會(huì)議禮儀簡(jiǎn)要論述

會(huì)議的六大功能1．傳達(dá)公司經(jīng)營(yíng)理念并使公司目標(biāo)協(xié)調(diào)一致召開(kāi)會(huì)議最要緊是為了傳達(dá)公司的經(jīng)營(yíng)理念，統(tǒng)一上下職員的步調(diào)，改進(jìn)公司的缺失，讓公司能夠更好。同時(shí)通過(guò)會(huì)議，集思廣益，把大伙兒的意見(jiàn)統(tǒng)一起來(lái)使之成為公司立即遵循的一個(gè)方向，如此才能眾志成城，又快又好的將目標(biāo)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。2．傳達(dá)決策者信念決策者的信念也要通過(guò)會(huì)議來(lái)傳達(dá)。比如，公司今年開(kāi)始要派發(fā)一些紅利給所有的職員，而且要依照每位職員完成各項(xiàng)指標(biāo)的多少而有所不同，這是領(lǐng)導(dǎo)者的一種激勵(lì)策略，如此的信念就需要利用會(huì)議來(lái)盛大推出，充分吸引職員，激發(fā)職員的工作熱情。3．集思廣益共同解決問(wèn)題與危機(jī)集思廣益、共同解決問(wèn)題與危機(jī)是會(huì)議的又一個(gè)重要功能。當(dāng)公司突然陷入困境，下面的人沒(méi)有對(duì)策，領(lǐng)導(dǎo)一時(shí)之間也拿不出合理的方案時(shí)，就需要大伙兒坐在一起召開(kāi)會(huì)議，貢獻(xiàn)自己的方法，設(shè)法解決公司所面臨的危機(jī)。因此，開(kāi)會(huì)能夠化危機(jī)為轉(zhuǎn)機(jī)，這也確實(shí)是它存在的一個(gè)重要緣故。4．腦力激蕩，尋求創(chuàng)意，突破經(jīng)營(yíng)盲點(diǎn)會(huì)議功能的第四點(diǎn)是腦力激蕩，開(kāi)發(fā)富有創(chuàng)意的經(jīng)營(yíng)理念。一個(gè)擁有良好的生產(chǎn)線、人員配備和產(chǎn)品的公司，假如沒(méi)有足夠的創(chuàng)新意識(shí)，依舊不能稱之為是一個(gè)好公司。會(huì)議確實(shí)是產(chǎn)生創(chuàng)意的一個(gè)良好場(chǎng)所，通過(guò)有效的會(huì)議，能夠進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，不斷激發(fā)出良好的創(chuàng)意。5．檢討、改進(jìn)缺失會(huì)議功能的第五點(diǎn)是全面檢討和改進(jìn)公司的缺失。假如你的公司今年的業(yè)績(jī)一路下滑，你就要立即召開(kāi)會(huì)議，大伙兒討論一下因此下滑的可能緣故，比如：是不是產(chǎn)品不夠好，依舊管銷(xiāo)費(fèi)用沒(méi)有有效操縱，或者人員的配備有問(wèn)題。通過(guò)會(huì)議，能夠?qū)⑺锌赡艿木壒柿信e出來(lái)，然后再編列成冊(cè)，一一做出分析，通過(guò)分析結(jié)果來(lái)檢討和改進(jìn)公司的有關(guān)缺失。6．達(dá)成告知功能達(dá)成告知也是會(huì)議的一大功能。比如，今年你的公司的業(yè)績(jī)目標(biāo)是要達(dá)到一億的營(yíng)業(yè)額，通過(guò)會(huì)議，你能夠?qū)⒛莻€(gè)目標(biāo)清晰準(zhǔn)確地傳達(dá)給各個(gè)相關(guān)部門(mén)，號(hào)召大伙兒加快生產(chǎn)腳步，爭(zhēng)取按時(shí)完成任務(wù)。如此傳達(dá)信息要比在布告欄上公布的效果好得多，而且也顯得更為鄭重。會(huì)議進(jìn)行前的注意要點(diǎn)1．是否一定要開(kāi)會(huì)一般來(lái)講，一定要召開(kāi)的會(huì)議至少應(yīng)該符合下列條件中的一個(gè)：需要進(jìn)行信息交換若要令部門(mén)內(nèi)部和部門(mén)之間在工作上配合默契，就需要召開(kāi)會(huì)議來(lái)進(jìn)行信息的交換；有時(shí)為了客觀全面的了解情況，得出合乎實(shí)際的結(jié)論，也需要讓多個(gè)部門(mén)或許多人員在一起交換多方面搜集的信息，這時(shí)也應(yīng)當(dāng)開(kāi)會(huì)；另外，假如需要激發(fā)出具有制造性和批判性的意見(jiàn)，從而查找、分析、解決問(wèn)題和做出決策時(shí)，也同樣需要開(kāi)會(huì)。需要整合不同意見(jiàn)作為包含著許多個(gè)體的團(tuán)隊(duì)，要成為一個(gè)整體，就需要整合內(nèi)部不同的意見(jiàn)，如，讓眾人同意一個(gè)決定、打算和構(gòu)想；或者重新整合眾人混亂的觀念，確保所有人都對(duì)一個(gè)問(wèn)題有一致的理解，這時(shí)，就需要開(kāi)會(huì)。另外，假如需要使某個(gè)問(wèn)題盡快獲得各方的反應(yīng)，或是需要全面推動(dòng)、加快差不多被延遲了的工作，往往也需要開(kāi)會(huì)。涉及多方面的工作安排假如決策實(shí)施時(shí)涉及多個(gè)部門(mén)、多個(gè)人員時(shí)，因此也需要召開(kāi)會(huì)議。比如講，為了讓大伙兒明確目前所面臨的問(wèn)題；處理涉及到不同部門(mén)的人事問(wèn)題；處理不明白什么人對(duì)此應(yīng)負(fù)責(zé)，或是需要多人、多部門(mén)對(duì)此負(fù)責(zé)的問(wèn)題；安排涉及多個(gè)部門(mén)人員的工作，以上這些情況均需要召開(kāi)會(huì)議以取得最好效果。2．會(huì)議議程不可太過(guò)冗長(zhǎng)安排會(huì)議議程會(huì)議的議程如同軌道，能夠令會(huì)議在預(yù)定的方向上有步驟、有打算的進(jìn)行。一般來(lái)講，會(huì)議的議程是有一定模式的，大多數(shù)的會(huì)議議程都需要包括主席的開(kāi)場(chǎng)白、介紹差不多情況、自由發(fā)言、討論問(wèn)題、整合意見(jiàn)、得出結(jié)論和會(huì)議結(jié)束等幾個(gè)部分。