辦公室秘書工作技巧

辦公室秘書工作技巧辦公室秘書工作技巧篇1在秘書（辦公室主任）崗位，緊靠領(lǐng)導，追隨上司，有其自身行為的特殊性，復雜性，做得好顯貴，做得不好極易顯酸。就其自身言行、素養(yǎng)、自我目標實現(xiàn)等，不得不查不探。有人在此崗多年，伺候幾任領(lǐng)導，胃讓酒泡傷了，臉讓夜熬黃了心力絞瘁卻無建樹，好聽的說你是兢兢業(yè)業(yè)的老夫子，難聽的說你是窮酸秀才一個。熬成了單位的元老卻無長進，一身的不是與冤屈只有自己扛。究其成因，素質(zhì)缺陷，目標不明，僅滿足于追隨與服務(wù)。本文只對傳統(tǒng)意義的秘書崗位，現(xiàn)代意義上老總們使用的文秘另有特殊規(guī)則，另當它論。辦公室秘書工作秘籍1、秘書行為：不能太酸;不能太迂;不能太雅;不能太俗。結(jié)交各路人等，一回不生，二回不熟。廣結(jié)同道，一見如故，稀罕致至。2、秘書特點：辛苦性、索碎性、全面性。別人不想做的你得做，別人不會做的你得會。文稿再好不簽?zāi)愕拿?，?quán)力雖有不在你的手。3、秘書能力：坐下能寫;站著能說;出門能辦事;回來能謀劃。4、秘書工作：像吃魚一樣小心謹慎;像釣魚一樣耐心細致;像養(yǎng)魚一樣認真呵護;事前琢磨，事中緊張，事后反思。5、秘書匯報要領(lǐng)：詳細準備，簡單匯報，有問能答。6、秘書禁忌：不議領(lǐng)導是非;不介入領(lǐng)導矛盾;大事不越權(quán)，小事不推諉;守口如瓶。7、秘書品德：有操守而無官氣，多條理而少大言。知錢重而無心于錢，緊靠官而無意權(quán)。8、秘書心理素質(zhì)：小事當大事做，看仔細。大事當小事做，看沉穩(wěn)。處大事當如小事,處小事當如無事。聞奇不驚喜，遇急不張惶。挨批不氣餒，受寵不張揚。有罪學會受，有福也能享。遇強不顯弱，遇弱不顯強。對上要敬畏，對下要柔腸。何時都不可大厲聲色。9、秘書智慧：用智慧分辨，哪些可改，哪些不可改?？筛淖兊木团θプ霾豢筛淖兊木吞谷唤邮??？辞逍蝿?，瞻前顧后，未雨綢繆，免得遇事驚慌。分清輕重緩急:重的用心做,急的先做快做,輕的緩的讓手下替著做。在崗一日，見好思齊。不貪財色，不戀權(quán)貴。結(jié)交各路英才!磨煉能喝不醉!修煉文筆嘴皮!鍛造果敢銳利!形穩(wěn)不乏朝氣，衣忌上司舉齊!尚若好文筆，切記留余地。人生關(guān)鍵，莫聽雜言。尚有機會升遷，本崗自是跳板。干工作時需如此定力，遇個人榮辱、升遷也該如此。沒機會別生氣有機會別客氣。長期愛崗，心力絞瘁。此崗不可久戀，秘齡最多三歲!!!辦公室秘書工作技巧篇2一、確認反饋階段的技巧確認就是接受任務(wù)，反饋就是匯報交付秘書接受任務(wù)后，需要確認。如領(lǐng)導布置任務(wù)后，秘書應(yīng)以最精煉的語言將任務(wù)復述確認后再去執(zhí)行;接到一個會議通知電話，秘書應(yīng)當向授話人復述一下電話內(nèi)容;以傳真、郵件等非面對面方式向某人傳遞信息后，秘書應(yīng)主動向?qū)Ψ酱_認是否收到，是否完整清楚，有無疑問等。確認時需要注意的細節(jié)，如果領(lǐng)導布置的工作內(nèi)容很簡單，秘書可以直接去做;如果領(lǐng)導布置的工作內(nèi)容較多，秘書就需要復述一遍，復述時要精煉、條理，同時可加入自己的理解，準備采取的方法等;如果接到電話，除了記錄、復述，還要想到領(lǐng)導可能會問的問題，因此要問清對方的姓名、電話號碼。