辦公自動(dòng)化系統(tǒng)概要設(shè)計(jì)及及說(shuō)明書(shū)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)概要設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)XXXX信息產(chǎn)業(yè)有限責(zé)任公司200X年7月TOC\o"1-3"\h\z1引言 3編寫(xiě)目的 3背景 3定義 4參考資料 42總體設(shè)計(jì) 4需求規(guī)定 4運(yùn)行環(huán)境 4基本設(shè)計(jì)概念和處理流程 5概述 5BS結(jié)構(gòu)圖 5系統(tǒng)權(quán)限圖 5信息發(fā)布權(quán)限分析 6公文處理權(quán)限分析 7檔案管理權(quán)限分析 7會(huì)議管理權(quán)限分析 8、短信平臺(tái)權(quán)限分析 9、公共通訊錄權(quán)限分析 9、車(chē)輛管理權(quán)限分析 9系統(tǒng)結(jié)構(gòu) 9概述 9描述圖 103接口設(shè)計(jì) 10用戶接口 10外部接口 10內(nèi)部接口 104運(yùn)行設(shè)計(jì) 10運(yùn)行模塊組合 10運(yùn)行控制 11運(yùn)行時(shí)間 115系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 11邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)要點(diǎn) 11總體模塊權(quán)限數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯結(jié)構(gòu) 11個(gè)人辦公模塊數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯結(jié)構(gòu) 12公文處理模塊數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯結(jié)構(gòu) 13檔案管理模塊數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯結(jié)構(gòu) 13會(huì)議管理模塊數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯結(jié)構(gòu) 14短信平臺(tái)模塊數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯結(jié)構(gòu) 14公共通訊錄模塊數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯結(jié)構(gòu) 15車(chē)輛管理模塊數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯結(jié)構(gòu) 16信息發(fā)布模塊數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯結(jié)構(gòu) 16物理結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)要點(diǎn) 16總體模塊權(quán)限數(shù)據(jù)庫(kù)物理結(jié)構(gòu) 17個(gè)人辦公模塊數(shù)據(jù)庫(kù)物理結(jié)構(gòu)圖 18公文處理模塊數(shù)據(jù)庫(kù)物理結(jié)構(gòu)圖 19檔案管理模塊數(shù)據(jù)庫(kù)物理結(jié)構(gòu)圖 19會(huì)議管理模塊數(shù)據(jù)庫(kù)物理結(jié)構(gòu)圖 20短信平臺(tái)模塊數(shù)據(jù)庫(kù)物理結(jié)構(gòu)圖 20公共通訊錄模塊數(shù)據(jù)庫(kù)物理結(jié)構(gòu)圖 21車(chē)輛管理模塊數(shù)據(jù)庫(kù)物理結(jié)構(gòu)圖 22信息發(fā)布模塊數(shù)據(jù)庫(kù)物理結(jié)構(gòu) 236系統(tǒng)出錯(cuò)處理設(shè)計(jì) 23出錯(cuò)信息 23補(bǔ)救措施 23系統(tǒng)維護(hù)設(shè)計(jì) 231引言編寫(xiě)目的本說(shuō)明書(shū)是在充分理解系統(tǒng)需求分析基礎(chǔ)上，為詳細(xì)設(shè)計(jì)及編碼設(shè)計(jì)準(zhǔn)備的。是詳細(xì)設(shè)計(jì)和系統(tǒng)編碼的根據(jù)，同時(shí)也是與用戶進(jìn)行交流的文檔之一。本文檔的讀者為系統(tǒng)用戶，軟件設(shè)計(jì)師（詳細(xì)設(shè)計(jì)），程序開(kāi)發(fā)員，測(cè)試人員，售后技術(shù)支持人員等。