會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)管理辦法

電算化系統(tǒng)管理辦法目錄第一章總則第二章會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)崗位責(zé)任制度第三章電算化的實(shí)施第四章會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作管理制度第五章會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟、硬件管理制度第六章會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理制度第七章附則

電算化系統(tǒng)管理辦法 第一章總則第一條為推行公司管理現(xiàn)代化、自動(dòng)化，提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作效率，加強(qiáng)電算化管理，特制定本辦法。

第二章會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)崗位責(zé)任制度第二條核算系統(tǒng)人員分工為適應(yīng)會(huì)計(jì)工作電算化后會(huì)計(jì)工作重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移和崗位的變動(dòng)，需要對(duì)財(cái)會(huì)人員的工作內(nèi)容和任務(wù)以及相互分工做出調(diào)整。會(huì)計(jì)人員工作崗位劃分為:會(huì)計(jì)主管、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、制單、復(fù)核及審核、會(huì)計(jì)報(bào)表、檔案管理、出納。以上崗位中系統(tǒng)管理員不得兼管出納工作、出納人員不得兼任操作人員。

第三條核算系統(tǒng)人員組成

核算系統(tǒng)由系統(tǒng)管理員、會(huì)計(jì)電算化操作員、數(shù)據(jù)審核員和會(huì)計(jì)管理員組成。（1）系統(tǒng)管理員：負(fù)責(zé)核算系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的建立，組織協(xié)調(diào)系統(tǒng)的日常運(yùn)行操作，提出軟件修改的意見(jiàn)；發(fā)現(xiàn)和解決操作故障，及時(shí)糾正數(shù)據(jù)差錯(cuò)；負(fù)責(zé)檢查和督促系統(tǒng)各類人員的工作，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安全保密工作；負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)硬件設(shè)備的檢查及故障處理工作，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)及程序的正確性和適應(yīng)性的維護(hù)。發(fā)生不可處理的錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)與銷售單位技術(shù)人員取得聯(lián)系，及時(shí)解決發(fā)生的錯(cuò)誤。一般由計(jì)算機(jī)專業(yè)人員負(fù)責(zé)。（２）會(huì)計(jì)電算化操作員：負(fù)責(zé)所分管的財(cái)會(huì)工作，做好分管的原始憑證的匯集和記帳憑證編制及預(yù)處理工作。負(fù)責(zé)審查輸入憑證的預(yù)處理，整理輸入憑證、編制記帳憑證、進(jìn)行核算工作。負(fù)責(zé)系統(tǒng)的操作運(yùn)行，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)登錄、打印各種帳表數(shù)據(jù)，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，并負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)正確性的校核，發(fā)現(xiàn)故障應(yīng)及時(shí)報(bào)告系統(tǒng)管理員。同時(shí)應(yīng)做好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份。由具有合格證的會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)。（３）審核員：負(fù)責(zé)對(duì)輸入憑證的代碼及數(shù)據(jù)的完整性和正確性的審核，保證輸出帳表數(shù)據(jù)的完整性和正確性。由不是輸入憑證的另一人負(fù)責(zé)。（４）會(huì)計(jì)檔案管理員：負(fù)責(zé)存檔數(shù)據(jù)軟盤(pán)、程序軟盤(pán)、帳表、憑證和各種資料的保管工作，做好軟件、數(shù)據(jù)及資料的安全保密工作。作好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份工作。（５）會(huì)計(jì)主管和出納員的職責(zé)與手工方式下的職責(zé)一樣，區(qū)別在于必須對(duì)會(huì)計(jì)電算化比較了解，并充分利用會(huì)計(jì)電算化提供的各種會(huì)計(jì)資料。