以上確實(shí)是會(huì)議議程一般所要包括的內(nèi)容，除此之外，還能夠依照實(shí)際需要對(duì)會(huì)議的議程進(jìn)行添加或刪減，比如，有的會(huì)議結(jié)束時(shí)可能需要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，有的會(huì)議的議題情況由主席代為介紹等。這些，都要視當(dāng)時(shí)具體的情況而定。各種會(huì)議的長(zhǎng)度議程確定之后，一定要依照會(huì)議的類(lèi)型把握好會(huì)議的長(zhǎng)度，一般來(lái)講日常的例會(huì)需要30～90分鐘；臨時(shí)性會(huì)議中的短期會(huì)議長(zhǎng)度為30分鐘以內(nèi)、中期會(huì)議長(zhǎng)度為30～120分鐘、長(zhǎng)期會(huì)議長(zhǎng)度為1天以上。3．開(kāi)會(huì)地點(diǎn)的安排開(kāi)會(huì)地點(diǎn)的選擇要切合會(huì)議的內(nèi)容以及形式，還要注意會(huì)議的預(yù)算、會(huì)議的規(guī)模及室溫、燈光、噪聲等各種因素，而且需要確保與會(huì)者的舒適度。一個(gè)讓與會(huì)者感到不適的地點(diǎn)可不能給會(huì)議帶來(lái)良好的效果。公司內(nèi)部的會(huì)議一般都在公司內(nèi)進(jìn)行，但不同類(lèi)型的會(huì)議，進(jìn)行的地點(diǎn)也有所不同。公司的例會(huì)，需要有一個(gè)固定的會(huì)議場(chǎng)所，最好是一間獨(dú)立、寬敞、明亮的房間，里面有必要的布置和設(shè)備；公司的高層在主辦會(huì)議時(shí)能夠使用公司內(nèi)部的場(chǎng)地；公司間的會(huì)議依照會(huì)議進(jìn)行的目的而選擇不同的地點(diǎn)；大型會(huì)議，特不是比較正式的會(huì)議，其場(chǎng)所要求比其他會(huì)議要高一些，然而仍有許多地點(diǎn)可供選擇，比如會(huì)議中心、公共建筑和高校會(huì)堂等。4．確定合適的開(kāi)會(huì)時(shí)刻日常的例會(huì)最好選擇在周二至周四8：00～11：00或14：00～16：00進(jìn)行；臨時(shí)例會(huì)則要選擇與會(huì)者都感到方便的時(shí)刻。還有，假如你將會(huì)議安排在11：00召開(kāi)，就要特不注意嚴(yán)格操縱好會(huì)議時(shí)刻，如此才可不能阻礙與會(huì)者的正常安排。另外，緊急會(huì)議召開(kāi)時(shí)刻的選擇，一般遵守“越快越好”的原則。會(huì)議召開(kāi)時(shí)刻的安排要依照與會(huì)者的情況來(lái)進(jìn)行，要求一切以與會(huì)者為本。5．邀請(qǐng)適合參與會(huì)議的對(duì)象適合參與會(huì)議的人員應(yīng)該符合如下條件：有利于議題的討論與會(huì)議的議題有關(guān)，應(yīng)當(dāng)是與會(huì)者的首要條件；與會(huì)者還包括跟討論題目有直接關(guān)聯(lián)的人、能夠提供專(zhuān)業(yè)或獨(dú)家信息的人、能使討論更有效率的人。有利于會(huì)議的順利進(jìn)行與會(huì)者還包括有利于會(huì)議順利進(jìn)行的人，比如，對(duì)會(huì)議的協(xié)調(diào)作用不可或缺的人、代表著某個(gè)團(tuán)體或群體利益的人等。有利于召集者的意愿召集者的意愿是會(huì)議召開(kāi)的一個(gè)決定性因素，因此，那些有利于召集者意愿的人因此也是與會(huì)者的理想人選。以上三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是確定與會(huì)者名單的一般標(biāo)準(zhǔn)，因此，有時(shí)在一些特不場(chǎng)合下還有其他的標(biāo)準(zhǔn)，然而這三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)在確定名單時(shí)首先被執(zhí)行。6．輔助器材的搭配公司的會(huì)議室由于需要長(zhǎng)期使用，因此應(yīng)配有常用的輔助器材，它們要緊是一些電子設(shè)備：首先是照明設(shè)備，不管采光效果如何，電燈的照明度都不應(yīng)低于辦公室的照明度；其次是擴(kuò)音設(shè)備，一般有三四個(gè)即可，均勻分布在會(huì)議室內(nèi)，擴(kuò)音器的功率要和會(huì)議室的大小相適應(yīng)，擴(kuò)音設(shè)備不但能夠提高發(fā)言者傳遞信息的效率，也同樣能夠關(guān)心主席或發(fā)言者在場(chǎng)面混亂的時(shí)候操縱局勢(shì)；再者是投影設(shè)備，一般包括電腦、投影器、投影幕以及相關(guān)的傳導(dǎo)線等，投影器多為可移動(dòng)型，可在投影幕前2～4米處安裝；還包括視聽(tīng)設(shè)備，盡管現(xiàn)在投影設(shè)備一般都能夠替代視聽(tīng)設(shè)備，但假如條件同意，依舊應(yīng)當(dāng)有一套視聽(tīng)設(shè)備，包括電視機(jī)、ＤＶＤ影碟機(jī)、功放機(jī)、音箱等。決定開(kāi)會(huì)日期應(yīng)注意的事項(xiàng)差不多確定要召開(kāi)會(huì)議之后，接下來(lái)要做的確實(shí)是確定召開(kāi)會(huì)議的準(zhǔn)確時(shí)刻。確定會(huì)議時(shí)刻要考察好一些事項(xiàng)，如表1－1所示，如何樣才能讓所有需要參加會(huì)議的人都準(zhǔn)時(shí)出現(xiàn)在會(huì)場(chǎng)，才能讓會(huì)議順利進(jìn)行。表1－1決定開(kāi)會(huì)日期時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)決定開(kāi)會(huì)日期時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)1開(kāi)會(huì)時(shí)刻有無(wú)碰上外賓來(lái)訪，或公司出貨期、假日等專(zhuān)門(mén)時(shí)期2應(yīng)考慮出席者的工作狀況，可有代理人3輔助器材的來(lái)源4由誰(shuí)負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)5主席、會(huì)議記錄人員等相關(guān)人員的編派6會(huì)議進(jìn)行時(shí)刻可能要多久下面就表1－1中的幾個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行講明：1．