一項任務(wù)完成后秘書要及時向領(lǐng)導匯報，反饋工作的進度和結(jié)果這也是贏得領(lǐng)導信任的基本途徑。如果是以郵件形式布置的任務(wù)，那完成后記回復下郵件，答復工作完成的進度。反饋時需要注意的細節(jié);反饋也有緩急之分，一項工作的完成情況是否必須立即反饋領(lǐng)導，不是憑秘書的感覺，而是看領(lǐng)導對這件事的關(guān)注程度和這件事本身的緊爭程度。如每月員工報下月網(wǎng)絡(luò)情況,所有人報完后,秘書有必要將一個匯總情況給經(jīng)理看,經(jīng)理在最后報名期限截止前還可以做適當?shù)恼{(diào)整.這個就需要抓住這個時間點了晚了你想改也改不了了。二、實施落實階段的技巧1、不忘事、不誤事、做好事秘書工作無小事。要做到不忘事，可以做這樣一些工作;把文件夾分成“已處理”、“待辦”、“臨時”三種并貼上不同顏色的標簽;對重要文件加鎖保管并及時處理;準備一本記事本，每天下班前記錄次日要做的事，根據(jù)輕重緩急逐項完成;對重要性事務(wù)、周期性事務(wù)要提前記錄。如分行房租發(fā)票一般要兩至三個月開一次，這時間較長，你可能一忙就忘記了，這時你就有必要在你的手機設(shè)個提醒，或是在日歷上標個記號，到時就不忘事了。不誤事的秘訣是分清事情的輕重緩急，做事講究次序。秘書要根據(jù)輕重緩急決定工作次序，有條有理地進行。受制約的工作置于前，自己支配的工作置于后;如這個統(tǒng)計表格領(lǐng)導需要一個小時內(nèi)知道結(jié)果，那可以把自己整理檔案的事情先放一下，這個到月底前基本都可以。重大工作優(yōu)先考慮集中精力做;日常工作分散做。整段時間用于處理復雜的需連續(xù)進行的工作;零星時間用于處理簡單的可間斷的工作。例如補備這個事情，需要我們集中精力不能出錯的，那么就空出一段時間專心來完成，畢竟財務(wù)上的事馬虎不得的，而分行衛(wèi)生整理，郵箱的查閱，辦公用品訂購，分行飲用水訂購這些，你完全可以抽那么一些零散的幾分鐘就可以分段完成，也不會對整項事情有多大影響。秘書應(yīng)養(yǎng)成記錄工作時間使用情況的習慣，如星期一早的表格大約要花多少時間，每天盤點法律文書需時多少，辦公室整理要花多少時間，當你常握了這些平時的時間后，你就可以適當調(diào)整優(yōu)化，進一步提高工作效率。不忘事與不誤事都為做好事服務(wù)的，把每件事情做好才是秘書工作的最終目的。做好事要善于抓大放小，做好重要的事情，要用80%的精力做20%重要的事情，用20%的精力做80%不太重要的事情。對80%不太重要的事情要善于借助外力，如業(yè)務(wù)員常常問的一些問題，你可直接將問題整理好，打印張貼，再有人問可以讓他們自己查看，這樣省時省力，而且一目了然;要善于合理利用時間，性質(zhì)相同或相近的工作可以集中處理，如我們平時需要登記白聯(lián)的使用情況，那你可以收集好等你交財務(wù)前一天集中登記，黃聯(lián)回收在CTM登記這事情，也可以如法操作，這樣比你每次一有黃單或白聯(lián)就要長開系統(tǒng)登記更有效率，當然這對開票比較多的分行更明顯。2、秘書接受任務(wù)時，首先要分清是否是屬于自己職責范圍，是否是領(lǐng)導交辦的事。秘書應(yīng)做好該做的事，也要對不該做的事說“不”，要藝術(shù)性地學會拒絕。