第四條會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)各類人員崗位責(zé)任制

（1）系統(tǒng)管理員責(zé)任制①負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的日常管理工作，監(jiān)督并保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，做到合法、安全、可靠、可審計(jì)的要求。在系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)到場(chǎng)，并組織有關(guān)人員盡快恢復(fù)正常運(yùn)行。②定期檢查軟、硬設(shè)備的運(yùn)行情況；負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行中軟、硬件故障的消除工作；負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作；按規(guī)定的程序?qū)嵤┸浖耐暾?、適應(yīng)性和正確性的維護(hù)。③協(xié)調(diào)本系統(tǒng)各類人員之間的工作關(guān)系。④檢查會(huì)計(jì)憑證的預(yù)處理工作，確保各類輸入數(shù)據(jù)符合系統(tǒng)的要求。⑤負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)輸出帳表、憑證數(shù)據(jù)的正確性和及時(shí)性檢查工作。⑥負(fù)責(zé)本系統(tǒng)各有關(guān)資源（包括硬件設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)及文檔資料等）的調(diào)用、修改和更新的審批手續(xù)。⑦負(fù)責(zé)本系統(tǒng)運(yùn)行的安全性、正確性、及時(shí)性檢查工作。⑧做好本系統(tǒng)操作運(yùn)行情況的總結(jié)工作，并提出更新軟件或修改軟件的需求報(bào)告。⑨負(fù)責(zé)本系統(tǒng)各類人員的工作質(zhì)量考評(píng)，并提出任免意見(jiàn)。⑩完善現(xiàn)有的管理制度，并制定崗位責(zé)任與經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核制度。（２）會(huì)計(jì)電算化操作員責(zé)任制①負(fù)責(zé)本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)登錄、數(shù)據(jù)備份和輸出帳表的打印工作。嚴(yán)格按照輸入憑證做好數(shù)據(jù)輸入操作，輸入完畢進(jìn)行自檢核對(duì)工作，核對(duì)無(wú)誤后交審核員復(fù)核；在輸入操作中，如發(fā)現(xiàn)輸入憑證有疑問(wèn)或錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)及時(shí)向系統(tǒng)管理員或?qū)Ｂ殨?huì)計(jì)員反映，不得擅自作廢或修改；發(fā)現(xiàn)輸入數(shù)據(jù)與憑證不符時(shí)，應(yīng)按憑證數(shù)據(jù)予以修正。②嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作說(shuō)明進(jìn)行操作。③當(dāng)天的日記帳數(shù)據(jù)，做到當(dāng)天登錄。登錄后即打印出當(dāng)天的帳表，做到當(dāng)日帳當(dāng)日清。日記帳輸入應(yīng)做好日清，在月末應(yīng)將核對(duì)無(wú)誤的明細(xì)帳和科目匯總表打印輸出。④月末打印系統(tǒng)所有的明細(xì)帳、總分類帳、會(huì)計(jì)報(bào)表和自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證。⑤每次操作完畢，應(yīng)及時(shí)做好各類備份數(shù)據(jù)和存檔數(shù)據(jù)。⑥注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管。⑦系統(tǒng)操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)向系統(tǒng)管理員報(bào)告，并做好故障記錄和上機(jī)記錄等事項(xiàng)。（３）審核員責(zé)任制①負(fù)責(zé)憑證數(shù)據(jù)的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性。②負(fù)責(zé)輸出數(shù)據(jù)正確性的審核工作。

③對(duì)不真實(shí)、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證，退還各有關(guān)人員更正、補(bǔ)齊后，再行審核。④對(duì)于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數(shù)據(jù)不予簽章確認(rèn)。

（４）會(huì)計(jì)檔案管理員責(zé)任制①負(fù)責(zé)本系統(tǒng)各類數(shù)據(jù)軟盤(pán)、系統(tǒng)軟盤(pán)及各類帳表、憑證、資料的備份和存檔保管工作。②做好各類數(shù)據(jù)、資料、憑證的安全保密工作，不得擅自出借。③按規(guī)定期限，向各類有關(guān)人員催交備份數(shù)據(jù)及存檔數(shù)據(jù)。

（５）專職會(huì)計(jì)員責(zé)任制①按分管的內(nèi)容匯集材料收發(fā)、領(lǐng)退單、銷售發(fā)票、工資變動(dòng)及停止發(fā)放等各類單據(jù)。②在規(guī)定的期限內(nèi)，根據(jù)原始憑證準(zhǔn)確編制會(huì)計(jì)記帳憑證。③編制會(huì)計(jì)憑證應(yīng)符合財(cái)會(huì)制度的要求。做到內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)正確；代碼要合法、恰當(dāng)、摘要應(yīng)簡(jiǎn)明規(guī)范。④如果專職會(huì)計(jì)人員兼會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作員，則應(yīng)遵守會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作員的責(zé)任制。