確定惟一的聯(lián)絡(luò)人要確定惟一的聯(lián)絡(luò)人員，而且要自始至終由那個(gè)人來(lái)聯(lián)系，千萬(wàn)不要今天那個(gè)人負(fù)責(zé)聯(lián)系，改日又換另外一個(gè)，如此會(huì)讓接到通知的人搞不清到底是哪一個(gè)部門(mén)通知開(kāi)會(huì)。2．確定主席要從會(huì)議召集者、參與會(huì)議的最高領(lǐng)導(dǎo)、與議題關(guān)系最為緊密的人、現(xiàn)場(chǎng)操縱能力較強(qiáng)的人和各方面代表均能同意的人中選定合適的會(huì)議主席。3．確定會(huì)議記錄者好的會(huì)議記錄者，除了具備傾聽(tīng)、互動(dòng)、發(fā)表意見(jiàn)的能力，而且還要具有良好的組織、綜合、比較能力。在會(huì)議過(guò)程中，會(huì)議記錄者有義務(wù)適時(shí)關(guān)心與會(huì)者有系統(tǒng)地陳述意見(jiàn)及遵照議程進(jìn)行討論。開(kāi)會(huì)場(chǎng)所的選擇一個(gè)好的會(huì)議場(chǎng)所要有利于營(yíng)造會(huì)議的氣氛，為會(huì)議進(jìn)程的順利進(jìn)行提供種種方便，不合適的會(huì)議場(chǎng)所容易導(dǎo)致與會(huì)者的分心，不利于會(huì)議任務(wù)的順利完成。在開(kāi)會(huì)前做好有關(guān)會(huì)議場(chǎng)所的一切預(yù)備工作，才能讓會(huì)議的成功有所保證。這些預(yù)備包括確定一個(gè)在會(huì)議期間能夠自由使用的場(chǎng)所，不能出現(xiàn)會(huì)議進(jìn)行了一半，突然被通知不能接著使用的情況；一個(gè)好的會(huì)議場(chǎng)所一定要具備較好的隔音設(shè)施，否則就會(huì)如同身處鬧市區(qū)，全然無(wú)法集中精神來(lái)開(kāi)會(huì)；舒適寬敞、采光通風(fēng)良好的會(huì)場(chǎng)，有利于讓與會(huì)者放松心情、集中注意力，有利于激發(fā)與會(huì)者的創(chuàng)意。表1－2開(kāi)會(huì)場(chǎng)所的選擇開(kāi)會(huì)場(chǎng)所的選擇1在會(huì)議時(shí)刻內(nèi)可自由使用的場(chǎng)所2隔音效果良好3會(huì)場(chǎng)須舒適寬敞4采光通風(fēng)良好5沒(méi)有其他干擾源6最好有窗簾，在放投影資料時(shí)才能看清晰7安靜不嘈雜，空調(diào)良好8插座電源及白板、麥克風(fēng)等要齊全總而言之，開(kāi)會(huì)場(chǎng)所一定要選在安靜合適的場(chǎng)所，必須要具備足夠的自由空間，必須要配備好必需的輔助器材，如此才能為會(huì)議的成功保駕護(hù)航。道具、視聽(tīng)器材的預(yù)備在開(kāi)會(huì)日期以及開(kāi)會(huì)場(chǎng)所確定好之后，接下來(lái)要做的確實(shí)是對(duì)道具、視聽(tīng)器材的預(yù)備工作。具體預(yù)備的物品如表1－3所示，只有當(dāng)這些物品都預(yù)備齊全之后，才能保證會(huì)議的順利進(jìn)行。表1－3道具、視聽(tīng)器材的預(yù)備道具、視聽(tīng)器材的預(yù)備1桌、椅、名牌、免洗杯、飲料2黑白板、萬(wàn)能筆、粉筆、板擦3簽到簿、名冊(cè)、原子筆4投影機(jī)、幻燈機(jī)、電池、錄音帶、鐳射指示器或指示棒5白紙、目錄、議程、會(huì)議資料、產(chǎn)品下面就表1－3中的幾個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行講明：1．簽到簿、名冊(cè)、原子筆預(yù)備簽到簿是進(jìn)行會(huì)議時(shí)必不可少的一項(xiàng)工作，除名冊(cè)以外還應(yīng)預(yù)備原子筆，因?yàn)橛械呐c會(huì)者來(lái)參加會(huì)議的時(shí)候，會(huì)不記得帶筆，等到要做記錄的時(shí)候就會(huì)產(chǎn)生不必要的苦惱，因此不僅要事先預(yù)備好原子筆，還要保證充足供應(yīng)。進(jìn)行會(huì)議之前，必須預(yù)備好開(kāi)會(huì)人員的名冊(cè)簿。當(dāng)需要有人發(fā)表意見(jiàn)時(shí)，主席能夠依名冊(cè)點(diǎn)將，被點(diǎn)到的與會(huì)者就不得不公開(kāi)發(fā)表自己的意見(jiàn)或建議，能夠充分體現(xiàn)會(huì)議的公開(kāi)性，因此在開(kāi)會(huì)時(shí)最好要有一個(gè)名冊(cè)。2．會(huì)議議程的相關(guān)資料會(huì)議議程確定之后，一定要預(yù)備好與議程相關(guān)的輔助資料，例如，討論財(cái)務(wù)問(wèn)題時(shí)會(huì)涉及到收支結(jié)算表，這就需要在會(huì)前將此表影印出來(lái)，并給與會(huì)者人手一份，等到討論有關(guān)收支結(jié)算表時(shí)，大伙兒就能夠通過(guò)此表來(lái)適時(shí)查看有關(guān)數(shù)據(jù)的對(duì)錯(cuò)，如此才能保證議程的準(zhǔn)確性，才能讓會(huì)議達(dá)到預(yù)期的效果。【自檢】請(qǐng)關(guān)心這些會(huì)議的組織者選擇合適的會(huì)議長(zhǎng)度：會(huì)議Ａ：□30分鐘以內(nèi) □30－90分鐘 □30－120分鐘□一天 □一天以上會(huì)議Ｂ：□30分鐘以內(nèi) □30－90分鐘 □30－120分鐘□一天 □一天以上會(huì)議Ｃ：□30分鐘以內(nèi) □30－90分鐘 □30－120分鐘□一天 □一天以上會(huì)議Ｄ：□30分鐘以內(nèi) □30－90分鐘 □30－120分鐘□一天 □一天以上【本講小結(jié)】傳達(dá)公司經(jīng)營(yíng)理念、整合大伙兒的意見(jiàn)；傳達(dá)決策者信念；集思廣益共同解決問(wèn)題；腦力激蕩、尋求創(chuàng)意、突破經(jīng)營(yíng)盲點(diǎn)；檢討改進(jìn)缺失；達(dá)成告知功能是會(huì)議的六大功能。