背景本軟件的名稱(chēng)為：××生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)子系統(tǒng)；辦公自動(dòng)化（OfficeAutomation，簡(jiǎn)稱(chēng)OA）是70年代中期發(fā)達(dá)國(guó)家迅速發(fā)展起來(lái)的一門(mén)綜合性技術(shù)。是利用先進(jìn)的技術(shù)，使原本由人來(lái)具體實(shí)施的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，降低辦公成本，減少出錯(cuò)率，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)效率的目的。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷深入，XXXX信息中心作為一個(gè)傳統(tǒng)的政府部門(mén)，為順應(yīng)信息化潮流，加快自身發(fā)展，全面提高辦公效率，不失時(shí)機(jī)地提出了全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部辦公自動(dòng)化的要求，并選定四川XXXX信息產(chǎn)業(yè)有限責(zé)任公司作為本次辦公自動(dòng)化軟件的開(kāi)發(fā)商。本次調(diào)研工作是XXXX信息中心實(shí)施辦公自動(dòng)化第一個(gè)階段，也是對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能否成功實(shí)施具有決定影響的一步。本次調(diào)研工作是在前幾次基礎(chǔ)調(diào)研上的深入，由專(zhuān)門(mén)從事辦公自動(dòng)化工作的工程師和XXXX的分管領(lǐng)導(dǎo)、行政工作負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和各個(gè)科室、子公司相關(guān)人員共同完成定義定義說(shuō)明OA辦公自動(dòng)化（OfficeAutomation，簡(jiǎn)稱(chēng)OA）管理員（超級(jí)管理員）本文檔中一般指OA的超級(jí)管理員。擁有對(duì)本系統(tǒng)全權(quán)的管理權(quán)限。版塊管理權(quán)限負(fù)責(zé)系統(tǒng)一個(gè)或多個(gè)版塊管理的人子管理員由版塊管理員分配權(quán)限對(duì)版塊的部分功能進(jìn)行管理的人。（注：超級(jí)管理員同時(shí)能對(duì)此人進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。）參考資料列出有關(guān)的參考文件，如：招標(biāo)文件本項(xiàng)目需求分析編程指南。SueSpielman,MeerajKunnumpurath著，電子工業(yè)出版社。JSP實(shí)用案例教程。馮燕奎，趙德奎編著。清華大學(xué)出版社。軟件工程導(dǎo)論。張海潘編著。清華大學(xué)出版社。2總體設(shè)計(jì)需求規(guī)定請(qǐng)查看需求分析。運(yùn)行環(huán)境硬件環(huán)境：CPU主頻以上，內(nèi)存512兆以上。軟件環(huán)境：windows2000服務(wù)器版本或windowsxp及以上，及以上?；驹O(shè)計(jì)概念和處理流程概述1、本網(wǎng)站采用B/S模式，便于維護(hù)和信息傳遞，有方便，快捷，高效的優(yōu)點(diǎn)。B/S模型圖：2、本站采用超級(jí)管理員對(duì)各管理員分配各版塊管理權(quán)限，然后版塊管理員向其他管理子管理員分配更詳細(xì)的權(quán)限，來(lái)達(dá)到管理網(wǎng)站的目的。3、在功能方面實(shí)現(xiàn)下列功能可定制組織機(jī)構(gòu)、表單格式、工作流程、文件管理體系、訪問(wèn)權(quán)限、打印和統(tǒng)計(jì)全面提供自定義?？梢?guī)劃可根據(jù)單位的具體情況規(guī)劃系統(tǒng)應(yīng)用?？晒芾砉ぷ鞣峙浜蜋?quán)限設(shè)置更清晰。事找人為領(lǐng)導(dǎo)和辦公人員提供一個(gè)集中辦理工作的窗口?？蓴U(kuò)展模塊化設(shè)計(jì)，標(biāo)準(zhǔn)接口，設(shè)計(jì)開(kāi)放，全方位定制，全面支持二次開(kāi)發(fā)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)架構(gòu)圖資產(chǎn)管理資產(chǎn)管理功能資產(chǎn)管理對(duì)企業(yè)內(nèi)部所有有價(jià)值的資產(chǎn)（固定資產(chǎn)，無(wú)形資產(chǎn)）進(jìn)行規(guī)范化的管理，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的申購(gòu)、借用、盤(pán)點(diǎn)、出入庫(kù)等相關(guān)功能，跟蹤資產(chǎn)整個(gè)生命周期內(nèi)的使用情況，并提供多種角度的對(duì)資產(chǎn)的分析。