第三章電算化的實(shí)施第四條領(lǐng)導(dǎo)與組織

為搞好公司會(huì)計(jì)電算化工作，公司成立一個(gè)臨時(shí)性的會(huì)計(jì)電算化領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的組織、領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督和協(xié)調(diào)，可由總經(jīng)理或財(cái)務(wù)副總經(jīng)理親自領(lǐng)導(dǎo)。

公司成立會(huì)計(jì)電算化實(shí)施小組，具體負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)工作。該小組主要由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員和計(jì)算機(jī)專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)人由財(cái)務(wù)主管擔(dān)任。在完成會(huì)計(jì)電算化任務(wù)后，小組撤銷。

當(dāng)本公司缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，或?qū)I(yè)力量較弱時(shí)，可聘請(qǐng)外部專家、顧問(wèn)參與咨詢。

第五條規(guī)劃

會(huì)計(jì)電算化工作應(yīng)按一般投資項(xiàng)目的工作規(guī)程，進(jìn)行可行性分析。實(shí)施小組應(yīng)提交編制好的可研報(bào)告，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。

電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)須遵照軟件工程的生命周期法進(jìn)行，開(kāi)發(fā)方案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。

領(lǐng)導(dǎo)小組重點(diǎn)審查電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的費(fèi)用預(yù)算。

費(fèi)用主要包括電腦硬件及輔助設(shè)備的購(gòu)買、升級(jí)或添置，軟件開(kāi)發(fā)或購(gòu)買，人員培訓(xùn)，調(diào)研論證，甩手帳的轉(zhuǎn)制費(fèi)用。

為加快公司會(huì)計(jì)電算化速度，公司可外購(gòu)商品化會(huì)計(jì)軟件，或接受上級(jí)主管部門(mén)推薦的行業(yè)性通用軟件。

第六條基礎(chǔ)工作整理

(1)做好手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)范化工作。

①重新核對(duì)各類憑證、帳簿，做到帳證、帳帳、帳實(shí)相符。對(duì)其中的

混亂、歷史遺留問(wèn)題、差異，調(diào)整到最低水平。

②清理往來(lái)帳戶和銀行帳戶。對(duì)串戶、未達(dá)帳項(xiàng)、呆帳和壞帳及時(shí)核銷或沖銷。

（2）做好各類帳證表資料格式規(guī)范化工作：

①劃分保留和修改的內(nèi)容；

②對(duì)部分會(huì)計(jì)資料格式重新設(shè)計(jì)或修改；

③記帳憑證摘要欄進(jìn)一步規(guī)范，簡(jiǎn)明扼要。

（3）將會(huì)計(jì)核算程序化：

①事先確定錄入、審核、記帳等數(shù)據(jù)傳遞次序；

②規(guī)定操作員執(zhí)行數(shù)據(jù)傳遞次序的時(shí)間責(zé)任。

（4）其他需要重新確定的工作：

①各種會(huì)計(jì)核算方法；

②成本核算方法；

③折舊計(jì)提方法；

④工資提取與發(fā)放辦法

第七條制度調(diào)整

在電算化后，會(huì)計(jì)核算制度應(yīng)作調(diào)整：

會(huì)計(jì)科目保留漢字會(huì)計(jì)科目名稱，一級(jí)會(huì)計(jì)科目編碼符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則要求：

出納員、程序員不得兼任憑證錄入工作，不得進(jìn)行系統(tǒng)操作；

現(xiàn)金、銀行日記帳可用活頁(yè)式帳頁(yè)，并按天打印；

一般帳簿可根據(jù)工作需要，按月、季、年度打印，業(yè)務(wù)量較少的帳簿可滿面頁(yè)打??；

在所有記帳憑證數(shù)據(jù)已存于電腦條件下，用總分類帳戶本期發(fā)生額對(duì)照表替代總分類帳；

在記帳后如發(fā)生憑證錄入錯(cuò)誤，應(yīng)使用“紅字”沖帳法予以糾正，編制補(bǔ)充登記或負(fù)數(shù)沖銷憑證，重新修改。

第八條運(yùn)行驗(yàn)收

（1）對(duì)會(huì)計(jì)軟件試運(yùn)行。主要工作有：

①初始化。各類會(huì)計(jì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和歷史數(shù)據(jù)的輸入。