要想讓會(huì)議的六大功能得到充分的發(fā)揮，就要做好以下幾點(diǎn)：首先要確定會(huì)議召開(kāi)的必要性、會(huì)議進(jìn)行的地點(diǎn)和時(shí)刻、會(huì)議的議程和與會(huì)者的名單；其次，要了解決定開(kāi)會(huì)日期時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)；再次，要做好開(kāi)會(huì)場(chǎng)所的選擇；最后，還要做好道具、視聽(tīng)器材的預(yù)備。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的加速進(jìn)展，國(guó)與國(guó)之間的界限越來(lái)越少，跨國(guó)經(jīng)濟(jì)已是大勢(shì)所趨。隨著跨國(guó)企業(yè)的增多，跨國(guó)會(huì)議的地位也日漸重要，許多企業(yè)在國(guó)內(nèi)接待外賓的機(jī)會(huì)也相應(yīng)的越來(lái)越多，跨國(guó)會(huì)議也就成為企業(yè)展現(xiàn)自身內(nèi)涵的一個(gè)新舞臺(tái)。要想安排一次成功的跨國(guó)會(huì)議，需要從以下兩個(gè)方面入手：會(huì)前的預(yù)備安排接待人員跨國(guó)會(huì)議與一般會(huì)議相比，最大的專(zhuān)門(mén)性就在于與會(huì)者來(lái)自不同的國(guó)家，因此，與會(huì)人員之間存在的最大障礙確實(shí)是語(yǔ)言溝通的障礙。沒(méi)有專(zhuān)門(mén)好的語(yǔ)言溝通，自然也就無(wú)法形成令雙方甚至多方都中意的決議。因此，跨國(guó)會(huì)議的接待人員就顯得特不重要?？鐕?guó)會(huì)議的接待人員要緊分為兩種，他們各司其職，承擔(dān)著整個(gè)會(huì)議的溝通協(xié)調(diào)工作。1．一般性服務(wù)事項(xiàng)接待人員負(fù)責(zé)一般性服務(wù)事項(xiàng)的接待人員，即一般接待人員。一般接待人員必須熟悉他國(guó)語(yǔ)言和國(guó)際禮儀，他們能夠承擔(dān)一般性的引導(dǎo)工作，通過(guò)自身的服務(wù)讓外賓在陌生的環(huán)境中感受到親切和舒適。2．專(zhuān)業(yè)的口譯人員專(zhuān)業(yè)的口譯人員則必須特不擅長(zhǎng)外語(yǔ)，他們能夠流利的用外語(yǔ)與外賓進(jìn)行即時(shí)交流。他們還具有一個(gè)重要的素養(yǎng)，那確實(shí)是精通相關(guān)的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，能夠準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)兩種甚至多種語(yǔ)言的相互轉(zhuǎn)換，以保證雙方的經(jīng)濟(jì)利益。會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)的布置既要符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，又要體現(xiàn)出本國(guó)特色。以海報(bào)為例，就能夠一邊用外賓國(guó)家的語(yǔ)言，一邊用本國(guó)語(yǔ)言，如此的“雙劍合壁”相信能夠?qū)ｉT(mén)好地烘托出一種良好合作的氣氛?？鐕?guó)會(huì)議中桌椅的排列與公司內(nèi)部的會(huì)議排列是一樣的，會(huì)議桌一般以馬蹄狀的為主，座位安排以右為主、以左為輔，門(mén)口的位置安排自己公司的人員，外賓要安排在會(huì)議主席旁邊以示尊貴。大型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)門(mén)口處應(yīng)有接待處或簽到處；在會(huì)場(chǎng)的兩邊有工作臺(tái)，提供材料或飲水；假如需要進(jìn)行錄像，在會(huì)場(chǎng)的中央偏前放置攝影機(jī)。另外，還要注意安全出口的暢通和衛(wèi)生間位置的提示。接待外賓的細(xì)節(jié)要想進(jìn)行能令外賓印象深刻的跨國(guó)會(huì)議，首先要做好的工作確實(shí)是搜集有關(guān)外賓生活適應(yīng)的種種信息，充分了解不同國(guó)家的風(fēng)土人情、生活禁忌，如此才能有的放矢，有理、有效地安排好會(huì)議的相關(guān)事宜，讓外賓的中國(guó)之行充滿愉快的經(jīng)歷，從而從側(cè)面促進(jìn)交易的成功。1．外賓生活適應(yīng)外賓的生活適應(yīng)包含許多方面的內(nèi)容，那個(gè)地點(diǎn)重點(diǎn)介紹飲料和食物的禁忌。飲料飲料是每個(gè)人生活的必需品，每個(gè)國(guó)家的人因?yàn)樯瞽h(huán)境的不同而擁有不同的飲料適應(yīng)。英國(guó)人和美國(guó)人都喜愛(ài)喝咖啡，然而，與咖啡相比，英國(guó)人更喜愛(ài)飲茶。他們喜愛(ài)喝下午茶，尤其是紅茶。日本人也喜愛(ài)喝茶，他們喜愛(ài)的茶種是烏龍茶。一般的外國(guó)人喝礦泉水的比例專(zhuān)門(mén)高，他們喜愛(ài)喝質(zhì)感較強(qiáng)的礦泉水，尤其是比較注重礦泉水的品牌。因此，假如為外賓預(yù)備礦泉水，最好選擇那些國(guó)際上比較認(rèn)同的品牌。食物禁忌接待外賓要了解各國(guó)飲食的禁忌。例如：日本人不吃鴿子；韓國(guó)人特不喜愛(ài)吃泡菜，三餐中惟有泡菜是不能夠缺少的；回教徒不吃豬肉，不吃無(wú)鱗無(wú)骨的海鮮，如：烏賊、水母、海參等；天主教徒在吃面包時(shí)有一點(diǎn)兒特不的禁忌，那確實(shí)是小餐包不能夠倒放著，倒放是不尊重人的表現(xiàn)。2．迎賓預(yù)備鮮花的選擇迎接外賓鮮花是不可或缺之物。每種花都有自己的花語(yǔ)，送花給外賓要會(huì)選擇合適的花種。假如你接待的是一位歐美的女性，千萬(wàn)不要送給她一大把鮮紅的玫瑰，因?yàn)槊倒迨怯脕?lái)傳遞愛(ài)意的；也不要送百合花或者菊花，許多國(guó)家把這兩種花專(zhuān)門(mén)用在吊唁的場(chǎng)合；黃玫瑰也不適合送給外賓，因?yàn)樗幕ㄕZ(yǔ)是絕交。