這不僅可以幫助對方掌握辦事規(guī)律，承擔應(yīng)負的責任，也可以保證全局工作的順利進行。但秘書還應(yīng)該明白，不該做的事并不等于“可以不做的事”，在分清職責的前提下，要善于幫助他人、與人合作、互助互通，學會平衡各種人際關(guān)系。準確是不失誤，及時是不耽誤。秘書不要過于糾結(jié)任務(wù)的最后期限，因為秘書隨時會接受新的任務(wù)，領(lǐng)導也隨時可能將工作的最后期限提前，使你措手不及。領(lǐng)導一般考慮的不是離最后期限你還有多少時間，而是在此前已經(jīng)給了你多少時間。所以作為秘書，你應(yīng)該盡量的提前完成你的工作，使你自己處在隨時都能接受新任務(wù)的狀態(tài)，這樣的人會是所有領(lǐng)導都歡迎的。辦公室秘書工作技巧篇3一、能力是基礎(chǔ)秘書工作是一個施展綜合才能的舞臺。我們寒窗苦讀來的知識，我們的應(yīng)變能力，我們的決斷力，我們的適應(yīng)力以及我們的協(xié)調(diào)能力將在這樣的一個舞臺上得以展示，所以，我認為綜合能力的具備是做好秘書工作的基礎(chǔ)。1、作為辦公室文秘人員，必須具備“專與廣”的知識。秘書工作沒有盲區(qū)，只要領(lǐng)導工作有可能涉及的領(lǐng)域，秘書就不能說“不”。比如，作為一名分管工業(yè)經(jīng)濟的政府領(lǐng)導的秘書，首先要具備作為秘書的一些基本素質(zhì)，如語言文字表達能力、文電處理能力、會務(wù)接待能力等。其次要熟悉工業(yè)經(jīng)濟、市場經(jīng)濟以及從國家到地方的相關(guān)政策法規(guī)、本地區(qū)經(jīng)濟運行狀況等方面的知識。不能說出話來、寫出文稿來處處是“雷區(qū)”、句句是“外行話”。再次要對除此以外的政治、歷史等其他領(lǐng)導工作可能涉及的領(lǐng)域有所了解。因此，秘書必須是多面手，不僅要對其他相關(guān)方面的知識有所了解，而且要做到廣。只專不廣或只廣不專都難以勝任秘書工作。2、具備良好的人際關(guān)系和協(xié)調(diào)能力秘書每天都要和上司、同事、來賓、部門等接觸和打交道，因此必須樂業(yè)敬群，以優(yōu)雅的舉止談吐和高素質(zhì)的涵養(yǎng)創(chuàng)造良好的人際關(guān)系，從這個意義上說，秘書應(yīng)當是一位出色的公關(guān)人員。特別是和領(lǐng)導的相處中，更應(yīng)該處理好自己和領(lǐng)導的關(guān)系。理順與領(lǐng)導的關(guān)系，尊重而不奉承吹捧，主動而不越位脫軌，服從而不盲從附和。秘書工作是上情下達、下情上報的樞紐，有調(diào)度、協(xié)調(diào)、綜合加工的作用。同時由于秘書往往跟領(lǐng)導走得很近，不僅在許多方面直接參與領(lǐng)導決策，而且還掌握著包括領(lǐng)導個人隱私的一些鮮為人知的秘密。所以，秘書在公共場合活動時要注意內(nèi)外有別、把握分寸，對什么該說什么不該說，必須心中有數(shù)，不能為了嘩眾取寵、一時興趣而口無遮攔。否則，不僅會泄露一些工作秘密，而且還可能損害領(lǐng)導者的形象，于工作、于己都不利。有人說秘書是領(lǐng)導的一面鏡子，不可避免要打上領(lǐng)導的烙印。在旁觀者眼里，秘書的言行舉止折映出領(lǐng)導的為人風格。