資產(chǎn)管理包括固定資產(chǎn)參數(shù)設(shè)置、固定資產(chǎn)管理、固定資產(chǎn)查詢、固定資產(chǎn)折舊等?？膳渲霉潭ㄙY產(chǎn)的折算參數(shù)，新建、修改、減少固定資產(chǎn)，形成統(tǒng)一規(guī)范的固定資產(chǎn)信息庫(kù)，進(jìn)行資產(chǎn)的折舊處理，并可對(duì)資產(chǎn)的情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、查詢。全面監(jiān)控企業(yè)的固定資產(chǎn)情況。資產(chǎn)管理可以方便查詢資產(chǎn)的當(dāng)前價(jià)值和歷史價(jià)值，通過(guò)資產(chǎn)領(lǐng)用責(zé)任到人的設(shè)計(jì)，可以明確使用責(zé)任人，有效杜絕資產(chǎn)流失。資產(chǎn)管理的設(shè)備儀器管理功能，可對(duì)設(shè)備儀器進(jìn)行登記和使用預(yù)約，實(shí)現(xiàn)設(shè)備儀器使用的合理統(tǒng)籌安排，提高設(shè)備儀器的使用效率。企業(yè)資產(chǎn)管理資產(chǎn)管理由資產(chǎn)檔案管理、使用歸還管理、查詢統(tǒng)計(jì)等功能?？梢允构芾碚唠S時(shí)對(duì)單位內(nèi)部資產(chǎn)分布情況、使用情況做到一目了然。通過(guò)資產(chǎn)領(lǐng)用責(zé)任到人的設(shè)計(jì)，可以明確使用責(zé)任人，有效杜絕資產(chǎn)流失。設(shè)備儀器管理設(shè)備儀器管理對(duì)公用的設(shè)備和儀器提供一個(gè)統(tǒng)籌的管理，提高設(shè)備的利用率、避免設(shè)備使用沖突。通過(guò)設(shè)備使用的登記、使用、歸還和預(yù)約登記，實(shí)現(xiàn)設(shè)備合理的使用安排。提供設(shè)備儀器的詳細(xì)的日程記錄。辦公用品管理對(duì)辦公用戶的采購(gòu)、借用、領(lǐng)用進(jìn)行登記和管理。支持辦公用品類(lèi)別統(tǒng)計(jì)，部門(mén)統(tǒng)計(jì)，時(shí)間段統(tǒng)計(jì)。支持庫(kù)存報(bào)警功能。領(lǐng)用管理：對(duì)于需要對(duì)辦公用品進(jìn)行領(lǐng)用的用戶，通過(guò)在線查詢、提交申請(qǐng)、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批、出庫(kù)登記完成對(duì)辦公用品領(lǐng)用的全流程管理。先進(jìn)準(zhǔn)確的移動(dòng)庫(kù)存計(jì)算辦法，可準(zhǔn)確的記錄相關(guān)費(fèi)用，自動(dòng)完成庫(kù)存增減。統(tǒng)計(jì)查詢：各級(jí)管理者可通過(guò)部門(mén)、時(shí)間段、類(lèi)別等不同口徑進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)查詢。對(duì)于辦公用品庫(kù)存情況、領(lǐng)用情況、采購(gòu)情況進(jìn)行管理。有效減少庫(kù)存浪費(fèi)、合理監(jiān)控相關(guān)費(fèi)用。圖書(shū)管理/資料管理圖書(shū)管理，主要管理公司的圖書(shū)、光盤(pán)、雜志資料等等。通過(guò)系統(tǒng)建立資料管理檔案，用戶進(jìn)行資料借閱的在線申請(qǐng)、回復(fù)、借出登記、歸還登記等全自動(dòng)操作。資料管理擺脫了傳統(tǒng)的手工管理效率低下，查找煩瑣等弊端，方便了單位員工對(duì)于各類(lèi)資料的借閱操作，提高了內(nèi)部資料的利用率。同時(shí)提供的借閱統(tǒng)計(jì)、缺庫(kù)登記等功能，對(duì)于資料管理工作提供了有效補(bǔ)充，可以快速準(zhǔn)確的了解各類(lèi)資料的使用情況，獲得缺庫(kù)信息。車(chē)輛管理車(chē)輛管理對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的車(chē)輛進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括車(chē)輛的基本信息、使用信息、維修信息、油耗信息等，用車(chē)申請(qǐng)和維修申請(qǐng)?jiān)趥€(gè)人事務(wù)中進(jìn)行，在審批登記模塊中完成相應(yīng)的審批登記處理。車(chē)輛檔案：對(duì)于單位內(nèi)部車(chē)輛建立相應(yīng)的車(chē)輛檔案，詳細(xì)記錄購(gòu)買(mǎi)情況，車(chē)輛情況。