為了專(zhuān)門(mén)好的傳遞友誼，會(huì)議接待人員最好能多多了解有關(guān)花的知識(shí)，如此才能送出合適的鮮花。胸花的佩戴為外賓佩戴胸花也有講究，假如你要為男士佩戴胸花，最好充分利用男士西裝的胸口袋，把花梗從那個(gè)口袋插到里面去，那樣可不能損壞對(duì)方西裝的衣料；為女士佩戴胸花時(shí)，除非是特不厚的面料，一般千萬(wàn)不要隨便戳洞。夏天為女士佩戴胸花時(shí)，不要不在胸前，以免倒掛，而是要將花不在女性的肩部。接機(jī)牌的裝飾在機(jī)場(chǎng)迎接外賓往往需要一塊接機(jī)牌，接機(jī)牌的要緊作用是引導(dǎo)來(lái)賓。除了引導(dǎo)，接機(jī)牌還能夠成為展現(xiàn)公司文化的一個(gè)小小窗口。為了給外賓留下美好的第一印象，一定要對(duì)接機(jī)牌進(jìn)行一定的裝飾。最好不要使用常見(jiàn)的白紙板，而要使用彩色的紙板。繽紛靚麗的色彩既醒目又熱情，特不適合迎賓。另外，紙板上還要清晰的用相關(guān)語(yǔ)言寫(xiě)出來(lái)賓的名字。也能夠?qū)訖C(jī)牌進(jìn)行個(gè)性化裝飾，比如，在接機(jī)牌的下半段懸掛兩個(gè)鈴鐺，當(dāng)旅客出來(lái)時(shí)，就輕輕搖晃牌子，鈴鐺發(fā)出的細(xì)碎而悅耳的聲音專(zhuān)門(mén)容易吸引旅客的注意力，從而能夠有效縮短查找的時(shí)刻，也能帶給來(lái)賓愉悅的感受。3．沿途報(bào)喜不報(bào)憂從機(jī)場(chǎng)到目的地，往往會(huì)通過(guò)一些規(guī)劃較好的地區(qū)，也會(huì)通過(guò)一些未經(jīng)規(guī)劃的地點(diǎn)。規(guī)劃較好的地區(qū)，如國(guó)家的重大建設(shè)項(xiàng)目，這些地點(diǎn)能夠大力宣揚(yáng)，但假如是未經(jīng)規(guī)劃的地點(diǎn)，比如比較臟亂的地點(diǎn)，最好避重就輕，一帶而過(guò)，而不要一直闡述：“那個(gè)是我們最臟的地點(diǎn)了，你看看臟成那個(gè)模樣……”俗話講家丑不可外揚(yáng)，因此負(fù)面的消息不必太過(guò)于招搖。4．安排外賓住宿營(yíng)造良好的住宿氛圍安排工作人員或者請(qǐng)飯店代為預(yù)備鮮花、水果，能夠?yàn)槟匈e預(yù)備一小瓶洋酒，女賓則是包裝精美的小盒巧克力，并在桌上附上一張短箋，祝他（她）在中國(guó)這段時(shí)刻，能有個(gè)美好的回憶，并告知桌上的點(diǎn)心，是一份小小的心意，外賓才敢享用。此外，房間的氣味也專(zhuān)門(mén)重要，建議盡量在外賓的房間里擺放香水百合之類(lèi)的花材，當(dāng)外賓推開(kāi)房門(mén)的時(shí)候就感受到一股清香，帶來(lái)一天的好心情。房間最好向陽(yáng)，窗外的景致也要好。提供相關(guān)資料為外賓選擇了一個(gè)舒適的住宿環(huán)境后，還要為其預(yù)備以下資料，讓其對(duì)自己周?chē)姆?wù)人員、自己的行程以及飯店的情況等都了如指掌，產(chǎn)生賓至如歸的感受。圖2－1為外賓提供的相關(guān)資料正像圖2－1所示，接待人員的資料是外賓資料夾中的第一份資料，這份資料包括接待人員的姓名、照片、聯(lián)系方式、專(zhuān)長(zhǎng)等。第二份資料是會(huì)議期間的具體行程安排，比如第一天干什么、第二天干什么等等，每天的行程都介紹得清清晰楚。這些行程中還包括拜會(huì)地點(diǎn)、旅游地點(diǎn)的簡(jiǎn)介、自由活動(dòng)時(shí)刻的長(zhǎng)短，以及探訪相關(guān)好友等的時(shí)刻安排。第三份資料確實(shí)是外賓所住飯店的資料，這份資料注明飯店內(nèi)各種消費(fèi)場(chǎng)所的地點(diǎn)。其中，還應(yīng)包括一張用中文和外文書(shū)寫(xiě)的飯店位置卡，當(dāng)外賓外出迷路時(shí)能夠求助他人。最好也能夠預(yù)備一張簡(jiǎn)便的地形圖，使外賓能夠方便的了解酒店周?chē)纳虡I(yè)設(shè)施，方便外賓的生活。兼顧到外賓的家眷外賓如有家眷陪同，不忘了另外安排輕松有味的文化行程，如參觀博物館、民俗村等活動(dòng)。女性家眷一般喜愛(ài)采購(gòu)，外賓對(duì)他國(guó)具有本國(guó)特色的商品通常較為感興趣，例如外賓來(lái)到中國(guó)，能夠帶他們?nèi)ゲ少?gòu)中國(guó)的絲綢、民間工藝品等。5．派送禮物外賓來(lái)到中國(guó)參加跨國(guó)會(huì)議，主辦公司一般都要送給外賓一些合宜的禮物，一方面表現(xiàn)出中國(guó)企業(yè)的好客之情，另一方面也是為了加強(qiáng)感情聯(lián)系。贈(zèng)送外賓禮物要把握兩個(gè)要緊原則：首先要體現(xiàn)我國(guó)的傳統(tǒng)，其次要弘揚(yáng)我國(guó)的國(guó)粹。所謂禮輕情義重，送禮切忌送太重、易碎的物品，比較合適的禮物有竹制品、手工藝品，比如中國(guó)結(jié)、印章等，這些物品中國(guó)特色比較鮮亮，而且富含情義。也可依照各國(guó)人民對(duì)禮物的不同喜好來(lái)贈(zèng)送禮品，比如日本人喜愛(ài)洋酒、腌制食品，一對(duì)包裝精美的蠟燭臺(tái)對(duì)歐美人士來(lái)講也是不錯(cuò)的選擇。【自檢】以下是跨國(guó)會(huì)議前接待外賓需要做好的預(yù)備工作，請(qǐng)以此為標(biāo)準(zhǔn)檢測(cè)一下貴公司上次接待外賓時(shí)工作的預(yù)備情況：相關(guān)資料預(yù)備情況接待人員資料□已解決 □還未外賓飲食喜好資料□已解決 □還未編寫(xiě)新聞稿□已解決 □還未預(yù)備行程表□已解決 □還未一般業(yè)務(wù)安排安排茶點(diǎn)和飲食□已解決 □還未登記安排□已解決 □還未宣傳袋□已解決 □還未視聽(tīng)設(shè)備□已解決 □還未翻譯服務(wù)□已解決 □還未保衛(wèi)人員和停車(chē)場(chǎng)□已解決 □還未接待工作□已解決 □還未假如解決率≥80%，就講明貴公司的預(yù)備工作比較充分。假如解決率≤80%，那您下次就要多多努力！