商務(wù)公文寫作技巧與規(guī)范課件

商務(wù)公文寫作技巧與規(guī)范培訓(xùn)商務(wù)公文寫作基礎(chǔ)知識常用商務(wù)公文寫作規(guī)范商務(wù)電函寫作規(guī)范商務(wù)寫作原則與技巧一、商務(wù)公文寫作基礎(chǔ)知識1公文的定義2公文的特點(diǎn)3公文的種類4公文常用詞匯5公文結(jié)構(gòu)用語2、公文特點(diǎn)首先，由法定的作者制成和發(fā)布；其次，無論是事實(shí)、數(shù)字還是各種意見、結(jié)論，一旦進(jìn)入正式公文，就不能任意更改、解釋、否定；第三，公文是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、組織開展工作的依據(jù)。權(quán)威性公文的撰寫和處理，從起草到成文，到收發(fā)、傳遞、分辦、立卷、歸檔、銷毀等等，都有一套規(guī)范化的制度。另外，公文具有特定的體式。其文體、結(jié)構(gòu)、用紙的尺寸、文件標(biāo)記都有統(tǒng)一的規(guī)定。規(guī)范性公文是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、組織在公務(wù)管理過程中最經(jīng)常、最大量使用的一種工具。公務(wù)管理的方法很多，而最科學(xué)最正規(guī)的方法是利用公文。工具性從行文關(guān)系上劃分有三種。行文是指一個(gè)機(jī)關(guān)給另一機(jī)關(guān)的發(fā)文。下級向它所屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的行文，即自下而上的行文。如報(bào)告、請示。上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)給其所屬的下級機(jī)關(guān)的行文，即自上而下的行文。如命令、決定、指示、批復(fù)等。同級機(jī)關(guān)或者互不隸屬機(jī)關(guān)之間的行文。如函是最典型的平行文。下級向它所屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的行文，即自下而上的行文。如報(bào)告、請示。上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)給其所屬的下級機(jī)關(guān)的行文，即自上而下的行文。如命令、決定、指示、批復(fù)等。同級機(jī)關(guān)或者互不隸屬機(jī)關(guān)之間的行文。如函是最典型的平行文。上行文下行文平行文3、公文種類3、公文種類從具體的文種來看，根據(jù)2000年8月24日，國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，有下列13個(gè)文種：命令議案決定指示公告通告通知通報(bào)報(bào)告請示批復(fù)函會議紀(jì)要3、公文種類根據(jù)2008年集團(tuán)公司發(fā)布的《公文管理辦法》，公司目前涉及到的商務(wù)公文為九種：1、決定適用于對重要事項(xiàng)和重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)等。2、意見適用于對重要問題提出見解和處理方法。3、通知適用于發(fā)布規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文；批轉(zhuǎn)下級單位的公文；傳達(dá)要求下級單位辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免人員。4、通報(bào)適用于發(fā)布規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要信息或者情況。4、公文格式及常用的詞匯發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文字號標(biāo)題主發(fā)機(jī)關(guān)落款主題詞抄送機(jī)關(guān)5、公文結(jié)構(gòu)用語用來表示行文目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為（了）、關(guān)于、由于、對于、根據(jù)、按（遵、依）照、據(jù)、查、奉、茲等。一是開頭用語如：為要（盼）、特此通知（報(bào)告、函告）等。二是結(jié)尾用語如：為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。三是過渡用語如：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實(shí)執(zhí)行等。四是經(jīng)辦用語有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該；等等。五是稱謂用語1、請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法標(biāo)題（機(jī)關(guān)+事由+文種、事由+文種）如：關(guān)于開展上半年產(chǎn)品質(zhì)量評比工作的請示主送機(jī)關(guān)（只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不能多頭請示，不要越級請示）