用車(chē)管理：對(duì)于出車(chē)情況建立申請(qǐng)、審批、登記的流程化管理制度，對(duì)車(chē)輛使用進(jìn)行合理安排，可以有效提高車(chē)輛的利用率。補(bǔ)貼管理：對(duì)于出車(chē)司機(jī)的補(bǔ)貼情況進(jìn)行登記管理。使管理者對(duì)于補(bǔ)貼費(fèi)用情況一目了然。維修管理：對(duì)于車(chē)輛維修的情況進(jìn)行登記管理。便于對(duì)于車(chē)輛維護(hù)情況的了解。同時(shí)對(duì)于維修費(fèi)用情況可以做到清晰、準(zhǔn)確。資產(chǎn)管理的審批表單資產(chǎn)管理的審批表單主要有：設(shè)備預(yù)約(申請(qǐng))登記會(huì)議室預(yù)約(申請(qǐng))登記用車(chē)申請(qǐng)辦公用品領(lǐng)用(申請(qǐng))登記借書(shū)登記(申請(qǐng))辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的模塊和功能:人事管理人力資源是對(duì)組織中的人事工作進(jìn)行管理：括人員的基本信息、履歷信息管理、人員的調(diào)動(dòng)分配、人員信息查詢統(tǒng)計(jì)、績(jī)效考核、培訓(xùn)等。人力資源管理除了傳統(tǒng)的人力資源管理的功能外，更為重要的是通過(guò)與其他模塊的協(xié)同工作，實(shí)現(xiàn)人力資源管理的全方位化和個(gè)性化。集中的工作信息：在OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，如果找到某一個(gè)員工，那么這個(gè)員工在公司內(nèi)的所有痕跡都能被提取出來(lái)，例如有關(guān)的文檔，客戶，資產(chǎn)，產(chǎn)品，服務(wù)，項(xiàng)目，工作任務(wù)以及有關(guān)的財(cái)務(wù)信息在相關(guān)權(quán)限控制下展現(xiàn)在你的面前，為科學(xué)的分析人員的情況，制訂人力資源策略提供強(qiáng)大的工具。人事管理功能部門(mén)管理制定企業(yè)的組織架構(gòu)，指定架構(gòu)各級(jí)的負(fù)責(zé)人（經(jīng)理）。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支持使用企業(yè)的組織架構(gòu)來(lái)設(shè)計(jì)流程、創(chuàng)建文件庫(kù)、指定作業(yè)對(duì)象等設(shè)計(jì)，可極大提高系統(tǒng)的靈活程度。例如，用款申請(qǐng)需要財(cái)務(wù)經(jīng)理審批，可直接指定財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人，無(wú)需要指定具體的經(jīng)理人，這樣，即使成員發(fā)生職務(wù)調(diào)動(dòng)，也不會(huì)影響流程的正確執(zhí)行。成員管理管理系統(tǒng)成員的資料，系統(tǒng)成員資料主要包括：登錄名、密碼、姓名、性別、所屬部門(mén)等后臺(tái)的系統(tǒng)成員用戶由系統(tǒng)管理員注冊(cè)，由系統(tǒng)管理員賦予相應(yīng)權(quán)限后方可登錄進(jìn)入系統(tǒng)系統(tǒng)管理員有權(quán)添加、刪除系統(tǒng)成員，也可屏蔽系統(tǒng)成員使用權(quán)限會(huì)員可自行維護(hù)個(gè)人注冊(cè)信息，可對(duì)個(gè)人注冊(cè)信息進(jìn)行修改和刪除，如遺忘密碼可在線查詢密碼。人事檔案管理人事檔案管理所有人事資料。歸口的人員信息按類(lèi)型部門(mén)職務(wù)、學(xué)歷等分類(lèi)。按各部門(mén)的人才分布狀況，生成組織人才結(jié)構(gòu)比例，及人力資產(chǎn)比例。根據(jù)需要查索各類(lèi)人員的基本情況。離職調(diào)任人員的自動(dòng)調(diào)整。人事調(diào)動(dòng)管理根據(jù)企業(yè)情況確定崗位職等。根據(jù)組織結(jié)構(gòu)確定職務(wù)職能名稱(chēng)。作為勞動(dòng)報(bào)酬和任用、考核晉升、調(diào)配獎(jiǎng)懲職工的依據(jù)?？记诠芾砜记诠芾砉δ馨ǎ赫?qǐng)假、銷(xiāo)假、銷(xiāo)假核準(zhǔn)、加班確認(rèn)、加班核準(zhǔn)、生成考勤統(tǒng)計(jì)、考勤統(tǒng)計(jì)查詢、個(gè)人考勤信息查詢、全部考勤信息查詢、考勤參數(shù)維護(hù)、休息日設(shè)置、請(qǐng)假類(lèi)別字典維護(hù)?？记诠芾砜缮煽记诮y(tǒng)計(jì)、考勤統(tǒng)計(jì)查詢、員工考勤信息查詢、單位考勤信息查詢等?？记诠芾淼膶徟?qǐng)假單、加班申請(qǐng)審批可使用定義流程在辦公事務(wù)中按工作流程執(zhí)行?？