【本講小結(jié)】跨國(guó)會(huì)議，關(guān)于會(huì)議禮儀、接待禮儀、餐桌禮儀等等國(guó)際禮儀，皆須涉獵汲取，才能有“禮”走遍天下。要想進(jìn)行令外賓印象深刻的跨國(guó)會(huì)議，首先要做好的工作確實(shí)是搜集有關(guān)外賓生活適應(yīng)的種種信息，通過(guò)這些信息充分了解不同國(guó)家的風(fēng)土人情和生活禁忌，如此才能有的放矢，有理、有效地安排好會(huì)議的相關(guān)事宜?？鐕?guó)會(huì)議的接待人員要緊分為兩種，一種是負(fù)責(zé)一般性服務(wù)事項(xiàng)的接待人員，即一般接待人員；另一種則是特不專(zhuān)業(yè)的口譯人員。他們各司其職，承擔(dān)著整個(gè)會(huì)議的溝通協(xié)調(diào)工作。開(kāi)會(huì)應(yīng)有的態(tài)度1．開(kāi)會(huì)之前針對(duì)主題提出自己的見(jiàn)解參與會(huì)議的每個(gè)人都需要考慮提出具有建設(shè)性的意見(jiàn)，最好能夠在開(kāi)會(huì)之前針對(duì)主題把自己的見(jiàn)解整理出來(lái)，做到胸有成竹。需要注意的是要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，以適當(dāng)?shù)姆绞截暙I(xiàn)自己的創(chuàng)意。比如，輪到自己發(fā)言時(shí)，直接、正面地提出自己的看法；從不人的觀點(diǎn)引申，提出自己的看法；綜合多個(gè)人的觀點(diǎn)，提出自己的看法；同意他人的觀點(diǎn)；針對(duì)不人的觀點(diǎn)，提出不同的意見(jiàn)；以設(shè)問(wèn)的形式，提出自己的看法。2．對(duì)出席者一視同仁，不分上下對(duì)出席會(huì)議的其他與會(huì)者應(yīng)該一視同仁，不要因?yàn)槟闩c他的私人問(wèn)題，就將他所提的意見(jiàn)一概否決。開(kāi)會(huì)的目的在于集思廣益、共同解決問(wèn)題，而不是制造問(wèn)題，因此，與會(huì)者要彼此尊重，公私分明，絕對(duì)不要存有個(gè)人私心，要對(duì)出席者一視同仁，不分上下，如此才能達(dá)到開(kāi)會(huì)的目的。3．不受利害及感情阻礙除了要明確自己的責(zé)任以外，保持一個(gè)良好的心態(tài)對(duì)與會(huì)者來(lái)講也同樣重要。所謂良好的心態(tài)，要緊確實(shí)是開(kāi)放的心態(tài)。以開(kāi)放的心態(tài)參加會(huì)議，就會(huì)減少一些抱怨和摩擦，收獲就會(huì)增多。反之，假如帶著抵觸情緒來(lái)參加會(huì)議，那么，參加會(huì)議就會(huì)成為一種痛苦。因此，參加會(huì)議要不受利害及感情阻礙。4．對(duì)事不對(duì)人，不因個(gè)人喜好而區(qū)不對(duì)待他人參加會(huì)議還要做到對(duì)事不對(duì)人，要能容納其他與會(huì)者的意見(jiàn)，而且要認(rèn)真考慮他人的意見(jiàn)。這就需要與會(huì)者有一個(gè)寬廣的胸懷，時(shí)時(shí)抱著如此的信念：參加的會(huì)議必定對(duì)我有用；即使會(huì)議比較煩人，但既來(lái)之，則安之；不要把對(duì)某人的好惡帶入會(huì)議討論中來(lái)；在會(huì)上應(yīng)做到就事論事，不要牽扯其他；適當(dāng)?shù)陌l(fā)表自己的觀點(diǎn)。5．服從眾人決議開(kāi)會(huì)時(shí)，假如大伙兒一致表決通過(guò)了某項(xiàng)決議，在一般情況下，即使你還有反對(duì)意見(jiàn)，也只能私下保留，在會(huì)議中一定要服從眾人的決議。會(huì)議強(qiáng)調(diào)的正是集體的力量，奉行的是少數(shù)服從多數(shù)的原則，這一點(diǎn)每位與會(huì)者都要謹(jǐn)記于心。6．通力合作以期在短時(shí)刻內(nèi)完成工作當(dāng)你的意見(jiàn)不被采納時(shí)，千萬(wàn)不要意氣用事，不要抱著“反正我的意見(jiàn)你們都不采納，隨你們吧！”的心態(tài)。這種做法非但不利于會(huì)議的順利進(jìn)行，而且也不利于你的個(gè)人進(jìn)展。通力合作，以期在短時(shí)刻之內(nèi)圓滿完成工作，這是會(huì)議的一個(gè)精髓所在，因此，當(dāng)你的意見(jiàn)被否定時(shí)，你要多檢討自身，主動(dòng)向大伙兒靠攏，探討一下自己意見(jiàn)的缺失在哪里，如此才能和大伙兒一起盡快盡好的完成工作。出席者應(yīng)遵守的禮節(jié)與會(huì)者禮節(jié)1．尊重會(huì)議的整體功能出席者應(yīng)該尊重會(huì)議的整體功能。在會(huì)議中，任何有關(guān)的問(wèn)題都能夠當(dāng)眾提出，然而最好不要論及與會(huì)議議程無(wú)關(guān)的話題。因?yàn)檫@些話題的出現(xiàn)會(huì)誤導(dǎo)會(huì)議的方向，阻礙會(huì)議的正常進(jìn)行，可能還會(huì)導(dǎo)致會(huì)議的決議無(wú)法按時(shí)達(dá)成。另外，還要切記會(huì)議是溝通和交流的場(chǎng)所，是求同存異的場(chǎng)所，假如出現(xiàn)了不文明的行為，對(duì)參與會(huì)議的每個(gè)人來(lái)講差不多上羞恥之事，應(yīng)該極力幸免。2．遵守會(huì)議規(guī)定開(kāi)會(huì)時(shí)不管是發(fā)言依舊其他行動(dòng)都要嚴(yán)格遵守會(huì)議規(guī)定。比如，會(huì)議還沒(méi)有進(jìn)行到第二項(xiàng)議程的討論，你就不能夠擅自舉手提出：“我覺(jué)得第二條如何如何樣”，這種行為明顯違背了會(huì)議議程的規(guī)定。所謂欲速則不達(dá)，事實(shí)上按照順序行事的效率是最高的，如此能夠在最短的時(shí)刻內(nèi)解決問(wèn)題。因此，一定要認(rèn)真遵守會(huì)議的規(guī)定。3．出席者彼此尊重出席者要相互尊重，不要在會(huì)議進(jìn)行中看會(huì)議以外的資料，更不能夠?qū)⒆约汗ぷ鲀?nèi)沒(méi)完成的部分拿到會(huì)議中接著進(jìn)行。