工作分析工作說明書與工作規(guī)范

在人力資源管理中，工作剖析、工作說明書與工作規(guī)范的設(shè)計(jì)是一項(xiàng)特別重要的工作。工作剖析是確立達(dá)成各項(xiàng)工作所需技術(shù)、責(zé)任和知識(shí)的系統(tǒng)過程。它是一種重要而一般的人力資源管理技術(shù)。工作剖析的目的是為認(rèn)識(shí)決以下個(gè)重要的問題：工人達(dá)成什么樣的體力和腦力勞動(dòng)？工作將在什么時(shí)候達(dá)成？工作將在哪里達(dá)成？工人怎樣達(dá)成此項(xiàng)工作？為何要達(dá)成此項(xiàng)工作？達(dá)成工作需要哪些條件？以下三種狀況才需要工作剖析。第一，當(dāng)新組織成立，工作剖析初次被正式引進(jìn)；第二，當(dāng)新的工作產(chǎn)生時(shí)；第三，當(dāng)工作因?yàn)樾录夹g(shù)、新方法、新工藝新系統(tǒng)的產(chǎn)生而發(fā)生重要變化時(shí)。當(dāng)工作性質(zhì)發(fā)生變化時(shí)，最需要進(jìn)行工作剖析。工作剖析可幫助組織覺察環(huán)境正發(fā)生變化這一事實(shí)工作說明書是一份供給相關(guān)任務(wù)、職責(zé)信息的文件（工作的內(nèi)容是什么）。工作規(guī)范包含了一個(gè)人達(dá)成某項(xiàng)工作所必備的基本素質(zhì)和條件（雇用什么樣的人來從事這一工作）。假如招聘者不知道勝任某項(xiàng)工作所一定的資格條件，那么職工的招聘和選擇就將是漫無目的的。假如缺乏合時(shí)的工作說明和工作規(guī)范，就會(huì)在沒有一個(gè)清楚的指導(dǎo)性文件的狀況下去招聘、選擇職工，而這樣做的結(jié)果將是很糟的。實(shí)質(zhì)上，當(dāng)公司在獲得原資料、供貨或設(shè)施這些資源時(shí)，這類做法也是未曾聽聞的。比如。即便在訂購一臺(tái)復(fù)印機(jī)時(shí)，采買部門往常也會(huì)提出精準(zhǔn)的說明。自然，在追求公司最有價(jià)值的財(cái)產(chǎn)（人力資源）時(shí)，也應(yīng)采納相同的邏輯。工作規(guī)范中的信息在確立人力資源開發(fā)需求方面常常是很實(shí)用的。假如工作規(guī)范指出某項(xiàng)工作需要特別的知識(shí)、技術(shù)或能力，而在該職位上的人又不具備所要求的條件，那么培訓(xùn)和開發(fā)可能就是不用要的了。這類培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)旨在幫助工人執(zhí)行現(xiàn)有工作說明所規(guī)定的職責(zé)，并且?guī)椭麄優(yōu)樯w到更高的工作職位做好準(zhǔn)備。至于績效評(píng)論，應(yīng)依據(jù)職工達(dá)成工作說明中規(guī)定的職責(zé)的利害進(jìn)行。假如一名經(jīng)理評(píng)論職工依據(jù)的不是工作說明中包含的因素，則這類評(píng)論在很大程度上就會(huì)帶有不公正性作為一名主管人員或人事管理專業(yè)人員，你往常需要經(jīng)過進(jìn)行工作剖析來收集以下的某一類或某幾類信息：、工作活動(dòng)。、工作中人的行為。、工作中所使用的機(jī)器、工具、設(shè)施以其余協(xié)助工作器具。工作的績效標(biāo)準(zhǔn)。、工作背景。、工作對(duì)人的要求。你所進(jìn)行的工作剖析（不是依據(jù)那些雇員自己報(bào)告說他們的工作職責(zé)有哪些，而是依據(jù)你自己對(duì)這些工作應(yīng)當(dāng)達(dá)成哪些任務(wù)的認(rèn)識(shí)所做出的判斷）就發(fā)現(xiàn)了一些一定被分派到人頭上但卻被全部人都忽視了的職責(zé)。像這一類被忽視的工作職責(zé)常常能夠經(jīng)過工作剖析被發(fā)掘出來。這樣，工作剖析在拯救可能所以（如沒有人對(duì)庫存管理負(fù)責(zé)）而造成的嚴(yán)重結(jié)果方面便可以起到踴躍的作用。在做工作剖析時(shí)，應(yīng)當(dāng)依照以下六個(gè)步驟來進(jìn)行。