②手工與計(jì)算機(jī)處理結(jié)果的雙向?qū)Ρ扰c檢驗(yàn)。

③電算化內(nèi)部管理制度的建立。

（

2）

手工與計(jì)算機(jī)處理結(jié)果的雙向?qū)Ρ扰c檢驗(yàn)的主要內(nèi)容：

①各種核算方法的正確性的檢驗(yàn)，發(fā)生偏差及時(shí)調(diào)整。

②科目體系的正確性的檢驗(yàn)，看其是否適應(yīng)核算、報(bào)表、管理和會(huì)計(jì)制度的要求。

③操作熟悉程度的考查或操作失誤的糾正。發(fā)生差錯(cuò)時(shí)如屬人為原因，確定責(zé)任人，及時(shí)糾正其習(xí)慣性操作錯(cuò)誤和會(huì)計(jì)處理錯(cuò)誤。

④會(huì)計(jì)軟件程序錯(cuò)誤或業(yè)務(wù)處理錯(cuò)誤的糾正，必要時(shí)通知有關(guān)人員及時(shí)修改、完善。

（

3）

試運(yùn)行期間，手工與計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)核算兩套系統(tǒng)并行運(yùn)行，本階段前期以手工方式為主，后期以電算為主。此間合法的憑證仍為手帳憑證。

（4）試運(yùn)行3個(gè)月以上的，如兩套體系檢驗(yàn)一致，則可提出驗(yàn)收申請(qǐng)。

（

5）按照財(cái)政行政管理部門(mén)規(guī)定的會(huì)計(jì)電算化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和程序，準(zhǔn)備相關(guān)驗(yàn)收材料，向有關(guān)主管部門(mén)申請(qǐng)驗(yàn)收。

（6）在驗(yàn)收合格后，公司會(huì)計(jì)系統(tǒng)正式甩掉手帳，而用電腦軟件運(yùn)行。實(shí)施小組做好文件、資料的收集、整理和歸檔等善后處理多余。

第四章會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作管理制度第九條系統(tǒng)使用管理（１）為保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行,必須對(duì)系統(tǒng)的操作使用做出嚴(yán)格的控制。（２）在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)投入運(yùn)行前,由系統(tǒng)管理員確定本電算化系統(tǒng)的合法有權(quán)使用人員及其操作權(quán)限,并報(bào)單位主管審核批準(zhǔn)后在系統(tǒng)內(nèi)授予其使用權(quán)。運(yùn)行中需要增減使用人員,按同樣手續(xù)辦理。（３）對(duì)各使用人員明確劃分使用操作權(quán)限,形成適當(dāng)?shù)姆止恐?健全內(nèi)部控制制度。（４）本會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)原則上專機(jī)專用,謝絕無(wú)關(guān)人員使用機(jī)器做其他工作。（５）設(shè)立“計(jì)算機(jī)使用登記簿”，任何人均須登記方可用機(jī)。（６）任何人員不得直接打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)文件進(jìn)行操作，不允許隨意增刪改數(shù)據(jù)、原程序和數(shù)據(jù)庫(kù)文件結(jié)構(gòu)。（７）出納人員不允許進(jìn)行系統(tǒng)性的操作。（８）操作人員應(yīng)嚴(yán)格在規(guī)定范圍內(nèi)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸入、運(yùn)算、記帳和打印有關(guān)帳表。（９）存檔數(shù)據(jù)、軟盤(pán)、帳表和文檔資料等由系統(tǒng)管理員按規(guī)定指派專人統(tǒng)一復(fù)制、核對(duì)和保管。（１０）系統(tǒng)管理員必須做好日常檢查監(jiān)督工作,發(fā)現(xiàn)不規(guī)范使用應(yīng)及時(shí)制止,并采取措施避免同樣情況再次發(fā)生。