要保證在你的桌面上只能有與議程有關(guān)的參考資料，其他的都不應(yīng)該帶到里面去，這是對(duì)其他與會(huì)者的一種尊重。4．關(guān)掉所有通訊器材在參加會(huì)議時(shí)，要關(guān)掉所有的通訊器材。能夠帶電腦進(jìn)入會(huì)議室，然而電腦中的內(nèi)容必須要跟會(huì)議有關(guān)，絕對(duì)不同意帶電腦到里面去上網(wǎng)談天或是打游戲。試想假如所有與會(huì)者的手機(jī)都開(kāi)著，凡是用電腦的人都在打游戲談天，會(huì)議的嚴(yán)肅性何存？會(huì)議本身的意義何在？主席的威嚴(yán)何在？5．發(fā)言要征詢主席許可開(kāi)會(huì)發(fā)言是與會(huì)者的義務(wù)之一，然而在履行這項(xiàng)義務(wù)時(shí)要注意按章行事。當(dāng)你需要發(fā)言時(shí)，請(qǐng)你舉手示意，先征詢會(huì)議主席的許可然后再進(jìn)行發(fā)言。會(huì)議主席是會(huì)議的主持和治理者，整個(gè)會(huì)議的議程均在他的調(diào)控之中，充分尊重會(huì)議主席，先與其做好溝通，特不有利于會(huì)議的順利進(jìn)行。6．不隨便離席走動(dòng)或打電話所謂既來(lái)之則安之，一旦會(huì)議正式開(kāi)始，與會(huì)者就不能隨便離席，即使你對(duì)會(huì)議的議題毫無(wú)興趣，也要耐著性子認(rèn)真開(kāi)會(huì)。在會(huì)議中隨便離席走動(dòng)或打電話，專(zhuān)門(mén)容易擾亂會(huì)場(chǎng)的秩序，也會(huì)分散會(huì)議主席的注意力，因此，這些行為是嚴(yán)格禁止的。認(rèn)真參與會(huì)議，不亂走亂動(dòng)是與會(huì)者素養(yǎng)的一種體現(xiàn)，它能夠充分反映出與會(huì)者對(duì)會(huì)議以及其他與會(huì)者的尊重。7．不要隨便打斷不人講話一些與會(huì)者在沒(méi)有理解發(fā)言者意思或者不等發(fā)言者講完一個(gè)問(wèn)題，就頻頻提出問(wèn)題，打斷不人的講話。這種行為經(jīng)常會(huì)將發(fā)言人和會(huì)議主席置于十分尷尬的境地。一方面，出于禮貌和礙于情面，發(fā)言人不得不中斷談話，回答這些直率的提問(wèn)，有時(shí)還得再一次重復(fù)自己的觀點(diǎn)；另一方面，如此的作法會(huì)將會(huì)議拖入不斷重復(fù)的陷阱而使會(huì)議的目標(biāo)無(wú)法完成?？朔l頻發(fā)問(wèn)的傾向?qū)ｉT(mén)簡(jiǎn)單，一方面要注意傾聽(tīng)，不要由于自己的緣故而造成聽(tīng)不清發(fā)言，另一方面即使有不太清晰的地點(diǎn)，能夠先記錄下來(lái)以便會(huì)下了解，或者抓住重點(diǎn)在發(fā)言者的講話告一段落時(shí)再進(jìn)行提問(wèn)。主席職責(zé)1．協(xié)調(diào)氣氛主席的角色是“群體中的一位”與領(lǐng)導(dǎo)的雙重結(jié)合，每一位會(huì)議主席對(duì)此都要有明確的認(rèn)識(shí)。在會(huì)議中，要保證每個(gè)與會(huì)者都能達(dá)到最好的發(fā)揮，當(dāng)出現(xiàn)由于某些緣故造成部分與會(huì)者對(duì)議題討論情緒冷淡的情況時(shí)，會(huì)議主席就要及時(shí)采取措施，激勵(lì)與會(huì)者，使會(huì)議氣氛活躍起來(lái)。2．引導(dǎo)會(huì)議方向主席的職責(zé)之一，確實(shí)是在討論有了離題的傾向，尤其是發(fā)言者意見(jiàn)太偏激時(shí)，能夠引導(dǎo)大伙兒的情緒趨于平復(fù)，以查找契機(jī)盡早糾正偏差，爭(zhēng)取讓與會(huì)人員和發(fā)言者本人都能愉快的同意。多數(shù)會(huì)議都存在離題現(xiàn)象，關(guān)于那個(gè)常見(jiàn)的問(wèn)題，會(huì)議主席應(yīng)當(dāng)有一定的處理經(jīng)驗(yàn)和方法。及時(shí)、有效的處理，能夠?yàn)闀?huì)議節(jié)約大量的時(shí)刻和與會(huì)者的精力。3．化解沖突與會(huì)者本身若能自行化解意見(jiàn)沖突，則制造高效率的會(huì)議就可不能是一件難事。必要的話，主席應(yīng)公開(kāi)處理互相沖突的意見(jiàn)，但要極力幸免引起與會(huì)者間的對(duì)立。主席在化解沖突前，應(yīng)該對(duì)持相反意見(jiàn)的兩方分不有清晰的了解，并提出折中方案應(yīng)對(duì)。4．有效結(jié)束會(huì)議結(jié)束會(huì)議的一般步驟包括：推斷結(jié)束會(huì)議時(shí)機(jī)、簡(jiǎn)短的報(bào)告此次會(huì)議的決定、宣布會(huì)議結(jié)束、向與會(huì)者再次表示感謝和與會(huì)者的退場(chǎng)安排。專(zhuān)門(mén)顯然，差不多得出決議，完成預(yù)定目標(biāo)的會(huì)議能夠結(jié)束了。關(guān)于還沒(méi)有得出決議的會(huì)議，能夠參照當(dāng)時(shí)的情況推斷；在宣布會(huì)議結(jié)束前，需要將此次會(huì)議的決定簡(jiǎn)短的向所有與會(huì)者進(jìn)行報(bào)告，以表現(xiàn)那個(gè)會(huì)議決定是公開(kāi)透明的；會(huì)議結(jié)束時(shí)，會(huì)議主席應(yīng)向全體與會(huì)者表示感謝；假如與會(huì)者人數(shù)較多，就需要對(duì)與會(huì)者的退場(chǎng)次序進(jìn)行安排?！咀詸z】依照你參與會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，假如你在開(kāi)會(huì)時(shí)遇到了以下的情況，你認(rèn)為應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)才是正確的行為？1．一提出觀點(diǎn)就遭到了不人的反對(duì)?！趿⒓捶瘩g □不予理睬□有禮貌的提醒他讓自己把話講完 □請(qǐng)求主席維持會(huì)場(chǎng)秩序2．