1、確立工作剖析信息的用途。2、收集與工作相關(guān)的背景信息組織圖不單確立了每一職位的名稱，并且用互相聯(lián)絡(luò)的直線明確表示了誰應(yīng)當(dāng)向誰報(bào)告工作，以及工作的擔(dān)當(dāng)者將同誰進(jìn)行信息交流等等。工作流程圖則供給了與工作相關(guān)的更加詳盡的信息。3、選擇有代表性的工作進(jìn)行剖析。4、收集工作剖析的信息。5、同擔(dān)當(dāng)工作的人共同審察所收集到的工作信息。6、編寫工作說明書和工作規(guī)范大部分狀況下，在達(dá)成了工作剖析以后都要編寫工作說明書和工作規(guī)范。工作說明書就是對(duì)相關(guān)工作職責(zé)、工作活動(dòng)、工作條件以及工作對(duì)人身安全危害程度等工作特征方面的信息所進(jìn)行的書面描繪。工作規(guī)范則是全面反應(yīng)工作對(duì)從人員的質(zhì)量、特色、技術(shù)以及工作背景或經(jīng)歷等方面要求的書面文件。有時(shí)侯，工作說明書和工作規(guī)范書分紅兩份文件來寫，有時(shí)侯則歸并在一份工作說明書之中。收集工作剖析信息的工作往常由實(shí)質(zhì)擔(dān)當(dāng)工作的人員、工作擔(dān)當(dāng)人員的直接上司主管，以及一名人力資源管理專家來共同進(jìn)行。往常的做法是：第一由人力資源管理專家(人力資源管理者、工作剖析專家或咨詢?nèi)藛T等)察看和剖析正在被進(jìn)行中的工作，而后編寫出一份工作說明書和一份工作規(guī)范。雇員及其直接上司主管出要參加此項(xiàng)工作訪談法是收集工作剖析信息的方法之一，一般能夠使用以下三種訪談法：（1）對(duì)每個(gè)雇員進(jìn)行個(gè)人訪談；（2）對(duì)做同種工作的雇員集體進(jìn)行的集體訪談；（3）對(duì)完好認(rèn)識(shí)被剖析工作的主管人員進(jìn)行的主管人員訪談。訪談法可能是最寬泛運(yùn)用以確立工作任務(wù)和責(zé)任為目的的工作剖析方法，它的寬泛應(yīng)用程度正是其長處的最好表現(xiàn)之一。更加重要的是，經(jīng)過與工作擔(dān)當(dāng)者進(jìn)行面談，還能夠發(fā)現(xiàn)一些在狀況下不行能認(rèn)識(shí)到的工作活動(dòng)和行為。訪談法的最主要問題之一是：收集上來的信息有可能是被歪曲的。這類信息的歪曲可能是因?yàn)楸辉L談?wù)咴跓o心中造成的，也可能是因?yàn)楸辉L談?wù)叽嫘闹圃斓?。因?yàn)楣ぷ髌饰龀３１蛔鳛楦淖冃劫Y主的依照。工作剖析人員將依據(jù)以下7項(xiàng)要向來分別對(duì)每一項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行剖析：）知識(shí)要求。）技術(shù)要求。）能力要求。）工作中所包含的身體活動(dòng)。）工作的特定環(huán)境條件。）典型工作事件。）對(duì)雇員興趣的要求。量化的工作剖析方法無疑是最好的。兩種最為常用的量化剖析方法是職位剖析問卷法和功能性工作剖析法。職位剖析問卷法的長處在于，它將工作依照五個(gè)基本事域進(jìn)行并供給了一種量化的分?jǐn)?shù)次序或次序輪廓。這五個(gè)基本事域是：（1）能否負(fù)有決議／交流／社會(huì)方面的責(zé)任；（2）能否執(zhí)行嫻熟的技術(shù)性活動(dòng)；（3）能否陪伴有相應(yīng)的身體活動(dòng)；（4）能否操控汽車／設(shè)施；5）能否需要對(duì)信息進(jìn)行加工。因此，職位剖析問卷的真實(shí)優(yōu)勢在于：它對(duì)工作進(jìn)行了等級(jí)區(qū)分。換言之，職位剖析問卷法使你依據(jù)決議、嫻熟性活動(dòng)、身體活動(dòng)、汽車／設(shè)施操控以及信息加工等特色關(guān)于每一項(xiàng)工作分派一個(gè)量化的分?jǐn)?shù)。于是，你便可以運(yùn)用職位剖析問卷法所得出的結(jié)果對(duì)工作進(jìn)行對(duì)照，以確立比方說哪一種工作更富裕挑戰(zhàn)性，而后你能夠依照這一信息來確立每一種工作的或薪資等級(jí)。