记诠芾砜梢詫?shí)現(xiàn)與其它考勤系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接（如：打卡式考勤機(jī)...）。根據(jù)各部門(mén)實(shí)際性情況任意設(shè)計(jì)班次，對(duì)每日各員工的考勤情況作具體記載，包括出差、加班、休假、遲到、早退等，每月自動(dòng)生成統(tǒng)計(jì)表，為工資計(jì)算提供考勤數(shù)據(jù)，此處，提供對(duì)不同考勤的數(shù)據(jù)接口。招聘管理部門(mén)的崗位需求登記、審批流程。發(fā)布招聘信息，以不同職位、人數(shù)而選擇不同招聘方式把信息發(fā)出去。隨時(shí)顯示職位空缺信息，針對(duì)不同的職位空缺，提供基本信息、職位說(shuō)明、對(duì)職位的具體要求、申請(qǐng)?jiān)撀毴貍錀l件等的管理。分類(lèi)建立應(yīng)聘人員檔案庫(kù)，便于查詢檢索。可根據(jù)自定義規(guī)則批量安排面試時(shí)間，相關(guān)人員面試后評(píng)價(jià)自動(dòng)存儲(chǔ)并匯總到人力資源部門(mén)。錄用人員數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)人員工信息庫(kù)。未錄用人員轉(zhuǎn)入后備人才庫(kù)，以備今后查詢。勞動(dòng)合同管理內(nèi)建各種不同合同版本，供訂立，變更解除，批轉(zhuǎn)。勞動(dòng)合同同分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，并轉(zhuǎn)入檔案等模塊。合同到期自動(dòng)提示。人事審批申請(qǐng)表單人事管理的審批表單主要有：請(qǐng)假申請(qǐng)和審批加班申請(qǐng)和審批調(diào)動(dòng)、加薪、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)辭職申請(qǐng)出差登記培訓(xùn)登記崗位需求登記員工投訴建議設(shè)立員工投訴建議信箱。對(duì)投訴建議自動(dòng)分類(lèi)，緊急情況提示。分析歸類(lèi)，并列出目前員工反映焦點(diǎn)問(wèn)題。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的模塊和功能:考勤管理與個(gè)人考勤相結(jié)合，方便管理者查看考勤的情況，掌握員工的動(dòng)向。包括今日考勤，即查看當(dāng)日人員上下班、外出、請(qǐng)假、出差情況；今日外出批示，即顯示申請(qǐng)外出人員、外出原因，并進(jìn)行外出申請(qǐng)的審批；請(qǐng)假批示；考勤記錄查詢與管理；并可根據(jù)各種條件生成考勤報(bào)表和明細(xì)?？记诘慕y(tǒng)計(jì)可自動(dòng)與工資計(jì)算結(jié)合，每個(gè)自動(dòng)匯總?？记诠芾砉δ芸记诮y(tǒng)計(jì)報(bào)表提供宏觀面上的考勤統(tǒng)計(jì)，對(duì)缺席請(qǐng)假的員工、所屬部門(mén)、事由、缺勤天數(shù)等進(jìn)行分析以便作出相應(yīng)的措施導(dǎo)入考勤機(jī)數(shù)據(jù)考勤功能可導(dǎo)入考勤機(jī)數(shù)據(jù)，支持各種常見(jiàn)的考勤機(jī)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的模塊和功能:車(chē)輛管理對(duì)企業(yè)的車(chē)輛建立統(tǒng)一的信息庫(kù)，并實(shí)時(shí)跟蹤使用情況。包括車(chē)輛使用申請(qǐng)?zhí)峤缓蛯徟?chē)輛申請(qǐng)分類(lèi)管理，車(chē)輛使用情況查詢，車(chē)輛維護(hù)記錄添加和查詢等功能。車(chē)輛管理功能辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的模塊和功能:郵件系統(tǒng)郵件系統(tǒng)基于內(nèi)部網(wǎng)的郵件系統(tǒng)辦公自動(dòng)化郵件系統(tǒng)模塊圖郵件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部、外部郵件收發(fā)功能。與日常使用普通Outlook、Foxmail或Gmail、MSN等常見(jiàn)的郵件收發(fā)方式有顯著的不同：本系統(tǒng)除了實(shí)現(xiàn)內(nèi)、外郵件的收發(fā)外，關(guān)鍵是實(shí)現(xiàn)郵件信息的與內(nèi)部系統(tǒng)的事務(wù)相關(guān)聯(lián)，并實(shí)現(xiàn)郵件信息的共享。