不人反對(duì)自己的觀點(diǎn)時(shí)，有人身攻擊的語(yǔ)句?！醴创较嘧I □不予理睬□提醒他注意禮貌 □接著就議題討論3．盡管會(huì)議中有自己感興趣的議題，但大概會(huì)議主席反對(duì)議題的通過(guò)。□接著預(yù)備 □放棄預(yù)備□查找同盟 □在會(huì)前請(qǐng)示會(huì)議主席閱覽4．自己想在會(huì)上提出一個(gè)觀點(diǎn)，但未受到會(huì)議主席的示意?！跎米哉酒鹛岢? □保持沉默□臨時(shí)壓下，等下次申請(qǐng)發(fā)言 □等會(huì)后再向會(huì)議主席提出【本講小結(jié)】除了外表的漂亮，在任何時(shí)候尊重他人、遵守禮儀也是一種漂亮。對(duì)每一位參加會(huì)議的人來(lái)講，展現(xiàn)自己的美好一面不僅能給他人留下良好的印象，更能有效推進(jìn)會(huì)議的進(jìn)行。人是會(huì)議的主導(dǎo)因素，每個(gè)參加會(huì)議的人都要抱著正確的態(tài)度，這些態(tài)度包括積極貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意，對(duì)出席者一視同仁、不分上下，不受利害及感情牽動(dòng)，對(duì)事不對(duì)人、不因個(gè)人喜好而區(qū)不對(duì)待他人，服從眾人決議，通力合作以期在短時(shí)刻內(nèi)完成工作。質(zhì)詢的禮節(jié)質(zhì)詢是會(huì)議的一項(xiàng)重要內(nèi)容，一般情況下，與會(huì)者遇到質(zhì)詢時(shí)總會(huì)顯得比較緊張，甚至可怕。事實(shí)上，質(zhì)詢完全是一種有理有據(jù)的行為，它的存在是為了讓會(huì)議的議題更加明確，讓會(huì)議更容易達(dá)成一致。只要每位與會(huì)者了解和掌握了質(zhì)詢的禮節(jié)，就會(huì)明白應(yīng)該使用何種技巧來(lái)正確應(yīng)對(duì)，質(zhì)詢也就可不能成為可怕之事了。1．不要同時(shí)提出兩個(gè)以上的問(wèn)題質(zhì)詢也就意味著要提出問(wèn)題，因此，質(zhì)詢的第一個(gè)禮節(jié)確實(shí)是不要同時(shí)提出兩個(gè)以上的問(wèn)題。即使你目前確實(shí)有許多問(wèn)題，然而一次只能提出一個(gè)問(wèn)題，而且是一對(duì)一的提問(wèn)。如此能讓被質(zhì)詢者集中思路地回答你的問(wèn)題，有利于解答你心中的疑問(wèn)。假如一次提出多個(gè)問(wèn)題，一時(shí)之間會(huì)令對(duì)方不知所措，更不利于解決問(wèn)題。一對(duì)一的提問(wèn)方式既能夠表現(xiàn)出你對(duì)對(duì)方以及問(wèn)題本身的尊重，也是一種有禮貌的表現(xiàn)。2．質(zhì)詢要在兩分鐘內(nèi)講完會(huì)議主席要提早做好會(huì)議各項(xiàng)議程的時(shí)刻段的分配，要專(zhuān)門(mén)留出一定的時(shí)刻供與會(huì)者提出質(zhì)詢。而且要事先明文規(guī)定，每位提問(wèn)者必須讓自己的提問(wèn)在兩分鐘內(nèi)完成，從而空出更多的時(shí)刻讓被提問(wèn)者回答。若不事先做好時(shí)刻分配，質(zhì)詢那個(gè)環(huán)節(jié)可能就會(huì)被省略掉，因?yàn)檫^(guò)于冗長(zhǎng)的會(huì)議會(huì)讓與會(huì)者喪失提問(wèn)的興趣。而假如質(zhì)詢時(shí)刻過(guò)長(zhǎng)，也會(huì)拖延會(huì)議的進(jìn)程。3．幸免只回答是或不是回答問(wèn)題時(shí)不能只講“是或不是，好或不行”，應(yīng)簡(jiǎn)短講明因由?；卮鹨?jiǎn)潔明了、有理有據(jù)。要一針見(jiàn)血地指出某某提案什么緣故好或什么緣故不行；另外，回答問(wèn)題不要過(guò)于直截了當(dāng)，盡量婉轉(zhuǎn)并留有余地，不要一棍子將人打死。比如你能夠講“因?yàn)槲矣X(jué)得那個(gè)會(huì)阻礙到我們公司的某一些項(xiàng)目，因此我個(gè)人認(rèn)為我們是不是能夠采納其他的方案會(huì)更好”。4．不要重復(fù)提出同樣的質(zhì)詢開(kāi)會(huì)時(shí)不要重復(fù)提出同樣的問(wèn)題。有些人為了表現(xiàn)自己，即使同樣的問(wèn)題差不多有人提出，他依舊會(huì)不厭其煩的再提出一次。這種行為實(shí)屬多余，而且也專(zhuān)門(mén)不明智，不人提過(guò)的問(wèn)題差不多失去了再問(wèn)的意義，你應(yīng)該構(gòu)思其他的問(wèn)題。而且，這種重復(fù)提問(wèn)還會(huì)占據(jù)會(huì)議的時(shí)刻，阻礙他人提問(wèn)，實(shí)在是損人又不利己。5．勿大聲無(wú)理的問(wèn)話或堅(jiān)持己見(jiàn)少數(shù)服從多數(shù)是會(huì)議規(guī)則中的一條，它強(qiáng)調(diào)的是一種集體的聲音，壓制的是個(gè)不不同的聲音。因此，假如你的意見(jiàn)與絕大多數(shù)人的方法相左，你就要試著去同意大伙兒的意見(jiàn)，而不是堅(jiān)持己見(jiàn)。假如你因?yàn)樽约旱囊庖?jiàn)不被認(rèn)同而臉色難看甚至在會(huì)議中大喊大鬧，那不僅于事無(wú)補(bǔ)，而且還會(huì)讓其他與會(huì)者覺(jué)得你沒(méi)有風(fēng)度、氣量狹小，甚至?xí)虼硕幪帢?shù)敵，使自己處于孤立的境地，與其如此，還不如順應(yīng)“民意”。司儀角色扮演司儀是協(xié)助會(huì)議主席操縱會(huì)議的人，其職責(zé)最要緊是讀議程和唱名，同時(shí)提醒主席會(huì)議的重點(diǎn)，因此只有在進(jìn)行下一個(gè)議題時(shí)，才會(huì)開(kāi)口，大部分時(shí)刻差不多上由主席講話。一個(gè)稱職的司儀，不應(yīng)該喧賓奪主，搶走主席的光彩，而是大伙兒各司其職，令會(huì)議開(kāi)的有聲有色。一名合格的會(huì)議司儀應(yīng)具備以下九大特性：1．具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)司儀那個(gè)