因此，秘書謹言慎行，時刻牢記自己的一言一行不是個人行為，若行事只顧打自己的小算盤或借機謀利，就會不僅害了自己，誤了工作，幫了倒忙，也敗壞了領(lǐng)導的名聲，甚至會帶來嚴重后果。組織安排我們?yōu)轭I(lǐng)導服務(wù)，是信任，也是考驗。因此，要經(jīng)得住考驗，純凈自己的心靈，端正自己的人生觀。一個秘書要有清醒的政治頭腦，在重大原則和大是大非面前不能糊涂，不能人云亦云，更不能見風使舵，左右搖擺，隨隨便便發(fā)表議論。做秘書要打牢基礎(chǔ)，端正根本，“本立而道生?！币ㄟ^黨性鍛煉，來加強自身修養(yǎng)，堅定政治信念，牢固樹立起正確的世界觀，人生觀，價值觀，在關(guān)鍵時刻能審時度勢，看清方向，把握住自己，這是做秘書必備的首要素質(zhì)。二、態(tài)度是保障在工作中，不管做任何事，我們都應(yīng)該將心態(tài)回歸到零，把自己放空，抱著學習的態(tài)度，將每一次工作都視為新的開始，一段新的體驗，一扇成功的機會之門。如果視工作如雞肋，食之無味，棄之可惜，做得心不甘情不愿，于公于私都沒有裨益。所以我們對待工作的良好態(tài)度就是我們能夠好好工作的保障。工作態(tài)度是衡量一個工作人員是否敬業(yè)的重要標準，假如一個工作人員連基本的工作態(tài)度——熱愛本職工作、積極主動、有責任心、干事不拖拉都沒有的話，他又如何能對本職工作盡職盡責呢?在秘書這個職位上，大多是一些瑣碎重復的工作，因而秘書在工作中可能會遇到與上司溝通不好、上司給的某份工作感覺吃力、對瑣碎重復的工作感到怨煩等方面的挫折。古曰“天降大任于斯人也，必先苦其心志，勞其筋骨，餓其體膚，空乏其身，行拂亂其所為，增益其所不能?！庇龅酱煺蹠r應(yīng)進行冷靜分析，從客觀、主觀、目標、環(huán)境、條件等方面，找出受挫的原因，采取有效的補救措施。樹立一個辯證的挫折觀，經(jīng)常保持自信和樂觀的態(tài)度，要認識到正是挫折和教訓才使我們變得聰明和成熟，正是失敗本身才最終造就了成功。學會自我寬慰，能容忍挫折。要心懷坦蕩，情緒樂觀，發(fā)奮圖強。善于化壓力為動力，改變內(nèi)心的壓抑狀態(tài)，以求身心的輕松，從而讓目光面向未來。同時，讓而不爭，勤而不怨，盡心政務(wù)是秘書的本份。秘書熬夜守更，傷神累心是家常便飯，平時應(yīng)高標準，嚴要求，早來一點，晚走一步，多干一點，干好一點。工作不推三擋四，拈輕怕重，但凡定下來的事就要立說立行，說到做到，不能虎頭蛇尾，半途而廢。特別是接人待物，辦文辦會，處理公務(wù)，要精益求精，慎重周詳，抓綱舉目，不出紕漏。要牢固樹立愛崗敬業(yè)，無私奉獻精神，恪盡職守，兢兢業(yè)業(yè)，全身心投入到工作中去。單位是一條大河，我們是一條小河。積極努力，盡職盡責做好自己的工作，將工作視作最大樂趣，全身心投入工作之中，才會激發(fā)自己潛能，為單位多做貢獻，單位這條大河才會波濤洶涌，小河才不會干涸。每個人都渴望成功，然而，成功從來不是一蹴而就的，需要我們拼搏才會贏得。而這種拼搏動力來自于我們積極進取的心態(tài)，消極被動的態(tài)度是對單位不負責任，對自己的未來不負責任。單位和個人之間都是相輔相成的，單位和個人的利益是緊緊相連的，自己努力的付出，單位得到了發(fā)展，我們會得到豐厚的回報，同時自己也獲得了比物質(zhì)回報更加珍貴的東西：尊重。三、熱情是動力熱情是夢想飛行的必備燃料。這種燃料一旦被點燃，將讓你的引擎在飛行期間生氣勃勃地持續(xù)運轉(zhuǎn)。