正文請示緣由+請示事項(xiàng)（一文一事）結(jié)語（妥否，請批示；當(dāng)否，請批準(zhǔn)為荷）

單位成文時(shí)間1、請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法一、要遵守“一文一事”的原則，主旨鮮明集中；二、要做到材料真實(shí)，不要為了讓上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況，也不要因?yàn)闆]能認(rèn)真調(diào)查而片面地?cái)[情況，提問題；三、要理由充分，請示事項(xiàng)要明確、具體；四、要語氣平實(shí)，懇切，以期引起上級的重視，既不能出言生硬，也不要低聲下氣，客客套套。撰寫請示應(yīng)注意的問題：2、報(bào)告的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法標(biāo)題（機(jī)關(guān)+事由+文種、事由+文種）如：××公司上半年各類產(chǎn)品質(zhì)量評比工作的報(bào)告主送機(jī)關(guān)（可以一個(gè)，也可多個(gè)）

正文開頭：（交待緣由、目的、意義、依據(jù)）主體：（陳述說明報(bào)告事項(xiàng)）

結(jié)語（特此報(bào)告、專此報(bào)告、以上報(bào)告請審閱）

單位成文時(shí)間2、報(bào)告的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法一、嚴(yán)格使用文種，尤其應(yīng)當(dāng)注意不要與請示混用。報(bào)告事項(xiàng)不得夾帶請示事項(xiàng)，否則會因“報(bào)告”不需批復(fù)而影響請示事項(xiàng)的處理和解決。二、材料要真實(shí)。向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作應(yīng)該本著實(shí)事求是的態(tài)度，如實(shí)匯報(bào)。無論是成績還是失誤，都應(yīng)該全面、真實(shí)地反映，不能只報(bào)喜不報(bào)憂，也不能夸大和虛構(gòu)。上報(bào)的公文應(yīng)該在調(diào)查研究、全面掌握本單位情況的基礎(chǔ)上撰寫。三、主旨鮮明。報(bào)告的內(nèi)容，一般涉及的面寬而且復(fù)雜，很容易寫的篇幅較長而又重點(diǎn)不夠突出，形成泛泛而談。這就要求在撰寫時(shí)，力求寫的觀點(diǎn)鮮明，條理清楚、簡潔、深刻。撰寫報(bào)告應(yīng)注意的問題：區(qū)別報(bào)告請示性質(zhì)不同陳述性公文呈批性公文行文目的不同在于匯報(bào)工作，反映情況，提出意見和建議，回簽上級機(jī)關(guān)詢問為解決某一問題，請示某一問題，請示上級指示或批準(zhǔn)行文時(shí)間不同工作結(jié)束后或進(jìn)行中必須在事前行文，不得先斬后奏主送機(jī)關(guān)不同旨在為上級提供信息，允許多頭主送是向上級請示批示或批準(zhǔn)，只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)事項(xiàng)的多少不同可以是一件事，如專題報(bào)告，或多件事，如綜合報(bào)告必須遵循“一文一事”的原則答復(fù)的形式不同不要求上級回復(fù)要求上級及時(shí)批復(fù)回文，給予明確答復(fù)。請示與報(bào)告的區(qū)別通知種類3、通知的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知批示性通知知照性通知事務(wù)性通知任免、聘用通知4、函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法標(biāo)題：發(fā)函用《關(guān)于XXXX的函》復(fù)函用《關(guān)于XXXX的復(fù)函》正式公函，應(yīng)在標(biāo)題下方標(biāo)注發(fā)文字號。主送單位：發(fā)函可多頭，復(fù)函主送來函單位。正文：開頭—發(fā)函說明緣由、目的，商洽工作、情況交代清；復(fù)函引述來函日期、發(fā)文號做起首語，表明收到函。主體發(fā)函寫清商洽、詢問、請求的事項(xiàng)，明確具體；

復(fù)函要針對來函事項(xiàng)逐一鄭重作答，不能回避不答。結(jié)尾發(fā)函用“盼復(fù)”、“請回復(fù)”、“專此函達(dá)”復(fù)函用“特此復(fù)函”、“此復(fù)”發(fā)文單位和日期：同公文，有的加蓋公章，有的寫明抄送單位。

請示和函都有請求批準(zhǔn)的功能，但由于行文方向不同，則要使用不同的文種。

請示：則用于有隸屬關(guān)系的上下級機(jī)關(guān)之間，下級機(jī)關(guān)用請示向上級機(jī)關(guān)行文請求指示批準(zhǔn)重要事項(xiàng)。