使用數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一存儲(chǔ)郵件，收發(fā)的郵件自動(dòng)與客戶目錄、聯(lián)系人目錄、訂單、采購(gòu)單、項(xiàng)目等系統(tǒng)內(nèi)部表記錄關(guān)聯(lián)起來(lái)。郵件系統(tǒng)的信息共享：避免因某個(gè)成員請(qǐng)假或其他原因造成客戶郵件丟失或工作停頓的風(fēng)險(xiǎn)。郵件系統(tǒng)的工作協(xié)同：與外部的郵件通常是一項(xiàng)事務(wù)（如報(bào)價(jià)、服務(wù)、咨詢等事務(wù)），統(tǒng)一的郵件系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)事務(wù)過(guò)程的跟蹤、記錄和協(xié)調(diào)。郵件系統(tǒng)支持使用郵件模板和群發(fā)，模板可實(shí)現(xiàn)郵件內(nèi)容和格式的規(guī)范，群發(fā)可方便向客戶或指定的內(nèi)部、外部對(duì)象組發(fā)送單一或批量的郵件。內(nèi)部郵件可用于內(nèi)部信息傳遞，以及系統(tǒng)工作通知的手段，適合企業(yè)用戶上傳、互傳文件或信息。由于強(qiáng)調(diào)協(xié)作共享，因此不能對(duì)郵件的私密內(nèi)容提供保障。郵件系統(tǒng)功能公共郵件管理通過(guò)公司郵箱的設(shè)置企業(yè)對(duì)象的共用郵箱，使用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)收取的公用的郵件，置于共享文件夾內(nèi)，使用人員可收查郵件轉(zhuǎn)入自己的文件夾保存。公共郵件使用數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一存儲(chǔ)郵件，收發(fā)的郵件自動(dòng)與客戶目錄、聯(lián)系人目錄、訂單、采購(gòu)單、項(xiàng)目等系統(tǒng)內(nèi)部表記錄關(guān)聯(lián)起來(lái)，從而避免因某個(gè)成員請(qǐng)假或其他原因造成客戶郵件丟失或工作停頓的風(fēng)險(xiǎn)。公共郵件管理可實(shí)現(xiàn)企業(yè)的郵件的統(tǒng)一管理，并與作業(yè)流程關(guān)聯(lián)（如可以與經(jīng)辦人關(guān)聯(lián)），使客戶的來(lái)信得到及時(shí)的回復(fù)、辦理，從而提高業(yè)務(wù)成功率、提高服務(wù)質(zhì)量。電子郵件模板電子郵件模板有兩種應(yīng)用模式：一種是郵件格式模板，此方式與日常使用的郵件/文檔模板相同。另一種是按某個(gè)主題寫(xiě)好的郵件模板，如“技術(shù)支持”、“產(chǎn)品報(bào)價(jià)”，發(fā)送郵件時(shí)只需要填寫(xiě)少量的空白即可發(fā)送。在模板應(yīng)用中，系統(tǒng)可自動(dòng)替換一些參數(shù)，如收件人、發(fā)件人、日期、收件單位、主題詞，等，因此該方式也適用于批量發(fā)送郵件。群發(fā)電子郵件OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支持群發(fā)電子郵件，群發(fā)時(shí)，收件人收到的郵件不會(huì)顯示自己以外的收件人的信息。群發(fā)可以使用模板，系統(tǒng)可自動(dòng)替換如收件人、發(fā)件人、日期、收件單位、主題詞，等字段的內(nèi)容。群發(fā)對(duì)象可以使用高級(jí)搜索功能，該功能還可以將結(jié)果保存下來(lái)供下次群發(fā)時(shí)調(diào)用。批量生成個(gè)性信函賀卡OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)系統(tǒng)支持服務(wù)端繪圖功能，可用來(lái)批量生成賀卡。發(fā)送個(gè)性化信函或賀卡前，需要指定或上傳模板，系統(tǒng)可自動(dòng)根據(jù)對(duì)象參數(shù)（如姓名、職務(wù)等）為每個(gè)對(duì)象生成不同標(biāo)題的圖片或富文本格式的郵件。該方式也適用于批量發(fā)送郵件。電子郵件轉(zhuǎn)為銷(xiāo)售機(jī)會(huì)、客戶反饋在OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，收到電子郵件后，可指定相應(yīng)的辦理事項(xiàng)，使郵件成為一項(xiàng)銷(xiāo)售機(jī)會(huì)、一個(gè)客戶反饋、一個(gè)服務(wù)請(qǐng)求。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可根據(jù)指定的作業(yè)流程指派辦理對(duì)象和辦理流程，從而提高業(yè)務(wù)成功率、提高服務(wù)質(zhì)量。