第十條上機(jī)操作規(guī)程

（１）操作人員必須是合法有權(quán)使用人員,經(jīng)過(guò)培訓(xùn)合格并經(jīng)系統(tǒng)管理員正式認(rèn)可后,才能上機(jī)操作。（２）操作人員上機(jī)操作前后,應(yīng)進(jìn)行上機(jī)操作登記,必須填寫(xiě)真實(shí)姓名、上機(jī)時(shí)間、操作內(nèi)容，供系統(tǒng)管理員檢查核實(shí)。（３）操作人員上機(jī)前應(yīng)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,盡量減少占用機(jī)器時(shí)間,提高工作效率。（４）操作人員的操作密碼應(yīng)注意保密,不能隨意泄露,密碼要不定期變更。（５）操作人員必須嚴(yán)格按操作權(quán)限操作,不得越權(quán)或擅自上機(jī)操作。（６）操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)（專職會(huì)計(jì)員，則應(yīng)保證輸入的數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的一致性）。如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)在輸入前及時(shí)反映給憑證編制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)，在記帳前發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，可按憑證進(jìn)行修改，如在記帳后發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，必須另作憑證，以紅字沖銷糾正，輸入機(jī)內(nèi)，任何人不能隨意修改帳目。（７）每次上機(jī)工作完畢后都要作好工作備份，以防發(fā)生意外事故，備份的數(shù)據(jù)軟盤(pán)，應(yīng)由財(cái)務(wù)處保管，下次上機(jī)備份要與機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)復(fù)核無(wú)誤后方可開(kāi)始運(yùn)行。（８）在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中,操作人員如要離開(kāi)工作現(xiàn)場(chǎng),必須在離開(kāi)前退出系統(tǒng),以防止其他人員越權(quán)操作。（９）任何人如有偽造，非法涂改變更，故意毀壞命令程序、數(shù)據(jù)文件、帳冊(cè)、軟盤(pán)等行為，依照《會(huì)計(jì)法》，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重的要追究法律責(zé)任。第十一條帳務(wù)處理程序（1）帳務(wù)系統(tǒng)初始化:在初次建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)時(shí),需要進(jìn)行系統(tǒng)初始化工作,在會(huì)計(jì)主管授權(quán)下進(jìn)行設(shè)置會(huì)計(jì)科目、帳本格式、憑證類型、期初余額等項(xiàng)內(nèi)容的設(shè)定。（２）帳務(wù)系統(tǒng)更改：系統(tǒng)正常運(yùn)行期間，任何對(duì)帳務(wù)系統(tǒng)的修改變動(dòng)，必須得到會(huì)計(jì)主管的批準(zhǔn)。（３）日常帳務(wù)處理：①憑證處理:會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸入的記帳憑證分兩種，即：機(jī)制記帳憑證和手工編制的記帳憑證。記帳憑證要嚴(yán)格按照國(guó)家財(cái)會(huì)制度規(guī)定編制，對(duì)不真實(shí)、不合理的原始數(shù)據(jù)、憑證不予受理，對(duì)記載不確切、不完整的原始數(shù)據(jù)和憑證應(yīng)予以退還，并要求更改和補(bǔ)充。為適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行，編制記帳憑證還必須做到：Ａ、機(jī)制記帳憑證的編制：機(jī)制記帳憑證是指各子系統(tǒng)輸入原始憑證（如銷售原始發(fā)票和銀行收款憑單）由計(jì)算機(jī)，按有關(guān)規(guī)定編制并打印的記帳憑證。機(jī)制記帳憑證直接通過(guò)機(jī)內(nèi)程序轉(zhuǎn)到帳務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行記帳、編報(bào)表等業(yè)務(wù)處理。機(jī)制記帳憑證編制前，要認(rèn)真審核原始憑證的合法性、正確性，輸入計(jì)算機(jī)及打印出的記帳憑證必須做到科目使用正確，數(shù)字準(zhǔn)確無(wú)誤。打印出的機(jī)制記帳憑證需加蓋制單人、審核人、記帳員及財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人章，連同所附原始憑證裝訂成冊(cè)妥善保管。Ｂ、手工記帳憑證的編制：手工編制記帳憑證是指會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證采用手工辦法編制的記帳憑證。手編記帳憑證需通過(guò)帳務(wù)處理系統(tǒng)用鍵盤(pán)輸入。手工編制記帳憑證包括：現(xiàn)金收付款憑證，部分銀行收付款憑證和部分轉(zhuǎn)帳憑證。手工編制的記帳憑證必須做到：a.原始憑證必須是合法憑證。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、摘要應(yīng)規(guī)范化，措詞要確切，其中標(biāo)準(zhǔn)摘要按規(guī)范填寫(xiě)正確。b.帳戶使用正確。c.借貸方金額相等。d.原始憑證同記帳憑證金額一致。e.轉(zhuǎn)帳憑證必須填寫(xiě)清楚借方和貸方科目代碼。對(duì)會(huì)計(jì)分錄的摘要內(nèi)容必須唯一，即：一種摘要內(nèi)容，只能對(duì)應(yīng)一個(gè)最細(xì)的明細(xì)科目，據(jù)此確定其隸屬于那一個(gè)一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)科目。要求摘要內(nèi)容簡(jiǎn)潔、扼要，用盡量少的字表達(dá)出該筆業(yè)務(wù)的內(nèi)容。凡能歸入標(biāo)準(zhǔn)摘要的業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)盡量的使用標(biāo)準(zhǔn)摘要。對(duì)于新的業(yè)務(wù)內(nèi)容可按上述原則編寫(xiě)新的標(biāo)準(zhǔn)摘要，并注明所對(duì)應(yīng)的科目名稱及科目代碼。Ｃ、記帳憑證編號(hào)必須連續(xù)。編號(hào)間斷時(shí)應(yīng)在斷號(hào)后第一張憑證上說(shuō)明斷號(hào)原因并簽字蓋章。Ｄ、現(xiàn)金日記帳和銀行日記帳可以由機(jī)器直接登記，出納人員不登記帳簿。為工作方便，出納人員可以自設(shè)備查輔助帳。②記帳憑證的審核與保管Ａ、記帳憑證必須經(jīng)憑證審核員嚴(yán)格審核無(wú)誤后方可進(jìn)行登帳處理。Ｂ、操作員每輸入一張憑證，結(jié)束前要自審一次無(wú)誤后再按結(jié)束鍵。Ｃ、輸入計(jì)算機(jī)的憑證、單據(jù)應(yīng)由制單人、審核員、記帳員、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字后方為有效憑證。Ｄ、已輸入的憑證應(yīng)在輸入操作完畢裝訂成冊(cè)后，交會(huì)計(jì)檔案資料保管員存檔保管。Ｅ、同一張憑證，制單和復(fù)核不能是同一個(gè)人。③帳表打印和結(jié)帳:Ａ、現(xiàn)金、銀行存款日記帳需要每天打印，并應(yīng)與出納庫(kù)存現(xiàn)金核對(duì)無(wú)誤。Ｂ、銀行余額調(diào)節(jié)表每月打印一次。Ｃ、科目匯總表、總分類帳和各種明細(xì)分類帳每月打印一次。Ｄ、在結(jié)帳前按有關(guān)規(guī)定做好當(dāng)月各類帳務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表的備份工作。Ｅ、月底，以上工作正確完成后，由系統(tǒng)管理員進(jìn)行結(jié)帳，系統(tǒng)自動(dòng)生成下月期初余額。Ｆ、每年年末必須將全部帳簿打印輸出，裝訂成冊(cè)，作為會(huì)計(jì)檔案保存。④會(huì)計(jì)報(bào)表Ａ、單位應(yīng)根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確編制或由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表。帳表之間的數(shù)據(jù)必須銜接一致。Ｂ、會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按各核算子系統(tǒng)及管理要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后簽字蓋章方可生效。Ｃ、單位上報(bào)會(huì)計(jì)主管部門(mén)的會(huì)計(jì)報(bào)表格式與要求，按會(huì)計(jì)主管部門(mén)的統(tǒng)一設(shè)計(jì)和布置。Ｄ、單位必須以軟盤(pán)和書(shū)面形式上報(bào)報(bào)表，軟盤(pán)和書(shū)面報(bào)表的數(shù)據(jù)必須一致，書(shū)面報(bào)表必須由機(jī)器打印并按規(guī)定由有關(guān)人員簽字蓋章。第五章會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟、硬件管理制度