功能性工作剖析法：1）功能性工作剖析法不不過是依照信息、人、物三個(gè)方面工作進(jìn)行分類，它對(duì)工作的分類還考慮以下四個(gè)因素：在執(zhí)行工作時(shí)需要獲得多大程度的指導(dǎo)；執(zhí)行工作時(shí)需要運(yùn)用的推理和判斷能力應(yīng)達(dá)到什么程度；達(dá)成工作所要求具備的數(shù)學(xué)能力有多高；執(zhí)行工作時(shí)所要求的口頭及評(píng)論表達(dá)能力怎樣。2）功能性工作剖析還確立工作的績效標(biāo)準(zhǔn)以及工作對(duì)任職者的培訓(xùn)要求。所以，運(yùn)用功能性工作剖析法來對(duì)工作進(jìn)行剖析，使你能夠回答下邊的問題："為了達(dá)成這項(xiàng)任務(wù)并達(dá)到新的績效標(biāo)準(zhǔn)，需要對(duì)雇員進(jìn)行何種培訓(xùn)？"工作說明中常常使用的術(shù)語以下：應(yīng)執(zhí)行的主要職責(zé)在各項(xiàng)職責(zé)上所耗資時(shí)間的百分比應(yīng)達(dá)到的業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)工作條件和可能產(chǎn)生的危險(xiǎn)達(dá)成工作的人員數(shù)和接受其報(bào)告的人數(shù)工作中使用的機(jī)器和設(shè)施工作說明中使用最寬泛的內(nèi)容是：（1）工作辨別；（2）工作剖析日期；（3）工作小結(jié)；（4）執(zhí)行的職責(zé)。工作辨別部分包含工作名稱、部門、報(bào)告關(guān)系和工作編號(hào)。一個(gè)好的工作名稱將很靠近工作內(nèi)容的性質(zhì)，并能把一項(xiàng)工作與其余工作差別開來。但遺憾的是，工作名稱常常令人產(chǎn)生誤解（一些書本中竟然倡導(dǎo)這類做法，如把輪胎檢查搬運(yùn)員稱之為地域服務(wù)經(jīng)理助理等）。應(yīng)力爭防止在工作綜述中出現(xiàn)如"執(zhí)行需要達(dá)成的其余任務(wù)"這樣抽象描繪。固然這樣的描繪能夠使主管人員分派工作供給更大的靈巧度，但一些專家明確以為，假如一項(xiàng)常常能夠看到的工作內(nèi)容不被明確寫進(jìn)工作說明書，而不過用像"所分派的其余任務(wù)"一類的語言，就很可能會(huì)成為躲避責(zé)任的一種托詞，因?yàn)檫@使得對(duì)工作的性質(zhì)以及雇員需要達(dá)成的工作的表達(dá)出現(xiàn)了破綻。工作說明書的此外一部分是擅長工作責(zé)任和工作任務(wù)的詳盡排列。工作說明書中還應(yīng)當(dāng)界定工作擔(dān)當(dāng)者的權(quán)限范圍，包含決議的權(quán)限、對(duì)其余人實(shí)行監(jiān)察的權(quán)限以經(jīng)費(fèi)估算的權(quán)限等。有些工作說明書還包含一部分相關(guān)工作績效標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容。這部分內(nèi)容說明雇主希望雇員在執(zhí)行工作說明書中的每一項(xiàng)任務(wù)時(shí)所達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)是什么樣的。確立績效標(biāo)準(zhǔn)的一個(gè)最為直接的方法是只需把下邊的話增補(bǔ)完好便可以了："假如你，我會(huì)對(duì)你的工作完好滿意。"假如關(guān)于工作說明書中的每一職責(zé)和任務(wù)都能依照這句話表達(dá)完好，那么就形成了一套完好的績效標(biāo)準(zhǔn)。工作規(guī)范以工作說明書的內(nèi)容為依照往返答這樣一個(gè)問題，那就是："要做好這項(xiàng)工，職位擔(dān)當(dāng)者一定具備什么樣的特色和經(jīng)驗(yàn)?quot;往常狀況下，都把它放在工作說明書的反面成立完好的、能實(shí)時(shí)反應(yīng)雇員最新狀況的技術(shù)庫。有一種方法能夠使雇員用于更新技術(shù)庫內(nèi)容的時(shí)間縮短到最少，這