對(duì)于不能自動(dòng)分配對(duì)象的郵件，業(yè)務(wù)人員可以使用競(jìng)爭(zhēng)方式取得辦理權(quán)限，系統(tǒng)會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)人員的辦理業(yè)績(jī)做出跟蹤統(tǒng)計(jì)。電子郵件自動(dòng)回復(fù)可以對(duì)同一個(gè)主題的郵件執(zhí)行批量回復(fù)，以提高作業(yè)效率。如有幾封咨詢郵件詢問(wèn)某產(chǎn)品的價(jià)格，這種情況就可以進(jìn)行自動(dòng)成批回復(fù)。個(gè)人郵件管理通過(guò)公司郵箱的設(shè)置企業(yè)對(duì)象的共用郵箱，使用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)收取的公用的郵件，置于共享文件夾內(nèi)，使用人員可收查郵件轉(zhuǎn)入自己的文件夾保存。公共郵件使用數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一存儲(chǔ)郵件，收發(fā)的郵件自動(dòng)與客戶目錄、聯(lián)系人目錄、訂單、采購(gòu)單、項(xiàng)目等系統(tǒng)內(nèi)部表記錄關(guān)聯(lián)起來(lái)，從而避免因某個(gè)成員請(qǐng)假或其他原因造成客戶郵件丟失或工作停頓的風(fēng)險(xiǎn)。公共郵件管理可實(shí)現(xiàn)企業(yè)的郵件的統(tǒng)一管理，并與作業(yè)流程關(guān)聯(lián)（如可以與經(jīng)辦人關(guān)聯(lián)），使客戶的來(lái)信得到及時(shí)的回復(fù)、辦理，從而提高業(yè)務(wù)成功率、提高服務(wù)質(zhì)量。BS結(jié)構(gòu)圖DBMSDBMSWeb層業(yè)務(wù)邏輯層查詢,瀏覽,申請(qǐng)?zhí)幚碚?qǐng)求查詢結(jié)果返回響應(yīng)請(qǐng)求返回信息用戶界面層系統(tǒng)權(quán)限圖圖1、超級(jí)管理員權(quán)限圖超級(jí)管理員超級(jí)管理員用戶管理板塊管理用戶增刪(包括板塊和子管理員)權(quán)限分配單位管理讀/寫(xiě)權(quán)限對(duì)欄目設(shè)置權(quán)限設(shè)置欄目圖2、板塊管理員權(quán)限圖板塊管理員板塊管理員用戶管理板塊管理用戶增刪(子管理員)權(quán)限分配讀/寫(xiě)權(quán)限對(duì)欄目設(shè)置權(quán)限設(shè)置欄目圖3、子管理員權(quán)限圖子管理員子管理員用戶管理(對(duì)自己的信息進(jìn)行設(shè)置)板塊管理(對(duì)自己擁有權(quán)限的板塊里的功能進(jìn)行管理)信息發(fā)布權(quán)限分析經(jīng)過(guò)對(duì)需求分析的總結(jié)，得到信息發(fā)布模塊涉及到的權(quán)限問(wèn)題如下圖示：信息發(fā)布模塊權(quán)限圖信息發(fā)布模塊權(quán)限信息發(fā)布模塊權(quán)限發(fā)布權(quán)限網(wǎng)站管理權(quán)系統(tǒng)管理權(quán)關(guān)于權(quán)限的描述：1、發(fā)布權(quán)限：擁有某個(gè)欄目發(fā)布權(quán)限的子管理員可以在這個(gè)欄目發(fā)布信息。（注：超級(jí)管理員和信息發(fā)布板塊管理員默認(rèn)擁有這個(gè)權(quán)限，可以刪除。子管理員默認(rèn)沒(méi)有這個(gè)權(quán)限。）2、網(wǎng)站管理權(quán)：擁有這個(gè)權(quán)限的人可以對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行管理，包括網(wǎng)站欄目的設(shè)置同時(shí)設(shè)置子管理員對(duì)這個(gè)板塊的發(fā)布權(quán)限，網(wǎng)站連接的管理等等，請(qǐng)見(jiàn)需求分析的信息發(fā)布模塊層次方框圖。（注：超級(jí)管理員和信息發(fā)布板塊管理員默認(rèn)擁有這個(gè)權(quán)限，可以刪除。子管理員默認(rèn)沒(méi)有這個(gè)權(quán)限。）3、系統(tǒng)管理權(quán)：擁有這個(gè)權(quán)限的人可以分配這個(gè)板塊的板塊管理員還可以對(duì)本板塊的參數(shù)進(jìn)行設(shè)置。公文處理權(quán)限分析檔案管理權(quán)限分析自然語(yǔ)言描述：本板塊還是涉及到超級(jí)管理員、板塊管理員、子管理員的權(quán)限。(基本上以下各個(gè)模塊都涉及到這個(gè)權(quán)限，在下面將不再描述，見(jiàn)信息發(fā)布權(quán)限分析)。檔案管理包括目錄、檔案、卷內(nèi)的權(quán)限方面的設(shè)計(jì)。權(quán)限方面包括：查看權(quán)限，管理權(quán)限。