第十二條系統(tǒng)管理制度（１）財(cái)務(wù)用計(jì)算機(jī)應(yīng)做到專機(jī)專用，最好不要做其它工作。（２）除被允許操作財(cái)務(wù)軟件的人員和系統(tǒng)管理員外，其他人未經(jīng)允許不得用機(jī)。（３）每次用計(jì)算機(jī)必須使用不間斷電源(UPS),以避免意外斷電造成核算數(shù)據(jù)丟失影響系統(tǒng)運(yùn)行。（４）計(jì)算機(jī)禁止用外來(lái)軟盤(pán)，堅(jiān)決禁止在計(jì)算機(jī)上玩游戲，以防止計(jì)算機(jī)感染病毒。（５）有上、下級(jí)單位送來(lái)的數(shù)據(jù)盤(pán)，在使用前，必須做好查病毒工作。（６）計(jì)算機(jī)發(fā)生故障應(yīng)及時(shí)維護(hù)。如果沒(méi)有能力維修，應(yīng)及時(shí)與銷售計(jì)算機(jī)的單位取得聯(lián)系。（７）財(cái)務(wù)軟件運(yùn)行中發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)及時(shí)排除，如無(wú)法處理，應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)軟件銷售單位取得聯(lián)系以便及時(shí)解決問(wèn)題。第十三條系統(tǒng)維護(hù)為保障電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行，需要進(jìn)行經(jīng)常性的系統(tǒng)維護(hù)，其任務(wù)主要包括：（１）對(duì)系統(tǒng)硬件設(shè)備的日常檢查和維護(hù)，以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（２）在系統(tǒng)發(fā)生故障和出現(xiàn)異常時(shí)，排除和恢復(fù)運(yùn)行。（３）在系統(tǒng)擴(kuò)充時(shí)，負(fù)責(zé)安裝、調(diào)試，直至運(yùn)行正常。（４）在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，隨時(shí)做好適應(yīng)性的維護(hù)工作。（５）系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)需要每天進(jìn)行備份。

