)一致”，即：證同一致、單證一致、單單一致和單貨一致；各種單證必須符合有關(guān)國(guó)際慣例和進(jìn)、出口雙方所在國(guó)家的相關(guān)法令和規(guī)定。完整制單時(shí)必須符合以下兩方面規(guī)定：?jiǎn)巫C必須份數(shù)齊全、成套，其中，份數(shù)齊全是指每一種單證的正本份數(shù)、副本份數(shù)需按規(guī)定的份數(shù)要求制作，不能隨意減少；成套是指一筆交易中，賣方應(yīng)按信用證規(guī)定制作或取得的所有種類的單證；每種單證的內(nèi)容必須完整，即單證的制作在內(nèi)容的描述、應(yīng)列項(xiàng)目、文字拼寫、語(yǔ)句或表達(dá)、簽章或背書、時(shí)間等都要完整，不能遺漏。及時(shí)每一種單證的出單日期要及時(shí)、有序、合理，嚴(yán)格遵守一下兩方面：符合一般商業(yè)習(xí)慣和要求；在信用證或合同規(guī)定的有效期內(nèi)。簡(jiǎn)潔單證的內(nèi)容在符合信用證或合同、商業(yè)習(xí)慣所規(guī)定的要求下，力求簡(jiǎn)明扼要，防止復(fù)雜繁瑣，以利于減少差錯(cuò)，提高單證質(zhì)量和工作效率；單證的表面要清潔、美觀、大方，單證的內(nèi)容要清晰易認(rèn)，這是對(duì)單證外觀質(zhì)量的要求，它不僅反映了制單人員的工作責(zé)任心和熟練程度，而且還會(huì)直接影響出單的效果。審單審單就是在制作或獲取全套單證后，再對(duì)單證預(yù)審一遍，做到證同一致、單證一致、單單一致，防止錯(cuò)單、缺單，若發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)就應(yīng)及時(shí)修改，缺單應(yīng)追索或補(bǔ)做，不符合制單要求的應(yīng)重新制作，把好單證質(zhì)量關(guān)。交單交單是銀行議付和結(jié)匯的前提。出口商應(yīng)在合同或信用證規(guī)定的期限內(nèi)交單，做到單證完整、內(nèi)容正確、提交及時(shí)。歸檔單證是進(jìn)出口業(yè)務(wù)的重要證明文件。所以，必須將一份完整的單證副本歸檔保存。它至少可以起到二個(gè)方面的作用：一是加強(qiáng)外貿(mào)業(yè)務(wù)管理的需要，二是萬(wàn)一發(fā)生交單后的退單、索賠、爭(zhēng)議、仲裁等情況時(shí)，能作為有效的證明文件。合同管理制度做好內(nèi)銷與外銷合同的歸檔，并審核內(nèi)外銷合同條款是否有沖突，若有沖突，應(yīng)立即向相關(guān)業(yè)務(wù)人員提出；需對(duì)部分人員保密內(nèi)外銷合同金額，即對(duì)國(guó)內(nèi)業(yè)務(wù)人員保密外銷合同金額，對(duì)國(guó)外業(yè)務(wù)人員保密內(nèi)銷合同金額；純粹用于單證的外銷合同，可自行簽字操作，但必須承擔(dān)后續(xù)責(zé)任。檔案管理制度所操作的項(xiàng)目需建立、健全項(xiàng)目檔案，不可遺漏資料，保證其資料的準(zhǔn)確性與完整性；操作完畢的項(xiàng)目檔案，整理完畢后，可交由相關(guān)部門統(tǒng)一封存。與各部門溝通管理制度銜接好國(guó)內(nèi)外業(yè)務(wù)部，跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展，及時(shí)傳遞信息，并保證信息完整、準(zhǔn)確；配合財(cái)務(wù)部提供所需數(shù)據(jù)及文件；與北京辦、新疆辦及時(shí)溝通辦理簽證、人員出行、采購(gòu)、帶貨等相關(guān)事宜，并將帶貨人信息及時(shí)、準(zhǔn)確提供給國(guó)外人員。訂票工作管理制度訂票人員應(yīng)及時(shí)了解出差、出國(guó)人員的行程安排；根據(jù)行程安排及時(shí)出票，出票前需請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)；掌握國(guó)外邀請(qǐng)函辦理情況，有人員邀請(qǐng)函辦理下來(lái)后，需立刻報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)；配合北京辦人員辦理出國(guó)人員的簽證；有出國(guó)人員時(shí)，及時(shí)告知國(guó)外人員安排接