板塊管理員創(chuàng)建根目錄，同時(shí)給根目錄設(shè)置子管理員（可以設(shè)置此管理員是否統(tǒng)一下級(jí)目錄管理權(quán)限）。術(shù)語(yǔ)定義表定義說(shuō)明查看權(quán)限包括目錄、檔案、卷內(nèi)的查看權(quán)限管理權(quán)限對(duì)目錄、檔案、卷內(nèi)的創(chuàng)建、編輯、刪除權(quán)限統(tǒng)一下級(jí)目錄管理權(quán)限對(duì)下級(jí)目錄統(tǒng)一為所有人都能管理（注：這里的所有人是指擁有上級(jí)目錄權(quán)限的人）檔案管理權(quán)限圖檔案管理檔案管理查看權(quán)限管理權(quán)限目錄查看權(quán)限檔案查看權(quán)限卷內(nèi)查看權(quán)限目錄管理權(quán)限檔案管理權(quán)限卷內(nèi)管理權(quán)限注：擁有目錄查看權(quán)才能擁有下級(jí)的檔案查看權(quán)、擁有檔案查看權(quán)才能擁有卷內(nèi)查看權(quán)。管理權(quán)也是一樣。會(huì)議管理權(quán)限分析自然語(yǔ)言描述：會(huì)議管理權(quán)限分為會(huì)議申請(qǐng)權(quán)限、會(huì)議管理權(quán)限、會(huì)議查看權(quán)限，各自定義如下圖：定義說(shuō)明會(huì)議申請(qǐng)權(quán)限可以申請(qǐng)會(huì)議會(huì)議管理權(quán)限可以管理會(huì)議，對(duì)向自己申請(qǐng)的會(huì)議進(jìn)行批準(zhǔn)，只能查看向自己申請(qǐng)的會(huì)議會(huì)議查看權(quán)限可以查看所有會(huì)議板塊管理員指定這些權(quán)限到子管理員。會(huì)議申請(qǐng)權(quán)限的人向會(huì)議管理權(quán)限的人提出會(huì)議申請(qǐng)的請(qǐng)求。會(huì)議管理權(quán)限的人可以批準(zhǔn)向自己申請(qǐng)的會(huì)議。擁有會(huì)議查看權(quán)限的人能夠查看所有會(huì)議。會(huì)議權(quán)限功能示圖會(huì)議申請(qǐng)人會(huì)議申請(qǐng)人會(huì)議批準(zhǔn)人會(huì)議查看人自己申請(qǐng)的會(huì)議自己批準(zhǔn)的會(huì)議所有批準(zhǔn)的會(huì)議自己還未批的會(huì)議所有還未批的會(huì)議、短信平臺(tái)權(quán)限分析短信平臺(tái)板塊管理員給用戶增加發(fā)信息的虛擬貨幣，給其他人員分配本板塊的管理權(quán)限。設(shè)置透支方面的信息。、公共通訊錄權(quán)限分析板塊管理員添加本板塊子管理，他們可以添加刪除公共通信錄里面的東西。個(gè)人自己管理自己的個(gè)人通信錄。、車(chē)輛管理權(quán)限分析板塊管理員增加車(chē)輛管理員、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)概述本節(jié)用一覽表及框圖的形式說(shuō)明本系統(tǒng)的系統(tǒng)元素（各層模塊、子程序、公用程序等）的劃分，扼要說(shuō)明每個(gè)系統(tǒng)元素的標(biāo)識(shí)符和功能，分層次地給出各元素之間的控制與被控制關(guān)系.本系統(tǒng)分為19個(gè)模塊，這19個(gè)模塊系統(tǒng)管理員可以分配到不同的大分類(lèi)下面（大分類(lèi)可自己定義）。描述圖圖1、分類(lèi)示例圖個(gè)人辦公個(gè)人辦公站點(diǎn)管理等等。。。。個(gè)人辦公信息發(fā)布短信平臺(tái)電子刊物等等。。。等等。。。3接口設(shè)計(jì)用戶接口說(shuō)明將向用戶提供的命令和它們的語(yǔ)法結(jié)構(gòu)，以及軟件的回答信息。外部接口說(shuō)明本系統(tǒng)同外界的所有接口的安排包括軟件與硬件之間的接口、本系統(tǒng)與各支持軟件之間的接口關(guān)系。內(nèi)部接口說(shuō)明本系統(tǒng)之內(nèi)的各個(gè)系統(tǒng)元素之間的接口的安排。4運(yùn)行設(shè)計(jì)運(yùn)行模塊組合說(shuō)明對(duì)系統(tǒng)施加不同的外界運(yùn)行控制時(shí)所引起的各種不同的運(yùn)行模塊組合，說(shuō)明每種運(yùn)行所歷經(jīng)的內(nèi)部模塊和支持軟件。運(yùn)行控制說(shuō)明每一種外界的運(yùn)行控制的方式方法和操作步驟。運(yùn)行時(shí)間說(shuō)明每種運(yùn)行模塊組合將占用各種資源的時(shí)間。5系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)要點(diǎn)給出本系統(tǒng)內(nèi)所使用的每個(gè)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的名稱(chēng)、標(biāo)識(shí)符以及