函：主要用于平級單位之間、不相隸屬單位之間以及有業(yè)務(wù)上的主管和被主管關(guān)系的單位之間的工作往來。

如：關(guān)于購置**設(shè)備的請示**公司關(guān)于與**單位建立合作關(guān)系的函請示與報(bào)告的區(qū)別4、會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法會議紀(jì)要的特點(diǎn)1、會議紀(jì)要屬于會議文件

它需記錄會議情況和議定事項(xiàng)，凡不屬于會議內(nèi)容不能寫入會議紀(jì)要。撰寫人要根據(jù)會議客觀實(shí)際行文，不可以擅自增刪會議內(nèi)容。

第一，性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。2、會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別

第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。4、會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法撰寫會議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)注意的兩個(gè)問題：一是概括要全面，要如實(shí)反映會議精神。不得隨意取舍，不得以偏概全，不能是自己贊同的就多寫，不贊同的就略寫或不寫。二是要具備一定的分析、綜合能力和表達(dá)能力。這樣，表述上才能做到重點(diǎn)突擊，條理清晰，文字簡練。三、商務(wù)電函寫作規(guī)范1商務(wù)電子郵件格式與寫作要求2商務(wù)傳真格式及寫作要求4、商務(wù)電子郵件的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法電子郵件，又稱電子函件或電子信函。密件抄送欄主題欄附件欄正文欄收件人欄抄送欄4、商務(wù)電子郵件的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法標(biāo)準(zhǔn)傳真主要組成傳真版頭傳真發(fā)送的單位、部門或個(gè)人（To）發(fā)傳真的日期（Date)、傳真號（FaxNo.）傳真正文標(biāo)題發(fā)傳真的單位、部門或個(gè)人（From）頁數(shù)（Page）傳真主題（Subject）稱呼正文結(jié)束語署名4、商務(wù)電子郵件、傳真的的禮儀規(guī)范1、主題要明確一個(gè)電子郵件或傳真，大都只有一個(gè)主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當(dāng)，收件人見到它便對整個(gè)電子郵件或傳真一目了然了。2、語言要流暢書寫內(nèi)容要便于閱讀，就要以語言流暢為要。語氣語調(diào)：真誠、直接、禮貌、簡潔、精確，盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時(shí)，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對。3、內(nèi)容要簡潔現(xiàn)代的商務(wù)人士時(shí)間極為寶貴，所以內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡明扼要，愈短愈好。若涉及內(nèi)容較多，需要增加附件，應(yīng)將重點(diǎn)內(nèi)容歸納總結(jié)，在正文中引用，方便收件人閱讀。4、仔細(xì)填寫收件人地址收件人須與正文內(nèi)容密切相關(guān)；若是郵件多為內(nèi)部工作匯報(bào)，須發(fā)送至直屬主管或相關(guān)人員；公司內(nèi)部慎用群發(fā)功能（如：收件人：惠生公司—全體、惠生工程—全體）。若是傳真必須將收件部門及個(gè)人填寫清楚。5、郵件、傳真必須使用公司統(tǒng)一模板6、認(rèn)真檢查校對郵件、傳真寫完之后，最基本是要確保拼寫和語法正確，檢查所提供的事實(shí)，數(shù)據(jù)等是否有錯(cuò)。7、回復(fù)應(yīng)迅速及時(shí)，避免耽誤工作四、商務(wù)寫作原則與技巧1商務(wù)公文寫作技巧具體內(nèi)容具體明確，特別是要求對方答復(fù)或者對以后的交往產(chǎn)生影響的函電。體諒為對方著想，站在對方的立場。尤其是在起草商務(wù)函電時(shí)，始終應(yīng)該以對方的觀點(diǎn)來看問題，多多使用對方較易理解的用語，溝通才會卓有成效。禮貌文字表達(dá)的預(yù)期上應(yīng)表現(xiàn)職業(yè)修養(yǎng)，客氣而得體。最重要的禮貌是及時(shí)回復(fù)對方，坦誠以待。文章結(jié)束前，對收信人表達(dá)關(guān)心或感謝之意。HSE通報(bào)WP-