第十五條系統(tǒng)硬件維護(hù)（１）一般情況下每周應(yīng)全面檢查一次計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)，并做好檢查記錄。（２）在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，出現(xiàn)硬件故障，及時(shí)進(jìn)行故障分析，并做好檢查維修記錄。（３）在設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)后，由系統(tǒng)管理員與維護(hù)員共同研究決定，并由系統(tǒng)維護(hù)人員實(shí)施安裝和調(diào)試。

第六章會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理制度

第十六條單位的會(huì)計(jì)檔案包括貯存在磁盤(pán)(軟盤(pán)和硬盤(pán))上的會(huì)計(jì)文件和會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等書(shū)面形式的會(huì)計(jì)核算資料。1、數(shù)據(jù)資料管理與保密

機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會(huì)計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊(cè)、報(bào)表，應(yīng)按有關(guān)財(cái)會(huì)制度使用、保管。（１）現(xiàn)金記帳憑證及日記帳的輸出及保管?，F(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清?，F(xiàn)金記帳憑證一律由專職會(huì)計(jì)人員手工做記帳憑證，審核無(wú)誤后當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記帳頁(yè)，審核后交現(xiàn)金出納人員核對(duì)現(xiàn)金庫(kù)存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在帳頁(yè)上蓋章，按月編頁(yè)碼裝訂成冊(cè)加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記帳順序裝訂成冊(cè)，加蓋封印妥為保管。（２）銀行記帳憑證、帳冊(cè)的輸出與保管。銀行記帳憑證分機(jī)制憑證和手編記帳憑證兩種。有關(guān)財(cái)務(wù)人員必須及時(shí)把經(jīng)審核無(wú)誤的原始憑證或手編憑證，當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行帳頁(yè)經(jīng)出納審核無(wú)誤后，出納和主管會(huì)計(jì)簽字蓋章，按日裝訂成冊(cè)，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊(cè)，并加蓋封印，妥為保管?，F(xiàn)金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊(cè)，妥為保管。（３）轉(zhuǎn)帳憑證的輸入、輸出與保管轉(zhuǎn)帳憑證包括手編憑證和機(jī)制憑證兩種，有關(guān)會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審核無(wú)誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計(jì)算機(jī)。機(jī)制憑證在輸入計(jì)算機(jī)后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊(cè)，妥為保管