有史以來，熱情驅(qū)使著世界上最杰出的人士，為追求“自我實現(xiàn)”而在他迷戀的領(lǐng)域里達到人類成就的巔峰，同時推動社會的進步。如果你不能使自己的全部身心都投入到工作中去，你無論做什么工作，都可能淪為平庸之輩。成功與其說是取決于人的才能，不如說取決于人的熱忱。這個世界為那些真正具有責任感和自信心的人大開綠燈，到生命終結(jié)的時候，他們依然熱情不減當年。無論出現(xiàn)什么困難，無論前途看起來是多么的暗淡，他們總是相信能夠把心目中的理想圖景變成現(xiàn)實。如果不能使自己的全部身心都投入到工作中去，那么你無論做什么工作，都可能淪為平庸之輩。做事馬馬虎虎，只有在平平淡淡中了卻此生。如果是這樣，你的人生結(jié)局將和千百萬的平庸之輩一樣。一個人缺乏熱忱，一定是一個無精打采的人，即使所有的機會都來到身邊，也會稀里糊涂地把它們喪失殆盡。工作就是充滿熱情，工作就是付出努力。正是為了成就什么或獲得什么，我們才專注于什么，并在那個方面付出精力。從這個本質(zhì)的方面說，工作不是我們?yōu)榱酥\生才去做的事，而是我們用生命做的事，要做好工作，就一定要培養(yǎng)熱情工作的習慣。我們只有把工作當成一種樂趣，成為生活中的不可缺少的要素，才不會覺得有負擔，才能使人的思路敏捷充滿活力，精力充沛。緊張有序的工作環(huán)境，能充分調(diào)動人身上的各種積極因素，把人塑造得規(guī)范、強健、靈敏、富于理性。工作充滿快樂、壓力、拼搏、淚水……使人生變得豐富多彩，工作的成果不但為社會創(chuàng)造了價值，同時還為家庭創(chuàng)造了財富。工作就是讓人憑借熱情找到自己的智慧和潛能，發(fā)揮自身的才能，從而獲得自我價值，讓自己釋放著內(nèi)在的美和光亮。四、學習是源泉我們所擁有的能力，無論是創(chuàng)造力、決策力還是敏銳的洞察力，決非一開始就擁有，也不是一蹴而就，而是在長期的工作中學習得到的。作為秘書，更應(yīng)該不斷努力的學習“充電”，積極的“更新”自己的思想，站在改革發(fā)展的角度看問題，才能抓住全局，成為一名合格稱職的秘書。1、刻苦學習，努力提高文字水平。秘書一般不要求有倚馬萬言的才氣，但應(yīng)該有相當扎實的文字功底。秘書最忌諱不學無術(shù)，有為才有位，在學習上不能有絲毫懈怠，必須抓緊時間，刻苦鉆研，蓄勢待發(fā)。學習要珍分惜秒，知難而進，廣泛涉獵，博覽群書。最好多聯(lián)系思想和工作實際，學以致用。2、秘書要有豐盈的儲藏，必須在學習中積累?！疤觳旁谟诜e累”。要做一名合格的秘書，必須在積累材料上下一番苦功。一是思想觀點的積累。思想觀點具有繼承性，借鑒別人的東西，開闊自己的思維，豐富自己的頭腦。無論是看東西，還是聽講話，或者閑談，只要發(fā)現(xiàn)好的思想觀點，就隨時記下來，日積月累，就成為寫材料的良師益友;二是數(shù)據(jù)的積累。事實證明，數(shù)據(jù)是非常有價值的材料。所以要逐年積累，經(jīng)常分析、研究，一方面從中發(fā)現(xiàn)有價值的信息，另一方面恰當運用這些數(shù)據(jù)，使寫出來的材料更有說服力。三是正反典型的積累。典型具有多種功能，先進典型如同一面旗幟，給人以導向，給人以激勵，給人以啟迪，給人以示范，它是先進思想的凝聚，影響社會各個方面，感染力強。反面典型如同一面鏡子，給人以教訓，給人